Tiểu luận môn hành vi tổ chức Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông

DANH SÁCH VÀ NHIỆM VỤ CÁC THÀNH VIÊN STT Thành viên Lê Thị Hồng Nhung Nhiệm vụ Tìm hiểu khái nhiệm truyền thơng giao tiếp Nguyễn Bích Giang mơ hình truyền thơng Nguyễn Quốc Bửu Tìm hiểu yếu tố ảnh hưởng mơ hình Nguyễn Hải Đăng truyền thông Cao Quốc Thịnh Tìm hiểu phương pháp cải thiện truyền Võ Trọng Nghĩa thông Tổng hợp tài liệu chỉnh Nguyễn Trung Hưng sửa biên tập thành báo cáo hoàn chỉnh MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU I Truyền thông giao tiếp Khái niệm Mơ hình truyền thơng II Những yếu tố ảnh hưởng mơ hình truyền thông Nhân tố chủ quan Nhân tố khách quan III Những phương pháp cải thiện truyền thông Mơ hình chiến lược truyền thơng giao tiếp Các nguyên tắc nhằm tăng hiệu truyền thông KẾT LUẬN LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, xã hội lồi người khơng ngừng có bước đột phá mạnh mẽ nhiều mặt (kinh tế, văn hoá, khoa học kĩ thuật…) Mức sống người dân không ngừng nâng cao Nhu cầu thơng tin giải trí ngày nhiều người đòi hỏi vai trò lớn truyền thông việc cung cấp thông tin, truyền thông đưa loài người sang chương mới, văn minh mới: văn minh thông tin Trong giao tiếp hàng ngày, giao tiếp truyền thông phần thiếu hoạt động xã hội Dù hồn cảnh người phải thơng tin cho Truyền thông giao tiếp giúp cho người trao đổi thơng tin với qua người hiểu nhau, lại xuất tình trạng hiểu nhầm lẫn nhau? Những yếu tố, nhân tố ảnh hưởng q trình truyền thơng giao tiếp? Đó vấn đề mà nhóm chúng em nghiên cứu tiểu luận I TRUYỀN THƠNG GIAO TIẾP: Khái niệm: Truyền thơng giao tiếp tiến trình trao đổi thơng điệp có lời khơng lời nhằm để hiểu, phát triển ảnh hưởng đến mối quan hệ người người Truyền thơng (communication) q trình chia sẻ thơng tin Truyền thông kiểu tương tác xã hội có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ qui tắc tín hiệu chung Ở dạng đơn giản, thông tin truyền từ người gửi tới người nhận Ở dạng phức tạp hơn, thông tin trao đổi liên kết người gửi người nhận Phát triển truyền thông phát triển trình tạo khả để người hiểu người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa âm biểu tượng, học cú pháp ngôn ngữ Truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, mục tiêu Nội dung truyền thông bao gồm hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa lời khuyên hay mệnh lệnh, câu hỏi Các hành động thể qua nhiều hình thức động tác, phát biểu, viết, hay tin truyền hình Mục tiêu cá nhân khác hay tổ chức khác, chí người/tổ chức gửi thơng tin Có nhiều cách định nghĩa lĩnh vực truyền thơng, truyền thơng khơng lời, truyền thông lời truyền thông biểu tượng Truyền thông không lời thực thông qua biểu nét mặt điệu Khoảng 93% “ý nghĩa biểu cảm” mà cảm nhận từ người khác qua nét mặt tơng giọng 7% cịn lại từ lời nói mà nghe Truyền thông lời thực truyền đạt thông điệp ngôn từ tới người khác Truyền thông biểu tượng thứ định sẵn ý nghĩa thể ý tưởng định ví dụ quốc huy quốc gia Hội thoại cá nhân thường xuất theo cặp nhóm với qui mơ khác Qui mơ nhóm tham gia thường tác động tới chất hội thoại Trun thơng nhóm nhỏ thường diễn ba đến mười hai cá nhân khác biệt với trao đổi qua lại nhóm lớn cơng ty hay cộng đồng Hình thức truyền thơng hình thành từ cặp hay nhiều hơn, thông thường đề cập tới mơ hình tâm lý học thơng điệp truyền từ người gửi đến người nhận qua kênh thông tin Ở cấp độ lớn nhất, truyền thông đại chúng chuyển thông điệp tới lượng lớn cá nhân thông qua phương tiện thơng tin đại chúng Q trình truyền thơng diễn liên tục Khi bạn ngồi n lặng góc phịng, mặc cho người xung quanh nói hay làm gửi tín hiệu truyền thơng khơng lời cho người xung quanh (cho dù vô tình hay cố ý) Bởi truyền thơng q trình gửi nhận thơng tin, mốc phát triển truyền thông thường gắn liền với tiến công nghệ Mơ hình truyền thơng: Mơ hình truyền thơng giúp nhận biết hiểu thành phần nhân tố xuất q trình truyền thơng di chuyển dịng thơng tin mơ hình Nhìn vào hình, ta thấy truyền thơng diễn Theo mơ hình này, thấy luồng thơng tin chuyển theo bước sau: (1) Người gửi xây dựng thông điệp, mã hóa thơng điệp thành lời, cử chỉ, ngữ điệu, hay biểu tượng, ký hiệu khác (2) Thông điệp mã hóa chuyển đến người nhận có chủ ý trước thông qua hay nhiều kênh truyền thông (3) Người nhận thông điệp giải mã thông điệp Lý tưởng ý nghĩa giải mã thông điệp với người gửi muốn trình bày (4) Để hoàn chỉnh hệ thống truyền tin, cần phải có phản hồi Phản hồi cách kiểm tra thành cơng q trình chuyển đổi thơng điệp Thơng điệp Nguồn Thơng điệp Mã hóa Kênh Thơng điệp Phản hồi Thơng điệp nhận mã Ta thấy có yếu tố Người gây nên sai lệch truyền thơngGiải như: - Q trình định hình thơng điệp, mã hóa - Kênh truyền thơng - Giải mã phản hồi - Các tác nhân gây nhiễu liên quan đến cấu tổ chức, xã hội tâm lý học dẫn đến sai lệch thơng điệp gửi đến người nhận II PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG: Do phức tạp q trình thơng tin, cản trở cho việc thơng tin hiệu lên ba cấp độ: cá nhân, nhóm, tổ chức Ở ta chia gồm nhân tố chủ quan nhân tố khách quan Nhân tố chủ quan • Sự bỏ sót: Do giới hạn, áp lực thời gian phương pháp truyền thông tin mà hầu hết thông điệp khơng hồn chỉnh Những thơng điệp truyền thường trình bày theo ý nghĩa dự định Người gửi truyền điểm bật thông điệp dự định, số lượng lớn thơng tin bổ sung vơ hạn • Sự lược bỏ: Sự lược bỏ khai thác thông tin liệu đặc biệt thông tin bất lợi bị loại bỏ trước truyền cho người khác Sự lược bỏ phổ biến thông tin từ lên thơng tin tích cực, thuận lợi truyền lên cấp cao tổ chức • Nhận thức có chọn lựa: Con người có xu hướng nghe số thông tin lờ số thông tin nhiều lý Chúng ta nghe thấy muốn nghe lờ tạo bất hòa nhận thức ảnh hưởng tới long tự trọng ta Con người có xu lờ thông tin mâu thuẫn với giá trị niềm tin thiết lập • Sự hiểu biết: Giữa người truyền đạt thơng tin người tiếp nhận thơng tin có hiểu biết khác thông tin truyền tải • Cảm xúc: Các cảm xúc thương, ghét, sợ, giận, mệt mỏi, thiếu tập trung, mức độ tự tin, bị phê phán, phủ nhận cảm xúc người khác, cạnh tranh ảnh hưởng tiêu cực đến truyền thông Chúng ta khó mà chịu lắng nghe người khác có cảm xúc nêu Chúng ta chịu lắng nghe người khác cảm thấy lạc quan yêu sống, tự tin thoải mái mặt tinh thần • Ngơn ngữ: Cách diễn đạt, cách dùng từ chun mơn, từ có ý nghĩa ngược lại, nghĩa hàm ý, từ có nhiều lớp ý nghĩa, từ địa phương, tiếng lóng nhóm lãnh vực hoạt động… gây cản trở nhiều cho truyền thơng • Những phán giá trị: Trong q trình truyền thơng tin, người gửi truyền thơng tin, người nghe lắng nghe, thay lắng nghe thông điệp phát ra, người nghe lại quy kết giá trị thông điệp phát triển từ chối • Sức khỏe: Sức khỏe khơng tốt dẫn đến tình trạng tập trung trình truyền thơng người nhận khơng thể ý tập trung vào điều người nói muốn truyền đạt đến • Sự q tải thơng tin: Sự q tải thông tin tượng thông tin vào vượt lực xử lý cá nhân, dẫn đến người nhận thông tin nắm bắt đâu ý mà người gửi muốn người nghe tiếp nhận Nhân tố khách quan • Mơi trường: Phịng ốc, ánh sáng, tiếng ồn, cách ngồi, thời tiết ảnh hưởng nhiều truyền thông • Hồn cảnh xã hội:Truyền thơng bị chi phối bởi: mục đích truyền thơng, vai trị địa vị xã hội, thái độ, giá trị, kinh nghiệm, niềm tin, quan điểm, khoảng cách hệ, kỳ vọng, kiến thức… • Văn hóa: Ngày tồn cầu hóa diễn nơi giới, việc truyền thơng khơng cịn nằm phạm vi nước nữa.Truyền thông xuất nước, văn hóa khác Chính đa văn hóa gây nên rào cản q trình truyền thơng như: Rào cản gây từ ngữ Rào cản gây nghĩa lóng Rào cản gây giọng điệu Rào cản gây cảm nhận khác • Kênh truyền thơng: Hiện tại, có nhiều kênh truyền thông kênh truyền thơng có đặc điểm riêng Chính đặc điểm riêng tạo nên ưu nhược điểm làm nên ảnh hưởng đến trình giao tiếp Do đó, q trình truyền thơng ta cần phải chọn kênh truyền thông phù hợp với mục đích, hồn cảnh III PHƯƠNG PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ TRUYỀN THƠNG Mơ hình chiên lược truyền thơng giao tiếp: Tương ứng với mơ hình truyền thông nhân tố gây ảnh hưởng đến q trình truyền thơng, ta sử dụng mơ hình chiến lược để truyền thơng tương ứng theo bước mơ hình truyền thơng mà đề cập Mơ hình chiến lược mang tính tổng quát để khắc phục nhân tố ảnh hưởng đến bước trình truyền thơng Mơ hình chiến lược truyền thơng giao tiếp: Bước 5: Đánh giá thông tin phản hồi để tiếp tục thành công Bước 4: Truyền đạt thông tin Bước 1: Xác định bối cảnh Bước 2: Xem xét lựa chọn phương tiện thời gian truyền thông Bước 3: Chọn lọc xếp thông tin Bước 1: Xác định bối cảnh A Xác định tình Giới hạn vấn đề • Chia nhỏ vấn đề cần trình bày Đánh giá vấn đề mối tương quan với mơi trường bên ngồi • Ý thức yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức • Cập nhật thường xuyên yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức Đánh giá bầu khơng khí văn hóa cơng ty ảnh hưởng đến vấn đề B Xác định đối tượng cần trình bày • Trực tiếp • Gián tiếp C Xác định mục tiêu bạn khán thính giả Xác định mục tiêu truyền thơng giao tiếp • Những bạn muốn người nghe thực sau nhận thông điệp Nhận thức ý định bạn • Mỗi bạn nói hay viết, bạn có hội nêu kế hoạch bạn Bước 2: Xem xét lựa chọn phương tiện thời gian truyền thông A Lựa chọn phương tiện truyền thơng phù hợp để truyền đạt thơng điệp • • • • • Thư từ, thư nội Hội họp Gọi điện thoại Email Truyền thông đa phương tiện Lưu ý: Một số vấn đề cần quan tâm lựa chọn phương tiện