Các dạng bài tập của môn Hệ thống thông tin kế toán 2. Gồm vẽ sơ đồ lưu đồ.CHu trình chi phí.Chu trình doanh thu.Kiểm soát nội bộ.Các dạng bài tập của môn Hệ thống thông tin kế toán 2. Gồm vẽ sơ đồ lưu đồ.CHu trình chi phí.Chu trình doanh thu.Kiểm soát nội bộ.Các dạng bài tập của môn Hệ thống thông tin kế toán 2. Gồm vẽ sơ đồ lưu đồ.CHu trình chi phí.Chu trình doanh thu.Kiểm soát nội bộ.
Trang 1BÀI TẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Chương 1 Tổng quan hệ thống thông tin kế toán
Bài 1 Trình bày sự giống nhau và khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu
Bài 2 Điền các nội dung phù hợp vào các ký hiệu dưới đây
Bài 3 Hãy vẽ lưu đồ; Sơ đồ dòng dữ liệu trình bày các nội dung sau:
Sau khi nhận phiếu xuất hàng do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng” 3 liên: Liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; Liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi cho kế toán
Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào các thông tin này lập “Hoá đơn bán hàng” 2 liên và lưu giấy gửi hàng tại bộ phận lập hoá đơn Liên 1 hoá đơn bán hàng gửi cho người mua, liên 2 gửi cho kế toán
Lập đặt hàng
mua
2
Yêu cầu nguyên
vật liệu
Phân xưởng sản
xuất
A 1
Người
bán
B 2
E
Nhập hàng Ghi thẻ kho
Nhận hàng tay 3 tại kho
Bộ phận nhận hàng ghi chú nhận hàng lên đặt hàng mua
Giấy giao hàng
Ghi chú nhận hàng lên đặt hàng
Giấy giao hàng
C 2
Người bán
D
D
Trang 2Định kỳ, kế toán đối chiếu “Phiếu gửi hàng” và “Hóa đơn bán hàng”, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng
Bài 4 Vẽ DFD cấp tổng quát và các cấp chi tiết; Vẽ lưu đồ mô tả qui trình dưới đây
Để đăng ký một môn học mới, mỗi sinh viên phải hoàn thành bản đăng ký học và gửi tới phòng ghi danh (bằng e-mail) Một nhân viên tại phòng ghi danh nhập bản đăng ký của sinh viên vào hệ thống Hệ thống kiểm tra dữ liệu sinh viên và dữ liệu đóng học phí (thuộc phân hệ kế toán phải thu) để đảm bảo sinh viên không nợ học phí Sau đó, hệ thống kiểm tra xem sinh viên đã hoàn thành các môn học bắt buộc trước môn đăng ký hay chưa Tiếp theo, hệ thống kiểm tra xem lớp học còn chỗ hay không Nếu đủ tất cả các điều kiện trên thì hệ thống sẽ thêm mã sinh viên vào danh sách lớp học môn đăng ký
Nếu sinh viên nợ học phí thì một phiếu nhắc nợ học phí sẽ gửi tới sinh viên kèm cùng báo cáo đăng ký môn học bị từ chối Nếu vì các lý do khác thì sinh viên cũng nhận được thông báo từ chối nhận đăng ký và các lý do từ chối Nếu sinh viên được chấp nhận đang ký thì sẽ nhận được thông báo lớp học, thời gian, địa điểm
Hệ thống lập báo cáo đăng ký môn học vào cuối mỗi ngày và gửi cho người phụ trách phòng đào tạo
Bài 5 Vẽ lưu đồ chứng từ cho những xử lý được trích trong qui trình xử lý nghiệp vụ bán hàng:
Căn cứ vào đặt hàng của người mua, bộ phận bán hàng lập hợp đồng bán hàng gồm 6 liên (liên 7 sẽ được lập nếu là đặt hàng đặc biệt) Sau đó bộ phận bán hàng gửi liên 5 cho phòng tín dụng để phê chuẩn điều kiện bán chịu; liên 6 gửi cho khách hàng để thông báo; Số còn lại lưu tạm thời theo số thứ tự
