Lí Luận Chung Về Hệ Thống KSNB

chơng I Lí luận chung hệ thống KSNB 1.1 Kiểm tra, kiểm soát hệ thống quản lí Kiểm tra trình xem xét, đo lờng chấn chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch đợc hoàn thành cách có hiệu quả.Còn kiểm soát xem xét để nắm bắt hoạt động phát hiện, ngăn chặn trái với qui định đặt phạm vi Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, chức quản lí Quản lí trình định hớng tổ chức thực hớng định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu qủa cao Kiểm tra giai đoạn hay pha quản lí mà đợc thực tất giai đoạn trình Kiểm tra, kiểm soát đợc thực khác đơn vị cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí máy nhà nớc, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xã hội nớc Về mặt cấp quản lí, kiểm tra cấp vĩ mô (do nhà nớc thực trực tiếp gián tiếp) khác với kiểm tra cấp vi mô Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát hoạt động nghiệp hớng tới hiệu quản lí khác với hoạt động kinh doanh hớng tới hiệu vốn, lao động, tài nguyên Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểm soát khác khác trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cơng truyền thống pháp luật Kiểm tra, kiểm soát phát triển với trình phát triển lịch sử hoạt động quản lí theo xu hớng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát tiến tới hoạt động độc lập: Khi nhu cầu kiểm tra, cha nhiều cha phức tạp, kiểm tra, đợc thực đồng thời với chức quản lí khác ngời, máy thống nhất, nhu cầu phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cần tách hoạt động độc lập thực hệ thống máy chuyên môn độc lập Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp lớn hoạt động đơn vị, thể ở: - Phát hiện, sửa chữa sai lầm - Hớng dẫn điều khiển đơn vị hành lang pháp lí - Bảo vệ tài sản, tiền vốn - Tạo niềm tin cho ngời quan tâm - Theo sát đối phó với thay đổi môi trờng - Tạo chất lợng tốt cho hoạt động đơn vị tạo chu kì đầu t nhanh chóng nhờ đảm bảo thực chơng trình, kế hoạch có hiệu cao 1.2 Hệ thống KSNB 1.2.1 Định nghĩa hệ thống KSNB Nh biết, kiểm tra, kiểm soát chức quản lí Nhng kiểm tra thờng mang tính thứ bậc hành (cấp với cấp dới) kiểm soát cấp với cấp dới, kiểm soát nội doanh nghiệp thờng đợc dùng với nghĩa KSNB nhiều KSNB việc tự thân doanh nghiệp thiết lập tiến hành thủ tục bớc kiểm soát nhằm điều hành hoạt động Hoạt động KSNB có hiệu chúng hình thành hệ thống Trong văn đạo kiểm toán quốc tế, hệ thống KSNB đợc định nghĩa hệ thống sách, biện pháp kiểm soát thủ tục kiểm soát nhằm mục đích sau: Bảo vệ tài sản sổ sách kế toán Bảo đảm tính tin cậy thông tin Bảo đảm trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động đơn vị Bảo đảm hiệu hoạt động hiệu quản lí Các sách KSNB bao gồm tất sách quản lí nhân sự, quản lí tiền lơng, vật t, tài sản, sách tài chính, kế toán, sách hoạt động đơn vị Các biện pháp kiểm soát biện pháp đợc tiến hành để xem xét khẳng định biện pháp quản lí khác có đợc tiến hành hiệu thích hợp hay không Các thủ tục kiểm soát: Đó nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Chính việc tuân thủ nguyên tắc tự tạo nên hiệu kiểm soát Về mục đích hệ thống KSNB: Bảo vệ tài sản sổ sách: Tài sản công ty bao gồm tài sản hữu hình (nh tiền mặt, vật t, TSCĐ), tài sản vô hình nh tài liệu quan trọng, uy tín doanh nghiệp tài sản công ty bị trộm cắp, bị tham ô biện pháp kiểm soát thích hợp Việc bảo vệ tài sản sổ sách trở nên ngày quan trọng từ hệ thống máy tính đợc sử dụng, số lợng lớn thông tin đĩa từ bị lấy cắp bị phá hoại chúng không đợc cẩn trọng bảo vệ Bảo đảm tính tin cậy thông tin: Ban quản trị cần phải có đợc thông tin xác, kịp thời để đa định điều hành Hệ thống KSNB đợc xác lập nhằm đảm bảo thông tin cung cấp cho ban quản trị đáng tin cậy Bảo đảm trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí qui định qui định khác bên liên quan đến hoạt động công ty đợc tuân thủ Bảo đảm hiệu hoạt động hiệu quản lí: Các trình kiểm soát tổ chức có