Tiểu luận môn hành vi tổ chức Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả thực hiện công việc

Nhữngthành viên trong nhóm phải được định hướng rằng thành quả của tập thể có từ sự đónggóp tích cực của mỗi người, từ đó tạo ra môi trường làm việc hiệu quả trong công ty vàmang lại hiệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

LUẬT DINH DOANH - -

BÀI TIỂU LUẬN MÔN: HÀNH VI TỔ CHỨC

Đề tài:

Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và

hiệu quả thực hiện công việc.

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Văn Chương Nhóm thực thiện : Nhóm 12

TP.Hồ Chí Minh – Năm 2015

Danh sách nhóm và công việc cụ thể: :

Mục lục

Lời mở đầu

Chương 1: Những vấn đề chung về làm việc nhóm và nhóm làm việc hiệu quả và hiệu quả thực hiện công việc.

1.1 Làm việc theo nhóm ……… 05

1.1.1 Nhóm và sự hình thành của nhóm……… 05

1.1.2 Các giai đoạn phát triển của nhóm……… 05

1.1.3 Lợi ích khi làm việc nhóm……… 06

1.1.4 Các nguyên tắc làm việc nhóm……… 06

1.2 Nhóm hiệu quả và những đặc tính cần có của nhóm hiệu quả……… 09

1.2.1 Nhóm hiệu quả……… 09

1.2.2 Những đặc tính cần có của nhóm hiệu quả……… 10

1.3 Hiệu quả thực hiện công việc……… 10

Chương 2: Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc. 2.1.Những hiệu quả mà làm việc nhóm mang lại cho công việc……… 12

2.1.1 Tạo môi trường làm việc thân thiện……… 12

2.1.2 Huy động nguồn nhân lực……… 13

2.1.3 Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức thông qua……… 13

2.2 Làm việc nhóm gặp nhiều khó khăn có thể làm cho hiệu quả thực hiện công việc giảm……… 14

2.3 Kiến Nghị……… 14

Kếtluận……… 18

Tài liệu tham khảo

Lời mở đầu:

Trong triết lý quản lý của người Nhật hay các nước tiên tiến trên thế giới, người

ta luôn chú trọng vào phương thức làm việc nhóm (Teamwork) trong tất cả các loạihình: kinh doanh, tiếp thị, quan hệ khách hàng và đặc biệt được nhấn mạnh trong sảnxuất Đơn giản vì sản xuất là nơi tập trung mọi nguồn lực, công việc của doanh nghiệp

Trong môi trường làm việc và sản xuất theo lối cũ thì chúng ta chưa có ý thức

và tinh thần hợp tác cao trong khi làm việc tập thể, theo nhóm Trình độ tri thức, tâm lý

ỷ lại, hoặc ganh tị hoặc thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng lẫn nhau dẫn đến hiệu quảthực hiện công việc không tốt

Nhưng ngày nay, cần phải nhìn nhận rằng phương thức làm việc theo nhóm làrất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của chúng ta trong công việc Vậy làm thếnào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, nhất là tại những doanh nghiệp có số lượngcông nhân viên lớn, quy mô sản xuất rộng?

Để xây dựng một nhóm làm việc dựa trên tinh thần đồng đội, chúng ta phải tạo

ra môi trường mà các nhân viên cảm thấy tự tin, thoải mái, tự tin và tin tưởng lẫn nhau

để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu chung đã được đặt

ra Điều cơ bản, những thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tậpthể được cấp trên đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứngđáng, không có sự không rõ ràng ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người Nhữngthành viên trong nhóm phải được định hướng rằng thành quả của tập thể có từ sự đónggóp tích cực của mỗi người, từ đó tạo ra môi trường làm việc hiệu quả trong công ty vàmang lại hiệu quả thực hiện công việc cao

Nhưng như thế nào là làm việc nhóm và như thế nào hiệu quả thực hiện công

việc và mối quan hệ giữa chúng như thế nào? Với lý do trên, đề tài tiểu luận “Mối quan hệ giữa làm việc nhóm và hiệu quả thực hiện công việc” được hình thành và

giải quyết vấn đề trên

Kết cấu tiểu luận:

Chương 1: Những vấn đề chung về làm việc nhóm và nhóm làm việc hiệu quả và hiệu quả thực hiện công việc

Chương 2: Mối quan hệ giữa làm việc nhóm và hiệu quả thực hiện công việc Chương 3: Kiến nghị và kết luận.

Chương 1: Những vấn đề chung về làm việc nhóm và nhóm làm việc hiệu quả và

hiệu quả thực hiện công việc.

1.1.2 Các giai đoạn phát triển của nhóm.

Có thể chia sự phát triển của nhóm ra làm 4 bước như sau:

Hình thành: Khi thành lập một nhóm, mỗi thành viên phải xem xét một cách kỹ lưỡng

và tìm ra vị trí của mình trong nhóm Một điều không thể thiếu là thử khả năng lãnhđạo của người đứng đầu Thông thường hầu như không có nhóm nào có được sự tiến

bộ trong giai đoạn này

Bão tố: Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất của mỗi nhóm Các thành viên thường cảm

thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu sự phát triển của công việc, nhưng họ vẫn chưa cókinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự Họ có thể sẽ tranh cãi về những công việcđược giao vì phải đối mặt với những điều trước đây họ chưa bao giờ nghĩ tới và khiến

họ cảm thấy không thoải mái Tất cả “sức mạnh” của họ dành để chĩa vào các thànhviên khác, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung

Hình thành các chuẩn mực: Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong nhóm

quen dần và điều hoà những khác biệt giữa họ Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảm

dần và tính hợp tác tăng lên Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắtđầu có sự tiến bộ đáng kể trong hiệu quả công việc.

Thực hiện : Ở giai đoạn này, các thành viên đã hiểu và thích nghi được với điểm mạnh

và yếu của từng người trong nhóm mình và biết được vai trò của họ là gì Mọi người đãcởi mở và tin tưởng nhau hơn, rât nhiều ý kiến hay được nêu ra thảo luận vì họ khôngcòn e ngại như lúc đầu Họ linh hoạt sử dụng quyết định của mình như một công cụ đểhiện thực hoá những ý tưởng, ưu tiên những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết nhữngvấn đề khúc mắc Rất nhiều việc được hoàn thiện và sự gắn bó giữa các thành viêntrong nhóm là rất cao

1.1.3 Lợi ích khi làm việc nhóm.

Khi làm việc nhóm mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tớimục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định vàvạch ra phương pháp đạt được chúng:

Giải quyết được các vấn đề phức tạp về chuyên môn trong từng công việc cụthể

Thực hiện tốt các mục tiêu lớn trong những điều kiện cụ thể

Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia

Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảmthiểu các thủ tục, vướng mắc trong sự phối hợp giữa các bộ phận

Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao quyền chomột nhóm làm việc

Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng văn hóa công

sở và văn hóa doanh nghiệp

1.1.4 Các nguyên tắc làm việc nhóm.

Phải tạo sự đồng thuận

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thóiquen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm

Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí

về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức

Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị.

Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản Và bamối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:

Người bảo trợ chính của nhóm

Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan

Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm

Phát sinh những ý kiến mới.

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức

tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìnthấy Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi

Học cách ủy thác.

Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý

tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thựchiện theo ý khi được ủy nhiệm

Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và

tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ

Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu

trước khi được ủy nhiệm

Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là

hỏng to

Chia sẻ trách nhiệm

Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựngkhi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời

Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin

về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc

Tinh thần tích cực.

Mọi thành viên tham gia vào nhóm đều phải tích cực đóng góp ý kiến, kinh nghiệm, kiến thức của mình vào công việc chung của nhóm Khuyến khích mọi ngừoi đóng góp hơn là ngồi ỳ hoặc không có ý kiến gì Điều này đòi hỏi kỹ năng của ngừơi trưởng nhóm

Xác định trách nhiệm, công việc rõ ràng.

Khi đã thống nhất những điều cần thực hiện, mọi thành viên trong nhóm đều đựơc giaocông việc để thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất một cách cụ thể, rõ ràng

Không có chủ nghĩa cá nhân.

Có nhiều người luôn tự cho những ý kiến của mình là đúng Người trưởng nhómhãy cho cả nhóm biết đâu là ý kiến hữu ích thông qua các kỹ năng phân tích tính hiệu quả của từng ý kiến Tránh những cuộc cải vã không cần thiết

Sự lắng nghe.

Đây là một kỹ năng trong giao tiếp, nhất là khi thảo luận nhóm Sự lắng nghe tiếp thu ý kiến, ý tưởng của mọi thành viên sẽ giúp buổi thảo luận hiệu quả Ngừơi phátbiểu cảm thấy được tôn trọng và mạnh dạn đóng góp ý kiến của mình nhiều hơn.

Biến ý tưởng thành hành động.

Mọi cuộc thảo luận đều phải dẫn đến hành động cụ thể Bắt buộc các hành động

đó phải được cả tập thể đều hiểu và nhất trí Ở đây đòi hỏi vai trò chỉ huy và khả năng của người trưởng nhóm rất lớn

1.2 Nhóm hiệu quả và những đặc tính cần có của nhóm hiệu quả.

1.2.1 Nhóm hiệu quả.

Nhóm hiệu quả là nhóm sẽ có 4 yếu tố sau:

 Chia sẽ mục tiêu (Goals):

Tất cả thành viên trong nhóm đều nhận được thông tin đầy đủ

Các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu chung của nhóm và cùng cam kết thực hiệnmục tiêu đó

 Vai trò (Roles):

Công việc được sắp xếp một cách rõ ràng, hợp lý để đạt mục tiêu

Mọi nguồn lực của từng cá nhân đều được huy động tối đa để đạt được mục tiêuchung

Mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình

Quyền lãnh đạo được chia sẽ

 Quan hệ giữa các thành viên trong nhóm (Interpersonal):

Các thành viên trong nhóm làm việc với nhau cởi mở và chân thành

Nhóm có thời gian để đánh giá lại tình trạng của nhóm và tìm ra cơ hội để pháttriển

Linh hoạt và nhạy cảm với nhu cầu của người khác

Các ý tưởng sáng tạo được khuyến khích

 Quy trình làm việc (Processces)

Quy trình làm việc hợp lý là phân công cho các thành viên trong nhóm đúngngười đúng việc.

Người ra quyết định là người có nhiều kinh nghiệm và thông tin hơn chứ khôngphụ thuộc và thứ bậc trong nhóm

Mâu thuẫn trong nhóm được giải quyết công khai và xây dựng

1.2.2 Những đặc tính cần có của nhóm hiệu quả.

 Kỹ năng lãnh đạo của nhóm

 Các thành viên có kỹ năng thực hiện vai trò chức năng(là người lãnh đạo hoặc làthành viên)

 Nhóm được hình thành tốt và có mối quan hệ làm việc tốt giữa các thành viên

 Giá trị, mục tiêu của nhóm được hòa hợp với giá trị nhu cầu thành viên

 Các thành viên trong nhóm được động viên cao độ để đạt mục tiêu chung

 Nhóm tích cực giúp đỡ thành viên để khai thác hết tiềm năng

 Các thành viên trong nhóm giúp đỡ lẫn nhau để mỗi người đạt đến mục tiêu của

họ

 Bầu không khí làm việc thân thiện khuyến khích mọi người

 Các thành viên linh hoạt và thích ứng với những mục tiêu và thái độ của họ

 Cá nhân cảm thấy an toàn trong việc ra quyết định

1.3

Hiệu quả thực hiện công việc.

Hiệu quả thực hiện công việc có thể hiểu theo rất nhiều nghĩa, tuy nhiên cầnphân biệt hiệu quả khác với hiệu suất Hiệu suất là cách làm để đạt được hiệu quả, cònhiệu quả là cái đạt được so sánh với chi phí Công việc có kết quả cao nhưng chưa chắc

có hiệu quả nếu công việc đó mất quá nhiều công sức để thực hiện

Hiệu quả công việc có những đặc tính sau:

- Tạo môi trường làm việc thân thiện

- Huy động nguồn nhân lực

- Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức

- Hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng đã đề ra

- Làm việc với thời gian và công sức ít nhất nhưng kết quả đạt được cao nhất, sửdụng các nguồn lực mình có để đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.

Chương 2: Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc 2.1.Những hiệu quả mà làm việc nhóm mang lại cho công việc.

2.1.1 Tạo môi trường làm việc thân thiện:

Cải thiện hành vi giao tiếp:

Nhóm giúp cải thiện sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao đổi diễn rathường xuyên, mọi người trở nên thân thiện, từ đó giúp bầu không khí học tập, laođộng trở nên sôi động hơn Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đếntập thể, để cùng giải quyết các vấn đề lớn mà một người hoặc một nhóm người làmviệc độc lập, riêng rẽ không thể hoàn thành được Bầu không khí làm việc của tổ chứcthay đổi theo hướng tích cực, mọi người có thái độ thiện chí với nhau Chính vì vậy màvấn đề hóc búa thường được giải quyết dễ dàng hơn

Xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ nhau cùng phát triển:

Sau quãng thời gian lao động và học tập, đặc biệt là những công việc lặp đi lặp lại,hoặc các vấn đề cần giải quyết quá phức tạp, áp lực công việc quá cao làm cho ngườithực hiện cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, buông xuôi Khi đó, tham gia nhóm làm họtrở nên hưng phấn, họ chờ đón các hoạt động của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bịthu hút vào công việc hơn bao giờ hết, vì trong nhóm có sự hỗ trợ của đồng đội, cóđiều kiện thể hiện cá nhân, được chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn những thành viênkhác và mọi việc trước đây được xem là nhàm chán thì giờ đây, dưới cái nhìn từ mộtgóc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên mới và hấp dẫn hơn

Mở rộng hợp tác và liên hệ giữa tất cả các cấp:

Khi tham gia nhóm, các thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với nhau để tạo sựthống nhất của tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách trong các mối quan hệ Nhóm là mộttrong những cách kết nối tất cả mọi người không phân biệt chức vụ, cấp bậc

Khi mọi người cùng bắt tay cùng giải quyết các vấn đề đặt ra, lúc đó bức tường ngăncách bị phá toang, mọi người hòa nhập lại, gần gũi nhau hơn, hỗ trợ nhau cùng tồn tại

và phát triển

2.1.2 Huy động nguồn nhân lực.

 Thu hút mọi người vào công việc:

Nội dung sinh hoạt luôn đa dạng, mối quan hệ được củng cố giữa các thành viên, vấn

đề mà nhóm thường giải quyết là các vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc của mỗithành viên, vì vậy họ bị cuốn hút bởi sự hấp dẫn của công việc được tạo ra từ quá trìnhsinh hoạt nhóm

 Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng và sự tiến bộ

 Tạo cơ hội thuận lợi cho các thành viên phát huy tài năng của mình

Nhóm tạo ra cơ hội tuyệt vời để giải quyết các vấn đề công việc hằng ngày Mọingười có dịp nhóm họp, cùng suy nghĩ và đưa ra những ý kiến của mình cho việc giảiquyết các vấn đề khó khăn Quá trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc,nguyên liệu luôn xảy ra những bất trắc, khi đó vận dụng chất xám hơn nữa là chấtxám tập thể là phương thức tối ưu nhất để khắc phục những bất trắc Nhóm tạo ra cơhội vô hạn cho thành viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến mỗi thành viên nhậnthấy mình là một phần hữu cơ của tổ chức

2.1.3 Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức thông qua:

 Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo của mọi người

Nhóm tạo ra môi trường kích thích sự sáng tạo của mọi người Người ta sẽ không mạnhdạn nêu ra các ý tưởng hay ý kiến của riêng mình nếu bị cự tuyệt, hay bị chế nhạo.Thường các giải pháp khả thi nhất lại xuất phát từ những ý tưởng có vẻ lộn xộn, khôngtuân theo các quy phạm thường thấy

 Giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả lao động và học tập.

Hiệu quả học tập hay năng suất lao động bị ảnh hưởng nhiều bởi tâm lý của ngườithực hiện, khi tham gia vào nhóm, tâm lý của mỗi thành viên được cải thiện nhiều, do

đó hiệu quả học tập, năng suất lao động cũng được cải thiện đáng kể Mặt khác, khitham gia hoạt động nhóm, các vấn đề khó khăn của mỗi thành viên được đưa ra và giảiquyết bởi tập thể, do đó áp lực công việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy nhiều khíacạnh chưa tích cực trong lao động và học tập của chính mình để tự khắc phục và thayđổi cho phù hợp Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí về thời gian, vật liệu, nguyênliệu

2.2 Làm việc nhóm gặp nhiều khó khăn có thể làm cho hiệu quả thực hiện công việc giảm:

Khi làm việc theo nhóm thì cái khó khăn đầu tiên là bất đồng ý kiến, mỗi thànhviên trong nhóm đều có ý kiến của riêng mình và thường thì chỉ thấy cái thiếu sót trong

ý kiến của người khác mà không tìm ra cái đúng của nó và ngược lại cũng chỉ thấy cáiđúng của ý kiến của mình mà không thấy cái thiếu sót

Khó khăn tiếp theo là giữ sự đoàn kết trong nhóm, điều đó đôi khi không biểu hiện

ra ngoài nhưng dễ làm nhóm tan rã, mâu thuẫn giữa các thành viên xuất phát từ bất kỳmặt nào thường thì chỉ là những chuyện nhỏ nhặt nhưng nếu không xử lý khéo sẽ dẫnđến hậu quả khôn lường

Có người làm còn có người ỷ lại không chịu làm, do vậy hiểu quả công việc sẽkhông cao

2.3 Kiến Nghị.

Để xây dựng một nhóm làm việc dựa trên tinh thần đồng đội, chúng ta phải tạo ramôi trường mà các nhân viên cảm thấy tự tin, thoải mái, tự tin và tin tưởng lẫn nhau đểcùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu chung đã được đặt ra.Điều cơ bản, những thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể