BÁO CÁO TỔNG HỢP HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I .DOC

BÁO CÁO TỔNG HỢP HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP

báo cáo tổng hợp hoạt động của công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I

Sau đại hội lần thứ 6 của Đảng, nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơchế thị trờng Từ đó đến nay, nền kinh tế nớc ta đã có nhiều khởi sắc quantrọng dới sự tác động của nhiều chủ trơng, chính sách kinh tế mới

Trong xu thế ngày càng trở thành một chỉnh thể thống nhất của nềnkinh tế thế giới, các quan hệ đợc mở rộng đa phơng đa dạng dới nhiều hìnhthức Bên cạnh các quan hệ ngoại giao, đầu t quốc tế thì thơng mại quốc tế

đặc biệt phát triển Trong đó xuất khẩu lại đợc coi là hoạt động cơ bản củathơng mại quốc tế

Hoạt động xuất khẩu xuất hiện từ rất sớm, với những vai trò hết sức

to lớn nh tạo khả năng xâm nhập thị trờng quốc tế, giải quyết công ăn việctrong nớc, tạo nguồn thu ngoại tệ phục vụ hoạt động nhập khẩu, phát triểnkinh tế đất nớc Do đó xuất khẩu phải đợc nghiên cứu cả về phơng diện lýluận và thực tiễn một cách khách quan và khoa học Đây cũng là vấn đềphức tạp đang đặt ra với tất cả các nhà quản lý, nhà khoa học và kinhdoanh

Trong thời gian vừa qua em đã có những hiểu biết sơ lợc về Công ty

nh sau:

I - lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của Công ty XNK tổng hợp I.

1 Lịch sử hình thành

Đầu những năm 1980, Nhà nớc ban hành nhiều chủ trơng chính sáchphát triển kinh tế, khuyến khích các ngành,các địa phơng nhằm đẩy mạnhhoạt động xuất nhập khẩu trên thị trờng trong nớc và quốc tế.Nền kinh tế đã

có nhiều chuyển biến tích cực, tuy sản xuất trong nớc mới chỉ đáp ứng đợcmột phần nào nhu cầu thị trờng,nhng cũng đã có nhiều sản phẩm xuất khẩuvợt chỉ tiêu phải giao nộp kế hoạch, bên cạnh đó còn có sự xuất hiện nhucầu xuất khẩu ngoài các nghị định th trao đổi hàng clearing Trong đó, việc

mở rộng quyền xuất nhập khẩu cho các ngành, các địa phơng, quyền đợc sửdụng số ngoại tệ thu đợc do xuất khẩu địa phơng từ các tỉnh Trung Du miềnnúi đều dấy lên sôi nổi và rầm rộ Thị trờng bắt đầu có sự cạnh tranh trongkinh doanh hàng xuất nhập khẩu

Bên cạnh những kết quả đạt đợc, thể hiện trong nhịp độ tăng kimngạch lại phát sinh nhiều hiện tợng tranh mua, tranh bán ở cả thị trờngtrong và ngoài nớc Cụ thể nh các cuộc “Chiến tranh con tôm”, “chiến tranhdợc liệu” đã bùng nổ gây ra hiện tợng cạnh tranh không lành mạnh, phágiá trị trờng, dẫn đến nguy cơ mất thị trờng Công ty XNK tổng hợp ra đờitrong hoàn cảnh đó, nhận nhiệm vụ trớc Bộ, góp phần giải quyết mâu thuẫn

này bằng các biện pháp kinh tế, thu hút các đầu mối đã bung ra nhằm tập

Theo đề nghị của đồng chí Vụ trởng Vụ tổ chức cán bộ

Bộ trởng Bộ Ngoại Thơng đã quyết định thành lập công ty xuất nhậpkhẩu tổng hợp I

Công ty này đợc chính thức thành lập từ ngày 15/12/1981 theo Quyết

định số 1365/TCCB của Bộ Ngoại Thơng, nhng phải đến tháng 08/1982 mới

thực tế đi vào hoạt động, với trụ sở chính đặt tại 46 Ngô Quyền - Hà Nội và

lấy tên giao dịch là: GENERALEXIM - Hà Nội

Công ty trực thuộc Bộ Thơng Mại, hoạt động theo chế độ hạch toán,

có t cách pháp nhân, vốn và tài sản riêng tại Ngân hàng Một điểm cũng cần

nói tới là trong năm 1993 theo quyết định số 858/TCCN của Bộ Thơng Mại

đã quyết định hợp nhất Công ty phát triển sản xuất và xuất nhập khẩu vào

Công ty XNK tổng hợp I, giúp tạo thêm cho Công ty những thế và lực mới

hết sức to lớn

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy cán bộ của Công ty.

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyểnchức năng, mô hình tổ chức bộ máy của Công ty đợc thể hiện trong sơ đồ d-

Các liên

Hệ thống

Hệ thống Các chi Phòng tổ Phòng tổng

Phòng

kế

Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng phòng ban và quyền quản lýcủa nó đợc cụ thể hoá nh sau:

Ban Giám Đốc: lãnh đạo tình hình chung của Công ty, ra quyết định,

ký duyệt các hợp đồng lớn, quản lý về các mặt hoạt động khác

Khối các phòng quản lý và dịch vụ:

- Phòng tổ chức cán bộ:

+ Giúp Ban Giám đốc quản trị toàn bộ nhân lực của Công ty

+ Tham mu cho Giám đốc về sắp xếp nhân lực cho phù hợp với cơcấu Công ty

+ Quy hoạch cán bộ dài hạn và ngắn hạn

+ Đa ra các chính sách chế độ về lao động, tiền lơng

+ Tuyển dụng và điều tiết lao động phù hợp với mục tiêu kinh doanh

+ Phục vụ nhu cầu văn phòng phẩm của Công ty, tiếp khách và quản

lý toàn bộ tài sản của Công ty

+ Kế hoạch sửa chữa lớn và sửa chữa thờng xuyên

- Phòng kế toán:

+ Giao kế hoạch tài chính cho các phòng ban

+ Hạch toán đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty theo

+ Quyết toán với cơ quan cấp trên (Bộ) và các cơ quan hữu quan về

tổ chức hoạt động, thu chi tài chính hàng năm

- Phòng kho vận:

+ Giao nhận toàn bộ hàng hoá kinh doanh của Công ty

+ Quản lý và bảo dỡng toàn bộ xe của Công ty

+ Đợc phép kinh doanh vận tải, chuyên chở hàng hoá

Khối các phòng kinh doanh:

- Các phòng nghiệp vụ:

+ Phòng nghiệp vụ 1,5,6,7 kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp.+ Phòng nghiệp vụ 2 chuyên nhập khẩu

+ Phòng nghiệp vụ 3 chuyên gia công hàng xuất khẩu

+ Phòng nghiệp vụ 4 chuyên lắp ráp xe máy

- Hai cửa hàng bán buôn và bán lẻ hàng hoá.

+ Xí nghiệp may Đoan Xá tại Hải Phòng

+ Xởng lắp ráp xe máy tại Tơng Mai - Hà Nội

+ Xởng sản xuất và chế biến sản phẩm gỗ (trực thuộc phòng 6) tạiCầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội

Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I là một Công ty lớn, với nghiệp vụchủ yếu là xuất nhập khẩu mang tính chất tổng hợp nên việc tổ chức cơ cấu

bộ máy một cách hiệu quả tránh cồng kềnh là hết sức quan trọng Tuynhiên, nhìn vào cơ cấu tổ chức của Công ty nh hiện nay ta thấy tơng đối phùhợp với điều kiện của Công ty: Các phòng phân định một cách rạch ròi vớinhững chức năng, nghiệp vụ cụ thể của mình tạo điều kiện thuận lợi chohoạt động kinh doanh của họ Song còn một điều không mấy thuận lợi đó làphòng tổng hợp với nhiệm vụ làm công tác thị trờng lại thuộc khối quản lýchứ không thuộc khối kinh doanh gây sự vòng vèo trong truyền đạt thôngtin thị trờng đến các phòng ban thuộc khối kinh doanh

3 Tình hình cán bộ công nhân viên của Công ty.

ở Công ty, các nhân viên thuộc các phòng ban chủ yếu đều là lực lợngtrẻ, năng động và có trình độ, đây là một trong số những điểm mạnh của công

ty Trong tổng số cán bộ thì khoảng 80% ở trình độ đại học Số cán bộ côngnhân viên của Công ty trong những năm gần đây có tăng nhng với mức độ thấp,

đó là sự quán triệt tinh thần gọn nhẹ và hiệu quả trong cơ cấu quản lý, tiết kiệmchi phí, lấy hiệu quả kinh tế là chỉ tiêu số một

Biểu số 1: Số lợng cán bộ công nhân viên toàn Công ty xuất nhập

* Phòng kế toán tài vụ: 22 nhân viên

* Chi nhánh tại Hải Phòng: 34 cán bộ

* Chi nhánh tại Đà Nẵng: 36 cán bộ

* Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh: 40 cán bộ

* Xí nghiệp may Đoan Xá tại Hải Phòng: 172 ngời

* Số nhân viên phân bố cho 7 phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu là 68ngời

Về vấn đề nhân lực Công ty luôn coi yếu tố chất lợng là hàng đầu.Cũng xuất phát từ đó Công ty thờng xuyên coi trọng công tác đào tạo, cửcác cán bộ đi học tập nâng cao trình độ quản lý kinh doanh, đối với côngnhân viên thì áp dụng những biện pháp khích lệ nhằm phát huy tính năng

động sáng tạo, nâng cao tri thức và tay nghề để họ sẵn sàng gắn bó vớiCông ty

4.Tình hình tài chính của Công ty

Từ khi mới thành lập (1981) chỉ có số vốn là 139 nghìn đồng đến nayCông ty đã có một số vốn rất lớn duy trì và phát huy tốt khả năng sản xuấtkinh doanh, hoàn thành các chỉ tiêu đợc giao Đồng thời thực hiện tốt nghĩa

vụ với Nhà nớc, góp phần nâng cao đời sống công nhân viên trong toànCông ty

Biểu số 2: Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của Công ty

để lại

Thu nhập bq/ngời/năm (1000 đ)

Là một công ty làm ăn có hiệu quả với tốc độ quay vòng vốn 6 vòng/năm và các khoản lợi nhuận cũng đợc phân bổ hợp lý: Dành 45% lợi nhuậnngân sách Nhà nớc; còn lại 55% phân bổ cho 3 quỹ, trích sang quỹ pháttriển sản xuất tối thiểu phải là 35% và còn lại là quỹ khen thởng và phúclợi

II - Các giai đoạn hoạt động kinh doanh của Công ty:

Nhìn lại 18 năm hoạt động của Công ty có thể tạm chia thành 2 giai

đoạn lớn Trong mối giai đoạn, Công ty đều phải giải quyết 3 vấn đề lớn

Đó là tổ chức và cán bộ, định hớng phát triển Công ty và tạo vốn và pháttriển vốn

1 Sự vận hành và phát triển của Công ty

Giai đoạn I: Từ ngày thành lập Công ty đến đầu năm 1993 (11 năm)

Thời kỳ cuối 1981 đến 1993, đất nớc ta đã trải qua những biến đổisâu sắc về kinh tế - xã hội Do chính sách đổi mới của Đảng, kinh tế thị tr -ờng với cách quản lý theo cơ chế kế hoạch tập trung và bị suy kiệt do khủnghoảng kéo dài hàng chục năm Chính sách quản lý XNK, lúc “thắt” lúc “mở

“, không đồng bộ, khi thì chồng chéo không phù hợp với diễn biến phức tạpcủa thị trờng hàng hoá

Thị trờng trong nớc thiếu vốn, thiếu hàng trầm trọng, thời gian sautình hình đợc cải thiện hơn

