tình huống tại phòng kinh doanh công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn

Chương I: Tổng quan công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn 1.1 Quá trình hình thành phát triển: Công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn tiền thân Công ty Lâm sản Thành phố, thành lập theo định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 69/QĐ-UB, ngày 03/03/1993 Năm 2000, sáp nhập Xí nghiệp Đồ gỗ xuất khẩu, Xí nghiệp giống & Trồng rừng vào Công ty Lâm sản Thành phố thức đổi tên thành Công ty Lâm Nghiệp Sài Gòn Năm 2002, sáp nhập Công ty Thiết bị phụ tùng khí Nông nghiệp vào Công ty Lâm Nghiệp Sài Gòn Tháng năm 2010 chuyển thành Công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn Từ thành lập (1993) đến công ty vượt qua bao khó khăn trở ngại, không ngừng đổi mới, nâng cao quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh Bên cạnh công ty không ngừng khuyến khích nâng cao tay nghề cán công nhân viên có lực Vì thế, sản phẩm công ty tạo nhiều uy tín thị trường nước, thu hút nhiều hợp tác đầu tư khách hàng, đồng thời tạo điều kiện cho công ty có nhiều mối quan hệ mật thiết với bạn hàng Châu Á, Đài Loan, Nhật Bản, Canada, Mỹ Năm 2002, công ty Tổ chức CITES (Tổ chức Công ước quốc tế buôn bán loài động - thực vật hoang dã) chứng nhận cấp phép xuất sản phẩm từ cá sấu Cuối năm 2009 đầu năm 2010, Công ty cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2008 giấy chứng nhận phát triển rừng bền vững FSC – COC Qua đó, chứng tỏ khả cạnh tranh thị trường tạo niềm tin từ nhà đầu tư khách hàng hợp tác với công ty 1.2 Chức nhiệm vụ - Mặt hàng sản xuất: + Sản xuất xuất đồ gỗ nhà trời Trang + Trồng rừng kinh doanh loại gỗ (dùng ngành công nghiệp giấy) + Nuôi, kinh doanh cá sấu sản phẩm từ da cá sấu + Sản xuất, xuất hàng may mặc + Xây dựng dân dụng công nghiệp, san lấp mặt trang trí nội thất + Tư vấn, thiết kế kiến trúc kết cấu công trình dân dụng công nghiệp + Kinh doanh máy móc thiết bị loại + Kinh doanh dịch vụ khác: Nhà hàng, nhiên liệu… - Về nhập khẩu: công ty nhập nguyên vật liệu, máy móc trang thiết bị để phục vụ cho trình sản xuất, chế biến gỗ, gia công loại hàng may mặc - Về xuất khẩu: công ty xuất sản phẩm ghế lãnh đạo, bàn làm việc, sản phẩm may, gia công như: Áo Jacket, quần tây… sang thị trường EU số quốc gia khác châu Á, Mỹ 1.3 Nguồn nhân Bảng 1.1: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn năm 2012 TT Trình độ Trên đại học Đại học, cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Lao động phổ thông Tổng cộng Số lượng (người) Tỉ trọng (%) 02 0,25 62 7,65 27 3,33 87 10,74 632 78,03 810 100 (Nguồn: Công ty TNHH 1TV LNSG, 2012) Đội ngũ lao động làm việc công ty thực chế đồng thời hình thức: - Lao động không xác định thời gian, - Lao động có thời hạn – năm, - Lao động làm việc thời vụ Qua bảng 1.1 cho thấy lao động phổ thông chiếm tỉ lệ cao Tuy nhiên, Công ty có giải pháp đào tạo nâng cao tay nghề công nhân, tỉ lệ công nhân có tay nghề từ bậc trở lên chiếm 70%; đào tạo công nhân có trình độ kỹ thuật bố trí họ giữ vai trò chủ chốt khâu sản xuất, đồng thời Công ty có sách trả Trang lương theo sản phẩm, thời gian hợp lý giúp công nhân an tâm làm việc, gắn bó với Công ty Ngoài ra, Ban Giám đốc Công ty quan tâm đến việc học tập nâng cao trình độ chuyên môn cán quản lý hỗ trợ kinh phí, thời gian để họ theo học lớp nâng cao trình độ mặt Nhìn chung, vấn đề quản lý nguồn nhân lực Công ty giải tương đối tốt Tuy nhiên, phận cán thụ động, không phát huy khả năng, lực, cần phải giải triệt để 1.4 Sơ đồ tổ chức Công ty: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty Giám đốc P.Giám đốc P TCHC Nhà máy chế biến gỗ Forimex Xưởng chế biến gỗ Forimex Long Bình 1.5 Xí nghiệp giống trồng rừng P.Giám đốc P KHKT Xưởng may xuất Forimex Trại nuôi cá sấu Forimex I, II, III P KDXNK Đội xây dựng trang trí nội thất Cửa hàng nhiên liệu Forimex I, II, III, IV P KTTV Xưởng bao bì xưởng xẻ Tân Tạo Cửa hàng bán sản phẩm da Forimex I, II, III, IV Tổ may sản phẩm da cá sấu Nhà hàng Rừng Xanh Mục tiêu xuất nhập công ty - Tăng doanh thu xuất gỗ 5% so với năm 2011 - Đào tạo, nâng tay nghề cho 80% công nhân sản xuất - Sản phẩm sản xuất xuất chất lượng đạt 98% yêu cầu sản xuất xuất - Lập chứng từ toán xác 100%, nhanh chóng, kịp thời để sớm thu hồi công nợ từ khách hàng Trang 1.6 Quy trình xuất nhập hàng công ty * Quy trình xuất công ty Đề nghị làm thủ tục xuất hàng Nhà máy CBG Kiểm tra đề nghị Kéo container NM, xếp hàng vào container, hạ bãi Lập sơ đăng ký Hải quan Trình BGĐ ký Báo cáo BGĐ xử lý Làm thủ tục hải quan xuất Lập chứng từ toán Quốc tế Theo dõi toán Lưu hồ sơ Trang * Quy trình nhập công ty Nhà máy làm Đề nghị Phương án nhập hàng Kiểm tra, trình duyệt Theo dõi thực hợp đồng Nhận thông báo hàng đến Lập hồ sơ hải quan nhập hàng Duyệt Làm thủ tục Hải quan nhập hàng Thông báo cho NM CBG chuẩn bị tiếp nhận Xử lý hàng không phù hợp Vận chuyển hàng Nhà máy Kiểm tra Nhập kho Trang Chương II: Bảng mô tả công việc phận xuất nhập phòng kinh doanh – xuất nhập công ty 2.1 - Tóm tắt chức năng, nghiệp vụ phận xuất nhập Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường để đầu tư kinh doanh hàng xuất kinh doanh nội địa - Làm thủ tục hải quan, chứng từ toán xuất nhập theo dõi công nợ khách hàng - Tham mưu cho Ban Giám đốc: + Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh xuất nhập phạm vi toàn Công ty theo chức Công ty Có hiệu quả, cạnh tranh thị trường, đáp ứng yêu cầu phát triển Công ty + Quản lý, theo dõi nghiệp vụ lĩnh vực kinh doanh, xuất nhập đơn vị trực thuộc Công ty + Các nghiệp vụ ngoại thương đảm bảo với quy định Nhà nước thông lệ thương mại quốc tế 2.2 Sơ đồ cấu trúc phòng Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh xuất nhập Trưởng phòng Phó phòng phụ trách NV chứng từ XNK NV giao nhận XNK NV thống kê báo cáo, phụ trách showroom, xưởng may Thủ kho NV phụ trách KD xăng dầu NV IT NV phụ trách trại sấu NV phụ trách tổ may da, thống kê số liệu cá sấu Trang 2.3 Mối quan hệ phòng, phận công việc * Các quan bên ngoài: - Phòng thương mại công nghiệp Việt Nam (VCCI): + Liên hệ mua giấy chứng nhận xuất xứ (CO) + Tham gia khóa đào tạo có thay đổi lĩnh vực xuất nhập - Các hãng tàu: Liên hệ để booking tàu xuất hàng lấy lệnh giao hàng - Các quan hải quan: Làm thủ tục hải quan xuất nhập hàng hóa - Các