tiểu luận mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc

Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm.. Các nh

M c l c ục lục ục lục

PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ 2

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM 2

1 Khái niệm nhóm 2

2 Phân loại nhóm 2

2.1 Các nhóm chính thức 2

2.2 Các nhóm không chính thức 3

3 Mô hình làm việc nhóm 3

3.1 Nhóm thuần 4

3.2 Nhóm tự chủ 4

3.3 Nhóm lai 4

3.4 Nhóm ảo 4

4 Chức năng của nhóm 4

4.1 Tạo môi trường làm việc thân thiện 5

4.2 Huy động nguồn nhân lực 6

4.3 Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức 6

II LÀM VIỆC NHÓM VÀ LÀM VIỆC ĐỘC LẬP 7

III THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM - KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN 9

1 Đối với doanh nghiệp 9

2 Đối với cấp quản lý 10

3 Đối với nhân viên 11

IV CÁC TIÊU CHÍ LÀM VIỆC NHÓM VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 12

1 Các tiêu chí làm việc nhóm 12

2 Đánh giá hiệu quả làm việc nhóm 15

V TINH THẦN LÀM VIỆC NHÓM TRONG THỰC TIỄN 16

1 Trên thế giới 16

2 Một số vấn đề trong quá trình làm việc nhóm tại Việt Nam 17

KẾT LUẬN 19

PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ

HIỆU QUẢ

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM

1 Khái niệm nhóm

Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc

Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho

sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm Nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau

Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc không quá nhiều người (5-7 người) Có chung sở thích, đam mê, giá trị và nền tảng Họp lại với nhau để hoàn thành những nhiệm vụ hay những mục tiêu ngắn và cụ thể Mỗi thành viên trong nhóm đảm trách những vai trò và hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu

đề ra.

2 Phân loại nhóm

2.1 Các nhóm chính thức

Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án

Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài

để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ

Nhóm chính thức là nền tảng quan trọng của một tổ chức, một doanh nghiệp, thể hiện dưới các hình thức sau :

 Nhóm điều hành đa chức năng ở cấp giám đốc, có trình độ chuyên môn cao

 Nhóm làm việc đa chức năng có ở tất cả mọi cấp, dùng kiến thức chuyên môn để giải quyết vấn đề và điều hành dự án

 Nhóm kinh doanh có ở tất cả mọi cấp trong một tổ chức, gồm những người có cùng chuyên môn và làm việc lâu dài nhằm đảm nhận những đề án cụ thể

 Nhóm hỗ trợ chính thức giúp quản lý chuyên môn nội bộ trong từng lĩnh vực

2.2 Các nhóm không chính thức

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như :

 Nhóm theo dự án tạm thời cùng làm việc với nhau để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể

 Nhóm tạo ra sự thay đổi thảo luận chiến lược hoặc xử lý sự cố khi một vấn đề cụ thể xảy ra chỉ một lần

 Nhóm “nóng” thảo luận lấy ý kiến đối với những đề án đòi hỏi có sự sáng tạo nhưng vẫn đảm bảo được tính độc lập và tự do phát biểu trong thảo luận

 Nhóm công tác tạm thời giải quyết không chính thức những vấn đề và công việc cụ thể trong thời gian ngắn

3 Mô hình làm việc nhóm

Làm việc theo nhóm hiện nay đã trở nên khá phổ biến Kỹ năng làm việc nhóm được coi là tất yếu cho mỗi nhân viên thế kỉ 21 Nếu cá nhân thường chỉ đảm nhiệm được một hai việc cụ thể, một nhóm lại có thể làm được nhiều việc cùng lúc với hiệu quả thường cao hơn Họ có thể tạo ra sản phẩm, cung cấp dịch vụ, thương thảo các vụ giao dịch, phối hợp nhiều dự án, cung cấp tư vấn, và ra các quyết định

Việc xây dựng tổ chức nhóm làm việc sao cho phù hợp với mục đích của công ty

là việc không đơn giản Bài viết sẽ giới thiệu bốn hình thức phổ biến để xây dựng các nhóm mà chúng ta thường thấy ở các công ty Đó là :

