LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức, và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 2. Phân biệt cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các bộ phận, các phân hệ, cá nhân với trách nhiệm, quyền hạn nhất định được phân công thực hiện điều hành mọi hoạt động của tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Như vậy về mặt lý thuyết, cơ cấu bộ máy quản lý là khái niệm rộng hơn. Nếu như bộ máy quản lý chỉ bao gồm các bộ phân, các phân hệ, cá nhân và trách nhiệm của từng phân hệ, cá nhân đó thì cơ cấu bộ máy quản lý còn bao gồm thêm mối quan hệ giữa các bộ phận, phân hệ, cá nhân đó: tính chuyên môn hoá, tính phối hợp, quyền hạn và trách nhiệm trong đó, sự ảnh hưởng của mỗi bộ phận, phân hệ tới cả bộ máy như thế nào. Nếu như nhìn vào bộ máy quản lý của một công ty chúng ta chỉ có thể nhìn thấy được họ bao gồm những ai, họ có quyền hạn và trách nhiệm gì ở mỗi vị trí để thực hiện điều hành công ty đạt mục tiêu thì khi nhìn vào cơ cấu bộ máy quản lý chúng ta lại có thể biết được họ làm thế nào để đạt được các mục tiêu đó: họ phối hợp với nhau trong công việc như thế nào, mỗi vị trí quản lý phải chịu trách nhiệm trước ai (cấp trên trực tiếp), họ thực hiện sự uỷ quyền như thế nào…Qua đó chúng ta có thể đo lường được sức khoẻ của công ty đó: bộ máy có lành mạnh và đảm bảo thích nghi với sự biến đổi hay không và nó giúp được gì cho quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức. 3. Khái niệm về mô hình cơ cấu bộ máy quản lý: Mô hình cơ cấu bộ máy quản lý là một sơ đồ thể hiện các bộ phận, các phân hệ, các cá nhân và các mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các phân hệ, các bộ phận hay cá nhân đó. Mô hình này cho chúng ta biết mức độ chuyên môn hoá, phối hợp giữa các vị trí lãnh đạo và các phòng ban trong một công ty. 4. Vai trò của cơ cấu bộ máy quản lý: Trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự nghiệp đi lên của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý không chỉ tác động đến năng suất và hiệu quả kinh tế của tổ chức mà còn tác động đến sự hài lòng với công việc của người lao động. Cơ cấu phải được thiết kế nhằm khuyến khích sự tham gia chủ động của các thành viên trong tổ chức, do đó tác động đến việc cải thiện hoạt động của tổ chức. Những thiếu sót của cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến những động lực và tinh thần lao động thấp, những quyết định chậm trễ và không thích hợp, những xung đột và thái độ thiếu hợp tác, sự kém nhạy cảm với những thay đổi và thách thức bên ngoài và làm tăng chi phí hoạt động. 5. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng mô hình cơ cấu bộ máy quản lý tổ chức: Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định hoàn toàn cơ cấu tổ chức. Ngược lại nó chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố về môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức với mức độ thay đổi trong từng trường hợp: 5.1. Chiến lược: Chiến lược và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích: các cơ hội và đe doạ của môi trường, những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn tại. Ngược lại xây dựng mô hình cơ cấu bộ máy quản lý là để phục vụ việc thực hiện các mục tiêu chiến lược nên nó sẽ phải thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược. Động lực khiến các tổ chức phải xây dựng lại mô hình sự kém hiệu quả của nó trong việc thực hiện các chiến lược cũ. Tuy nhiên cũng phải nhớ rằng không phải bất kì một sự thay đổi nào trong chiến lược cũng dẫn đến sự thay đổi mô hình. 5.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp của tổ chức: Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hóa, hình thức hoá cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các hình thức nhỏ, thực hiện những hoạt động không quá phức tạp. 5.3. Công nghệ: Đặc điểm chung và mức độ phức tạp của công nghệ mà doanh nghiệp đó đang sử dụng có thể ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy quản lý: Các tổ chức chú trọng công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp nên mô hình xây dựng phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng các cán bộ cấp cao học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật, các cán bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ và đảm bảo sự điều phối hoạt động một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động chính của tổ chức và công nghệ. 5.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực: Thái độ của ban lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức. Các cán bộ quản lý theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hướng tới sự kiểm soát tập trung, không có sự phân tán với các đơn vị chiến lược. Khi lựa chọn mô hình cũng phải xem xét yếu tố năng lực của đội ngũ nhân viên. Nhân lực có trình độ cao thường hướng tới mô hình quản lý mở trong khi đó các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá. 5.5. Môi trường: Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngược lại , tổ chức muốn thành công trong điều kiện khan hiếm về nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung với các tổ đội đa chức năng. 5.6. Nhiệm vụ sản xuất của doanh nghiệp: Hiện nay việc nhìn nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể tách rời nhau trong công tác quản lý doanh nghiệp. Hay nói cách khác đó là căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh để xác lập lên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đó. 5.7. Địa bàn hoạt động: Địa bàn tập trung hay phân tán cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Việc mở rộng địa bàn hoạt động hoặc phân tán địa bàn hoạt động cũng đòi hỏi có sự bố trí lại lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng, có thể phải dẫn đến sự xuất hiện của một cơ cấu tổ chức quản lý mới. 6. Các yêu cầu của mô hình cơ cấu bộ máy quản lý: Việc xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức cho mỗi công ty phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Tính thống nhất trong mục tiêu: mỗi cơ cấu được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần vào các mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 A1 A2 AN B1 B2 BN - Tính tối ưu: giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức. - Tính linh hoạt: được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng linh hoạt thích ứng với bất kì tình huống nào xảy ra trong tổ chức và ngoài môi trường. - Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất. II. Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản: 1. Theo mỗi quan hệ quyền hạn của tổ chức( cách tiếp cận hệ thống): 1.1. Cơ cấu trực tuyến: Là mô hình cơ cấu đơn giản nhất được xây dựng theo đường thẳng, chỉ có một chủ thể cấp trên và một chủ thể cấp dưới chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của toàn bộ đơn vị. Sơ đồ 1: Mối quan hệ theo quyền hạn trực tuyến Trong đó: A 1, A 2 .A N ; B 1 , B 2 …B N là những người thực hiện trong các bộ phận. Đặc điểm của mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến: - Trong tổ chức sử dụng mối quan hệ trực tuyến: mỗi cấp chỉ có một người quản lý trực tiếp. - Người quản lý trực tuyến ở mỗi cấp tự mình điều hành không có các cơ quan chức năng giúp việc, có nghĩa là mỗi người quản lý phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống dưới quyền của mình. Ưu điểm: - Tuân thủ chế độ một thủ trưởng nên tạo ra sự thống nhất chung cho toàn tổ chức. - Mối quan hệ đơn giản, đồng thời chế độ trách nhiệm rõ ràng. Nhược điểm: - Nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức tổng hợp, toàn diện - Không thể thực hiện trong điều kiện phức tạp, đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao trong một tổ chức. - Không sử dụng được các chuyên gia trong khi gánh nặng quản lý đè lên vai các nhà lãnh đạo trực tuyến. - Sự phối hợp ngang giữa các bộ phận yếu. Thường mô hình này chỉ áp dụng với các tổ chức bé và kinh doanh đơn lĩnh vực, đơn thị trường hoặc áp dụng với các bộ phận cấp thấp đối với công ty lớn, phức tạp. 1.2. Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo chức năng ALãnh đạo chức năng BLãnh đạo tuyến II A1 A2 AN B1 B2 BN Là mô hình cơ cấu kết hợp những ưu điểm chính của hai loại hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng hình thành cơ cấu mang tính liên hợp. Sơ đồ 2: mối quan hệ trong cơ cấu trực tuyến- chức năng. Trong đó: A 1, A 2 …A N ; B 1, B 2 …B N là những người thực hiện trong các bộ phận. Đặc điểm: - Sử dụng đồng thời 3 loại quyền hạn: trực tuyến, chức năng, tham mưu. - Vẫn duy trì lãnh đạo trực tuyến - Người phụ trách các bộ phận chức năng, các tuyến đóng vai trò tham mưu cho thủ trưởng. Họ được giao nhiệm vụ quản lý lĩnh vực nhất định: thu thập thông tin về quyết định, giúp phân tích xử lý thông tin để lựa chọn ra quyết định, giúp tổ chức thực hiện quyết định cho cấp dưới bằng cách đôn đốc, kiểm tra. Ưu điểm: - Một mặt giữ được chế độ uỷ quyền, mặt khác phát huy được kiến thức kinh nghiệm của chuyên gia - Họ có thể ra quyết định theo sự phân quyền và uỷ quyền. Nhược điểm: - Có thể tạo ra quá nhiều bộ phận chức năng làm mô hình trở nên quá cồng kềnh, phức tạp, phản ứng chậm với những thay đổi của môi trường. - Chi phí quản lý tăng. Mô hình này được sử dụng phổ biến trong thực tế, đặc biệt là các tổ chức có vừa phức tạp trên lĩnh vực chuyên môn, vừa phức tạp trên phương diện tổ chức. [...]... 2.8 Mô hình tổ chức ma trận Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau.Ví dụ mô hình chức năng kết hợp với mô hình sản phẩm dưới đây: ở đây các cán bộ quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Sơ đồ 10: mô hình tổ chức bộ phận... hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực đơn sản phẩm, đơn thị trường Tuy nhiên, cơ cấu này chỉ có ý nghĩa về mặt lý luận và ý nghĩa lịch sử 2.2 Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm Đây là kiểu cơ cấu áp dụng cho đơn vị kinh doanh chiến lược với các tiêu chí sản phẩm Sơ đồ 4: mối quan hệ trong mô hình tổ chức bộ phận... đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược - Thiếu sự phối hợp giữa hành động giữa các phòng ban chức năng - Chuyên môn hoá quá mức và và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý - Hạn chế việc phát triển đội ngũ quản lý chung - Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được... toán chung Quản lý bán hàng Kỹ thuật cơ khí Phân xưởng 2 Kế toán chi phí Bán hàng Kiểm tra chất lượng Phân xưởng 3 Thống kê và xử lý số liệu Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng lĩnh vực chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu Đặc điểm: Các hoạt động tương tự được phân nhóm thành các bộ phận, phòng ban chức năng Các bộ phận chức. .. nhất Mô hình này thường được áp dụng đối với các tổ chức có quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ 2.3 Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư Việc hình thành các bộ phận theo lãnh thổ là một phương thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng Trong trường hợp này thì điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được họp nhóm và giao cho một người quản lý. .. phương thức hình thành các bộ phận( theo quan điểm chiến lược) 2.1 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Giám đốc Trợ lý GĐ Trưởng phòng nhân sự Sơ đồ 3: mối quan hệ trong mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng P.GĐ Marketing Nghiên cứu thị trường P.GĐkĩ thuật Quản lý kỹ thuật P.GĐ sản xuất P.GĐtài chính Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch tài chính Lập kế hoạch Marketing Thiết kế Dụng cụ Ngân quỹ Quảng... Đặc điểm của mô hình này mọi sự phân cấp, phân quyền và sắp xếp trong bộ máy hướng tới khách hàng Cơ cấu này thường phù hợp với các công ty kinh doanh trong các lĩnh vực sản xuất hàng tiêu dùng Mọi sự sắp xếp lấy khách hàng làm trung tâm Sơ đồ 7: mô hình tổ chức theo đối tượng khách hàng Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ kinh doanh Giám đốc phân phối sản phẩm Quản lý bán buôn Quản lý bán lẻ Phó... hiệu quả của nguồn lực và hoạt động tại địa phương - Có được thông tin tốt về thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển đội ngũ quản lý chung Nhược điểm: - Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán - Đòi hỏi phải có nhiều quản lý chung, gia tăng chi phí quản lý - Công việc có thể bị trùng lắp và khó duy trì việc ra quyết định và kiểm soát tập trung... quả - Thiếu sự chuyên môn hóa - Đôi khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài Marketing - Các nhóm khách hang có thể không phải luôn xác định rõ rang Mô hình này ít khi sử dụng độc lập mà thường sử dụng kết hợp với các mô hình khác 2 6 Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình Tổ chức theo quá trình là phương thức hình thành bộ phận trong đó các hoạt động được họp nhóm trên cơ sở các giai đoạn của... xuất và phân phối sản phẩm của mình Sơ đô 6: mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược Tổng giám đốc ân hàng phát triển đô thị cho vay bất động sản và thừa kế Ngân hang Ngân hàng hợp tác xã Ngân hàng nông nghiệp Ngân hàng sự nghiệp Ưu điểm của mô hình: - Xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp ta đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi . LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. Khái niệm về mô hình cơ cấu bộ máy quản lý: Mô hình cơ cấu bộ máy quản lý là một sơ đồ thể hiện các bộ phận, các phân hệ, các cá nhân và các mối quan hệ