Hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV dược phẩm trung ương 1

Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀTrong phần này tác giả trình bày về tính cấp thiết của đề tài, mụcđích nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, tổngquan về cấu trúc và các phương pháp đã

thân, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo – TS Lê Việt Thủy,người đã tận tâm và nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khoáluận này

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV Dược phẩmTrung ương 1, tôi

đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình từ các nhân viên của công ty vàcác cô chú, anh chị trong phòng Tài chính – Kế toán, những người đãhướng dẫn và cung cấp cho tôi tài liệu cần thiết để hoàn thành khoáluận Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Ban lãnh đạoCông ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1, các cô chú, anh chịphòng Tài chính - Kế toán và các phòng ban khác của công ty

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè đã động viên, giúp

đỡ, tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khoá luận này

Hà Nội, ngày 22 tháng 11 năm 2011 Sinh viênthực hiện

Hoàng Lê Vân

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn MTV: Một thành viênBBGN: Biên bản giao nhận

GSP (Good Storage Practice):

Thực hành tốt bảo quản thuốc

kế toán KH: Khách hàngKSNB: Kiểm soát nội bộLBH: Lệnh bán hàngNKBH: Nhật ký bán hàngPGĐ: Phó giám đốc

PXK: Phiếu xuất khoSXKD: Sản xuất kinh doanhTBYT: Thiết bị y tế

TT: Tập tinUBND: Ủy ban nhân dân

WHO (World Health Organization): Tổ chức y tế thế

giới

WTO (World Trade Organization): Tổ chức Thương

mại Thế giới

PHẦN I TÓM TẮT ĐỀ TÀI

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 2

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 2

4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

5 TỔNG QUAN VỀ CẤU TRÚC KHÓA LUẬN 2

6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

Chương 1 : KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 4

1.1 TÓM TẮT CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC 4

1.2 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 4

1.2.1 Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 4

1.2.1.1 Hệ thống là gì? 4

1.2.1.2 Hệ thống thông tin 4

1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) 5

DOANH THU 6

1.3.1 Doanh thu 6

1.3.1.1 Khái niệm 6

1.3.1.2 Điều kiện ghi nhận 6

1.3.2 Chu trình doanh thu 7

1.3.2.1 Khái niệm 7

1.3.2.2 Mục đích của chu trình 7

1.3.3 Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu 8 1.4 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 10

1.4.1 Quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng 10

1.4.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng 10

1.4.1.2 Xét duyệt hạn mức tín dụng 11

1.4.1.3 Kiểm tra hàng tồn kho 12

1.4.1.4 Xuất kho và giao hàng cho khách 13

1.4.1.4.1 Xuất kho hàng hoá 13

1.4.1.4.2 Giao hàng cho khách 13

1.4.2 Quy trình lập hoá đơn, ghi nhận công nợ và thanh toán .14

1.4.2.1 Lập và kiểm tra hoá đơn 14

1.4.2.2 Ghi nhận công nợ phải thu khách hàng 14

1.4.2.3 Khách hàng thanh toán 15

1.4.3 Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và xoá nợ phải thu 21

1.4.3.1 Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán 21

1.4.3.2 Xử lý việc xoá nợ phải thu 21

1.5 HỆ THỐNG SỔ VÀ CÁC BÁO CÁO THƯỜNG SỬ DỤNG 24

1.5.1 Các loại sổ thường sử dụng 24

1.5.2 Các báo cáo kế toán 24

1.6 CÁC HOẠT ĐỘNG KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU 24

1.6.1 Khái niệm và vai trò của KSNB 24

1.6.2 Các hoạt động KSNB đối với chu trình doanh thu 25

1.6.2.1 Kiểm soát chung 25

1.6.2.2 Kiểm soát quá trình xử lí thông tin và các nghiệp vụ 26 1.6.2.2.1 Kiểm soát xử lý các nghiệp vụ kinh tế 26

1.6.2.2.2 Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu 29

1.6.2.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện 30

1.6.2.4 Phân tích, rà soát và xem xét lại việc thực hiện 31

Chương II : CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1 32

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1 .32

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 32

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 34

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức 34

2.1.2.2 Chức năng của từng phòng, ban 35

2.1.3 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 36

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức 36

2.1.3.2 Chức năng của các phần hành 37

2.1.4 Tổ chức hệ thống kế toán 38

2.1.4.1 Hình thức kế toán 39

2.1.4.2 Hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty 39

2.1.4.3 Hệ thống sổ và báo cáo thường sử dụng 41

2.1.4.3.1 Các loại sổ thường sử dụng 41

2.1.4.3.2 Các báo cáo kế toán 41

2.2 CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1 41

2.2.1 Các hoạt động trong chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1 41

2.2.1.1 Quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng 41

2.2.1.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng 41

2.2.1.1.2 Xét duyệt hạn mức tín dụng 42

2.2.1.1.3 Kiểm tra hàng tồn kho 43

theo dõi thanh toán 46

2.2.1.2.1 Xuất kho và giao hàng 46

2.2.1.2.2 Ghi nhận công nợ phải thu khách hàng 46

2.2.1.2.3 Thanh toán của khách hàng 46

2.2.1.3 Xử lý hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán 52

2.3 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TMHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1 54