1 Nhóm thuần

2 Nhóm tự chủ

3 Nhóm lai

4 Nhóm ảo

3.1 Nhóm thuần

Bao gồm từ năm đến mười nhân viên trong cùng một bộ phận, làm việc theo giờ giấc và một tuần gặp gỡ nhau vài tiếng đồng hồ để thảo luận các vấn đề chung, như chất lượng, hiệu quả và môi trường làm việc

Trong nhóm thuần, các thành viên chia sẻ ý tưởng hoặc đưa ra đề xuất làm thế nào

để cải thiện phương pháp và quy trình làm việc Tuy nhiên nhóm thuần không có thẩm quyền tự ý áp dụng bất cứ thay đổi nào theo đề xuất nội bộ nhóm đưa ra nếu chưa được cấp quản lý chung thông qua

3.2 Nhóm tự chủ

Nhóm tự chủ là một nhóm người thông thường có từ mười đến mười lăm người Công việc của các thành viên nhóm có liên quan mật thiết lẫn nhau Nhóm tự chủ toàn quyền còn được tự tuyển chọn thành viên nhóm mình, và việc đánh giá công việc lẫn nhau là phần bắt buộc trong nhóm

3.3 Nhóm lai

Nhóm lai là một hình thức rất hiệu quả bởi nó cho phép những con người từ các chuyên môn khác biệt trong cùng một công ty (hoặc thậm chí giữa các công ty) được trao đổi, phát triển ý tưởng, giải quyết vấn đề và phối hợp thức hiện các dự án khó khăn Tuy nhiên, cũng phải nói rằng mô hình nhóm lai cũng không đơn giản để giám sát, quản lý

3.4 Nhóm ảo

Tận dụng công nghệ máy tính để kết nối những thành viên xa cách nhau về mặt không gian Mô hình này cho phép con người hợp tác dựa trên những liên kết trực tuyến như họp trực tuyến, thư điện tử, webcam… bất kể họ chỉ cách nhau một bức tường hay cả nghìn kilômet

4 Chức năng của nhóm

Nhóm bao gồm một nhóm nhỏ những người cùng làm một công việc, gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được đặt ra

Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ chức mang tính hình thức, một thứ mốt nhất thời, một chuơng trình, mà là một cách làm việc, một sự thay đổi thói quen bảo thủ

trong suy nghĩ của con người Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người với người trong công việc Vì vậy nhóm có những chức năng sau:

4.1 Tạo môi trường làm việc thân thiện

 Cải thiện hành vi giao tiếp

Nhóm giúp cải thiện sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao đổi diễn ra thường xuyên, mọi người trở nên thân thiện, từ đó giúp bầu không khí học tập, lao động trở nên sôi động hơn Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để cùng giải quyết các vấn đề lớn mà một người hoặc một nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ không thể hoàn thành được Bầu không khí làm việc của tổ chức thay đổi theo hướng tích cực, mọi người có thái độ thiện chí với nhau Chính vì vậy mà vấn đề hóc búa thường sẽ được giải quyết

 Xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ nhau cùng phát triển

Sau quãng thời gian lao động và học tập, đặc biệt là những công việc lặp đi lặp lại, hoặc các vấn đề cần giải quyết quá phức tạp, áp lực công việc quá cao làm cho người thực hiện cảm thấy

dễ chán nản, đơn điệu, buông xuôi Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón các hoạt động của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc hơn bao giờ hết, vì trong nhóm có sự hỗ trợ của đồng đội, có điều kiện thể hiện cá nhân, được chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn những thành viên khác và mọi việc trước đây được xem là nhàm chán thì giờ đây, dưới cái nhìn từ một góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên mới và hấp dẫn hơn

 Mở rộng hợp tác và liên hệ giữa tất cả các cấp

Khi tham gia nhóm, các thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với nhau để tạo

sự thống nhất của tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách trong các mối quan hệ Nhóm là một trong những cách kết nối tất cả mọi người không phân biệt chức vụ, cấp bậc

Khi mọi người cùng bắt tay cùng giải quyết các vấn đề đặt ra, lúc đó bức tường ngăn cách bị phá toang, mọi người hòa nhập lại, gần gũi nhau hơn, hỗ trợ nhau cùng tồn tại và phát triển

4.2 Huy động nguồn nhân lực

 Thu hút mọi người vào công việc

Nội dung sinh hoạt luôn đa dạng, mối quan hệ được củng cố giữa các thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải quyết là các vấn

đề liên quan trực tiếp đến công việc của mỗi thành viên, vì vậy họ bị cuốn hút bởi sự hấp dẫn của công việc được tạo ra từ quá trình sinh hoạt nhóm

 Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng và sự tiến bộ

 Tạo cơ hội thuận lợi cho các thành viên phát huy tài năng của mình

Nhóm tạo ra cơ hội tuyệt vời để giải quyết các vấn đề công việc hàng ngày Mọi người có dịp nhóm họp, cùng suy nghĩ và đưa ra những ý kiến của mình cho việc giải quyết các vấn đề khó khăn Quá trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, nguyên liệu… luôn xảy ra những bất trắc, khi đó vận dụng chất xám hơn nữa là chất xám tập thể

là phương thức tối ưu nhất để khắc phục những bất trắc Nhóm tạo ra cơ hội vô hạn cho thành viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến mỗi thành viên nhận thấy mình là một phần hữu cơ của tổ chức

4.3 Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức

 Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo của mọi người

Nhóm tạo ra môi trường kích thích sự sáng tạo của mọi người Người ta sẽ không mạnh dạn nêu ra các ý tưởng hay ý kiến của riêng mình nếu bị cự tuyệt, hay bị chế nhạo Thường các giải pháp khả thi nhất lại xuất phát từ những ý tưởng có vẻ lộn xộn, không tuân theo các qui phạm thường thấy

 Giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả lao động và học tập

Hiệu quả học tập hay năng suất lao động bị ảnh hưởng nhiều bởi tâm lý của người thực hiện, khi tham gia vào nhóm, tâm lý của mỗi thành viên được cải thiện nhiều, do đó hiệu quả học tập, năng suất lao động cũng được cải thiện đáng kể Mặt khác, khi tham gia hoạt động nhóm, các vấn đề khó khăn của mỗi thành viên được đưa ra và giải quyết bởi tập thể, do đó áp lực công việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy nhiều khía cạnh chưa tích cực trong lao động và học tập của chính mình để tự khắc phục và thay đổi cho phù hợp Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí về thời gian, vật liệu, nguyên liệu…

Để dễ hình dung về nhóm và hoạt động của nhóm, bạn hãy liên tưởng đến một đội bóng đá Đội bóng đá có các thành viên là các cầu thủ, khi chơi trên sân luôn có một người đội trưởng chỉ đạo tức thời trên sân Các cầu thủ thi đấu trên sân cùng hướng đến mục tiêu chung là đưa bóng vào khung thành đối phương Mỗi thành viên chịu một phần trách nhiệm liên quan đến thành công của đội bóng Mỗi thành viên, hay cầu thủ, được phân công trách nhiệm ở một vị trí mà người đó có thể đảm đương Nếu có một vị trí nào

đó bị yếu đi, cầu thủ không thể hoàn thành nhiệm vụ tại vị trí đó, thì các thành viên khác cùng hỗ trợ giúp thành viên tại vị trí đó hoàn thành nhiệm vụ hoặc khắc phục sai lầm

trước đó Chính vì vậy, đội bóng ổn định, không bị đổ vỡ và hình thành sức mạnh chung của toàn đội bóng Tuy nhiên, mỗi thành viên trong đội bóng là sức mạnh chung của cả nhóm, nếu thiếu một thành viên thì cả đội bóng có nguy cơ suy yếu

