Quy trình quản lý thu chi

TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG BIỂU MẪUBước 1: Cán bộ, nhân viên, khách hàng thanh toán Bước 2: Kế toán thanh toán Bước 3: Kế toán trưởng, Giám đốc Bước 4: Kế toán thanh toán Bước 5: Thủ quỹ G

1 Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của Quy trình này

2 Nội dung trong Quy trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc

3 Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản chính của Quy trình này, các bản sao có mã số khác với bản gốc phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng

Theo dõi sửa đổi tài liệu

Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi

Phân phối tài liệu:

2 Phòng Tài chính - kế toán 6

3 Phòng Tổ chức hành chính 7

4 Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật 8

Phê duyệt

Lê Thị Lý Mơ

Chức vụ: Kế toán

Lê Hữu Phước

Chức vụ: QMR

Nguyễn Quang Xuân

Chức vụ: Giám đốc

1 Mục đích

Quy định nội dung các bước thực hiện việc lập, kiểm tra các chứng từ hóa đơn đầu vào, đầu ra và hồ sơ thanh kết toán nhằm đảm bảo sự thu, chi hợp pháp, các hóa đơn chứng từ yêu cầu thanh toán không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết

và xử lý kịp thời

Quản lý tài chính Công ty đúng chế độ tài chính kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu công việc và đáp ứng các Luật định

2 Phạm vi áp dụng

Tất cả cán bộ, nhân viên các phòng ban trong Công ty và khách hàng bên ngoài khi làm thủ tục tại bộ phận kế toán

3 Định nghĩa, thuật ngữ và các từ viết tắt

4 Tài liệu liên quan tài liệu tham khảo

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

- Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty

- Các quy định về chế độ chi tiêu Tài chính trong Công ty

5 Nội dung Quản lý chi

5.1 Lưu đồ

TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG BIỂU MẪU

Bước 1: Cán bộ,

nhân viên, khách

hàng thanh toán

Bước 2: Kế toán

thanh toán

Bước 3: Kế toán

trưởng, Giám đốc

Bước 4: Kế toán

thanh toán

Bước 5: Thủ quỹ

Giấy đề nghị thanh toán, các hóa đơn chứng từ

Phiếu chi : Mẫu số 02-TT/ BTC

Sổ Quỹ

Lập hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng

Kiểm tra, đối chiếu

Lập phiếu chi

Chi tiền

Lưu chứng từ

Ký duyệt

Bước 6: Kế toán

thanh toán, thủ quỹ

5.2 Mô tả lưu đồ

Bước 1 Lập hồ sơ đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng (Trách nhiệm người đề xuất thanh toán)

Cán bộ, nhân viên hoặc khách hàng lập hồ sơ đề xuất thanh toán dựa trên kế hoạch hoạt động và ngân sách hoạt động được duyệt để lập giấy đề nghị thanh toán kèm theo đầy đủ chứng từ trình Trưởng phòng xem xét ký duyệt và chuyển bộ phận kế toán thanh toán xem xét

Hồ sơ bao gồm:

A Đối với hồ sơ hoàn nợ tạm ứng:

- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số C33-HD/BTC)

- Giấy đi đường (BM-TCKT-02-02)

- Phiếu đăng ký sử dụng ô tô (BM-TCKT-02-05) (đã phê duyệt)

- Hóa đơn VAT đối với chi phí trên 200.000 đồng

- Các hóa đơn chứng từ liên quan khác

B, Đối với hồ sơ thanh toán tạm ứng tiền lương:

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng tiền lương;

- Giấy đề nghị tạm ứng (duyệt của Giám đốc);

- Chứng từ kèm theo (nếu có) giải trình lý do tạm ứng (thanh toán) được

- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT/BTC);

- Phiếu đề nghị cấp vật tư (BM-TCKT-02-03) (đã phê duyệt);

- Hóa đơn VAT đối với chi phí trên 200.000 ngàn đồng;

- Lý lịch máy móc thiết bị (nếu có);

- Biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng;

- Các hóa đơn chứng từ liên quan khác

D, Đối với hồ sơ thanh kết toán kết thúc Hợp đồng

- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT/BTC);

- Biên bản nghiệm thu;

- Thanh lý HĐ;

- Hóa đơn VAT (Theo HĐ nếu có);

- Các hóa đơn chứng từ liên quan…

Bước 2 Kiểm tra đối chiếu hồ sơ ( Trách nhiệm Kế toán)

Trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán kiểm tra đối chiếu công văn chứng từ Nếu hồ sơ hợp lệ ký, trình Giám đốc phê duyệt, trường hợp hồ sơ không hợp lệ hướng dẫn bổ sung

- Tập hợp và kiểm tra chứng từ cần thiết cho hoạt động thanh toán, hoàn nợ tạm ứng;

- Kiểm tra đối chiếu số liệu và duyệt chứng từ thanh toán;

- Kiểm tra sổ chi tiết các khoản thanh toán tạm ứng;

- Lập chứng từ thu chi trên phần mềm;

- Tổng hợp hồ sơ trình Lãnh đạo phê duyệt

Bước 3 Phê duyệt hồ sơ thanh toán (Trách nhiệm Giám đốc)

Căn cứ vào hồ sơ đề nghị thanh toán và nội dung kiểm tra của Kế toán, giám đốc xem xét phê duyệt hồ sơ chuyển kế toán thanh toán lập phiếu chi Trường hợp cần phải

bổ sung chuyển kế toán hoặc người đề nghị thanh toán bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ trình phê duyệt lại

Bước 4 Kế toán lập phiếu chi (Trách nhiệm Kế toán)

Căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán đã được phê duyệt, kế toán thanh toán lập chứng

từ chi trên phần mềm thành hai liên:

Phiếu chi : Mẫu số 02-TT/BTC

+ Liên 01 kế toán lưu

+ Liên 02 thủ quỹ lưu

- Phiếu chi và chứng từ bổ sung được Kế toán trưởng duyệt chi, chuyển Thủ qũy làm thủ tục

Trường hợp thanh toán qua chuyển khoản: Kế toán ngân hàng lập Ủy nhiệm chi/ Lệnh chuyển tiền trình Kế toán trưởng, Giám đốc phê duyệt chuyển ngân hàng làm thủ tục chi tiền

Bước 5 Chi tiền (Trách nhiệm Thủ quỹ)

Căn cứ trên Phiếu chi đã được Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt, Thủ quỹ làm thủ tục:

- Lấy chữ ký xác nhận của người nhận tiền vào phiếu chi

- Chi tiền

- Xác nhận phiếu chi

- Ghi chép nghiệp vụ vào sổ quỹ

Cuối tháng, kế toán tổng hợp và thủ quỹ tiến hành kiểm kê quỹ, đối chiếu số dư trên

sổ quỹ và số tổng hợp Biên bản kiểm kê quỹ phải được lập và kiểm tra bởi Giám đốc

Bước 6 Lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất các thủ tục thanh toán, hồ sơ đề nghị thanh toán được lưu 01 bộ

5.1 Lưu đồ

Quy trình này áp dụng cho tất cả các giao dịch thu tiền bao gồm thu tiền mặt, thu chuyển khoản, thu séc từ thu tiền tạm ứng, thu thanh toán bán hàng và các nghiệp vụ thu khác

Bước 1: Người

nộp tiền

Bước 2: Kế toán

thanh toán

Bước 3: Kế toán

trưởng

Bước 4: Thủ quỹ

Bước 5:Kế toán

thanh toán và thủ

quỹ

Bước 6: Kế toán

thanh toán và thủ

quỹ

Hoá đơn Phiếu chi của khách hàng

Giấy báo có

Phiếu thu Mẫu số 01-TT/BTC

Sổ Quỹ

5.2.2 Mô tả lưu đồ

Bước 1: Nộp tiền mặt hoặc thu séc (Trách nhiệm Người nộp tiền)

Người nộp tiền trực tiếp làm thủ tục tại phòng kế toán

Bước 2 Kiểm tra và lập phiếu thu (Trách nhiệm Kế toán thanh toán)

Làm thủ tục nộp tiền

Xác nhận

Kiểm tra, lập phiếu

Thu tiền và ghi sổ quỹ

Đối chiếu số thu tiền trên sổ quỹ và sổ tổng hợp

Lưu chứng từ

Kế toán thanh toán kiểm tra đối chiếu công nợ hoặc các khoản phải thu và lập phiếu thu trên phần mềm thành ba liên hoặc phiếu thu theo mẫu:

Phiếu thu: Mẫu số 01-TT/BTC

+ Liên 01 kế toán lưu

+ Liên 02 thủ quỹ lưu

+ Liên 03 người nộp tiền lưu

Trên cơ sở các thông tin

Trường hợp khách hàng thông báo thanh toán bằng chuyển khoản, căn cứ trên thông báo của khách hàng, trong vòng ba ngày, kế toán thanh toán có trách nhiệm liên

hệ với ngân hàng về việc nhận chuyển khoản

Khi nhận giấy báo có của Ngân hàng, kế toán tổng hợp hạch toán vào sổ TGNH và

sổ chi tiết phải thu trên phần mềm

Cuối tháng, khi nhận được sổ phụ của ngân hàng, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ kế toán Các khoản chênh lệch do thu lãi ngân hàng, trả phí ngân hàng được điều chỉnh vào sổ kế toán Chênh lệch nào do các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các séc đó phát hành nhưng chưa trình ngân hàng cần được theo dõi trong các tháng tiếp theo và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc để có biện pháp xử lý

Bước 3 Xác nhận (Trách nhiệm Kế toán trưởng, Ban Lãnh đạo)

Sau khi phiếu thu được lập Kế toán thanh toán chuyển Kế toán trưởng xác nhận

và chuyển thủ trưởng cơ quan ký tiếp nhận nộp tiền Phiếu thu được chuyển qua Thủ

quỹ làm thủ tục nhập quỹ

Bước 4 Thu tiền, vào sổ quỹ (Trách nhiệm thủ quỹ)

Trên cơ sở phiếu thu tiền, thủ quỹ kiểm đếm số tiền thu nhập quỹ và ký xác nhận vào phiếu thu, nhập thông tin vào sổ quỹ, chuyển người nộp tiền lưu giữ một liên, kế toán một liên và một liên lưu

(Tất cả các khoản thu tiền phải được ghi nhận vào phiếu thu Phiếu thu phải có

Cuối tháng, thủ quỹ và kế toán tổng hợp kiểm tra tồn quỹ thực tế, đối chiếu số thu tiền trên sổ quỹ và sổ tổng hợp

Bước 6 Lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất các thủ tục, hồ sơ được lưu 01 bộ tại kế toán thanh toán theo quy định

6 Hồ sơ

STT

quản

(Nơi lưu

hồ sơ)

Bảo vệ

(Thẩm quyền truy cập, ai được phép truy cập)

Thời gian lưu

hồ sơ

mẫu

1

Giấy đề nghị

thanh toán, tạm

ứng

Kế toán, Giám

4

Hồ sơ nghiệm

thu thanh toán

tổng hợp

7 Biểu mẫu

- Mẫu số 03-TT Giấy đề nghị tạm ứng

- Mẫu số 05-TT Giấy xin thanh toán

- Mẫu số C33-HD Giấy thanh toán tạm ứng

- Mẫu số 02-TT Phiếu thu

- Mẫu số 01-TT Phiếu chi

- BM-TCKT-02-01 Giấy biên nhận

- BM-TCKT-02-02 Giấy đi đường

- BM-TCKT-02-03 Phiếu đề nghị cấp vật tư

- BM-TCKT-02-04 Giấy giao nhận hàng

- BM-TCKT-02-05 Phiếu đăng ký sử dụng ô tô