quan kiểm dịch, khử trùng: kiểm dịch, phun trùng hàng xuất nhập - Các đại lý vận chuyển hàng hóa: kéo hàng hóa từ nhà máy cảng ngược lại - Các ngân hàng: Mở chứng từ toán quốc tế, theo dõi thông tin toán khách hàng * Các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty: - Ban giám đốc công ty: Ký hồ sơ liên quan; đưa đề xuất, kiến nghị công việc; báo cáo hoạt động phận - Phòng kế toán tài vụ: Liên hệ vấn đề liên quan tài chính; kết hợp theo dõi vấn đề toán khách hàng - Phòng tổ chức – hành chánh: Đề nghị có nhu cầu đào tạo cán xuất nhập khẩu; photo, đóng dấu chứng từ - Nhà máy chế biến gỗ Forimex: Kết hợp với nhà máy giao nhận hàng cho khách hàng số liệu theo hợp đồng; nhập xuất hàng hóa - Chức nhiệm vụ phòng * Chức - Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo cấp hoạch định phương án sản xuất kinh doanh công ty Trang - Cùng đơn vị trực thuộc phòng ban khác xây dựng phương án kinh doanh tài - Nghiên cứu thị trường, thị hiếu khách hàng nước để xúc tiến thương mại - Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển mạng lưới phân phối, mở rộng thị trường nước * Nhiệm vụ - Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường để đầu tư kinh doanh hàng xuất kinh doanh nội địa Đề xuất với Ban lãnh đạo cấp chủ trương, sách phù hợp với tình thình kinh doanh thực tế - Theo dõi nắm bắt thị trường, giá cả, nhu cầu hàng hóa xuất khẩu, tiến đến ký kết hợp đồng kinh tế - Phối hợp phòng nghiệp vụ đơn vị trực thuộc quản lý, theo dõi hợp đồng kinh tế từ ký kết đến lý hợp đồng - Nghiên cứu theo dõi chủ trương sách xuất nhập khẩu, thuế nhà nước ban hành để tổ chức triển khai thực quy định - Chịu trách nhiệm dự thảo, lập hợp đồng kinh tế, điều kiện, hình thức toán - Phối hợp với phòng kế toán – tài vụ công ty nghiệp vụ thu tiền bán hàng, toán tiền mua hàng hóa có liên quan đến hoạt động kinh doanh sở cam kết quy định pháp luật hành - Thực tốt nghiệp vụ, thủ tục xuất nhập quy định theo tình hình thực hợp đồng, lý hợp đồng nội địa xuất nhập - Thực chế độ báo cáo thống kê nhà nước theo yêu cầu Ban lãnh đạo, quản lý thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh công ty Trang 10 - Thực cung cấp chứng từ, hóa đơn mua bán hàng hóa, biên giao nhận hàng hóa, đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hóa, hệ thống kho hàng hóa công ty 2.4 Các báo cáo phải thực - Báo cáo hồ sơ xuất nhập khẩu: báo cáo phòng kế toán – tài vụ - Báo cáo kinh doanh xuất nhập khẩu: báo cáo ban Giám Đốc phòng kế toán – tài vụ - Báo cáo xuất nhập hàng hóa: báo cáo tổng cục thống kê - Báo cáo thực hợp đồng: báo cáo phòng kế hoạch – kỹ thuật 2.5 Các quy trình làm việc phòng liên quan đến quy trình công ty - Kiểm tra hợp đồng xuất nhập - Giao nhận hàng hóa - Lập chứng từ xuất nhập - Theo dõi toán thông qua ngân hàng - Gửi chứng từ cho khách hàng tiền vô tài khoản công ty - Trình báo Ban Giám Đốc xin ý kiến đạo hạn toán mà chưa nhận tiền toán Trang 11 2.6 - Các tiêu kết công việc cần đạt Lập chứng từ toán xác 100%, nhanh chóng, kịp thời để sớm thu hồi công nợ từ khách hàng 2.7 - Quản lý phận Đối với nhà máy: Phòng quản lý theo dõi đơn hàng, thời gian giao nhận hàng để đôn đốc nhà máy sản xuất kịp tiến độ đạt chất lượng Điều phối phương tiện vận chuyển để đưa hàng đưa hàng nhà máy - Nhân viên giao nhận: làm thủ tục hải quan nhanh chóng xác - Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu: Lập chứng từ toán xác, báo cáo kết thực kết kinh doanh lên cấp 2.8 - Các trang thiết bị văn phòng cần thiết cho yêu cầu công việc Một máy vi tính để làm thủ tục hải quan khai báo điện tử dành cho nhân viên giao nhận - Một máy vi tính để làm chứng từ toán, tổng hợp số liệu hồ sơ xuất nhập - Một máy in dùng để in chứng từ - Một máy scan để scan chứng từ gửi cho khách hàng theo dõi Trang 12 Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động xuất nhập phòng kinh doanh – xuất nhập 3.1 - Chính sách tuyển dụng Bộ phận xuất nhập cần có mô tả công việc cụ thể cho chức danh để có nhu cầu tuyển dụng nhân mảng xuất nhập khẩu, phận xuất nhập làm đề nghị, Ban Giám Đốc, phòng tổ chức hành chánh tuyển ứng viên phù hợp với thực tiễn công việc 3.2 - Chính sách đào tạo Khi đào tạo công nhân đào tạo nghiệp vụ cho cán xuất nhập khẩu, công ty cần đánh giá hài lòng cán khóa đào tạo, đánh giá tay nghề thực tế công nhân có tiến so với trước đào tạo hay không, nhằm điều chỉnh hợp lý - Ngoài ra, công ty cần bồi dưỡng kiến thức quản lý, đánh giá CBNV làm công tác quản lý để họ đề xuất phương pháp cải tiến quản lý hiệu phù hợp với công ty - Hơn nữa, công ty nên tạo điều kiện cho CBNV tham quan, học tập mô hình hoạt động xuất nhập nước tiên tiến giới nhằm đưa giải pháp tối ưu cho tình hình công ty 3.3 - Quy trình nội Thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc xúc tiến thực quy trình đề nhằm hạn chế sai sót mắc phải thiệt hại cho công ty - Đồng thời công ty cần tổ chức định kỳ buổi hội thảo, đưa điểm khó khăn công tác, mặt hạn chế nghiệp vụ nhằm có giải pháp để kịp thời điều chỉnh 3.4 - Đánh giá kết làm việc nhân viên Có tiêu, thang điểm rõ ràng cho nhân viên để đánh giá xác mức độ hoàn thành nhân viên nào, từ có mức khen thưởng xứng đáng để khích lệ nhân viên làm việc tốt Trang 13 3.5 - Chính sách khen thưởng cho nhân viên: Đề mức khen thưởng hợp lý dựa theo tầm quan trọng mức độ khó để đạt kết công việc với mục tiêu để kích thích nhân viên làm việc hiệu quả, tăng suất công ty 3.6 - Khích lệ nhân viên: Có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, tạo sân chơi tập thể nhằm tạo gắn kết tinh thần đồng đội nhân viên tổ chức buổi dã ngoại, tham quan, giao lưu phòng ban với - Quan tâm, chăm sóc đến quyền lợi nhân viên, động viên thăm hỏi nhân viên có hoàn cảnh đặc biệt Trang 14 KẾT LUẬN Công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn công ty phát triển mạnh mẽ ngày khẳng định tốt tầm quan trọng mình, có khả cạnh tranh mạnh mẽ với đối thủ khu vực giới, đóng góp to lớn vào phát triển chung xã hội Để đạt thành tốt đẹp trên, có đóng góp không nhỏ Phòng Kinh doanh xuất nhập Vì hiệu công việc đặt lên hàng đầu, trước tiên bảng mô tả công việc rõ ràng, cụ thể cho đánh giá tình hình hoạt động Phòng Bài viết phân tích trạng thiết lập bảng mô tả công việc phận xuất nhập Phòng Kinh doanh xuất nhập đồng thời đưa giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu hoạt động Phòng Trang 15 [...]... 14 KẾT LUẬN Công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn là một công ty đang phát triển mạnh mẽ và ngày càng khẳng định tốt tầm quan trọng của mình, có khả năng cạnh tranh mạnh mẽ với các đối thủ trong khu vực và trên thế giới, đóng góp to lớn vào sự phát triển chung của xã hội Để đạt được những thành quả tốt đẹp như trên, có sự đóng góp không nhỏ của Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu Vì thế hiệu quả công việc... nhằm đưa ra giải pháp tối ưu cho tình hình hiện tại của công ty 3.3 - Quy trình nội bộ Thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và xúc tiến thực hiện đúng quy trình đã đề ra nhằm hạn chế những sai sót mắc phải cũng như thiệt hại cho công ty - Đồng thời công ty cần tổ chức định kỳ các buổi hội thảo, đưa ra các điểm khó khăn trong công tác, cũng như những mặt hạn chế trong nghiệp vụ nhằm có những giải pháp... khẩu, công ty cần đánh giá sự hài lòng của cán bộ đối với khóa đào tạo, cũng như đánh giá tay nghề thực tế của công nhân có tiến bộ gì hơn so với trước khi đào tạo hay không, nhằm điều chỉnh hợp lý - Ngoài ra, công ty cần bồi dưỡng kiến thức quản lý, đánh giá đối với những CBNV làm công tác quản lý để họ có thể đề xuất những phương pháp cải tiến quản lý hiệu quả và phù hợp với công ty - Hơn nữa, công ty. .. của phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu 3.1 - Chính sách tuyển dụng Bộ phận xuất nhập khẩu cần có bản mô tả công việc cụ thể cho từng chức danh để khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự về mảng xuất nhập khẩu, bộ phận xuất nhập khẩu làm đề nghị, Ban Giám Đốc, phòng tổ chức hành chánh có thể tuyển ứng viên phù hợp với thực tiễn công việc 3.2 - Chính sách đào tạo Khi đào tạo công nhân cũng như đào tạo nghiệp. .. luôn được đặt lên hàng đầu, trước tiên là bảng mô tả công việc rõ ràng, cụ thể sao cho có thể đánh giá được tình hình hoạt động của Phòng Bài viết này đã phân tích hiện trạng thiết lập bảng mô tả công việc của bộ phận xuất nhập khẩu của Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu đồng thời đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Trang 15 ... lý dựa theo tầm quan trọng và mức độ khó để đạt kết quả công việc với mục tiêu để kích thích nhân viên làm việc hiệu quả, tăng năng suất của công ty 3.6 - Khích lệ nhân viên: Có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, tạo sân chơi tập thể nhằm tạo sự gắn kết và tinh thần đồng đội của các nhân viên như tổ chức các buổi dã ngoại, tham quan, giao lưu giữa các phòng ban với nhau - Quan tâm, chăm sóc đến quyền lợi của ... xuất nhập phòng kinh doanh – xuất nhập công ty 2.1 - Tóm tắt chức năng, nghiệp vụ phận xuất nhập Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường để đầu tư kinh doanh hàng xuất kinh doanh nội địa -... công tác nghiên cứu thị trường để đầu tư kinh doanh hàng xuất kinh doanh nội địa Đề xuất với Ban lãnh đạo cấp chủ trương, sách phù hợp với tình thình kinh doanh thực tế - Theo dõi nắm bắt thị trường,...+ Trồng rừng kinh doanh loại gỗ (dùng ngành công nghiệp giấy) + Nuôi, kinh doanh cá sấu sản phẩm từ da cá sấu + Sản xuất, xuất hàng may mặc