Sau khi phê chuẩn điều kiện bán chịu, phòng tín dụng trả lại liên 5 cho bộ phận bán hàng Lúc này liên 1 và 2 cũng được gửi cho bộ phận lập hóa đơn; liên 3 cho bộ phận kho và liên 4 cho bộ phận gửi hàng Nếu liên 7 được lập, nó sẽ được gửi tới bộ phận SX
Bài 6 Hãy vẽ lưu đồ tóm lược các thủ tục xử lý sau trong nghiệp vụ bán chịu:
Bộ phận gửi hàng lập 4 liên giấy gửi hàng để làm thủ tục gửi hàng Liên 1 gửi cho khách hàng kèm cùng hàng hoá; Liên 2 gửi bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi kế toán hàng tồn kho, liên 4 gửi kế toán thanh toán
Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn lập 2 liên hoá đơn bán hàng, liên 1 gửi bộ phận kế toán thanh toán, liên 2 gửi khách hàng
Sau khi nhận các chứng từ trên, kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết thanh toán Định kỳ, đối chiếu các chứng từ trên và lưu theo tên khách hàng
Bài 7 Chọn câu trả lời đúng nhất
1 Một sơ đồ dòng dữ liệu (Logic) thể hiện
a Cách nhìn vật lý của dữ liệu
Trang 3b Cách nhìn Logic của xử lý và luân chuyển dữ liệu
c Các tình huống quyết định trong một chương trình máy tính
d Một hệ thống thiết bị phần cứng của máy tính
2 Phát biểu nào sai
a Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích được sử dụng để mô tả một vài khía cạnh của một hệ thống theo cách logic, ngắn gọn, rõ ràng
b Lưu đồ sử dụng một bộ các ký hiệu chuẩn để mô tả bằng hình các luân chuyển dữ liệu trong một hệ thống
c Lưu đồ rất dễ vẽ và sửa bằng công cụ phần mềm vẽ lưu đồ
d Lưu đồ hệ thống là một bài tường thuật bằng từ một hệ thống thông tin
e Một lưu đồ chương trình trình bày xử lý logic trong một chương trính máy tính
3 Lựa chọn nào không phải là hướng dẫn để vẽ lưu đồ một cách Logic, dễ hiểu, rõ ràng, ngắn gọn
a Phân chia lưu đồ thành nhiều cột có tiêu đề cột
b Vẽ tất cả các thông tin luân chuyển trừ các hoạt động xử lý thông tin, đặc biệt các hoạt động xử lý thực tế diễn ra nhưng không đảm bảo kiểm soát
c Thiết kế các lưu đồ theo chiều luân chuyển từ trên xuống dưới, từ trái phải
d Mỗi ký hiệu xử lý nên có một ký hiệu đầu vào và một ký hiệu kết thúc
Chương 2 TỔ CHỨC DỮ LIỆU
Bài1 Chọn câu trả lời đúng nhất
1 Ai có trách xây dựng chính sách chung liên quan tới việc lưu trữ, sử dụng và bảo dưỡng tất cả các dữ liệu của tổ chức
a Người quản trị dữ liệu (Data Administrator)
b Người quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Administrator)
c Người lập trình các chương trình ứng dụng
d Kế toán trưởng
2 Chương trình phần mềm điều khiển một hệ thống cơ sở dữ liệu gọi là
a Người quản trị cơ sở dữ liệu – DBA (Data Base Administrator)
b Hệ quản trị cơ sở dữ liệu – DBMS (Data Base Management Administrator)
c Ngôn ngữ chuyển dữ liệu – DML ( Data Manipulation Language)
d Ngôn ngữ định nghiã dữ liệu – DDL (Data Definition language)
3 Nội dung nào sau đây là ví dụ tiêu biểu cho xử lý theo lô
a Các dữ liệuđược xử lý định kỳ để xác định việc thanh toán
b Tất cả các hoá đơn mua hàng trong nhóm được xử lý một lần để cập nhật tập tin phải trả người cung cấp
c Cả a và b
d Không a, không b
4 Các chứng từ được tập hợp thành nhóm trước khi xử lý là một đặc tính của
a Xử lý theo lô
b Xử lý ngay theo thời gian thực (On-line real-time )
Trang 4c Cả a và b
d Không a, không b
5 Thông thường, mối liên kết giữa tập thực thể hoá đơn bán hàng và tập thực thể hàng tồn kho là
a Một – một
b Một – nhiều
c Nhiều – một
d Nhiều – nhiều
Bài 2 Hiện nay đơn vị cĩ khoảng 90 nguyên vật liệu cụ thể được chia làm 3 loại vật liệu chính,
vật liệu phụ và bao bì đĩng gĩi Mỗi loại cĩ 3 phân nhĩm vật liệu nhỏ Vì yêu cầu chất lượng sản phẩm sản xuất rất nghiêm ngặt nên mỗi loại vật liệu mua về ban đầu cần được phân loại theo mục đích sản xuất và khơng được sử dụng lẫn lộn Hiện doanh nghiệp cĩ 2 mục đích sản xuất cho sản phẩm xuất khẩu và cho sản phẩm dùng nội địa Kế hoạch sắp tới đơn vị sẽ mở rộng mỗi loại vật liệu lên khoảng 100 nguyên vật liệu cụ thể
Yêu cầu: Hãy xây dựng mã số nguyên vật liệu phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu quản
lý của vật liệu của đơn vị Lưu ý cần trình bày rõ phân tích, cấu trúc mã và cho một ví dụ m cụ thể
Chương 3 KIỂM SỐT HỆ THỐNG THƠNG TIN
Bài 1 Phân loại các chính sách, thủ tục kiểm soát sau đây theo kiểm soát ngăn ngừa hoặc
kiểm soát phát hiện và giải thích chúng ngăn ngừa hay phát hiện ruỉ ro, gian lận thế nào
a Huấn luyện
b Khoá cẩn thận các chứng từ kế toán (chứng từ trắng)
c Ban hành hệ thống tài khoản kế toán
d Luân phiên thay đổi công việc
e Lập “Kiểm soát số tổng”
Bài 2 Hãy xác định các cặp công việc nào dưới đây không đảm bảo nguyên tắc bất kiêm
nhiệm Hãy giải thích việc xác định này
a Thủ kho vật tư và trưởng phòng vật tư
b Thủ kho và nhân viên lương
c Trưởng phòng vật tư và nhân viên lương
d Phụ trách tài chính và kế toán trưởng
e Kế toán phải thu và thủ quỹ
Bài 3 Hệ thống kế tóan hiện hành được cho là hợp lý khỏang 90% và nếu rủi ro xẩy ra thì
toàn bộ thiệt hại của hệ thống là khỏang $30.000.000 Hai thủ tục kiểm sóat có thể kiểm sóat được mối đe dọa này Nếu thực hiện một mình thủ tục A mối đe dọa sẽ giảm xuống còn 6% và chi phí thực hiện thủ tục A là $100.000 Nếu thực hiện một mình thủ tục B thì chi phí thực hiện là $140.000 và rủi ro giảm xuống còn 4% Nếu thực hiện cả hai thủ tục A & B thì tổng chi phí thực hiện là $220.000 và rủi ro giảm xuống còn 2% Dựa trên phân tích kinh tế chi phí và lợi ích, bạn sẽ lựa chọn cách gì trong số các cách liệt kê sau:
1 Thực hiện một mình thủ tục A
2 Thực hiện một mình thủ tục B
Trang 53 Thực hiện cả hai thủ tục A & B
4 Không thực hiện thủ tục nào cả
Bài 4 Giải thích nguyên tắc phân chia trách nhiệm đã bị phá vỡ như thế nào trong các
tình huống dưới đây Hãy đề nghị các thủ tục cần thiết để có thể giảm rủi ro trong mỗi tình huống này.
1 Nhân viên lương nhập khống số giờ lao động cho một công nhân đã nghỉ việc tuần trước Sau đó nhân viên lương này lập SEC thanh tóan lương cho công nhân trên, giả chữ ký của công nhân trên và rút tiền từ tờ SEC này
2 Thủ quỹ nhập một hóa đơn mua hàng khống của một công ty (công ty này là của anh vợ thủ quỹ) và sau đó gửi một thanh toán điện tử cho hóa đơn này
3 Một nhân viên phân xưởng sản xuất bỏ đi khỏi phân xưởng đột ngột, mang theo nhiều nguyên vật liệu xuất từ kho và sau đó anh này ghi vào thẻ chi tiết chi phí đã dùng nguyên liệu này cho phân xưởng sản xuất Thẻ chi tiết chi phí này là căn cứ để tính giá thành sản phẩm
4 Thủ quỹ lấy tiền của khách hàng thanh tóan rồi sau đó che giấu việc lấy cắp này bằng cách không ghi việc nhận tiền trong sổ chi tiết khách hàng
Bài 5 Hãy xác định những thủ tục kiểm soát để có thể ngăn ngừa hoặc phát hiện các
tình huống sau:
1 Vì hệ thống máy tính không thể hoạt động, vì các phương tiện khác không thể có để xử lý thông tin nên không thể tính lương nhân viên; khách hàng không được lập hoá đơn bán hàng; người cung cấp không được trả tiền
2 Trong một buổi tiệc diễn ra tại phòng máy, một chai nước bị đổ và nước đã chảy ướt đĩa mềm lưu dữ liệu
3 Khi nhập liệu hoạt động thu tiền, Nhân viên kế toán phải thu do vô tình đã nhập nhầm khoản phải thu của khách hàng này vào khoản phải thu của khách hàng khác
4 Ngày công lao động trong tháng của một nhân viên là 23 ngày nhưng nhân viên nhập liệu đã nhập số ngày công là 32
5 Nhân viên điều hành hoạt động của máy có thể truy cập tơí chương trình tính lương và sửa đổi nó để làm tròn phần tiền lẻ trong tiền lương của mỗi nhân viên và chuyển phần tiền lẻ này vào một tài khoản khác Sau đó nhân viên điều hành này đã chuyển tiền từ tài khoản khác đó vào tài khoản cá nhân của anh ta
Bài 6 Hãy đưa ra các đề nghị có thể kiểm soát các gian lận của nhân viên cho từng tình
huống độc lập sau (trong cả 2 trường hợp hệ thống xử lý bằng tay và xử lý bằng máy)
1 Tại gian hàng bán thiết bị nghe nhìn của một cửa hàng bán lẻ có hiện tượng bị hao hụt hàng hóa một cách bất thường Sau một quá trình tìm hiểu cẩn thận, kiểm toán viên đã phát hiện ra thường xuyên có một khách hàng mua một số lượng lớn các thiết
bị điện tử lặt vặt và người khách này chỉ tính tiền với một nhân viên tính tiền cố định (gian hàng có nhiều nhân viên tính tiền ở nhiều quầy tính tiền khác nhau) Điều tra
Trang 6thêm đã bộc lộ rằng, nhân viên tính tiền và khách hàng thông đồng với nhau ăn cắp một số thiết bị điện từ bằng cách không tính tiền và không xác định bán hàng của một số trong số các hàng hóa mà khách đã chọn
2 Nhân viên kế toán phải trả đã thực hiện gian lận bằng cách photo các chứng từ liên quan việc mua hàng và sử dụng nó làm các thủ tục thanh toán trùng thêm một lần nữa cho nhà cung cấp nguyên vật liệu Sự thực là nhân viên kế toán này đã mở một tài khoản tại ngân hàng với tên tương tự tên nhà cung cấp để chuyển tiền thanh toán vào tài khoản này
Bài 7 Trong quá trình khảo sát ban đầu những vấn đề liên quan tới hệ thống thông tin doanh
nghiệp cũng như các chính sách kế toán của doanh nghiệp, kiểm toán viên đã ghi nhận được một số tình huống sau Hãy xác định và giải thích những vấn đề không tốt liên quan tới các yếu tố của môi trường kiểm soát
1 Ban kiểm toán của công ty gồm một kết hợp kế toán trưởng, thủ quỹ, phó giám đốc tài chính và giám đốc lập kế hoạch của doanh nghiệp
2 Thủ quỹ là người 3 năm trước đã thực hiện một gian lận thương mại trong nội bộ doanh nghiệp
3 Phó giám đốc tài chính quản lý đội gồm 5 kiểm toán viên nội bộ
4 Tất cả các ủy quyền quản lý gần như tập trung vào 3 anh em ruột bao gồm giám đốc điều hành (chief executive officer), chủ tịch (president), phó giám đốc tài chính (financial vice president) (công ty cổ phần)
Bài 8 Bảng sau bao gồm 2 cột mô tả các thủ tục kiểm soát (cột bên trái) và các giải thích
nội dung thủ tục này (cột bên phải) Hãy xác định giải thích phù hợp nhất cho mỗi thủ tục kiểm soát (Lưu ý, mỗi thủ tục chỉ có một giải thích phù hợp)
THỦ TỤC KIỂM SOÁT GIẢI THÍCH
1 Giá trị mặc định
(default values)
2 Phương pháp mặc định
(default option)
3 Tổng Hash
4 Kiểm tra tính đầy đủ
5 Kiểm tra hợp lệ
(validity check)
6 Kiểm tra giới hạn
A Nhập lại dữ liệu không hợp lệ đã được sửa chữa
B Kiểm tra các vùng kiểu số để dựa trên qui định giới hạn cao hoặc thấp
C Kiểm tra đảm bảo 1 vùng dữ liệu phải có ký tự, không được ở tình trạng trống
D Tự động điền một giá trị mặc định nếu vùng dữ liệu
bị để trống và có thể sửa chữa giá trị được
E Xử lý theo một phương pháp xác định trước trừ khi nghiệp vụ nhập qui định việc xử lý với gia trị khác hay theo cách khác
F Trả lại ngay những dữ liệu đầu vào cho người gửi để
so sánh và chấp nhận
G Cung cấp một tổng kiểm soát để so sánh với tổng giá trị các mẫu tin được xử lý
H Một số không có ý nghĩa được hình thành từ tổng những số của vùng dữ liệu không tài chính
Trang 7I Một kiểu của tổng số kiểm soát được dùng để xác định số lượng các chứng từ hoặc nghiệp vụ trong một kỳ thời gian xác định
J Kiểm tra các ký tự trong một vùng được mã hóa dựa trên một bộ tiêu chuẩn hợp lệ các giá trị, hình thức hay giá trị của ký tự
Bài 9 Công ty An Bình bán hàng hoá giảm giá Toàn bộ hệ thống kế toán được xử lý bằng
máy Oâng Thanh chịu trách nhiệm điều hành và giám sát hoạt động của hệ thống máy với 10 nhân viên dưới quyền
Hệ thống tổ chức nhập liệu trực tiếp (on line) và xử lý ngay (real time)
Hệ thống xử lý kế toán phải trả như sau Nhân viên kế toán phải trả đối chiếu hoá đơn mua hàng với đặt hàng mua và phiếu nhập kho Nếu các số liệu phù hợp, kế toán nhập các dữ liệu về hoá đơn mua hàng và cập nhật thông tin phải trả người bán từ Menu kế toán phải trả Khi thanh toán tiền, kế toán phải trả in SEC thanh toán, người quản lý tài vụ ký SEC thanh toán và gửi SEC cho người bán Để đảm bảo an toàn, hệ thống sử dụng mật mã cho việc in SEC và thanh toán này
Tuy nhiên Oâng Thanh có thể truy cập vào bất cứ tài khoản người cung cấp nào trong hệ thống từ phần quản trị hệ thống Sau một thời gian dài, người ta mới phát hiện rằng ông Thanh đã thực hiện in và thanh toán cho rất nhiều người bán không có thực
Theo bạn, thủ tục nào để có thể ngăn ngừa, phát hiện gian lận trên
Bài 10 Công ty sản xuất giầy da có một phòng máy tính rất lớn Các hoạt động bán hàng, kế
toán được theo dõi tự động qua hệ thống máy tính Hệ thống xử lý thông tin (máy tính và chương trình xử lý) được phát triển đúng theo nguyên tắc và đã được thử nghiệp đầy đủ và đúng phương pháp nhằm đảm bảo đạt mục tiêu kiểm soát xử lý thông tin và nghiệp vụ Hệ thống đã được thử nghiệm và chấp thuận
Oâng John là kiểm toán viên nội bộ của công ty Kết quả của một cuộc điều tra bất thường cho thấy có rất nhiều khách hàng ảo trên sổ chi tiết với số dư phải thu, mỗi khách hàng nợ trên 1.000USD Oâng John không thể tìm được các khách hàng này theo như thông tin có trong danh sách khách hàng Ví dụ, ông John muốn tiếp xúc với một khách hàng có tên là Smith Day và thật bất ngờ, địa chỉ của người này là một địa chỉ và số điện thoại ma Điều tra thêm cho biết rằng không có dữ liệu nào liên quan giới hạn bán chịu và chấp thuận bán chịu cho những khách hàng này trong CSDL
Ngoài ra Oâng John còn phát hiện được tất cả các khách hàng này đều có nợ quá hạn trên 12 tháng Tuy nhiên khôngbiết vì lý do gì, không có khách hàng nào trong số trên đưiợc liệt kê trong bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ
Yêu cầu:
1 Đây là kiểu gian lận gì? Những cá nhân nào có thể tham gia trong gian lận này
Trang 82 Theo ý kiến của bạn, giải pháp nào để ngăn ngừa loại gian lận này
Bài 11 Những thủ tuc kiểm soát nào có thể ngăn ngừa, phát hiện các tình huống sau trong
môi trường xử lý bằng máy
a Lập trình viên của công ty đã tiếp cận được tập tin dữ liệu về lương của doanh nghiệp, sửa chữa dữ liệu lương này để sửa số lương anh ta được hưởng cao hơn thực tế
b Trong quá trình nhập liệu tiền thanh toán của khách hàng, số tiền 20.789.897 đồng đã bị nhập nhầm số 0 thành chữ “O” Kết quả nghiệp vụ không được xử lý chính xác, báo cáo công nợ khách hàng bị sai
c Khi nhập đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên nhập liệu đã ghi sai mã số hàng hoá nên đặt hàng 50 máy tính của khách hàng bị thay thế bằng 50 màn hình; Ngoài ra anh ta cũng bỏ sót không nhập địa chỉ giao hàng
d Nhân viên kế toán phải trả đã nhập máy một hoá đơn mua hàng khống của công ty anh trai của cô ta, sau đó nhân viên này tiến hành các thủ tục về giấy tờ để thanh toán cho hoá đơn này
e Nhân viên bán hàng đã sửa giá bán hàng hóa thấp xuống để bán cho người quen
Bài 12 Nhận xét cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp nhỏ sản xuất đồ chơi Hãy xây dựng lại cơ
cấu tổ chức để đảm bảo kiểm soát về phân chia trách nhiệm tốt hơn (Nếu cần thiết, bạn có thể bổ sung thêm 2 vị trí công việc mới)
Quản lý tài chính
Giám đốc
Quản lý hàng
tồn kho
Quản đốc phân xưởng sản xuất
Kho hàng
Mua hàng
Kế toán hàng
tồn kho
Phân xưởng sản xuất
Kế toán chi phí
Chấm công Tính lương
Bán hàng
Chấp thuận bán chịu
Lập hóa đơn
Quản lý bán hàng
Thủ quỹ
Kế toán phải thu Kế toán phải trả
Trang 9Chương 4 KẾ TOÁN THEO CHU TRÌNH
Bài 1 Bạn được mời xem xét các kiểm soát nội bộ liên quan tới hoạt động mua hàng, nhận
hàng, dự trữ hàng và xuất nguyên vật liệu Các hoạt động trên được tiến hành như sau
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là các thiết bị điện đắt tiền nên được bảo quản trong phòng kho luôn khóa kín Nhân sự tại bộ phận kho hàng bao gồm một tổ trưởng và bốn nhân viên Các nhân sự này đều là những người được huấn luyện đầy đủ, đủ năng lực cho công việc phù hợp và có hợp đồng đầy đủ với doanh nghiệp Nguyên vật liệu chỉ được xuất kho khi có các chấp thuận bằng giấy hoặc bằng miệng của quản đốc phân xưởng sản xuất
Đơn vị không tổ chức hạch toán kê khai thường xuyên nguyên vật liệu Vì vậy, nhân viên kho hàng cũng không ghi chép thường xuyên nguyên vật liệu tăng do nhận cũng như giảm
do xuất Để bù đắp việc không ghi chép thường xuyên trên, hàng tháng nhân viên kho hàng kiểm kê hàng tồn và việc kiểm kê này được giám sát chặt chẽ
Sau khi kiểm kê, tổ trưởng kho hàng đối chiếu số lượng tồn kho với mức dự trữ tối thiểu được xác định trước và lập yêu cầu mua hàng để bổ sung tới mức dự trữ tối thiểu cho những
nguyên vật liệu tồn thấp hơn điểm mức dự trữ tối thiểu Yêu cầu mua hàng này được gửi cho kế toán phải trả
Cûăn cứ yêu cầu mua hàng, kế toán phải trả lập đặt hàng mua và gửi cho nhà cung cấp mà doanh nghiệp thường mua
Khi nguyên vật liệu về tới doanh nghiệp, nhân viên kho hàng sẽ nhận hàng, đếm hàng và chấp thuận hàng mua dựa vào giấy gửi hàng của nhà cung cấp Tất cả các giấy gửi hàng của người bán được lưu tại kho hàng để lập phiếu nhập kho
Yêu cầu
1 Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
2 Vẽ lưu đồ hệ thống về qui trình xử lý trên
3 Mô tả những yếu kém trong kiểm soát nội bộ cũng như các rủi ro liên quan và đưa ra những giải quyết khắc phục các yếu kém trên
Trang 10Bài 2 Thủ tục mua hàng tại cơng ty Branden Company như sau:
Yêu cầu mua nguyên vật liệu (được chấp thuận bởi trưởng phân xưởng sản xuất) được chuyển cho bộ phận mua hàng
Nhân viên mua hàng lập 3 liên đặt hàng ( được đánh số trước) Liên gốc gửi cho người bán, liên 2 gửi bộ phận nhận hàng để thông báo về hoạt động mua hàng Liên 3 lưu tại bộ phận mua hàng
Khi nguyên vật liệu về, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho Nguyên vật liệu về được chuyển trực tiếp xuống kho hàng kèm cùng 1 liên phiếu nhập kho Liên khác của phiếu nhập kho kèm cùng đặt hàng mua gửi tới bộ phận mua hàng Phiếu nhập kho liên 3 được gửi cho phòng kế toán
Hoá đơn mua hàng được gửi trực tiếp cho nhân viên mua hàng Người này kiểm tra nội dung và các tính toán trên hoá đơn; sau đó đối chiếu với đặt hàng và phiếu nhập kho nhằm kiểm tra số lượng đặt hàng, số lượng nhận hàng và chấp thuận việc thanh toán
Hoá đơn được chấp thuận sau đó được chuyển cho phòng kế toán Kế tốn thực hiện các thủ tục thanh toán như lập chứng từ thanh toán (voucher), ghi vào Voucher register và lưu hoá đơn theo ngày cần thanh toán
Yêu cầu:
1 Xác định những yếu kém trong hoạt động mua hàng tại cơng ty Branden và giải thích những rủi ro có thể xẩy ra
2 Đề nghị những thủ tục kiểm soát để sửa chữa những yếu kém trên
Bài 3 Oâng John, kế toán trưởng công ty Lankar Company quyết định công ty cần thiết kế lại
chứng từ đặt hàng mua và một chứng từ riêng biệt để ghi nhận việc nhận hàng Đó là vì hiện nay một liên đặt hàng mua được dùng đồng thời như phiếu nhập kho để ghi nhận việc nhận hàng bằng cách nhân viên nhận hàng ghi số lượng nhận trên liên đặt hàng mua này Ngoài ra hiện nay đã xẩy ra một số sai sót trong đặt mua nguyên vật liệu và sai sót trong ghi nhận việc nhận hàng Oâng John tin rằng tất cả những sai sót trên là do đặt hàng mua hiện nay được thiết kế dở và do việc dùng bản sao đặt hàng mua làm phiếu nhập kho
Mẫu sau trình bày bản phác thảo đặt hàng mua và phiếu nhập kho Cách sử dụng các chứng từ được đề nghị như sau:
Đặt hàng mua được lập dựa trên yêu cầu mua hàng, và người quản lý bộ phận mua hàng ký duyệt Sau đó liên gốc và một liên khác của đặt hàng mua được gửi cho người cung cấp
Phiếu nhập kho có kích thước 5 x 8 inches ( 12,5 cm x20,5 cm) và được đánh số trước Nhân viên nhận hàng sẽ lập nhiều liên phiếu nhập kho