II

LÀM VIỆC NHÓM VÀ LÀM VIỆC ĐỘC LẬP

Chúng ta đang sống trong một thời đại của những cách thức làm việc mới mẻ với những cái đầu biết tổ chức Làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm thì cái cuối cùng vẫn là chất lượng và hiệu quả của công việc Vì vậy chúng ta không thể phủ nhận tinh

thần làm việc độc lập và tán thành tinh thần làm việc tập thể 100% được, mà còn tùy thuộc vào tính chất, đặc trưng và quy mô của công việc như thế nào thì ta mới quyết định phương pháp làm việc độc lập hay theo nhóm Do đó dù là phương pháp làm việc nào bạn cũng phải tự biết thay đổi thói quen và cách làm của mình để thích nghi được với môi trường làm việc đó Tuy nhiên để phương pháp làm việc theo nhóm đạt hiệu quả cao và đáp ứng đúng nhu cầu của công việc thì trước tiên mỗi thành viên trong nhóm phải biết phát huy tinh thần làm việc độc lập có hiệu quả trước, rồi sau đó mỗi thành viên trong nhóm phải biết vận dụng uyển chuyển tinh thần làm việc nhóm thì chắc chắn nhóm sẽ phát huy được hết tiềm năng của tập thể và đó cũng chính là tiềm năng của từng thành viên trong nhóm

Làm việc theo nhóm là một cách thức làm việc ngày càng thịnh hành trên Thế Giới cũng như ở Việt Nam, với những công việc có khối lượng việc cần giải quyết lớn và đòi hỏi tập trung cao Do vậy ngay từ bây giờ bạn hãy học cách làm việc, từ độc lập tự chủ đến việc biết hòa mình vào tập thể Hạn chế cái Tôi không phải là điều mà một nhóm muốn, điều quan trọng nhất mà bạn nhận được khi tham gia vào một nhóm như vậy là sự nâng cao khả năng của bản thân trong khi tự xử lý công việc của mình cũng như biết cách phối hợp với người khác để hoàn thành công việc chung

Vì vậy tinh thần làm việc độc lập luôn gắn kết và có mối quan hệ chặt chẽ với tinh thần làm việc theo nhóm, khi làm theo nhóm sẽ làm cho tinh thần và cách thức làm việc độc lập trong từng thành viên của nhóm sẽ ngày một hoàn thiện hơn và ắt hẳn sẽ thu được nhiều giá trị vô giá

Sau đây, là những dẫn chứng cho mọi người thấy được sự khác nhau giữa làm việc độc lập và làm việc theo nhóm của một công việc có quy mô lớn (tính chất mặc định của công việc chỉ được khai thác đầy đủ khi thực hiện công việc theo nhóm)

Làm việc độc lập Làm việc theo nhóm

- Phù hợp với những công việc có quy

mô nhỏ, chỉ liên quan đến một lĩnh vực

độc lập

- Phù hợp với những công việc có quy mô lớn, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau

- Mỗi người chỉ có ưu điểm mạnh về

một lĩnh vực nên khó khai thác hết

được hiệu quả của công việc

- Thời gian hoàn thành chậm

- Tốn nhiều chi phí và thời gian trong

việc khai thác tài liệu

- Chịu nhiều áp lực từ phía công việc và

nhà quản lý

- Công việc thường rơi vào ngỏ cụt, dẫn

đến tình trạng nản chí trong công việc

- Ít học hỏi được nhiều kinh nghiệm

làm việc từ người khác

- Hiệu quả công việc có thể không khai

thác được hết

- Nhiều người họp lại sẽ phát huy được khả năng và óc sáng tạo trên nhiều lĩnh vực khác nhau làm cho công việc được khai thác phong phú và hiệu quả hơn

- Thời gian hoàn thành công việc nhanh

- Chi phí và thời gian được chia nhỏ nên có thể tiết kiệm được 75% sức lực của từng thành viên

- Mỗi người trong nhóm được phân công đảm nhiệm một nhiệm vụ của nhóm phù hợp với điểm mạnh của mình nên áp lực công việc được chia sẻ

- Được sự động viên từ các thành viên trong nhóm, công việc sẽ trở nên thu hút hơn bao giờ hết và ý thức trách nhiệm về công việc được đảm bảo hơn

- Học hỏi được nhiều kinh nghiệm làm việc

từ các thành viên khác trong nhóm, đặc biệt

về phương pháp quản lý và điều hành của trưởng nhóm

- Hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều

Do đó, mọi người luôn phải phân tích thật rõ tính chất và quy mô của công việc thật đúng đắn để áp dụng hiệu quả các phương pháp làm việc

III THUẬN LỢI, K HÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM - KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN

1 Đối với doanh nghiệp

Thuận lợi

 Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất và giúp Doanh nghiệp phát triển

 Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên ngoài và những nhân viên tiềm năng

Khó khăn

 Doanh nghiệp có cấu trúc theo thứ bậc theo kiểu quản lý từ trên xuống và quản lý theo phòng ban sẽ cản trở việc làm việc theo nhóm

 Những thành viên trong nhóm có những chế độ thưởng và lương bổng khác nhau

 Hệ thống quản lý thực hiện nhóm yếu kém như chính sách tuyển dụng, lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu hay giao tiếp yếu kém cản trở nhóm làm việc hiệu quả

 Mục tiêu đề ra chung chung (vd : chúng ta phải làm ăn có lãi trong năm tới) không thể truyền tất cả những thông điệp cần thiết đến cho thành viên trong nhóm

 Không mô tả công việc chi tiết, rõ ràng và những công việc chi tiết không đi đến mục tiêu kinh doanh chung

Vd : Chỉ đề ra việc phải làm hằng ngày mà không truyền đạt “làm điều này.”

Cách khắc phục

 Loại bỏ những rào cản về cấu trúc quản lý:

- Khuyến khích truyền thông tin theo hàng ngang và hướng lên

- Tăng cường quyền tự quyết và thi hành cho nhóm (vd: IBM)

 Biến cấu trúc quản lý Doanh nghiệp theo chiều ngang hơn là chiều thẳng đứng: những chức năng của Doanh nghiệp kết nối với nhau xung quanh mục tiêu kinh doanh chung (xóa bỏ việc phân chia chức năng theo phòng ban)

 Công việc được biến thành ma trận (kết dính) theo mục tiêu

 Tuyển nhân sự có đủ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho nhóm

 Huấn luyện, đào tạo nhân sự giúp thành viên trong nhóm có đủ kỹ năng hoàn thành công việc nhóm

 Đề ra kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hoạt động cụ thể:

- Sứ mệnh và tầm nhìn

- Mục tiêu phát triển doanh thu và con người

- Mục tiêu hoạt động cụ thể

- Kế hoạch chiến lược để trở thành Doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh của mình

2 Đối với cấp quản lý

Thuận lợi

 Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, lãi suất, sự trung thành và xóa bỏ căng thẳng trong nội bộ

 Công tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân vì nhóm thường hoạt đông theo kiểu bán phân quyền

Khó khăn

 Cấp quản lý từ quản đốc trở lên thường sợ mất quyền lực và địa vị hiện tại vì nhóm

có thể không cần giám sát khi thực hiện công việc

 Cấp quản lý thường không trao tất cả quyền tự quyết cho nhóm vô tình ngăn cản nhóm cố gắng đến mục tiêu cuối cùng

 Cấp quản lý không thể cung cấp đầy đủ điều kiện cho nhóm (vd: thiếu công tác đào tạo cho nhóm, những công cụ và quyền hạn cần thiết)

Cách khắc phục

 Xóa bỏ khoảng cách giữa “cấp trên” và “cấp dưới”

 Cấp quản lý gây ảnh hưởng lên thành viên nhóm thông qua giao tiếp (quyền lực cá nhân) chứ không thông qua vị trí quản lý hiện tại (quyền lực địa vị)

 Không nên hạn chế năng suất làm việc nhóm từ việc áp dụng quá nhiều thủ tục quản lý hành chính cho nhóm