trò của công tác văn thư trong hoạt động của mình. UBND quận Tây Hồ không nghừng nâng cao chất lượng công tác văn thư từ mặt nhân sự đến trang thiết bị ngày càng được hoàn thiện, góp phần vào việc giải quyết văn bản đi – đến một cách nhanh chóng, kịp thời. Trong một năm, UBND quận Tây Hồ ban hành các loại văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Giấy mời, Tờ trình, nhiều nhất là Quyết định và Công văn. Số lượng văn bản ban hành và văn bản UBND quận Tây Hồ tiếp nhận các năm từ 2012 – 2015 được thống kê trong bảng dưới đây:
* Bảng thống kê số văn bản đi của UBND quận Tây Hồ 2012 - 2015
STT Tên loại văn bản Năm
2012 2013 2014 2015
01 Quyết định 3876 3899 3929 3509
02 Công văn 1022 1348 1089 1149
03 Báo cáo 324 338 342 317
04 Kế hoạch 216 220 213 216
05 Tờ trình 211 218 231 200
06 Thông báo 335 349 387 139
07 Chỉ thị 04 04 03 01
08 Văn bản mật 11 15 12 14
09 Tổng 5999 6391 6206 5545
Biểu đồ biểu thị sự tăng giảm số văn bản đi của UBND quận Tây Hồ 2012-2015 Qua biểu đồ ta thấy tổng số lượng văn bản ban hành của UBND quận Tây Hồ qua các năm từ 2012 – 2015 có sự chênh lệch như sau:
Tổng số văn bản ban hành năm 2013 lớn hơn tổng số văn bản ban hành năm 2012 là 392 văn bản. Số lượng văn bản tăng 392 văn bản.
Tổng số văn bản ban hành năm 2014 ít hơn tổng số văn bản ban hành năm 2013 là 185 văn bản. Số lượng văn bản giảm 185 văn bản.
Tổng số văn bản ban hành năm 2015 ít hơn tổng số văn bản ban hành năm 2014 là 661 văn bản. Số lượng văn bản giảm 661 văn bản.
* Văn bản đến
Tổng số văn bản đến UBND quận Tây Hồ tiếp nhận trong các năm từ 2012 đến 2015:
Năm 2012 tiếp nhận: 5730 văn bản.
Năm 2013 tiếp nhận 5706 văn bản Năm 2014 tiếp nhận 5747 văn bản Năm 2015 tiếp nhận 5725 văn bản
Qua biểu đồ cho thấy tổng số văn bản UBND quận Tây Hồ tiếp nhận qua các năm từ 2012-2015 có sự chênh lệch như sau:
Tổng số văn bản UBND quận Tây Hồ tiếp nhận năm 2013 ít hơn tổng số văn bản tiếp nhận năm 2012 là 24 văn bản. Số lượng văn bản giảm 24 văn bản.
Tổng số văn bản UBND quận Tây Hồ tiếp nhận năm 2014 nhiều hơn tổng số văn bản tiếp nhận năm 2013 là 41 văn bản. Số lượng văn bản tăng 41 văn bản.
Tổng số văn bản UBND quận Tây Hồ tiếp nhận năm 2015 ít hơn tổng số văn bản tiếp nhận năm 2014 là 22 văn bản. Số lượng văn bản giảm 22 văn bản.
Phần III:
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung
3.3.1 Ưu điểm
Việc thực hiện tốt và đầy đủ các quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến như trên đã đưa công tác Văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ ngày càng đi vào nề nếp, khoa học, đáp ứng được ngày càng tốt yêu cầu công việc cũng như yêu cầu của Thành phố Hà Nội về cải cách hành chính. Việc kiểm soát chặt chẽ về nội dung cũng như hình thức trong quy trình giải quyết, xử lý văn bản đi từ các khâu nghiệp vụ của cán bộ Văn thư đến các đồng chí lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo UBND quận trước khi ký chính thức văn bản đã đưa công tác ban hành văn bản của UBND quận ngày càng đạt kết quả cao. Tất cả các văn bản phát hành cũng như văn bản đến của HĐND&UBND quận đều được lưu đầy đủ bản gốc tại bộ phận Văn thư văn phòng. Hầu hết các văn bản do HĐND, UBND quận ban hành đều đảm bảo đúng quy định về thể thức văn bản tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, tình trạng các văn bản sai thể thức ngày càng giảm nhiều và hiện nay là rất ít. Bên cạnh đó việc ứng dụng CNTT, áp dụng quy trình ISO trong công tác Văn thư đã thực sự mang lại hiệu quả cao, giúp cho việc quản lý, tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện, đảm bảo bí mật.Việc thực hiện truyền nhận văn bản qua mạng diện rộng (mạng LAN) của UBND quận đã tiết kiệm chi phí hành chính và thời gian cho các đơn vị, giảm thiểu tối đa các văn bản được chuyển theo đường cụng văn, giỳp cho cụng tỏc theo dừi, xử lý cỏc văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của các đồng chí lãnh đạo Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng HĐND&UBND quận được nhanh gọn, chính xác và kịp thời, theo dừi chặt chẽ giờ nhận, ngày nhận của cỏc đơn vị được giao thực hiện nhiệm vụ, phục vụ tốt công tác thông tin, báo cáo.
3.1.2 Nhược điểm
Mặc dù Văn phòng HĐND&UBND quận đã đạt được một số kết quả trong công tác tổ chức, giải quyết, xử lý văn bản đi, đến xong bên cạnh đó vẫn còn những vướng mắc, tồn tại cần phải giải quyết:
- Trước hết là tình trạng văn bản được ban hành có 1 số ít chưa tuân thủ các quy định của Nhà nước về thể thức của văn bản tuy nhiên do các đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng HĐND&UBND khối lượng công việc nhiều, đôi khi không kiểm soát kỹ hết các văn bản trình ký, đã ký chính thức vào văn bản phát hành, gây khó khăn cho cán bộ Văn thư khi phải giải thích với các đơn vị soạn thảo và làm thủ tục trả lại các đơn vị sai thể thức.
- Hiện nay, tại Văn phòng HĐND&UBND quận các văn bản đi, đến được đăng ký, lấy số và truyền nhận theo chương trình phần mềm…chính vì vậy dẫn đến tình trạng con người phụ thuộc vào máy móc. Trong quá trình thao tác, tốc độ của máy tính chậm, đường truyền bị lỗi, hệ thống internet yếu, virus xâm nhập, tất cả những điều đó đều làm cho quá trình đăng nhập vào các chương trình chậm lại, nhiều lúc lỗi mạng gây chậm trễ trong việc truyền văn bản tới các đơn vị thuộc quận (qua phần mềm truyền nhận văn bản của Quận nối mạng với các đơn vị).
- Một số các đơn vị thuộc quận khi đi họp, đi liên hệ công tác nhận được những văn bản liên quan đến lĩnh vực công việc của mình gửi từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài đã không chuyển lại cho Văn phòng HĐND&UBND quận (qua bộ phận Văn thư) để làm thủ tục đăng ký mà gửi thẳng các đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND quận xin ý kiến chỉ đạo, điều đú dẫn đến việc theo dừi, quản lý văn bản không được chặt chẽ.
3.3.3 Nguyên nhân
Nguyên nhân của những tồn tại trên là do tại Văn phòng HĐND&UBND quận hiện nay việc tổ chức, giải quyết, xử lý văn bản đi đến được thực hiện theo tiêu chuẩn ISO tuy nhiên UBND quận từ khi thành lập đến nay chưa ban hành 01 quyết
định nào quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, và quản lý văn bản. Mặc dù cơ sở vật chất và trang thiết bị đã được đầu tư và nâng cấp thường xuyên nhưng chưa đồng bộ, do đó dẫn đến tình trạng máy tính chưa đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của phần mềm, máy chủ và đường truyền tới các đơn vị còn chưa được đầu tư hiện đại, tốc độ vẫn còn chậm.