truyền thông      B Bản chất nội dung ( riêng tư hay mật) Thời gian chuẩn bị chi phí có liên quan Người nghe nhận thơng tin có thuận tiện khơng Thịi gian cần phải truyền đạt thơng tin Thời gian phản hồi thông tin yêu cầu Lựa chọn thời gian truyền thơng giao tiếp • Xem xét nhu cầu người nghe kết hợp với mục tiêu để chọn thời gian truyền đạt thơng tin • Khơng nên truyền thơng theo kiểu thuận tiện cho mà cần phải ý đến người nghe Bước 3: Chọn lọc xếp thông tin A Xem lại phân tích tình giao tiếp, khán thính giả mục tiêu giao tiếp B So sánh cấu trúc lựa chọn cấu trúc hiệu C Giới hạn vào điểm D Củng cố thơng điệp cơng cụ hữu hiệu • Sử dụng ý • Kết hợp sử dụng cơng cụ hỗ trợ cụ thể, sinh động Bước 4: Truyền đạt thơng tin A Phát triển kỹ viết, nói, giao tiếp làm việc theo nhóm B Chuẩn bị tồn diện C Hãy Bước 5: Đánh giá thông tin phản hồi để tiếp tục thành công A B C D Cung cấp thông tin phản hồi u cầu thơng tin phản hồi Đón nhận thông tin phản hồi Đánh giá thông tin phản hồi • Cởi mở • Cẩn thận lắng nghe, ý truyền thơng khơng lời • Tơn trọng quan điểm Các nguyên tắc nhằm tăng hiệu truyền thông Trong tổ chức để cơng tác truyền thơng có hiệu quả, người trực tiếp truyền tải thơng điệp đóng vai trị quan trọng hồn thiện thơng điệp, đem thông tin rõ ràng, rành mạch đến cho người nhận Họ phải biết lắng nghe, vượt qua rào cản cải thiện kỹ truyền thơng khả nhận thức người nhận, xác chia ý tưởng, tạo đáng tin cậy người nghe, khả kiểm soát tình trình trao đổi truyền tin, trì mối quan hệ thân thiện đồng nghiệp, phòng ban tổ chức Để khắc phục rào cản nâng cao hiệu truyền thông, cần phải thực nguyên tắc sau:  Đối với người gửi • Hiểu đối tượng truyền thơng: trình độ văn hố, phong tục tập qn, đặc điểm tâm lý đối tượng để từ có cách cư xử cho phù hợp với điều kiện hồn cảnh truyền thơng mà bạn mong đợi • Thông điệp phải lúc: Thời điểm để truyền đạt thơng tin đóng vai trị quan trọng việc người nghe có tiếp nhận hay khơng, đồng thời đánh giá tính hiệu trong thơng tin bạn cung cấp Cụ thể, bạn bàn luận báo cáo, tin tức tài chính, hay số liệu chứng khốn người nghe hồn tồn mệt mỏi, cần nghỉ ngơi tĩnh dưỡng Hoặc dễ hiểu hơn, khơng thể địi hỏi u cầu cho thân người tiếp nhận thông tin tình trạng bối, khó chịu • Mơi trường phù hợp: Chọn môi trường phù hợp tránh yếu tố tác động gây nhiễu chiếm phần trăm không nhỏ thành cơng người nói Có 10 số vấn đề, khơng thể nói cho người nghe nơi cơng cộng đơng người, mà nên nói nơi riêng tư để thuận tiện cho trình đối thoại hai chiều diễn thuận lợi Điều thể tôn trọng bạn truyền tải thông tin, giúp bạn tránh gây tổn thương đến đối phương_ đối tượng trực tiếp đón nhận thơng tin họ dễ dàng chấp nhận • Trình bày thơng điệp rõ ràng: Trình bày thơng tin trình tự logic phù hợp để đối phương lắng nghe hiểu xác Truyền đạt thơng tin cần tập trung vào vấn đề tránh mập mờ gây khó hiểu cho đối phương • Ngơn ngữ đơn giản: Ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn ẩn ý cho người nghe không hiểu Ngưởi gửi nên sử dụng cách diễn đạt đơn giản, dùng từ dễ hiểu, đơn nghĩa, xác để người nghe dễ dàng nằm bắt nội dung thông tin Tuy nhiên thuật ngữ chuyên môn từ ngữ nhiều ấn ý phù hợp người nghe hiểu cách diễn đạt xác, ngắn gọn thơng điệp mà khơng cần phải dùng nhiều lời • Làm tăng phản hồi: Việc truyền tải nội dung thơng tin bước q trình thơng tin, người nói cần khuyến khích người nhận phản hồi lại Việc phản hồi giúp ta biết người có thật nắm bắt vấn đề trao đổi hay có hiểu khơng? Từ giúp ta khẳng định lại thông tin đưa ra, tránh việc hiểu lầm thực thi sai lầm  Đối với người nhận • Lắng nghe: Giao tiếp quan hệ hai chiều người nói người lắng nghe Hãy trở thành người lắng nghe theo cách, để hiểu quan điểm tôn trọng đối phương Lắng nghe kĩ quan trọng cần phát triển cẩn thận q trình truyền đạt thơng tin hiệu Lắng nghe hiệu kết việc phát triển thấu cảm sử dụng kĩ lắng nghe hiệu Lắng nghe thấu cảm bao gồm không nhận thức đắn nội dung thơng điệp mà cịn hiểu biết thành tố cảm xúc ý nghĩa thơng điệp 11 • Khơng để cảm xúc gây ảnh hưởng: Con người thường bị ảnh hưởng nhận thức đánh giá, phán vấn đề nào, nhiều tình ta có nhận thức không tốt người gửi tin, ta thường không muốn nghe khơng thực nhiệm vụ Do đó, để q trình truyền đạt thơng tin hiệu quả, người nghe không nên để cảm xúc định suy nghĩ mà cần mục tiêu trình truyền đạt thơng tin, tổ chức • Phản hồi tích cực: Trong q trình truyền đạt thơng tin, người nghe không hiểu không nghe rõ thông điệp từ người gửi phải hỏi lại để tránh trường hợp khơng hiểu thơng tin nói gì, hay hiểu sai, hiểu nhầm, dẫn đến tình trạng khơng thực nhiệm vụ thông tin đề thực sai KẾT LUẬN Thông tin coi loại tài sản quan trọng tổ chức Đối với tổ chức hoạt động lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động dùng vào việc xử lý thông tin Trong thập kỷ gần đây, thông tin xem người cố vấn sáng suốt trung thực, đáng tin cậy thực cần thiết nhà lãnh đạo hoạt động quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp Sự phát triển hệ thống thông tin thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng làm cho người có hiểu biết nhanh, đầy đủ vấn đề quan tâm Như V.I.Lênin khẳng định: "Khơng có thơng tin khơng có thắng lợi lĩnh vực nào, khoa học, kỹ thuật sản xuất" Vì để có thơng tin tốt việc nâng cao hiệu truyền thông quan trọng Với tầm quan trọng đó, người cần trang bị kiến thức việc truyền đạt thơng tin có hiệu để áp dụng khéo léo vào sống công việc ngày Bởi thành công đến với họ biết nắm bắt thơng tin xác, chia sẻ thông tin đắn, hành động với thông tin hợp lý 12 13 ... truyền thơng - Giải mã phản hồi - Các tác nhân gây nhiễu liên quan đến cấu tổ chức, xã hội tâm lý học dẫn đến sai lệch thông điệp gửi đến người nhận II PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU... môi trường bên ngồi • Ý thức yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức • Cập nhật thường xuyên yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức Đánh giá bầu khơng khí văn hóa cơng ty ảnh hưởng đến vấn đề B Xác định đối tượng... ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG: Do phức tạp q trình thơng tin, cản trở cho vi? ??c thơng tin hiệu lên ba cấp độ: cá nhân, nhóm, tổ chức Ở ta chia gồm nhân tố chủ quan nhân tố khách quan Nhân tố chủ quan