tiểu luận mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc

Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Mục lục Mục lục .1 PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM Khái niệm nhóm 2 Phân loại nhóm 2.1 Các nhóm thức 2.2 Các nhóm khơng thức 3 Mơ hình làm việc nhóm Chức nhóm 4.1 Tạo môi trường làm việc thân thiện .5 4.2 Huy động nguồn nhân lực 4.3 Nâng cao trình độ thành viên hoạt động toàn tổ chức .6 II LÀM VIỆC NHÓM VÀ LÀM VIỆC ĐỘC LẬP III THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM - KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN Đối với doanh nghiệp Đối với cấp quản lý 10 Đối với nhân viên 11 IV CÁC TIÊU CHÍ LÀM VIỆC NHÓM VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 12 Các tiêu chí làm việc nhóm .12 Đánh giá hiệu làm việc nhóm .14 Một số vấn đề q trình làm việc nhóm Việt Nam .16 KẾT LUẬN 18 Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM Khái niệm nhóm Một nhóm người làm việc văn phịng hay chí dự án chung lúc tiến hành công việc nhóm làm việc Nếu nhóm quản lý theo kiểu chun quyền độc đốn hồn tồn, có lẽ khơng có nhiều hội cho tác động qua lại liên quan đến công việc thành viên nhóm Nếu có tư tưởng bè phái nhóm, hoạt động nhóm khơng tiến triển Ngược lại, nhóm làm việc phương thức tận dụng dù với cá nhân khoảng cách xa làm việc dự án khác Nói cách đơn giản, nhóm làm việc khơng q nhiều người (5-7 người) Có chung sở thích, đam mê, giá trị tảng Họp lại với để hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu ngắn cụ thể Mỗi thành viên nhóm đảm trách vai trị hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề Phân loại nhóm 2.1 Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực cơng việc có tính thi đua, có phân cơng rõ ràng Họ có chung tay nghề chuyên môn để giải vấn đề điều hành đề án Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Các nhóm cấp độ tổ chức theo chun mơn mang tính chất lâu dài để đảm đương mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức thức thường đưa ý kiến chun mơn theo lĩnh vực riêng họ Nhóm thức tảng quan trọng tổ chức, doanh nghiệp, thể hình thức sau :  Nhóm điều hành đa chức cấp giám đốc, có trình độ chun mơn cao  Nhóm làm việc đa chức có tất cấp, dùng kiến thức chuyên môn để giải vấn đề điều hành dự án  Nhóm kinh doanh có tất cấp tổ chức, gồm người có chun mơn làm việc lâu dài nhằm đảm nhận đề án cụ thể  Nhóm hỗ trợ thức giúp quản lý chuyên môn nội lĩnh vực 2.2 Các nhóm khơng thức Những nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải nhiều nhu cầu, :  Nhóm theo dự án tạm thời làm việc với để thực nhiệm vụ cụ thể  Nhóm tạo thay đổi thảo luận chiến lược xử lý cố vấn đề cụ thể xảy lần  Nhóm “nóng” thảo luận lấy ý kiến đề án địi hỏi có sáng tạo đảm bảo tính độc lập tự phát biểu thảo luận  Nhóm cơng tác tạm thời giải khơng thức vấn đề cơng việc cụ thể thời gian ngắn Mơ hình làm việc nhóm Làm việc theo nhóm trở nên phổ biến Kỹ làm việc nhóm coi tất yếu cho nhân viên kỉ 21 Nếu cá nhân thường đảm nhiệm hai việc cụ thể, nhóm lại làm nhiều việc lúc với hiệu thường cao Họ tạo sản phẩm, cung cấp dịch vụ, thương thảo vụ giao dịch, phối hợp nhiều dự án, cung cấp tư vấn, định Việc xây dựng tổ chức nhóm làm việc cho phù hợp với mục đích cơng ty việc không đơn giản Bài viết giới thiệu bốn hình thức phổ biến để xây dựng nhóm mà thường thấy cơng ty Đó : Nhóm Nhóm tự chủ Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Nhóm lai Nhóm ảo 3.1 Nhóm Bao gồm từ năm đến mười nhân viên phận, làm việc theo giấc tuần gặp gỡ vài tiếng đồng hồ để thảo luận vấn đề chung, chất lượng, hiệu mơi trường làm việc Trong nhóm thuần, thành