tác dụng ngăn ngừa lặp lại không cần thiết nỗ lực lãng phí lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng hiệu qủa nguồn tiềm Dấu hiệu để nhận biết tồn hệ thống KSNB - Sự tồn sách thủ tục thể qui chế KSNB - Sự vận hành qui chế hoạt động đơn vị - Tính liên tục vận hành qui chế thực tế 1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Có nhiều cách phân loại khác phận hệ thống KSNB, chẳng hạn chia thành KSNB kế toán kiểm soát nội hành chính.Nhng thông thờng hệ thống KSNB đợc cấu thành yếu tố sau: Môi trờng kiểm soát: Một tổ chức có đợc kiểm soát hiệu hay không phụ thuộc vào thái độ phận quản lí Bộ phận quản lí tạo môi trờng chung, nhờ xác lập thái độ toàn đơn vị hệ thống kiểm soát Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn yếu tố có tính chất môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động tính hữu hiệu sách, thủ tục kiểm soát đơn vị Các nhân tố liên quan đến thái độ hành động ngời quản lí cấp cao trình kiểm soát mà nhân tố chủ yếu là: aQuan điểm, phong cách điều hành t cách nhà quản lý cao cấp: Các nhà quản lý cao cấp ngời định điều hành hoạt động đơn vị, quan điểm, đờng lối quản trị, nh t cách họ vấn đề trung tâm môi trờng kiểm soát Phong cách quản lý nhà quản lý chia làm hai loại: + Nhà quản lí táo bạo mạnh dạn, ngời sẵn sàng mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao Đối với doanh nghiệp này, khả gặp rủi ro lớn, sách thờng không ổn định dẫn đến hoạt động doanh nghiệp khó vào nề nếp + Nhà quản lí rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng đa định Những doanh nghiệp thờng bị bỏ lỡ thời ảnh hởng đến hiệu hoạt động đơn vị Qui mô mức độ hoạt động phân tán từ ảnh hởng đến cấu quyền lực đơn vị vấn đề tiêu biểu đặc thù quản lí ảnh hởng quan trọng đến hệ thống KSNB b Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy quản lí tổng hợp phận đợc chuyên môn hoá với trách nhiệm, quyền hạn định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực chức quản lí Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng đạo kiểm soát hoạt động đơn vị Một cấu tổ chức hợp lí đảm bảo thông suốt phân công, phân nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn, ngăn ngừa vi phạm sách, thủ tục kiểm soát, loại bỏ đợc hoạt động không phù hợp dẫn đến sai lầm gian lận Đối với doanh nghiệp Việt Nam nay, điều kiện yếu tố khác hệ thống KSNB cha hoàn thiện cha vững mạnh cấu tổ chức hợp lí phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB c Chính sách nhân Chính sách nhân bao gồm toàn phơng pháp quản lí nhân chế độ đơn vị việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thởng, kỉ luật nhân viên Con ngời yếu tố quan trọng tổ chức nào, nhân tố định thắng lợi hoạt động Đó khía cạnh quan trọng hệ thống KSNB Một đội ngũ nhân viên có lực đáng tin cậy hạn chế nhiều trình kiểm soát khác mà đảm bảo đạt đợc mục tiêu hệ thống KSNB Ngợc lại, đội ngũ nhân viên không trung thực lực đơn vị có thiết kế trì hệ thống KSNB đắn chặt chẽ không phát huy đợc hiệu Vì sách nhân vô quan trọng, sách nhân đắn phải đảm bảo: Sử dụng ngời, việc, tạo điều kiện để ngời phát huy sở trờng Phải có sách rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thởng, kỉ luật cá nhân, phận Động viên khích lệ kịp thời bí thành công sách nhân d Công tác kế hoạch dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố địnhđặc biệt kế hoạch tài bao gồm ớc tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tơng lai Lập kế hoạch chức quan trọng công tác quản lí, cho biết phơng hớng hoạt động, giảm tác động thay đổi, tránh đợc lãng phí, d thừa quản lí Nếu việc lập thực kế hoạch đợc tiến hành khoa học nghiêm túc, trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.Chính nhà quản lý phải quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực số liệu kế hoạch Đây khía cạnh mà kiểm toán viên quan tâm, đặc biệt áp dụng thủ tục phân tích e Uỷ ban kiểm toán Tại số quốc gia lớn- chẳng hạn nh Mỹ- công ty cổ phần có quy mô lớn thờng thành lập uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị Uỷ ban thờng có đến uỷ viên, nhân viên Công ty có nhiệm vụ, quyền hạn nh sau: Giám sát chấp hành luật pháp Công ty Xây dựng máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc kiểm toán viên nội Giám sát tiến trình lập báo cáo tài Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập xác lập mối quan hệ với chủ thể kiểm toán bên Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) kiểm toán viên độc lập ban giám đốc Do có chức quan trọng nh nên độc lập hữu hiệu hoạt động Uỷ ban kiểm toán nhân tố quan trọng môi tr- ờng kiểm soát Vì để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập phảI phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban f Kiểm toán nội Kiểm toán nội loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức đo lờng đánh giá hiệu việc kiểm soát khác mang tính nội kiểm Đây nhân tố hệ thống KSNB Kiểm toán nội bao trùm tất hoạt động đơn vị, cung cấp giám sát đánh giá thờng xuyên toàn hoạt động đơn vị có hệ thống KSNB tham gia hoàn thiện chúng, từ đảm bảo vận hành tốt hệ thống KSNB.Tuy nhiên phận kiểm toán nội phát huy tác dụng đợc xây dựng nguyên tắc định Ngoài nhân tố bên nêu, hoạt động đơn vị chịu ảnh hởng yếu tố bên ngoài.Ví dụ nh luật pháp,sự kiểm soát quan Nhà nớc, ảnh hởng chủ nợ Những yếu tố không thuộc tầm kiểm soát đơn vị nhng có ảnh hởng lớn đến nhà quản lí thiết kế vận hành hệ thống KSNB nh luật pháp, kiểm tra quan nhà nớc, ảnh hởng chủ nợ 2.Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán hệ thống thông tin kiểm tra tài sản, nguồn hình thành tài sản vận động tài sản phơng pháp kế toán: phơng pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản phơng pháp tổng hợpcân đối Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp lập hệ thống báo cáo cung cấp thông tin cần thiết cho trình quản lý kiểm soát mặt hoạt động đơn vị.Do đó, hệ thống kế toán phận quan trọng kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu đảm bảo mục tiêu tổng quát sau đây: -Tính có thật: nghĩa đợc ghi chép nghiệp vụ có thực, không ghi chép nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách đơn vị -Sự phê chuẩn: trớc thực hoạt động nghiệp vụ, phảI đảm bảo chúng đợc phê chuẩn hợp lệ -Tính đày đủ:Nghĩa không đợc loại bỏ, giấu bớt để sổ sách nghiệp vụ phát sinh -Sự đánh giá: Không để xảy sai phạm tính toán, việc áp dụng sách kế toán -Sự phân loại: Bảo đảm số liệu đợc phân loại đắn theo sơ đồ tài khoản đơn vị, ghi nhận đắn loạI sỏ sách kế toán có liên quan -Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu chi phí phải kỳ -Chuyển sổ tổng hợp xác *Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về: -Chính sách kế toán nguyên lý, sở quy ớc,các luật lệ,và thủ tục đợc Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày báo cáo tàI cách trung thực tình hình tàI đơn vị -Hình thức kế toán phơng pháp tổ chức phối hợp loại sổ sách kế toán Sự nghiên cứu giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu trình xử lý thông tin đánh giá trình kiểm soát nội đơn vị qua giai đoạn trình kế toán 2.1 Lập chứng từ :Đây giai quan trọng số liệu kế toán xác việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa việc lập chứng từ đày đủ, hợp lệ, hợp pháp phản ánh trung thực nghiệp vụ phát sinh 2.2 Sổ sách kế toán : Là giai đoạn trình xử lý số liệu kế toán, việc ghi chép, phân loạI tính toán tổng hợp để cung cấp thông tin tổng hợp báo cáo tàI chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng ví dụ nh sổ chi tiết vật t hàng hoá 2.3 Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối trình xử lý, nhằm tổng hợp số liệu sổ sách thành tiêu báo cáo Các biện pháp thủ tục kiểm soát Các biện pháp kiểm soát phận quan trọng hệ thống KSNB, chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp kiểm soát tổng quát a Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp biện pháp kiểm soát đợc xây dựng sở đánh giá yếu tố dẫn liệu báo cáo tài Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình bản: Kiểm soát quản lí: việc kiểm soát hoạt động đơn lẻ nhân viên độc lập với ngời thực hoạt động tiến hành Kiểm soát quản lí biện pháp có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn sai sót, gian lận Kiểm soát xử lí: kiểm soát đợc đặt để kiểm tra việc xử lí giao dịch, tức kiểm tra lại công việc mà giao dịch đợc công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo Kiểm soát để bảo vệ tài sản: biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo đảm an toàn tài sản, thông tin đơn vị, thờng bao gồm: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt bảo vệ ghi chép tài sản Hệ thống an toàn vật chắn Kiểm kê vật, xác nhận bên thứ ba hậu xấu xảy ra.Những hạn chế xuất phát từ nguyên nhân sau: -Yêu cầu nhà quản lý chi phí cho kiểm tra phảI hiệu -Hầu hết biện pháp kiểm tra tập trung vào sai phạm dự kiến, khó phát đợc sai phạm đột xuất hay bất thờng -Sai phạm nhân viên thiếu thận trọng, nhãng, sai lầm trongt xét đoán,hoặc hiểu sai hớng dẫn cấp -Việc điều hành kiểm tra bị vô hiệu thông đồng với bên nhân viên doanh nghiệp -Các thủ tục kiểm soát không phù hợp đIều kiện thực tế thay đổi 1.2.4 Mục tiêu hệ thống KSNB Có bảy mục tiêu chi tiết mà cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngăn ngừa sai sót sổ sách Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp đảm bảo hợp lí là: Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có hợp lí (tính hiệu lực) Hệ thống KSNB cho phép việc ghi vào sổ nghiệp vụ không tồn nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đắn (sự phê chuẩn), tránh làm lãng phí, phá hoại mát tài sản công ty Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn) Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa gạt bỏ nghiệp vụ kinh tế sổ sách Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc đánh giá đắn (sự đánh giá) Một cấu KSNB đầy đủ gồm thể thức để tránh sai số tính toán ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phân loại đắn (sự phân loại) đảm bảo khoản mục báo cáo tài đợc trình bày đắn Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phản ánh thời kì (tính thời kì): nghiệp vụ kinh tế xảy kì phải đợc ghi sổ kì đảm bảo nguyên tắc phù hợp Các nghiệp vụ đợc ghi sổ, chuyển sổ tổng hợp đắn 1.3 KSNB số khoản mục trọng yếu 1.3.1 KSNB vốn tiền Vốn tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiền chuyển a) Tiền mặt bao gồm khoản tiền Việt Nam (kể ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí doanh nghiệp quĩ b) Tiền gửi ngân hàng bao gồm khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí doanh nghiệp gửi ngân hàng c) Tiền chuyển khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ doanh nghiệp nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nớc gửi vào bu điện để chuyển cho ngân hàng hay làm thủ tục chuyền tiền từ tài khoản ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo ngân hàng Vốn tiền khoản mục đợc trình bày trớc tiên bảng cân đối kế toánvà khoản mục trọng yếu tài sản lu động.Vốn tiền khoản mục bị ảnh hởng có ảnh hởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác nh doanh thu, chi phí, công nợ hầu hết tài sản khác đơn vị.Tiền tài sản đợc a chuộng nên xác suất gian lận, biển thủ cao rủi ro tiềm tàng cao Do đó, biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng vô quan trọng để bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu sử dụng đồng vốn Một số sách, biện pháp, thủ tục sau đợc áp dụng kiểm soát vốn tiền: Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt qui định rõ trách nhiệm ngời, phận với việc quản lí vốn tiền nh đa qui định bảo vệ vốn tiền Hai : Thực thi nguyên tắc quản lí: Nguyên tắc phân công, phân nhệm: phụ trách tiền mặt, phụ trách tiền gửi ngân hàng, phụ trách tiền chuyển, phụ trách toán với bên ngoài, phụ trách toán khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc phải dợc qui định rõ ràng, cụ thể qui chế quản lí vốn tiền Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải đợc xét duyệt đợc kí có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi thực có nhu cầu chi Uỷ quyền: trách nhiệm chủ tài khoản, uỷ quyền cho hai ngời để duyệt chi Việc uỷ quyền bắt buộc phòng chủ tài khoản vắng, để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhng không đợc uỷ quyền rộng rãi, uỷ quyền cho Phó giám đốc tài Kế toán trởng hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: vốn tiền cách li trách nhiệm vô quan trọng để ngăn ngừa sai phạm: Cách li thủ quĩ kế toán Cách li ngời duyệt chi với ngời thực khoản chi, ngời đợc kí phát hành séc với ngời chi tiêu Cách li ngời ghi sổ với ngời kiểm soát thu, chi Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất tiền mặt: trang bị két sắt an toàn để giữ an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu , trang bị máy tính tiền biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt Bốn là: Đối với kế toán: Nguyên tắc phải cập nhật, hàng ngày kế toán thủ quĩ phải ghi sổ nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với Phải ghi sổ chi tiết cho loại tiền, loại quĩ Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép Phải đối chiếu thờng xuyên đề phòng chênh lệch phát sinh Lập danh sách hoá đơn thu tiền thời điểm nơi nhận tiền Năm là: Công tác quản lí: -Hạn chế lợng tiền két ; -Hạn chế đến mức tối thiểu đầu mối thu, chi tiền mặt -Hạn chế lu giữ tiền mặt nhiều địa điểm khác để đảm bảo an toàn cho tiền mặt thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu - Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt toán: - Đối chiếu thờng xuyên định kì với ngân hàng Sáu là: Định kì đột xuất thực kiểm kê tiền mặt đối chiếu với sổ sách, tìm nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời Bảy là: Đối với tiền chuyển phải có ngời chuyên theo dõi thời điểm chuyển thời điểm nhận đợc giấy báo để ghi sổ kịp thời Phải có sổ chi tiết theo dõi riêng loại tiền chuyển, thời gian chuyển thời gian nhận đợc giấy báo, cuối kì khoá sổ xác Tám là: Định kiểm toán nội vốn tiền Ngoài biện pháp tính liêm nhân viên cần bàn đến Nhà quản lí phải thờng xuyên theo dõi tính liêm nhân viên Đây yếu tố quan trọng ảnh hởng đến hiệu lực biện pháp, sách kiểm soát Ngoài thu, chi cần ý viết biên lai cho ngời nộp tiền hay yêu cầu ngời nhận tiền phải xuất trình chứng minh th giấy uỷ quyền nhận tiền đợc uỷ quyền Các trình kiểm soát nhằm vào mục tiêu kiểm soát Biểu 1-2: Mục tiêu trình KSNB chủ yếu nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các khoản thu tiền mặt đ- - Cách li trách nhiệm quản lí tiền mặt với ghi sổ ợc ghi sổ số tiền đơn vị thực tế nhận đợc - Kiểm soát độc lập nghiệp vụ thu Tính có thực Các khoản chiết khấu tiền mặt đợc phê chuẩn -Một sách chiết khấu tiền mặt phải đợc tồn - Sự phê chuẩn khoản chiết khấu tiền mặt Phê chuẩn Tất nghiệp vụ liên -Cách li trách nhiệm quản lí tiền mặt với sổ quanđến tiền mặt nhận đ- sách ợc đợc ghi sổ Tính đầy đủ -Sử dụng th báo tiền gửi bảng kê trớc tiền mặt Các khoản thu tiền mặt đ- -Giống mục tiêu ợc ghi sổ theo số tiền nhận đợc Sự đánh giá Các khoản thu tiền mặt đ- -Sử dụng sơ đồ tài khoản ợc phân loại đắn -Xem xét lại kiểm tra nội Phân loại Các khoản thu tiền mặt đ- -Qui định thể thức ghi sổ nghiệp vụ thu tiền mặt ợc ghi sổ theo thời hàng ngày gian -Kiểm tra nội Đúng hạn Các khoản thu tiền mặt đ- -Cách li trách nhiệm ghi sổ nhật kí thu tiền với ợc ghi sổ, đợc chuyển sổ sổ chi tiết cáckhoản phải thu tổng hợp đắn, xác Chuyển sổ tổng hợp -Gửi đặn báo cáo cho khách hàng -Kiểm tra nội xác Biểu 1-3: Mục tiêu trình KSNB chủ yếu nghiệp vụ chi tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các khoản chi tiền mặt -Cách li trách nhiệm quản lí tiền mặt với ghi sổ ghi sổ số tiền thực tế tiền mặt chi -Cách li trách nhiệm ngời duyệt chi ngời thực Tính có thực chi -Kiểm soát độc lập nghiệp vụ chi Các khoản chi tiền mặt -Một sách qui định cấp phê chuẩn đợc phê chuẩn -Sự phê chuẩn khoản theo qui định Sự phê chuẩn Các khoản chi tiền mặt đ- -Cách li trách nhiệm ghi sổ quản lí tiền ợc ghi sổ đầy đủ -Kiểm tra nội việc ghi sổ Tính đầy đủ Các khoản chi tiền mặt đợc ghi sổ theo số tiền thực tế chi nghiệp vụ -Cách li trách nhiệm ghi sổ quản lí tiền -Cách li ngời duyệt chi ngời thực chi -Kiểm tra độc lập việc thực Sự đánh giá Các khoản chi tiền mặt đ- -Sử dụng sơ đồ tài khoản ợc phân loại đắn -Xem xét lại kiểm tra nội Sự phân loại Các khoản chi tiền mặt đ- -Qui định thể thức ghi sổ nghiệp vụ chi tiền mặt ợc ghi sổ theo thời gian hàng ngày -Kiểm tra nội Đúng hạn Các khoản chi tiền mặt đ- -Cách li trách nhiệm việc ghi sổ nhật kí chi tiền ợc ghi sổ, chuyển sổ và sổ chi tiết mua hàng, sổ chi tiết khoản phải trả tổng hợp đắn ngời bán Chuyển sổ tổng hợp -Đối chiếu công nợ xác -Kiểm tra nội 1.3.2.KSNB với tài sản cố định (TSCĐ) TSCĐ tài sản có giá trị lớn thời gian sử dụng dài TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình TSCĐ vô hình TSCĐ hữu hình bao gồm nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lí, lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm TSCĐ khác TSCĐ vô hình bao gồm quyền sử dụng đất; chi phí thành lập doanh nghiệp; phát minh, sáng chế; chi phí nghiên cứu, phát triển, chi phí lợi thơng mại TSCĐ vô hình khác Giá trị TSCĐ thờng chiếm tỉ trọng lớn tổng tài sản doanh nghiệp Tuy nhiên số lợng TSCĐ không nhiều, nghiệp vụ tăng giảm phát sinh năm nên việc KSNB chủ yếu nhằm vào mục đích nâng cao hiệu sử dụng đầu t TSCĐ Ngoài ra, KSNB phải giúp xác định xác chi phí cấu thành nguyên giá TSCĐ, chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao tài sản sai sót việc xác định chi phí dẫn đến sai sót trọng yếu báo cáo tài Chẳng hạn không phân biệt chi phí làm tăng nguyên giá TSCĐ hay đa vào chi phí niên độ làm cho khoản mục TSCĐ chi phí niên độ bị sai lệch Hoặc qui định chặt chẽ liên quan đến việc mua sắm, bảo dỡng, lí tài sản chi phí phát sinh lớn nhiều so với thực tế Các công cụ kiểm soát TSCĐ bao gồm: Một là: Kế hoạch dự toán TSCĐ: Các Công ty hàng năm phải lập kế hoạch dự toán ngân sách cho TSCĐ Trong kế hoạch này, ngời ta vạch vấn đề có liên quan đến việc đầu t, mua sắm, lí, nhợng bán TSCĐ nguồn vốn tài trợ cho việc đầu t, mua sắm Kế hoạch dự toán TSCĐ công cụ quan trọng KSNB TSCĐ Kế hoạch sở để xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài đơn vị Hai là: Thủ tục mua sắm TSCĐ đầu t xây dựng bản: Các doanh nghiệp thờng qui định sách chung vấn đề qui chế quản lí TSCĐ, qui định cụ thể thủ tục mua sắm, đầu t TSCĐ Nguyên tắc việc đầu t mua sắm TSCĐ phải phù hợp với kế hoạch dự toán, phải đợc xét duyệt, phê chuẩn đắn chủ sở hữu, phải thông qua phận mua, phải tuân theo tiêu chuẩn chung giao nhận, nghiệm thu tài sản chi trả tiền Ba là: Thủ tục lí, nhợng bán TSCĐ: đợc qui định qui chế quản lí TSCĐ, nguyên tắc phải xác định đợc tình trạng TSCĐ lí, nhợng bán, phải đợc phê chuẩn chủ sở hữu tài sản, ban ngành có liên quan, phận sử dụng tài sản, phải thành lập hội đồng lí Các khoản thu, chi lí phải đợc hạch toán xác sử dụng hỗ trợ cho mục đích tái sản xuất TSCĐ Bốn là: Thực thi nguyên tắc quản lí: mà quan trọng nguyên tắc phê chuẩn nghiệp vụ đầu t, mua sắm lí, nhợng bán TSCĐ, cách li trách nhiệm ngời ghi sổ TSCĐ ngời kiểm soát độc lập việc ghi sổ, cách li trách nhiệm ngời sử dụng ngời ghi sổ TSCĐ Năm là: Các qui định phân biệt chi phí đợc tính vào nguyên gía hay đa vào chi phí niên độ: doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chuẩn để xác định hai khoản chi phí Các tiêu chuẩn dựa chuẩn mực kế toán hành đợc cụ thể hoá theo thực tiễn đơn vị, ví dụ mức độ chi phí sửa chữa, nâng cấp đợc ghi tăng nguyên giá TSCĐ, mức độ đa vào chi phí niên độ hay mức độ chi phí nghiên cứu phát triển, mua sáng chế đợc coi TSCĐ vô hình, mức độ cho vào chi phí niên độ phân bổ cho số niên độ Sáu là: Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: Các đơn vị phải mở sổ chi tiết cho loại TSCĐ, cho phận sử dụng TSCĐ, sổ chi tiết chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, bảng khấu hao cho TSCĐ Một hệ thống sổ chi tiết đầy đủ tạo dễ dàng cho việc phân tích tài sản tăng, giảm năm, cho việc kiểm tra chi phí nâng cấp đợc ghi tăng vào nguyên giá, cho việc so sánh chi phí thực tế phát sinh với kế hoạch hay dự toán đợc duyệt, cho việc phân tích hiệu sử dụng TSCĐ Bảy là: Chế độ kiểm kê định kì TSCĐ: Đơn vị qui định chế độ kiểm kê định kì TSCĐ để kiểm tra hữu, địa điểm đặt tài sản, điều kiện sử dụng, tình trạng kĩ thuật lực sản xuất TSCĐ, phát tài sản để sổ sách bị thiếu hụt, mát để có biện pháp xử lí kịp thời Biểu 1-5: Mục tiêu trình kiểm soát TSCĐ Mục tiêu KSNB Các trình KSNB chủ yếu TSCĐ ghi sổ thực -Kiểm tra hữu TSCĐ kế hoạch dự hữu toán, định đầu t, mua sắm hay chuyển nhợng, cho, tặng Tính có thật -Có phê chuẩn, hữu hợp đồng mua bán biên lí hợp đồng, hoá đơn ngời bán, biên lai, biên giao nhận TSCĐ Các nghiệp vụ liên quan -Có qui định thủ tục phê chuẩn đến TSCĐ chuẩn đợc phê -Có phê chuẩn theo qui định Sự phê chuẩn TSCĐ đợc phân loại -Qui định phân biệt chi phí niên độ chi phí làm tăng đắn nguyên gía TSCĐ Sự phân loại -Sơ đồ tài khoản -Kiểm tra độc lập Giá trị TSCĐ ghi sổ -Qui định chi phí đợc tính vào nguyên giá chi phí thực bỏ để có TSCĐ -Tính toán lại Sự đánh giá Không có TSCĐ để -Kiểm kê TSCĐ sổ sách -Theo dõi việc ghi sổ Tính đầy đủ Các nghiệp vụ tăng giảm -Kiểm tra nội tài sản đợc ghi sổ kì Đúng hạn TSCĐ đợc ghi sổ, -Qui định loại sổ, thủ tục ghi sổ chuyển sổ, tổng hợp đắn -Kiểm tra nội Chuyển sổ tổng hợp xác 1.3.4.KSNB khoản phải thu Khoản phải thu quan hệ kinh tế nằm hàng bán dịch vụ cung cấp với tiền mặt két KSNB khoản phải thu nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tài sản doanh nghiệp nâng cao hiệu sử dụng vốn KSNB khoản phải thu gắn liền với việc theo dõi khả toán khách hàng Đối với đơn vị kinh doanh xây lắp, khoản phải thu phát sinh đơn vị toán công trình hoàn thành, có biên lí hợp đồng với bên A báo cáo toán khối lợng công việc hoàn thành Do kiểm soát khoản phải thu phải đợc thực trình toán với khách hàng Đối với đơn vị biện pháp, thủ tục kiểm soát khoản phải thu bao gồm: Một là:Thực thi nguyên tắc quản lí Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cách li trách nhiệm ngời thu tiền, ngời ghi sổ thu tiền ngời ghi sổ chi tiết khoản phải thu tránh rủi ro chuyển khoản phải thu từ khách hàng sang khách hàng khác Cách li trách nhiệm ngời ghi sổ khoản phải thu ngời phê chuẩn nghiệp vụ chiết khấu Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Các khoản chiết khấu phải đợc phê chuẩn đắn Hai là: Sổ chi tiết theo dõi công nợ cho khách hàng, đặc biệt khách hàng có nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên Những khách hàng giao dịch theo dõi chung sổ Cuối kì đối chiếu sổ chi tiết sổ tổng hợp Ba là: Gửi th thông báo cách khác khoản nợ khách hàng đến hạn trả nợ Bốn là: Đối chiếu công nợ cuối kì với Công ty khách hàng Năm là: Cuối kì lập bảng phân tích công nợ với tiêu quan trọng nh số tiền nợ, thời gian nợ, khả toán, số nợ hạn, vào có kế hoạch đòi nợ lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi Kiểm soát khoản phải thu phải gắn liền với kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Biểu số 1-6: Mục tiêu trình KSNB khoản phải thu Mục tiêu KSNB Các trình KSNB chủ yếu Các khoản phải thu -Đối chiếu công nợ thờng xuyên thức hữu Hiệu lực Các khoản chiết khấu đ- -Tồn sách tín dụng ợc phê chuẩn đắn -Có phê chuẩn đắn theo sách Phê chuẩn Các khoản phải thu đợc -Sơ đồ tài khoản hớng dẫn việc phân loại phân loại đắn -Kiểm tra nội việc phân loại Phân loại Các khoản phải thu đợc -Kiểm tra nội trình tính toán ghi sổ theo số hàng hoá hay dịch vụ đợc cung cấp, theo số phải thu toán Định giá Mọi khoản phải thu -Đối chiếu công nợ đợc ghi sổ Đầy đủ -Kiểm tra nội việc ghi sổ Các khoản phải thu đợc -Kiểm tra nội ghi sổ kì Thời kì Các khoản phải thu đợc -Qui định loại sổ, thủ tục ghi sổ cộng sổ, chuyển sổ tổng hợp đắn Chuyển sổ tổng hợp -Kiểm tra nội [...]... thực hiện + KSNB về quản lí hay hành chính: rà soát và đối chiếu những hoạt động về tài chính và quản lí ở trong đơn vị Tóm lại, hệ thống KSNB là một tập hợp các yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau Sự vận hành của những yếu tố này trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, hỗ trợ nhau sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát hiệu qủa .Hệ thống KSNB đợc thiết kế để điều hành mọi hoạt động, nó là một hệ thống nhằm... có thể không còn phù hợp vì đIều kiện thực tế đã thay đổi 1.2.4 Mục tiêu của hệ thống KSNB Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngăn ngừa sai sót trong sổ sách Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là: 1 Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực) Hệ thống KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những... định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau Ngoài cách phân chia các yếu tố của KSNB nh trên còn có cách phân chia khác, theo cách này, hệ thống KSNB đợc chia thành KSNB về kế toán và KSNB về hành chính: + KSNB về kế toán: rà soát, đối chiếu công tác kế toán đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính đúng hạn, tuân theo... các tiêu chuẩn chung về giao nhận, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền Ba là: Thủ tục thanh lí, nhợng bán TSCĐ: cũng đợc qui định trong qui chế quản lí TSCĐ, nguyên tắc là phải xác định đợc tình trạng TSCĐ thanh lí, nhợng bán, phải đợc phê chuẩn bởi chủ sở hữu tài sản, các ban ngành có liên quan, các bộ phận sử dụng tài sản, phải thành lập hội đồng thanh lí Các khoản thu, chi về thanh lí phải đợc hạch... soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hớng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB b Kiểm soát tổng quát: Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau Trong... độ hay ở mức độ nào thì các chi phí về nghiên cứu phát triển, mua bằng sáng chế đợc coi là TSCĐ vô hình, ở mức độ nào cho vào chi phí niên độ hoặc phân bổ cho một số niên độ Sáu là: Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: Các đơn vị phải mở sổ chi tiết cho từng loại TSCĐ, cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ, sổ chi tiết chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, bảng khấu hao cho từng TSCĐ Một hệ thống sổ chi tiết đầy đủ sẽ tạo dễ dàng... biện pháp đề phòng vật chất nh việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệ tiền tệ cũng nh chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biện pháp... thủ tục cơ bản sau đợc áp dụng trong kiểm soát vốn bằng tiền: Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách nhiệm của từng ngời, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng nh đa ra các qui định bảo vệ vốn bằng tiền Hai là : Thực thi các nguyên tắc quản lí: Nguyên tắc phân công, phân nhệm: ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền gửi ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển,... giấy uỷ quyền nhận tiền nếu đợc uỷ quyền Các quá trình kiểm soát nhằm vào các mục tiêu kiểm soát Biểu 1-2: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các khoản thu tiền mặt đ- - Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ ợc ghi sổ là số tiền đơn vị thực tế nhận đợc - Kiểm soát độc lập các nghiệp vụ thu Tính có thực Các khoản chiết... chính xác Chuyển sổ và tổng hợp -Gửi đều đặn các báo cáo cho khách hàng -Kiểm tra nội bộ chính xác Biểu 1-3: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ chi tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các khoản chi tiền mặt -Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ ghi sổ là số tiền thực tế tiền mặt chi ra -Cách li trách nhiệm giữa ngời duyệt chi và ngời thực Tính có thực hiện