2.3.1 Đối với các hoạt động xử lý thủ công 54

2.3.1.1 Kiểm tra đối với hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng 54 2.3.1.2 Kiểm tra đối với hoá đơn bán hàng 54

2.3.1.3 Kiểm tra đối với hoạt động xuất kho và giao hàng 54

2.3.1.4 Kiểm tra đối với hoạt động thanh toán của khách hàng .55

2.3.2 Đối với hệ thống kế toán máy 55

2.3.2.1 Kiểm soát nhập liệu 55

2.3.1.2 Kiểm soát xử lý 56

Chương III :MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1 57

3.1 NHẬN XÉT 57

3.1.1 Nhận xét về tổ chức công tác kế toán 57

3.1.1.1 Về bộ máy kế toán 57

3.1.1.2 Về quá trình lập và luân chuyển chứng từ 58

3.1.1.3 Về phần mềm kế toán 59

3.1.2 Nhận xét về hệ thống KSNB 60

3.1.3 Nhận xét và hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu 61

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP 62

3.2.1 Về bộ máy kế toán và phân quyền trong bộ máy kế toán .62

3.2.4 Về các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu

63

3.2.4.1 Kiểm soát đối với việc xử lý đơn đặt hàng 64

3.2.4.2 Kiểm soát đối với việc xét duyệt bán chịu 64

3.2.4.3 Kiểm soát đối với việc lập và kiểm tra hoá đơn 65

3.2.4.4 Kiểm soát đối với việc xuất kho hàng hoá 65

3.2.4.5 Kiểm soát đối với việc giao hàng cho khách 65

3.2.4.6 Kiểm soát việc thu nợ, nhận tiền thanh toán từ khách hàng 66

PHẦN III: KẾT LUẬN 68

3.1 KẾT LUẬN 68

3.2 KIẾN NGHỊ 69

3.3 HƯỚNG MỞ RỘNG ĐỀ TÀI 70

Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong phần này tác giả trình bày về tính cấp thiết của đề tài, mụcđích nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, tổngquan về cấu trúc và các phương pháp đã sử dụng để thực hiện đề tài.Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Phần này tác giả đã trình bày về nội dung và các kết quả đã đạtđược qua sự nghiên cứu đề tài, cụ thể được phân chia ra các chươngnhư sau:

Gồm 3 chương:

Chương I: Khái quát về chu trình doanh thu tại doanh nghiệp

Trong chương này, khái quát về hệ thống thông tin kế toán, chutrình doanh thu và hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanhthu Cụ thể, trong chu trình doanh thu, tác giả đã trình bày về chu trìnhbán hàng trả chậm

Chương II: Chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dượcphẩm Trung

Chương III: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện chutrình doanh thu cho Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1.Trong chương này, tác giả đã đưa ra các nhận xét về tổ chức côngtác kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và các hoạt động kiểm soát đốivới chu trình doanh thu tại công ty Thông qua đó, tác giả đưa ra cácgiải pháp nhằm khắc phục những tồn tại vướng mắc mà tại công tyđang gặp phải

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam chúng ta đã từng bước hộinhập với kinh tế quốc tế, minh chứng hùng hồn nhất là chúng ta đã trởthành thành viên của tổ chức kinh tế thế giới WTO, tất cả những điều

đó đã đưa các doanh nghiệp đứng trước thời cơ và thách thức rất lớn.Các doanh nghiệp của chúng ta có cơ hội để hội nhập, phát triển thịphần Bên cạnh đó thì áp lực cạnh tranh từ phía các doanh nghiệp từbên ngoài, nhất là mặt hàng dược phẩm và thiết bị y tế lại càng đặttrong áp lực cao hơn do ý thức của người dân luôn cho rằng “hàngngoại” luôn tốt hơn “hàng nội” Để có thể khẳng định được mình, cáccông ty trước hết phải hoàn thiện bản thân mình về mọi mặt, chấtlượng sản phẩm phải đảm bảo thì mới có thể đứng vững trên thịtrường

Chu trình doanh thu cùng với chu trình chi phí, chu trình sản xuất,chu trình nhân sự và chu trình tài chính tạo nên một chuỗi các sự kiệncùng liên quan đến nội dung của một quá trình sản xuất kinh doanh

mà người ta gọi là chu trình kinh doanh Như vậy chúng ta thấy rằngchu trình doanh thu là một mắt xích quan trọng, không thể thiếu trongchu trình kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào Chu trìnhdoanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc tạo radoanh thu của doanh nghiệp và thanh toán của khách hàng

Với xu thế tin học hoá trong mọi lĩnh vực của thế giới ngày nay,chu trình doanh thu trong mọi doanh nghiệp cũng không nằm ngoài

tầm ảnh hưởng mạnh mẽ đó Và việc áp dụng công nghệ thông tin vàochu trình cũng là một điều tất yếu Việc hoàn thiện chu trình doanhthu là rất cần thiết, đặc biệt hơn hoàn thiện nó trong điều kiện tin họchoá là một nhiệm vụ cấp bách đặt ra cho mọi doanh nghiệp.

So với thế giới, hoàn thiện chu trình doanh thu trong điều kiện tinhọc hoá có thể là một mảng đề tài cũ Tuy nhiên, tại Việt Nam nóichung và Hà Nội nói riêng thì đây là một mảng đề tài còn khá mới mẻ,đang là một “vùng trống” để chúng ta có thể nghiên cứu kỹ về nó.Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV Dược phẩmTrung ương 1, tôi đã nghiên cứu về chu trình doanh thu tại đây vàchọn mảng hoạt động này làm luận văn tốt nghiệp với tên đề tài là

“Hoàn thiện chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1”

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

- Khái quát về hệ thống thông tin kế toán, chu trình doanh thu;

- Tìm hiểu chu trình doanh thu khi áp dụng công nghệ thông tintại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1

- Đề xuất một số ý kiến góp hoàn thiện chu trình doanh thu tại đơnvị

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Chu trình doanh thu, các chứng từ, sổ sách, các báo cáo kế toán cóliên quan đến chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dượcphẩm Trung ương 1

4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 2

Nghiên cứu chu trình doanh thu cho các loại hàng hóa là dượcphẩm và thiết bị y tế với phương thức bán hàng trả chậm cho cáckhách hàng trong nước.

Đề tài sử dụng các số liệu có liên quan tại công ty từ năm 2008đến năm 2010

5 TỔNG QUAN VỀ CẤU TRÚC KHÓA LUẬN

Khoá luận có 3 phần:

Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ

Phần I: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về chu trình doanh thu

Chương II: Chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dượcphẩm Trung ương 1

Chương III: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện chu

trình doanh thu cho Công ty TNHH MTV Dược phẩmTrung ương 1

Phần III: KẾT LUẬN

6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu các tài liệu thu

thập được trong quá trình thực tập tại đơn vị, tài liệu về cơ cấu tổchức, các quy định của ngành dược, tài liệu hướng dẫn sử dụng kếtoán máy và các tài liệu làm cơ sở lý luận cho đề tài

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn: quan sát công việc hằng

ngày của các nhân viên kế toán tại công ty, tiến hành phỏng vấn các

nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên kế toán về những vấn đề liênquan về chu trình doanh thu, công tác kế toán tại công ty.

- Phương pháp so sánh: trên cơ sở các tài liệu đã nghiên cứu, qua

sự quan sát, tổng hợp, so sánh những điểm giống và khác nhau giữakiến thức đã học, những vấn đề trên lý thuyết so với thực tế tại côngty

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 4

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH

NGHIỆP 1.1 TÓM TẮT CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC

Trong những năm gần đây đã có một số công trình nghiên cứu về

“Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu”, “Tổ chức và luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu”, “Chu trình doanh thu tại các doanh nghiệp” Tuy nhiên, những nghiên cứu này chỉ đơn thuần

dừng lại ở một mảng nhất định như: chỉ đi sâu nghiên cứu về hệ thốngkiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu hoặc tổ chức luân chuyểnchứng từ…, chưa thực sự đi sâu vào việc đưa ra giải pháp nhằm hoànthiện chu trình Bên cạnh đó, các đề tài này nghiên cứu chủ yếu là việcthực hiện chu trình bằng thủ công, chưa ứng dụng công nghệ thông tinvào xử lý các nghiệp vụ Trong khoá luận này, ngoài việc mô tả chutrình doanh thu trong điều kiện tin học hoá, tác giả sẽ đưa ra các giảipháp nhằm hoàn thiện chu trình

1.2 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.2.1 Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp

1.2.1.1 Hệ thống là gì?

Trong đời sống hàng ngày, chúng ta sử dụng rất nhiều thuật ngữ

hệ thống Vậy hệ thống là gì? “Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu nào đó”

Theo lý thuyết về hệ thống thì một hệ thống bất kỳ đều có ba đặcđiểm đó là:

- Có các thành phần, bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình

- Cách thức hay phương thức xử lý

- Mục tiêu của hệ thống

Và cũng theo lý thuyết hệ thống, có nhiều loại hệ thống khácnhau, trong đó có hệ thống đóng, hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống

mở và hệ thống kiểm soát phản hồi Lý thuyết này cũng chỉ ra rằng:

“Một hệ thống có thể kết hợp pha trộn các kiểu hệ thống trên”

1.2.1.2 Hệ thống thông tin

“HTTT là một hệ thống nhân tạo thường gồm một tập hợp các cấuthành chạy trên máy tính và làm bằng tay được tích hợp lại và đượcthiết lập để thu thập dữ liệu, cho cất trữ và thao tác dữ liệu này rồicung cấp thông tin kết xuất cho người sử dụng”

Như vậy chúng ta có thể khái quát được rằng, một hệ thống thôngtin sẽ bao gồm việc thu thập và nhập liệu các dữ liệu, sau đó xử lý vàlưu trữ, kết xuất ra những thông tin cần thiết cho người sử dụng

Trong một doanh nghiệp, để có thể ra các quyết định và hànhđộng thì cần rất nhiều thông tin và những thông tin này phải phù hợp

Vì vậy, hệ thống thông tin có ý nghĩa sống còn với các doanh nghiệp.Với các nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp khác nhau để raquyết định, người ta chia HTTT thành các loại hệ thống là:

- Các hệ thống xử lý nghiệp vụ

- HTTT quản lý

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 6

1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)

HTTTKT là hệ thống con của HTTT Quản lý, nó là một thànhphần quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các cấp độ ra quyếtđịnh

HTTTKT là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính

và các thông tin liên quan tới việc phân tích, lập kế hoạch

Trong doanh nghiệp, tuỳ vào đối tượng sử dụng các thông tin vềdoanh nghiệp thuộc bên trong doanh nghiệp, HTTTKT bao gồm:

- HTTT kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin tài

chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin tài chínhnày được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc,chuẩn mực kế toán hiện hành HTTT kế toán tài chính còn gọi là hệthống xử lý nghiệp vụ

- HTTT kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông tin

nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sựkiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối vớidoanh nghiệp cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn

vị

Tuy hai HTTT này cung cấp thông tin cho những nhóm đối tượngkhác nhau nhưng đều liên quan đến vấn đề tài chính của đơn vị nhưtình hình sử dụng tài sản, quản lý nguồn vốn và các hoạt động củadoanh nghiệp Như vậy, giữa hai hệ thống này sẽ có phần “giao nhau”

và phần chung này sẽ cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lýdoanh nghiệp và các chính sách, chế độ, chuẩn mực kế toán nhà nướcban hành

1.3 DOANH THU, CHU TRÌNH DOANH THU VÀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

1.3.1 Doanh thu

1.3.1.1 Khái niệm

“Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu”

1.3.1.2 Điều kiện ghi nhận

Trong chuẩn mực số 14, điều kiện ghi nhận của doanh thu bánhàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức

và lợi nhuận được chia và các khoản thu nhập khác được đề cập chitiết Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận này, chúng tôi chỉ đề

cập đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

a) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận khiđồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 8

 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắnliền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ngườimua;

 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóanhư người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

 Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từgiao dịch bán hàng;

 Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

b) Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khikết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy Trườnghợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanhthu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thànhvào ngày lập Bảng Cân đối kế toán của kỳ đó Kết quả của giao dịchcung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn (4) điều kiệnsau:

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

 Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấpdịch vụ đó;

 Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lậpBảng Cân đối kế toán;

 Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí đểhoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó

1.3.2 Chu trình doanh thu

1.3.2.1 Khái niệm

Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế ghi nhậnnhững sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanhtoán công nợ khách hàng Có hai quy trình chính của chu trình doanhthu đó là: quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng; quy trình lập hoá đơn,ghi nhận công nợ và thanh toán

Đối với phương thức bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tếxảy ra ngắn nên hệ thống kế toán ghi chép các sự kiện kinh tế trongcùng một nghiệp vụ kế toán

Trong trường hợp bán hàng trả chậm, mỗi sự kiện kinh tế tạo ramột nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

Trong khuôn khổ của khoá luận, chúng tôi trình bày các hoạt độngkinh tế trong chu trình doanh thu với trường hợp bán hàng trả chậm,

để làm rõ hơn các hoạt động kinh tế trong mỗi quy trình

1.3.2.2 Mục đích của chu trình

Mục đích chủ yếu của chu trình doanh thu là tạo sự thuận tiệncho việc trao đổi hàng hoá hay dịch vụ với khách hàng để thu tiền.Những mục tiêu chính của mục đích này là:

1) Ghi nhận các đơn đặt hàng kịp thời và chính xác

2) Xác định các khách hàng đáng được hưởng tín dụng

3) Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng ngày thoả thuận

4) Xuất hoá đơn về sản phẩm, dịch vụ một cách chính xác vàđúng thời hạn

5) Ghi nhận và phân loại hoá đơn tiền mặt kịp thời và chính xác

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 10

6) Ghi bút toán doanh thu và thu tiền mặt vào đúng tài khoản củakhách hàng trong sổ cái khoản phải thu

7) Bảo quản sản phẩm và tiền cho đến khi được giao hoặc kýgửi

1.3.3 Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu

b) Lệnh bán hàng

Là chứng từ do bộ phận lập lệnh bán hàng trong doanh nghiệp lập,căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng Ngoài các thông tin cần thiếtnhư ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặthàng của khách hàng

c) Phiếu đóng gói, phiếu đóng kiện, phiếu xuất kho

Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đãđược phê duyệt Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, cácchứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán hàng

d) Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng

Bộ phận giao hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hànghoá đi giao cho khách Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận

hàng, chấp nhận thanh toán Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng Các phiếu này phảighi số của lệnh bán.

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 12

Sơ đồ 1.1 Mô tả các hoạt động chủ yếu trong chu trình doanh thu

Dữ liệu hàng tồn kho

Dữ liệu bán hàng

1.0 Lệnh bán hàng Đặt hàng

Dữ liệu về tín dụng

Kiểm tra

tín dụng

Mã khách hàng và các dữ liệu khác

Chấp nhận tín dụng

Dữ liệu hàng tồn kho

Dữ liệu đặt hàng

Chấp thuận

2.0 Giao hàng

Khách hàng

Hàng hóa

3.0 Lập

H đơn

Chứng từ gửi hàng

Hóa đơn

Dữ liệu về khoản phải thu Phân tích 4.0

&

Báo cáo Dữ liệu giá bán

Sổ cái tài khoản

e) Các hoá đơn vận chuyển

Đây là chứng từ do bộ phận cung cấp dịch vụ vận chuyển chodoanh nghiệp lập Sau khi cung cấp dịch vụ vận chuyển cho doanhnghiệp, bên vận chuyển sẽ chuyển hoá đơn vận chuyển này chuyểncho doanh nghiệp để thanh toán

f) Hoá đơn bán hàng

Là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua

và nghĩa vụ thanh toán của người mua Chứng từ này bao gồm cácthông tin về hàng bán nhưng chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn vịtính, tiền, các điều kiện thanh toán…Chứng từ này được lập làm nhiềuliên bao gồm gửi khách hàng, chuyển kế toán phải thu và lưu tại bộphận lập hoá đơn

g) Giấy báo thanh toán

Là chứng từ doanh nghiệp dùng giấy báo thanh toán để yêu cầungười mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hoá đơnbán hàng Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanhtoán

h) Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán,…

Các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanhnghiệp các khoản nợ

i) Chứng từ ghi có (Credit Memo hay còn gọi là hoá đơn âm)

Dùng để ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thukhách hàng trong các nghiệp vụ như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàngbán hoặc xoá nợ khó đòi Kế toán cũng dùng chứng từ này làm cơ sở

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 14

cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai Chứng từ này ghi thông tin

về khách hàng, về hàng hoá, số lượng, giá dơn vị, số tiền của hàng bịtrả lại hoặc cho giảm giá Một liên của chứng từ này được gửi chongười mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán

k) Phiếu nhập kho

Là chứng từ được lập trong trường hợp nhận hàng bị trả lại

1.4 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

1.4.1 Quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng

1.4.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng

Nhận và xử lý đơn đặt hàng là công đoạn đầu tiên trong chu trìnhdoanh thu Thông thường, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận các yêu cầumua hàng từ khách hàng

a) Các chứng từ thường sử dụng

Quá trình nhận và xử lý đơn đặt hàng thông thường sẽ có các loạichứng từ:

- Khách hàng trực tiếp đến yêu cầu mua hàng

- Yêu cầu mua hàng qua điện thoại

Sau khi nhận các chứng từ từ phía khách hàng về yêu cầu muahàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét đơn đặt hàng Quá trình xem xétnày bao gồm các công việc sau:

- Kiểm tra tính chính xác của đơn hàng

- Kiểm tra về thông tin của khách hàng

Thông tin về đơn hàng của khách là cực kỳ quan trọng, nhất làtính chính xác của đơn hàng Việc tiếp nhận đơn hàng từ nhiều hìnhthức đặt hàng khác nhau của khách sẽ xuất hiện rất nhiều rủi ro, chúngtôi sẽ trình bày những rủi ro và hướng giải quyết ở phần sau của luậnvăn

1.4.1.2 Xét duyệt hạn mức tín dụng

Việc xét duyệt hạn mức tín dụng được áp dụng đối với kháchhàng quen biết, đã có quan hệ mua hàng với công ty Đối với nhữngkhách hàng, công ty có thể cho bán ghi sổ (hay còn gọi là “bán gốiđầu”) tức là giao hàng cho khách nhưng một thời gian sau mới yêucầu thanh toán

Tuỳ vào từng khách hàng cụ thể, sau khi xem xét về lịch sử thanhtoán trong quá khứ của khách hàng và khả năng thanh toán của kháchhàng, công ty sẽ đặt ra một hạn mức tín dụng

Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải kiểm tra tài khoản cóhiện hữu mức tín dụng hay không, và nếu có thì mức tín dụng là baonhiêu, và kiểm tra số tiền hoá đơn hiện hành, cộng với tất cả các số nợtrong các kỳ trước chưa thanh toán có vượt quá mức tín dụng haykhông?

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 16

Nếu khách hàng vượt quá mức tín dụng thì có thể:

- Yêu cầu khách hàng xem thanh toán những nợ cũ trước đây (nếucó)

- Giảm đi số lượng hoặc số hàng đặt mua để cho xuống dưới mứctín dụng

- Huỷ bỏ đơn đặt hàng

Sau khi hạn mức tín dụng đã được xét duyệt, chấp nhận bán hàng,

bộ phận này phải thực hiện công việc tiếp theo là kiểm tra hàng tồnkho

1.4.1.3 Kiểm tra hàng tồn kho

Kiểm tra hàng tồn kho là công việc xem xét hàng trong kho cònđáp ứng yêu cầu mua hàng của khách hay không?

Điều này đòi hỏi bộ phận kho hàng phải có những báo cáo chínhxác, kịp thời thông tin về hàng tồn kho Nếu không đủ hàng thì có thểyêu cầu sản xuất thêm hoặc mua hàng cung cấp cho khách

Kết quả của quá trình nhận và xử lý đơn đặt hàng là đưa ra kếtluận có chấp nhận hay không chấp nhận đơn hàng của khách hàng.Nếu chấp nhận thì chuyển đến bộ phận lập lệnh bán hàng

Sơ đồ 1.2 Hoạt động xử lý đơn đặt hàng

Khách hàng

Kiểm tra HTK 1.1

Lập chứng từ phản hồi 1.3

Kiểm tra hạn mức tín dụng KH 1.2 HTK, KH

Xuất kho Chu trình chi phí Lập hoá đơn

Giao hàng

1.4.1.4 Xuất kho và giao hàng cho khách

1.4.1.4.1 Xuất kho hàng hoá

a) Các chứng từ thường sử dụng

Căn cứ vào lện bán hàng (liên 3) do phòng kinh doanh gửi đến,

bộ phận kho hàng sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho, chuẩn bị xuất khohàng hóa

Sơ đồ 1.3 Mô tả các hoạt động xuất kho và giao hàng cho khách

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 18

Xử lý

ĐĐH

Xác nhận Xuất kho 2.1

Đối chiếu Giao hàng 2.2

Xác nhận Giao hàng 2.3

Hãng vận

chuyển

Khách hàng

Ghi sổ - Lập báo cáo

Lập HĐ

1.4.2 Quy trình lập hoá đơn, ghi nhận công nợ và thanh toán

1.4.2.1 Lập và kiểm tra hoá đơn

a) Các chứng từ thường sử dụng

- Lệnh bán hàng (liên 5)

- Phiếu xuất kho (liên 3)

- Giấy giao hàng (liên 3)

Sau khi nhận ba chứng từ này, bộ phận lập hóa đơn sẽ xem xét,đối chiếu và xử lý các chênh lệch nếu có

b) Quy trình xử lý

Việc xuất hoá đơn thường phải đợi đến khi hàng hoá đã nằm trongquyền sở hữu của người mua Nếu không, dễ có sai sót và cần phảisửa chữa Ví dụ, khi hết hàng, đơn đặt hàng không thể hoàn thànhđược Khi địa chỉ khách hàng ở xa nhà kho thì hầu hết các doanhnghiệp đều xem thời điểm chuyển giao quyền sở hữu là khi hàng vừađược giao

Hoá đơn có thể được giao bằng nhiều cách khác nhau: trực tiếp,thông qua dịch vụ bưu chính, hay hệ thống mạng trao đổi dữ liệu điện

tử Các điều khoản nói đến trong hoá đơn chỉ rõ ngày hết hạn thanhtoán, thường thì sẽ có chiết khấu thanh toán nếu trả sớm hơn

Quy trình xuất hoá đơn điển hình liên quan đến bán sản phẩmcũng rất đa dạng, nó phụ thuộc vào cách thức bán hàng và ngành côngnghiệp Một bên là bán hàng thu tiền mặt ở các cơ sở bán lẻ, nơi màkhách hàng trả tiền ngay và được nhận biên lai thay cho hoá đơn Bênkia là bán hàng theo hợp đồng dài hạn, như trong các dự án xây dựng,

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 20

khách hàng trả định kỳ căn cứ vào các hoá đơn thể hiện tiến độ côngtrình.

Căn cứ vào ba chứng từ trên sau khi đã xem xét, lập hóa đơn bánhàng (số liệu căn cứ trên giấy giao hàng) Hóa đơn bán hàng thôngthường có 3 liên

1.4.2.2 Ghi nhận công nợ phải thu khách hàng

Căn cứ vào các chứng từ:

- Lệnh bán hàng (liên 5)

- Phiếu xuất kho (liên 3)

- Giấy giao hàng (liên 3)

- Hoá đơn bán hàng (liên 3)

Kế toán công nợ phải thu tiến hành ghi sổ để phán ánh nghiệp vụnói trên Các loại sổ mà kế toán thường sử dụng gồm:

- Sổ chi tiết công nợ

- Sổ chi tiết bán hàng

- Sổ chi tiết hàng tồn kho

Đây là những loại sổ đối với kế toán thủ công Đối với phần mềm

kế toán, chỉ cần nhập liệu vào phần hành kế toán bán hàng thì nhữngnội dung của nghiệp vụ sẽ được cập nhật lên các sổ nói trên

1.4.2.3 Khách hàng thanh toán

Tiền được khách hàng thanh toán có thể thông qua nhiều phươngthức khác nhau, cơ bản nhất vẫn là thanh toán bằng tiền mặt hoặcchuyển khoản Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kếtoán thanh toán sẽ nhận tiền của khách hàng, vào phần hành kế toán

thanh toán của khách hàng, ghi nhận nghiệp vụ và xuất phiếu thu chokhách hàng

Trong trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, sau khi nhậnđược giấy báo có của ngân hàng, kế toán thanh toán cũng sẽ hạch toántrên phần mềm kế toán về số tiền mà khách đã chuyển cho doanhnghiệp

Đối với kế toán thủ công thì công việc hạch toán khi khách thanhtoán sẽ nhiều bước hơn

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 22

Bảng 1.1 Bảng mô tả công việc của các bộ phận trong chu trình

doanh thu trong trường hợp bán hàng trả chậm

Phòng kinh doanh

Nhận đơn đặt hàng, kiểm tra đơnđặt hàng, thông tin về kháchhàng, hạn mức tín dụng, hàng tồnkho Nếu khách hàng đủ điềukiện để bán chịu và tình trạnghàng hoá trong công ty đủ để bán.Phòng kinh doanh sẽ lập lệnh bánhàng bao gồm 5 liên

- Liên 1: Lưu tại phòng

- Liên 1: Lưu tại bộ phận

- Liên 2: Bộ phận giao hàng

- Liên 3: Phòng kế toán – tàichính

Bộ phận giao hàng

Nhận liên 4 Lệnh bán hàng, liên 2phiếu xuất kho, lập giấy giaohàng (3 liên)

- Liên 1: Lưu tại bộ phận

Phòng kế toán – tài chính

Nhận liên 5 lệnh bán hàng, liên 3phiếu xuất kho, liên 3 giấy giaohàng tiến hành lập hoá đơn bánhàng gồm 3 liên

- Liên 1: Lưu tại phòng

- Liên 2: giao khách hàng

- Liên 3: luân chuyển nội bộ

Tập hợp thành bộ chứng từ đểtiến hành ghi sổ kế toán

- Sổ chi tiết công nợ

- Sổ chi tiết hàng tồn kho

- Nhật ký bán hàngLưu hoá đơn vào hồ sơ chưathanh toán theo tên khách hàng

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 24

Lưu đồ 1.1 Quy trình xử lý thủ công bán hàng trả chậm.

Phòng kinh doanh Kho hàng Bộ phận giao hàng

Lập phiếu xuất kho và xuất kho

3

2 PXK 1

LBH 3

2 GGH

LBH 4 PXK 2

A

F-2

- Xét duyệt ĐĐH

- Lập LBH

5

4

3 2

LBH 1

Đơn đặt

hàng

A

A B

C-2

Bộ phận lập hóa đơn Kế toán công nợ phải thu

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 26

GGH 3

PXK 3

LBH 5

Lập HĐBH

3

2

HĐBH 1

GGH 3 PXK 3 LBH 5

HĐBH 3

Lưu đồ 1.2 Quy trình xử lý bán hàng trả chậm bằng máy

ĐĐH

Nhập ĐĐH

Chương trình xử lý đơn hàng Kiểm tra đơn hàng Kiểm tra bán chịu Thêm mẫu tin đơn hàng chưa xử lý

In lệnh bán hàng

ĐH chưa

xử lý (LBH Chưa thực hiện)

Chương trình gửi hàng Tìm kiếm DL ĐH chưa

xử lý Thêm mẫu tin gửi hàng

N

Tín dụng

Kho hàng

1

3 LBH 2

Xuất kho, chuyển BP gửi

hàng 3 LBH 2

TT chính KH

TT chính HTK

TT chính sổ cái

TT giá bán TT gửi hàng

Chương trình lập HĐ Truy cập DL ĐH được gửi hàng

Thêm mẫu tin TT bán hàng

In HĐ

TT HĐBH

Chương trình cập nhật

TT chính Cập nhật TT chính

In nhật ký bán hàng

In nghiệp vụ ghi sổ cái

NKB H

Sổ cái

2

4 LBH 2

Đếm hàng, so sánh với CT

Nhập DL gửi hàng 2 LBH 4 3 2 GGH 1 Lập hoá đơn

3

LBH 2 GGH 3

KH

KH

1.4.3 Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và xoá nợ phải thu

1.4.3.1 Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

Hàng bị trả lại khi khách hàng không hài lòng, gửi lại tất cả hoặcmột phần hàng hoá đã nhận Giảm giá hàng bán là sự điều chỉnh đểđền bù cho khách hàng vì hàng hoá bị hư hỏng, giảm tuổi thọ, haythiếu hụt

Khi khách hàng đến trả lại hàng, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận,kiểm tra hàng trả lại và lập biên bản nhận hàng (thông thường biênbản nhận hàng gồm 4 liên)

Sau đó chuyển (liên 3) của biên bản nhận hàng cùng với hàng trảlại xuống cho bộ phận kho hàng Tại đây, bộ phận kho hàng kiểm trahàng và nhập kho, lập phiếu nhận hàng trả lại (gồm 2 liên, lưu liên 1

và chuyển liên 2 sang kế toán hàng tồn kho

Bộ phận lập hoá đơn tiếp nhận biên bản nhận hàng (liên 4) tiếnhành lập hoá đơn âm (hay còn gọi là Credit Memo) gồm 3 liên Liên 1lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho khách hàng và (liên 3) cùng vớibiên bản nhận hàng (liên 4) chuyển sang cho kế toán công nợ phải thu

Kế toán công nợ phải thu tiến hành ghi sổ chi tiết công nợ phảithu dựa trên cơ sở (liên 4) biên bản nhận hàng và (liên 3) hoá đơn âm.Thực chất đây là việc giảm công nợ cho khách hàng

Đồng thời đó, dựa vào phiếu nhận hàng trả lại, kế toán hàng tồnkho tiến hành lập phiếu nhập kho và ghi sổ chi tiết hàng tồn kho Sau

đó chuyển (liên 2) phiếu nhập kho cho bộ phận kho hàng đồng thời

Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 28

lưu giữ phiếu nhận hàng trả lại (liên 2) cùng với phiếu nhập kho (liên1).

1.4.3.2 Xử lý việc xoá nợ phải thu

Một loại điều chỉnh khác là xóa sổ các khoản nợ của khách hàng.Sau khi xem xét danh sách các khoản nợ quá hạn và căn cứ vào các tàiliệu khác mà người quản trị nợ ra quyết định liên quan đến các khoản

nợ không thể thu hồi Sau đó họ chuẩn bị một bản thông báo về việcxóa nợ Sau khi thủ quỹ hoặc nhà quản trị được ủy quyền thông quathông báo này thì khoản nợ đó được xử lý giống như doanh thu hàngbán bị trả lại và giảm giá hàng bán

Lưu đồ 1.3 Xử lý thủ công hàng bán bị trả lại bằng thủ công

D Kiểm tra HTL

- Lập BB nhận hàng

4 3 2

BB nhận hàng 1

A

A

A 3BBNH

Kiểm tra Nhập kho

2 Phiếu nhận hàng trả lại 1

BBNH 3

A

2 B

C-B 4BBNH

Lập HĐ âm (Credit Memo)

3 2 HĐBH âm

1

BBNH 4

2

B-A

KH

KH KH

Kế toán công nợ phải thu Kế toán hàng

HĐBH âm 3 BBNH 4

Sổ chi tiết công A

2

C-Phiếu nhận hàng trả lại 2

Lập PNH

Phiếu nhận hàng trả lại

1

Ghi sổ

PNK

BPKH