Chiêu thứ 51 60(excel) Tổng hợp thủ thuật excel

Chiêu thứ 51: Chia sẻ PivotTable không chia sẻ cấu trúc liệu Chiêu tạo hình chụp PivotTable bạn mà không cần thiết phải cho người xem biết cấu trúc liệu (cấu trúc liệu ý người xem tùy chỉnh lại PivotTable, tức kéo thả lại Row, Column, Data, được) Bạn cần gửi PivotTable bạn cho người khác xem bạn lại không muốn họ biết ẩn đằng sau Trong trường hợp này, bạn tạo chép PivotTable để người xem xem cần xem mà Tất nhiên bạn cần phải có dung lượng thấp so với dung lượng Giả sử bạn có PivotTable workbook, tất bạn cần phải làm chọn toàn nó, nhấn copy paste sheet bạn muốn cách dùng Paste Special… -> Values Tuy vậy, có điều trở ngại Excel chép giá trị mà không chép định dạng PivotTable bạn (bởi bạn chọn chép định dạng, vô tình bạn để lộ cấu trúc liệu) Điều khiến cho người xem cảm thấy bối rối khó đọc thân không gây ấn tượng cho họ Do vậy, bạn muốn có vừa có giá trị vừa có định dạng liệu, bạn tạo hình ảnh Để làm việc đó, bạn cần phải quét chọn PivotTable -> chọn thẻ Home -> Clipboard, chọn Paste -> As Picture -> Copy as Picture… -> chọn As shown on screen Picture hộp thoại Copy Picture -> OK sau bạn nhấn Paste Với Excel 2003, bạn nhấn giữ Shift, chọn Edit -> Copy Picture -> chọn ô PivotTable -> chọn Edit -> Paste Kết bạn có này: Tất nhiên, bạn dùng cách khác, chẳng hạn dùng Print Screen có sẵn chẳng hạn Một cách khác bạn sử dụng công cụ Camera Excel Để sử dụng nó, bạn chọn nút Office -> Excel Options -> Customize -> chọn Commands Not in the Ribbon từ dòng Choose Commands From: -> chọn Camera -> Add -> OK Với Excel 2003, chọn View -> Toolbars -> Customize… -> Tại hộp thoại From the Customize, chọn thẻ Commands -> hộp Categories, chọn Tools hộp Commands phía bên phải, bạn kéo trượt xuống bạn thấy Camera -> chọn kéo rê vào công cụ bạn muốn Sau đó, bạn quét chọn bạn muốn chụp nhấn Camera, sau bạn chọn ô bên bạn tận hưởng thành Chiêu thứ 52: Tự động tạo PivotTable Để tạo PivotTable, bạn cần phải tốn công sức Tuy vậy, thông thường công sức mà bạn bỏ dư thừa mà cần với chút vốn liếng VBA, bạn tạo PivotTable đơn giản cách tự động PivotTable công cụ mạnh mẽ thông minh mà bạn tận dụng để lưu trữ bảng danh sách Mặc dù tạo PivotTable phức tạp, nhiên nhiều trường hợp, bạn có PivotTable cho cách nhanh chóng dễ dàng Chẳng hạn như, đa phần người sử dụng quan tâm đến hai câu hỏi để đếm tất phần tử danh sách để tạo danh sách phần tử từ danh sách có nhiều phần tử trùng Trong chiêu thứ 52 này, bạn học cách trả lời hai câu hỏi cách nhanh Giả sử bạn có danh sách tên trùng hình Để biết danh sách có tên tất nhiên bạn muốn có danh sách tên nhất, bạn làm sau: Chọn toàn bảng -> chọn thẻ Insert -> PivotTable (với Excel 2003, chọn Data -> PivotTable Report) Bạn chọn nơi để chứa bảng PivotTable, sau có giao diện hình Kéo tiêu đề “Tên” vào vùng “Row Labels” Một lần kéo “Tên” vào vùng “Values” OK Với Excel 2003, bạn làm theo trình tự sau: Data -> PivotTable and PivotChart Report để khởi động PivotTable Wizard Trước bắt đầu, bạn bảo đảm bạn chọn ô danh sách mà bạn muốn tạo PivotTable Tại mục “What kind of report you want to create?”, bạn chọn PivotTable Bấm Next, Excel tự động khoanh vùng cột A, cột liệu mà bạn muốn Nếu vùng liệu bạn muốn khoanh vùng, bấm Next Còn không, bạn dùng chuột để chọn vùng liệu bạn muốn Bấm chọn Layout -> kéo “Tên” vào vùng DATA Lại kéo “Tên” vào vùng ROW -> OK Chọn nơi mà bạn muốn để PivotTable bạn nhấn Finish Lưu ý rằng, bạn chọn Sum, Average,… không thiết phải để Count mặc định Excel dùng (Excel mặc định phép Count với liệu chuỗi phép Sum với liệu số) Và bạn tận hưởng thành Tiết kiệm thời gian với Macro Bạn muốn có macro thực công việc mà bạn làm từ đến không? Tức tạo PivotTable cột mà bạn muốn Nếu bạn dùng chức Record, bạn nhận kết cột A, đó, bạn cần chút biến hóa Hãy nhấn Alt + F11 để vào cửa sổ Visual Basic Editor -> Insert -> Module gõ đoạn code sau: PHP Code: Sub GetCount() Dim Pt As PivotTable Dim strField As String strField = Selection.Cells(1, 1).Text Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Name = "Items" ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:=xlDatabase, _ SourceData:="=Items").CreatePivotTable TableDestination:="", _ TableName:="ItemList" Set Pt = ActiveSheet.PivotTables("ItemList") ActiveSheet.PivotTableWizard TableDestination:=Cells(3, 1) Pt.AddFields RowFields:=strField Pt.PivotFields(strField).Orientation = xlDataField End Sub Và, trước bạn chạy đoạn code này, bảo đảm bạn nhấp chuột chọn tiêu đề danh sách (như ví dụ trước, tiêu đề “Tên”) danh sách bạn ô rỗng Để tránh ô rỗng, bạn dùng thủ thuật đơn giản sort liệu ô rỗng đưa xuống dòng cuối danh sách Đoạn code tự động tạo tên dãy động Items tạo PivotTable dựa tên cư ngụ sheet Chiêu thứ 53: Di chuyển dòng Grand Total PivotTable Một điều bất tiện mà PivotTable gây dòng Grand Total - dòng tổng cộng phía cuối bảng, điều có nghĩa bạn phải kéo trượt xuống thấy số Do đó, dễ dàng nhiều bạn di chuyển dòng Grand Total lên để bạn lướt nhanh số tổng cộng chớp mắt Trước thực cụ thể công việc này, nghĩ bạn cần nên tham khảo chút hàm GETPIVOTDATA, hàm thiết kế đặc biệt để lấy liệu từ PivotTable Cú pháp hàm sau: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, ) Bạn tham khảo cụ thể đây: Thực ra, bạn chẳng cần phải nhớ cú pháp làm gì, trái lại, bạn muốn lấy liệu PivotTable, bạn cần gõ dấu “=” sau dùng chuột nhấn vào ô chứa liệu PivotTable, chẳng hạn bạn nhấn vào giá trị Grand Total, tức bạn có công thức hoàn chỉnh Lưu ý rằng: Nếu bạn sử dụng Function Wizard gõ =GETPIVOTDATA() từ trước, sau bạn nhấn chuột vào PivotTable, đó, Excel lồng thêm hàm GETPIVOTDATA vào bạn đánh, chẳng hạn =GETPIVOTDATA(GETPIVOTDATA()) Ngoài ra, bạn thực công việc lấy liệu Grand Total cách dễ dàng cách đặt tên cho cột chứa Grand Total sau sử dụng hàm MAX (bởi giá trị Grand Total giá trị lớn nhất) Chẳng hạn đây, đặt tên cho cột Grand Total “TongCong”, có công thức =MAX(TongCong) Ngoài ra, bạn linh hoạt sử dụng hàm LARGE SMALL để lấy giá trị lớn thứ hai, lớn thứ ba Chẳng hạn lấy giá trị lớn thứ hai, sau giá trị Grand Total cách dùng công thức =LARGE(TongCong,2) Vậy bạn học cách lấy giá trị Grand Total PivotTable Giờ đây, bạn chèn thêm dòng phía PivotTable sử dụng học, bạn đưa giá trị Grand Total lên đầu cách dễ dàng Chiêu thứ 54: Sử dụng PivotTable với liệu từ workbook khác Khi bạn tạo PivotTable Excel, bạn có nhiều lựa chọn chọn nguồn liệu cho Dễ dàng việc bạn sử dụng liệu có sẵn workbook Tuy nhiên, đời không mơ nhiều bạn rơi vào trường hợp liệu bạn nằm workbook khác Sử dụng tên dãy động cách tốt để giảm thiểu số lần làm (refresh) cần thiết cho PivotTable bạn cập nhật liệu Bởi bạn tham chiếu đến tên dãy động từ workbook khác, điều có nghĩa bạn ngăn chặn nguy PivotTable tham chiếu đến hàng ngàn ô rỗng khác dung lượng file bạn tăng lên Với cách làm này, bạn lấy liệu từ workbook khác sử dụng làm tảng liệu cho PivotTable bạn workbook mà không cần phải tham chiếu từ bên Chúng ta tham khảo cách thực Giả sử liệu bạn cần hình đây: Tại workbook chứa PivotTable, bạn tạo sheet mang tên Data Mở workbook chứa liệu mà bạn muốn, bạn phải bảo đảm sheet chứa liệu bạn kích hoạt (tức bạn mở sheet đó) Tại ô trống sheet, bạn gõ công thức =IF(A1="","",A1) với A1 tiêu đề liệu bảng Sau cut ô bạn vừa đánh công thức (Ctrl + X) paste (Ctrl + V) qua ô A1 sheet Data workbook chứa PivotTable bạn Với việc này, bạn có liên kết với workbook khác Chọn thẻ Formulas -> Defined Names, chọn Define Name (với Excel 2003, chọn Insert -> Name -> Define) Tạo tên sheet Data với tên PivotData (gõ dòng “Names:” với công thức =OFFSET($A$1,0,0,COUNTA($A:$A),COUNTA($1:$1)) (gõ dòng “Refers To:”) OK Sau đó, bạn cho đoạn code VBA vào cách nhấn Alt + F11 -> chọn This Workbook PHP Code: Để kết thúc để trang trí cho thêm phần sống động, chọn B2 gõ công thức sau: =CONCATENATE("Xem kết ",INDEX(A4:A8,G4)) Và bây giờ, bạn chọn học sinh tận hưởng kết Xin nhắc với bạn rằng, để giấu kết ô G4, bạn thực tương tự trình bày phía Bên cạnh đó, Excel 2007, công cụ điều khiển mà bạn vẽ biểu đồ bạn di chuyển biểu đồ, công cụ đứng im chỗ Ngoài ra, với Excel 2003, bạn chọn biểu đồ, công cụ bị ẩn (bị biểu đồ đè lên), trường hợp không diễn Excel 2007 Chiêu thứ 59: Bốn cách cập nhật biểu đồ nhanh chóng Mặc dù tạo biểu đồ tuyệt vời, nhiên tốt bạn cập nhật biểu đồ để linh hoạt đáp ứng nhu cầu bạn Và với chiêu thứ 59 này, bạn học cách giảm bớt khối lượng công việc cần phải làm muốn thay đổi liệu biểu đồ Sử dụng kéo thả Bạn thay đổi thêm cách nhẹ nhàng thao tác kéo liệu thả vào biểu đồ Sau đó, Excel tự động phân loại liệu bạn thay đổi từ liệu cũ thêm Mặc dù vậy, bạn “yêu cầu” Excel bạn tự định Để hiểu rõ hơn, bạn tạo liệu mẫu biểu đồ sau (lưu ý bạn tạo biểu đồ cho vùng A1:D5, dòng bạn chừa ra): Quét chọn vùng A6:D6 -> rê trỏ chuột vào đường viền ô A6 cho trỏ chuột xuất dấu mũi tên bốn hướng -> nhấn giữ chuột phải kéo vào biểu đồ thả ra, hộp thoại Paste Special xuất -> chọn tùy chọn Columns -> OK Một bật mí nhỏ: Do tùy chọn Columns xem mặc định, bạn không cần phải nhấn giữ chuột phải kéo vào biểu đồ mà nhấn chuột trái kéo vào luôn, bạn nhận kết mà không cần phải thông qua hộp thoại Paste Special Và bạn chiêm ngưỡng thành Sử dụng công thức Khi nhấn chuột chọn biểu đồ, bạn nhìn vào công thức Bạn thấy có dòng công thức cụ thể hơn, hàm SERIES Hàm SERIES có tất tham số (riêng biểu đồ bong bóng có tham số) Cú pháp hàm sau: =SERIES( [Tên biểu đồ] , [Giá trị liệu X] , [Giá trị liệu Y] , [Số thứ tự biểu đồ] ) Để hiểu rõ hơn, bạn tạo biểu đồ cột với liệu mẫu hình đây: Bạn thấy, công thức biểu đồ sau: =SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$5,Sheet1! $B$2:$ B$5,1) Cho phép giải thích cho bạn rõ công thức Với tham số thứ tên biểu đồ, ô B1 có giá trị “2012” tên bạn thấy Tham số thứ hai lấy liệu cho X với tham chiếu vùng A2:A5, tương ứng “Tháng 1”, “Tháng 2”, “Tháng 3”, “Tháng 4” Và tham số thứ lấy liệu cho Y dùng tham chiếu B2:B5 tương ứng Còn tham số cuối số thứ tự mà biểu đồ biểu đồ nên có giá trị (giả sử bạn có biểu đồ trước tham số mang giá trị 2) Như vậy, để thêm bớt liệu, bạn cần làm công việc nhỏ sửa chữa tham chiếu công thức, bạn thấy khác biệt Tất nhiên, bạn thay giá trị X Y từ tham chiếu thành số cố định hay mảng cố định, bạn phải dùng thêm cặp dấu ngoặc nhọn { }, chẳng hạn sau: =SERIES("Biểu đồ", {"A","B","C","D"},{1,2,3,4},1) Kéo dãn hay co hẹp đường biên giá trị biểu đồ Trở lại ví dụ đầu tiên, tức bạn có biểu đồ thể giá trị nhiệt độ hoàn chỉnh với tháng năm Lần này, để thay đổi giá trị tháng năm 2012 (cột màu vàng), bạn nhấn thẳng vào cột rê chuột biên, sau kéo dãn hay thu hẹp để thay đổi Sử dụng Paste Special Trở lại ví dụ thứ hai, tức bạn có biểu đồ cột tháng năm 2012 Lần này, bạn muốn thêm liệu tháng Ngoại trừ việc điều chỉnh công thức, bạn làm sau: quét chọn A6:B6 (tháng 5) -> Copy -> chọn biểu đồ -> chọn thẻ Home -> Clipboard, chọn Paste -> Paste Special -> thiết lập ý bạn mong muốn xem kết Chiêu thứ 60: Tạo biểu đồ nhiệt kế Trong Excel biểu đồ dạng nhiệt kế, đó, muốn, bạn phải tự xây dựng Bằng cách tạo biểu đồ cột chứa giá trị thuộc hạng mục, cần chút cố gắng điều chỉnh bạn, biểu đồ nhiệt kế hình thành Trước tiên, bạn tạo biểu đồ cột với liệu hình đây: Sau đó, bạn chọn cột giá trị “Nhiệt độ tại” -> chọn thẻ Format -> Current Selection, chọn Format Selection -> chọn Secondary Axis (với Excel 2003, bấm chuột phải vào cột giá trị “Nhiệt độ tại” -> Format Data Series -> Axis -> Secondary Axis) Và biểu đồ bạn có dạng sau: Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải vào trục bên trái -> chọn Format Axis thiết lập hình Bạn làm tương tự với trục bên phải Và sau bạn làm xong, biểu đồ bạn thay đổi này: Bạn tiếp tục đổi màu cho “Nhiệt độ tối đa” thành màu trắng “Nhiệt độ tại” thành màu đỏ màu bên màu trắng Bên cạnh đó, bạn xóa đường lưới biểu đồ Ngoài ra, bạn bấm chuột phải vào cột giá trị -> Format Data Series -> bạn kéo Gap Width bên trái để phần khung to Như bạn có biểu đồ nhiệt kế hoàn chỉnh [...]... và tất nhiên là sẽ ngày một thu nhỏ lại Cũng với kỹ thuật tương tự, bạn kéo vào thì các phần sẽ dần to lên và dính liền lại với nhau tại tâm Chiêu thứ 56: Hai biểu đồ trong một biểu đồ hình bánh Nhiều người vẫn thường nghĩ, một biểu đồ thì chỉ có thể thể hiện một tổ hợp giá trị mà thôi, nhưng với chiêu thứ 56 này, bạn sẽ học được cách thể hiện hai tổ hợp giá trị vào trong một biểu đồ hay có thể gọi nôm... (với Excel 2003, chọn Insert -> Name -> Define) và tạo một cái tên là NhietDo_Ngay với công thức là =OFFSET($A$1,1,0,COUNTA($A:$A)-1,1) Bạn lưu ý trong công thức có -1 tại COUNTA vì với phép trừ này, bạn sẽ bảo đảm được rằng tiêu đề sẽ không được tính vào Trên công thức bạn nhìn thấy, cột A đã được tham chiếu cho công thức COUNTA Sự thật là sẽ tốt hơn nếu bạn chỉ cho tham chiếu một số lượng ô nhỏ phù hợp. .. tên NhietDo_Ngay, bạn thay bằng công thức: =OFFSET($A$1,COUNTA($A:$A)-10,0,10,1) và tên NhietDo, bạn thay bằng công thức: =OFFSET(Sheet1!$A$1,COUNTA(Sheet1!$A:$A)-10,1,10,1) Nếu bạn muốn thay đổi con số 10 bằng một con số khác, chẳng hạn như 20 dữ liệu gần nhất chẳng hạn, bạn hãy lưu ý đến số 10 trên công thức (đã được tô đậm) và thay bằng con số bạn muốn Chiêu thứ 58: Sử dụng công cụ điều khiển tự... -> Close Với Excel 2003, nhắp chuột hai lần vào biểu đồ để chọn nó, sau đó chọn Format Data Series -> tại thẻ Axis, chọn Secondary Axis -> OK Lần này, biểu đồ vẫn chẳng có gì khác biệt cả, có chăng sự khác biệt chỉ là tên biểu đồ đã bị biến mất mà thôi Thực ra thì biểu đồ thứ hai đang nằm phía dưới biểu đồ thứ nhất Do đó, để có thể thấy nó, bạn cần phải tách rời các phần của biểu đồ thứ nhất ra bằng... rời các phần của biểu đồ thứ nhất ra bằng cách, chọn biểu đồ và kéo từng miếng ra khỏi tâm Sau đó, bạn hãy chọn biểu đồ thứ hai và lại tiếp tục kéo ra, mục đích của công việc này nhằm làm cho biểu đồ thứ hai to lên và biểu đồ thứ nhất bị nhỏ đi Sau đó, bạn lấy từng miếng của biểu đồ thứ nhất và kéo lại tâm, thế là bạn sẽ được kết quả như hình dưới đây Ngoài ra, vẫn còn một cách khác ở bước cuối cùng... riêng từng miếng bánh, và lôi trở vào tâm Chiêu thứ 57: Tạo biểu đồ có thể thay đổi theo dữ liệu Nếu bạn sử dụng tên dãy động thay vì tham chiếu tương đối, biểu đồ của bạn sẽ được vẽ lại vào thời điểm mà bạn thêm mới dữ liệu Để có thể làm rõ vấn đề này, bạn hãy tạo một bảng dữ liệu như hình dưới đây: Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về tên dãy động, mời bạn đọc lại chiêu thứ 47: “Tạo dãy có thể mở rộng và thu... chọn Microsoft Excel List or Database tại dòng “Where is the data that you want to analyze?” và nhấn Next -> gõ =PivotData rồi nhấn Finish Chiêu thứ 55: Cắt rời một “miếng” từ một “chiếc bánh đồ thị” (Pie Chart) Mặc dù biểu đồ hình bánh (Pie Chart) vô cùng dễ nhìn nhưng đôi khi bạn muốn tách rời một phần nào đó ra nhằm nhấn mạnh một điều gì đó Tuy nhiên, với thiết lập mặc định của Excel, bạn sẽ chỉ... Range("2:100").Value End With End Sub 7 Sau đó, hãy lưu lại file Excel của bạn Ở đoạn code trên, bạn có thể thấy con số 100 Đó chính là con số biểu thị dữ liệu tồn tại đến hàng thứ 100 Nếu dữ liệu của bạn ít hơn với con số này, hãy thay đổi cho phù hợp Một điều lưu ý rằng, vì bạn đã sử dụng đến macro, hãy bảo đảm rằng bạn đã bật chức năng chạy macro trong Excel, nếu không thì đoạn code của bạn sẽ không thể nào... biết với chiêu thứ 57, bạn có thể sử dụng tên dãy động để tăng độ linh hoạt cho biểu đồ Và bây giờ tôi mang đến cho bạn một tin vui khác, bạn cũng có thể dùng tên dãy động để tạo giao diện điều khiển dữ liệu trong biểu đồ Bằng cách liên kết tên dãy động với công cụ điều khiển tự tạo, người dùng chỉ việc sử dụng công cụ tự tạo là đã có thể thay đổi dữ liệu trong biểu đồ Cụ thể hơn trong chiêu thứ 58 này,... dữ liệu của bạn thay vì là tham chiếu cả cột với cả hàng ngàn ô không cần thiết Tuy vậy, với những phiên bản Excel gần đây thì vấn đề này cũng rất nhỏ mà thôi bởi vì Excel bây giờ đã xử lý cả ngàn ô một cách nhanh chóng hơn rất nhiều Tiếp đó, bạn hãy tạo tiếp một cái tên là NhietDo với công thức là =OFFSET($B$2,0,0,COUNTA($B:$B)-1,1) Bây giờ, để tạo một biểu đồ sử dụng những gì bạn vừa làm ở trên, ... với kỹ thuật tương tự, bạn kéo vào phần dần to lên dính liền lại với tâm Chiêu thứ 56: Hai biểu đồ biểu đồ hình bánh Nhiều người thường nghĩ, biểu đồ thể tổ hợp giá trị mà thôi, với chiêu thứ 56... công thức =MAX(TongCong) Ngoài ra, bạn linh hoạt sử dụng hàm LARGE SMALL để lấy giá trị lớn thứ hai, lớn thứ ba Chẳng hạn lấy giá trị lớn thứ hai, sau giá trị Grand Total cách dùng công thức... chẳng hạn, bạn lưu ý đến số 10 công thức (đã tô đậm) thay số bạn muốn Chiêu thứ 58: Sử dụng công cụ điều khiển tự tạo để tương tác với biểu đồ Như biết với chiêu thứ 57, bạn sử dụng tên dãy động