1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng
Bản mô tả vị trí việc làm cho văn phòng a) Mục tiêu
Tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
b) Chức năng
Văn phòng HĐND&UNND có 2 chức năng chính:
+ Tham mưu tổng hợp + Hành chính quản trị
c) Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của HĐND&UBND quận Tây Hồ:
+ Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, tháng, năm của Thường trực HĐND, UBND quận.
+ Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND. Thực
hiện công tác thông tin báo cáo đinh kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận.
+ Giỳp UBND quận theo dừi, đụn đốc, kiểm tra việc thực hiện cỏc văn bản, ý kiến chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường.
+ Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND, các cuộc họp, hội nghị của UBND quận. Tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐND Thành phố tại quận.
+ Chỉ đạo, điều hành hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hổ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân quận theo đúng quy định của UBND thành phố Hà Nội.
+ Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng, ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết theo quy định.
+ Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên địa bàn quận.
+ Quản lý thống nhất việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ văn bản của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
+ Tổ chức, phục vụ các hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường trực HĐND, UBND quận. Đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận. Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các phòng, ban chuyên môn tại trụ sở UBND quận.
+ Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ phối hợp công tác với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể chính trị-xã hội quận, các đơn vị trong, ngoài quận và các hoạt động đối ngoại khác.
Chánh văn phòng:
Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điền hành toàn diện hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND quận. Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng;
Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức bộ máy cán bộ; tham mưu - tổng hợp; thu, chi tài chính của Văn phòng.
Nhiệm vụ của chánh văn phòng:
Bố trí, sắp xếp đội ngũ công chức, nhân viên Văn phòng có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;
Chỉ đạo dự thảo và trình Thường trực HĐND, UBND quận thông qua các chương trình công tác và các báo cáo của Thường trực HĐND, của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quân;
Chỉ đạo việc theo dừi, tổng hợp và bỏo cỏo kịp thời tỡnh hỡnh thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn quận, phục vụ cho việc chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận;
Truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các ỷ kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND quận. Kiến nghị những biện pháp cần thiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt hiệu quả;
Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐND thành phố;
Là chủ tài khoản thu chi ngân sách của Vãn phòng HĐND&UBND quận.
Phó Văn phòng
Phó Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực
HĐND&ƯBND quận.
Phó Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về những quyết định, những ý kiến chỉ đạo, điều hành và kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách trước Chánh Văn phòng và tập thể lãnh đạo Văn phòng HĐND&ƯBND quận.
Trong lĩnh vực công việc được phân công, Phó Văn phòng có nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Xây dựng chương trình công tác trọng tâm của mình từng tháng, quý, năm, báo cáo Chánh Văn phòng để thông qua và tổ chức thực hiện;
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;
Được ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng khi được Chánh Văn phòng uỷ quyền và các văn bản trong lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
Báo cáo, đề xuất với Chánh Văn phòng xem xét, quyết đinh xử lý kịp thời công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách đã phối hợp xử lý nhưng chưa có sự thống nhất;
Thay mặt Chánh Vãn phòng điều hành công việc chung của Văn phòng khi được Chánh Văn phòng uỷ quyền.
Văn phòng HĐND&UBND quận gồm có 02 phó:
01 phó văn phòng phụ trách hành chính quản trị
01 phó văn phòng phụ trách công nghệ thông tin, bộ phận “ Một cửa”
Bộ phận tham mưu, tổng hợp Nhiệm vụ:
Theo dừi, nắm tỡnh hỡnh hoạt động của cỏc phũng, ban, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của HĐND, UBND quận; tổng hợp, báo cáo tình hình và đề xuất ý kiến giải quyết các vấn để với lãnh đạo Văn phòng để trình Thường trực HĐND, các đồng chí Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND quân;
Giúp lãnh đạo Vãn phòng chuẩn bị dự thảo các báo cáo cho HĐND, UBND quận; Rà soát, chỉnh lý các văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng, của Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận đảm bảo thể thức và tính pháp lý của văn bản;
Đề xuất xây đựng lịch công tác tuần, nội dung chương ừình công tác tháng của khối được phõn cụng theo dừi; chuẩn bị nội dung hoặc phối hợp với cỏc đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung các buổi làm việc, cuộc họp, hội nghị do Thường trực HĐND, lãnh đạo ƯBND quận chủ trì;
Soạn thảo các thông báo, văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận trình Chánh hoặc Phó văn phòng ký gửi tới các đơn vị liên quan để tổ chức thực hiện, đổng thời đôn đốc, tổng hợp kết quả theo tiến độ;
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần viêc được phân công trước Chánh Văn phòng.
Quyền hạn: Được dự các buổi làm việc, cuộc họp do Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận chủ trì khi bàn đến những vấn đề thuộc lĩnh vực cụng việc được phõn cụng theo dừi.
Bộ phận tham mưu tổng hợp gồm 06 người:
01 chuyờn viờn phụ trỏch chuẩn bị tài liệu phục vụ cỏc cuộc họp, theo dừi hoạt động của HĐND các phường, tổng hợp báo cáo Thường trực HĐND quận, Tham mưu UBND quận kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm.
01 chuyên viên phụ trách tham mưu giúp việc đồng chí Chủ tịch UBND quận trên các lĩnh vực công tác nội chính, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, chương trình công tác của UBND quận. Tổng hượp tham mưu lãnh đạo văn phòng xây dựng chương trỡnh cụng tỏc trọng tõm thỏng của UBND quận; theo dừi đụn đốc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị.
01 chuyên viên phụ trách tham mưu giúp việc cho đồng chí Phó chủ tịch
UBND quận trên lĩnh vực quản lý Nhà nước về kinh tế, tài chính, ngân sách; công tác giải phóng mặt bằng
01 chuyên viên phụ trách tham mưu giúp việc cho đồng chí Phó Chủ tịch UBND trên lĩnh vực quản lý nhà nước về văn hóa – xã hội
01 chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo phòng thực hiện công tác tham mưu, giúp việc cho đồng chí Phó chủ tịch UBND quận trong công tác quản lý quy hoạch, quản lý trật tự xây dựng – đô thị, đất đai và tài nguyên môi trường, giao thông vận tải, phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn.
01 chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện công tác tổng hợp của văn phòng.
Bộ phận “ Một cửa”
Nhiệm vụ:
Tiếp nhận hồ sơ xin giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức và thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ;
Chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệ đến các phòng, ban chuyên môn thụ lý giải quyết;
Tiếp nhận kết quả giải quyết từ các phòng, ban chuyên môn, lưu trữ, thông báo và quả kết quả cho công dân, tổ chức đúng thời gian quy định;
Thu phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước;
Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính với Phó Văn phòng phụ trách;
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng.
Quyền hạn: Được đôn đốc tiên độ thụ lý, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại các phòng, ban chức nàng có liên quan, đảm bảo hoàn thành hồ sơ hành chính để trả công dân đúng thời gian theo quy định.
Bộ phận “Một cửa” gồm 03 người:
01 người phụ trách thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực công thương, đăng ký kinh doanh, văn hóa – xã hội.
01 người phụ trách thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị, tài nguyên và môi trường, kế hoạch – đầu tư
01 người phụ trách thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực tư pháp, nội vụ Bộ phận tiếp dân
Nhiêm vụ:
Thường trực tiếp, hướng dẫn cho cống dân đến kiến nghị với UBND quận theo đúng quy định và hướng dẫn của Nhà nước;
Tiếp nhận các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân, đề xuất với Phó Văn phòng phụ trách báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch ƯBND quận giao các phòng, ban, ngành liên quan, UBND các phường xem xét, giải quyết theo quy định;
Chuẩn bị nôi dung, đề xuất Phó Văn phòng phụ trách bố trí lịch để Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận tiếp công dân theo quy đinh;
Có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị liên quan trả lời các đơn dân nguyện, kiến nghị theo chỉ đạo của UBND quận, định kỳ tổng hợp kết quả, báo cáo UBND quân;
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng.
Quyền hạn: Được dự các buổi tiếp dân của Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND quận; dự các cuộc họp đo lãnh đạo UBND quận chủ trì khi bàn đến những vấn đề thuộc lĩnh vực cụng việc được phõn cụng theo dừi;
Được đôn đốc các phòng, ban, ngành liên quan, UBND các phường xem xét, giải quyết các đơn dân nguyện, kiến nghị của công dân theo đúng chỉ đạo của UBND quận.
Bộ phận tiếp dân được giao cho 01 chuyên viên phụ trách Bộ phận công nghệ thông tin
Nhiệm vụ:
Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng việc ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận;
Quản trị mạng máy tính diện rộng WAN ADSL-VPN của UBND quận nối với các phòng chuyên mồn, đơn vị trực thuộc, UBND các phường, đảm bảo duy trì mạng hoạt động thông suốt; thường xuyên kiểm tra, kịp thời xử lý khi có sự cố xảy ra trên mạng diện rộng của quận;
Phối hợp, hướng dẫn các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc, UBND các phường thực hiện duy trì hoạt động mạng máy tính diện rộng, thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nước;
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng.
Quyền hạn: Được dự các buổi làm việc của Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin và UBND quận khi bàn đến những vấn đề liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông trên địa bàn quận.
Bộ phận công nghệ thông tin gồm 03 người:
01 người phụ trách việc tham mưu cho lãnh đạo về công nghệ thông tin
01 người phụ trách quản trị hệ thống mạng, đảm bảo hoạt động thông suốt, bảo trì, kiểm tra, phối hợp xử lý các sự cố máy tính các phòng ban, đôn đốc các đơn vị cập nhật thông tin cho các ứng dụng công nghệ thông tin, Bảng điện tử quận
01 người phụ trách thu thập thông tin, viết tin, bài, cung cấp lên Cổng giao tiếp điện tử quận
Bộ phận kế toán, thủ quỹ Nhiệm vụ:
Lập dự toán cấp phát chi tiêu kinh phí của HĐND, UBND quận, các phòng,
ban, ngành thuộc quỹ lương Văn Phòng quản lý. Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán theo quy định của Nhà nước. Kịp thời phát hiện các trường hợp chi sai, chứng từ không hợp lệ trả lại các đơn vị. Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo cáo theo quy định;
Thực hiện đối chiếu sổ sách và tiến hành kiểm quĩ vào ngày 30 hàng tháng, có biên bản kiểm quỹ theo đúng quy đinh;
Thực hiện các dự án mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, tài sản và các khoản chi thường xuyên theo đúng quy định của Nhà nước;
Thực hiện chi kinh phí sau khi có đủ các thủ tục tài chính; có trách nhiệm kiểm tra, phát hiện và từ chối cấp tiền lương các trường hợp chi sai chế độ, chứng từ không hợp lệ;
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Chánh Văn phòng.
Bộ phận kế toán thủ quỹ gồm 02 người:
01 chuyên viên phụ trách kế toán 01 chuyên viên phụ trách thủ quỹ Bộ phận văn thư, lưu trữ
Nhiệm vụ:
Tiếp nhận văn bản đến và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu gửỉ đi của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo Vàn Phòng đảm bảo đúng quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan hành chính Nhà nước và quy định của UBND quận; Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu; Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/ 2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;
Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu trữ các loại văn bản, tài liệu của HĐND, UBND quận đảm bảo an toàn; Thống kê đầy đủ cỏc loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rừ ràng, chớnh xỏc bằng sổ thống kờ và mỏy
tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả; Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị phòng ban chuyên môn thuộc quận để đưa vào lưu trữ;
tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá tri sử dụng theo đúng quy định;
Thực hiên các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động khi cần thiết.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng.
Bộ phận văn thư – lưu trữ của quận gồm có 04 người:
+ 01 cán bộ phụ trách quản lý sổ đăng ký văn bản đi + 01 cán bộ phụ trách quản lý số đăng ký văn bản đến + 01 cán bộ làm công tác lưu trữ
+ 01 nhân viên đánh máy, in ấn
Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ Nhiệm vụ:
Đảm bảo phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận, phục vụ các cụộc họp, hội nghị, đón tiếp khách;
Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;
Quản lý, vận hành hệ thống trang thiết bị điện, nước của cơ quan; hệ thống trang âm, ánh sáng tại các phòng họp, hội trường đảm bảo đúng kỹ thuật, an toàn cho người và trang thiết bị của cơ quan HĐND, UBND quận;
Thực hiện công tác quản lý tài sản của cơ quan HĐND, UBND quận và các phòng, ban chuyên môn liên quan. Định kỳ tổ chức kiểm kê tài sản, báo cáo đề xuất sửa chữa, thanh lý những tài sản hư hỏng, không còn giá trị sử dụng;
Chuyển công văn, giấy tờ của HĐND, UBND quận đảm bảo kịp thời, an toàn;
bảo quản và giữ bí mật nội dung của các văn bản;
Bảo vệ an toàn cơ quan HĐND, UBND quận, tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, vệ sinh sạch sẽ cơ quan. Thực