Hoạt động tài chính, ngân hàng phát triển chậm hơn kinh doanhmang nặng tính quản lý bao cấp hơn phục vụ Tiền tệ biến động phức tạp(đổi tiền VN năm 1985 ), lạm phát liên tục tăng cao Tỷ giá giữa đồng ViệtNam và đô la Mỹ /Rúp CN thời gian kéo dài do Nhà nớc ấn định không phùhợp với tơng quan sức mua thực tế, sau Nhà nớc lại đột ngột ddieef chỉnhnâng cao tới 2,6 lần (1988) Chính sách thuế cùng đầy biến động, phát sinhnhiều sắc thuế mới nh thuế XNK, thuế vốn, thuế lợi tức, thuế doanh thu,

tỷ suất thuế đã cao lại hay điều chỉnh không phù hợp với chu kỳ hàng hoá

Về tổ chức kinh doanh ngoại thơng, trớc đây (1981) chỉ có 12 đơn vịthuộc bộ Ngoại thơng đợc kinh doanh XNK trực tiếp, quan hệ kinh doanhvới địa phơng đều tập trung qua 1 đầu mối thống nhất là Công ty XNK tỉnh Nhiều mặt hàng XNK lớn đợc bàn giao cho các Bộ quản lý sản xuất, xuấthiện thêm các Công ty XNK chuyên ngành Năm 1990 do việc hợp nhất 3

Bộ Ngoại thơng và Nội thơng, Bộ Vật t đồng thời do áp dụng chính sáchkhuyến khích phát triển thơng mại, các đầu mối tập trung kinh doanh XNKtheo quản lý hành chính địa phơng teo dần xuất hiện nhiều chủ thể thuộccác thành phần sở hữu tham gia hoạt động XNK với quy mô khác nhau(Theo thống kê của bộ Thơng mại tính đến đầu 1993 có tới 1200 đơn vị đ-

ợc phép kinh doanh XNK) Cạnh tranh trong kinh doanh XNK ngày càngtrở nên gay gắt, có cả yếu tố thiếu lành mạnh nh lừa đảo, chộp giật, chiếmdụng vốn của nhau trong kinh doanh Sự thâm nhập của các công ty nớcngoài thông qua các VP Đ D trên thị trờng VN, càng làm cho cạnh tranhthêm phức tạp, gay gắt Nạn buôn lậu, trốn thuế phổ biến , có cả quy môlớn

Ngoài nớc, Mỹ bao vây kinh tế, thị trờng Liên Xô, Đông Âu tan rãlàm chúng ta mất hàng loạt thị trờng cung ứng và tiêu thụ hàng XNK, mấtnguồn viện trợ chính yếu

Đời sống cán bộ ăn lơng hết sức khó khăn, bấp bênh sau đợc cảithiện đôi chút nhng so với phát triển xã hội vẫn ở mức thấp

Để xây dựng và phát triển Công ty, toàn thể Công ty đã tập trung cao

độ giả quyết tốt các mặt sau :

1- Công tác tổ chức cán bộ :

Việc làm đầu tiên trong Công ty phải lo tổ chức bộ máy, ổn định tổchức và đào tạo cán bộ Trong công tác đào tạo, Công ty lấy công tác thựctiễn làm cơ sở đào tạo tại chỗ, thờng xuyên tổ chức các buổi học tập, trao

đổi kinh nghiệm nội bộ, rút kinh nghiệm trong cách làm hoặc nêu các vấn

đề phát sinh, trao đổi tìm cách giải quyết Chính nhờ những việc làm này,

trong thời gian ngắn đã nâng dần kiến thức cho anh chị em làm công tácnghiệp vụ, quản lý, Công ty tranh thủ các chỉ tiêu đào tạo, gửi cán bộ đi họctrong và ngoài nớc hoặc mời các chuyên gia về phổ biến các chuyên đề cóliên quan đến nghiệp vụ XNK, hạch toán kế toán, thanh toán quốc tế, lậphợp đồng, chứng từ thanh toán Bên cạnh việc đào tạo bồi dỡng chuyênmôn cho cán bộ, Công ty còn chủ trơng đề bạt cán bộ tại chỗ để bổ xungcho các vị trí lãnh đạo trong bộ máy của Công ty Trong thời gian từ 1982 -

