Hoàn thiện công tác thư ký tại văn phòng công ty xây dựng số 9 thăng long

Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Lời mở đầu Thế giới hữu với công việc, dù bạn hay địa vị công việc tồn bên chúng ta, có công việc làm độc lập nhng có công việc cần giúp đỡ ngời khác, khối lợng công việc lớn, mà yêu cầu việc hoàn thành phải nhanh chóng, kịp thời hiệu quả, ngời giúp đỡ bạn công việc ai? ngời th ký Công tác th ký công tác liên quan tới lĩnh vực hoạt động thông tin, biên tập văn tổ chức xếp hoạt động cho quan, tổ chức hay doanh nghiệp giúp hoạt động đơn vị có kế hoạch cụ thể hợp lý hơn, góp phần không nhỏ vào thành công Vì làm tốt công tác th ký phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo thông suốt hoạt động đơn vị Trớc công tác th ký đợc biết tới nh công việc ghi chép đầy giản đơn tẻ nhạt nhng năm gần nhân viên th ký đợc biết tới nh ngời thông minh, linh hoạt động họ đảm đơng đợc công việc họ hình ảnh giao tiếp Công ty khách hàng bên va từ th ký đợc hiểu với ý nghĩa Công ty xây dựng só thăng Long, trực thuộc tổng Công ty xây dựng Thăng long, Công ty có tiếng giới xây dựng Mặc dù Công ty xây dựng t nhân, Công ty trách nhiệm hữu hạn mọc lên ngày nhiều nhng vị Công ty ngày vững vàng có bớc tiến đáng kể, phải nói tới lãnh đạo sáng suốt, kịp thời hiệu quả, nói tới ta không nhắc tới công tác th ký, ngời trợ giúp đắc lực cho Giám đốc Trong thời gian qua, công tác th ký đợc nhìn nhận với mặt đầy mẻ, yêu cầu công việc họ phải thật ngời có đào tạo có Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân chuyên môn, có họ có khả xếp hoạt động Giám đốc nói chung, quan nói riêng theo lịch trình hiệu Thời gian thực tập vừa qua, em trực tiếp tham gia vào hoạt động văn phòng Công ty xây dựng số Thăng long, em có sâu tìm hiểu công tác th ký, em nhận thức đợc tầm quan trọng công tác th ký có ý nghĩa nh với lí luận học hiểu biết thực tế công tác đạo nhiệt tình TS Trần Văn Giá với bảo cô văn phòng Công ty Em xin đa số ý kiến giải pháp nhằm hoàn thiện công tác th ký Trong thời gian thực tập, khối lợng công việc lớn nên viết em không tránh khỏi hạn chế, em mong đợc đóng góp thầy cô cô văn phòng Công ty để em hoàn thành tốt chuyên đề Nội dung chuyên đề gồm ba chơng: Chơng I: Những lí luận công tác th ký Chơng II: Thực trạng công tác th ký Công ty xây dựng số Thăng long Chơng III: Một số ý kiến giải pháp nhằm hoàn thiện công tác th ký văn phòng Công ty xây dựng số Thăng long Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Chơng I lí luận công tác th ký Công tác th ký nghiệp vụ có liên quan tới công tác văn phòng Vì trớc nghiên cứu nội dung công tác th ký cần tìm hiểu văn phòng công tác văn phòng I- Tổng quan văn phòng công tác văn phòng 1- Khái niệm văn phòng + Văn phòng theo nghĩa hẹp: gồm máy giúp nhà quản trị, thực chức đợc giao, phận tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao, pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại + Văn phòng theo nghĩa rộng: toàn bộ, máy quản lý quan, từ cấp cao đến sở làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức, bao gồm toàn sở vật chất, kỹ thuật môi trờng phục vụ cho tổ chức nói chung Văn phòng có đầy đủ t cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại, để thực mục tiêu chung cho tổ chức Văn phòng tồn nh thực thể, có nhiều cách tiếp cận khác nhau, nên có nhiều quạn niệm khác văn phòng 11- Theo chức năng: Văn phòng thực thể, thực chức năng, tham mu, tổng hợp hậu cần theo yêu cầu nhà quản trị 12- Theo tổ chức: Là đơn vị tổ chức có yếu tố cấu thành, phù hợp với chức nhiệm vụ đợc giao, theo mục đích chung tổ chức 13- Theo đặc tính: Là thực thể, quản lý thông tin, phục vụ cho điều hành nhà quản trị Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Từ khái niệm nêu khái niệm tổng quát văn phòng đợc đa nh sau: Văn phòng thực thể, tồn khách quan tổ chức, thực hiên chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức 2- Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn phòng có nhiều hoạt động, nh điều hành, đạo,chỉ huy nghiệp vụ văn phòng nh nghiệp vụ th ký, để thực chức chung văn phòng 21- Chức văn phòng 211 Chức tham mu Hoạt động tổ chức, đơn vị, phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu tố bên thuộc khách quan yếu tố bên thuộc chủ quan ngời lãnh đạo, nh nhà lãnh đạo muốn đa định khoa học, sáng suốt cần phải tham khảo ý kiến cấp dới trợ lý mình, ý kiến đợc tổng hợp lại cuối chọn lọc ý kiến mang tính khả thi cao để cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo, để họ đa định nhanh chóng kịp thời Những định thờng đắn tối u điêù chứng tỏ chức tham mu vô cần thiết, giúp cho lãnh đạo trình định( định nhà lãnh đạo tuỳ thuộc vào chứng kiến riêng thân họ thông ti mà họ đợc cung cấp, không mang tính gò bó, chói buộc) 212 - Chức tổng hợp Những nhà lãnh đạo tham khảo nhiều ý kiến luồng thông tin khác nhau, từ nguồn thông tin bên hay bên Những thông tin tất lĩnh vực thông tin tất đối tợng tham gia thu thập, mà văn phòng nơi thu thập tổng hợp tất luồng thông tin, văn phòng nơi chọn lọc, xử lý thông tin theo yêu cầu nhà lãnh đạo Quá trình sử dụng thông tin phải tuân theo qui tắc trật tự, kỉ cơng định mang lại hiệu cao Những hoạt động nh Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân thuộc chức tổng hợp văn phòng, chức hỗ trợ cho chức tham mu yếu tố định thành công hay thất bại Công ty Chính ý nghĩa mà quan, đơn vị cố gắng đại hoá văn phòng, để theo kịp xu hớng thời đại 213 Chức hậu cần Trong quan, đơn vị, doanh nghiệp thiếu sở vật chất nh máy móc, phơng tiện, thiết bị, nhà cửaNhững yếu tố thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, nhanh chóng kịp thời Nh văn phòng nơi trực tiếp giúp lãnh đạo thực chức trên, chức vừa có tính riêng lại vừa có tính chung, hỗ trợ cho nhau, bổ sung cho nhau, yếu tố vô quan trọng cần thiết khẳng định tồn văn phòng quan, đơn vị yếu tố khách quan tất yếu Chức tổng hợp quan trọng cả, định tồn quan 2.2 Nhiệm vụ văn phòng Văn phòng có chức chung nhất, song từ chức chung ngời ta lại chia thành chức năng, phận, chi tiết cụ thể Từ chức nhỏ lại gắn kết với cách nhịp nhàng tạo thành nhiệm vụ Theo nh chức tham mu, tổng hợp hậu cần ta lại có nhiệm vụ cụ thể sau : + Xây dựng quy chế làm việc tổ chức, quantrình tự bớc nh xây dựng thảo, trng cầu lấy ý kiến hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, công bố, xem xét khảo sát, tìm thiết sót để hoàn thiện bổ sung quy chế quan + Xây dựng đạo chơng trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị theo mục tiêu mà quan đề chiến lợc ban đầu, đề kế hoạch dài hạn, ngắn hạn trung hạn, theo năm, theo ngày hay theo tháng Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân + Thông tin yếu tố thiếu quan nào, trình thu thập, xử lý, chọn lọc sử dụng bảo quản thông tin phải đợc trọng Thông tin đợc coi yếu tố đầu vào để lãnh đạo đa định sáng suốt mang tính khoa học cao.Văn phòng đợc coi giới thông tin,vì thông tin đợc thu thập bảo quản hay lu giữ diễn văn phòng Đây hoạt động văn phòng định thành công hay thất bại, phải tuân theo nguyên tắc định cung cấp hay bảo quản thông tin + Văn yếu tố trợ giúp trình quản lý, truyền đạt thông tin, trớc nh nhiều quan, đơn vị sử dụng để quản lý hay trình hoạt động Để có văn đắn, hợp lý ban hành thẩm quyền, để tác động hiệu tới đối tợng, phải có đội ngũ cán có trình độ chuyên môn, để giúp cho nhà lãnh đạo thu thập xử lý luồng thông tin, biết bảo quản lu giữ thông tin, văn phòng + Một quan muốn tồn phát triển cần phải có vật chất tài chính, văn phòng nơi đảm bảo yếu tố yếu tố vật chất, tài nh nhà cửa, đất đai, máy móc thiết bị công nghệ, công cụ để lao động, chi phí diễn thờng xuyên liên tục Vì văn phòng phải có kế hoạch chi phí cho phù hợp + Bộ máy văn phòng phải ngày đợc xây dựng cách vững mạnh, việc làm hữu ích, nhằm thực tốt nhiệm vụ đợc giao, tổ chức máy văn phòng cần tuân theo nguyên tắc định, để phối hợp nhịp nhàng thống hệ thống quan đơn vị + Duy trì hoạt động văn phòng để diễn thờng xuyên, hoạt động khác quan hoạt động gián đoạn nhng riêng với hoạt động văn phòng gián đoạn trờng hợp nào, liên tục lĩnh vực đối nội đối ngoại, kiểm tra, giám sát Tính xuất phát từ chức văn phòng, để đảm bảo tiếp nhận thông tin tất đối tợng thời gian khác Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Hoạt động văn phòng gắn liền với hoạt động nhà lãnh đạo, thông qua việc trợ giúp nhà lãnh đạo việc tham mu, giúp cho nhà lãnh đạo định đắn, bên cạnh gắn với phận khác thông qua việc kiểm tra giám sát, đôn đốc hỗ trợ, lại vừa tự kiểm tra đôn đốc hoạt động Vì để hoạt động văn phòng đợc tiếp diễn cần phối hợp, liên kết với phận khác quan II Nhận thức chung công tác th ký Khái niệm công tác th ký Th ký văn phòng ngời đợc giao đảm nhận phần toàn công việc có liên quan tới lĩnh vực chuyên môn văn phòng nh : quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan ngời lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp Mặc dù có tác giả đa khái niệm khác nghiệp vụ th ký Th ký văn phòng ngời giúp việc trực tiếp cho thủ trởng nhà lãnh đạo quan ( nhà xuất trị quốc gia, năm 1997) Các nhân viên chuyên viên văn phòng gọi chung th ký.(trờng hành thành phố Hồ Chí Minh 1994) Vị trí công tác th ký Từ nhiệm vụ công việc cụ thể mà th ký văn phòng thờng xuyên đảm nhận, nh đóng góp họ cộng với công trình nghiên cứu nhà khoa học vị trí ngời văn phòng có điểm nh sau + Th ký văn phòng ngời đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, xác kịp thời cho hoạt động quản lý quan ngời lãnh đạo Trong trình quản lý, nhà quản lý nhà lãnh đạo cần thông tin từ nhiều nguồn để định định cần phải có sở để ban hành định đợc Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân ban hành cần phải có thông tin để biết định triển khai thực tế nh nào, có hiệu hay không? Có thể khẳng định thông tin hoạt động quan tổ chức rơi vào tình trạng tê liệt Th ký văn phòng ngời giúp lãnh đạo thu thập thông tin từ nhiều nguồn thông qua việc sử lý nguồn thông tin từ bên gửi đến nh qua văn bản, điện thoại, fax, email để có đ ợc thông tin đầy đủ, xác, kịp thời hay không phụ thuộc vào hoạt động ngời th ký hoạt động họ cá ảnh hởng không nhỏ tới hoạt động định quản lý quan + Th ký văn phòng ngời đảm bảo cho hoạt động quan, đơn vị ngời lãnh đạo diễn thờng xuyên, liên tục Để tổ chức quản lý điều hành Công ty, Đơn vị phải tiến hành hàng loạt hoạt động cụ thể nh: hội họp, kiểm tra, giao tiếp Những hoạt đọng diễn thờng xuyên, liên tục lãnh đạo tham gia mà có cán phận khác tham gia quy mô khác nhau, tuỳ thuộc vào nội dung họp Để hoạt động nói đợc diễn có kế hoạc rõ ràng hợp lý cần có xếp lập kế hoạch trớc, nhiệm vụ thuộc ngời th ký văn phòng họ không làm tốt ảnh hởng tới hoạt động quan Nhiều nhà lãnh đạo khối lợng công việc lớn nên họ cần th ký để xếp công việc, hẹn tiếp khách, trả lời điện thoại thông báo cho thủ trởng công việc cần làm + Th ký văn phòng, đặc biệt th ký điều hành, trờng hợp cụ thể làm tham mu cho lãnh đạo vấn đề có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ văn phòng Một chánh văn phòng cần thông báo cho thủ trởng tình hình thực định thủ trởng đơn vị có khó khăn, vớng mắc chánh văn phòng đề nghị thủ trởng đa biện pháp giải cho phù Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân hợp chánh văn phòng tham mu đa phơng pháp giải vớng mắc giúp thủ trởng + Th ký văn phòng mắt xích nối liền trì mối quan hệ quan nh ngời lãnh đạo Chúng ta biết không quan, tổ chức muốn tồn mà lại mối quan hệ với bên ngoài, ngợc lại tồn mối quan hệ đa chiều, mối quan hệ tồn dới nhịều hình thức nh văn bản, điện thoại, fax, qua gặp mặt trực tiếp nh ng dù hình thức phải qua trung gian ngời th ký Chính ngời th ký văn phòng thông qua công việc để trì mối quan hệ đa chiều, thái độ phong cách làm việc họ góp phần tích cực làm tăng mối quan hệ họ ngời tác động làm mối quan hệ phát triển theo chiều ngợc lại + Trong góc độ th ký văn phòng nh chánh văn phòng, trởng phòng hành chính, th ký riêng, tích chất công việc ngời thân cận đợc thủ trởng tin cậy Yêu cầu công tác th ký Khi tuyển th ký văn phòng, ngời ta không ý tới lực mà bên cạnh ngời ta đòi hỏi ngời th ký phải có phẩm chất để làm việc đạt kết cao ngời th ký phải có yêu cầu sau 31 Yêu nghề có ý thức vơn nên nghề nghiệp Trờng ĐHDL phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Yêu nghề phẩm chất cần thiết ngời lao động, với ngời th ký phẩm chất yêu cầu cao ngời th ký nhiệm vụ họ yểm trợ cho máy lãnh đạo quản lý, công việc họ gián tiếp mối quan hệ quan có nhiều ngời cho công việc họ không quan trọng, ảnh hởng không tốt tới ý thức làm việc họ, ý thức có ảnh hởng to lớn tới hiệu công việc Vì ngời th ký phải ngời yêu nghề có nhận thức nghề nghiệp mình, thể chỗ ngời th ký văn phòng phải nhận thức đắn tích chất, đặc điểm công việc đợc giao, từ ngời th ký tự hào tự tin công việc, cố gắng hoàn thành công việc thời gian ngắn nhất, tồn đơn vị Lòng yêu nghề giúp họ nhiệt tình có trách nhiệm công việc, muốn đóng góp vào thành công Công ty từ họ sáng tạo tìm tòi công việc 32 Có ý thức kỷ luật, tự giác triệt để công việc Th ký văn phòng yêu cầu họ phải ngời có tính kỷ luật cao tránh khỏi trậm trễ công việc, không làm ảnh hởng tới hoạt động ngời lãnh đạo, nh hoạt động ngời cán quan từ giúp ngời th ký chấp hành tốt nội quy, quy chế quan, góp phần tạo nên thống hoạt động quan Đi liền với tính kỷ luật tính tự giác công việc điều thật cần thiết th ký riêng, điều buộc họ phải sáng tạo, linh hoạt công việc cho bố trí công việc cho hợp lý, họ có tính ỷ lại định họ hoàn thành công việc Ngời th ký phải có tinh thần triệt để, nghĩa phải hoàn thành công việc giá nào, thiếu tính triệt để ngời th ký dễ nản lòng bỏ dở công việc chừng, công việc ngời th ký nhiều đòi hỏi họ phải giải dứt điểm theo ngày, tháng, tránh tình trạng công việc hôm để tới ngày hôm sau Có đợc yêu cầu họ góp phần hoạt động quan diễn nhịp nhàng trôi chảy Trờng ĐHDL phơng đông 10 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân III Giải pháp hoàn thiện Công tác th ký văn phòng Công ty xây dựng số Thăng long Em đợc học lí luận nghiệp vụ th ký thời gian thực tập em đợc làm quen thực tế với công tác em nhận thấy công tác có đóng góp đáng kể vào hoạt động chung Công ty Nhất công tác cung cấp thông tin biên tập, soạn thảo văn Bên cạnh những thành công công tác đạt đợc số hạn chế cần đợc cải thiện, để công tác th ký ngày hoạt động tốt hoàn thiện em xin đa số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác Giải pháp chung Trớc công tác th ký cha đợc trọng năm gần Công ty, Doanh nghiệp họ nhận thấy tầm quan trọng công tác cần thiết phải đa công tác vào hoạt động cho nề nếp hơn, theo với thời kỳ công nghiệp hoá đại hoá đất nớc Ban lãnh đạo Công ty xây dựng số Thăng long cần quy định nhiệm vụ rõ ràng cụ thể cho nhân viên làm chức th ký tính văn phòng nên họ phải kiêm nhiệm nhiều việc làm ảnh hởng tới chất lợng công việc Cần có khoảng không làm việc cho nhân viên th ký họ hầu hết ngồi chung phòng với nhân viên phòng khác nên tiếng ồn ngời xung quanh chi phối công việc họ Do đặc thù công tác nên nhân viên th ký thờng phải tiếp khách mà phòng tiếp khách Công ty sơ sài đơn giản không phù hợp với quy mô Công ty lớn nên làm hạn chế mối quan hệ Công ty phòng nhỏ tối tác động tới tâm lý làm giảm ý nghĩa giao tiếp Công việc nhiều mà nhân viên th ký đợc dùng chung với phòng văn th hai máy tính, máy cũ chạy chậm nên công việc bị ngng trễ.Vậy ban Giám đốc cần cung cấp thêm kinh phí để Trờng ĐHDL phơng đông 40 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân trang bị thêm máy vi tính cho nhân viên th ký để họ hoàn thành công việc sớm theo yêu cầu Cần có kế hoạch để đầu t thờng xuyên cho việc đào tạo nâng cao nghiệp vụ công tác th ký, đào tạo ngoại ngữ, tin học để họ giao tiếp với khách nớc tới Công ty làm việc để tìm kiếm thông tin cho ban Giám đốc phận quản lý họ yêu cầu cung cấp thông tin Những giải pháp cụ thể 21 Hoàn chỉnh quy định công tác th ký 211- Về công tác cung cấp thông tin Nghiệp vụ cung cấp thông tin nhân viên th ký Công ty xây dựng số thăng long nhìn chung hoàn thành cách nhng bên cạnh số hạn chế cần phải đợc khắc phục + Những nhân viên th ký thu thập thông tin đề tài theo yêu cầu ban Giám đốc hay phận quản lý thờng thông tin lấy lại từ phòng ban khác mà cha đợc tổng hợp lại cách cô đọng, cha đợc đối chiếu kiểm tra độ chuẩn xác, cần phải có biện pháp để nhân viên th ký có thái độ làm việc nghiêm túc cung cấp thông tin theo yêu cầu + Những thông tin thờng bị chậm, cha cập nhật, cha đáp ứng kịp yêu cầu trình độ tìm kiếm thông tin nh việc Công ty mạng Internet nên thông tin tới chậm đồng nghĩa với việc chậm bớc so với Công ty khác vấn đề cần khuyến khích nhân viên th ký tham gia vào khoá học tin, cung cấp phần kinh phí động viên họ nhiều công việc 212 Về công tác tổ chức xếp hoạt động cho Công ty cho ng ời lãnh đạo - Những nhân viên th ký thờng bị thụ động công tác này, Giám đốc thông báo công tác họ thờng ghi lại mà cha biết xếp cho hợp lý công việc Giám đốc nhiều nên họ cần xếp Trờng ĐHDL phơng đông 41 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân kế hoạch cho hợp lý sau hỏi ý kiến giám đốc, Giám đốc cần để họ tự giác vào ngày đầu tuần thông báo lịch làm việc Giám đốc - Có hội họp đợc tổ chức cần có mặt công nhân viên thể dân chủ Công ty nhng lại không đầy đủ đợc thiếu kinh phí nên họ có giấy mời tới thành viên Công ty,sự thông báo hay thông tin nhầm lẫn cần có khoản quỹ định cho nhân viên th ký để hội họp diễn ý nghĩa hiệu 213- Về công tác biên tập văn lu trữ hồ sơ tài liệu - Công tác biên tập văn nhiệm vụ ngời th ký Công ty xây dựng số Thăng long, nhân viên th ký Công ty thờng soạn thảo văn theo kinh nghiệm mà có thay đổi nhà nớc nguyên tắc biên tập văn nên văn đợc ban hành tính thuyết phục cao cần cho họ học bồi dỡng thêm để nâng cao trình độ, nh tiếp thu chủ trơng sách nhà nớc nguyên tắc xây dựng văn - Về việc lu giữ hồ sơ, thờng nhân viên văn th đảm nhận công tác nhng Công ty cần trang bị trang thiết bị đại cho nhân viên th ký để họ lu giữ hồ sơ file máy tính để tiện cho công tác tìm kiếm thông tin cách thuận lợi hiệu 22 - Đổi nhận thức ban Giám đốc công nhân viên Công ty Hiện trớc công tác th ký bị cho công việc giản đơn làm đợc, không đòi hỏi trình độ chuyên môn hay nghiệp vụ, nên dựa vào mối quen biết mà nhiều nhân viên th ký đợc nhận vào làm cha qua trờng lớp đào tạo trình giải công việc họ nhiều bỡ ngỡ họ làm việc theo nhiều tính nh ngời đợc đào tạo chuyên nghiệp Trờng ĐHDL phơng đông 42 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Công ty xây dựng cầu số Thăng long cần sớm nhận thức đợc vấn đề này, ý nhiều khâu tuyển dụng ý bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ cho họ Ban giám đốc với lãnh đạo văn phòng cần có biện pháp thi tuyển đầu vào thật nghiêm túc tìm ngời có khả đáp ứng yêu cầu 23 Tăng cờng mua sắm trang thiết bị đại, bố trí nơi làm việc hợp lý Nơi làm việc yếu tố có ảnh hởng cách sâu sắc tới tâm lý công nhân viên văn phòng trung tâm tiếp khách, hội họp mật công ty nói nên tình hình Công ty Những nhân viên th ký Công ty có không gian làm việc thích hợp, xong không gian nhân viên lại hạn hẹp sen kẽ nơi làm việc với nhân viên làm nhiệm vụ khác, chức khác + Nhân viên th ký ngời tiếp khách cho Công ty họ làm việc gần phòng Giám đốc họ phải chạy đi, chạy lại xuống phòng văn th để soạn thảo văn bản, tìm kiếm vài giữ liệu nên khách tới mà th ký làm nhiêm vụ tiếp khách lại chẳng tìm thấy đâu phải có quy định cụ thể rõ ràng nhân viên th ký + Phòng th ký nơi tiếp khách nhng lại tầng năm, vị khách tới nhiều thời gian mà Công ty lại cha đủ kinh phí để mua sắm trang thiết bị nhân viên th ký thờng phải xuống phòng vân th đánh máy, mà khoảng cách hai phòng lại xa nên nhiều thời gian, phòng th ký phòng Giám đốc chuyến xuống tầng ba thích hợp + Phòng th ký cũ trang bị sơ sài đề nghị ban Giám đốc bổ sung thêm kinh phí để sửa chữa nhân viên th ký bị tác động tâm lý phòng làm việc họ vừa trật chội, lại vừa thiếu thẩm mĩ 24-Hiện đại hoá ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác th ký Trờng ĐHDL phơng đông 43 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Công nghệ thông tin phát triển mạnh len lỏi vào nghành, lĩnh vực Những Công ty hay doanh nghiệp không muốn tụt hậu không ứng dụng công nghệ này, Công tác th ký cần phải đợc ứng dụng công nghệ tin học để giảm bớt sức lao động ngời, không cần nhiều thời gian mà hiệu công việc lại tăng nên Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cung cấp thông tin cách nhanh chóng, kịp thời việc xếp công tác cho lãnh đạo nh Công ty đợc thực nhanh chóng, gửi tới phòng ban để tham khảo ý kiến, nhân viên th ký thực sửa chữa cách nhanh chóng gấp nhiều lần so với làm thủ công Cần phải trang bị máy tính cho nhân viên th ký để họ thuận tiện công việc cần trang bị kiến thức tin học cho họ để họ không nhiều thời gian muốn thực công việc Cần phải nối mạng Lan, Wan, Internet công ty để họ trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ thành viên khác Công ty để việc cung cấp thông tin họ thời gian mà ban Giám đốc quy định Từ u điểm công nghệ thông tin đem lại việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác th ký Công ty xâiy dựng số thăng long điều tất yếu Trờng ĐHDL phơng đông 44 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Kết luận Ngày nay, đất nớc bớc vào thời kỳ đổi nên nhiều sách sản xuất kinh doanh đợc ban hành, sách động lực để Công ty, Doanh nghiệp tự kinh doanh chịu trách nhiệm kết hoạt động riêng cho mình, cổ phần hoá Công ty xây dựng số thăng long Một công ty trờng hợp nh vậy, để có thành công ban Giám đốc phải kiện toàn từ tất yếu tố có công tác th ký Công tác th ký phần hoạt động công ty, chức mà tồn tại, trớc bị sem nhẹ vị ngày đợc cải thiện công việc cung cấp thông tin, soạn thảo văn hay tiếp khách điều vô cần thiết tất yếu, yếu tố mang lại thành công cho Công ty Trong năm vừa qua nhờ làm việc nhiệt tình trách nhiệm công việc nên nhân viên th ký tạo dựng đợc lòng tin ban Giám đốc nh toàn công nhân viên Công ty Khối lợng công việc Công ty ngày lớn yêu cầu công việc đòi hỏi ngày cao nên nhân viên th ký đáp ứng đợc yêu cầu nhân viên th ký phải thờng xuyên trao dồi kiến thức, học hỏi kinh nghiệm để hoàn thành tốt công việc đợc giao Và có lẽ việc nên làm đổi hoàn toàn cách nhìn nhận tất cán công nhân viên chức với công tác Thời gian thực tập không nhiều ý kiến đóng góp thân em dựa kiến thức chủ quan thân em mong nhận đợc đóng góp ý kiến cô, nhân viên Công ty xây dựng số Thăng long đóng góp thầy cô giáo để viết em hoàn chỉnh Trờng ĐHDL phơng đông 45 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Em xin cảm ơn thầy giáo TS Trần Văn Giá tận tình bảo để em hoàn thành báo cáo chuyên đề này, cô văn phòng Công ty xây dựng số Thăng long hớng dẫn nghiệp vụ giúp em Em xin chân thành cám ơn! Trờng ĐHDL phơng đông 46 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Trờng đại học dân lập phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chuyên nghành quản trị vân phòng đề tài nâng cao hiệu công tác th ký Sinh viên thực : trơng thị vân Mã số : 946084 Hà nội, 3- 2006 Trờng ĐHDL phơng đông 47 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Trờng đại học dân lập phơng đông Khoa quản trị kinh doanh Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chuyên nghành quản trị vân phòng đề tài nâng cao hiệu công tác th ký Giáo viên hớng dẫn: ts Trần văn giá Sinh viên thực : trơng thị vân Mã số : 946084 Hà nội, 3- 2006 Trờng ĐHDL phơng đông 48 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Bản nhận xét Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Giáo viên hớng dẫn : TS Trần Văn Giá Sinh viên Thực hiện: Trơng Thị Vân Mã số: 946084 Nhận xét Đạt điểm(Cho điểm chẵn) Hà Nội ngày Trờng ĐHDL phơng đông 49 tháng năm 2006 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Bản nhận xét Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Giáo viên phản biện: Sinh viên Thực hiện: Trơng Thị Vân Mã số: 946084 Nhận xét Đạt điểm(Cho điểm chẵn) Hà Nội ngày tháng năm 2006 Giáo viên phản biện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập Tự Hạnh phúc Trờng ĐHDL phơng đông 50 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Ban lãnh đạo công ty xây dựng số Thăng long Nhận xét chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đề tài : Nâng cao hiệu công tác th ký Sinh viên thực hiện: trơng thị vân Hà Nội, ngày tháng năm 2006 TM Ban lãnh đạo quan Trờng ĐHDL phơng đông 51 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Mục lục Lời mở đầu Chơng i lý luận công tác th ký I tổng quan văn phòng công tác văn phòng 1- Khái niệm văn phòng 11- Theo chức 12 Theo tổ chức 13- Theo đặc tính Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 21 Chức công tác văn phòng 22 Nhiệm vụ văn phòng II nhận thức chung công tác th ký Khái niệm công tác th ký 2- Vị trí, ý nghĩa công tác th ký Yêu cầu công tác th ký Nội dung công tác th ký 41 Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý cho lãnh đạo 42 Nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan ngời 10 lãnh đạo 43 Nghiệp vụ biên tập văn lu trữ hồ sơ 11 44 Nghiệp vụ giao tiếp hành 11 Chức năng, nhiệm vụ công tác th ký 11 51 Chức 11 52 Nhiệm vụ Chơng ii: thực trạng công tác th ký văn phòng công ty xây dựng số thâng long i khái quát chung công ty xây dựng số thăng long Quá trình hình thành phát triển Trờng ĐHDL phơng đông 52 Khoa quản trị kinh doanh 11 12 12 Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Chức năng, nhiệm vụ công ty xây dựng số thăng long 12 Cơ cấu tổ chức Công ty xây dựng số Thăng long 16 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm gần 16 II Tình hình hoạt động văn phòng công ty xây 17 dựng số Thăng long Chức nhiệm vụ văn phòng công ty xây dựng số 18 Thăng long 11 Chức 18 12 Nhiệm vụ 18 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng Công ty xây dựng số 18 Thăng long Những hoạt động chủ yếu văn phòng 18 31 - Đội xe 19 32- Phòng bảo vệ 19 33 Phòng văn th 19 iii thực trạng công tác th ký nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo 20 20 11 Chuẩn bị thông tin 20 12 Cung cấp thông tin 20 Nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt quan ngời lãnh đạo 24 21 Xây dựng chơng trình, kế hoạch lịch làm việc cho quan cho ngời lãnh đạo 22 Tổ chức họp, hội thảo lễ hội 24 23 Tổ chức chuyến công tác cán quan 25 ngời lãnh đạo Giao tiếp hành 26 31 Tiếp khách 27 32 Giao tiếp qua điện thoại 27 33 Giao tiếp qua hội họp Trờng ĐHDL phơng đông 53 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân Chơng iii số phơng hớng giải pháp nhầm hoàn thiện công tác 27 th ký văn phòng công ty xây dựng số Thăng long 28 I nhận xét chung công tác th ký công ty xây 30 dựng số thăng long - Ưu điểm 30 Hạn chế Nguyên nhân 30 31 Nguyên nhân u điểm 31 32 Nguên nhân nhợc điểm 31 ii phơng hớng tổ chức công tác th ký văn phòng 31 công ty xây dựng số thăng long 32 iii giải pháp hoàn thiện công tàc th ký văn phòng 33 công ty xây dựng số thăng long Giải pháp chung 33 2- Giải pháp cụ thể 21 Hoàn chỉnh nhiệm vụ nhân viên th ký 34 22 - Đổi nhận thức lãnh đạo cán công nhân viên 34 23 Tăng cờng mua sắm trang thiết bị đại, bố trí hợp lý 36 nơi làm việc 36 24 Hiện đại hoá ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác th ký Kết luận 37 38 Trờng ĐHDL phơng đông 54 Khoa quản trị kinh doanh [...]... Một số phơng hớng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác th ký tại văn phòng công ty xây dựng số 9 thăng long I - Nhận xét chung về công tác th ký tại văn phòng Công ty xây dựng số 9 Thăng long 1 - Ưu điểm: * Công tác cung cấp thông tin: Công ty xây dựng số 9 Thăng long là một Công ty hoạt động khá thành công trong những năm vừa qua, sự thành công đó thể hiện ở chỗ Công ty đã thâu tóm đợc nhiều công. .. Công ty xây dựng số 9 Thăng long là tiền thân của Công ty cầu 13 thành lập ngày 19 tháng 7 năm 197 4, ngày 27/3/ 199 3 đợc thành lập lại theo số 508 / QĐ-TCCB-LĐ của Bộ Giao thông vận tải, ngày 24/6/ 199 8 đổi tên thành Công ty xây dựng số 9 Thăng long trực thuộc tổng Công ty xây dựng Thăng long .Tại quyết định số 15 69/ 199 8/ QĐ/ BGTVT của Bộ Giao thông vận tải - Tên Công ty: công ty xây dựng số 9 thăng long. .. bộ máy văn phòng Công ty xây dựng số 9 Thăng long Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty xây dựng số 9 Thăng long Giỏm c Thư ký Chỏnh VP Phú Chỏnh VP i xe Phú Chỏnh VP BP Bo V BP Vn Th BP Qun Tr 3 Những hoạt động chủ yếu của văn phòng 31 Phòng văn th thực hiện hai chức năng: công văn đến và công văn đi 311 Công văn đến Văn th phải phân loại những công văn, giấy tờ gửi tới Những công văn gửi... nghiệp + Xây dựng các công trình dân dụng + Xây dựng các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện Sau khi chuyển sang Công ty cổ phần, Công ty sẽ bổ sung thêm nhiều nghành nghề mới, nhằm tạo thêm việc làm cho công nhân viên chức, tăng thêm thu nhập, tạo lập uy tín, thiết lập tính năng đa nghành cho Công ty 3 - Cơ cấu tổ chức của Công ty xây dựng số 9 Thăng long Công ty xây dựng số 9 Thăng long ở thời điểm hiện tại. .. 542 000 400 145 267 276 396 733 100 000 29 318 1150 2005 94 7 624 547 613 513 456 334 111 091 133 275 221 29 650 1200 II, Tình hình hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng số 9 Thăng long 1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty xây dựng số 9 Thăng long 11 Chức năng + Văn phòng là nơi giúp lãnh đạo thu thập, phân tích và sử dụng thông tin theo yêu cầu + Văn phòng tham mu cho lãnh đạo, giám sát, đôn... thăng long - Căn cứ vào chính sách của Nhà nớc và sự chỉ đạo của tổng Công ty xây dựng Thăng long, thì Công ty xây dựng số 9 Thăng long ra đời, nhằm tăng cờng cơ sở vật chất cho đất nớc và góp phần đa đất nớc tiến lên, để phù hợp với xu thế của thời đại, sánh vai cùng các nớc trong khu vực và thế giới - Công ty ra đời với chức năng và nhiệm vụ sau: + Xây dựng công trình giao thông +Xây dựng công trình công. .. tế: thang long construction company n9 - Trụ sở chính: Xã Xuân đỉnh Huyện Từ Liêm Thành phố Hà Nội - Số điện thoại: 048 3 899 70 8 3 89 407 Fax: 048 385 127 - Nghành nghề kinh doanh: + Xây dựng công trình giao thông + Xây dựng công trình công nghiệp + Xây dựng các công trình dân dụng + Xây dựng các công trình thuỷ lợi thuỷ điện - Tổng số lao động trong danh sách tới thời điểm cổ phần hoá: 3 79 ngời -... có tại doanh nghiệp, Công ty phát hành cổ phiếu thu hút thêm vốn của các thành viên, tổ chức trong và ngoài Công ty để tăng thêm lực lợng sản xuất cho Công ty, ngày một vững mạnh hơn Trờng ĐHDL phơng đông 15 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân * Tên của Công ty sau khi cổ phần hoá + Tên Công ty sau khi cổ phần : công ty xây dựng số 9 thăng long + Tên giao dịch quốc tế: thang long. .. phần hoá: 393 486 500 đồng - Giá trị vốn nhà nớc còn lại: 0 đồng, để chuyển sang Công ty cổ phần, đề nghị tổng Công ty xây dựng Thăng long điều chuyển vốn cho Công ty 3 124 200 000 đồng để nắm giữ cổ phần chi phối > 50% vốn điều lệ * Tổng số lao động hiện có: 397 ngời - Tổng số lao động chuyển sang Công ty cổ phần: 254 ngời - Tổng số lao động dôi d: 125 ngời - Số tiền hỗ trợ, trợ cấp cho số lao động... dịch Mỗi nhiệm vụ lại bao gồm các công việc cụ thể khác nhau Vì vậy, ở những cơ quan lớn, có phạm vi quản lý rộng có thể nhiều th ký văn phòng cùng đợc giao đảm nhận một nhiệm vụ nhng công việc cụ thể lại khác nhau Trờng ĐHDL phơng đông 13 Khoa quản trị kinh doanh Báo cáo chuyên đề Trơng Thị Vân ChơngII thực trạng công tác th ký tại văn phòng công ty xây dựng số 9 thăng long 1 Quá trình hình thành và ... Một số phơng hớng giải pháp nhằm hoàn thiện công tác th ký văn phòng công ty xây dựng số thăng long I - Nhận xét chung công tác th ký văn phòng Công ty xây dựng số Thăng long - Ưu điểm: * Công tác. .. công tác th ký Công tác th ký nghiệp vụ có liên quan tới công tác văn phòng Vì trớc nghiên cứu nội dung công tác th ký cần tìm hiểu văn phòng công tác văn phòng I- Tổng quan văn phòng công tác văn. .. trạng công tác th ký văn phòng công ty xây dựng số thăng long Quá trình hình thành phát triển 11 Giới thiệu chung Công ty xây dựng số Thăng long tiền thân Công ty cầu 13 thành lập ngày 19 tháng