2.5.1 Lưu đồ quy trình xử lý văn bản đi
STT Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu/Biểu mẫu 1. Thủ trưởng phòng,
ban, đơn vị trực thuộc UBND Quận
2.5.1.1
2. Cán bộ được phân công
2.5.1.2 3. Thủ trưởng phòng,
ban, đơn vị
2.5.1.2 4. Chuyên viên văn
phòng
HĐND&UBND quận
2.5.1.3
5. Chánh văn phòng HĐND&UBND quận
2.5.1.3
Phiếu xử lý văn bản đi (Xem phụ lục)
6. Lãnh đạo UBND quận
2.5.1.4
7. Văn thư 2.5.1.5,chương trình
phần mềm QLVB đi đến
8. Văn thư/ cán bộ được phân công
2.5.1.6, sổ bàn giao công văn ( Xem phụ lục)
9. Văn thư 2.5.1.6
Mô tả quá trình xử lý văn bản đi
2.5.1.1 Phân công soạn thảo văn bản
Căn cứ nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đon vị phân công cán bộ soạn thảo, dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ công chức được phân công theo quy chế của đơn vị.
Phân công soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản
Chuyển lại văn bản cho đơn vị soạn thảo Kiểm tra nội dung, tính pháp lý
và ký nháy văn bản
Kiểm tra, ký nháy
Kiểm tra nội dung, thể thức văn bản và trình lãnh đạo văn phòng
Kiểm tra, phê duyệt
Kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền và
đăng ký văn bản
Gửi văn bản đi
Lưu hồ sơ
2.5.1.2 Soạn thảo văn bản
Văn bản do các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc soạn phải tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 cua Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức trình bày văn bản và Thông tư sô 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thủ trưởng các đơn vị soạn thảo văn bản ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.
2.5.1.3 Kiểm tra
Chuyên viên Văn phòng HĐND&UBND quận có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn trình ký các đồng chí lãnh đạo UBND quận. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, chuyên viên Văn phòng trình lãnh đạo Văn phòng xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến. Chánh văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký và trình Lãnh đạo UBND Quận ký ban hành.
Đối với các văn bản không phù hợp về nội dung hoặc sai thể thức trình bày cần phải chỉnh sửa, lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi ( Xem phụ lục), chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại văn bản kèm theo phiếu xử lý cho đơn vị soạn thảo để hoàn thiện (thời gian tối đa trả lại văn bản là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận).
2.5.1.4 Phê duyệt
Lãnh đạo UBND Quận hoặc Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận (ký thừa lệnh UBND quận) trước khi ký văn bản của UBND quận cần xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
Nếu văn bản không đạt yêu cầu, chuyển trả lại thủ trưởng đơn vị soạn thảo vãn bản để chỉnh sửa (qua Văn phòng).
Chữ ký chớnh thức của người cú thẩm quyền tại văn bản đi phải rừ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
2.5.1.5 Đăng ký văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, tính hợp lệ của chữ ký người có thẩm quyền, nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạn thào chỉnh sửa theo đúng quy định.
Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào sổ, và chương trình Quản lý văn bản đi để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( Xem phụ lục) 2.5.1.6 Gửi văn bản đi
Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Quận có nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo, truyền mạng diện rộng qua Web chỉ đạo tới các đơn vị trực thuộc.
Đối với các đơn vị không nối mạng diện rộng của quận, văn thư có trách nhịệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thư/ cán bộ được phân công soạn thảo văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bỡ, ngoài phong bỡ ghi rừ tờn cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệú văn bản và ký sổ bàn giao công văn (Xem phụ lục) với nhân viên giao thông.
Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật”
lên bì văn bản. Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
Mẫu bì của UBND quận Tây Hồ ( Xem phụ lục)
Những văn bản có cản bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ bàn giao công văn.
Những văn bản thông thường khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 03 ngày làm việc kề từ ngày ký.
Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Quận có nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo.
Phần mềm truyền nhận văn bản (Xem phụ lục)
Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dừi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
Đối với việc lưu văn bản của UBND quận: Văn bản do UBND quận ban hành bao giờ cũng lưu 02 bản (01 bản giữ tại đơn vị soạn thảo, 01 bản giữ tại văn thư cơ quan) bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký và đánh số riêng cho từng loại.
Tại UBND quận Tây Hồ văn bản đi được lưu trong phần mềm quản lý văn bản đi.
Giao diện phần mềm quản lý văn bản đi (Xem phụ lục)