1993, Công ty đã đề bạt tại chỗ tổng số 25 ngời trong đó có 3 Phó giám

đốc, 6 trởng phòng, 1 Giám đốc, 2 phó giám đốc chi nhánh, 13 phó phòng

Đến năm 1993, Công ty đã có bộ máy hoạt động đầy đủ, gọn nhẹ với độingũ cán bộ nòng cốt tơng đối mạnh đảm bảo yêu cầu chuyên môn vào thời

điểm đó, với tổng biên chế 146 ngời

Một mặt quan trọng khác trong công tác cán bộ là chăm lo đời sốngmọi mặt cho CBCNV: Công ty đặt ra mục tiêu đảm bảo cho anh chị emCBCNV một đời sống kinh tế tạm đủ, không phải lo nghĩ nhiều để anh chị

em yên tâm công tác, đây là một việc làm thiết thực và là động cơ thúc đẩyhoạt động kinh doanh của Công ty Hàng năm có tổ chức dù là nghỉ mátcho toàn thể CBCNV Đặc biệt, Công ty còn vận dụng chính sách “Nhà nớc

và nhân dân cùng làm” xây dựng nhà ở hoặc cơ sở hạ tầng để làm nhà chohầu hết CBCNV trong Công ty

Công ty hết sức coi trọng việc xây dựng đoàn kết nội bộ, phát huy đợcvai trò lãnh đạo của Đảng tạo điều kiện mọi mặt cho công tác đoàn thể

2 Vấn đề xác định định h ớng phát triển đúng

Thời gian đầu thành lập Công ty phải tập trung giải quyết một số vấn

đề mang tính nguyên tắc nh: Nguyên tắc hạch toán mới “lấy thu bù chi”phạm vi kinh doanh, ngành hàng, những nguyên tắc riêng về hoạt động choCông ty trong việc lựa chọn phơng thức kinh doanh, sử dụng vốn ngoại tệ,thu hoa hồng uỷ thác bằng ngoại tệ, lập quỹ hàng hoá

Do yêu cầu phát triển của thị trờng, trong từng giai đoạn Công ty còn

đề nghị đợc nhận thêm cách nhiệm vụ khác nh:

+ Bán vật t nhập theo NĐT với Liên Xô và Đông Âu, nhập vật t phục

vụ sản xuất hàng xuất khẩu

+ Đổi hàng với Tiệp

+ Giao một số mặt hàng theo NDDT lạc, cà phê cho Liên Xô (1987),tinh dầu - Liên Xô, đay - Triều Tiên

+ Nhập hàng tiêu dùng phục vụ chơng trình cải cách giá - lơng - tiềncủa Nhà nớc

+ Đầu t cho sản xuất: Đông lạnh Đồng Hới, xí nghiệp măng LangChánh, thiết bị đóng ép đay Hải Hng, Hà Nam Ninh, dây chuyền sản xuấtmũi giày Bắc Thái và Hà Bắc

+ Nhập hàng phi mậu dịch phục vụ đối tợng 156

+ XNK uỷ thác hàng gia công may mặc

+ Tham gia vận động thành lập Ngân hàng XNK và là một cổ đônglớn của Ngân hàng.

+ Một số chuẩn bị về cơ sở vật chất cho việc kinh doanh bất động sản

và đầu t cho sản xuất: Mua nhà 53 Quang Trung, 7 Triệu Việt Vơng, kho

Đoạn Xá HP, nhận bàn giao kho Tơng Mai

Sau thời kỳ phát triển rực rỡ của công tác XNK uỷ thác cho địa

ph-ơng 1985 - 1989 cùng với sự teo dần của các đầu mối

+ Sau giai đoạn tự doanh hàng nhập sôi động mà trọng tâm là quỹhàng hoá 1985 - 1989 mang lại hiệu quả kinh doanh đáng kể Sự phát triểnnhanh chóng của thị trờng làm lợi nhuận kinh doanh giảm xuống - việckinh doanh hàng phi mậu dịch là giải pháp thay thế trong bài toán hiệu quảkinh doanh

+ Ngay từ đầu những năm 1990, nhận thấy kinh doanh XNK khó cóthể phát triển lớn, Công ty đã xác định hớng phát triển mới là kinh doanh

