Chiêu thứ 1 10(excel) Tổng hợp các chiêu hay trong excel

Chiêu thứ 1: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính cho phép tùy biến cách hiển thị xếp chúng Sau thiết lập tùy biến, lưu thành tập tin workspace (không gian làm việc) xlw để sử dụng lại sau Đôi khi làm việc Excel, bạn cần phải có nhiều workbook mở hình bạn để làm cho dễ dàng sử dụng hay xem liệu từ nhiều bảng tính Trong mô tả cách thực tổ chức cửa sổ làm việc cách gọn gàn có tổ chức Đầu tiên, bạn mở tất bảng tính mà bạn cần làm việc: Vào Office | Open…, giữ phím Ctrl chọn tập tin bảng tính cần mở | nhấn nút Open để mở tập tin (E2003: File | Open ) Từ cửa sổ làm việc bảng tính mở đó, chọn Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange) Nếu tùy chọn “Windows of active workbook” chọn bỏ chọn, sau chọn kiểu xếp nhấp nút OK Nếu chọn kiểu xếp Tiled (lát gạch) cửa sổ làm việc bảng tính hình sau: Nếu chọn kiểu xếp Horizontal (nằm ngang) bảng tính xếp chồng lên hình minh họa sau: Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) bảng tính xếp nằm cạnh sau: Nếu chọn kiểu Cascade (thác nước) bảng tính xếp đè lên hình minh họa sau Khi cửa sổ bảng tính xếp gọn gàng, bạn dễ dàng thao tác di chuyển liệu cửa sổ Để sử dụng lại thiết lập sau này, bạn lưu thành tập tin workspace Các bước thực sau: Chọn ngăn View | nhóm Window chọn Save Workspace (E2003: File | Save Workspace…) | nhập tên cho workspace hộp File Name, chọn nơi lưu nhấn nút OK Tập tin workspace có phần mở rộng xlw Muốn chuyển đổi bảng tính chế độ toàn hình bạn cần kích chuột hai lần lên Title (tiêu đề) cửa sổ bảng tính Bạn nhấn nút Maximize cửa sổ bảng tính hành để phóng to cửa sổ nhấn nút Close để đóng bảng tính sau hoàn tất công việc với cửa sổ Để sử dụng lại không gian làm việc thiết lập trước đó, bạn cần mở tập tin xlw vừa tạo giao diện làm việc bạn thiết lập trước khôi phục Tất hiệu chỉnh hay cập nhật thông tin bảng tính workspace Excel nhắc nhở bạn lưu lại bạn lệnh đóng workspace Nếu ngày, bạn phải thực công việc lặp lặp lại nhiều bảng tính Tôi khuyên bạn nên dành thời gian để thiết lập kiểu không gian làm việc cho bảng tính tùy thuộc vào yêu cầu tao tác xử lý số liệu chúng Sau đó, bạn việc mở tập tin xlw cho kiểu không gian làm việc phù hợp với nhu cầu sử dụng bạn mà không cần phải tốn thời gian xếp, tổ chức bảng tính lần sử dụng sau Chiêu thứ 2: Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Thông thường người dùng Excel có liệu muốn nhập vào nhiều sheet khác Bạn dùng công cụ Group sheet lại để nhập liệu đồng thời Nhưng có cách khác nhanh chóng linh hoạt bạn dùng vài dòng lệnh VBA Nhưng phải nói đến công cụ Group nhỉ? Công cụ Group dùng để nhập liệu vào nhiều sheet lúc có nhiều người chưa dùng đến Nó dùng để kết nối sheets với phạm vi work book Group sheet lại tay: Để nhóm sheet lại, bạn việc click chọn sheet thứ nhất, nơi bạn nhập liệu từ bàn phím vào, vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên sheet khác mà bạn muốn nhập liệu đồng thời Khi bạn gõ vào sheet hành, liệu tự động nhập vào sheet lại nhóm Điệp vụ hoàn tất nhanh chóng (nghe giống 007 nhỉ) Để thoát khỏi tình trạng group, bạn việc click chọn sheet khác nhóm, click chuột phải lên tên sheet nhómbất kỳ, chọn Ungroup Sheets Hoặn bạn muốn gỡ số sheet khỏi nhóm, Ctrl click vào tên sheet Khi hay nhiều sheet Group với nhau, tiêu đề Windows có chữ [Group] (tronh ngoặc vuông) Nhìn vào bạn biết bạn tình trạng group sheets Trừ bạn có cặp mắt sắc chim ưng, bén dao cạo, thường bạn không để ý đến dấu hiệu này, bạn quên không ungroup công việc xong Chính khuyên bạn thực xong thao tác nhập liệu hàng loạt vào sheet, phải ungroup chúng Dù phương pháp dễ nhất, có nghĩa bạn phải nhớ nhớ group ungoup cần, không bạn vô tình ghi đè lên liệu sheet mà bạn không nhìn thấy hình thời Thí dụ bạn muốn ghi lúc liệu vào vùng bảng tính, vùng liệu sheet phải khác Thế sheet group có thèm quan tâm bạn nhập liệu vùng đâu? Group sheet lại cách tự động: Bạn giải vấn đề cách dùng đoạn code VBA đơn giản Để đoạn code làm việc được, phải đặt kiện riêng sheet bạn muốn Để vào trang soạn thảo code sheet nào, click phải chuột vào tên sheet chọn View Code Bạn chọn kiện sheet, kiện liên quan đến sheet đổi ô chọn, thay đổi nội dung ô, kích hoạt sheet, thoát khỏi sheet, … để thực thi đoạn code VBA Thường bạn đưa thẳng đến trang soạn thảo code riêng sheet bạn chọn View Code hướng dẫn Bạn kiểm tra lại thực thuộc sheet bạn chọn hay không cách nhìn vào cửa sổ VBA Project bên trái, bạn thấy dạng thư mục This Workbook – Sheetname sheet chọn không bạn phải tìm sheet bạn cần doubled click Trước tiên bạn phải đặt name cho vùng ô bạn muốn nhập liệu trùng sheet, giả sử “MyRange” Sau gõ đoạn code vào khung soạn thảo bên phải: PHP Code: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then Sheets(Array("Sheet5", "Sheet3", "Sheet1")).Select Else Me.Select End If End Sub Trong đoạn code trên, sheet5 ghi mảng Array, bạn muốn sheet mà bạn gõ liệu nhập vào Bạn chọn sheet khác để group chúng lại bên sheet5 Sau gõ code xong, nhấn nút View Object, nhấn nút View Microsoft Excel, nhấn Alt- Q, Alt-F11 đóng hẳn cửa sổ VBA trở hình Excel Lưu bảng tính lại Cần nhắc lại đoạn code phải nằm sheet khai báo Array, sheet mà bạn nhập liệu từ bàn phím Khi bạn hoàn tất, bạn click chọn ô sheet5, đoạn code kiểm tra xem ô bạn chọn có nằm vùng đặt tên “MyRange” không Nếu đúng, code Group sheet lại với để bạn nhập liệu hàng loạt sheets Nếu không phải, ungroup chúng cách đơn giản kích hoạt sheet hành Dùng đoạn code tiện lợi chỗ giải phóng bạn khỏi việc phải nhớ Group bắt đầu UnGroup kết thúc nhập liệu vùng chọn Bây bạn muốn liệu nhập vào sheet chọn, vị trí khác nhau, dùng đoạn code khác: PHP Code: Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then With Range("MyRange") Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1") Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10") End With End If End Sub Đoạn code phải đặt khung soạn thảo riêng sheet5 Đoạn code hoạt động khác với đoạn code Khi bạn thay đổi nội dung ô đó, code xác định xem ô hành có nằm vùng "MyRange" hay không, phải copy nguyên vùng "MyRange" (của sheet5) paste vào đồng thời ô A1 sheet1 D10 sheet2 Ngược lại không làm Mong tuyệt chiêu giúp bạn tiết kiệm thời gian nhớ bạn Chiêu thứ 3: Ngăn chận người sử dụng thực số hành động định Mặc dù Excel có hỗ trợ việc bảo vệ cho bảng tính (Protect Sheet, Protect Workbook), công cụ thô sơ không bao gồm việc cho phép người sử dụng số đặc quyền hạn chế - trừ bạn làm theo chiêu sau Bạn quản lý việc tương tác với bảng tính bạn cách giám sát đáp ứng kiện Các kiện (event), hành động xảy bạn làm việc với bảng tính Sheet Những kiện thường bao gồm việc mở (open) bảng tính, lưu (save) nó, đóng (close) Bạn bảo Excel chạy mã Visual Basic (macro) cách tự động xảy kiện Tuy nhiên, bạn nên biết rằng, người sử dụng vượt qua tất mã bảo vệ Visual Basic bẳng cách vô hiệu hóa việc thực thi macro: Nhấn nút Office ➝ Excel Opions ➝ Trust Center ➝ Trust Center Setting ➝ Macro Settings [E2003: Tools | Macro | Security] Nếu đặt mức độ an toàn Disable all macros with notification [E2003: mức Medium], mở bảng tính có chứa macro, Excel xuất hộp thông báo cho phép người sử dụng có hội để tắt macro Nếu đặt mức độ an toàn làDisable all macros without notification [E2003: mức High], Excel ngăn không cho chạy tất macro có bảng tính Nói cách khác, cần phải dùng macro có bảng tính, người sử dụng chọn mức an toàn thích hợp phép sử dụng macro Ngăn chận việc lưu lại bảng tính với tên khác Bạn thiết lập thuộc tính "Read only" cho bảng tính nào, cách nhấn Office ➝ Save, nhấn nút Tools, chọnGeneral Options [E2003: File | Save As | Tools | General Options] kích hoạt hộp kiểm Read only recommended Việc ngăn chận người sử dụng lưu lại thay đổi bảng tính, họ lưu lại bảng tính với tên khác lưu vào nơi khác Tuy nhiên, điều bạn muốn không cho lưu lại bảng tính bạn với tên khác, không cho lưu vào nơi khác Nói cách khác, bạn muốn người khác lưu lại bảng tính với tên gốc nó, không chép Điều đặc biệt hữu dụng có nhiều người sử dụng chung bảng tính, bạn không muốn ổ cứng đầy dẫy bảng tính này, cho dù với tên khác, hay thư mục khác Sự kiện Before Save mà nói đến có từ thời Excel 97 Đúng tên gọi nó, kiện xuất trước bảng tính lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời việc lưu lại bảng tính, đưa cảnh báo, không cho Excel lưu bảng tính Trước tự thực điều vào bảng tính, chắn chắn bạn lưu lại bảng tính bạn Bởi việc đưa đoạn code sau vào môt bảng tính chưa lưu, gây cho bạn nhiều rắc rối Để đưa đoạn code sau vào bảng tính, bạn chọn Develope ➝ Visual Basic (hoặc nhấn Alt+F11), nhấp đúp chuột vào mụcThisWorkbook khung Project Explorer Nếu Ribbon bạn mục Develope, bạn vào Excel Options ➝ Popular, đánh dấu vào tùy chọn Show Develope tab in the Ribbon, nhấn OK [E2003, nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel bên trái menu File menu, chọn mục View Code, minh họa hình bên dưới]: Sử dụng Quick access menu (trong Excel 2003) để nhập code áp dụng cho workbook Bạn nhập đoạn code sau vào cửa sổ VBE Sau nhập xong, nhấn Alt+Q để trở Excel, lưu lại bảng tính: PHP Code: Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _ Cancel As Boolean) Dim lReply As Long If SaveAsUI = True Then lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this workbook as another name." _ & "Do you wish to save this workbook?", vbQuestion + vbOKCancel) Cancel = (lReply = vbCancel) If Cancel = False Then Me.Save Cancel = True End If End Sub Thử tí Bạn nhấn Ctrl+S (hoặc gọi lệnh Save) xem Bảng tính bạn lưu bình thường Bây bạn nhấn F12 (hoặc gọi lệnh Save as), bạn gặp cảnh báo, nói bạn lưu lại bảng tính tên khác, bạn vô hiệu hóa macro Nói thêm, bạn lưu bảng tính có chứa macro code Excel 2007, bạn nhắc nhở bạn phải lưu file dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng *.xlsm, lưu dạng bình thường (*.xlsx) Ngăn chận việc in bảng tính Đôi bạn phải rời bàn làm việc mà quên tắt máy (chuyện chuyện thường), cho dù bạn làm công việc ngăn chận việc có chép bảng tính bạn ngoài, nói trên, bạn lo xa hơn, muốn bảng tính không bị in bạn vắng mặt Nếu thật bạn muốn vậy, bạn dùng kiện Before Print Hãy nhập đoạn code sau cửa sổ VBE: PHP Code: Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Cancel = True Lưu ý rằng, đoạn mã đặt tên (Name) cho ô A1 worksheet kèm theo số mục worksheet bảng tính (worksheet có mục 1, kế 2, 3… n) Điều bảo đảm ô A1 trang tính có tên khác Nếu ô A1 worksheet bạn đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 đoạn mã sang địa khác phù hợp Lưu ý thêm, bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết sở) workbook hyperlink tạo từ đoạn mã hoạt động được, chúng liên kết đến Name workbook hành Khi thuộc tính hyperlink base thiết lập siêu liên kết trỏ đến hyperlink base kết hợp với Name Thêm thuộc tính Hyperlink base: Vào Office | Prepare | Properties | Document Properties | chọn Advanced Properties [E2003: File | Properties | Summary] nhập vào hyperlink base Ví dụ nhập vào http://www.giaiphapexcel.com/ Thêm lệnh gọi mục vào trình đơn ngữ cảnh Cách thứ ba hướng dẫn bạn thêm lệnh vào trình đơn ngữ cảnh để gọi danh sách worksheet workbook bạn chọn lệnh cách kích phải chuột vào vùng bảng tính Đoạn mã sau gọi lệnh Tabs workbook hình sau: Chúng ta thêm lệnh “Sheet Index” vào trình đơn ngữ cảnh (menu bấm chuột phải hình) Nhấn Alt+F11 để mở cửa sổ VBE, sau nhập đoạn mã sau vào cửa sổ Code ThisWorkbook: PHP Code: Private Sub Workbook_SheetBeforeRightClick(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) Dim cCont As CommandBarButton On Error Resume Next Application.CommandBars("Cell").Controls("Sheet Index").Delete On Error GoTo Set cCont = Application.CommandBars("Cell").Controls.Add _ (Type:=msoControlButton, Temporary:=True) With cCont Caption = "Sheet Index" OnAction = "IndexCode" End With End Sub Tiếp theo, bạn vào Insert | Module nhập vào đoạn mã sau: PHP Code: Sub IndexCode() Application.CommandBars("workbook Tabs").ShowPopup End Sub Đoạn mã thực thi bạn chọn lệnh “Sheet Index” từ trình đơn ngữ cảnh bạn phải đặt Module Excel thấy thủ tục Nhấn Alt+Q để đóng cửa sổ VBE trở bảnh tính Excel Kể từ lúc này, bạn nhấp phải chuột ô worksheet trình đơn ngữ cảnh có thêm lệnh “Sheet Index” giúp bạn điều hướng đến worksheet workbook cách dễ dàng Chiêu thứ 8: Giới hạn vùng cuộn bảng tính Nếu bạn không muốn cuộn kéo bảng tính lên xuống qua phải nhiều, bạn có liệu vùng mà không muốncho nguời dùng xem, bạn giới hạn vùng nhìn bảng tính phạm vi bạn cho phép Các bảng tính tạo Excel 2007 có số cột tối đa 16.384, Excel trước 256 (từ A đến IV), có số dòng tối đa 1.048.576 (trước 65.536) Nhưng thường bạn sử dụng hết Bạn giới hạn cho người dùng xem phạm vi đó, liệu nhạy cảm, bạn để vùng Ngoài hạn chế vô tình kéo cuộn xuống dòng 500.000 đến lượt người khác la làng kéo chẳng thấy mà xem Bạn dùng cách đơn giản dấu (Hide) dòng cột muốn dấu cách định nghĩa vùng cho phép xem kích hoạt vùng có liệu Dấu dòng cột: Cách dễ dấu dòng cột không dùng đến: Trên sheet hành, xác định dòng cuối có liệu, nhấn chọn dòng nó, nhấn thêm lúc Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn đến cuối dòng cuối (1.048.576) Sau tab Home, chọn Format Hide & Unhide – Hide Rows Excel 2007 Format - Row - Hide 2003 trở trước, click phải chuột chọn Hide Làm tương tự để dấu cột không dùng đến: tìm cột cuối, click chọn cột kế bên, nhấn Ctrl + Shift + mũi tên sang phải, chọn hide columns Kết hình, vùng làm việc bị trùm màu tăm tối chung quanh chẳng kéo đâu nữa: Xác định vùng sử dụng Property: Bằng cách sử dụng Property sheet VBA, bạn ấn định vùng làm việc phạm vi mong muốn Thực sau: Nhấn chuột phải vào tên sheet tab Sheet Names, chọn View code, nhấn Alt + F11, chọn tên sheet cửa sổ Project Explorer, xuống khung Property, tìm dòng ScrollArea gõ vào địa vùng mong muốn thí dụ $A$1:$H$50 Quay trở lại bảng tính thử kéo cuộn, ta thấy cuộn xuống đến dòng 50 cuộn ngang đến cột H tối đa, không cuộn Tuy vậy, Excel không lưu tính chất lưu bảng tính, nên lần sau mở file lên phải set Property lại Do ta phải viết đoạn code thực điều kích hoạt sheet Vào vùng soạn thảo code sheet muốn, chọn kiện worksheet_activate: PHP Code: Private Sub Worksheet_Activate ( ) Me.ScrollArea = "A1:H50" End Sub Bây kích hoạt bảng tính, VBA ấn định vùng giới hạn mong muốn Mặc dù vùng bao quanh tăm tối cách trên, bạn cuộn khỏi vùng, bạn cố chọn ô nằm vùng cho phép không được, kể cột I, J, K dù bạn có ngó thấy để thèm Thậm chí với đoạn code VBA bạn tạo sau này, có câu lệnh select vùng nằm vùng cho phép, chọn nguyên cột nguyên dòng, không chọn Để thực thi đoạn code bạn phải cho vào code dòng lệnh: Đầu code thêm dòng: ActiveSheet.ScrollArea = "" Cuối code thêm dòng: ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$G$50" Thí dụ: PHP Code: Sub MyMacro( ) ActiveSheet.ScrollArea = "" Range("Z100").Select Selection.Font.Bold = True ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$G$50" Sheets("Daily Budget").Select ActiveSheet.ScrollArea = "" Range ("T500").Select Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$H$25" End Sub Đoạn code chọn ô Z100 sheet hành định dạng in đậm Sau chọn ô T500 sheet khác, định dạng in thường (không đậm) Trước thực chọn định dạng sheet nào, phải set vùng cuộn sheet “” Sau định dạng,set trả vùng giới hạn cuộn theo mong muốn Chỉ kích hoạt vùng liệu hành: Phương pháp linh hoạt hơn, tự động giới hạn vùng cuộn bảng tính vừa vùng liệu bảng tính mà bạn đặt code sau: PHP Code: Private Sub Worksheet_Activate( ) Me.ScrollArea =Me.UsedRange Address End Sub Đoạn code chạy bạn kích hoạt bảng tính mà bạn đặt code Dù có hạn chế bạn thêm liệu vào dòng cột Bạn mở rộng vùng giới hạn thêm dòng cột đoạn code sau: PHP Code: Private Sub Worksheet_Activate() With Me.UsedRange Me.ScrollArea = Resize(.Rows.Count + 5, Columns.Count + 2).Address End With End Sub Còn bạn muốn nữa, nhập liệu thêm cách thoải mái, dùng đoạn code nhằm reset vùng cuộn nguyên sheet: PHP Code: Sub ResetScrollArea( ) ActiveSheet.ScrollArea = "" End Sub Bạn gán short key (phím tắt) cho đoạn code cách nhấn Alt F8, chọn macro ResetScrollArea, nhấn nút option, gán phím tắt thí dụ Ctrl + W Sau bạn muốn nhập liệu, nhấn Ctrl + W trước nhập liệu Khi nhập liệu xong, cần bạn kích hoạt sheet khác xong quay lại sheet này, vùng cuộn lại bị giới hạn đoạncode (Worksheet_Activate()) Chiêu thứ 9: Khóa bảo vệ ô có chứa công thức Chiêu giúp bạn cho phép người khác thay đổi ô có chứa liệu, cấm họ thay đổi ô chứa công thức Bạn bảo vệ ô có chứa công thức mà không cần phải bảo vệ toàn trang tính bạn Khi tạo bảng tính, thường phải dùng đến số công thức, chia sẻ bảng tính cho người, bạn muốn rằng, không can thiệp (xóa, sửa ) vào ô có chứa công thức Cách dễ phổ biến Protect (bảo vệ) bảng tính Tuy nhiên, Protect bảng tính không ngăn không cho can thiệp vào ô chứa công thức, mà không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa không làm bảng tính bạn Đôi khi, bạn lại không muốn vậy, bạn muốn bảo vệ ô chứa công thức thôi, ô chứa liệu không Có ba giải pháp để thực điều này: Khóa ô chứa công thức, sử dụng chức Data-validation cho ô chứa công thức, tự động bật tắt chức bảo vệ Khóa ô chứa công thức Theo mặc định, tất ô bảng tính khóa (locked), nhiên, chẳng có tác dụng bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính Đây cách dễ để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, ô chứa công thức bị khóa, bảo vệ: Chọn toàn bảng tính, cách nhấn Ctrl+A, nhấn vào ô vuông nằm giao điểm cột A hàng Rồi nhấn nút phải chuột chọn Format Cells, tab Protection, bỏ đánh dấu tùy chọn Locked, nhấn OK: Mở khóa (Unlock) toàn bảng tính cách bỏ tùy chọn Locked Sau đó, bạn chọn đại ô đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special [E2003: Edit | Go To… | Special]; nhấnCtrl+G hay F5 nhấn vào nút Special Hộp thoại sau mở ra: Dùng hộp thoại Go To Special để chọn ô có chứa công thức Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, cần thiết chọn không chọn thêm ô nhỏ (liệt kê loại công thức, mặc định ô chọn), nhấn OK Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells nói trên, lần bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, bạn thích ẩn công thức (không cho thấy) đánh dấu vào tùy chọn Hidden, nhấn OK Việc cuối Protect bảng tính: Chọn Home Ribbon, nhấn vào Format nhóm Cells, nhấn vào Protect Sheet ; chọn Review Ribbon, nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]: Chọn Protect Sheet từ Home Chọn Protect Sheet từ Review Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu tùy chọn Select locked cells, cho phép Select unlocked cells (chọn ô không khóa), nhập vào password, cần thiết: Bỏ tùy chọn Select locked cells hộp thoại Protect Sheet Vậy xong Từ bây giờ, ô chứa công thức bạn bảo vệ, không xem thấy bạn chọn Hidden, bạn không lo công thức bị can thiệp Sử dụng Data-validation Sử dụng Data-validation, đơn giản không cho ghi đè vào ô có chứa công thức, nghĩa không cho sửa công thức Tuy nhiên, phương pháp phòng ngừa cho bạn, nghĩa tránh việc táy máy sửa lại ô chứa công thức, thật ra, "Validation", bạn xóa công thức, dán vào ô liệu bạn thích Nói chung không bảo vệ nhiều Nhưng xin nói sơ qua phương pháp này: Để thực hiện, bạn chọn ô chứa ô công thức chức Go To Specials mà nói Rồi, với ô chứa công thức chọn, bạn gọi Data Validation từ menu Data Ribbon [E2003: Data | Validation] Trong hộp thoại này, chọn tab Settings, chọn Custom cho khung Allow, nhập công thức này: =" " vào khung Formula, nhấn OK, hình sau: Sử dụng Data Validation để bảo vệ ô chứa công thức Kể từ đây, bạn nhập thứ vào ô chứa công thức, bạn muốn sửa lại công thức, có cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào Xin nhắc lại, phương pháp không cấm việc xóa hẳn công thức, dán đè thứ vào ô chứa công thức Tự động bật tắt chức bảo vệ Phương pháp này, tự động bật chức bảo vệ bảng tính (Protect) bạn chọn ô khóa (locked), tự động tắt chức bảo vệ bạn chọn ô không bị khóa Để bắt đầu, bạn chắn ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa công thức) khóa, ô không cần bảo vệ không bị khóa, trình bày phương pháp thứ Sau đó, bạn nhấn Alt+F11, nhấn vào Sheet mà bạn muốn bảo vệ ô khóa đó, nhập vào khung soạn thảo đoạn code sau đây: PHP Code: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Locked = True Then Me.Protect Password:="Secret" Else Me.Unprotect Password:="Secret" End If End Sub Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạn Password:="Secret", muốn Password thứ khác, bạn sửa lại chữSecret bạn muốn Nếu bạn lo người ta vào khung soạn thảo VBA để xem password, bạn bảo vệ code (không cho xem) cách chọn Tools ➝ VBAProject Properties, chọn tab Properties, chọn Lock Project for Viewing, nhập vào password Tuy nhiên, phương pháp không hoạt động hoàn hảo, giúp bạn phần việc bảo vệ công thức Từ khóa Target sử dụng đoạn code để tham chiếu đến ô "active" thời điểm chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn dãy, dãy đó, có ô "active" mà thôi, ô có màu khác với ô lại) Vì lý này, người chọn dãy ô (với ô "active" không bị khóa), người xóa toàn dãy ô này, chức Unprotect tự động bật! Chiêu thứ 10: Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm liệu trùng (Người dịch: TTPhong2007) Định dạng theo điều kiện Excel thường sử dụng để xác định giá trị phạm vi cụ thể bảng tính, cải tiến để nhận dạng trùng lắp liệu danh sách bảng Chức định dạng theo điều kiện Excel 2007 cải tiến, hướng dẫn thích hợp cho phiên từ Excel 2003 trước Mọi người thường xuyên phải nhận diện trùng lắp liệu danh sách bảng, làm thủ công công việc nhiều thời gian dễ mắc lỗi Để làm cho công việc dễ dàng hơn, bạn chế biến công cụ định dạng theo điều Excel Ví dụ như, bạn có bảng liệu vùng $A$1:$H$100 Bạn chọn cách chọn ô – bên trái bảng (A1) kéo chuột đến ô bên phải (H100) Điều quan trọng, ta muốn ô A1 phải ô hành (active) vùng lựa chọn Sau vào Format | chọn Conditional Formatting… Lệnh định dạng theo điều kiện Excel 2003 Trong hộp thoại Conditional Formatting, bạn chọn Formulas Is Condition nhập công thức sau vào hộp trống bên cạnh: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)>1 Hộp thoại Conditional Formatting Nhấn chọn nút Format | chọn màu kiểu chữ ngăn Font chọn màu ngăn Patterns Nhấn OK hoàn tất việc định dạng Nhấn tiếp OK để áp dụng định dạng cho vùng liệu chọn Hộp thoại Format Cells Theo bảng số liệu minh họa hầu hết ô có liệu trùng trừ hai ô H7 H49 Trong công thức định dạng theo điều kiện này, ta sử dụng tham chiếu tương đối cho địa ô cần kiểm tra vùng địa xác định Bằng cách sử dụng định dạng theo điều kiện này, Excel tự động nhận biết địa ô làm điều kiện hàm COUNTIF Cụ thể công thức định dạng theo điều kiện ô sau: Ô A1 có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)>1 Ô A2 có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A2)>1 Ô A3 có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A3)>1 … Ô B1 có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,B1)>1 Ô B2 có công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,B2)>1 … Định dạng theo điều kiện Excel 2007 có sẵn tính làm giá trị trùng vùng liệu Các bước thực sau: Chọn vùng liệu | vào ngăn Home | chọn Conditional Formatting | chọn Highlight Cells Rules | chọn Duplicate Values… Lệnh Duplicate Values Conditional Formatting Excel 2007 Trong hộp thoại Duplicate Values, bạn chọn kiểu Duplicate (hoặc Unique: nhất) chọn định dạng hộp kế bên sau nhấnOK Hộp thoại Duplicate Values [...]... như là một sự thay đổi và Excel sẽ cảnh báo việc lưu trữ mặc dù không tồn tại bất kỳ sự thay đổi nào trong bảng tính Nếu bạn muốn Excel dừng việc thông báo lưu trữ các thay đổi mà bạn không hề thực hiện, bạn có một vài cách thực hiện Cách dễ thấy nhất là ta không lưu các hàm volatile trong Personal Macro Workbook và nên xóa bỏ tất cả các hàm volatile đang có trong đó Hoặc, nếu bạn cần các hàm volatile... hướng dẫn bạn cách loại bỏ các thông báo hoặc nhắc nhở Các kiểu cảnh báo mà tôi đề cập ở đây chính là các câu hỏi mà Excel hỏi bạn có cho macro hoạt động hay không hoặc là các thông báo về các hành động xóa một trang bảng tính Sau đây là một số loại cảnh báo của Excel: Thông báo kích hoạt Macro trong khi trong workbook không có macro Lỗi này phát sinh do bạn đã từng thực hiện ghi macro trong workbook,... liệu Khi nhập liệu xong, chỉ cần bạn kích hoạt 1 sheet khác xong quay lại sheet này, vùng cuộn lại bị giới hạn bởi đoạncode trên (Worksheet_Activate()) Chiêu thứ 9: Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức Chiêu này giúp bạn cho phép người khác thay đổi các ô có chứa dữ liệu, nhưng cấm họ thay đổi các ô chứa công thức Bạn cũng có thể bảo vệ các ô có chứa công thức mà không cần phải bảo vệ toàn bộ trang... bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau Nếu ô A1 trên worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn Lưu ý thêm, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết đến các Name trong workbook... có thể nhận thấy rằng đôi khi bạn chỉ mở một bảng tính và xem một số thông tin trong đó mà Excel cũng nhắc nhở bạn lưu lại các thay đổi trong Personal Macro Workbook mặc dù bạn không hề thay đổi gì trong đó Có thể bạn đã biết hoặc chưa, bạn đã có sử dụng một hàm volatile (là hàm trong đó có sử dụng phương thức volatile) trong Personal Macro Workbook của mình Một personal macro workbook là một bảng... tổ hợp phím Ctrl+R Cửa sổ Project Explorer Nhấp chuột lên các ký hiệu (+) để xem các thánh phần bị ẩn của các nhánh con trong cửa sổ Project và hãy tìm đến các module Bạn nhấp phải chuột lên từng module và chọn lệnh Remove Module từ thực đơn ngữ cảnh Nếu được hỏi có xuất module ra thành tập tin thì hãy chọn No Nhấn tổ hợp ALT+Q để đóng cửa sổ VBE Thông báo nhắc nhở lưu trữ trong khi không có sự thay... muốn có 1 khu vực (có thể là 1 sheet) ghi chép những dữ liệu, công thức, những chi tiết vụn vặt và không muốn cho ai nhìn thấy Thí dụ như 1 sheet chứa những vùng làm dữ liệu cho Data Validation, Combobox, những tên biến và giá trị biến dùng làm const trong VBA, những thông tin nhạy cảm và những thứ khác Mặc dù bạn có thể dấu sheet đó bằng cách chọn View ➝Hide trong mục chọn Window (đối với Excel 2003... thô, chỉ giữ lại phần trình bày Sau đó, bạn nhấn F12 (Save as ) rồi chọn Excel Template: Chọn loại file là Excel Template trong cửa sổ Save Bạn hãy đặt cho nó một cái tên dễ nhớ, rồi nhấn Save Theo mặc định thì Excel sẽ lưu bảng tính mẫu này vào Thư mục chứa các Template đã được tạo ra khi bạn cài đặt Excel 2007: Excel sẽ tự động chọn thư mục để lưu các Template Mỗi khi cần sử dụng một bảng tính có... các macro của bảng tính sẽ xóa tất cả các mã lệnh chứa bên trong module mà không xóa các module – giống như việc uống cạn lon sửa và bỏ lại vỏ hộp sửa vào lại tủ lạnh Do vậy, bạn cần phải xóa đi các module này theo hướng dẫn sau Chọn ngăn Developer | chọn nút Visual Basic tại nhóm Code hoặc nhấn tổ hợp phím ALT+F 11 [E2003: Tools | Macro | Visual Basic Editor (VBE) và chọn View | Project Explorer] Các. .. trình đơn ngữ cảnh và bạn phải đặt nó trong Module thì Excel mới có thể thấy được thủ tục này Nhấn Alt+Q để đóng cửa sổ VBE trở về bảnh tính Excel Kể từ lúc này, bạn nhấp phải chuột tại bất kỳ ô nào trong bất kỳ worksheet nào thì trong trình đơn ngữ cảnh sẽ có thêm lệnh “Sheet Index” giúp bạn điều hướng đến bất cứ worksheet nào trong workbook một cách dễ dàng Chiêu thứ 8: Giới hạn vùng cuộn của bảng tính ... công thức định dạng theo điều kiện ô sau: Ô A1 có công thức là: =COUNTIF($A $1: $H $10 0,A1) >1 Ô A2 có công thức là: =COUNTIF($A $1: $H $10 0,A2) >1 Ô A3 có công thức là: =COUNTIF($A $1: $H $10 0,A3) >1 … Ô B1... … Ô B1 có công thức là: =COUNTIF($A $1: $H $10 0,B1) >1 Ô B2 có công thức là: =COUNTIF($A $1: $H $10 0,B2) >1 … Định dạng theo điều kiện Excel 2007 có sẵn tính làm giá trị trùng vùng liệu Các bước thực... (Worksheet_Activate()) Chiêu thứ 9: Khóa bảo vệ ô có chứa công thức Chiêu giúp bạn cho phép người khác thay đổi ô có chứa liệu, cấm họ thay đổi ô chứa công thức Bạn bảo vệ ô có chứa công thức mà không