Báo cáo công tác văn thư

công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ và văn phòng HĐNDUBND, tổ chức và hoạt động của văn phòng, mô tả vị trí việc làm của văn phòng, tổ chức công tác văn thư, mô hình tổ chức văn thư, công tác quản lý văn bản đi, công tác quản lý văn bản đến, công tác quản lý con dấu, biểu đồ so sánh số lượng văn bản ban hành và tiếp nhận các năm gần đây, kết luận ưu điểm nhược điểm, nguyên nhân và đề xuất kiến nghị...

MỤC LỤC

BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

HĐND&UBND Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến toàn thể quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành tốt khóa học, đặc biệt là tạo cơ hội để tôi tiếp cận với môi trường thực tế thông qua đợt thực tập đầy ý nghĩa thiết thực này

Tôi xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND&UBND, cán bộ nhân viên văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian tôi thực tập Tôi đã tiếp thu được những kiến thức bổ ích từ thực tế

và góp phần to lớn trong việc từng bước hoàn thiện kỹ năng, kiến thức chuyên môn

và đạo đức nghề nghiệp khi bước vào nghề

Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn thầy Th.S Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cô Th.S Lâm

Thu Hằng là giảng viên hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt bài

báo cáo này

Trong quá trình thực hiện báo cáo, tôi còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, hỗ trợ và động viên của quý thầy cô, bạn bè và gia đình Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc

Với thời gian thực tập ngắn, cơ hội tiếp cận thực tế và hoàn thiện bài viết tuy tôi đã có cố gắng, nhưng sẽ còn có nhiều thiếu sót nhất định, rất mong được sự góp

ý của quý thầy cô

Sinh viên :Nguyễn Ngọc Bích

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình Để tận dụng một cách triệt

để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả, xã hội thì ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội

Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan Một trong những nội dung hoạt động không thể thiếu được trong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng đó là Công tác văn thư

Đề tài: “Công tác Văn thư” là đề tài tôi chọn làm báo cáo qua quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ

1 Lý do chọn đề tài

Thực tập là quá trình cung cấp kinh nghiệm thực tế cho người học chuẩn bị bắt đầu một nghề nghiệp mới Chương trình thực tập của sinh viên là một giai đoạn chuyển tiếp giữa môi trường học tập với môi trường thực tiễn xã hội Trong quá trình thực tập, sinh viên sẽ được tìm hiểu, vận dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn Địa điểm tôi lựa chọn thực tập là UBND quận Tây Hồ, một quận của nội thành Hà Nội, địa điểm thuận lợi giúp cho tôi trong việc đi lại và liên hệ, trao đổi với thầy

cô, bạn bè và nhà trường Cùng với đó là sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cán

bộ nhân viên công tác tại UBND quận Tây Hồ Đặc biệt là các anh, chị làm việc tại phòng văn thư quận.

Qua quá trình tìm hiểu, học hỏi, tìm tòi của bản thân, tôi đã hiểu và thấy rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với mọi cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Vì những lý do trên nên tôi chọn chuyên đề: “Công tác Văn thư” làm báo cáo tốt nghiệp

2 Mục tiêu của đề tài

Khảo sát công tác văn phòng và đi sâu tìm hiểu công tác văn thư tại HĐND&UBND quận Tây Hồ

Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại HĐND& UBND quận Tây Hồ, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với công tác văn thư tại HĐND&UBND quận Tây Hồ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo là công tác văn phòng, thực tiễn các hoạt động văn thư tại HĐND&UBND quận Tây Hồ, bao gồm:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND quận Tây Hồ

- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND&UBND quận Tây Hồ

- Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ

về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư

4.Nguồn tài liệu tham khảo

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 của Quốc hội

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008 bao gồm 12 chương, 95 điều quy định về thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản quy phạm pháp luật; trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật; hiệu lực, giải thích, kiểm tra, giám sát, hợp nhất văn bản và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

- Nghị định số 24/2009/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ ngày 05 tháng 03 năm 2009

Nghị định này gồm 6 chương, 69 điều quy định chi tiết lập chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật; đánh giá tác động của văn bản; thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật; dịch văn bản quy phạm pháp luật và một số những quy định khác quy định chi tiết

về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 của Quốc hội.

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 bao gồm 11 chương, 56 điều quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật; hiệu lực và nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

- Nghị định 91/2006/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

Nghị định này bao gồm 27 Điều quy định chi tiết một số điều về nội dung, thể thức, thẩm quyền, hiệu lực, dịch văn bản, đăng công báo, lưu trữ, rà soát hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 bao gồm 17 chương, 173 điều, được xây dựng trên cơ sở kế thừa và phát triển hai Luật hiện hành là Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004, hợp nhất thành một Luật áp dụng thống nhất cho việc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật

từ Trung ương đến địa phương Luật có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2016 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 và Luật

ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành.

Luận văn nghiên cứu: luận văn thạc sĩ lưu trữ học và quản trị văn phòng Nguyễn Thị Hồng về “đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp phường (qua khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ - Hà Nội) – Đại học Khoa học xã hội và nhân văn

Các bài báo cáo thực tập:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Vũ Thị Kim Dung, lớp Cao đẳng Hành chính văn thư K1, hệ chính quy ( 2007 – 2010) – “ Tìm hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND quận Tây Hồ thực trạng và giải pháp”

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Hoa Lê, lớp hành chính học K1, – “Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “ Một cửa” “Một cửa liên thông” tại UBND quận Tây Hồ

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ các cấp từ trung ương đến địa phương nói chung đã và đang đành được sự quan tâm nghiên cứu nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản 1ý cũng như phát triền các nghiệp vụ cùa công tác này Nhiều công trình nghiên cứu ở quy mô khác nhau đã góp phần quan trọng

cả về lý luận và thực tiễn Trong đó những công trình liên quan đến bài báo cáo của tôi đã được thực hiện bao sồm:

Những công trình nghiên cứu về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ như: "Cơ sở khoa học đế tổ chức quán lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ" - Đề tài do

TS Dương Văn Khảm chủ nhiệm

Các công trình nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác văn thư các cấp như:

"Công tác văn thư ớ UBND huyện Thủy Nguyên - Hải Phòng thực trạng và giải pháp" – Đề tài

khóa luận Cử nhân, năm 2007 cùa Bùi Thị Vàn Anh; "Một sổ giải pháp nhằm nâng cao

hiệu quả của công tác văn thư ở UBND quận Thanh Xuân " – Đề tài khóa luận cử nhân

cùa Đinh Thị Bích Hạnh "Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ

của UBND tỉnh Hà Giang " - Đề tài khóa luận Cử nhân của Nguyễn Văn Phong

Các bài báo cáo tốt nghiệp về công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ như:Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Vũ Thị Kim Dung, lớp Cao đẳng Hành

chính văn thư K1, hệ chính quy ( 2007 – 2010) – “ Tìm hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND quận Tây Hồ thực trạng và giải pháp” Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Hoa Lê, lớp hành chính học K1, – “Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “ Một cửa” “Một cửa liên thông” tại UBND quận Tây Hồ

Như vậy, Đề tài của tôi có kế thừa kết quả nghiên cứu cúa các công trình nói trên, nhưng không trùng lặp

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu

Để thực hiện thu thập dữ liệu phục vụ đề tài nghiên cứu, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp thu thập dữ liệu một cách chính xác và đầy đủ nhất, có thể thu được những đánh giá chủ quan về thực trang công tác văn thư Mục đích của phương pháp này là nhằm xác thực lai sự chính xác của thông tin khác ngoài phiếu điều tra

Đối tượng phỏng vấn là nhân viên phòng văn thư Nội dung phỏng vấn là những câu hỏi liên quan đến công tác văn thư: quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp sử dụng tài liệu có

sẵn trong nghiên cứu, để thu thập thông tin mong muốn, từ đó có cái nhìn tổng quan về công tác văn thư theo quy định của nhà nước, có cơ sở để so sánh giữa lý luận và thực tiễn

- Phương pháp phân tích dữ liệu

+ Phương pháp so sánh: là phương pháp phân tích được thực hiện thông qua đối chiếu các sự vật hiện tượng với nhau để thấy được điểm giống và khác nhau Trong quá trình nghiên cứu công tác văn thư nội dung này được cụ thể hóa bằng việc đối chiếu lý luận với thực tế tổ chức công tác văn thư tại tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sau khi sử dụng các phương pháp trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tôi sử dụng triệt để, để có thể đưa ra được những lý luận chung nhất từ đó đề ra các giải pháp hữu hiệu để công tác văn thư ngày càng được hoàn thiện hơn

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, bài báo cáo gồm 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

Trong chương này, tôi giới thiệu chung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND quận Tây Hồ, tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND&UBND quận Tây Hồ

Phần II: Thực trang công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ

Với những thông tin đã thu thập được, tôi tập chung mô tả thực trạng về công tác văn thư về các nội dung: xây dựng, ban hành phổ biến văn bản, kiểm tra, đánh giá và tình hình thực hiện nghiệp vụ văn thư Trong quá trình phản ánh thực trạng, tôi có chỉ ra những ưu điểm và hạn chế cơ bản của thực trạng đó để làm căn cứ cho những giải pháp ở phần tiếp theo

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Với những phân tích từ phần trước, tôi sẽ tổng kết các nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư của cơ quan Việc tìm ra những nguyên nhân sẽ giúp tôi xây dựng được các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại HĐND&UBND quận Tây Hồ

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN TÂY HỒ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND quận Tây Hồ

1.1.1 Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ

Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính được thành lập theo Nghị định số 69/CP của Chính Phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn từ ngày 01/1/1996

Khi thành lập, tại quyết định số 4428/QĐ-UBND ngày 15/12/1995 của UBND thành phố Hà Nội về thành lập các phòng ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị

sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Địa giới hành chính: Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giáp Quận Long Biên, phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ Đông Bắc xuống Đông Nam dọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp huyện Đông Anh và Gia Lâm, phía Tây giáp huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy Ở vị trí này giúp cho Quận Tây Hồ có những điều kiện thuận lợi để phát triển về mọi mặt: Kinh tế - Văn hoá -

Xã hội -Du lịch - Dịch vụ…Sau hơn 15 năm xây dựng và trưởng thành, Quận Tây

Hồ đã ngày càng lớn mạnh Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, Quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm Với vị trí đó, Quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm

cả nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh

sự phát triển Kinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây

Hồ

1.1.2.1 Chức năng

UBND quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở Quận, quản lý nhà nước trong từng phạm vi lãnh thổ của Quận theo hiến pháp, luật, pháp lệnh và Nghị quyết của HĐND Quận Là cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên trong lĩnh vực: Chính trị, kinh tế, an ninh xã hội và quốc phòng cụ thể là:

- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá, giáo dục dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,…

- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy định của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ

và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;

- Vế tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp;

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự Đồng thời quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương trong toàn Quận, quản lý việc cư trú của người ngoài địa phương

- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo đúng thẩm quyền của Quận;

- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ viên chức của Quận

UBND Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ quyết định theo đa số phát huy quyền

làm chủ của nhân dân, ngăn chặt tệ nạn quan liêu, lãng phí, tham nhũng cửa quyền

và một số biểu hiện thiếu tích cực trong bộ máy của cơ quan

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ là cơ quan Quản lý Hành chính Nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức HĐND

và UBND ngày 26/11/2003 UBND Quận có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra đồng thời quản lý chỉ đạo và hướng dẫn các phường trong Quận trong việc hoạt động quản lý Nhà nước cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng dài hạn

và hàng năm của Quận Tập trung xây dựng kế hoạch đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận đã trình cấp trên phê duyệt;

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, làm công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy định của Nhà nước, bên cạnh

đó UBND quận còn trực tiếp quản lý việc bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể cá nhân Quận quản lý

- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của UBND quận

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung và của mỗi

cá nhân nói riêng

- Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến UBND quận mà pháp luật đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ (Xem phụ lục I)

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 Phó Chủ tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc

Chủ tịch UBND Quận : Đỗ Anh Tuấn

Phó chủ tịch phụ trách Văn Xã : Phạm Xuân Tài

Phó chủ tịch phụ trách Đất đai Xây dựng : Nguyễn Lê Hoàng

Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến

Bộ máy của UBND Quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phù hợp với yêu cầu cũng như chức năng của ủy ban, mỗi một thành viên của UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ HĐND & UBND TP, Quận

uỷ, HĐND quận và cấp trên

Các phòng, ban chuyên môn:

Giúp việc cho chủ tịch, phó chủ tịch có các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận

1 Phòng Nội vụ

2 Phòng Thanh tra

3 Phòng Lao động Thương binh- Xã hội

4 Phòng Văn hoá thông tin- Thể dục thể thao

5 Phòng Kinh tế

6 Phòng Y tế

7 Phòng Quản lý đô thị

8 Phòng Tư pháp

9 Phòng Tài chính- Kế hoạch

10 Phòng Thống kê

11 Phòng Tài nguyên & Môi trường

12 Phòng Giáo dục – Đào tạo

Ngoài ra còn có: Hội cựu chiến binh, Hội người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Hội Phụ nữ, Hội luật gia và các đội như: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra Giao thông Công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho UBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường thuộc Quận Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận trên

cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và UBND Quận

Hiện nay, Văn phòng UBND Quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân viên

là 38 người, trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ 13,2 %, số cán bộ nữ là 15 người, chiếm tỷ lệ 39,5% Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác

Bộ máy tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó Văn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp các lĩnh vực

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia thành các bộ phận sau:

- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Bộ phận “ Một cửa”) (3 người)

- Bộ phận tiếp dân (1 người)

- Bộ phận công nghệ thông tin (3 người)

- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (2 người)

- Bộ phận văn thư - lưu trữ (4 người)

- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (15 người)

- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng HĐND&UBND quận

- Văn phòng HĐND&UBND quận làm việc theo chế độ thủ trưởng Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm được giao Bảo đảm theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND quận, của đồng chí Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận

- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch cồng tác và Quy chế làm việc của Văn phòng

- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, bảo đảm dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định

- Chế độ làm việc

Thời gian làm việc

- Cán bộ, công chức, nhân viên thực hiện chế độ làm việc theo quy định của Nhà nước: làm việc theo giờ hành chính (8 giờ/ 1 ngày) từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần Nghỉ làm việc vào ngày thứ Bẩy, Chủ nhật và các ngày lễ, tết theo quy định của Luật Lao động

- Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính làm việc vào buổi sáng thứ Bẩy theo đúng quy định tại Quyết định số 58/2010/QĐ-UBND ngày 17/12/2010 của UBND Thành phố Hà Nội.

Chế độ thông tin, báo cáo

+ Báo cáo đinh kỳ:

Công chức, nhân viên Văn phòng có báo cáo kết quả công tác tuần với lãnh đạo Văn phòng phụ trách vào chiếu thứ 5;

Các Phó Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp kết quả công tác tuần trên lĩnh vực được phân cồng phụ trách, báo cáo Chánh Văn phòng vào sáng thứ 2;

Chuyên viên tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp dự thảo và trình lãnh đạo Văn phòng báo cáo kết quả công tác tháng của Văn phòng xong trước ngày 25 hàng tháng, báo cáo năm xong trước ngày 25 tháng 12 hàng năm

+ Báo cáo đột xuất

Công chức, chuyên viên đi làm việc tại cơ sở hoặc được cử đi dự họp thay lãnh đạo Văn phòng phải báo cáo kết quả (lúc về) với lãnh đạo Vàn phòng;

Các Phó văn phòng có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo đột xuất trên lĩnh vực được phân công phụ trách, trình báo cáo Chánh Vãn phòng trước khi ký ban hành

Chế độ họp

Hàng tuần, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Vàn phòng chủ trì họp giao ban các bộ phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác tuần vào ngày thứ 6;

Hàng tháng họp toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tháng và triển khai nhiệm vụ tháng sau vào ngày 30;

Ngoài ra, Văn phòng có thể tổ chức cuộc họp đột xuất để phổ biến, triển khai các công việc của quận hoặc họp theo chuyên đề công tác thuộc chức năng, nhiệm

vụ của Văn phòng

1.2 2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

1.2.2.1 Chức năng

Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính là tham mưu tổng hợp và hành chính quản trị

+ Chức năng tham mưu tổng hợp:

Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo điều hành công việc Đối với UBND quận thì chủ tịch HĐND là người lãnh đạo, chỉ đạo chung tất

cả công việc của UBND do vậy mà chủ tịch cũng chưa lắm chắc được những đặc trưng, tổ chức của công việc vậy cần phải có một bộ phận giúp đỡ để lãnh đạo giải quyết công việc được nhanh chóng và kịp thời đó chính là Văn phòng

+ Chức năng hành chính quản trị:

Là chức năng cung ứng những điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND quận Văn phòng UBND quận có nhiệm vụ trực tiếp giúp việc cho thường trực HĐND quận trong việc tổ chức thực hiện toàn diện tổng quát hoạt động chung của HĐND & UBND quận

1.2.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng:

Văn phòng UBND quận là cơ quan cấp phòng của quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho UBND quận, đồng thời cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND quận đối với toàn thể nhân dân cũng như các phòng, ban chuyên môn Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND quận trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, trực tiếp chịu sự điều hành của Thường trực HĐND

+ Xây dựng chương trình kế hoạch công tác và đôn đốc theo dõi báo cáo kịp thời cho TT.HĐND &UBND và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho cơ quan;

+ Đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác;

+ Tổ chức truyền đạt các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, các kiến nghị chỉ đạo của TT.HĐND & UBND quận;

+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND quận, đảm bảo đúng và đủ về thể thức, trình tự và thủ tục Tổ chức công tác văn thư- lưu trữ giữ gìn bí mật thông tin của hồ sơ, công văn giấy tờ theo đúng quy định;

+ Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa TT HĐND& UBND quận với các đơn vị trong và ngoài quận, đảm bảo mối quan hệ đối nội cũng như đối ngoại của quận;

+ Tiếp cán bộ và nhân dân đến liên hệ công tác với TT.HĐND &UBND quận;

+Tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND, TT.HĐND & UBND quận đảm bảo đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất;

+ Và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công

Chánh văn phòng: Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điền hành toàn diện hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND quận Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng; Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức bộ máy cán bộ; tham mưu - tổng hợp; thu, chi tài chính của Văn phòng

Phó Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác; Chỉ đạo, điều hành hoạt động của một số bộ phận thuộc Văn phòng

HĐND&UBND quận.

Phó Văn phòng: có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về những quyết định, những ý kiến chỉ đạo, điều hành và kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách trước Chánh Văn phòng và tập thể lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận

+ 01 Phó văn phòng phụ trách hành chính quản trị

+ 01 Phó văn phòng phụ trách công nghệ thông tin và “ một cửa”

- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp: Gồm các chuyên viên được chánh văn phòng phân công để theo dõi, giúp việc thường trực HĐND, chủ tịch và các phó chủ tịch UBND quận trên các khối lĩnh vực công tác

- Bộ phận “ Một cửa” - tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính: giải quyết các thủ tục hành chính của công dân tổ chức

- Bộ phận tiếp dân: Trực tiếp hướng dân công dân đến kiến nghị với UBND quận, tiếp nhận, phân loại, báo cáo các đơn khiếu nại, tố cáo

- Bộ phận công nghệ thông tin: Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng việc ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; duy trì hoạt động mạng máy tính diện rộng, thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nước; thường xuyên kiểm tra, kịp thời xử lý khi có sự cố xảy ra trên mạng diện rộng của quận

- Bộ phận kế toán, thủ quỹ: Lập dự toán cấp phát chi tiêu kinh phí của HĐND, UBND quận, các phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn Phòng quản lý Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán theo quy định của Nhà nước Kịp thời phát hiện các trường hợp chi sai, chứng từ khổng hợp lê trả lại các đơn vị Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo cáo theo quy đinh;

- Bộ phận văn thư - lưu trữ : Đối với UBND quận thì bộ phận này có nhiệm

vụ tham mưu cho Văn phòng soạn thảo văn bản, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan

về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ có nhiệm vụ làm công tác về công văn giấy tờ như là tiếp nhận ban hành, quản lý các loại sổ, văn bản, giấy tờ thuộc phạm

vi quản lý và ban hành của cơ quan Bên canh đó bộ phận văn thư cũng quản lý con dấu và tiến hành làm các thủ tục về giấy tờ cho các cá nhân đơn vị thuộc cơ quan Ngoài ra còn phải đánh máy, sao chụp,in ấn các loại văn bản tài liệu thuộc phạm vi trách nhiệm của văn phòng

- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ: Thực hiện quản lý mua sắm trang thiết bị, dụng cụ cần thiết để phục vụ cho hoạt động của TT.HĐND&UBND quận, chăm lo đến đời sống của cán bộ nhân viên trong cơ quan

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Bản mô tả vị trí việc làm cho văn phòng

hiện công tác thông tin báo cáo đinh kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận.

+ Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản, ý kiến chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường

+ Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

+ Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND, các cuộc họp, hội nghị của UBND quận Tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐND Thành phố tại quận

+ Chỉ đạo, điều hành hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hổ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân quận theo đúng quy định của UBND thành phố Hà Nội

+ Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng, ban, ngành

và UBND các phường xem xét, giải quyết theo quy định

+ Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên địa bàn quận

+ Quản lý thống nhất việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ văn bản của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận

+ Tổ chức, phục vụ các hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường trực HĐND, UBND quận Đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các phòng, ban chuyên môn tại trụ sở UBND quận

+ Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ phối hợp công tác với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể chính trị-xã hội quận, các đơn vị trong, ngoài quận và các hoạt động đối ngoại khác.

Chánh văn phòng:

Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điền hành toàn diện hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND quận Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng;

Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức bộ máy cán bộ; tham mưu - tổng hợp; thu, chi tài chính của Văn phòng

Nhiệm vụ của chánh văn phòng:

Bố trí, sắp xếp đội ngũ công chức, nhân viên Văn phòng có đủ năng lực, trình

độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND

và lãnh đạo UBND quận;

Chỉ đạo dự thảo và trình Thường trực HĐND, UBND quận thông qua các chương trình công tác và các báo cáo của Thường trực HĐND, của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quân;

Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình thực hiện nhiệm

vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn quận, phục vụ cho việc chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận;Truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các ỷ kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND quận Kiến nghị những biện pháp cần thiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt hiệu quả;

Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐND thành phố;

Là chủ tài khoản thu chi ngân sách của Vãn phòng HĐND&UBND quận

Phó Văn phòng

Phó Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực

HĐND&ƯBND quận.

Phó Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về những quyết định, những ý kiến chỉ đạo, điều hành và kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách trước Chánh Văn phòng và tập thể lãnh đạo Văn phòng HĐND&ƯBND quận

Trong lĩnh vực công việc được phân công, Phó Văn phòng có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

Xây dựng chương trình công tác trọng tâm của mình từng tháng, quý, năm, báo cáo Chánh Văn phòng để thông qua và tổ chức thực hiện;

Trực tiếp chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

Được ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng khi được Chánh Văn phòng uỷ quyền và các văn bản trong lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

Báo cáo, đề xuất với Chánh Văn phòng xem xét, quyết đinh xử lý kịp thời công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách đã phối hợp xử lý nhưng chưa

Giúp lãnh đạo Vãn phòng chuẩn bị dự thảo các báo cáo cho HĐND, UBND quận; Rà soát, chỉnh lý các văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng, của Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận đảm bảo thể thức

và tính pháp lý của văn bản;

Đề xuất xây đựng lịch công tác tuần, nội dung chương ừình công tác tháng của khối được phân công theo dõi; chuẩn bị nội dung hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung các buổi làm việc, cuộc họp, hội nghị do Thường trực HĐND, lãnh đạo ƯBND quận chủ trì;

Soạn thảo các thông báo, văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận trình Chánh hoặc Phó văn phòng ký gửi tới các đơn vị liên quan để tổ chức thực hiện, đổng thời đôn đốc, tổng hợp kết quả theo tiến độ;

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần viêc được phân công trước Chánh Văn phòng

Quyền hạn: Được dự các buổi làm việc, cuộc họp do Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận chủ trì khi bàn đến những vấn đề thuộc lĩnh vực công việc được phân công theo dõi

Bộ phận tham mưu tổng hợp gồm 06 người:

01 chuyên viên phụ trách chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp, theo dõi hoạt động của HĐND các phường, tổng hợp báo cáo Thường trực HĐND quận, Tham mưu UBND quận kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm

01 chuyên viên phụ trách tham mưu giúp việc đồng chí Chủ tịch UBND quận trên các lĩnh vực công tác nội chính, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, chương trình công tác của UBND quận Tổng hượp tham mưu lãnh đạo văn phòng xây dựng chương trình công tác trọng tâm tháng của UBND quận; theo dõi đôn đốc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị

UBND quận trên lĩnh vực quản lý Nhà nước về kinh tế, tài chính, ngân sách; công tác giải phóng mặt bằng

01 chuyên viên phụ trách tham mưu giúp việc cho đồng chí Phó Chủ tịch UBND trên lĩnh vực quản lý nhà nước về văn hóa – xã hội

01 chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo phòng thực hiện công tác tham mưu, giúp việc cho đồng chí Phó chủ tịch UBND quận trong công tác quản lý quy hoạch, quản lý trật tự xây dựng – đô thị, đất đai và tài nguyên môi trường, giao thông vận tải, phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn

01 chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện công tác tổng hợp của văn phòng

Thu phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước;

Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính với Phó Văn phòng phụ trách;

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng

Quyền hạn: Được đôn đốc tiên độ thụ lý, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại các phòng, ban chức nàng có liên quan, đảm bảo hoàn thành hồ sơ hành chính

để trả công dân đúng thời gian theo quy định

Chuẩn bị nôi dung, đề xuất Phó Văn phòng phụ trách bố trí lịch để Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận tiếp công dân theo quy đinh;

Có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị liên quan trả lời các đơn dân nguyện, kiến nghị theo chỉ đạo của UBND quận, định kỳ tổng hợp kết quả, báo cáo UBND quân;

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng

Quyền hạn: Được dự các buổi tiếp dân của Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND quận; dự các cuộc họp đo lãnh đạo UBND quận chủ trì khi bàn đến những vấn đề thuộc lĩnh vực công việc được phân công theo dõi;

Được đôn đốc các phòng, ban, ngành liên quan, UBND các phường xem xét, giải quyết các đơn dân nguyện, kiến nghị của công dân theo đúng chỉ đạo của

Bộ phận tiếp dân được giao cho 01 chuyên viên phụ trách

Bộ phận công nghệ thông tin

ra trên mạng diện rộng của quận;

Phối hợp, hướng dẫn các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc, UBND các phường thực hiện duy trì hoạt động mạng máy tính diện rộng, thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nước;

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng

Quyền hạn: Được dự các buổi làm việc của Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin

và UBND quận khi bàn đến những vấn đề liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông trên địa bàn quận

Bộ phận công nghệ thông tin gồm 03 người:

01 người phụ trách việc tham mưu cho lãnh đạo về công nghệ thông tin

01 người phụ trách quản trị hệ thống mạng, đảm bảo hoạt động thông suốt, bảo trì, kiểm tra, phối hợp xử lý các sự cố máy tính các phòng ban, đôn đốc các đơn vị cập nhật thông tin cho các ứng dụng công nghệ thông tin, Bảng điện tử quận

01 người phụ trách thu thập thông tin, viết tin, bài, cung cấp lên Cổng giao tiếp điện tử quận

Bộ phận kế toán, thủ quỹ

Nhiệm vụ:

Lập dự toán cấp phát chi tiêu kinh phí của HĐND, UBND quận, các phòng,

ban, ngành thuộc quỹ lương Văn Phòng quản lý Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán theo quy định của Nhà nước Kịp thời phát hiện các trường hợp chi sai, chứng từ không hợp lệ trả lại các đơn vị Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo cáo theo quy định;

Thực hiện đối chiếu sổ sách và tiến hành kiểm quĩ vào ngày 30 hàng tháng, có biên bản kiểm quỹ theo đúng quy đinh;

Thực hiện các dự án mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, tài sản và các khoản chi thường xuyên theo đúng quy định của Nhà nước;

Thực hiện chi kinh phí sau khi có đủ các thủ tục tài chính; có trách nhiệm kiểm tra, phát hiện và từ chối cấp tiền lương các trường hợp chi sai chế độ, chứng

Bộ phận kế toán thủ quỹ gồm 02 người:

01 chuyên viên phụ trách kế toán

01 chuyên viên phụ trách thủ quỹ

Bộ phận văn thư, lưu trữ

Nhiệm vụ:

Tiếp nhận văn bản đến và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu gửỉ đi của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo Vàn Phòng đảm bảo đúng quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan hành chính Nhà nước và quy định của UBND quận; Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu; Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/ 2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;

Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu trữ các loại văn bản, tài liệu của HĐND, UBND quận đảm bảo an toàn; Thống kê đầy

tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả; Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị phòng ban chuyên môn thuộc quận để đưa vào lưu trữ; tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá tri sử dụng theo đúng quy định;

Thực hiên các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng

Bộ phận văn thư – lưu trữ của quận gồm có 04 người:

+ 01 cán bộ phụ trách quản lý sổ đăng ký văn bản đi

+ 01 cán bộ phụ trách quản lý số đăng ký văn bản đến

Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;

Quản lý, vận hành hệ thống trang thiết bị điện, nước của cơ quan; hệ thống trang âm, ánh sáng tại các phòng họp, hội trường đảm bảo đúng kỹ thuật, an toàn cho người và trang thiết bị của cơ quan HĐND, UBND quận;

Thực hiện công tác quản lý tài sản của cơ quan HĐND, UBND quận và các phòng, ban chuyên môn liên quan Định kỳ tổ chức kiểm kê tài sản, báo cáo đề xuất sửa chữa, thanh lý những tài sản hư hỏng, không còn giá trị sử dụng;

Chuyển công văn, giấy tờ của HĐND, UBND quận đảm bảo kịp thời, an toàn; bảo quản và giữ bí mật nội dung của các văn bản;

Bảo vệ an toàn cơ quan HĐND, UBND quận, tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, vệ sinh sạch sẽ cơ quan Thực

hiện kiểm tra, đồn đốc, nhắc nhở các phòng ban tại trụ sở HĐND, UBND quận thực hiện việc vệ sinh nội vụ phòng làm việc;

Bố trí xe ô tô cơ quan hợp lý để phục vụ hoạt động, công tác của các đ/c Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận và các hoạt động của cơ quan; Thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý xe ô tô, cấp phát xăng dầu;

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng

Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ gồm 15 người:

01 nhân viên quản trị

01 nhân viên giao thông

04 nhân viên lái xe

01 nhân viên trực tổng đài điện thoại

02 nhân viên phục vụ

06 nhân viên bảo vệ

Phần II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

2.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư:

Được sự quan tâm cua UBND của Văn phòng HĐND&UBND nên tình hình công tác văn thư khá đảm bảo

Theo quy chế làm việc cùa Vãn phòng HĐND & UBND quận thì văn thư được

tổ chức làm việc theo Cơ chế “ Một cửa”.

Vì vậy, mọi văn bản giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vả chuyến giao

Với những văn bản đến không được đăng ký lại phòng tiếp nhận hồ sơ và văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết

Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND quận làm ra cũng đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành

Công tác tổ chức:

Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 02 cán bộ làm công tác văn thư Theo quy chế làm việc của Văn phòng thì có 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đi, 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đến

Cán bộ văn thư cua Văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ và

có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả Lại được bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tại chức do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức

Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại một phòng riêng có đủ các trang thiết bị phục vụ công tác Đặc biệt là được trang bị 02 máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống cua UBND Thành phố

2.2 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ

Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu là văn bản của Văn phòng Chính phủ, cục văn thư lưu trữ nhà nước Căn cứ vào các văn bản này công tác văn thư được triển khai và thực hiện một cách khoa học, đảm bảo

tính kịp thời và chính xác Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND&UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004 của Quốc hội khóa XI;

Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp;Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 thông

tư liên tịch của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Quyết định số: 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ cở, công tác văn thư, lưu trữ

Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