đồng thời với đầu t cho sản xuất, kinh doanh các lĩnh vực mới về bất độngsản và đầu t cho ngân hàng

Việc định hớng đúng còn thể hiện trên lĩnh vực thị trờng và thơngnhân (bạn hàng): Trong từng thời kỳ, Công ty đã chú ý xây dựng cho mìnhmột đội ngũ bạn hàng và thị trờng phù hợp với phạm vi và quy mô kinhdoanh trong đó lấy thị trờng nội là gốc là môi trờng sống Công ty luôn coibạn hàng là đối tợng phục vụ để thu hút khách hàng đi với mình, và khi đãhợp tác với nhau Công ty hết sức hợp tác, tạo điều kiện để hai bên cùngphát triển Nhờ vậy, uy tín của Công ty ngày càng đợc nâng cao Tại các hộinghị khách hàng các năm 1985, 1987 nhiều đại biểu khách hàng (VĩnhPhú, Bắc Thái, Thanh Hoá ) đã bày tỏ sự biết ơn với Công ty do sự hợp tácxây dựng trong quan hệ kinh doanh Về thị trờng ngoại, Công ty cũng xâydựng đợc một số thơng nhân chính góp phần ổn định kế hoạch kinh doanhcủa Công ty, kế hoạch sản xuất của nhiều địa phơng cơ sở trong nớc hoặcgóp phần đáp ứng nhu cầu cấp thiết trong nớc Những thành công đáng kểtrên lĩnh vực này là các việc:

+ Nhập bao đay phục vụ đóng lạc giao theo NĐ th với Liên Xô năm

1987, nhập đờng phục vụ nhu cầu trong nớc năm 1989 với thời gian giaodịch và điều hàng về trong vòng một tuần

+ Xây dựng quan hệ làm ăn dài hạn về gia công may mặc với POSCELIN,PETER từ đầu 1991 đến nay

3 Vấn đề tạo vốn và bảo toàn phát triển vốn:

Khi thành lập, hầu nh không đợc giao vốn, nhiệm vụ XNK uỷ thác làchính Đợc Nhà nớc cho cơ chế tạo vốn bằng cách thu 1% hoa hồng ngoại

tệ qua XNK uỷ thác, Công ty không chỉ dừng lại ở đây mà chủ động tựdoanh hàng nhập thông qua việc lập quỹ hàng hoá

Khi việc kinh doanh quỹ hàng hoá không còn phù hợp với thị trờngnữa, Công ty đã chủ động tìm các việc làm khác có hiệu quả hơn để thay

thế nh việc tự doanh hàng điện tử, làm hàng phi mậu dịch, lắp ráp điện tử,

xe máy, đầu t tài chính

Do vậy, Công ty đã tạo lập đợc một số vốn tơng đối lớn Từ 139.000

đ (12/1981) đến năm 1993 đã có tổng số vốn khoảng 34 tỷ đồng Nhờ cóviệc làm đúng đắn này, Công ty chẳng những vẫn bảo toàn vốn mà còn vợtqua những khó khăn thử thách

- Việc Nhà nớc nợ khê đọng vốn của Công ty từ 1986 - 1990 phátsinh trong việc Công ty ứng tiền nhập hàng phục vụ chơng trình giá - lơng -tiền trị giá vốn 2,5 triệu USD

- Tiền giao hàng theo chỉ tiêu pháp lệnh cho Liên Xô năm 1987 mặthàng lạc - cà phê trị giá 4,5 triệu Rúp

- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá một tỷ đồng năm 1988

- Công nợ khó đòi phát sinh trong thời kỳ Nhà nớc sắp xếp lại doanhnghiệp 1990 - 1991 đã đa vào lới nợ: 10 tỷ đồng đến nay vẫn cha giải quyếtxong

Tóm lại, giai đoạn 1981 đến 1993 là giai đoạn phát triển đi lên từ haibàn tay trắng trong bối cảnh thị trờng mới mở đầy biến động, Công ty đã tựkhẳng định mình tạo đợc thế phát triển ổn định cho giai đoạn sau và cónhững đóng góp đáng kể cho Ngân sách Nhà nớc Cụ thể: