Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống- hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lương thực thực phẩm
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Mục lục Các Phần Phần I Phần II Phần III PhÇn IV PhÇn V PhÇn VI Néi Dung Mơc Lơc Nhận Xét Đánh Giá Của Giáo Viên Lời Nói Đầu Khảo Sát Hiện Trạng Xác lập Dự án Hiện Trạng Của Hệ Thống Hoạch Toán Kế Toán GiảI Pháp Dữ Liệu Đầu Ra Các Sơ Đồ Biểu Diễn Chức Năng Của Hệ thống Trang 4 5 Mô hình phân rà chức hệ thống hạch toán kế toán Sơ đồ luồng liệu Phân tích liệu hệ thống 13 Mô Hình Thực Thể Liên Kết Mô Hình Quan Hệ Giữ Liệu Thiết kế Tệp Một Số Tệp Cơ Sì D÷ LiƯu Mét Sè From ChÝnh kÕt Ln 13 13 14 14 16 18 Nhận xét đánh giá giáo viên - Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm -Giáo viên Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Lời nói đầu Sự phát triển ngành công nghệ thông tin năm gần đà đem lại thành tựu to lớn việc phát triển kinh tế Những chơng trình tin học ứng dụng ngày nhiều Rất nhiều công việc thủ công trớc đà đợc sử lý phần mềm chuyên dụng, đà giảm đáng kể công sức ngời lao động, công việc đợc xử lý nhanh chóng độ xác cao Để có đợc phần mềm tin học ứng dụng đáp ứng nhu cầu công việc đặt ngời lập trình phải phân tích tìm hiểu hệ thống làm việc chơng trình, từ xây dựng lên phần mềm ứng dụng quản lý chơng trính ngôn ngữ lập trình Chơng trình, phần mềm ứng dụng đóng vai trò quan trọng lĩnh vực quản lý,nó công cụ hỗ trợ đắc lực hầu nh thiếu nhằm đáp ứng đầy đủ thuận lợi đòi hỏi công việc quản lý nhờ công cụ trợ giúp có sẵn nh Access, SQLServer l phần mềm nh đợc ứng dụng rộng rÃi công tác quản lý, ngôn ngữ lập trình mạnh giúp cán quản lý viết chơng trình để sử sụng sơ liệu hay giải yêu cầu đó,phần mền ứng dụng đà phần trợ giúp nhà quản lý trở lên nhanh chóng ,thuận lợi,chính xác kịp thời với tính có sẵn sát với thực tế quản lý Chơng trình Phân tích thiế kết hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm chơng trình đợc xây dựng nhằm đáp ứng đòi hỏi đặt trình quản lý nh nhập thông tin hàng hoá nhập xuất đi, tìm kiếm, thống kê, in báo cáo nhiều công việc khác cách nhanh chóng thuận tiện ,chính xác cách hệ thống.Trong chơng trình phần mền ứng dụng chơng trình nghiên cứu phân tích thiết kế hệ thống đóng vai trò quan trọng việc thiết kế chơng trình phần mền ,nhìn vào phân tích ta hiểu đợc ngời lập trình muốn làm hiểu đợc hoạt động hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Chơng I Khảo sát trạng xác lập dự án I Hiện trạng hệ thống hạch toán kế toán (HTKT) công ty xuất nhập lơng thực, thực phẩm Vài nét hệ thống HTKT : Hầu hết ứng dụng kế toán thị trờng hớng đến mục đích tin học hoá công tác kế toán sở làm việc, kinh doanh, từ văn phòng cho dến nhà máy sản xuất Nh đà biết thân kế toán công việc tính toán thời gian Những năm trớc trình độ tin học cha phát triển, hầu hết kế toán viên sử dụng máy tính bỏ túi để thực công việc thống kê bút toán, tính tồn quỹ, tồn kho, công nợ, thu chi, chi phí giá thành, Những công việc nhiều ngày hay nhiều tuần để kết thúc kỳ kế toán Ngày với trợ giúp máy tính, công việc tính toán kết sổ kế toán ngày cải thiện Bắt đầu từ việc sử dụng phần mềm quản lý, công việc kế toán trở lên dễ dàng Và việc quản lý đợc hoàn thiện phải phân tích hệ thống hạch toán kế toán Thực trạng hệ thống HTKT công ty xt nhËp khÈu l¬ng thùc, thùc phÈm Ỹu : o Thiếu vắng : Không có hệ thống hạch toán kế toán hoàn chỉnh để quản lý, kiểm kê, theo dõi đáp ứng nhu cầu thay đổi hàng ngày o Kém hiệu việc quản lý hµng nhËp vỊ, hµng xt kho, hµng tån kho, viƯc to¸n, thu chi diƠn chËm o C¸c công việc nh: thống kê hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho, công nợ, chi phí giá thành, hầu hết nhân viên dùng máy tính bỏ túi để tính toán, thống kê nên công việc kéo dài nhiều ngày nhiều tuần lễ để có đợc thống kê báo cáo kỳ kế toán o Công việc theo dõi, thực đơn hàng không sát, xảy nhiều sai sót phân tán quản lý o Tổn phí : Do trình đối chiếu thủ công để khớp từ dự trù đơn hàng, hàng nhận, phiếu giao hàng hoá đơn toán o Và nguyên nhân gây nhợc diểm : + Tốn nhiều thời gian công sức + Dễ nhầm lẫn sai sót + Khó kiểm tra quản lý + Công việc tìm kiếm khó khăn + Cập nhập sửa đổi không thuận tiện + Hiệu quả, xuất thấp Do hệ thống quản lý hạch toán kế toán cần phải sửa đổi lại cấu quản lý, hoạt động nhằm nâng cao hiệu để dễ quản lý đến công việc Mục tiêu o Khắc phục yếu o Tăng cờng quản lý, kiểm tra đầu vào đầu hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm o Tạo hệ thống hạch toán kế toán hoàn chỉnh o Tổ chức theo dõi quản lý đơn hàng, hàng nhập kho, xuất kho, hàng tồn kho, đơn hàng cách chặt chẽ, tránh sai sót chậm chễ với đơn hàng II Giải pháp Cần tổ chức lại cấu quản lý Tin học hoá toàn công đoạn thủ công kế toán Nghiên cứu, phân tích hệ thống cách tỉ mỉ, chi tiết để từ viết phần mềm hạch toán kế toán phù hợp với hệ thống công ty Tiển dụng đội ngũ kế toán thông thạo vi tính Việc thống kê sổ sách, liệu, tìm kiếm, sửa chữa, báo cáo, trả lời đơn hàng cần đợc xử lý máy tính III Dữ liệu đầu - Trong hệ thống thông tin lý có thông tin đầu vào khác - Những thông tin đầu vào cố định thay đổi, thông tin mang tính chất thay đổi lâu dài - Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên, phải luôn cập nhật xử lý - Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, đợc tổng hợp từ thông tin cấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian + Thông tin mặt hàng, + Thông tin giá IV Dữ liệu đầu thông tin xử lý bao gồm thông tin sau: Bảng biểu báo cáo thông tin đầu quan trọng đợc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quản lý, phản ánh trực tiếp mục đích hệ thống quản lý, bảng biểu phải đảm bảo xác kịp thời Bảng thống kê hoá đơn đặt hàng, giao hàng, mua hàng nhận hàng Bảng thống kê báo cáo mặt hàng xuất Bảng thống kê báo cáo mặt hàng nhập Bảng thống kê báo cáo mặt hàng tồn kho Thống kê khoản thu chi hàng tháng Bảng thống kê tồn quỹ (Để tính tồn quỹ cần có số liệu thu chi tồn quỹ đầu kỳ cuối tháng tại) Các thông tin trả lời ngời quản lý Bảng tổng kết thống kê chơng trình hạch toán kế toán kì Chơng II Các Sơ Đồ Biểu Diễn Chức Năng Của Hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm I Mô hình phân rà chức hệ thống hạch toán kế toán - Sơ đồ phân cấp chức cho ta nhìn tổng quát chức hệ thống, giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích tăng cờng cách tiếp cận logic tới phân tích hệ thống Hệ thống hạch toán kế toán công ty bao gồm chức chính: quản lý sách, quản lý độc giả, mợn trả sách, tra cứu, báo cáo Thống Kê Báo Cáo Thống kê đơn hàng Báo cáo mặt hàng Báo cáo thu chi hàng tháng Tìm kiếm theo đơn hàng Tìm kiếm theo thời gian Tìm kiếm theo tên hàng Tìm Kiếm Xoá Cập Nhập Dữ Liệu Sửa Nhập Quản Lý Hệ Thống Hạch Toán - Kế Toán Thoát Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Sơ đồ phân cấp chức mức đỉnh gồm chức nh thể hệ thống kế toán : Cập Nhập Dữ Liệu Cho phép nhập vào liệu: Hoá đơn, đơn hàng, mặt hàng xuất khẩu, mặt hàng nhập khẩu, mặt hàng tồn kho, giá loại mặt hàng, Sửa đổi thông tin hàng hoá, giá mặt hàng, đơn hàng, Xóa thông tin hàng hoá, đơn hàng, khách hang, Tìm Kiếm Tìm kiếm cách nhập vào tên mặt hàng hệ thống kiểm tra, trả kết Tìm kiếm cách nhập vào thời gian, hệ thống trả kết hoá đơn, mặt hàng, thời gian đà nhập Tìm kiếm theo đơn hàng đa thông tin khách hàng, hàng hoá nhập, xuất, thông tin chi tiết mặt hàng, Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Báo Cáo Thống Kê Báo cáo thống kê khoản thu chi hàng tháng, khoản toán hoá đơn, Báo cáo thống kê mặt hàng nhập về, mặt hàng xuất khẩu, Báo cáo thống kê đơn hàng cho biết chi tiết khách hàng, mặt hàng xuất (nhập), giá mặt hàng đó, Sau công việc đợc hoàn tất, chơng trình hỏi để lu kết quả, ngời dùng đồng ý lu lại hệ thống tự động lu lại kết công việc đà làm Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm V Sơ đồ luồng liệu Sơ đồ luồng liệu mức khung cảnh: Yêu thông tin tìm kiếm Yêu cầu cập nhập thông tin Hệ Thống Quản Lý Hạch Toán - Kế Toán Lơng Thực, Thực Phẩm Của Công Ty Nhân Viên Quản Lý Trả thông tin đà cập nhập Trả thông tin tìm kiếm - Giải thích: Kết thống kê + Nhân viên quản lý cập nhập thông tin liệu cần thiết hệ thống sau xử lý trả kết thông tin ®· cËp nhËp + Sau ®· cËp nhËp nhân viên đa yêu cầu tìm kiếm bất kì, hệ thống trả thông tin tìm kiếm đợc + Sau môix kỳ kế toán nhân viên phải thống kê sổ sách, cần nhập vào yêu cầu thống kê hệ thống tự động trả kết thống kê Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh 10 Hàng Hóa Thoát Đơn Hàng 11 Thời Gian Yêu cầu thông tin bảng liệu Kho hàng Thống Kê báo cáo Nhân Viên Quản Lý Tìm Kiếm Dữ Liệu Khách hàng Khách hàng Yêu cầu thoát Trả kết tìm thấy Dữ liệu cần tìm kiếm Cập Nhập Dữ Liệu Đơn Hàng Thoát khỏi hệ thống Kho hàng Xuất tyhông tin mặt hàng, khách hàng, Khách hàng Yêu cầu cập nhập, tìm kiếm,thống kê DL Trả KQ cập nhập, tìm kiếm thống kê Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Sơ đồ luồng liệu mức dới đỉnh a Chức cập nhập liệu: Bảng liệu đà đợc sửa b Khách hàng Sửa Dữ Liệu Nhân Viên Quản Lý Xoá Dữ Liệu Khách hàng Kho hàng Hàng Hóa Chức xuất liệu 12 Bảng liệu đà xoá theo yêu cầu Nhập thông tin cần xóa Nhập Dữ Liệu Giá Hàng Nhập thông tin liệu Kho hàng Nhập thông tin cần sửa Bảng liệu đà nhập Khách hàng Đơn Hàng Mặt Hàng(xuất/nhập) Đơn Hàng Xuất hàng (the số hàng nhập) Giá Hàng Yêu cầu số lợng hàng nhập Bảng danh sách khách hàng hang nhập Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Khách Hàng Xuất hàng (theo số hàng xuất) 13 Bảng danh sách khách hàng hang xuất Yêu cầu số lợng hàng xuất Nhân Viên Quản Lý Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Chơng III Phân tích liệu hệ thống I Mô hình thực thể liên kết Kiểu thực thể liên kết nguồn thông tin cần thiết cho hệ thống ,các kiểu thực thể xuất tác nhân ngoài, luồng thông tin nội kho liệu Đối với hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm cần có hai kiểu thực thể là: + Kiểu thực thể hàng hoá, + Kiểu thực thể khách hàng, + Kiểu thực thể đơn hàng Hệ thống thống hạch toán kế toán công ty quản lý nhiều mặt hàng, khách hàng đơn hàng Một khách hàng có nhiều đơn hàng mua nhiều mặt hàng, nhng đơn hàng ứng với khách hàng Một mặt hàng lại bán cho nhiều khách hàng khác có nhiều đơn hàng đặt mua mặt hàng Nh kiểu liên kết khách hàng hàng hóa kiểu liên kết nhiều nhiều(n-n), khách hàng với đơn hàng kiểu liên kết nhiều(1-n), đơn hàng với hàng hóa kiểu liên kết nhiều(1-n) Kiểu liên kết đợc chuyển thành kiểu liên kết (1-n) nhờ kiểu thực thể trung gian kiểu thực thể nhân viên quản lý Bảng mô hình thực thể liên kết: Hàng Hóa NV Quản lý Đơn hàng Khách hàng II Mô hình quan hệ liệu Chơng IV Thiết kế tệp I Một số tệp sơ liệu Hồ sơ khách hàng(Khách hàng) 14 Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Các mặt hàng công ty(Hàng hóa) 15 Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Các đơn hàng đợc đặt(Đơn hàng) Chi tiết đơn hàng(Đồng Đơn Hàng) 16 Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm II Một số from From đăng ký khách hàng: From nhập hàng hoá: From đặt hàng: m 17 Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thùc thùc phÈm From t×m kiÕm: Fro m sưa liệu: 18 Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Chơng V Kết Luận Chơng trình quản lý hệ thống hạch toán kế toán có số công đoạn thủ công nhờ tự động hoá nhờ máy tính trở lên nhanh hiệu trớc Các công đoạn cập nhập liệu nh sửa, xóa, tìm kiếm, đà đa nên tự động hoá, thông số thống kê đợc thiết kế máy in giấy Do giảm đợc chi phí thời gian đồng thời tránh đợc sai xót, lầm lẫn, mang lại hiệu cao Em hy vọng với chơng trình đóng góp ý kiến hay, ý tởng cho việc xây dựng hệ thống quản lý hệ thống hạch toán kế toán Chơng trình quản lý hệ thống hạch toán kế toán mang ý nghĩa xây dựng mô hình hệ thống quản lý theo phán đoán chủ quan ,với kinh nghiệm ngành kế toán trình độ chuyên môn non yếu thân nên tránh đơc sau sót mong đợc góp ý chân thành thầy cô bạn Chúng em xin chân thành cảm ơn hớng dẫn tận tình thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin đặc biệt thầy Nguyễn Minh Quý ý kiến đóng góp bạn bè để chơng trình hoàn thành Nhóm thực Hoàng Xuân Hoµi Chu ThiỊu Quang 19 ... 14 Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Các mặt hàng công ty( Hàng hóa) 15 Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực. .. cập nhập, tìm kiếm,thống kê DL Trả KQ cập nhập, tìm kiếm thống kê Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán. .. đầu hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán công ty xuất nhập lơng thực thực phẩm o Tạo hệ thống hạch toán kế toán hoàn chỉnh o Tổ chức theo dõi quản lý đơn hàng, hàng nhập kho, xuất