3.Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng và đảm bảo các thao tác nhập xuất được thực hiện dễ dàng 4.Chương trình phải đảm bảo được +Quản lý được các tầng của kí túc +Quản lý đư
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽtheo cả chiều rộng và sâu Máy tính điện tử không còn là một thứ phương tiệnquý hiếm mà đang ngày càng trở thành một công cụ làm việc và giải trí thôngdụng của con người, không chỉ ở công sở mà còn ngay cả trong gia đình
Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đềutìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằmtin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình Mức độ hoàn thiện tuỳthuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống
Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian học tập với vốn kiến thức ít ỏi củamình,chúng em đã tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý ký túc xá Nó chỉmang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen vớithực tế
Với sự hướng dẫn tận tình của giáo viên,chúng em đã hoàn thành đươc
đề tài này Tuy đã cố gắng hết sức tìm hiểu, phân tích và thiết kế hệ thốngnhưng chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được
sự thông cảm và góp ý của cô giáo
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 3PHẦN 1:TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
I Lý do chọn đề tài
Ký túc xá của các trường đại học bây giờ hầu như về quy mô là rất lớnnên việc quản lý thông tin cán bộ KTX, quản lý sinh viên nội trú và cơ sở vậtchất , các phòng , quản lý thu chi tiền phòng, điện nước, tìm kiếm thông tin làrất cần thiết Ngày nay việc quản lý trên máy tính mang lại hiệu quả cao vềnguồn nhân lực, kinh tế Đặc biệt vào đầu năm số lượng SV đăng ký ở ký túc
là rất nhiều, vì vậy nếu có một chương trình quản lý ký túc sẽ giúp công việcnhanh hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian cho công tác quản lý
II.MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI
1.Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá nhằm tin học hóa việc
quản lý trong ký túc xá, tạo mối quan hệ mật thiết giữa sinh viên và nhàtrường
2.Thay thế việc ghi chép trên sổ sách bằng cách nhập, xuất và lưu trữ
thông tin một cách nhanh chóng ,chính xác và oan toàn về dữ liệu trên máytính Đáp ứng kịp thời thông tin khi người dùng cần đến Tránh sai sót vàgiảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc quản lí
3.Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng và đảm bảo các thao tác
nhập xuất được thực hiện dễ dàng
4.Chương trình phải đảm bảo được
+Quản lý được các tầng của kí túc
+Quản lý được phòng ở trong ký túc xá, số phòng, số người trong phòng +Quản lý việc đăng kí hợp đồng ở Ký túc xá
+Quản lý sinh viên trong ký túc xá ( Danh sách sinh viên từngphòng,thông tin sinh viên về : phòng, địa chỉ, lớp,… )
Trang 4
+Quản lý thu tiền điện nước, cấp hóa đơn
+Quản lý việc khen thưởng, kỷ luật trong ký túc xá
+Cập nhật, sửa đổi dữ liệu
5.Các nhiệm vụ cần phải làm :
+Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của Ký túc xá
+Tìm hiểu nhiệm vụ và qui trình thực hiện công việc tại Ký túc xá +Khảo sát tình hình thực tế
+Áp dụng các kiến thức về Cơ sở dữ liệu và Phân tích - thiết kế hệ thốngthông tin quản lý để xây dựng chương trình quản lý Ký túc xá tự động thực hiện một số công việc bằng máy tính có thể thay thế một phần công việc cho con người
III.Các nguyên tắc đảm bảo
xây d ng h th ng qu n lý KTX hoàn ch nh, m b o d li u v m i
m t ta ph i d a trên các nguyên t c sau:
+Nguyên tác c s thông tin th ng nh t: thông tin c tích l y và c p
nh t th n g xuyên ph c v cho bài toán qu n lí.Chúng ta nên t ch cthông tin thành các m ng c b n tránh d th a thông tin và m bàothông tin c nh t quán,th ng nh t
+Nguyên t c linh ho t thông tin:ngoài các m ng thông tin c b n thì c n
Trang 5
I.Phân tích nghiên cứu sơ bộ về KTX
1.Hệ thống quản lý KTX gồm
+ Trưởng ban quản lý: Người có quyền cao nhất ở KTX
+ Bộ phận quản sinh: Quản lý hồ sơ sinh viên
a ,Vai trò,nhiêm vụ của các bộ phận trong hệ thống quản lí KTX
+ Trưởng ban quản lí chịu trách nhiệm trong các vấn đề giấy tờ của sinhviên, quyết định mọi sinh hoạt của sinh viên Người có quyền quyết định sinhviên được ở KTX hay không,…
+ Ban quản sinh quản lý hồ sơ sinh viên, kết hợp với tổ bảo vệ, tổ tự quản
để theo dõi tình hình hoạt động của sinh viên, quản lý thông tin của từng sinhviên, sinh hoạt của sinh viên, kỷ luật của sinh viên
+ Tổ bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự trong khu ký túc xá,theo dõi tình hình hoạt động của sinh viên có đúng giờ giấc hay không, có viphạm quy chế của KTX hay không,…
+Tổ tạp vụ theo dõi tình hình vệ sinh của phòng ở, tổ chức thực hiện vệsinh của khu ký túc xá
Trang 6+ Tổ tự quản sinh viên, đây là tổ gồm những sinh viên được ban quản lý chọn
lựa bầu lên, thường xuyên theo dõi nhắc nhở tình hình sinh hoạt của sinh
viên
Trang 7b ,Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống KTX
+ Giữa Trưởng ban và ban quản sinh: Ban quản sinh quản lý hồ sơ và theodõi hoạt động của sinh viên, nên sẽ có báo cáo định kỳ cho trưởng ban Khi cósinh viên nào vi phạm kỷ luật, ban quản sinh lập quyết định, báo cáo vàTrưởng ban là người có quyết định đối với sinh viên đó và đưa ra hình thức
kỷ luật Cũng như khi một sinh viên nào đăng ký ở KTX, sinh viên làm hợpđồng với ban quản sinh và Trưởng ban là người đại diện ký và quyết định chosinh viên đó ở hay không
+ Giữa ban quản sinh và sinh viên: ban quản sinh nắm giữ hồ sơ thông tincủa sinh viên, khi có việc cần lấy thông tin sinh viên thì sẽ được ban quảnsinh cung cấp Và khi làm hợp đồng ban quản sinh xem xét phê duyệt hồ sơ.Theo dõi nắm bắt việc sinh hoạt của sinh viên
+ Ngoài ra, không trực tiếp quản lý khu KTX nhưng có tác động đến chiếnlược phát triển và tổ chức ký túc xá, đó là Ban giám hiệu nhà trường Bangiám hiệu nhà trường có quyết định trong việc tổ chức nhân sự trong Banquản lý (BQL) ký túc xá Ban giám hiệu nhà trường phải nắm được các thôngtin của sinh viên trong ký túc xá Và bằng cách thông qua những báo cáo định
kỳ và đi thăm ký túc xá, ban giám hiệu nhà trường nắm được tình hình của
ký túc xá Thông thường sau mỗi kỳ học và các cuộc họp giao ban trưởng ban
Trang 8và ban quản lý ký túc xá báo cáo tình hình ăn ở, sinh hoạt, an ninh trật tự củasinh viên và công việc tổ chức quản lý của BQL ký túc xá
3.Hệ thống quản lí KTX (Sơ đồ phân cấp chức năng)
BAN GIÁM HIỆU
Thông tin báo cáo Yêu cầu
TRƯỞNG BAN KTX
Quyết định Báo cáo
Theo dõi giám sát
TỔ TẠP VỤ
TỔ BẢO VỆ
TỔ TỰ QUẢN
Đăng kí gia hạn hợp đồng
Tổ chức quản lí thông tin
BAN QUẢN SINH
Gửi yêu cầu
SINH VIÊN
Trang 9Hình 3:Quá trình làm HĐ cho sinh viên
4.Những nghiệp vụ trong Hệ thống quản lý của KTX
a,Làm hợp đồng cho sinh viên
+ Ký túc xá ưu tiên làm hợp đồng cho sinh viên năm nhất.
