Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần bóng đèn phích nước rạng đông

Để công ty luôn đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường thì việc hoàn thiện bộ máy quản lý cho phù hợp với điều kiệnhoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp hiện nay là vấn đề cấp

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức những nội dung công tác kếtoán phù hợp với chính sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp vớiđiều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắnvới những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cho côngtác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình trong việc nâng cao hiệuqủa quản lý kinh tế tại doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông là một doanhnghiệp Quân đội hoạt động đa ngành nghề, lĩnh vực chính là sản xuất hàngdệt, may phục vụ Quốc phòng, thị trường tiêu dùng trong nước và trên thếgiới Xuất phát từ một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Quốc Phòng cónhiệm vụ chính trị là sản xuất và trang bị quân trang, quân phục, phục vụquân đội, được chuyển đổi sang công ty cổ phần trong những năm gần đây.Mặc dù công ty đang trên đà phát triển, bên cạnh những thuận lợi là được BộQuốc Phòng giao nhiệm vụ sản xuất trang bị quân trang, quân phục, phục vụquân đội, công ty cũng gặp không ít những khó khăn khi tham gia tìm kiếmthị trường bên ngoài Để công ty luôn đứng vững và phát triển trong nền kinh

tế thị trường thì việc hoàn thiện bộ máy quản lý cho phù hợp với điều kiệnhoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp hiện nay là vấn đề cấp thiết, đặc biệt làphải tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý nhằm thu nhận, xử lý và cungcấp thông tin kinh tế một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác đáp ứng yêu cầuquản lý và điều hành của đơn vị trong điều kiện nền kinh tế thị trường, theođịnh hướng Xã hội Chủ nghĩa

Xuất phát từ lý do trên, đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạiCông ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông” là vấn đề vừa có ý nghĩa

cả về lý luận và thực tiễn, mang tính thời sự, nhằm đóng góp một số ý kiến vềhoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phíchnước Rạng Đông

2 Mục đích của đề tài

- Hệ thống hoá và làm rõ hơn những vấn đề lý luận về tổ chức công tác

kế toán tại Công ty cổ phần

- Phân tích, đánh giá thực trạng Tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông, đề xuất một số giải pháp cơ bản

để Hoàn thiện Tổ chức Công tác Kế toán tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phíchnước Rạng Đông

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán trong công ty cổphần

- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán kế toántại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông trong giai đoạn hiệnnay

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu bao gồm: Phương phápduy vật biện chứng, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phươngpháp tổng hợp, quy nạp, phân tích thực trạng,

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục,nội dung luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toántrong công ty cổ phần

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phầnBóng đèn Phích nước Rạng Đông

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phầnBóng đèn Phích nước Rạng Đông

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỂ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỂ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN

1.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHAN

1.1.1 Khái niệm về công ty cổ phần

Công ty cổ phần là hình thức doanh nghiệp được thành lập theo luật, cónhiều chủ sở hữu gọi là cổ đông, góp vốn bằng hình thức cổ phần, cổ đôngchịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp của mình

Theo điều 77 luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29 tháng 11năm 2005

1 Công ty cổ phần là doanh nghiệp trong đó:

a/ Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;b/ Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba

và không hạn chế số lượng tối đa;

c/ Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sảnkhác của doanh nghiệp trong phạn vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp

d/ Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho ngườikhác, trừ trường hợp cổ phần của cổ đông sáng lập trong ba năm đầu kể từngày đăng ký kinh doanh, chỉ có thể chuyển nhượng cho người khác khôngphải là cổ đông nếu được sự chấp thuận của đại hội đồng cổ đông Sau 3 năm,

cổ phần của cổ đông sáng lập được chuyển nhượng bình thường như cổ phầnphổ thông khác (quy định tại khoản 3 Điều 81 và khoản 5 Điều 84 của luậtnày)

2 Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấychứng nhận đăng ký kinh doanh

3 Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán các loại để huyđộng vốn

Công ty cổ phần đã và đang là loại hình doanh nghiệp chủ yếu ở cácnước phát triển, cũng như ở Việt Nam kể từ khi bắt đầu tiến trình cổ phần hoádoanh nghiệp Loại hình doanh nghiệp này có đặc điểm đáng chú ý mà cácloại hình doanh nghiệp khác không có được, đó là có sự tách rời giữa chủ sởhữu doanh nghiệp và người điều hành doanh nghiệp nên tạo ra một số ưu thếhơn so với các loại hình doanh nghiệp khác ở chỗ:

- Quyền sở hữu công ty, thể hiện ở việc nắm giữ cổ phần, có thể chuyểnnhượng dễ dàng từ người này sang người khác

- Tuổi thọ công ty không phụ thuộc vào tuổi thọ hay sự rút vốn của một

số người sở hữu nào đó

- Mỗi cổ đông chịu trách nhiệm hữu hạn trên vốn đầu tư của mình.Như vậy công ty cổ phần đã thực hiện được việc tách quan hệ sở hữukhỏi quá trình kinh doanh, tách quyền sở hữu với quyền quản lý và sử dụng

Từ đó nó tạo nên một hình thái xã hội hoá sở hữu giữa một bên là đông đảoquần chúng với một bên là tâng lớp các nhà quản trị kinh doanh chuyênnghiệp Những người đóng vai trò sở hữu trong công ty cổ phần không trựctiếp đứng ra kinh doanh mà uỷ thác cho bộ máy quản lý của công ty Trong đóĐại hội cổ đông và hội đồng quản trị là hai tổ chức chính đại diện cho quyền

sở hữu của các cổ đông trong công ty, quyền sở hữu tối cao thuộc về Đại hội

cổ đông

1.1.2 Vai trò của công íy cổ phần trong sự phát triển mền kỉnh tế

Các công ty cổ phần, trong đó các công ty được hình thành từ cổ phầnhoá các doanh nghiệp nhà nước đã có vai trò không nhỏ trong sự nghiệp đổimới nền kinh tế nước ta cổ phần hoá đã đáp ứng phần nào những yêu cầu bứcthiết của công cuộc cải cách doanh nghiệp nhà nước đòi hỏi, giải toả nhữngkhó khăn về ngân sách nhà nước, khuyên khích người lao động đóng góp tíchcực sức lực, trí tuệ và có trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

- Công ty cổ phần dễ huy động vốn trong xã hội, bằng cách phát hành

cổ phiếu ra thị trường Đây là một hình thức huy động vốn mà các công tytrách nhiệm hữu hạn và công ty hợp doanh không được pháp luật Nhà nướccho phép, vì vậy công ty cổ phần có thể thực hiện được các dự án kinh doanhđòi hỏi đầu tư nhiều vốn

- Công ty cổ phần đảm bảo sự tham gia đông đảo của công chúng, lại

có cơ cấu tổ chức quản lý chặt chẽ, phân định rõ ràng giữa quyền sở hữu vàquyền kinh doanh, tạo điều kiện cho người lao động tham gia quản lý công ty,tránh thất thoát, tổn thất cho nền kinh tế

- Phát triển công ty cổ phần góp phần giải quyết việc làm, tăng thunhập cho người lao động, khắc phục tình trạng thất nghiệp trong xã hội, đượclàm việc trong một môi trường và cơ chế mới, người lao động thực sự là chủnhân của đất nước Cơ chế bao cấp bị xóa bỏ, ý thức tự giác, tổ chức kỷ luật,tính chủ động, sáng tạo và tiết kiệm được nâng cao, góp phần đem lại hiệuquả sản xuất, lợi ích thiết thực cho người lao động, cho công ty, Nhà nước và

xã hội

- Góp phần thúc đẩy sự ra đời và phát triển của thị trường chứng khoán

ở Việt Nam Thông qua thị trường chứng khoán các nhà kinh doanh có thểhuy động mọi nguồn tiết kiệm trong dân cư Nó là cơ sở quan trọng để Nhànước thông qua đó sử dụng các chính sách tiền tệ can thiệp vào hoạt động củanền kinh tế nhằm đạt được những mục tiêu đã lựa chọn Thiếu thị trườngchứng khoán sẽ không có nền kinh tế thị trường phát triển

- Tạo môi trường hợp tác và cạnh tranh lành mạnh nhằm phát huy sángkiến cải tiến nâng cao hiệu quả kinh tế Với nền kinh tế chậm phát triển nhưnước ta thì việc huy động vốn, thu hút vốn từ nước ngoài từ việc liên doanhliên kết có vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển nói chung, cũngnhư nâng cao hiệu quả hoạt động của các công ty nói riêng Việc tạo nguồnvốn lớn sẽ tạo điều kiện cho việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả cũng như

tiếp thu chuyển giao nhiều công nghệ, giao lưu hợp tác kinh tế quốc tế, tạođiều kiện cho sản phẩm của Việt Nam đứng vững trên thị trường thế giới.

Ngoài ra, các công ty cổ phần trong đó chủ yếu là các công ty đượchình thành từ cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước đã có vai trò khôngnhỏ trong sự nghiệp đổi mới nền kinh tế nước ta cổ phần hóa đã phần nàođáp ứng được những yêu cầu bức thiết của công cuộc cải cách doanh nghiệpNhà nước đòi hỏi giải tỏa những khó khăn trong ngân sách chính phủ, khuyếnkhích người lao động đóng góp tích cực sức lực, trí tuệ của họ cho hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Nói tóm lại, công ty cổ phần ra đời và phát triển đã tạo ra những thayđổi quan trọng trong phương thức hoạt động của các doanh nghiệp nước ta.Công ty cổ phần đóng vai trò lớn trong việc thu hút nguồn vốn nhàn rỗi phục

vụ cho đầu tư phát triển, nó cũng là cầu nối cho chúng ta tiếp thu những kinhnghiệm mới trong việc hợp lý hóa quản lý và tổ chức sản xuất, vấn đề vốnđược giải quyết đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp đổi mới công nghệ,mặt khác nó đã cải thiện được một phần thu nhập cho người lao động

1.1.3 Đặc điểm cơ bản của công ty cổ phần, những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần

Công ty cổ phần có những đặc điểm cơ bản sau:

- Là một doanh nghiệp tổ chức kinh doanh, có tư cách pháp nhân, tồntại riêng biệt và độc lập với chủ sở hữu của nó

- Trong nền kinh tế thị trường, công ty cổ phần được tự ấn định mụctiêu và xác nhận các phương tiện sử dụng để thực hiện các mục tiêu đó, tự xácđịnh tính chất của sản phẩm mà công ty sẽ sản xuất ra, lựa chọn nhà cung cấpnguyên vật liệu và khách hàng, tự tìm kiếm vốn mà công ty cần huy động

- Về tài sản vốn trong các công ty cổ phần được hình thành từ nhữngnguồn mang đặc điểm riêng biệt, bao gồm:

+ Vốn điều lệ: Vốn điều lệ trong các công ty cổ phần được chia thànhnhiều phần bằng nhau gọi là cổ phiếu, cổ đông dùng tiền hoặc tài sản của

mình để góp vốn vào công ty dưới hình thức mua cổ phiếu Vốn góp cổ phầnkhông phải là một khoản nợ của công ty Công ty được toàn quyền sử dụngvốn góp này Vốn góp cổ phần của các cổ đông là căn cứ để công ty chia lợinhuận cho mỗi cổ đông.

Để đảm bảo cho sự hoạt động của công ty, các cổ đông của công ty cổphần có trách nhiệm góp vốn vào công ty nhưng không được quyền rút vốnkhỏi công ty trong thời gian công ty đang hoạt động Tuy nhiên các cổ đôngđược quyền bán lại cổ phiếu của mình cho người khác Mọi hoạt động chuyểnnhượng cổ phần này diễn ra với tư cách là các giao dịch cá nhân nên khôngảnh hưởng đến vốn điều lệ và hoạt động của công ty

+ Vốn tự có Đây là phần vốn mà công ty tự tạo ra trong quá trình sảnxuất kinh doanh dưới hình thức lợi nhuận không chia hết cho các cổ đông màgiữ lại trong công ty

+ Vốn vay: Là số vốn của các đơn vị khác mà công ty được quyền sửdụng trong một thời gian nhất định Sau đó, trả lại cho chủ nợ Công ty không

có quyền sở hữu mà chỉ có quyền sử dụng và phải trả cho quyền sử dụng đómột khoản lợi nhuận gọi là lợi tức Khoản vốn vay bao gồm:

Nợ dài hạn: Đây là số vốn mà công ty vay trên một năm mới phải trả vàđược thực hiện bằng hai hình thức chính Một mặt, công ty có thể phát hànhtrái phiếu trên thị trường vốn, mọi cá nhân, đơn vị có thể mua Nghĩa là chovay trang hạn hoặc dài hạn Mặt khác, công ty có thể vay trực tiếp ngân hàngqua các hợp đồng dài hạn

Nợ ngắn hạn: Vốn này công ty phải trả trong thời gian một năm, có thểcông ty nợ các nhà cung cấp, tín dụng ngân hàng, hoặc nợ Nhà nước về cáckhoản phải nộp

- Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sảnkhác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp Trong trường hợp công tykhông đủ tài sản để thanh toán các khoản nợ cho khách hàng thì cổ đôngkhông chịu trách nhiệm về các khoản nợ này

- Cơ cấu lãnh đạo của công ty cổ phần: Do đặc điểm nhiều chủ sở hữutrong công ty cổ phần nên các cổ đông không thể thực hiện vai trò sở hữu củamình mà phải thông qua tổ chức đại diện làm nhiệm vụ tổ chức trực tiếp quản

lý công ty bao gồm: Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành,

và Ban kiểm soát

+ Đại hội cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất củacông ty, là đại hội của những người cổ đông sở hữu đối với công ty cổ phần.Đại hội cổ đông có ba hình thức là đại hội thành lập, đại hội bất thường và đạihội đồng cổ đông

+ Hội đồng quản trị: Là bộ máy quản lý của công ty, bao gồm nhữngthành viên có trình độ chuyên môn cao và quản lý giỏi để có thể hoàn thànhtốt các nhiệm vụ do đại hội đồng cổ đông đã biểu quyết và giao phó Số thànhviên do đại hội đồng cổ đông quyết định và được ghi vào điều lệ của công ty.Hội đồng quản trị có toàn quyền thay mặt công ty để quyết định mọi vấn đề

có liên quan đến lợi ích của công ty, quyền lợi của công ty, trừ các vấn đềthuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông Hội đồng quản trị tự bầu chủ tịch hộiđồng và chủ tịch hội đồng có thể kiêm tổng giám đốc công ty nếu điều lệ công

ty không quy định khác

+ Giám đốc điều hành: Là người điều hành mọi hoạt động hàng ngàycủa công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện cáctrách nhiệm và quyền hạn được giao, về thực chất giám đốc điều hành làngười làm thuê cho chủ tịch hội đồng quản trị Giám đốc điều hành khônglàm việc theo nhiệm kỳ mà làm việc theo hợp đồng ký kết với chủ tịch hộiđồng quản trị

+ Ban kiểm soát (Nếu công ty cổ phần có từ 12 cổ đông trở lên): Có vaitrò giám sát mọi hoạt động của công ty Số lượng uỷ viên kiểm soát tuỳ theođiều lệ của công ty Những thành viên của ban kiểm soát không phải là thànhviên của hội đồng quản trị hoặc giám đốc

Từ những đặc điểm cơ bản của Công ty cổ phần, khi tổ chức công tác

kế toán cần quan tâm đến các nhân tố sau:

- Môi trường pháp lý ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán trong công

ty cổ phần: Môi trường pháp lý bao gồm toàn bộ hệ thống văn bản pháp quy

và việc thực hiện trong thực tế của doanh nghiệp Các nhân tố cơ bản có ảnhhưởng quan trọng đến tổ chức công tác kế toán của các doanh nghiệp là luật

kế toán, luật doanh nghiệp, hệ thống chuẩn mực kế toán, các nghi định, quyếtđịnh, thông tư hương dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp và cácvăn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoạt động kếtoán của các công ty cổ phần Vì vậy khi tổ chức công tác kế toán cần nắmvững hệ thống văn bản pháp quy về kế toán, tài chính và vận dụng cho phùhợp với đặc điểm của doanh nghiệp

- Nhu cầu thông tin kế toán ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toántrong công ty cổ phần: Tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần phảiđáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán của các nhà quản lý trong công ty baogồm các thông tin kế toán tài chính, các thông tin kế toán quản trị và đặc biệt

là nhu cầu cung cấp thông tin chính xác của các cổ đông và các đối tượng cầnquan tâm khác trong xã hội

- Yêu cầu kiểm soát trong công ty: Yêu cầu kiểm soát và các quy địnhcủa hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty có thể thay đổi trong suốt quátrình hoạt động của công ty Khi có những thay đổi này, quan điểm về tínhtrung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán có thể bị ảnh hưởng, haydoanh nghiệp có thể chấp nhận mức rủi ro cao hơn trong việc ra quyết địnhkinh doanh hay trong việc quản lý tài sản Điều này có thể dẫn đến việc vậndụng các phương pháp kế toán khác và ảnh hưởng đến tổ chức công tác kếtoán trong công ty Ví dụ như việc thay đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho từphương pháp kê khai thường xuyên sang phương pháp kiểm kê định kỳ có thểbắt nguồn từ quan điểm chấp nhận rủi ro có thể xẩy ra do mất mát hàng tồn

kho, chấp nhận rủi ro do thông tin về giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán

có thể không chính xác

- Công nghệ thông tin ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trongcông ty cổ phần: Công nghệ thông tin có ảnh hưởng rất lớn đối với tổ chứccông tác kế toán trong công ty cổ phần, các ảnh hưởng từ những tiến bộ vềphần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, hay các ảnhhưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thốngquản trị dữ liệu, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng cóthể là các giải pháp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin trong môi trườngmáy tính, tổ chức công tác kế toán còn bị ảnh hưởng bởi khả năng cung cấpthông tin, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ (LAN), internet Côngnghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngàycàng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dẫn đến cácthay đổi trong tổ chức công tác kế toán Ví dụ như trong một doanh nghiệp cónhiều đơn vị nội bộ, khi lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập tranghay phân tán, cần cân nhắc việc ứng dụng công nghệ thông tin như thế nàocho phù hợp Nếu công ty có hệ thống hạ tầng mạng tốt, có hệ thống internetriêng và mua phần mềm kế toán có thể xử lý, chuyển giao dữ liệu dựa trênnền tảng internet, doanh nghiệp có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kếtoán tập trung

1.2 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÔNG

TY CỔ PHẦN

1.2.1 Khái niệm về kê toán và vai trò tổ chức công tác kế toán trong công

ty cổ phần

a/ Khái niệm về kế toán

Có rất nhiều những nhận thức, quan niệm khác nhau về kế toán

Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC) : Kế toán là nghệ thuật nghichép, phân loại, tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền, các

nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính vàtrình bầy kết quả của nó.

Điều 4 luật kế toán số 03/2003/QH11: Kế toán là việc thu thập, xử lý,kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giátrị, hiện vật và thời gian lao động

Các khái niệm về kế toán nêu trên tuy có những cách khái quát khácnhau về kế toán nhưng đều gắn kế toán với việc phục vụ cho công tác quản lý

Do vậy, kế toán là công cu không thể thiếu được trong quản lý kinh tế, kếtoán là khoa học thu nhận xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sựvận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp,nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanhnghiệp Trong nền kinh tế thị trường, mối quan hệ kinh tế giữa các doanhnghiệp, các nhà đầu tư được mở rộng Mặt khác, với sự phát triển đa dạngtrong việc tạo nguồn vốn từ bên ngoài đã làm cho đối tượng sử dụng thông tin

kế toán trở lên đa dạng hơn Mục đích của kế toán không chỉ cung cấp thôngtin chủ yếu cho bản thân doanh nghiệp, cho Nhà nước, mà còn cung cấp thôngtin cho các đối tượng như ngân hàng, các nhà đầu tư tương lai, nhà cung cấp,khách hàng ,

Kế toán có thể được phân loại theo các tiêu thức khác nhau, giúp chochúng ta nhận thức được nội dung, mục đích, phạm vi của từng loại kế toán.Điều 10 luật kế toán số 03 /2003/QH11 có quy định về kế toán tài chính, kếtoán quản trị, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

Tại khoản 1 của Điều 10 có quy định: Kế toán ở đơn vị kế toán gồm kếtoán tài chính và kế toán quản trị

- Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra phân tích và cungcấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho các đối tượng sửdụng thông tin trong đơn vị kế toán và các đối tượng bên ngoài cần quan tâmkhác như: cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cácnhà đầu tư, các cơ quan chính phủ, ,

- Kế toán quản trị là việc thu thập xử lý, phân tích và cung cấp thông tinkinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trongnội bộ đơn vị kế toán.

Tại khoản 2 của Điều 10 có quy định: Khi thực hiện công việc kế toántài chính và kế toán quản trị, đơn vị kế toán phải thực hiện kế toán tổng hợp

và kế toán chi tiết

- Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tintổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Kế toán tổng hợp sửdụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản,tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

- Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tinchi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theotừng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán Kê toán chi tiết minh hoạcho kế toán tổng hợp Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kếtoán tổng hợp trong một kỳ kế toán

Từ những nhận thức về kế toán và tầm quan trọng của kế toán trongcông tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏiphải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thôngtin một cách kịp thời đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệpnói riêng và nền kinh tế thị trường nói chung

Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kếtoán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thựchiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong

tổ chức công tác quản lý ở công ty cổ phần và các loại hình doanh nghiệpkhác Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tàichính trong doanh nghiệp, công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp, ảnh hưởng đến

việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợitrực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

b/ Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần

Kế toán với chức năng là:

- Thu nhận, xử lý, kiểm tra, cung cấp thông tin

- Phân tích, tư vấn cho việc ra các quyết định kinh tế

Từ các chức năng trên, kế toán có vai trò quan trọng trong bộ máy quản

lý kinh tế Với đặc điểm cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục

và có hệ thống về tình hình tài chính, tình hình hoạt động và luồng tiền củađơn vị, kế toán trở thành công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế của công ty

cổ phần Kế toán phục vụ, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị của doanhnghiệp để đưa ra các quyết định điều hành các hoạt động kinh doanh với mụctiêu là tối đa hoá lợi nhuận, cũng trên cơ sở các thông tin kế toán tài chính củadoanh nghiệp mà các đối tượng có lợi ích trực tiêp như: chủ đầu tư, chủ nợ,các cổ đông, đối tác liên doanh, căn cứ vào những thông tin đó họ có thể rađược những quyết định đầu tư, cho vay, góp vốn nhiều hay ít vào công ty.Các đối tượng có lợi ích gián tiếp như là các cơ quan quản lý chức năng như:

Cơ quan thuế, Tài chính, Thống kê, Các cơ quan quản lý chức năng của nhànước dựa vào thông tin kế toán tài chính để kiểm tra việc chấp hành, thựchiện các chính sách chế độ về quản lý kinh tế

Để thực hiện tốt vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý,cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, cần phải tổ chức công tác kếtoán một cách khoa học, hợp lý

1.2.2 Những căn cứ để tổ chức công tác kế toán ở các công ty cổ phần

Các công ty cổ phần khi mới thành lập hoặc chuyển đổi cổ phần hoá để

đi vào hoạt động được hiệu quả thì phải thành lập một hệ thống kế toán phùhợp với lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh của công ty Xây dựngmột bộ máy kế toán, bổ nhiệm người phụ trách bộ máy kế toán, xác định nhân

sự bộ máy kế toán Sau khi có bộ máy kế toán phải tổ chức các công việc

khác như tổ chức hệ thống ghi chép ban đầu, dự kiến các nghiệp vụ kinh tế sẽphát sinh để quy định danh mục chứng từ, danh mục tài khoản dùng chodoanh nghiệp, quy định mẫu biểu của chứng từ, luân chuyển, bảo quản chứngtừ Để tổ chức công tác kế toán ở các công ty cổ phần khoa học và hợp lýcần phải dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào chế độ về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nóichung và luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành và cácquy định pháp luật liên quan đến kế toán nói riêng

- Căn cứ vào đặc điểm, tính chất hoạt động và mục đích hoat động củadoanh nghiệp, căn cứ vào quy mô và phạm vi (địa bàn) hoạt động của doanhnghiệp, bộ máy hoạt động và bộ máy quản lý của doanh nghiệp

- Căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện cócủa doanh nghiệp

- Căn cứ vào trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tínhtoán của doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý không những đảm bảo đượcchất lượng, hiệu quả của công tác kế toán, mà còn tiết kiệm được chi phí chocông tác kế toán

1.2.3 Yêu cầu và nhiệm vụ tổ chức công tác kê toán trong công ty cổ phần

a/ Yêu cầu của tổ chức công tác kê toán trong Công ty cổ phần

Để phát huy vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý, đảm bảo chấtlượng, hiệu quả, tổ chức công tác kế toán cần phải thực hiện tốt các yêu cầu

cơ bản sau:

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý,trên cơ sở chấp hành đúng nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách,chế độ, thể lệ quy chế tài chính kế toán hiện hành

- Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm

tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải phù hợp với biên chế đội ngũ

và khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiện có

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năngnhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu thập, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin

kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị của đơn vị và của Nhà nước

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu củathông tin kế toán và tiết kiệm chi phí hạch toán

b/ Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong Công ty cổ phần

Là một trong các công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp, do vậyviệc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải thực hiện tốt các nhiệm

vụ sau:

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở doanh nghiệp để thực hiện đượctoàn bộ công việc kế toán ở doanh nghiệp với sự phân công, phân nhiệm rõràng công cụ kế toán cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán

và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, cácphương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thôngtin kế toán

- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán vớicác bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp về các công việc có liên quanđến công tác kế toán ở doanh nghiệp

- Tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản

lý Từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại

Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ

kế toán, hướng dẫn mọi người trong doanh nghiệp chấp hành chế độ quản lýkinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kếtoán nội bộ doanh nghiệp

1.2.4 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần

Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo kếtoán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng

và thoả mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đốitượng quan tâm Việc tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽmang lại các ý nghĩa sau:

- Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế,tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp họ đưa ra các quyếtđịnh đúng đắn, kịp thời

- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tàisản, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệuquả sử dụng vốn, nguồn vốn trong các doanh nghiệp

- Giúp cho kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ củamình trong hệ thống các công cụ quản lý

- Giúp cho doanh nghiệp có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt độnghiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán

1.2.5 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần

Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố bao gồm tổ chức

bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, chế độ kế toán,nguyên tắc và thực hiện các chuẩn mực kế toán nhằm phản ánh các nghiệp vụkinh tế tài chính một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, trung thực, hợp pháp,hợp lệ Để thực hiện tốt nhiệm vụ của công tác kế toán và chất lượng củathông tin kế toán, tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ tốt các nguyên tắcsau:

- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủluật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định pháp luật cóliên quan khác

- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thốngnhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị

thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ

và các công ty con

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạtđộng, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của doanh nghiệp, phù hợpvới yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ của nhân viên kế toán trong doanhnghiệp và phải phù hợp với trang thiết bị, phương tiện tính toan phục vụ chocông tác kế toán và công tác quản lý của doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.Những nguyên tắc trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau vì vậy phảithực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ chức tốt và đầy đủ các nội dung tổchức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN

1.3.1 Tổ chức hộ máy kế toán

a/ Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán

a 1 / Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán Tài chính

Bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu

bộ máy quản lý của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanhtrong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau Do vậyviệc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức bô máy kế toán cho mỗi doanhnghiệp cũng khác nhau, lựa chọn xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán

phù hợp với từng doanh nghiệp được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ

chức công tác kế toán Đây là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy địnhchức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mốiquan hệ giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp Doanh nghiệp có thểlựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau:

- Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng tập trang;

- Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng phân tán;

- Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng vừa tập trung vừa phân tán

* Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng tập trung

Tổ chức công tác kế toán tập trung là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn

bộ công việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trang

ờ phòng kế toán trung tâm, còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực

hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ

về phòng kế toán trung tâm để xử lý và tổng hợp thông tin Phòng kế toántrung tâm thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng yêu cầuquản trị kinh doanh ở doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán dạng tập trung,

bộ máy kế toán của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình (sơ đồ 1.1)

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán dạng tập trung.

Khi áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, toàn bộ nộidung kế toán được thực hiện tập trung do vậy tạo điều kiện để kiểm tra, chỉđạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởngcũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với quá trình sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Tạo điều kiện thuận lợi trong việc phâncông, chuyên môn hoá cho cán bộ kế toán, thuận lợi cho việc trang bị cácphương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán

toán tiền lương toán thanh toánBộ phận kế toán chi phí…Bộ phận kế Bộ phận kế toán …

Nhân viên kinh tế ở các đơn vị phụ thuộc

Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với nhữngđơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung Hình thứcnày không phù hợp với đơn vi kế toán có quy mô lớn, địa bàn hoạt đông sản

xuất kinh doanh phân tán, rải rác ờ nhiều địa phương.

* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán dạng phân tán

Tổ chức công tác kế toán dạng phân tán là mô hình tổ chức có đặc điểmcông việc kế toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thựchiện một phần hoặc toàn bộ nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình.Phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp chỉ thực hiện những công việc kếtoán đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp, kếthợp với báo cáo kế toán do các đơn vị trực thuộc gửi lên để tổng hợp và lập racác báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo quy định Hình thức này, toàn

bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công như sau:

- Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toáncấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp

+ Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ

sở

+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị cơ sở trực thuộcgửi lên và cùng với các tài liệu, báo cáo kế toán về phần hành công việc kếtoán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tàichính của toán đơn vị

- Ở bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ:

+ Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơsở: Tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơn

vị mình, tổ chức lập các báo cáo kế toán, định kỳ gửi về phòng kế toán trungtâm Từng bộ phận kế toán ở đơn vị trực thuộc phải căn cứ vào khối lượngcông việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán cho phù hợp Tổ

chức công tác kế toán dạng phân tán, bộ máy kế toán của doanh nghiệp được

tổ chức theo mô hình (sơ đồ 1.2)

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán dạng phân tán.

Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán dạng phântán thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho

các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là phân chia nguồn vốn

riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn

vị kế toán cấp cơ sở trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng phân tán đảm bảo việc kiểmtra, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị nội bộ kịp thời.Tuy vậy việc tổng hợp, lập báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp thường b|chậm, bộ máy kế toán thường cồng kềnh, không gọn nhẹ

Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng phân tán thường phù hợp vớinhững doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng ở nhiều địaphương khác nhau, các bộ phận, đơn vị trực thuộc hoạt động tương đối độclập nhau

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Bộ phận tài

chính toán tổng hợpBộ phận kế Bộ phận kế toán chung Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận kế

toán tiền lương toán thanh toánBộ phận kế toán chi phí…Bộ phận kế Bộ phận kế toán …

Phụ trách kế toán ở các đơn vị trực thuộc

* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán dạng hỗn hợp (vừa tập trung

vừa phân tán)

Tổ chức công tác kế toán dạng hỗn là hình thức tổ chức công tác kếtoán có sự kết hợp giữa hai hình thức tập trung và phân tán Theo hình thứcnày, ở đơn vị cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở đơn vị trựcthuộc thì tuỳ thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý mà có thể

tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng Hình thức này, toàn

bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công như sau:

- Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp

+ Tổ chức thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vịcấp trên và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng

+ Hướng dẫn, kiểm tra các công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán

cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ớ các đơn vị kế toán cấp cơ sở có tổ chức

kế toán riêng

+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên,tổng hơp số liệu lập báo cáo tổng hợp cho toàn doanh nghiệp

- Ở bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ:

+ Bộ phận kế toán ở các đơn vị trực thuộc tiến hành thực hiện toàn bộ

công

việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo gửi về phòng

kế toán của đơn vị cấp trên

+ Đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động tập trung ở gần đơn vị chính

không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm

vụ hướng dẫn hoạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu đểđịnh kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán của đơn vị cấp trên Tổ chức côngtác kế toán dạng hỗn hợp, bộ máy kế toán của doanh nghiệp được tổ chứctheo mô hình (sơ đồ 1.3)

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán dạng hỗn hợp.

Hình thức tổ chức công tác kế toán dạng hỗn hợp, phù hợp với nhữngdoanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, có nhiều bộ phận, đơn vị sản xuấtkinh doanh trực thuộc Quy mô, đặc điểm hoạt động, tình hình phân cấp quản

lý của các đơn vị trực thuộc khác nhau Có những đơn vị, bộ phận trực thuộchoạt động ở địa bàn xa đơn vị chính, lại có những đơn vị, bộ phận trực thuộc

hoạt đông ở địa bàn gần đơn vị chính.

Để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, việc lựa chọn, áp dụng hình thức

tổ chức công tác kế toán của Doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần nóiriêng phải dựa vào các căn cứ sau:

- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy mô, địa bàn hoạt động,lĩnh vực ngành nghề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Bộ phận

kế toán vật tư, TSCĐ

Bộ phận

kế toán tiền lương

Bộ phận

kế toán…

Bộ phận kế toán chi phí…

Bộ phận kế toán …

- Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong doanhnghiệp.

- Biên chế bộ máy kế toán, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ,nhân viên kế toán

- Tình hình trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tintrong công tác kế toán của doanh nghiệp

a 2 /Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị

Khi tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, doanhnghiệp phải căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động, tính chất và yêu cầu quản

lý của mình để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này cho phù hợp theo mộttrong ba mô hình sau:

- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính tách rời với kế toán quảntrị (mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt)

- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chinh kết hợp với kế toán quảntrị (mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp)

- Mô hình tổ chức công tác kế toán hỗn hơp

* Tổ chức công tác kế toán tàỉ chính và kế toán quản trị theo mô

hình riêng biệt

Theo mô hình này, toàn bộ nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính

và tổ chức kế toán quản trị được tách rời, thực hiện một cách riêng rẽ, độc lậpvới nhau

- Bộ phận kế toán tài chính thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp thôngtin phục vụ chủ yếu cho việc lập, trình bầy báo cáo tài chính của doanhnghiệp Đồng thời, doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện đầy đủ các nội dungnhư: chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ kế toán đúng theo chế độ kế toántài chính đã quy định

- Bộ phận kế toán quản trị có chức năng thu thập, xử lý, phân tích cácthông tin kinh tế tài chính phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin cho các nhàquản trị trong nội bộ doanh nghiệp Do vậy, doanh nghiệp phải xây dựng hệ

thống chứng từ; tài khoản; sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán quản trị chophù hợp, phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh ra quyếtđịnh của nhà quản trị doanh nghiệp.

Thực hiện mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt có nhiều hạn chế:

- Tổ chức nhiều nội dung có sự trùng lặp giữa kế toán tài chính và kếtoán quản trị

- Tổ chức công tác kế toán riêng biệt phức tạp, hiệu quả không cao, bộmáy kế toán cồng kềnh, chưa phát huy được vai trò của từng bộ phận kế toáncũng như hiệu quả của việc trang bị các phương tiện tính toán và thông tinhiện đại trong công tác kế toán Do vậy trong thực tế hình thức này hầu nhưkhông được áp dụng

* Tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị theo mô

hình kết hợp

Theo mô hình này, trong từng nội dung tổ chức công tác kế toán đều có

sự kết hơp chặt chẽ giữa kế toán tài chính và kê toán quản trị

- Khi tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp, trong từng nộidung tổ chức công tác kế toán như: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kếtoán,., doanh nghiệp căn cứ vào chế độ quy định để tổ chức thực hiện, vậndụng cho phù hợp Những nội dung của kế toán tài chính doanh nghiệp phảithực hiện đầy đủ đúng chế độ Đồng thời căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thểcủa doanh nghiệp để xây dựng các nội dung này một cách chi tiết cụ thể để cóthể cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ doanhnghiệp

- Mỗi bộ phận kế toán như: kế toán vật tư, hàng hoá, kế toán tiền lương,

kế toán chi phí, giá thành đều có nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thôngtin liên quan đến từng đối tượng kế toán cụ thể vừa phục vụ cho việc lập báocáo tài chính, vừa phục vụ cho việc lập các báo cáo quản trị Do vậy, trongmỗi bộ phận này đồng thời phải tiến hành kế toán chi tiết cũng như kế toántổng hợp

- Mặc dù tổ chức theo mô hình kết hợp, doanh nghiệp vẫn phải bố trímột bộ phận riêng để thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý và phân tích thôngtin phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh và ra quyếtđịnh kinh doanh của nhà quản trị.

Tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp có nhiều ưu điểm như:

- Tránh được sự trùng lặp trong việc tổ chức thực hiện các nội dung kếtoán

- Tổ chức công tác kế toán đơn giản, tạo điều kiện phát huy tối đa vaitrò, khả năng của từng bộ phận kế toán cũng như từng cán bộ kế toán cụ thể

- Đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao

- Tạo điều kiện phát huy hiệu quả của việc trang bị các phương tiện kỹthuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán Mô hình này hiệnnay đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp

* Tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trì theo mô

hình hỗn hợp

Đây là mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị có

sự kết hợp cả mô hình kế toán riêng biệt và mô hình kết hợp Đặc trưng của

mô hình này là: Trong toàn bộ những nội dung của kế toán có những nội dungđược tổ chức kế toán riêng biệt, có những nội dung được tổ chức kết hợp

- Đối với những nội dung kế toán được tổ chức riêng biệt: phải tổ chức

bộ phận kế toán tài chính, kế toán quản trị riêng, áp dụng chế độ, các quy định

về tổ chức kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính.Đồng thời, xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán quản trị riêngbiệt theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp Tổ chức lập trình bầy hệ thống báocáo kế toán quản trị trên cơ sở thông tin đầu vào của kế toán quản trị, tách rờinhững thông tin trên báo cáo tài chính

- Đối với những nội dung kế toán được tổ chức kết hợp: Không phải tổchức bộ phận kế toán riêng mà bộ phận kế toán này thu thập, xử lý, cung cấpthông tin theo yêu cầu của kế toán tài chính và kế toán quản trị, sử dụng hệ

thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán vừa đáp ứng yêu cầu của kế toán tàichính, đồng thời được tổ chức chi tiết, cụ thể đáp ứng yêu cầu kế toán quảntrị Sử dụng số liệu, thông tin của kế toán để lập hệ thống báo cáo tài chínhcũng như trên hệ thống báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu.

Trong doanh nghiệp, nếu áp dụng mô hình này thường tổ chức kế toánriêng giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị về kế toán chi phí giá thành,doanh thu, kết quả, còn các nội dung khác được tổ chức theo hình thức kếthợp

b/ Tổ chức đội ngũ nhân sự cho bộ máy kê toán

Nội dung tổ chức đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán gồm:

b 1 / Xác định biên chế cán bộ, nhãn viên bộ máy kế toán đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc

Để bộ máy kế toán của doanh nghiệp vận hành tốt, trước hết cần phảixây dựng và hoàn thiện bộ máy kế toán, người điều hành hoạt động bộ máy

kế toán, xác định nhân sự bộ máy kế toán từ đơn vị chính tới các đơn vị trựcthuộc và mối liên hệ trong hệ thống bộ máy kế toán của doanh nghiệp Nhân

sự trong bộ máy kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu sau:

+ Số lượng cán bộ, nhân viên kế toan phải phù hợp với mô hình tổ chức

bộ máy kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, phù hợp với khối lượng công việccủa từng phần hành kế toán

+ Cán bộ, nhân viên kế toán phải thoả mãn các yêu cầu bắt buộc theoquy định hiện hành của Luật kế toán Việt Nam về các tiêu chuẩn phẩm chất,đạo đức nghề nghiệp và trình độ chuyên môn nghiệp vụ

+ Cán bộ, nhân viên kế toán phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ, tuân thủpháp luật, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong doanh nghiệp

+ Cán bộ, nhân viên kế toán phải có trình độ, kiến thức, kỹ năng sửdụng máy vi tính, hiểu biết về các phần mềm ứng dụng trong công tác kếtoán

b 2 / Phân công các bộ phận kế toán trong phòng kế toán và phân công nhiệm

vụ của từng cán bộ, nhân viên kế toán

+ Khi tổ chức bộ máy kế toán, phân công nhiệm vụ, cần đảm bảo choviệc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xáckịp thời, phù hợp với khối lượng công việc của mỗi nhân viên kế toán, đảmbảo cho mối quan hệ chỉ đạo từ trên xuống hay báo cáo từ dưới lên luôn đượcthông suốt Do đó cần bố trí cơ cấu nhân sự hợp lý phù hợp với hình thức tổchức bộ máy kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn Việc phân công công tác cần

rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh, từng bộ phận, từng cá nhân

+ Việc bố trí nhân viên vào các phần hành kế toán tuỳ thuộc vào khốilượng công việc và mức độ phức tạp của mỗi phần hành kế toán và trình độchuyên môn nghiệp vụ của từng nhân viên Do đó, sau khi xây dựng, hoànchỉnh cơ cấu bộ máy kế toán và mô tả công việc chi tiết cho từng phần hành

kế toán, sẽ có cơ sở để tuyển dụng, bố trí hay đào tạo nhân viên trong bộ máy

kế toán Phần hành kế toán có khối lượng công việc nhiều sẽ cần nhiều nhânviên kế toán, phần hành có mức độ phức tạp cao cần có nhân viên kế toán cónăng lực phù hợp Khi bố trí nhân viên kế toán cho mỗi phần hành kế toán,một phần hành kế toán có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm và cũng

có thể một nhân viên kế toán chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kếtoán

+ Phân công trách nhiệm người thực hiện kế toán tài chính và kế toánquản trị khi doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng một trong ba mô hình: Môhình tổ chức công tác kế toán kết hợp; Mô hình tổ chức công tác kế toán táchbiệt và mô hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp

c/ Tổ chức bồi dưỡng cập nhật và nâng cao trình độ miản lý, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên kế toán

Kế toán là khoa học quản lý, nó luôn có sự cải tiến và hoàn thiện cùngvới sự thay đổi cơ chế chính sách kinh tế, tài chính theo từng thời kỳ, do đócán bộ nhân viên kế toán cần phải được cập nhật những kiến thức, cơ chế,

chính sách, chế độ mới Vì vậy việc tổ chức công tác kế toán cần phải thườngxuyên xây dựng kế hoạch trong việc bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, cậpnhật nâng cao kiến thức cho cán bộ, nhân viên kế toán, để thực hiện tốt cácchính sách chế độ của Nhà nước Khi tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp phải thực hiện tốt nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra quá trìnhchấp hành chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp, đểcông tác kế toán và công tác quản lý của doanh nghiệp ngày càng đạt hiệu quảcao, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đề ra.

1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ

- Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chưng, tính pháp lý Nộidung chứng từ phải có đầy đủ các thông tin như

+ Tên chứng từ, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, đơn vị lập,đơn vị nhận chứng từ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Chỉ tiêu số lượng, giá trị của nghiệp vụ

+ Chữ ký của những người liên quan như: Người nộp tiền, người nhậntiền, người nhận hàng, người giao hàng, người phụ trách đơn vị ,

- Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ

Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanhnghiệp hoặc bên ngoài doanh nghiệp nên việc xác lập quy trình luân chuyểnchứng từ cho các loại chứng từ khác nhau nhằm bảo đảm chứng từ về đếnphòng kế toán trong thời hạn ngắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trongviệc bảo đảm tính kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin

Nội dung chủ yếu trong tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanhnghiệp gồm:

a/ Xác định hệ thống chứng từ kế toán áp dụng ở doanh nghiệp

Trước khi xác định hệ thống chứng từ áp dụng ở doanh nghiệp cầnphân loại chứng từ nhằm xác định rõ mục đích sử dụng của từng loại chứng từtrong doanh nghiệp.

Hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp, nếu phân loại theo tính chấtpháp lý, chứng từ bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ không bắt buộc

- Chứng từ bắt buộc: Là loại chứng từ kế toán phản ánh các quan hệkinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu câu quản lý chặt chẽ mang tính chấtphổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ kế toán này, Nhà nước tiêu chuẩn hoá

về quy cách mẫu biểu, yếu tố ghi trong chứng từ, phương pháp lập và áp dụngthống nhất cho tất cả các lĩnh vực và các thành phần kinh tế

- Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ do cơ quan nhà nước có thẩmquyền quy định nhưng ngoài các nội dung trên mẫu, doanh nghiệp có thể bổxung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghichép và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Ngoài ra trong doanh nghiệp còn

có thể có các chứng từ được lập ra hoàn toàn do yêu cầu nội bộ trong doanhnghiệp mà chưa có hướng dẫn cụ thể nào của các cơ quan nhà nước có thẩmquyền

Để xác định hệ thống chứng từ cần thực hiện các nội dung công việcsau:

a 1 / Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định

Cơ sở vận dụng và xác định hệ thống chứng từ theo quy định để ápdụng ở doanh nghiệp là:

- Các văn bản pháp lý về chứng từ kế toán;

- Đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán của doanh nghiệp;

- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;

- Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Hệ thống văn bản pháp lý liên quan đến chứng từ chủ yếu là chế độchứng từ kế toán và một số văn bản quy định khác, để áp dụng và quy địnhdanh mục chứng từ cần sử dụng riêng cho loại hình của doanh nghiệp

b 1 / Thiết lập các quy định về lập chứng từ, hạch toán ban đầu

Chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp phải thực hiện theo đúngnội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định kế toán hiện hành, cácvăn bản quy định khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy địnhtrong chế độ kế toán

- Quy định sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từngnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có ghi nhận được đầy đủ nội dungthông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu

- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban

đầu ở từng bộ phận trong doanh nghiệp khi có các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh

- Hướng dẫn người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi nhậncác thông tin ban đầu vào chứng từ một cách khách quan, hợp pháp, hợp lệ,đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết theo quy định của chứng từ kế toán

b 2 / Tổ chức kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoàichuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kếtoán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh

tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán, kiểm tra kế toán làcông việc cần thiết và thường xuyên phải thực hiên nhằm đảm bảo tính chínhxác cho việc ghi chép và cung cấp thông tin Kiểm tra chứng từ kế toán có ýnghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán.

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tốghi chép trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệukhác có liên quan

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chínhsách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từchối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo ngaycho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ sốkhông rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêucầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ kế toán

c/ Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn thiện cần phải đượcluân chuyển chứng từ cho từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để đảmbảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thựchiện được nghiệp vụ ghi sổ kế toán theo nội dung kinh tế phản ánh trongchứng từ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán theo quy định bao gồm:

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Mỗi loại chứng từ kế toán có vị trí, tác dụng và đặc tính vận động khácnhau, vì thế cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảmbảo cho chứng từ kế toán vận động qua các khâu nhanh nhất Để xây dựngquy trình luân chuyển chứng từ hợp lý cần dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc diểm tổ chức quản lý và tổ chứcsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Căn cứ vào tình hình thực tế về tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệgiữa các bộ phận trong bộ máy kế toán và tổ chưc hệ thống thong tin trongdoanh nghiệp

- Căn cứ vào đăc điểm của từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụkinh tế mà chứng từ phản ánh

d/ Tổ chức bảo quản, lưu trữ và huỷ bỏ chứng từ kế toán

Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán phải chấp hành đúng theocác quy định hiện hành

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàntrong quá trình sử dụng và lưu trữ

- Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán

bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xácnhận, nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụphoặc xác nhận

- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng,

kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổchức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

- Thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán:

+ Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêuhuỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trừ

khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn

vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ

+ Trước khi tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng tiêu huỷtài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, thành phần hội đồng bao gồm: Lãnh đạođơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ

1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tàỉ khoản kế toán

Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định phùhợp với đặc điểm các loại tài sản, các khoản nợ phải trả và các loại nguồn vốnchủ sở hữu ở doanh nghiệp Đảm bảo mọi đối tượng kế toán có một tài khoảnphản ánh tình hình hiện có và sự biến động của đối tượng đó Tổ chức và quyđịnh các tài khoản cấp 2, cấp 3, phù hợp với yêu cầu kế toán chi tiết các đốitượng và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

a/ Xác định sô lượng tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản chi tiết

Hệ thống tài khoản kế toán được xem là xương sống của hệ thống kếtoán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người

sử dụng Do đó, khi xác định số lượng tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiếtcần đảm bảo tính ổn định và sử dụng lâu dài trong quá trình hoạt động củadoanh nghiệp, tránh tình trạng thêm, bớt, điều chỉnh tài khoản khi đã có dữliệu phát sinh có liên quan đến tài khoản đó cũng như đảm bảo gọn nhẹ, hiệuquả của hệ thống Hệ thống tài khoản kế toán cần được xác định phù hợp vớiđối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, cũng như phù hợp với yêu cầuquản lý của doanh nghiệp, việc xác định hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ởdoanh nghiệp cũng cần phải được làm trước khi mua phần mềm kế toán

Việc xác định số lượng tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết áp dụng ởdoanh nghiệp cần căn cứ vào các nội dung sau:

- Dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo quy định, tuỳ theo doanhnghiệp thuộc loại hình nào mà chọn văn bản pháp quy làm cơ sở tổ chức hệthống tài khoản kế toán tương ứng theo quy định cho phù hợp

- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệpkinh doanh trong các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau có các hoạt động kinhdoanh khác biệt nhau sẽ yêu cầu tổ chức tài khoản kế toán khác biệt nhau, hệthống tài khoản doanh nghiệp thương mại khác hệ thống tài khoản doanhnghiệp sản xuất.

- Đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết: Cần căn cứ vào danhmục đối tượng kế toán để xác định tài khoản kế toán cần sử dụng hay mởmới, căn cứ vào danh mục đối tượng quản lý chi tiết để xác định cách thứctheo dõi các yêu cầu này đối với tài khoản kế toán tương ứng

* Khi xác định số lượng tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết áp dụngđối với các công ty cổ phần cần căn cứ vào quy mô hoạt động sản xuất, kinhdoanh để tổ chức cho phù hợp

- Việc xác định số lượng tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết cần căn

cứ vào danh mục đối tượng kế toán và hệ thống tài khoản kế toán đang được

áp dụng hiện hành

- Xác định các tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 cần được sử dụng,loại bỏ các tài khoản không cần thiết hay không phù hợp đặc điểm hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp

- Tương ứng với từng tài khoản kế toán được sử dụng xác định các nộidung quản lý của nó Mỗi tài khoản nhằm đáp ứng nhiều yêu cầu quản lý khácnhau, và phần lớn các yêu cầu này đã được thể hiện rõ thông qua các đốitượng quản lý chi tiết của đối tượng kế toán được ghi nhận trên tài khoản đó

- Đối với các tài khoản kế toán không có yêu cầu quản lý chi tiết: sửdụng tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán về tài khoản kế toán

- Đối với các tài khoản kế toán có yêu cầu quản lý chi tiết:

+ Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theomối quan hệ của chúng Các yêu cầu quản lý có quan hệ phân cấp với nhaucần được sắp xếp từ cấp tổng hợp đến cấp chi tiết

+ Căn cứ vào yêu cầu quản lý của từng tài khoản kế toán, xác định yêucầu quản lý nào sẽ được theo dõi chi tiết tức là trở thành đối tượng theo dõi

chi tiết cho tài khoản kế toán, yêu cầu quản lý nào trở thành đối tượng quản lýchi tiết của tài khoản kế toán đó, và yêu cầu quản lý nào có thể được theo dõigián tiếp thông qua bộ mã đối tượng chi tiết, hay thông qua từng chứng từ cụthể của nghiệp vụ liên quan đến tài khoản kế toán Tổ chức tài khoản chi tiếttheo yêu cầu quản lý nhằm phục vụ thu thập, xử lý thông tin trong kế toánquản trị.

b/ Xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kê toán chi tiết

Mỗi một đối tượng kế toán riêng biệt được mở một tài khoản kế toán đểphản ánh tình hình hiện có và sự vận động của nó Để mở tài khoản kế toáncần xác định được các đối tượng kế toán cụ thể của doanh nghiệp Tên gọi vànội dung của tài khoản kế toán phù hợp với nội dung kinh tế của đối tượng kếtoán mà nó phản ánh Tuỳ thuộc vào mức độ cụ thể của đối tượng kế toán vàyêu cầu của thông tin mà tài khoản kế toán có thể được mở nhiều cấp

Do đối tượng kế toán rất đa dạng, nên sẽ có rất nhiều các tài khoản kếtoán tương ứng với từng đối tượng kế toán mà doanh nghiệp phải sử dụng.Tuỳ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể để tổ chức hệ thống tài khoản theocác tiêu thức thông tin cần thiết đáp ứng được yêu cầu đặt ra như: Loại tàikhoản kế toán phản ánh, đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế (tài khoản tàisản, tài khoản nguồn vốn, tài khoản quá trình); loại tài khoản kế toán phảnánh đối tượng kế toán theo mối quan hệ giữa tài khoản kế toán và báo cáo tàichính (tài khoản cung cấp số liệu để lập bảng cân đối kế toán - tài khoản thực

và các tài khoản cung cấp số liệu để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- tài khoản tạm thời); loại tài khoản phản ánh mức độ chỉ tiêu biểu thị đối

tượng kế toán cụ thể ở tài khoản (tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế

toán chi tiết); loại tài khoản kế toán theo cách ghi (tài khoản ghi đơn và tàikhoản ghi kép); loại tài khoản kế toán phản ánh đối tượng kế toán theo côngdụng (tài khoản chủ yếu và tài khoản điều chỉnh)

Kết cấu của tài khoản được xác định dựa trên cơ sở tính cân đối của kếtoán và tính chất vận động của đối tượng kế toán Tính cân đối của kế toán

luôn được biểu hiện là tại một thời điểm bất kỳ, tổng tài sản luôn ngang bằngtổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Kết cấu của tài khoản kế toán phải đảmbảo phản ánh được tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng kếtoán cụ thể Vì vậy: Kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản đối lập với kết cấucủa những tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản; Kết cấu tài khoản thunhập và tài khoản chi phí phải đối lập nhau.

- Xác định kết cấu tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn: Theonguyên tắc kết cấu chung của tài khoản đã nêu trên, tài khoản tài sản và tàikhoản nguồn vốn có kết cấu ngược nhau Có thể lựa chọn một trong hai cáchxác định kết cấu tài khoản như sau:

+ Tài khoản tài sản có số dư Nợ, tài khoản nguồn vốn có số dư Có, kếtcấu tài khoản nguồn vốn được xây dựng ngược với kết cấu tài khoản tài sản,

nghĩa là số dư và phát sinh tăng ở bên Có, phát sinh giảm ở bên Nợ.

+ Tài khoản tài sản có số dư Có, tài khoản nguồn vốn có số dư Nợ, kếtcấu tài khoản nguồn vốn được xây dựng ngược với kết cấu tài khoản tài sản,nghĩa là số dư và phát sinh tăng ở bên Nợ, phát sinh giảm ở bên Có

- Xác định kết cấu tài khoản quá trình hoạt động:Tài khoản quá trìnhhoạt động không có số dư Thu nhập và chi phí là hai mặt đối lập của quá

trình hoạt động nên được phản ánh ở hai bên khác nhau của tài khoản Có thể

lựa chọn một trong hai cách xác định kết cấu tài khoản như sau:

+ Thu nhập phản ánh bên Nợ và chi phí phản ánh bên Có

+ Thu nhập phản ánh bên Có và chi phí phản ánh bên Nợ

Tuy nhiên, việc tổ chức lựa chọn cách nào còn phụ thuộc vào quanđiểm lựa chọn kết cấu tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn cho phù hợp

- Xác định kết cấu tài khoản điều chỉnh: Kết cấu tài khoản điều chỉnhtăng được xây dựng tương tự kết cấu tài khoản chủ yếu mà nó điều chỉnh, Kếtcấu tài khoản điều chỉnh giảm được xây dựng ngược với kết cấu tài khoản chủyếu mà nó điều chỉnh

c/ Quy định trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp

Các chứng từ kế toán đã được kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp và hợp

lệ là căn cứ được sử dụng để ghi sổ kế toán Căn cứ nội dung kinh tế tài chínhphát sinh để phản ánh các nghiệp vụ đó vào tài khoản kế toán theo cách ghiđơn hay ghi kép cho phù hợp

1.3.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán

Hình thức kế toán là một hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm sốlượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và phươngpháp ghi sổ từ chứng từ ban đầu đến các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chitiết Bao gồm ba nội dung chủ yếu sau:

a/ Lựa chọn một trong các hình thức kế toán áp dụng vào doanh nghiệp

Trong mỗi hình thức kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kếtcấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kếtoán Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất,kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiệntrang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phảituân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ vàkết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chépcác loại sổ kế toán

* Hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung:

Sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phátsinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó căn cứNhật ký chung để ghi vào các sổ cái tài khoản Hình thức kế toán này có 2 đặcđiểm chủ yếu:

+ Mở 1 sổ Nhật ký chung để ghi bút toán hoạch toán các nghiệp vụphát sinh theo thứ tự thời gian

+ Số liệu ghi vào Sổ cái là căn cứ vào Nhật ký chung để ghi, chứ khôngphải từ chứng từ gốc

Hình thức kế toán Nhật ký chung có các loại sổ kế toán chủ yếu như: sổNhật ký chung; sổ Nhật ký đặc biệt; sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

* Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung+ Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phâncông lao động kế toán.

+ Nhược điểm: Khối lượng ghi chép nhiều, trùng lặp

+ Điều kiện áp dụng: Áp dụng với các đơn vị có quy mô vừa, có nhiềulao động kế toán, sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (sơ đồ 1.4)

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kê toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

Ghi chú:

Ghi hằng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký

đặc biệt

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

* Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái

Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái: Hình thức này sửdụng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất (sổ Nhật ký - sổ cái) để ghi chép tất cảcác hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo hệ thống

Hình thức kế toán này có 2 đặc điểm chủ yếu:

+ Chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái

+ Cách ghi chép trên sổ tổng hợp đó là cùng kết hợp ghi theo thứ tựthời gian (nhật ký) các nghiệp vụ phát sinh và ghi theo hệ thống (tài khoản)

Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:+ Nhật ký - sổ cái;

+ Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết

* Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái+ Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, số lượng sổ ít, việc ghi chépđòi hỏi ít thao tác, không tràng lặp Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thểđược thực hiện thường xuyên trên Nhật ký- sổ cái, không phải lập bảng đốichiếu số phát sinh các tài khoản

+ Nhược điểm: Khó phân công công việc trong phòng kế toán (vì chỉ

có một sổ kế toán tổng hợp), sổ Nhật ký- sổ cái sẽ rất cồng kềnh và khôngthuận tiện cho việc ghi chép khi đơn vị có quy mô vừa hoặc quy mô lớn,nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp

+ Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng íttài khoản tổng hợp

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái (sơ đồ 1.5)

Sơ đồ 1.5 trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái.

kế toán cùng loại

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chi tiếtNHẬT KÝ – SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH