LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP

Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Bangiám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của cáchoạt động t

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT

HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm

Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Bangiám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của cáchoạt động trong khả năng có thể (IAS 400)

Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO, là một quy trình chịu ảnh hưởng bởiHội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế

để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

- Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành

Còn theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệthống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sảncủa đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp

lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảmbảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý

1.1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo TS Lê Văn Luyện (2009), mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội

bộ được tóm tắt như sau

a Mục tiêu:

 Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động

- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác

- Hạn chế rủi ro

- Đảm bảo sự phối hợp, cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp

để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán

- Tránh được các chi phí không đáng có/ việc đặt các lợi ích khác (của nhân viên,của khách hàng…) lên trên lợi ích của doanh nghiệp

 Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính và

 Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định Đảm bảo mọi hoạt động của

doanh nghiệp đều tuân thủ

- Các luật và quy định

- Các yêu cầu về giám sát

- Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

b Nhiệm vụ:

- Ngăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

- Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ

- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

1.1.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị Ở các đơn vị nhỏthì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phânchia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trởnên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn,tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đóđòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợiriêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không

có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình màlàm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động?Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việccho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảmtính?

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớtnguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như sai sót vô tình gây thiệthại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm Bảo vệ tàisản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chínhxác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nộiquy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêuđặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ trongcác Công ty Cổ phần

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức trong các đơn vị, và hệ thống KSNBgiữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mụctiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồmnhững bộ phận cơ bản Báo cáo COSO (1992) cũng đưa ra 5 yếu tố có mối liên hệ với

nhau quyết định tính hiệu quả của hệ thống KSNB:

- Môi trường kiểm soát.

- Đánh giá rủi ro.

- Hoạt động kiểm soát.

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát.

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thứckiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác củaKSNB Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:

Tính chính trực và giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôntrọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Để đáp ứngyêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng và tự mình thực hiện những chuẩn mực

về đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức làphải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay những điều kiện thuận lợi để nhân viên cóthể thực hiện những hành vi thiếu trung thực

Đảm bảo về năng lực

Là sự đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng hiểu biết cần thiết để thựchiện nhiệm vụ của mình Do đó nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độđào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát, huấn luyện họđầy đủ và thường xuyên

Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm, uytín trong DN Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những thành viêntrong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành DN

Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện cácmục tiêu của DN thông qua việc kiểm tra các hoạt động tuân thủ luật pháp, giám sát việclập BCTC Do chức năng quan trọng như trên nên sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị vàcủa Ủy ban kiểm toán có ảnh hưởng quan trọng đến môi trường kiểm soát Các nhân tốđược xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán gồmmức độ độc lập; kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc

Ủy ban kiểm toán; và các mối quan hệ của họ với bộ phận KSNB và kiểm toán độc lập

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phongcách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Sựkhác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi

trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị Triết lý quản lý và

phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý: cách thức tiếpxúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên hay cách thức điều hành công việc theo một trật tự

đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộphận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Điều này cónghĩa là một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểmsoát và giám sát các hoạt động của đơn vị Tuy nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô

và tính chất hoạt động của đơn vị

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổchức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạtđộng của đơn vị; mỗi người phải tự hiểu rằng mọi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đếnngười khác như thế nào; và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì

Chính sách nhân sự

Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổnhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên Chính sách nhân sự cóảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro

và khó có thể kiểm soát hết tất cả những rủi ro đó Vì vậy, các nhà quản lý phải thậntrọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mụctiêu có thể không thực hiện được, và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này Nhữngnguyên nhân làm xuất hiện những rủi ro là:

- Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trường họat động.

- Sự thay đổi nhân sự

- Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin.

- Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị.

- Sự sắp xếp lại tổ chức mới của đơn vị.

- Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc hệ

thống thông tin của đơn vị

- Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, hoặc quá trình

sản xuất mới

- Mở rộng hoặc thanh lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ở nước ngoài.

- Áp dụng nguyên tắc kế toán mới.

Ngoài việc nhận định những nguyên tắc như trên, các nhà quản lý nhất thiết phảiđánh giá những rủi ro trong phạm vi hoạt động kinh doanh của đơn vị, vì trong nhữngvấn đề kế toán tài chính và lập báo cáo có sự khác biệt rất lớn giữa các ngành (côngnghiệp, ngân hàng, bảo hiểm…), cũng như giữa các đơn vị cùng ngành

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thịcủa nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hànhđộng với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải

Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện Những hoạt độngkiểm soát chủ yếu trong đơn vị gồm:

Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọimặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc

Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu cósai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thànhviên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằmkiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quá trình

xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng:

 Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt: Cần chú ý đến các vấn đề sau:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát,tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.

- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng

- Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, kịp thời: chứng từ chỉ đi qua các bộ phận

có liên quan đến nghiệp vụ, được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép,

có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễdàng truy cập khi cần thiết

 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:

Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi mộtnhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép

- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để ápdụng cho toàn đơn vị

- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêngbiệt chứ không đưa ra chính sách chung nào

Kiểm soát hiện vật:

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đãđược đánh số trước nhưng chưa sử dụng, các chương trình tin học và những hồ sơ dữliệu Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắtbuộc phải được thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân, nhờ đó

sẽ phát hiện được những yếu kém trong thủ tục kiểm soát Nếu không thì tài sản có thể bị

bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cánhân hoặc bộ phận dang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát từ

hệ thống KSNB thường có khuynh huớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chếthường xuyên kiểm tra xét soát lại Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn cóthể xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lậpvới đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thựchiện thẩm tra không độc lập vì bất kỳ lý do nào.

Soát xét lại việc thực hiện:

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách sosánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quannhư những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên

hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhàquản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vịmột cách hữu hiệu và hiệu quả hay không Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn

đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiếnlược hoặc kế hoạch hay những điều chỉnh thích hợp

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông có nghĩa là các kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro,các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng phải được báo cáo lên cấp trên,chuyển từ trên xuống dưới, ngang hàng, ngang cấp trong một DN

Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thống thunhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài

Thông tin:

Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong DN để sản xuất kinh doanh và thỏa mãn các

mục tiêu về hoạt động kinh doanh, BCTC và tính tuân thủ Mọi thông tin được sử dụng

trong DN có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

 Hệ thống thông tin:

Thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin Thông tin có thể chính thứchoặc không chính thức Hệ thống thông tin không chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tincần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó còn đánh giá và báo cáo về những thông tin đótheo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của DN có hiệu quả

 Chất lượng thông tin:

Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra quyết định vàkiểm soát hoạt động của DN Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợptrong báo cáo Chất lượng thông tin bao gồm:

- Thông tin thích hợp.

- Thông tin được cung cấp ngay khi cần

- Thông tin được cập nhật kip thời.

- Thông tin chính xác.

- Thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.

 Chiến lược thông tin

DN cần thực hiện thu nhập thông tin bên trong và bên ngoài DN, sau đó cung cấpcho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mụctiêu được đề ra của DN

Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lược liênquan đến toàn bộ chiến lược của DN và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển

Hệ thống thông tin sẽ phát triển nếu có sự hỗ trợ cụ thể của nhà quản lý bằng cácnguồn lực thích hợp bao gồm nhân lực và tài chính

Truyền thông:

Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin Truyền thông là việccung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên,hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài KSNB là hữu hiệu khicác thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông được thực hiện chính xác,kịp thời

Các phương tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng như: bản chỉ dẫn thực hiện,thư báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo Mộtphương tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động của những nhà quản lý

 Truyền thông bên trong DN:

Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng đòi hỏi thông tin đượccung cấp một cách rõ ràng và chính xác từ các nhà quản lý cấp cao để các nhân viên cấpdưới thực hiện nghiêm túc

Song song với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản lý cũng cần phảilắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của DN đạt hiệu quả cao.

 Truyền thông bên ngoài DN:

Việc truyền thông không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngoài DN Cổđông, người phân tích tài chính, người lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ và họ cóthể hiểu được những khó khăn mà DN phải đối phó Khách hàng và người cung cấp cóthể cung cấp những thông tin quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, làm cho

DN có khả năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường

1.1.4.5 Hệ thống giám sát

Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB, là một quá trình đánh giá chất lượngcủa hệ thống KSNB trong suốt thời kì hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thíchhợp Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp KSNB luôn duy trì sự hữu hiệu qua cácthời kì khác nhau Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệmnhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát Giám sát được thực hiện

ở mọi hoạt động trong DN và theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kì

Giám sát thường xuyên:

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của DN, do các nhàquản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình Giám sát thường xuyên thườngđược áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong KSNB Giám sát để đánh giá việc thựchiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên

tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không

Đánh giá định kì

Đánh giá định kì được thực hiện thông qua chức năng KSNB và kiểm toán độclập Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoànthiện Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro

Việc đánh giá hệ thống KSNB tự bản thân nó cũng là một quy trình Người đánhgiá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống KSNB, phải xác định được làm thế nào để

hệ thống thực sự hoạt động

1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB

Theo Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002), một hệ thống KSNB hữu hiệu chỉ có thểhạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy

ra Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB bao gồm:

- Ban Giám đốc thường xuyên yêu cầu chi phí của một thủ tục kiểm tra không

vượt quá những lợi ích mà kiểm tra đó mang lại

- Phần lớn các KSNB thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại màkhông có tác động đến những giao dịch bất thường

- Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong tổ chức

với nhau hoặc với bên ngoài

- KSNB khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao Các thủ

tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhânviên Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tụckiểm soát cần thiết

- Bất kì một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của KSNB cũng phụ thuộc vào yếu

tố con người Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thânnhư: vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trênhoặc các báo cáo của cấp dưới

- Nhà quản lý lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá

trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát được các rủi ro và làm chomôi trường kiểm soát trở nên yếu kém

- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động

có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

1.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát qui trình cho vay

1.2.1 Những vấn đề chung về cho vay khách hàng doanh nghiệp

1.2.1.1 Các khái niệm

Theo TS Nguyễn Ninh Kiều (2007), các khái niệm cơ bản trong cho vay kháchhàng doanh nghiệp bao gồm:

1 Cho vay là một hình thức cấp tín dụng, theo đó tổ chức tín dụng giao cho khách

hàng sử dụng một khoản tiền để sử dụng vào mục đích và thời gian nhất định theo thoảthuận với nguyên tắc có hoàn trả cả gốc và lãi

2 Thời hạn cho vay là khoảng thời gian được tính từ khi khách hàng bắt đầu nhận

vốn vay cho đến thời điểm trả hết nợ gốc và lãi vốn vay đã được thoả thuận trong hợpđồng tín dụng giữa tổ chức tín dụng và khách hàng

3 Kỳ hạn trả nợ là các khoảng thời gian trong thời hạn cho vay đã được thoả

thuận giữa tổ chức tín dụng và khách hàng mà tại cuối mỗi khoảng thời gian đó kháchhàng phải trả một phần hoặc toàn bộ vốn vay cho tổ chức tín dụng

4 Điều chỉnh kỳ hạn trả nợ là việc tổ chức tín dụng chấp thuận thay đổi kỳ hạn trả

nợ gốc và/hoặc lãi vốn vay trong phạm vi thời hạncho vay đã thoả thuận trước đó tronghợp đồng tín dụng, mà kỳ hạn trả nợ cuối cùng không thay đổi

5 Gia hạn nợ vay là việc tổ chức tín dụng chấp thuận kéo dài thêm một khoảng

thời gian trả nợ gốc và/hoặc lãi vốn vay vượt quá thời hạn cho vay đã thoả thuận trước đótrong hợp đồng tín dụng

6 Dự án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh dịch vụ hoặc dự án đầu tư, phương án phục vụ đời sống là một tập hợp những đề xuất; trong đó có nhu cầu vốn, vay

vốn, cách thức sử dụng vốn và cách thức trả nợ vay trong một khoảng thời gian xác định

1.2.1.2 Nguyên tắc cho vay

NHTM là các tổ chức kinh doanh tiền tệ thực hiện hoạt động “ đi vay để cho vay”.Hơn thế nữa, các ngân hàng phải trả lãi khoản vốn mà mình huy động

Bởi vậy, khi thực hiện hoạt động cấp tín dụng các ngân hàng phải luôn đảm bảocác nguyên tắc nhất định, đây cũng chính là sự đảm bảo cho quá trình tồn tại và phát triểncủa ngân hàng.Các nguyên tắc đó là:

 Sử dụng vốn đúng mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng

 Hoàn trả nợ gốc và lãi đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng

1.2.1.3 Quy trình cho vay

Quy trình tín dụng1 là bảng tổng hợp mô tả các bước đi cụ thể từ khi tiếp nhận nhucầu vay vốn của khách hàng cho đến khi ngân hàng ra quyết định cho vay, giải ngân vàthanh lý hợp đồng tín dụng

Hầu hết các ngân hàng thương mại đều tự thiết kế cho mình một quy trình tín dụng

cụ thể, bao gồm nhiều bước đi khác nhau với kết quả cụ thể của từng bước đi Sau đâychỉ trình bày các bước căn bản của một quy trình tín dụng

1.2.1.3.1 Lập hồ sơ đề nghị cấp tín dụng

Lập hồ sơ tín dụng là khâu căn bản đầu tiên của quy trình tín dụng, nó được thựchiện ngay sau khi cán bộ tín dụng tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn Lập hồ sơtín dụng là khâu quan trọng vì nó là khâu thu thập thông tin làm cơ sở để thực hiện cáckhâu sau, đặc biệt là khâu phân tích và quyết định cho vay

Tuỳ theo quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng, loại tín dụng yêu cầu và quy môtín dụng, cán bộ tín dụng hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ với những thông tin yêu cầukhác nhau Nhìn chung, một bộ hồ sơ đề nghị cấp tín dụng cần thu thập từ khách hàngnhững thông tin sau:

- Thông tin về năng lực pháp lý và năng lực hành vi của khách hàng

- Thông tin về khả năng sử dụng và hoàn trả vốn của khách hàng

- Thông tin về bảo đảm tín dụng

Để thu thập được những thông tin căn bản như trên, ngân hàng thường yêu cầukhách hàng phải lập và nộp cho ngân hàng các loại giấy tờ sau:

- Giấy đề nghị vay vốn

- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của khách hàng, chẳng hạn như giấyphép thành lập, quyết định bổ nhiệm giám đốc, điều lệ hoạt động

- Phương án sản xuất kinh doanh và kế hoạch trả nợ hoặc dự án đâu tư

- Báo cáo tài chính của thời kỳ gần nhất

- Các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh nợ vay

- Các giấy tờ liên quan khác nếu cần thiết

1.2.1.3.2 Phân tích tín dụng

1 TS Nguyễn Minh Kiều (2007), Nghiệp vụ ngân hàng hiện đại, NXB Thống kê, Tp Hồ Chí Minh.