+ Thời gian làm hợp đồng: Tập trung cao điểm vào thời gian đầu nhập học,giữa tháng 9 Ngoài ra nếu KTX còn dư chỗ thì vẫn tiếp tục làm hợp đồng chosinh viên
+Phía bên A (BQL) tham gia làm hợp đồng: Trưởng ban, Tổ quản sinh, Bảo
vệ, Phòng thủ quỷ, tài vụ
+Đối tượng làm hợp đồng là sinh viên
+Quá trình làm hợp đồng: Sinh viên mua hợp đồng do Tổ quản sinh bán, sinhviên có nhiệm vụ điền tất cả các thông tin cần thiết về lý lịch và biên bản hợpđồng Sau khi ghi tất cả các thông tin sẽ được tổ quản sinh xác nhận, vàTrưởng ban sẽ ký và xác nhận Sau khi được xác nhận sinh viên đóng tiền chophòng Thủ quỷ Và sinh viên sẽ được nhận phòng ở
Hình 2:Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống KTX
Trang 10b,Gia hạn hợp đồng
Quá trình này thường diễn ra vào đầu học kỳ II, sau khi sinh viên đã đăng
ký hợp đồng ở đầu học kì I Học kỳ tiếp theo sinh viên không phải làm hợpđồng nữa, mà sử dụng hợp đồng cũ để tiếp tục gia hạn:
+Sinh viên được gia hạn phải không bị vi phạm kỷ luật gì trong học kỳtrước, hoặc bị vi phạm nhẹ được xem xét
+Sinh viên được xét gia hạn hợp đồng không cần mua hợp đồng mới,chỉ cần đăng ký gia hạn với tổ sinh viên để được gia hạn
+Sinh viên vẫn phải cần xác nhận với Trưởng ban, và đóng tiền cho tài
+Nếu các thiết bị được xác định cho chính sinh viên trong phòng làm
hư, thì sinh viên của chính phòng đó phải chịu trách nhiệm khắc phục cho banquản lý
d, Quản lí công tác vệ sinh
Đây là khâu làm thường xuyên trong ký túc xá Công tác vệ sinh được triểnkhai hàng tuần:
+Cuối tuần cho sinh viên toàn ký túc làm vệ sinh, bao gồm các sinh viênchỉ định, và các sinh viên bị vi phạm kỷ luật
Trang 11+Chấm điểm vệ sinh định kỳ hàng tuần cho các phòng ở, phòng điểmthấp sẽ có biện pháp kỷ luật, phạt lao động vệ sinh.
II.PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ THIẾT KẾ DỮ LIỆU
1.Phát hiện thực thể
1, TẦNG ( TANG ) :
-Tầng gồm nhiều phòng, mỗi tầng có một tên riêng :Tầng 1, 2, 3, 4, 5 Mỗi tầng có một tầng trưởng và tầng phó quản lý các phòng và sinh viên thuộc tầng mình
-Mỗi phòng có một mã phòng riêng, có 2 loại phòng là phòng nam hay là nữ,
số sinh viên tối đa trong phòng Mỗi phòng có một phòng trưởng để quản lýphòng mình
Trang 12+SODT : Số điện thoại
4,Sinh viên ( SINHVIEN ) :
-Các thuộc tính :
+MAHD : Mã hợp đồng
+MASV : Mã sinh viên
+HOTENSV : Họ tên sinh viên
+NGAYSINH : Ngày sinh
+NGAYTAOHD : Ngày tạo hợp đồng
+TGBDHD : Thời gian bắt đầu hợp đồng
+HOTENSV : Họ tên sinh viên
+NGAYSINH : Ngày sinh
+LOP : Lớp
Trang 13Đây là mô hình chỉ các mối liên hệ của các thực thể trong hệ thống quản
lý ký túc xá => Từ mô hình này ta có thể xây dựng hệ thống KTX dựa trêncác mối liên hệ này
Trang 14TS GIUONG TRUONG PHONG
MA PHONG CHUC VU LOP KHOA QUE QUAN GIOI TINH
1
1
1 1
TANG
MA TANG TEN TANG TANG TRUONG TANG PHO 1 * 1
1 * 1
TANG TRUONG-TANG PHO
MA TANG
MA CV TEN CV
HO TEN SV PHONG name
1
1 1
3) Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ
+HOPDONG (MAHD, NGAYTAO HD, TGBD HD, TGKT HD) +QUANLY(MACHUCVU,TENCHUCVU,HOTEN, DIACHI,DIENTHOAI) + THENOITRU (MATHE, MASV, MAHĐ, HOTEN SV, NGAYSINH,
Trang 15Ứng với mỗi lược đồ quan hệ trong mô hình tổ chức dữ liệu, dữ liệu được cài đặt thành một tệp cơ sở dữ liệu gồm các cột: tên trường, kiểu dữ liệu, độ lớn
và phần ràng buộc dữ liệu như các bảng sau:
a, Quan hệ HOPDONG (MAHD, NGAYTAO HD, TGBD HD, TGKT HD)
Tên
trường
Loại DL
Kíchcỡ
HĐ
Date/
Time
ShortdateTGKT
HĐ
Date/
Time
Shortdate
b, Quan hệ QUANLY (MACHUCVU, TENCHUCVU, HOTEN, DIACHI, DIENTHOAI)
Trang 16TÊN TRƯỜNG Kiểu DL Kích cỡ Ghi chú
d, Quan hệ THENOITRU (MATHE, MASV, MAHĐ, HOTEN SV,
NGAYSINH, LOP, KHOA, MAPHONG)
cỡ
Ghi chú
Trang 17e,Quan hệ TANG(MATANG, TENTANG, TANGTRUONG, TANGPHO)
Tên trường Kiểu DL Kích cỡ Ghi chú
Trang 18QUEQUAN Nvarchar 50
g, Quan hệ TRUONGPHONG (MAPHONG,MACV,TENCV, HOTENSV)
Tên trường Kiểu DL Kích cỡ Ghi chú
Field Name Data Type Field Size Ghi chú
TENCHUCVU Nvarchar 20
Trang 19Dang Nhap
Quan li tang
Quan li phong
Quan li sinh vien
Khen thuong-Ki luat
Quan li dien nuoc
Quan li chuc vu
NV quan li (Ban quan sinh)
2.Sơ đồ chi tiết
a, UC chi tiết quản lí phòng
Trang 21quan li sinh vien
NV quan li(ban quan sinh)
Trang 22Tim theo thang
Quan li dien nuoc
NV quan li
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Trang 23Thông tin s/v dki kkiHĐ,…) Phản hồi
Trả lời
Yê u cầu
23
Phân tích thiết kế hệ thống quản lí kí túc xá
IV.Mô hình luồng dữ liệu xử lí và các sơ đồ phân rã chức năng.
Sơ đồ tổng quát của hệ thống quản lý sinh viên của ký túc xá
=>Chương trình tổng quát là một hệ thống, mà đảm bảo xử lý được thôngtin sinh viên nhập vào, như trong quá trình xử lý thông tin trong hợp đồng,cập nhật thông tin sinh viên, chỉnh sửa thông tin sinh viên
Hình4: Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 0 (tổng quát) của hệ thống
Trang 24CẬP NHẬT THÔNG TIN BAN QUẢN SINH
Dữ liệu
Tất cả thông tin s/v Chấp nhận hay không.
Cập nhật dữ liệu mới
Hình 5:Sơ đồ luồng dữ liệu quá trình cập nhật SV
6 Cập nhật
Hình6: Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã của quá trình cập nhật thông tin mới
1, Qúa trình cập nhật thông tin sinh viên
+ Sơ đồ luồng dữ liệu trong quá trình cập nhật mới sinh viên ( đăng kí hợp đồng )
+ Sơ đồ phân rã của quá trình cập nhật thông tin mới cho sinh viên
Tổ quản sinh lấy thông tin từ phía sinh viên trước (Mã s/v, họ & tên, quêquán, ngày sinh,…) sau đó đưa thông tin vào hệ thống Và hệ thống sẽ kiểmtra thông tin có hợp lệ chính xác không Sau đó hệ thống gởi phản hồi lại chongười dùng biết là cập nhật được nữa hay không
Trang 253.Bổ sung sửa chữa thông tin
Hình 7: Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 0 của quá trình sửa đổi thông tin s/v
2,Qúa trình sửa chữa thông tin sinh viên
Quá trình bổ sung, sửa chửa thông tin cho sinh viên cũng tương tự như quátrình đăng ký một hợp đồng cho sinh viên, nhưng trong quá trình bổ sung sửachữa thì hệ thống đọc những thông tin đã có của sinh viên đó trước, sau đómới bổ sung sửa chữa thêm rồi kiểm tra lại và cập nhật xuống cơ sở dữ liệucủahệ.thống
+ Sơ đồ luồng dữ liệu trong quá trình cập nhật mới sinh viên
+Mô hình luồng dữ liệu phân rã cho quá trình bổ sung sửa đổi thông tin
Quá trình này cũng gần giống như mô hình thêm mới một sinh viên vào cơ sở
dư liệu, trong quá trình chỉ có thêm bước lấy thông tin cũ đã có của sinh viên,
và sau đó tiến hành cập nhật thay đổi từ phía người dùng (Tổ quản sinh), sau
đó hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào đã hợp lệ chưa Nếu thông tin hợp lệthì cập nhật xuống cơ sở dữ liệu còn ngược lại gởi yêu cầu cho người dùngbiết thông tin không được cập nhật Yêu cầu sửa đổi lại
Trang 26Hình8: Sơ đồ phân rã của qt sửa đổi TT sinhviên
thông tin s/v
26
Phân tích thiết kế hệ thống quản lí kí túc xá
3, Quá trình tìm kiếm thông tin của sinh viên
Quá trình của việc tra cứu thông tin: Người dùng nhập thông tin cần tracứu yêu cầu hệ thông tìm kiếm, ở đây người dùng có thể tùy chọn các mụccần tra cứu thông tin Sau khi ra lệnh ra cứu, hệ thống kết nối với cơ sở dữliệu tìm kiếm so sánh thông tin với lúc đầu người dùng cung cấp, sau khi tìmkiếm và đưa ra những kết quả chính xác nhất cho người dùng, và hệ thống cóthể đưa thông tin tìm kiếm được qua các thiết bị xuất như màn hình máy in,…tùy người sử dụng yêu cầu
Trang 271.Yêu cầu, thông tin
3.Kết quả của tra cứu 2.So sánh thông tin
4.Thông tin trả lời
Hình9: Sơ đồ luồng DL ở mức 0 của quá trình tra cứu thông tin
1,Biểu đồ trình tự nhập sinh viên mới ( đăng kí hợp đồng cho sinh viên ) :
Mô tả:Nhân viên quản lí nhấn vào nút đăng kí trên form chính và form đăng
kí hợp đồng sẽ hiện ra.Sau đó nhân viên quản lí nhấn vào nút nhập sinh viên mới và hệ thống yêu cầu nhập mã hợp đồng,mã sinh viên,họ tên,ngày sinh,lớp,khoa,phòng,ngày đăng kí… thì nhân viên quản lí sẽ nhập những thông tin đó theo yêu cầu của hệ thống.Tuy nhiên, khi nhập mã hợp đồng và mã sinh viên thì form hợp đồng phải kiểm tra xem mã đó đã tồn tại hay chưa.Nếu tồn tại rồi thì báo không thành công và phải nhập lại mã khác.Nếu chưa tồn tại thì báo thành công và thực hiện tiếp các chức năng khác.Sau khi nhập xong hết tất cả các thông tin mà hệ thống yêu cầu thì nhân viên quản lí sẽ nhấn nút lưu
để lưu thông tin sinh viên và lưu thông tin phòng ban
Trang 28: NV QUAN LI
F hien thi chính Fdang ki hop
dong Fdang ki hop dong
1: Nhan nut dang ki
2: Hien thi form dang ki
4: nhan nut nhap SV
6: Nhap ma hop dong
10: Nhap ma SV
3: yeu cau dang ki
5: y/c nhap ma hop dong
7: kiem tra ma da co chua 8: bao cao da ton tai hay chua 9: y/c nhap ma sv
11: kiem tra ma sv da ton tai chua 12: bao cao ma da ton tai chua
13: y/c nhap ho ten sv 14: nhap ho ten sv 15: y/c nhap ngay sinh 16: nhap ngay sinh 17: y/c nhap lop 18: nhap ten lop 19: y/c nhap khoa 20: nhap ten khoa 21: y/c chon gioi tinh 22: chon gioi tinh 23: y/c nhap phong 24: nhap ten phong 25: y/c chon chuc vu 26: chon chuc vu 27: y/c nhap que quan 28: nhap que quan 29: y/c chon ngay dk hop dong 30: chon ngay dk hop dong
32: Nhan nut luu 31: y/c nhan nut luu
33: luu thong tin sv