viên chia sẻ ý tưởng đưa đề xuất làm để cải thiện phương pháp quy trình làm việc Tuy nhiên nhóm khơng có thẩm quyền tự ý áp dụng thay đổi theo đề xuất nội nhóm đưa chưa cấp quản lý chung thông qua 3.2 Nhóm tự chủ Nhóm tự chủ nhóm người thơng thường có từ mười đến mười lăm người Cơng việc thành viên nhóm có liên quan mật thiết lẫn Nhóm tự chủ tồn quyền cịn tự tuyển chọn thành viên nhóm mình, việc đánh giá công việc lẫn phần bắt buộc nhóm 3.3 Nhóm lai Nhóm lai hình thức hiệu cho phép người từ chuyên môn khác biệt cơng ty (hoặc chí cơng ty) trao đổi, phát triển ý tưởng, giải vấn đề phối hợp thức dự án khó khăn Tuy nhiên, phải nói mơ hình nhóm lai không đơn giản để giám sát, quản lý 3.4 Nhóm ảo Tận dụng cơng nghệ máy tính để kết nối thành viên xa cách mặt không gian Mơ hình cho phép người hợp tác dựa liên kết trực tuyến họp trực tuyến, thư điện tử, webcam… họ cách tường hay nghìn kilơmet Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Chức nhóm Nhóm bao gồm nhóm nhỏ người làm cơng việc, gặp gỡ để nhận dạng, phân tích giải vấn đề đặt Nhóm khơng phải chế, hay tổ chức mang tính hình thức, thứ mốt thời, chuơng trình, mà cách làm việc, thay đổi thói quen bảo thủ suy nghĩ người Nhóm làm thay đổi mối quan hệ người với người cơng việc Vì nhóm có chức sau: 4.1 Tạo môi trường làm việc thân thiện  Cải thiện hành vi giao tiếp Nhóm giúp cải thiện giao tiếp thông qua hoạt động trao đổi diễn thường xuyên, người trở nên thân thiện, từ giúp bầu khơng khí học tập, lao động trở nên sôi động Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để giải vấn đề lớn mà người nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ khơng thể hồn thành Bầu khơng khí làm việc tổ chức thay đổi theo hướng tích cực, người có thái độ thiện chí với Chính mà vấn đề hóc búa thường giải  Xây dựng tinh thần đồng đội hỗ trợ phát triển Sau quãng thời gian lao động học tập, đặc biệt công việc lặp lặp lại, vấn đề cần giải phức tạp, áp lực công việc cao làm cho người thực cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, bng xi Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón hoạt động nhóm tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc hết, nhóm có hỗ trợ đồng đội, có điều kiện thể cá nhân, chia sẻ kinh nghiệm hướng dẫn thành viên khác việc trước xem nhàm chán đây, nhìn từ góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên hấp dẫn  Mở rộng hợp tác liên hệ tất cấp Khi tham gia nhóm, thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với để tạo thống tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách mối quan hệ Nhóm cách kết nối tất người khơng phân biệt chức vụ, cấp bậc Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Khi người bắt tay giải vấn đề đặt ra, lúc tường ngăn cách bị phá toang, người hòa nhập lại, gần gũi hơn, hỗ trợ tồn phát triển 4.2 Huy động nguồn nhân lực  Thu hút người vào công việc Nội dung sinh hoạt đa dạng, mối quan hệ củng cố thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc thành viên, họ bị hút hấp dẫn công việc tạo từ q trình sinh hoạt nhóm  Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức chất lượng tiến  Tạo hội thuận lợi cho thành viên phát huy tài Nhóm tạo hội tuyệt vời để giải vấn đề công việc hàng ngày Mọi người có dịp nhóm họp, suy nghĩ đưa ý kiến cho việc giải vấn đề khó khăn Q trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, ngun liệu… ln xảy bất trắc, vận dụng chất xám chất xám tập thể phương thức tối ưu để khắc phục bất trắc Nhóm tạo hội vô hạn cho thành viên giải khó khăn, đồng thời khiến thành viên nhận thấy phần hữu tổ chức 4.3 Nâng cao trình độ thành viên hoạt động tồn tổ chức  Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo người Nhóm tạo mơi trường kích thích sáng tạo người Người ta không mạnh dạn nêu ý tưởng hay ý kiến riêng bị cự tuyệt, hay bị chế nhạo Thường giải pháp khả thi lại xuất phát từ ý tưởng lộn xộn, không tuân theo qui phạm thường thấy  Giảm lãng phí, nâng cao hiệu lao động học tập Hiệu học tập hay suất lao động bị ảnh hưởng nhiều tâm lý người thực hiện, tham gia vào nhóm, tâm lý thành viên cải thiện nhiều, hiệu học tập, suất lao động cải thiện đáng kể Mặt khác, tham gia hoạt động nhóm, vấn đề khó khăn thành viên đưa giải tập thể, áp lực cơng việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy nhiều khía cạnh chưa Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương tích cực lao động học tập để tự khắc phục thay đổi cho phù hợp Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí thời gian, vật liệu, nguyên liệu… Để dễ hình dung nhóm hoạt động nhóm, bạn liên tưởng đến đội bóng đá Đội bóng đá có thành viên cầu thủ, chơi sân ln có người đội trưởng đạo tức thời sân Các cầu thủ thi đấu sân hướng đến mục tiêu chung đưa bóng vào khung thành đối phương Mỗi thành viên chịu phần trách nhiệm liên quan đến thành cơng đội bóng Mỗi thành viên, hay cầu thủ, phân công trách nhiệm vị trí mà người đảm đương Nếu có vị trí bị yếu đi, cầu thủ khơng thể hồn thành nhiệm vụ vị trí đó, thành viên khác hỗ trợ giúp thành viên vị trí hồn thành nhiệm vụ khắc phục sai lầm trước Chính vậy, đội bóng ổn định, khơng bị đổ vỡ hình thành sức mạnh chung tồn đội bóng Tuy nhiên, thành viên đội bóng sức mạnh chung nhóm, thiếu thành viên đội bóng có nguy suy yếu II LÀM VIỆC NHÓM VÀ LÀM VIỆC ĐỘC LẬP Chúng ta sống thời đại cách thức làm việc mẻ với đầu biết tổ chức Làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm cuối chất lượng hiệu cơng việc Vì khơng thể phủ nhận tinh thần làm việc độc lập tán thành tinh thần làm việc tập thể 100% được, mà cịn tùy thuộc vào tính chất, đặc trưng quy mơ cơng việc ta định phương pháp làm việc độc lập hay theo nhóm Do dù phương pháp làm việc bạn phải tự biết thay đổi thói quen cách làm để thích nghi với mơi trường làm việc Tuy nhiên để phương pháp làm việc theo nhóm đạt hiệu cao đáp ứng nhu cầu cơng việc trước tiên thành viên nhóm phải biết phát huy tinh thần làm việc độc lập có hiệu trước, sau thành viên nhóm phải biết vận dụng uyển chuyển tinh thần làm việc nhóm chắn nhóm phát huy hết tiềm tập thể tiềm thành viên nhóm Làm việc theo nhóm cách thức làm việc ngày thịnh hành Thế Giới Việt Nam, với công việc có khối lượng việc cần giải lớn đòi hỏi tập trung cao Do từ bạn học cách làm việc, từ độc lập tự chủ đến việc biết hịa vào tập thể Hạn chế Tôi điều mà nhóm muốn, điều quan trọng mà bạn nhận tham gia vào nhóm Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương nâng cao khả thân tự xử lý công việc biết cách phối hợp với người khác để hồn thành cơng việc chung Vì tinh thần làm việc độc lập ln gắn kết có mối quan hệ chặt chẽ với tinh thần làm việc theo nhóm, làm theo nhóm làm cho tinh thần cách thức làm việc độc lập thành viên nhóm ngày hồn thiện hẳn thu nhiều giá trị vô giá Sau đây, dẫn chứng cho người thấy khác làm việc độc lập làm việc theo nhóm cơng việc có quy mơ lớn (tính chất mặc định cơng việc khai thác đầy đủ thực công việc theo nhóm) Làm việc độc lập Làm việc theo nhóm - Phù hợp với cơng việc có quy - Phù hợp với cơng việc có quy mơ mơ nhỏ, liên quan đến lĩnh vực lớn, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác độc lập - Mỗi người có ưu điểm mạnh - Nhiều người họp lại phát huy khả lĩnh vực nên khó khai thác hết óc sáng tạo nhiều lĩnh vực khác hiệu công việc làm cho công việc khai thác phong phú hiệu - Thời gian hoàn thành chậm - Thời gian hồn thành cơng việc nhanh - Chi phí thời gian chia nhỏ nên có - Tốn nhiều chi phí thời gian thể tiết kiệm 75% sức lực việc khai thác tài liệu thành viên - Mỗi người nhóm phân cơng - Chịu nhiều áp lực từ phía cơng việc đảm nhiệm nhiệm vụ nhóm phù hợp với điểm mạnh nên áp lực công nhà quản lý việc chia sẻ - Được động viên từ thành viên nhóm, công việc trở nên thu hút bao - Công việc thường rơi vào ngỏ cụt, dẫn hết ý thức trách nhiệm cơng việc đến tình trạng nản chí cơng việc đảm bảo - Học hỏi nhiều kinh nghiệm làm việc từ thành viên khác nhóm, đặc biệt - Ít học hỏi nhiều kinh nghiệm phương pháp quản lý điều hành Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Làm việc độc lập làm việc từ người khác Làm việc theo nhóm trưởng nhóm - Hiệu cơng việc không khai - Hiệu công việc cao nhiều thác hết Do đó, người ln phải phân tích thật rõ tính chất quy mơ công việc thật đắn để áp dụng hiệu phương pháp làm việc III THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM - KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN Đối với doanh nghiệp Thuận lợi • Đóng góp đáng kể việc tăng suất giúp Doanh nghiệp phát triển • Tạo dựng hình ảnh tích cực khách hàng bên nhân viên tiềm Khó khăn • Doanh nghiệp có cấu trúc theo thứ bậc theo kiểu quản lý từ xuống quản lý theo phòng ban cản trở việc làm việc theo nhóm • Những thành viên nhóm có chế độ thưởng lương bổng khác • Hệ thống quản lý thực nhóm yếu sách tuyển dụng, lập mục tiêu, thực mục tiêu hay giao tiếp yếu cản trở nhóm làm việc hiệu • Mục tiêu đề chung chung (vd : phải làm ăn có lãi năm tới) truyền tất thơng điệp cần thiết đến cho thành viên nhóm • Không mô tả công việc chi tiết, rõ ràng công việc chi tiết không đến mục tiêu kinh doanh chung Vd : Chỉ đề việc phải làm ngày mà không truyền đạt “làm điều này.” Cách khắc phục • Loại bỏ rào cản cấu trúc quản lý: Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương - Khuyến khích truyền thơng tin theo hàng ngang hướng lên - Tăng cường quyền tự thi hành cho nhóm (vd: IBM) • Biến cấu trúc quản lý Doanh nghiệp theo chiều ngang chiều thẳng đứng: chức Doanh nghiệp kết nối với xung quanh mục tiêu kinh doanh chung (xóa bỏ việc phân chia chức theo phịng ban) • Cơng việc biến thành ma trận (kết dính) theo mục tiêu • Tuyển nhân có đủ khả năng, kỹ kinh nghiệm cần thiết cho nhóm • Huấn luyện, đào tạo nhân giúp thành viên nhóm có đủ kỹ hồn thành cơng việc nhóm • Đề kế hoạch kinh doanh kế hoạch hoạt động cụ thể: - Sứ mệnh tầm nhìn - Mục tiêu phát triển doanh thu người - Mục tiêu hoạt động cụ thể - Kế hoạch chiến lược để trở thành Doanh nghiệp đầu lĩnh vực kinh doanh Đối với cấp quản lý Thuận lợi • Ít căng thẳng áp lực để hồn thành mục tiêu làm việc nhóm giúp tăng suất, lãi suất, trung thành xóa bỏ căng thẳng nội • Cơng tác quản lí nhóm dễ dàng quản lí cá nhân nhóm thường hoạt đơng theo kiểu bán phân quyền Khó khăn • Cấp quản lý từ quản đốc trở lên thường sợ quyền lực địa vị nhóm khơng cần giám sát thực cơng việc • Cấp quản lý thường khơng trao tất quyền tự cho nhóm vơ tình ngăn cản nhóm cố gắng đến mục tiêu cuối Nhóm Trang 10 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương • Cấp quản lý khơng thể cung cấp đầy đủ điều kiện cho nhóm (vd: thiếu cơng tác đào tạo cho nhóm, cơng cụ quyền hạn cần thiết) Cách khắc phục • Xóa bỏ khoảng cách “cấp trên” “cấp dưới” • Cấp quản lý gây ảnh hưởng lên thành viên nhóm thơng qua giao tiếp (quyền lực cá nhân) không thông qua vị trí quản lý (quyền lực địa vị) • Khơng nên hạn chế suất làm việc nhóm từ việc áp dụng nhiều thủ tục quản lý hành cho nhóm Đối với nhân viên Thuận lợi • Ít áp lực so với làm việc cá nhân • Giảm hốt hoảng tính vơ dụng đương đầu với mục tiêu lớn • Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm làm việc với người khác • Tăng cường tính hợp tác xây dựng DN • Đánh giá cao phần thưởng tinh thần (internal awards) hồn thành cơng việc nhóm • Có nhiều động lực đển hồn thành cơng việc • Năng suất công việc hiệu so với làm việc cá nhân Khó khăn • Sợ vị trí lạc lõng nhu cầu cao làm việc nhóm • Lo ngại khơng tín nhiệm, lương bổng thăng tiến kết chung nhóm lấn át đóng góp họ • Sợ lãnh trách nhiệm lớn nhóm Cách khắc phục • Chấp nhận hội học hỏi kinh nghiệm để hoàn thành mục tiêu Doanh nghiệm nhóm Nhóm Trang 11 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương • Thống nhu cầu nhóm, giao tiếp cởi mở phản hồi nhu cầu nhóm, tình hình tiến triển rõ ràng với cấp quản lý • Phối hợp với cấp quản lý kế hoạch hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu • Khuyến khích động viên nhóm làm việc mơi trường tích cực IV CÁC TIÊU CHÍ LÀM VIỆC NHÓM VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM Các tiêu chí làm việc nhóm Hồn thành cơng việc thời hạn : Nếu bạn khơng hồn thành cơng việc thời hạn, bạn làm đình trệ cơng việc nhóm Một người làm việc theo nhóm hiệu người mà thành viên khác nhóm dựa vào tin tưởng Làm việc vô tư, thẳng : Để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn khơng thiết phải làm theo đạo trưởng nhóm mà cần có ý kiến đóng góp riêng, ý kiến mang tính xây dựng, để nhóm tiến lên Thích nghi nhanh chóng : Trong cơng ty, bạn tham gia vài nhóm khác nhau, nhóm lại tập trung vào mục tiêu định Chính vậy, khả thích nghi nhanh chóng phẩm chất cần thiết người làm việc theo nhóm Ngày nay, với phát triển cơng nghệ, tồn cầu hóa nhanh chóng tính đa dạng nơi cơng sở, người làm việc theo nhóm cần phải linh hoạt, sáng tạo thích nghi Một cách thể linh hoạt đưa đề nghị thay đổi cách làm việc giúp đỡ đồng nghiệp khác Tơn trọng phong cách làm việc đồng nghiệp : Trong nhóm, người thích làm việc theo cách khác Nhóm làm việc tốt có hịa trộn nhiều phong cách Một người có khả làm việc theo nhóm tốt người hiểu tôn trọng phong cách làm việc người khác Tránh va chạm : Là thành viên nhóm, bạn đừng để bị phân tâm vấn đề khơng cần thiết gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ nhóm Phân cơng nhiệm vụ phù hợp với khả năng: Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức tầm quan trọng vấn đề Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả động thành viên, đảm bảo chắn cho nhiệm vụ Nhóm Trang 12 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương hoàn thành hiệu Khi đặt người vào vị trí họ, trao cho họ vũ khí sở trường, cơng việc đảm bảo thực xuất sắc Bạn giúp nhân viên tự khám phá động làm việc khả họ cách vấn, giao việc, thử trình độ Đảm bảo cân bằng: Một dự án thực nhiều hoạt động Vì vậy, nhóm phải có đầy đủ nhóm viên chuyên gia lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia IT…) Rắc rối khâu có người giải khâu ấy, không để dự án bị ách Sự cân tính cách cá nhân cần đảm bảo, điều thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp nhóm Ln đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chun mơn cao đồng thời với khả thích ứng linh hoạt với cơng việc với người khác 10 Kiểm soát điều chỉnh kịp thời: Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát hoạt động nhóm để có điều chỉnh hợp lý Không điều chỉnh công việc, bạn phải điều chỉnh mối quan hệ nhóm viên, kịp thời phát mâu thuẫn nội để hóa giải, khơng để chúng ảnh hưởng đến cơng việc Sự tự ý thức nhóm điều cốt yếu, thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm Các buổi thảo luận cơng khai, có quy mơ cần thiết 11 Gây dựng lịng tin: Khơng nên "vạch tìm sâu" hay tùy tiện khiển trách thành viên nhóm Bên cạnh đó, việc biểu dương thành tích, dù nhỏ đánh giá cao đóng góp thành viên thiết lập thi đua tính thân thiết nhóm 12 Biết chấp nhận sai sót người, coi cách để họ học hỏi Chắc chắn vai trò trách nhiệm người để giao nhiệm vụ cho họ Một nhà quản trị giỏi phải biết cân sức mạnh cá nhân với sức mạnh tập thể 13 Chặt chẽ công việc thân mật với người: Tạo hội cho thành viên phát huy tối đa khả Sự hồn thiện cá nhân đóng góp cho thành cơng nhóm Động viên thành viên nhóm họ gặp phải thất bại cho phép họ sửa sai Đặt người lên hàng đầu Cư xử chân thành với nhóm viên 14 Nhắc nhở thường xuyên kiểm tra thực hiện: Sự minh bạch, rõ ràng việc truyền đạt thơng tin cho nhóm điều kiện quan trọng để thành công Một dự án thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trình triển khai, thành viên cần nắm bắt kịp thời điều chỉnh, tránh nhận thức mơ hồ Tập thể nhóm cần Nhóm Trang 13 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương thông tin thay đổi nào, từ tránh va chạm làm ảnh hưởng đến công việc nhiệm vụ họ Cần chắn thành viên có nhận thức đầy đủ cần hồn thành người ln gắn kết với Bên cạnh đó, nhà quản trị phải cập nhật thông tin phản hồi Có vậy, hoạt động nhóm thực mang lại hiệu tối ưu 15 Trưởng nhóm người có tầm nhìn có đầy đủ kỹ như: lên kế hoạch, tổ chức máy, tạo động lực cho thành viên, có khả kiểm sốt… Đặc biệt người lãnh đạo tốt phải có kỹ giao tiếp chuẩn mực, kỹ đàm phán thật tốt họ ln phải xuất “điểm nóng” nhân Điều quan trọng mà người lãnh đạo cần lưu ý họ phải đạt thành họ hứa hẹn, thất bại làm uy tín nhà lãnh đạo sút giảm nhiều 16 Tổ chức buổi họp hiệu quả: Hầu hết họp doanh nghiệp thường khơng kiểm sốt cơng việc cụ thể vấn đề thời gian Thậm chí mâu thuẫn cá nhân thường bắt nguồn từ họp kiểu Vì vậy, từ đầu chuẩn bị quy trình họp hợp lý theo bước sau: lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung, cách định, quy trình nguyên tắc làm việc, trao đổi thông tin, đề nghị, tổng kết định, lập kế hoạch triển khai lên danh sách theo dõi Làm việc nhóm làm việc mối quan hệ, chúng tạo thành đơn vị hoạt động quan trọng nhu cầu trợ giúp ln ln nhận biết Bằng việc khiến nhóm có trách nhiệm với hỗ trợ mình, trách nhiệm trở thành công cụ thúc đẩy cho công việc nhóm thành cơng Đánh giá hiệu làm việc nhóm Làm việc theo nhóm xu tất yếu doanh nghiệp nay, với mơ hình này, nhà quản lý dễ dàng để đạt mục tiêu chiến lược mình.Tuy nhiên để có nhóm làm việc hiệu khơng đơn giản Bạn phải nắm rõ trình xây dựng phát triển nhóm như: tập hợp cá nhân xuất sắc, phân công nhiệm vụ phù hợp, gây dựng lịng tin, đảm bảo cơng bằng, thường xuyên kiểm tra điều chỉnh kịp thời Nhưng vấn đề làm bạn phải nặng đầu làm để đánh giá hiệu làm việc nhóm! Khi bạn có phương pháp đánh giá bạn xác định điểm mạnh điểm yếu nhóm để có biện pháp nhằm cải thiện phát triển nhóm cách hiệu khoa học Nhóm Trang 14 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Trong phạm vi tiểu luận hỗ trợ bạn phương pháp tiếp cận hệ thống lại vấn đề mà bạn bắt gặp chúng rải rác q trình làm việc Khi bạn hoàn tất việc đánh giá cung cấp thêm cho bạn công cụ nhằm giúp bạn cải thiện phát triển kỹ quan trọng trình làm việc nhóm • Chọn tiêu chuẩn đánh giá - Nỗ lực nhóm chứa đựng số yếu tố đánh giá việc thực Hãy tìm tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng phân tích việc thực Hãy đánh giá tiêu chuẩn mà việc cải tiến chúng bảo đảm lợi ích kinh tế thực • Đánh giá kết - Việc đánh giá kết cần phải có ý nghĩa xác, nghĩa cần thiết thực, cần, bạn hỏi thêm người bên ngồi để họ đánh giá • Đo lường thực nhân viên - Đánh giá tiến độ tồn nhóm so với mục tiêu đề án, kế hoạch thời gian, tài Tài : chi phí thực tế, lãi so với dự kiến Thời gian: thành so với kế hoạch làm việc Chất lượng: độ xác; hài lòng khách hàng Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả • Lãnh đạo - Đánh giá hiệu việc lãnh đạo nhóm việc hỗ trợ hướng dẫn nhóm Việc điều hành : Đạt kết kế hoạch vạch Ý kiến đánh giá : Thực đạt tiến độ nhóm Ý kiến đánh giá bên : Thực đạt tiêu bên Tinh thần : Ý kiến nhóm, khách hàng, người có liên quan • Tiểu nhóm - Đánh giá hiệu tiểu nhóm theo định mức tiêu Các mục tiêu kết thực tế so với tiêu Chất lượng ý kiến đánh giá nội Khách hàng : ý kiến đánh giá khách hàng Cải tiến : Dự tính kết tương lai Nhóm Trang 15 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương • Các thành viên nhóm - Đánh giá đóng góp cá nhân vào việc thực kế hoạch tồn nhóm Hiệu suất : So với tiêu - Ý kiến đánh giá cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng - Tự đánh giá so với đồng nghiệp - Giá trị khác có đóng góp thêm khơng; ý thức trách nhiệm V TINH THẦN LÀM VIỆC NHÓM TRONG THỰC TIỄN Trên giới Năm 1969, với nỗ lực vượt trội, nhóm Apollo đưa người đặt chân lên mặt trăng lần Bằng sáng tạo, nhóm kỹ IBM giúp người lần tiếp xúc với máy tính cá nhân Sự đồng tâm hiệp lực để thiết kế mẫu xe khách nhóm Taurus cứu cơng ty Ford khỏi tình trạng sa sút nghiêm trọng vào năm 1980 mẫu xe nhanh chóng trở thành loại xe bán chạy Bắc Mỹ… Một số vấn đề trình làm việc nhóm Việt Nam Hiện nay, khái niệm làm việc nhóm khơng cịn xa lạ với cơng ty Việt Nam Trước đây, hình thức làm việc nhóm có cơng ty nước ngồi Giờ công ty 100% vốn người Việt triển khai phương thức làm việc nhóm Lướt qua tin tuyển dụng nhân hầu hết cơng ty : Ngồi u cầu lực, kinh nghiệm thân người lao động, có yêu cầu khả làm việc nhóm ứng viên Một nhân tố yêu cầu chất lượng nhân công Việt Nam Những năm gần phong trào đổi phương pháp giảng dạy, giáo viên không ngừng giảm thiểu thuyết giảng để tăng cho học sinh, sinh viên làm việc nhóm Tuy nhiên, thực tế cho thấy khơng phải làm việc nhóm lớp thành công Một lý dẫn đến thất bại người học chưa trang bị đầy đủ kỹ làm việc nhóm hiệu Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” nói đến nhiều “nghe nói” chưa thực theo nghĩa Họ thành cơng dự án làm việc theo nhóm hỗ trợ nhiều thành viên, nhiều phận chuyên biệt Đó nguyên nhân : Nhóm Trang 16 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương • Quá nể nang mối quan hệ Người phương Tây có cao lại sẵn sàng hồn thành cơng việc cần nhiều người Cịn người Việt trẻ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt thành viên đội, tỏ coi trọng bạn bè nên tranh luận thường đè nén cho nhẹ nhàng Đơi có cãi vặt theo kiểu cơng tư lẫn lộn Cịn sếp, tranh luận với sếp coi biểu không tôn trọng, dưới, đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng mối quan hệ tốt thành viên quan trọng việc cơng trình bị chậm tiến độ • Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu châu Mỹ tách biệt cơng việc tình cảm cịn ngược lại, thích làm vừa lịng người khác cách luôn tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến không đồng ý chẳng hiểu Điều làm cho nhóm hiểu lầm nhau, chia năm xẻ bảy làm làm Những người khác ngồi chơi xơi nước Ai hài lịng cịn cơng việc khơng hồn thành Nếu sếp đưa ý kiến trở thành khuôn vàng thước ngọc, thành viên việc tỏ ý tán thành mà chẳng dám phản đối Nếu bạn làm việc mà có bạn đưa ý kiến giống bạn biển Bạn chọn với 10 người khác hay với 10 hình nộm biết gật gù đồng ý • Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính thảo luận khơng dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên nghĩ việc người khác khơng phải Khi đóng vai im lặng đồng ý, đầu thành viên thường tạo cho ý kiến khác, đắn hơn, sáng suốt khơng nói Trong kỳ dọn dẹp cơng sở cuối năm, cơng việc đươc tun bố”tồn cơng ty dọn dẹp phịng làm việc” sau tuần phòng đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi Cuối sếp định người chịu trách nhiệm thơi cơng việc buổi OK Vì sao? Đơn giản có người, họ buộc phải làm đùn cho khác! Cịn với nhóm, nhóm gặp thất bại, tất nhiên, khơng phải ý kiến mình, có nói đâu? Ý tưởng cất đầu mà! Rất nhiều lý để giải thích thất bại, lý dẫn đến điều khơng phải chịu trách nhiệm! Một nguyên nhân điều phân công việc cho người, thiếu lịng tự tin tâm lý sợ sai • Khơng ý đến cơng việc nhóm Nhóm Trang 17 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Một khuynh hướng trái ngược ln ln cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến bât kỳ khác Một số thành viên nhóm cho giỏi nên bàn luận nhóm nhỏ, người giỏi đưa ý kiến vào mà khơng cho người khác tham gia Chỉ vài hơm chia rẽ nhóm Khi đội bàn bạc với nhau, số thành viên nghĩ ý kiến khơng tốt nên khơng chịu nói cho đề tài chán nên không tốn thời gian Thế là, phải bàn luận kỹ để giải vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với Cho đến thời gian cịn 5-10 phút tất bắt đầu quay sang, đùn đẩy phát biểu Và lúc có người lên thuyết trình, tiếp tục bàn chuyện riêng KẾT LUẬN Hồ Chí Minh nói: “Đồn kết, đồn kết, đại đồn kết”, tập thể sức mạnh, biết lợi dụng sức mạnh tập thể định có thành cơng Làm việc theo nhóm có hiệu tốt, không sinh viên Việt Nam nói riêng mà cịn sinh viên nước giới Vậy, biết khắc phục khó khăn làm việc nhóm đạt kết tôt đẹp nhiều! Các nhóm giống mối quan hệ - bạn phải làm việc mối quan hệ Ở nơi làm việc, chúng tạo thành đơn vị hoạt động quan trọng nhu cầu trợ giúp luôn nhận biết Bằng việc khiến nhóm có trách nhiệm với hỗ trợ mình, trách nhiệm trở thành cơng cụ thúc đẩy cho cơng việc nhóm Điều quan trọng nhu cầu phải nhận biết nhóm giải cách cơng khai Thời gian nguồn lực phải nhóm ban quản lý cao phân bổ cho yếu tố hoạt động nhóm phải lập kế hoạch, theo dõi xem xét lại giống hoạt động quản lý khác Ngồi ra, lợi ích làm việc theo nhóm cịn thể qua hồn thiện thân thành viên tham gia Tham gia thảo luận, tìm hiểu mục đích văn hố nhóm, người có khả giải vấn đề liên quan đến cơng việc Từ người phát huy khả tiềm tàng Vì nhóm tạo mơi trường làm việc tập thể - nơi cá nhân giao trách nhiệm có quyền hạn, nơi mà tin tưởng sẻ chia đặt lên hàng đầu - nên khuyến khích người làm việc nhiệt tình Nhóm Trang 18 Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Vì tinh thần làm việc nhóm “chìa khóa thành cơng” cho vấn đề bạn biết vận dụng cách hợp lý đắn Chính điều phát huy sức mạnh câu ca dao : “Một làm chẳng nên non Ba chụm lại nên hịn núi cao” Nhóm Trang 19 ... Chương PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ I KHÁI QT CHUNG VỀ NHĨM Khái niệm nhóm Một nhóm người làm việc văn phòng hay chí dự án chung khơng phải lúc tiến hành cơng việc nhóm làm việc Nếu nhóm quản... bạn làm đình trệ cơng việc nhóm Một người làm việc theo nhóm hiệu người mà thành viên khác nhóm dựa vào tin tưởng Làm việc vơ tư, thẳng : Để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn không thiết phải làm. .. nghiệm phương pháp quản lý điều hành Nhóm Trang Hành vi tổ chức – GVHD: Th.s Nguyễn Văn Chương Làm việc độc lập làm việc từ người khác Làm việc theo nhóm trưởng nhóm - Hiệu cơng việc khơng khai - Hiệu