2.4 Thực trạng về công tác soạn thảo, ban hành và tiêu chuẩn hóa văn bản tại UBND quận Tây Hồ
2.4.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do UBND quận Tây Hồ ban hành
- Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo đúng thẩm quyền gồm thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung.
- Văn bản hành chính thông thường
2.4.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do UBND quận Tây Hồ ban hành
UBND quận Tây Hồ được thành lập vào năm 1995 song chính thức hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước vào năm 1996. Khi mới đi vào hoạt động và chưa có văn bản của nhà nước quy định, hướng dẫn cụ thể về cách thức trình bày văn bản ban hành của cơ quan, tổ chức thì việc
soạn thảo văn bản của Quận chưa được chú trọng nhiều về thể thức mà chỉ chú trọng vào việc truyền tải thông tin.
Sau năm 2004, với việc ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và hệ thống các văn bản quy định sau này thì việc trình bày văn bản mới thực sự được quan tâm, chú trọng. Hiện nay, thực tế đã chứng minh, kể từ khi các văn bản hướng dẫn, quy định về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản được ban hành và bên cạnh việc áp dụng ISO vào quản lý hành chính công thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND quận đã được thực hiện khá nghiêm túc trên cơ sở xây dựng quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản.
Qua khảo sát thực tế, tôi thấy được thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBDN Quận như sau:
* Ưu điểm:
Nhìn chung thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận tương đối đúng theo các văn bản hướng dẫn của pháp luật đó là quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hiện nay là Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Hạn chế:
Hiện nay các cơ quan nhà nước đã và đang sử dụng văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV nhưng một số cán bộ soạn thảo và ban hành văn bản vẫn theo thông tư cũ là thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP lý do là họ chưa được phổ biến và tập huấn về thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Khi ban hành các văn bản còn sai thể thức như: dấu gạch chân tại cơ quan ban
hành văn bản chỉ là 1/2 đến 1/3 độ dài của dòng chữ đặt cân đối so với dòng Ví dụ: cách trình bày đúng (1)
(1)UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
(2)ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
nhưng một số văn bản gạch chân toàn bộ (2).
Ví dụ: Văn bản Quyết định số 606/QĐ-UBND ngày 02/3/2016 (Xem phụ lục); Công văn 192/UBND-TCKH ngày 03/3/2016 (Xem phụ lục).
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ. Nhiều văn bản của UBND đều cách chữ (2), một vài văn bản sau chữ “Số” không có dấu “:” ví dụ như Quyết định số 613/QĐ-UBND ngày 04/3/2016) (Xem phụ lục), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản không có dấu gạch nối mà dùng dấu ngoặc đơn (3) ví dụ như Công văn 192/UBND-TCKH ngày 03/3/2016 (Xem phụ lục).
Ví dụ: Cách trình bày đúng (1) (1) Số: 192/UBND-TCKH
(2) Số 192 /UBND – TCKH (3) Số: 192/UBND(TCKH)
Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản chưa căn giữa rất nhiều văn bản căn phải so với Quốc hiệu, ( ví dụ như Quyết định số số 606/QĐ-UBND ngày 02/3/2016; Quyết định số 613/QĐ-UBND ngày 04/3/2016) (Xem phụ lục).
Các văn bản là Công văn từ “ Kính gửi” in thường, không đậm, đứng, tuy nhiên các Công văn của UBND quận hầu hết in đậm. Ví dụ như công văn 185/UBND-TNMT ngày 03/3/2016 ( Xem phụ lục).
Nơi nhận ở một số văn bản không in đậm và nghiêng theo quy định ,có văn
bản nơi nhận còn có dấu gạch chân, các thành phần nhận văn bản cỡ chữ 11 tuy nhiên nhiều văn bản vẫn để cỡ chữ 12 hoặc 14, sau chữ “ lưu” ở các văn bản thiếu dấu (:) (2). Một số văn bản minh hoạ như công văn 185/UBND-TNMT ngày 03/3/2016 ( Xem phụ lục).
Ví dụ: Cách trình bày đúng (1)
(1) Nơi nhận:
- BCĐ HMTN TP Hà Nội;
- TT Quận uỷ, TT HĐND;
- Lưu: VT,VP.
(2) Nơi nhận:
- BCĐ HMTN TP Hà Nội;
- TT Quận uỷ, TT HĐND;
- Lưu VP.