Kể từ Đại hội Đảng lần thứ VI, Việt Nam chuyển mình từ nền kinh tế theo cơ chế quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Với sự thay da đổi thịt này, nền kinh tế của Việt Nam bắt đầu vươn mình phát triển và hướng ra thị trường sang các nước lân cận và thế giới. Mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất đều phát triển, các hoạt động kinh tế đối nội, đối ngoại được đẩy mạnh, dòng vốn ra vào trong nước không ngừng xoay vòng. Ngoại thương ngày càng đóng một vai trò quan trọng bởi tính tất yếu và nhiệm vụ của nó trong sự sinh tồn của quốc gia trong cơ chế kinh tế thị trường, một nền kinh tế tuân theo những qui luật khách quan vô hình, và khi nhắc đến ngoại thương thì ta phải nhắc ngay đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kim chỉ nam của nền kinh tế nói chung và của hoạt động kinh tế đối ngoại nói riêng. Việt Nam đang ở trong thời đại toàn cầu hóa, thời đại mà hoạt động giao thương quốc tế là tất yếu và ngày càng được đẩy mạnh, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa theo đó cũng đã, đang thể hiện vai trò to lớn của mình trong việc khẳng định vị thế và năng lực của quốc gia khi kinh doanh buôn bán với các nước khác. Có thể nói, ngoại thương càng được chú trọng, giao nhận hàng hóa càng hiệu quả thì nền kinh tế càng phát triển, và một trong những công ty giao nhận hàng đầu của Việt Nam, một công ty có 40 năm kinh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kinh doanh kho bãi, Công ty Cổ phần Kho vận Miền Nam – SOTRANS chính là một điển hình cho tính chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo trong quá trình thích ứng với sự chuyển hóa của nền kinh tế. Với thực tế phát triển của nền kinh tế ở nước ta trong giai đoạn toàn cầu hóa hiện nay, với uy tín và tính hiệu quả trong hoạt động giao nhận của SOTRANS, em đã lựa chọn thực tập ở công ty này với đề tài: “Thực trạng hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại Công ty CP Kho Vận Sotrans – Chi nhánh Hà Nội (Sotrans Hà Nội) giai đoạn 20132015”.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH MAI THỊ THAO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH Tên chuyên đề: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng nhập Công ty CP Kho Vận Sotrans – Chi nhánh Hà Nội (Sotrans Hà Nội) giai đoạn 2013-2015 HÀ NỘI – 2015 MỤC LỤC .15 LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU .2 3.1 Tổng quan hoạt động giao nhận vận tải .2 3.2.2.1 Khái niệm giao nhận hàng không 12 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 23 2.1.3 Nội dung hoạt động 23 2.1.4 Cơ cấu tổ chức nhân .24 2.1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh chung Sotrans Hà Nội giai đoạn 2013 – 2015 25 2.2.1 Quy trình giao nhận hàng SOTRANS HÀ NỘI đường biển 27 a) Liên lạc với khách hàng .28 Lần thứ 1: Khi liên lạc với khách hàng lần tránh làm nhiều thời gian khách hàng, IS cố gắng khai thác nhanh thông tin sau: 28 Người phụ trách (số di động địa mail) 28 Mặt hàng nhu cầu vận chuyển 28 Volume hàng 28 Đối thủ cạnh tranh (nếu được) 28 Mùa hàng khách hàng (nếu có) 28 Cảng xuất / Cảng nhập .28 Điều kiện nhập hàng; FOB, CIF, EXW… .28 Phân lọai khách hàng: Phát sinh vấn đề chi phí nhập CIF nhập Fob/EXW + logts costs 28 A Khách hàng tiềm tức khách hàng có nhu cầu cước vận tải nhập hàng theo điều kiện FOB hay Exworks 28 B Khách hàng thay đổi phương thức vận tải từ CIF thành FOB hay Exworks chịu thị cơng ty nước ngồi 28 Đối với khách hàng A: Sau thu thập yêu cầu khách hàng, IS gửi yêu cầu hỏi giá cho phận ICS ICS làm việc với đại lý hãng tàu để lấy giá cước tốt gửi cho ISs IS kiểm tra làm báo giá cho khách hàng 28 Lưu ý: 28 Khi IS nhận yêu cầu khách hàng, chưa có sẵn giá để báo cho khách hàng, IS phải báo cho ICS ICS phải kiểm tra với đại lý, hãng tàu vòng 0,5 ngày làm việc Ngoài số trường hợp đặc biệt, ICS phải cung cấp giá cho IS 0,5 ngày làm việc 28 Các chào giá thực theo form chuẩn thống phòng 28 Đối với khách hàng B: Cố gắng xin tên Supplier, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ sản lượng… chuyển cho ICS để viết Sales Lead (theo form) cho đại lý nhờ đại lý liên hệ thuyết phục khách hàng đầu bên sử dụng dịch vụ .29 Lần thứ 2: Nên liên lạc lại với khách hàng – ngày sau gửi bảng báo giá hẹn gặp trực tiếp để giới thiệu kỹ dịch vụ Sotrans, đồng thời nhận thông tin phản hồi khách hàng giá cả, dịch vụ yêu cầu khác khách hàng cảng dỡ, thời gian nhận hàng, vấn đề lưu cont lưu bãi, vấn đề dịch vụ giao nhận………… 29 Sau nhận phản hồi khách hàng IS báo cho CS (về giá cả, tuyến đường, dịch vụ ) lãnh đạo phòng để xin ý kiến yêu cầu đặc biệt khách hàng ( nợ cước, commission, lấy B/L master, ký lùi B/L…) làm lại bảng giá để gửi cho khách hàng có yêu cầu 29 Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ 29 Lần thứ … 29 Theo sát khách hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng 29 c) Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đồng ý với giá cước dịch vụ Sotrans, IS yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá thương thảo với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển 29 d) Mở files & làm dự trù chi phí: IS mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt Lãnh Đạo Phịng, phiếu kiểm sốt q trình trước thực lô hàng chuyển file với thông tin khách hàng số điện thoại, số fax, địa mail, người liên hệ cho ICS để ICS tiếp tục theo dõi Thông tin files bao gồm: 29 Dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt Lãnh Đạo Phịng 29 Phiếu kiểm sốt q trình 29 Bảng chào giá có xác nhận K/H 29 Booking Confirmation có xác nhận K/H .30 Số ĐT, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyển (carrier) chọn, … .30 Hợp Đồng (nếu có) .30 IS phải chuyển file cho ICS trước đại lý nhận hàng từ shipper để xếp hàng Khi ICS nhận files chưa rõ phải trao đổi với IS để nắm rõ tình hình & xử lý cho tốt .30 Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc .30 Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc 30 Cảng đi, cảng đến 30 Điều kiện giao hàng: EXW, FOB… .30 Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL) 30 Số hợp đồng (Contract number), số PO (Purchase Order number), tên hàng… 30 Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có) 30 (Ready date/ Delivery date) 30 Hình thức thời hạn tốn 30 Các lưu ý đặc biệt lơ hàng (nếu có) .30 Tổng trọng lượng .31 Khối lượng 31 Số kiện .31 Phương thức vận chuyển: FCL or LCL 31 Ngày đóng hàng 31 Ngày khởi hành dự kiến ETD 31 Ngày dự kiến đến ETA 31 Sau nhận thông tin xác nhận Booking từ ICS, IS làm Booking Confirmation & gửi cho K/H theo form chuẩn Phòng yêu cầu KH xác nhận Fax lại có chữ ký xác nhận khách hàng 31 Sau khách hàng fax lại có chữ ký xác nhận khách hàng, ICS phụ trách book tàu theo yêu cầu 31 2.2.2.2 Liên lạc với khách hàng 48 Lần thứ 1: .48 Khi liên lạc với khách hàng lần tránh làm nhiều thời gian khách hàng, Sales cố gắng khai thác nhanh thông tin sau: 48 Người phụ trách (số di động địa mail) 48 Mặt hàng .48 Cảng xuất / Cảng nhập 48 Điều kiện nhập hàng 48 Volume 48 Mùa hàng, giá đối thủ cạnh tranh 48 Phân lọai khách hàng: 48 A Khách hàng tiềm tức khách hàng có nhu cầu cước vận tải nhập hàng theo điều kiện FOB hay Exworks 48 B Khách hàng thay đổi phương thức vận tải từ CIF thành FOB hay Exwork chịu thị công ty nước 48 Đối với khách hàng A: Sau thu thập yêu cầu khách hàng, Sales gửi yêu cầu hỏi giá cho phận Customer Service CS làm việc với đại lý để lấy giá cước gửi cho Sales Sales kiểm tra làm báo giá theo Form chuẩn cho khách hàng sau có thơng tin giá từ C/S hàng nhập 48 Đối với khách hàng B: Cố gắng xin tên Supplier, địa chỉ, số điện thọai, người liên hệ sản lượng để chuyển CS Inbound viết Sales Lead theo Form chuẩn cho đại lý nhờ đại lý liên hệ thuyết phục khách hàng đầu bên sử dụng dịch vụ 48 Lần thứ 2: Phải liên lạc lại với khách hàng – ngày sau gửi bảng báo giá hẹn gặp trực tiếp với khách hàng để giới thiệu kỹ dịch vụ SOTRANS nhận thông tin phản hồi khách hàng giá cả, dịch vụ yêu cầu khác khách hàng cảng dỡ, thời gian nhận hàng, vấn đề lưu lưu kho bãi, vấn đề dịch vụ giao nhận………… .49 Sau nhận phản hồi khách hàng Sales báo cho CS phản hồi khách hàng giá báo cáo lãnh đạo phòng để xin ý kiến đạo yêu cầu đặc biệt khách hàng làm lại bảng giá để gửi cho khách hàng có yêu cầu 49 Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ .49 Lần thứ …… 49 Lần thứ ……… .49 Theo sát khách hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng 49 2.2.2.3 Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đồng ý với giá cước dịch vụ Sotrans, Sales yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá đề nghi với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển .49 2.2.2.4 Thông tin Đại lý Sotrans cho KH: Yêu cầu C/S nhập chuyển thông tin Đại lý cho Sales để sales chuyển cho Khách hàng yêu cầu Shipper liên lạc đại ly’ để giao hàng nhận hàng 49 2.2.2.5 Mở files & làm dự trù chi phí: Sales mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt Lãnh Đạo Phịng, phiếu kiểm sốt q trình trước thực lô hàng chuyển file với thông tin khách hàng số điện thoại, số fax, địa mail, người liên hệ cho CS để CS tiếp tục theo dõi Thông tin files bao gồm: 49 Dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt Lãnh Đạo Phịng 50 Phiếu kiểm sốt q trình 50 Bảng chào giá có xác nhận KH 50 Số ĐT, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, airlines chọn, ….50 Hợp Đồng ( có ) .50 Khi C/S nhận files chưa rõ phải trao đôi với sales để năm rõ tình hình & handle cho tốt 50 2.2.2.6 Theo dõi lô hàng nhập freehand: Nhận yêu cầu, thông tin lô hàng nhập Sales khách hàng lơ hàng nhập từ nước ngồi Việt Nam, nước thứ ba Yêu cầu Sales, khách hàng cung cấp đầy đủ, xác thơng tin: .50 Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc 50 Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc 50 Sân bay đi, sân bay đến .50 Điều kiện giao hàng 50 Khối lượng lô hàng .50 Số hợp đồng (Contract number) , số PO (Purchase Order number), tên hàng,… .50 Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) 50 Thời hạn lô hàng (Time of shipment) Ngày hàng sản xuất xong (Ready date/ Delivery date) 50 Giá mua, giá báo cho đại lý, profit share hay handling fee cho đại lý 50 Hình thức thời hạn tốn 50 Các lưu ý đặc biệt lơ hàng (nếu có) 50 Yêu cầu đại lý nước cung cấp giá vận chuyển, lịch bay, giá vận chuyển nội địa làm thủ tục Hải quan đầu nước (Exworks charge) – có, C/O application fee –nếu cần,… Thơng thường, kiểm tra giá cả, lịch bay từ nhiều đại lý; từ lựa chọn dịch vụ tốt nhất, uy tín giá cạnh tranh nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng 51 Lưu ý đặc tính riêng, cơng nợ đại lý sử dụng .51 Đối với đại lý mới, C/S xem xét, kiểm tra kỹ khả làm hàng, hỏi ý kiến Trưởng phịng xem sử dụng họ u cầu Phịng hành làm Họp đồng đại lý kịp thời 51 Nhận file từ Sales, có đầy đủ Dự trù chi phí làm hàng, bảng báo giá xác nhận đồng ý khách hàng Phiếu kiểm soát trình ISO có chữ ký Trưởng/ phó phịng, ghi rõ đại lý sử dụng, hãng hàng không sử dụng, giá mua, giá bán, giá bán, giá báo cho đại lý 51 Cung cấp cho Sales cho khách hàng chi tiết đại lý nước SOTRANS để khách hàng thị nhà cung cấp giao hàng theo yêu cầu 51 Thông báo lô hàng (viết Routing Order): Thông báo cho đại lý nước ngồi thơng tin sau lơ hàng theo Form chuẩn XN 51 Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc 51 Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc 51 Sân bay đi, sân bay đến, terminal cụ thể (nếu khách hàng yêu cầu).51 Điều kiện giao hàng: Exworks, Door to door hay FOB, FCA,… .51 Chi tiết hàng hoá: Tên hàng, số kiện, số khối, khối lượng, số hợp đồng (Contract number) , số PO (Purchase Order number) liên quan đến lơ hàng (nếu có),… 51 Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) 51 Thời hạn lô hàng (Time of shipment) Ngày hàng sản xuất xong (Ready date/ Delivery date) 52 Hãng hàng sử dụng 52 Phương thức toán HAWB: Collect hay Prepaid 52 Giá mua, giá bán cho đại lý, profit share hay handling fee cho đại lý 52 Các lưu ý đặc biệt lơ hàng (nếu có) 52 Yêu cầu đại lý liên hệ người gửi hàng để xếp lô hàng thời gian sớm Nếu chưa có thơng tin hàng hóa, yêu cầu đại lý cung cấp, sau kiểm tra với khách hàng để báo với khách hàng tình trạng hàng hóa… 52 Yêu cầu đại lý cập nhật tình trạng hàng hố (cargo status), dự kiến xếp hàng, lịch bay kịp thời 52 Kiểm tra với khách hàng lịch bay Nếu khách hàng chấp thuận, xác nhận booking với đại lý Nếu khách hàng không chấp nhận, yêu cầu đại lý tìm lịch bay/ dịch vụ khác đáp ứng đề nghị khách hàng, sau thơng báo để khách hàng xem xét tiếp Nếu được, thị đại lý book hãng máy bay theo lịch trình phê chuẩn khách hàng 52 Liên hệ với đại lý, phối hợp kịp thời xử lý vấn đề xảy q trình tiếp nhận lơ hàng, như: Thay đổi lịch bay, hàng rớt nước thứ ba …., thông báo kịp thời cho sales khách hàng vấn đề phát sinh để phối hợp với khách hàng, đại lý để giải 52 Thường xun cập nhật tình trạng hàng hóa cho khách hàng 52 Liên hệ đại lý yêu cầu gửi Pre- Alert chứng từ gồm: Master AWBL, House AWBL, Debit Note/ Credit Note, C/O, invoice, packing list… sau hàng load lên máy bay Trong trường hợp đại lý làm sai chứng từ lỗi chủ quan từ đại lý dẫn đến việc phải chỉnh sửa House B/L, Master B/L , yêu cầu đại lý phải trả phí chỉnh sửa chứng từ USD 20 cho lô hàng .52 Kiểm tra nội dung chứng từ phù hợp chuyển giao toàn chứng từ, file cho phận chứng từ hàng nhập để lập File theo dõi ngày hàng đến Xác nhận nhận chứng từ cho đại lý Nếu có sai sót, nhầm lẫn chứng từ Debit Note/ Credit Note, báo cho đại lý để chỉnh sửa giải Tranh cãi Debit Note/ Credit Note không đại lý trả lời vịng ngày, báo lại cho Trưởng/ Phó phịng để tìm phương án giải 53 Theo dõi q trình tiếp nhận lơ hàng từ lúc nhận hàng nước xuất đến hàng đến sân bay đến, giải tranh chấp, khiếu nại với khách hàng xảy hư hỏng, mát,… hàng hóa sân bay đến Tất Mail iên quan đến tình trạng hàng hóa diễn tiến lô hàng C/C cho Sales, Phụ trách sales trưởng phịng để nắm tình hình 53 Đáp ứng yêu cầu khách hàng dịch vụ cộng thêm/ kèm như: 53 Báo giá giao nhận nội địa ( Kết hợp Ms Vân) 53 Mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng 53 Tư vấn cho khách hàng giải pháp nhanh tiết kiệm đẩ nhận hàng .53 Hỗ trợ sales báo giá cho khách hàng sales nghỉ phép 53 Theo dõi, cập nhật danh sách, chi tiết liên lạc đại lý nước ngồi, hãng hàng khơng khách hàng 53 Cập nhật, theo dõi giá hàng nhập .53 53 - Kiểm tra nội dung chứng từ phù hợp chuyển giao toàn chứng từ, file cho phận chứng từ hàng nhập để lập File theo dõi ngày hàng đến Xác nhận nhận chứng từ cho đại lý Nếu có sai sót, nhầm lẫn chứng từ Debit Note/ Credit Note, báo cho đại lý để chỉnh sửa giải Tranh cãi Debit Note/ Credit Note không đại lý trả lời vòng ngày, báo lại cho Trưởng/ Phó phịng để tìm phương án giải - Theo dõi q trình tiếp nhận lơ hàng từ lúc nhận hàng nước xuất đến hàng đến sân bay đến, giải tranh chấp, khiếu nại với khách hàng xảy hư hỏng, mát,… hàng hóa sân bay đến Tất Mail iên quan đến tình trạng hàng hóa diễn tiến lô hàng C/C cho Sales, Phụ trách sales trưởng phịng để nắm tình hình - Đáp ứng yêu cầu khách hàng dịch vụ cộng thêm/ kèm như: Báo giá giao nhận nội địa ( Kết hợp Ms Vân) Mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng Tư vấn cho khách hàng giải pháp nhanh tiết kiệm đẩ nhận hàng - Hỗ trợ sales báo giá cho khách hàng sales nghỉ phép - Theo dõi, cập nhật danh sách, chi tiết liên lạc đại lý nước ngồi, hãng hàng khơng khách hàng Cập nhật, theo dõi giá hàng nhập - Hỏi đại lý, hãng hàng không giá tuyến cập nhật Bảng giá tariff vào đầu tháng, gửi cho sales hàng nhập, copy cho Trưởng/ phó phịng - Hỏi giá lựa chọn giá/ dịch vụ tốt theo yêu cầu cụ thể nhân viên sales, lô hàng 54 2.2.2.7 Kiểm tra chứng từ trước hàng về: Thông thường thông tin lô hàng nhập đến thường đại lí gởi cho Sotrans chứng từ liên quan đến lô hàng thông qua e-mail hay fax Khi nhận chứng từ, nhân viên chứng từ hàng nhập cần kiểm tra chi tiết Mawb + Hawb (Thơng báo với đại lí điều chỉnh phát có sai sót fax hay email) Kiểm tra Consignee có tên địa Sotrans khơng, có C/O Sotrans trường hợp Đại lí có văn phịng đại diện Việt Nam Nếu trường hợp phát sai báo với Đại lí để làm việc với Airlines phía nuớc ngồi Đối chiếu chi tiết gross weight, chargeable weight, tên hàng Hawb ( Nếu sai báo với đại lí e-mail hay fax để điều chỉnh) 2.2.2.8 Nhận chứng từ từ sân bay: hàng đến sân bay, hồ sơ gởi kèm theo hàng TCS nhập thông tin vào hệ thống chuyển vào tủ hồ sơ Sotrans ( đặt phòng tài liệu TCS) nhân viên hàng nhập nhận để làm uỷ quyền cho Consignee nhận hàng 2.2.2.9 Khi nhận chứng từ hàng nhập từ kho hàng về, nhân viên chứng từ hàng nhập kiểm tra lại chi tiết chứng từ nhận bao gồm: Chi tiết MAWBL, HAWBL, số kiện, số Kg, tên người nhận… Nếu phát có chênh lệch nhân viên chứng từ hàng nhập tiến hành bước chỉnh sửa chứng từ Chỉnh sửa chứng từ hàng nhập: Nhân viên chứng từ hàng nhập thường thực nghiệp vụ chỉnh sửa sau đây: Chỉnh Consignee Hawb: Bộ chứng từ thực đủ bao gồm 02 bộ: - Bộ hồ sơ nộp Hải Quan Sân Bay : 55 Cơng văn chỉnh sửa (01 chính) Điện chỉnh sửa Đại lí (01 y) Mawb (01 y) Hawb (01 y) Manifest (01 y) Giấy giới thiệu (01 chính) - Bộ hồ sơ nộp TCS: Cơng văn chỉnh sửa ( photo có chữ kí Lãnh đạo Hải Quan phê duyệt đồng ý chỉnh sửa) Điện chỉnh sửa đại lí (01 y) Mawb (01 y) Hawb (01 chính) * Chú ý : Bộ chứng từ phải đóng dấu trịn 2.2.2.10 Dán nhãn: Trường hợp sai số Hawb kiện hàng, đường vận chuyển đánh rơi nhãn Bộ chứng từ chỉnh sửa chuân bị giống trên, kèm theo nhãn Hawb Sotrans ghi số kiện hàng Hawb, Số Hawb, nơi đến 2.2.2.11 Bổ sung Hawb Manifest: Trường hợp đại lí quên gửi Hawb Manifest thất lạc đường vận chuyển Sotrans làm môt Hawb Manifest , kèm theo công văn Sau chứng từ hoàn thiện, nhân viên chứng từ hàng nhập Tìm số điện thoại số fax khách hàng để vào phần mềm SMS làm giấy báo hàng đến fax cho khách hàng Khi Fax giấy báo hàng đến cho khách hàng phải kèm report máy fax vào gởi giấy báo đường bưu điện Kiểm tra với khách hàng để xác nhận khách hàng nhận giấy báo hàng đến 56 Fax Hawb, Invoice, Packinglist (nếu có) cho khách hàng để khách hàng kiểm tra chứng từ chuẩn bị hồ sơ khai Hải Quan Vào phần mềm SMS lập giấy uỷ quyền gồm (02 bản) 2.2.2.12 Chuẩn bị hồ sơ giao cho khách hàng gồm có: Giấy uỷ quyền cho khách hàng (02 chính) Mawb (01 y có đóng dấu đại lí Sotrans) Hawb (01 chính) Invoice (bản có) Packinglist (bản có) C/O (bản có) Chuẩn bị hồ sơ lưu gồm có: Giấy uỷ quyền (01 copy) Giấy báo hàng đến kèm report ( 01 chính) Mawb (01 chính) Hawb (01 copy) Manifest (01 copy) Giấy giới thiệu 2.2.2.13 Giao chứng từ cho khách hàng: Khi khách hàng đến nhận chứng tư, nhân viên chứng từ hàng nhập thực bước sau đây: Yêu cầu khách hàng xuất trình giấu giới thiệu giấy báo hàng đến người nhận hàng cơng ty, xuất trình giấy chứng minh nhân dân giấy báo hàng đến người nhận hàng cá nhân Yêu cầu khách hàng đóng đầy đủ tiền cước cước collect, phí giao chứng từ cước Prepaid Viết hóa đơn thu tiền cước phí chứng từ cho khách hàng 57 Lưu ý viết hóa đơn : Tiền phí chứng từ có thu thuế VAT ( 10%), cịn tiền cước khơng có thuế VAT Giao chứng từ cho khách hàng yêu cầu khách hàng ký xác nhận nhận đầy đủ chứng từ hồ sơ lưu Các điểm đặc biệt lưu ý giao chứng từ cho khách hàng: - Đối với Hawb Consignee TO ORDER OF BANK: Chỉ đưa Hawb gốc cho khách hàng mang kí hậu Sau có ký hậu ngân hàng, nhân viên nghiệp vụ hàng nhập giao chứng từ cho khách hàng.Đối với Hawb consignee TO ODER OF BANK nước thứ 3, người nhận hàng trình BL có ký hậu ngân hàng nước thứ nhân viên chứng từ hàng nhập se viết Mail xin thị từ đại lý giao chứng từ cho người nhận hàng nhận mail chấp thuận từ đại lý công văn cam kết từ nguời nhận hàng dấu ký hậu ngân hàng dấu thật - Trường hợp thiếu hàng hàng: phải thông báo với đại lí để phối hợp khiếu nại - Trường hợp hàng Door to Door: Liên hệ fax cho khách hàng hồ sơ trước hàng để khách hàng làm giấy phép, tờ khai, uỷ quyền cho Sotrans… để giao cho nhân viên phận giao nhận thực việc nhận hàng giao hàng đến nơi cho khách hàng 2.2.2.14 Lưu hồ sơ 2.2.3 Tình hình thực thực tế quy trình giao nhận Sotrans Hà Nội Trên thực tế , quy trình giao nhận hàng hóa đường khơng đường biển Sotrans Hà Nội nhân viên thực xác, cẩn thận Cơng việc chun mơn hóa cao, người thực khâu trình ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Tất phòng ban tập trung hỗ trợ phịng kinh doanh tốt nơi mang lại nguồn hợp đồng , doanh thu cho cơng ty 58 Các đơn hàng cơng ty có chia gồm hai loại: Hàng định: đơn hàng từ khách hàng cố định , khách hàng kí hợp đồng dài hạn với cơng ty Các khách hàng thường dự báo trước cho công ty lượng hàng thời gian định Hàng Free hands: đơn hàng phịng kinh doanh tìm kiếm kí kết Số lượng không báo trước , phụ thuộc vào diễn biến kinh tế hiệu làm việc cán nhân viên Kết thu giai đoạn 2014-2015 sau: Bảng 2.3: Số liệu thực tế kết giao nhận hàng nhập Sotrans Hà Nôi (2014, 2015) Năm 2014 2015 Tỷ lệ 2015 so với 2014 Số lô hàng định 455 560 123% Số lô hàng Free hands 691 760 110% Số lô hàng bị thất lạc 0 Số lô hàng bị hỏng hóc 0 Số lơ hàng bị trễ hẹn 15 (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh Sotrans Hà Nội 2014,2015) Ta thấy , số lượng lô hàng năm 2015 tăng so năm 2014 Cụ thể , lô hàng định tăng 123% tương ứng tăng 105 lô , lô hàng Free hand tăng 110% tương ứng tăng 69 lô Đặc biệt , số lô hàng Free hand lớn số lô hàng định , điểu Sotrans nỗ lực tự tìm nguồn hàng mới, chủ động việc tạo nguồn thu khẳng định vị trí 59 Trong lịch sử giao nhận hàng Sotrans , chưa tùng để xảy trường hợp để thất lạc hàng hóa Đây điểm cộng để Sotrans xây dựng uy tín với khách hàng Tuy nhiên , vài yếu tố khách quan thời tiết thất thường , vài lô hàng vận chuyển đường biển xảy tượng rách container, nước biển tràn vài tàu , vào bên container khơng ảnh hưởng hàng hóa đóng gói , bao bọc cẩn thận Hay bão xảy bất thường , số chuyến bay bị trễ hẹn giao hàng cho khách Một số trường hợp , tàu bị mắc cạn phép đậu khu vực tàu quốc tế , phải đợi thủy triều lên vào khu vực chuyển hàng 2.2.4 Thuận lợi khó khăn q trình giao nhận hàng hóa nhập Sotran Hà Nội a Khó khăn Rủi ro q trình giao nhận hàng hóa - Người gửi hàng hủy bỏ booking booking sai trọng tải, ngày xuất hàng, kích thước - Người gửi hàng chậm chễ trình giao hàng cho nhà vận chuyển dẫn đến nhỡ lịch tàu - Rủi ro trình vận chuyển hàng hóa: - Rủi ro trường hợp bất khả kháng gây thiên tai, tai nạn, cháy nổ tàu: • Rủi ro thiên tai: rủi ro xảy gây nên chấn động thời tiết xấu tai nạn, tai hoạ tự nhiên khác mà người không chi phối sương mù, bão tố • Rủi ro tai nạn bất khả kháng bất ngờ như: cháy nổ, tai nạn thiết bị máy móc máy bay bị hỏng hóc • Rủi ro chiến tranh yếu tố chiến tranh ảnh hưởng đến vận chuyển hàng hoá như: Chiến tranh, nội chiến, cách mạng, loạn khởi nghĩa xung đột dân phát sinh từ biến cố • Rủi ro nhân sở vật chất nhà vận chuyển: tổ lái tàu thiếu kinh nghiệm khâu bảo dưỡng tiết kiệm hãng tàu nhỏ nước nghèo phương pháp đào tạo thuyền trưởng gây nên tai 60 nạn tàu (nguyên nhân tàu kiểm sốt lúc mà tổ lái thiếu tập trung, phương hướng nhầm đường) • Rủi ro hàng hóa bị hư hỏng: nhà vận chuyển không đáp ứng thời gian giao hàng thỏa thuận (tàu bị tắc nghẽn, khơng có chuyến nối nơi q cảnh) • Rủi ro hàng hóa bị thiếu hụt, mát đặc biệt trình chuyển tải tuyến đường dài c Rủi ro q trình nhận hàng: • • • Khơng thu cước vận chuyển: Lơ hàng có giá trị thấp (1 tranh, bàn, giường, tủ, nệm ) Lô hàng bị mát, hư hỏng, đến chậm trễ Lô hàng không thông quan b Thuận lợi - Trên thực tế, môi trường kinh doanh ngành dịch vụ ngày cải thiện tự hóa đáng kể Lý người ủng hộ tự hóa tiếp tục kiên trì tiến hành tự hóa đơn phương tham gia đàm phán khuôn khổ diễn đàn hợp tác kinh tế Tổ chức hợp tác phát triển kinh tế (OECD), Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á Thái Bình Dương (APEC), Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á (ASEAN) Nhờ mà người làm giao nhận nói chung Sotrans nói riêng có điều kiện phát triển thời gian tới - Khi nói đến chế quản lý vĩ mơ Nhà nước, khơng nói đến sách riêng vận tải biển hay giao nhận Cơ chế có liên quan đến tất hoạt động xuất nhập nói chung Chính phủ Việt Nam đưa nhiều sách tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ tạo nguồn hàng ngày lớn cho hoạt động giao nhận áp thuế suất 0% với cho hàng xuất khẩu, đổi Luật Hải Quan, Luật Thuế Xuất Nhập Khẩu, Luật Thuế VAT… - Đối với sách Hải quan, trước bên Hải quan giúp chủ hàng khai báo trách nhiệm thuộc chủ hàng Điều khiến dịch vụ khai thuê Hải quan phát triển mà người thành thạo việc người giao nhận Từ vị trí người giao nhận nâng cao 61 - Hoạt động xuất nhập có quan hệ mật thiết quan trọng với hoạt động giao nhận hang hóa Xuất nhập có phát triển mạnh người giao nhận có hàng để giao nhận, sản lượng giá trị giao nhận tăng, ngược lại hoạt động giao nhận không phát triển - Thực tế cho thấy rằng, năm sản lượng hàng hóa xuất nhập Việt Nam tăng lên hoạt động giao nhận Sotrans sơi động hẳn lên Có thể nói quy mơ hoạt động xuất nhập phản ánh quy mô hoạt động giao nhận vận tải - Hoạt động giao nhận vận tải Sotrans chịu tác động nhân tố nội như: nguồn vốn, sở vật chất kỹ thuật Sotrans, chế quản lý sách phát triển Sotrans nhân viên khách hang, trình độ chun mơn nghiệp vụ cá nhân thành viên Sotrans hết đoàn kết cá nhân nội công ty - Trên thực tế, khủng hoảng kinh tế vừa qua, hàng loạt doanh nghiệp giao nhận vận tải bị phá sản, giải thể, nhiên chuyên nghiệp đoàn kết thành viên Công ty giúp sức vô to lớn Đảng Nhà nước, Sotrans đứng vững ngày phát triển mạnh mẽ 2.3 Hiệu kinh doanh từ hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển Sotran Hà Nội 2.3.1 Kết kinh doanh hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển Sotran Hà Nội Bảng 2.4: Trích Báo cáo kết kinh doanh Sotrans Hà Nội 2013(VNĐ) STT Danh Mục Giao nhận đường Giao nhận hàng nhập hàng nhập khẩu đường biển I II III hàng không Doanh Thu 17.357.577.000 19.542.991.000 Tổng Chi Phí 17.007.469.000 18.755.795.000 Lợi nhuận 350.108.000 787.196.000 (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh Sotrans Hà Nội 2013) 62 Bảng2.5: Trích Báo cáo kết kinh doanh Sotrans Hà Nội 2014(VNĐ) STT Danh Mục Giao nhận đường Giao nhận hàng hàng nhập nhập I II III hàng không đường biển Doanh Thu 19.432.569.000 21.045.781.000 Tổng Chi Phí 18.012.258.000 19.000.458.000 Lợi nhuận 1.420.311.000 2.045.323.000 (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh Sotrans Hà Nội 2014) Bảng 2.6: Trích Báo cáo kết kinh doanh Sotrans Hà Nội 2015(VNĐ) STT Danh Mục Giao nhận đường Giao nhận hàng hàng nhập nhập I II III Doanh Thu Tổng Chi Phí Lợi nhuận hàng khơng 22.735.764.000 20.912.117.000 1.823.647.000 đường biển 24.849.618.000 22.657.269.000 2.192.349.000 (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh Sotrans Hà Nội 2015) Bảng 2.7: Bảng tổng hợp(bảng 2.4, bảng 2.5, bảng 2.6) Doanh thu đề 42.500.000.000 43.000.000.000 102% Doanh thu thực tế 40.478.350.000 47.585.382.000 116% Lợi nhuận thực tế 3.465.634.000 4.015.996.000 115% Tỷ lệ doanh thu thực tế so với doanh thu đề 95% 111% (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh Sotrans Hà Nội 2015) 63 Nhận thấy , doanh thu thực tế năm 2015 tăng 116% tương ứng tăng 7.107.032.000 VNĐ Lợi nhuận tăng 115% tương ứng tăng 207.362.000 VNĐ So với kế hoạch đề , năm 2014 công ty đạt 95% tiêu Đến năm 2015 , có bước tiến vượt trơi , doanh thu thực tế tăng 111 % so với tiêu Năm 2014 , kinh tế đất nước có chuyển biến khởi sắc , nhiên nhập siêu lớn thị trường gần, công nghệ nguồn, chí kĩ thuật cơng nghệ thấp chuyển giao lại trình đại hóa Trung Quốc dẫn đến chi phí cao nguồn thu không mang lại hiệu mong đợi Năm 2015 , Sotrans đạt vượt mức kế hoạch đề Việt Nam kí kết hiệp định quan trọng với khu vực thị trường lớn bao gồm : Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương(TPP), Hiệp định thương mại tự Việt NamHàn Quốc ( VKFTA), Hiệp định thương mại tự Việt Nam – EU ( EVFTA) Hiệp định thương mại tự Việt Nam – Liên minh kinh tế Á Âu Đây hội lớn cho doanh nghiệp Việt Nam với Sotrans Các công ty nước gia nhập vào thị trường Việt Nam nhiều thách thức Các cán công nhân viên Sotrans hà Nội phải chủ động nắm bắt hội để cạnh tranh với doanh nghiệp nước nước 2.3.2 Đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng NK Sotran Hà Nội giai đoạn 2013-2015 2.3.2.1 Ưu điểm - Sotrans có đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết, sang tạo ham học hỏi, khả tiếp thu nhanh kiến thức chuyên môn - Ban lãnh đạo Sotrans ln theo sát q trình làm việc nhân viên tiến trình thực lơ hàng để giải đáp kịp thời thắc mắc khách hàng - Cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, thuận lợi q trình giao nhận hàng hóa 64 - Các nhân viên Ban lãnh đạo Công ty thiết lập mối quan hệ tốt với hãng tàu, với nhà vận chuyển với khách hàng (cả nước), Hải quan quan ban ngành có liên quan…nhằm mang lại thuận lợi trơi chảy q trình giao nhận hàng hóa, hoạt động kinh doanh cơng ty - Cơng ty có thị trường giao nhận, có đại lý tất châu lục giới tập trung chủ yếu Đông Nam Á, Trung Đơng, nước thuộc châu Á Thái Bình Dương, EU Nam Mỹ… 2.3.2.2 Nhược điểm - Tình hình đầu tư phát triển chưa cân xứng - Mạng lưới hoạt động chưa rộng, tập trung nhiều khu vực TP HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa Vũng Tàu, Miền Tây - Thị trường không nhiều, chủ yếu tập trung khai thác thị trường Việc mở rộng đại lý, kênh phân phối cịn 65 CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NK CỦA SOTRANS HÀ NỘI TRONG NĂM TỚI 3.1 Thuận lợi khó khăn Sotran HN năm tới 3.1.1 Thuận lợi - Ban Lãnh đạo nhà kinh doanh giàu kinh nghiệm, nắm bắt thời cơ, thơng tin nhanh chóng, đưa Công ty ngày lên, đạt kết đáng kể giai đoạn gần - Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết, có trách nhiệm với cơng việc, thân thiện với đồng nghiệp - Văn phịng công ty gần sân bay đến cảng thuận tiện tiết kiệm chi phí lại làm hàng - Bên cạnh đó, phủ nước ta tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giao nhận vận tải đầu tư xây dựng cảng biển, sân bay, hệ thống kho, bến bãi, phương tiện phục vụ cho giao nhận hàng hóa đường biển Ngoài sở vật chất cầu đường tu sửa nâng cấp thuận tiện cho việc chở hàng từ cảng kho từ kho cảng 3.1.2 Khó khăn - Đội ngũ nhân viên đa phần cịn trẻ, chưa có kinh nghiệm nên mắc phải sai sót nhỏ trình khai báo hải quan chưa lường trước rủi ro gặp phải Điều kéo dài thời gian làm hàng làm tăng chi phí lưu kho, lưu bãi - Trong xu tự hóa dịch vụ giao nhận vận tải, công ty giao nhận nhỏ lẻ mọc lên ngày nhiều dẫn tới phá giá hoạt động giao nhận vận tải khiến cho cạnh tranh ngành ngày khốc liệt - Đe dọa bất ổn trị Biển Đơng Việt Nam Trung Quốc 3.2 Phương hướng phát triển Sotran HN năm tới 3.2.1 Công tác kinh doanh 66 • Đẩy mạnh mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Sales Marketing, đặc biệt trọng thị trường EU, Mỹ, Nam Mỹ Đông Nam Á…Tiếp tục khẳng định thương hiệu SOTRANS • Phát triển hoạt động chăm sóc khách hàng, phối kết hợp Sales Marketing • Tổ chức chương trình hội nghị nhằm nâng cao kiến thức khả giao tiếp cơng ty • Xây dựng chương trình tạo mơi trường làm việc hứng khởi, nâng cao hiệu công việc 3.2.2 Cơng tác nhân • Xây dựng triển khai phương pháp đánh giá hiệu nguồn nhân lực qua hệ thống KPI • Hồn thiện chương trình đào tạo nội bộ, đẩy mạnh cơng tác đào tạo chỗ • Triển khai chương trình đảm bảo khuyến khích người lao động • Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 3.2.3 Cơng tác kế tốn tài • Kiểm sốt chặt chẽ dịng tiền Xây dựng phương pháp tiếp tục cắt giảm chi phí • Kiểm sốt cơng nợ, phịng ngừa rủi ro tài • Tìm kiếm nguồn vốn cần thiết đáp ứng cho hoạt động đầu tư công ty 3.2.4 Công tác nghiên cứu phát triển • Tập trung đẩy mạnh cơng tác nghiên cứu áp dụng công nghệ thông tin đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh • 3.2.5 Cơng tác kiểm sốt nội • Hồn thiện quy trình hoạt động cơng ty • Tăng cường kiểm tra, giám sát ngăn chặn rủi ro xảy hoạt động đơn vị • Bảo đảm tuân thủ pháp luật quy chế, quy trình nghiệp vụ quy định nội 3.3 Một số giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận hàng NK SOTRANS HÀ NỘI 3.3.1 Đầu tư cải tiến nâng cấp sở vật chất, kỹ thuật 67 Mục tiêu: • Để tăng khả cạnh tranh nâng cao hiệu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập thời gian tới Sotrans Logistics cần phải đầu tư sở hạ tầng cách triệt để, tăng cường phương tiện kinh doanh đại, đủ lớn để hỗ trợ đắc lực cho hoạt động giao nhận đáp ứng biến động nhu cầu thị trường, đồng thời góp phần nâng cao uy tín khách hàng Nội dung: • Cơng ty cần phải nhanh chóng đầu tư mở rộng nơi làm việc cho thoáng mát rộng rãi cho nhân viên; Đầu tư cải tạo hệ thống mạng lưới máy vi tính trang thiết bị khác phục vụ văn phòng, giúp cho cơng việc truy cập tìm kiếm thơng tin dễ dàng • Đầu tư xây dựng thêm hệ thống kho hàng kiên cố, có sức chứa lớn bố trí thuận lợi cho việc chuyên chở hàng • Mặt hàng kho hàng phân theo khu vực giúp cho khách hàng nhận biết hàng nằm vị trí cách nhanh chóng • Chủ động việc vận chuyển Container linh hoạt với giá cước phù hợp với khách hàng, đảm bảo khâu chuyên chở Container xe tải từ nơi đóng hàng ngược lại lúc, tránh tình trạng lưu kho, lưu bãi • Cần đầu tư thêm trang thiết bị văn phịng máy vi tính cho nhânviên, số lượng máy văn phịng cịn thiếu • Với số lượng hàng hóa giao nhận xuất nhập hàng năm lớn Công ty cần đầu tư thêm đội xe vững mạnh đảm nhiệm việc chuyên chở hàng hóa phục vụ tốt cho khách hàng Giảm chi phí hoạt động giao nhận, tăng doanh thu lợi nhuận cho Cơng ty • Đổi cơng nghệ thông tin, phát triển công nghệ thông tin công ty phải đảm bảo hệ thống tổ chức, trang thiết bị sử dụng phần mềm phận công ty ... tập công ty với đề tài: ? ?Thực trạng hoạt động giao nhận hàng nhập Công ty CP Kho Vận Sotrans – Chi nhánh Hà Nội (Sotrans Hà Nội) giai đoạn 2013-2015” 2 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ GIAO NHẬN HÀNG... TÍCH THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI SOTRANS HÀ NỘI GIAI ĐOẠN 2013- 2015 2.1 Giới thiệu Công ty CP Kho Vận Miền Nam (Sotrans) – Sotrans Hà Nội 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Sotrans. .. trình giao nhận Sotrans Hà Nội 57 2.2.4 Thuận lợi khó khăn q trình giao nhận hàng hóa nhập Sotran Hà Nội .59 2.3.2 Đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng NK Sotran Hà Nội giai đoạn 2013-2015