Quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên”

Khái niệm hàng tồn kho: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – hàng tồn kho, quy định hàng tồn kho là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường.. Theo đó, hà

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến quýthầy, cô trong khoa Tài chính - ngân hàng, Trường Đại học Thương Mại đãtận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập Em chân thành cảm ơn thầyThs.Trịnh Công Sơn, đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết khóaluận tốt nghiệp Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học khôngchỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quýbáu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Em chân thành cảm ơn Ban giám đốc công ty TNHH Thương mại vàDịch vụ ô tô Việt Nguyên đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thựctập tại công ty Và em xin cảm ơn toàn thể ban lãnh đạo cũng như các anh chịnhân viên đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình em thực tập tại công ty.Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên sức khỏe – hạnh phúc vàchúc công ty ngày càng phát triển trong thời gian tới

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC BẢNG iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ iv

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu khóa luận 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Một số khái niệm liên quan tới vấn đề nghiên cứu 4

1.1.1 Hàng tồn kho 4

1.1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho 4

1.1.1.2 Phân loại hàng tồn kho: 5

1.2 Các nội dung trong quản trị hàng tồn kho 8

1.2.1 Định giá hàng tồn kho 8

1.2.2 Các chi phí gắn liền với hàng tồn kho 9

1.2.3 Quản trị hàng tồn kho 10

1.2.3.1 Lập kế hoạch 10

1.2.3.2 Tổ chức quản lý 11

1.2.4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn 14

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị hàng tồn kho của công ty 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ Ô TÔ VIỆT NGUYÊN 21

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên 21

2.1.1 Giới thiệu chung 21

2.1.2 Tình hình tài sản – nguồn vốn của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên giai đoạn 2011-2013 23

2.1.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên giai đoạn 2011-2013 25

2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu 27

2.3 Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên giai đoạn 2011-2013 28

2.3.1 Tình hình hàng tồn kho của công ty 28

2.3.2 Quy trình quản trị hàng tồn kho của công ty 29

2.3.3 Đánh giá hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho của công ty 31

2.3.3.1 Đối với việc lập kế hoạch tồn kho của công ty 31

2.3.3.2 Đối với việc thực hiện kế hoạch tồn kho 32

CHƯƠNG 3: CÁC PHÁT HIỆN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY 37

3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu hiệu quả quản trị hàng tồn kho của công ty 37

3.1.2 Hạn chế 38

3.1.3 Nguyên nhân 40

3.2 Đề xuất các giải pháp, phương hướng nâng cao chất lượng quản trị hàng tồn kho của công ty 41

KẾT LUẬN 43

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Bảng cân đối kế toán rút gọn của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ

ô tô Việt Nguyên, giai đoạn 2011-2013 23 Bảng 2.2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh rút gọn của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Việt Nguyên, giai đoạn 2011-2013 25 Bảng 2.3: Bảng cơ cấu hàng tồn kho trong tổng tài sản của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên giai đọan 2011-2013 28 Bảng 2.4: Bảng đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên giai đoạn 2011-2013 33 Bảng 2.5: Bảng đánh giá khả năng thanh toán ngắn hạn và khả năng thanh toán nhanh của công ty giai đoạn 2011-2013 35

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào muốn đảm bảo choquá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục thì đều đòi hỏimột lượng hàng tồn kho nhất định Bởi hàng tồn kho được xem như là “miếngđệm an toàn“ giữa cung ứng và sản xuất

Thường thì giá trị tồn kho chiếm khoảng hơn 40% tổng giá trị tài sản củadoanh nghiệp Do đó nhà quản trị phải kiểm soát lượng tồn kho thật cẩn thậnthông qua việc xem xét lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, cũng như cácbiện pháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượng hàng tồn kho Vì nếu tồn khovới số lượng quá nhỏ hay quá lớn đều không đạt hiệu quả tối ưu Tồn kho cao

sẽ làm tăng chi phí đầu tư, nhưng nó lại biểu hiện sự sẵn sàng cho sản xuấthoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng Tồn kho thấp sẽ làm giảm chi phí đầu tưnhưng sẽ tốn kém trong việc đặt hàng, thiết đặt sản xuất bỏ lỡ cơ hội thu lợinhuận

Trong nền kinh tế hiện nay đã có không ít các công ty sản xuất và kinhdoanh trong lĩnh vực ô tô Do đó sự cạnh tranh là tính tất yếu của quy luậtthương trường, quản trị hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏinhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản

lý vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp

Cụ thể trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Dịch

vụ ô tô Việt Nguyên em được biết, trong 3 năm trở lại đây sản lượng hàng tồnkho của công ty đạt mức khá cao nhưng đang giảm dần qua các năm, nóchiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng tài sản lưu động

Ban lãnh đạo công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyêncũng đã có rất nhiều những biện pháp và chiến lược trong quá trình quản trị

hàng tồn kho nhằm mang lại hiệu quả trong quá trình sản xuất và kinh doanhcủa doanh nghiệp

Nhận thức được tầm trọng của vấn đề này nên tôi đã chọn đề tài khóaluận: “Quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô

tô Việt Nguyên”

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Về mặt thời gian: Trong 3 năm từ 2011 đến 2013

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: được sử dụng các tài liệu liên quan đến

đề tài trong các giáo trình, thông tư, tạp chí… ở trên thư viện, trang web nhằm

hệ thống hóa phần cơ sở lý luận của công tác quản trị hàng tồn kho, cũng như

thực trạng và đề ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản trịhàng tồn kho của doanh nghiệp.

Các phương pháp xử lý thông tin: sử dụng các chỉ tiêu, chỉ số, phân tíchthống kê, tổng hợp, so sánh nhằm phân tích tình hình tồn kho của công ty.Các phương pháp sử dụng trong phân tích: phương pháp phân tích cácnhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị hàng tồn kho

5 Kết cấu khóa luận

Nội dung chính của khóa luận được kết cấu chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết cơ bản về quản trị hàng tồn kho trong doanhnghiệp

Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thươngmại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên giai đoạn 2011-2013

Chương 3: Các phát hiện và phương hướng giải quyết vấn đề quản trịhàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG

TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP.

1.1 Một số khái niệm liên quan tới vấn đề nghiên cứu.

1.1.1 Hàng tồn kho.

1.1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho.

Khái niệm hàng tồn kho:

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – hàng tồn kho, quy định hàng

tồn kho là tài sản:

Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường

Đang trong quá trình kinh doanh, sản xuất dở dang

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sảnxuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn,

có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo giáo trình Quản trị tài chính – ĐHTM năm 2011, hàng tồn kho bao

gồm: hàng mua đang đi trên đường; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ,thành phẩm, hàng hóa tồn kho; hàng gửi bán, dự phòng giảm giá hàng tồnkho

Như vậy: hàng tồn kho của doanh nghiệp là một bộ phận của tài sảnngắn hạn, dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất,chế tạo của doanh nghiệp

Đặc điểm của hàng tồn kho:

Tùy từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau vànội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau

Đối với doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hìnhnhư dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho

chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện, vật chất – kỹ thuật dùng vàohoạt động của họ

Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lờihàng tồn kho chủ yếu của họ là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay ngườitiêu dùng Trong lĩnh vực này doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bánthành phẩm trên dây chuyền như trong doanh nghiệp sản xuất

Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phái trải qua một quátrình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành phẩm làm ra cuốicùng Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu đếnbán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đếntay người tiêu dùng

1.1.1.2 Phân loại hàng tồn kho:

Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng

loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản,nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuấtkinh doanh Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàngtồn kho cần phân loại và xắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhấtđịnh

* Thứ nhất, phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho.

Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sửdụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng đượchình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao Theo đó, hàng tồn khotrong doanh nghiệp được chia thành:

- Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ

để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bánthành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang

- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được

dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thànhphẩm

* Thứ hai, theo chuẩn mực 02 -hàng tồn kho được phân thành:

- Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên

đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản

phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tụcnhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công

chế biến đã mua đang đi trên đường

Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho củadoanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánhtrên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quảkinh doanh Vì vây việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanhnghiệp

Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định.

Quản trị hàng tồn kho:

Khái niệm quản trị hàng tồn kho:

Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kếhoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sửdụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu củadoanh nghiệp

Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồnkho thông qua chuỗi giá trị từ việc xử lý trong sản xuất và phân phối.

Vai trò, ý nghĩa của công tác quản trị hàng tồn kho

Đảm báo có đủ hàng hóa thành phẩm để cung ứng ra thị trường

Ý nghĩa :

Công tác quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quátrình hoạt đồng sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Muốn cho cáchoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thườngxuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thờigian Đúng về quy cách phẩm chất, chất lượng Đó là một vấn đề bắt buộc mànếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới có thể tồn tạiđược Vì vậy đảm báo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là một tất yếukhách quan, mộ điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội

Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hóa thì mới tồn tại được,chính vì vậy cần phải đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường và

xã hội

1.2 Các nội dung trong quản trị hàng tồn kho.

1.2.1 Định giá hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02:

Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể

thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thựchiện được

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chiphí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

Chi phí tồn kho có liên quan trực tiếp đến giá vốn của hàng bán Bởi vậycác quyết định tốt liên quan đến khối lượng hàng hóa mua vào và quản lýhàng tồn kho dự trữ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập

Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho

Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phươngpháp sau:

(a) Phương pháp tính theo giá đích danh;

(b) Phương pháp bình quân gia quyền;

(c) Phương pháp nhập trước, xuất trước;

(d) Phương pháp nhập sau, xuất trước

Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp

có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được

Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồnkho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu

kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trịtrung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng

về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàngtồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồnkho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểmcuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giácủa lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồnkho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối

kỳ còn tồn kho

Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồnkho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho cònlại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phươngpháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sauhoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhậpkho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho

1.2.2 Các chi phí gắn liền với hàng tồn kho

Chi phí đặt hàng: bao gồm các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị vàphát hành đơn đặt hàng như chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán.Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụthuộc vào số lượng hàng được mua.Trong mỗi kỳ kinh doanh chi phí đặt hàngthường tỷ lệ với số lần đặt hàng trong kỳ Khi khối lượng hàng của mỗi lầnđặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng lên và chi phí đặt hàng do vậy cũng tănglên và ngược lại

Chi phí lưu kho: chi phí này xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu trữhàng để bán, bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho,chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hưhỏng hàng hóa,lãi vay… Các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào khối lượnghàng hóa mua vào.Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn, thì chi phí lưukho tăng và ngược lại

Các chi phí khác:

+ Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: có thể xem đây là loại chi phí cơhooijdo doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu.Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặthàng từ người cung cấp loại hàng đó Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ baogồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển Nếu không doanhnghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng

+ Chi phí mất uy tín với khách hàng: đây cũng được xem là một loại chiphí cơ hội và được xác định căn cư vào khoản thu nhập dự báo sẽ thu được từviệc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vìhết hàng gây ra.Đây là một chi phí quan trọng nhưng không được ghi chéptrong hệ thống kế toán

+ Chi phí gián đoạn sản xuất…

1.2.3 Quản trị hàng tồn kho.

1.2.3.1 Lập kế hoạch

- Xác định quy mô và cơ cấu lượng hàng hóa tồn kho

Trên cơ sở kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tìnhhình biến động của thị trường, nhà quản trị phải đặt ra chiến lược tồn kho củadoanh nghiệp trong thời gian kinh doanh tới Tuy nhiên, chiến lược này phảiđẩm bảo đối với sự biến động của nhiều yếu tố như: giá cả, nguồn cung cấp,nhu cầu tiêu thụ của khách hàng

Cơ cấu hàng tồn kho là rất quan trọng vì việc mua hàng đòi hỏi doanhnghiệp phải sử dụng một lượng vốn lưu động nhất định nên sẽ ảnh hưởng tớikhả năng thanh toán của doanh nghiệp.Vì vậy, xác định được quy mô hànghóa cần mua phải hợp lý cho việc kinh doanh là vô cùng quan trọng

Quy mô lô hàng nhập kho chính là lượng hàng nhập vào để đáp ứng choquá trình sản xuất diễn ra liên tục trong một thời gian dài, còn nếu quy mô lô

hàng nhỏ thì quá trình nhập hàng sẽ phỉa liên tục.Trong thực tế kinh doanh, đểtối thiểu hóa chi phí tồn kho người kinh doanh mong muốn quy mô lô hàngcàng nhỏ càng tốt.

- Xác định nguồn hàng và nhà cung cấp

Sau khi xác định được quy mô cơ cấu, lượng hàng hóa cần mua doanhnghiệp phải dự kiến xem tìm kiếm nguồn hàng Nguồn hàng của doanhnghiệp phải đáp ứng toàn bộ khối lượng và cơ cấu hàng hóa thích hợp với nhucầu cảu khách hàng và doanh nghiệp có thể mua được trong kỳ kế hoạch Để

có nguồn hàng tốt và ổn định doanh nghiệp phải tổ chức công tác tạo nguồnhàng và không ngừng nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng, doanh nghiệp phảichú ý tới các yếu tố:

+ Gía và điều kiện thanh toán

+ Chất lượng sản phẩm và độ ổn định của sản phẩm

+ Thời gian giao hàng

+ Các dịch vụ bổ sung được cung cấp

+ Khả năng thích ứng với nhu cầu phát sinh

1.2.3.2 Tổ chức quản lý

Quản trị hàng tồn kho cần phải trả lời được các câu hỏi:

- Lượng hàng đặt là bao nhiêu để chi phí tồn kho là nhỏ nhất

- Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng

a Phương pháp quản lý theo mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ ( economic ordering quanlity)

Mô hình EOQ là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng,

có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

Mục đích của quản lý hàng tồn kho là cân bằng hai loại chi phí: chi phílưu giữ và chi phí đặt hàng sao cho tổng chi phí tồn kho là thấp nhất

Trong mô hình EOQ việc phân tích dựa theo giả định:

- Lượng hàng mua trong mỗi lần đặt hàng là như nhau.

- Nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản là xác định Thời gianmua hàng – thời gian từ khi đặt một đơn hàng tới khi nhận được hàng cũng làxác định

- Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàngđược đặt Giả thiết này làm cho chi phí mua hàng sẽ không ảnh hưởng đến môhình EOQ bởi vì chi phí mua hàng của tất cả các hàng hóa mua vào sẽ nhưnhau bất kể quy mô đơn hàng với số lượng hàng đặt là bao nhiêu

- Không xảy ra hiện tượng hết hàng

Với những giả thiết này, phân tích EOQ bỏ qua các chi phí cơ hội nhưchi phí giảm doanh thu do hết hàng, chi phí mất uy tín với khách hàng, chi phígian đoạn sản xuất… Để xác định EOQ, chúng ta phải tối thiểu hóa chi phíđặt hàng và chi phí bảo quản

Tổng chi phí tồn kho = tổng chi phí đặt hàng + tổng chi phí bảo quản

EOQ: số lượng hàng đặt có hiệu quả

D: tổng nhu cầu số lượng 1 loại sản phẩm cho một khoảng thời giannhất định

P: chi phí cho mỗi lần đặt hàng

Nhận xét: Mô hình EOQ có ưu điểm cơ bản là chỉ ra được mức đặt hàngtối ưu trên cơ sở cực tiểu chi phí đặt hàng và tồn kho cho nhu cầu xác định.Tuy nhiên, nhược điểm lớn của mô hình là dựa trên quá nhiều giả thiết khó

đạt được trên thực tế.Vì vậy mô hình EOQ cần được thực tiễn hóa bằng cáchloại bỏ dần các giả thiết, chấp nhận các điều kiện thực tế.

b Phương pháp quản lý theo mô hình đặt hàng theo sản POQ (Production order quantity)

- Mô hình này áp dụng với các giả thiết:

+ Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của một loạivật liệu có thể ước lượng được…

+ Không sử dụng tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp theo mứcđồng nhất (p), vật liệu được sử dụng ở mức đồng nhất (d) và tất cả vật liệuđược dùng hết toàn bộ khi đơn hàng kế tiếp về đến

+ Nếu hết tồn kho thì sự đáp ứng khách hàng và các chi phí khác khôngđáng kể

+ Không có chiết khấu theo số lượng

+ Mức cung cấp (p) lớn hơn mức sử dụng (d) (d≤ p)

Mô hình không chỉ phù hợp với những doanh nghiệp thương mại mà cònđược áp dụng cho những doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanhnghiệp tự sản xuất vật tư để dùng Vì mô hình này đặc biệt thích hợp cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên được gọi là mô hình cungcấp theo nhu cầu sản xuất

Công thức tính POQ là:

POQ =

√H∗(1+ 2 DS d

p)

Gọi: POQ: sản lượng đơn đặt hàng

H: chi phí tồn trữ cho một đơn vị hàng tồn kho mỗi năm

P: mức sản xuất ( mức cung ứng ) hàng ngày

d: nhu cầu sử dụng hàng ngày ( d < P)

D: nhu cầu hàng năm

S: chi phí đặt hàng cho một đơn đặt hàng

Nhận xét: Mô hình này thích hợp với doanh nghiệp có hoạt động sảnxuất kinh doanh liên quan đến việc đặt hàng thường xuyên Với đặc điểm nhưvậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa chi phí cho việc tích lũy hàng tồn khotrong khi hàng hóa vẫn được cung cấp đều đặn.

1.2.4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn

- Vòng quay hàng tồn kho: Hệ số vòng quay hàng tồn kho thể hiện khả

năng quản trị hàng tồn kho Vòng quay hàng tồn kho là số lần mà hàng hóatồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ Hệ số vòng quay hàng tồn kho đượcxác định bằng giá vốn hàng bán chia cho bình quân hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho = bìnhquân hàng tồnkho giá vốn hàng bán

Trong đó

Bình quân hàng tồn kho = hàng tồnkho năm trước+ hàngtồn kho năm nay2

Hệ số vòng quay hàng tồn kho thường được so sánh qua các năm đểđánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm Hệ sốnày lớn cho thấy tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho là nhanh và ngượclại, nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp Cần lưu ý làhàng tồn kho mang đậm tính chất ngành nghề kinh doanh nên không phải cứmức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu

Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệpbán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều Có nghĩa là doanhnghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính cógiá trị giảm qua các năm

Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa làlượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng độtngột thì rất có khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnhtranh giành thị phần Hơn nữa, dự trữ nguyên liệu vật liệu đầu vào cho các

khâu sản xuất không đủ có thể khiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ Vìvậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sảnxuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng.

Khả năng thanh toán

Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, hay còn gọi là hệ số khả năng

thanh toán hiện thời –current ratio cho biết mỗi đồng nợ ngắn hạn được bù

đắp bằng bao nhiêu đồng tài sản ngắn hạn, vì vậy đây là chỉ tiêu phản ánhtổng quát nhất khả năng chuyển đổi tài sản thành tiền để thanh toán nợ ngắnhạn cho DN

Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn = tài sản ngắn hạn nợ ngắn hạn

Chỉ tiêu này càng cao càng thể hiện khả năng các khoản nợ ngắn hạn sẽđược thanh toán kịp thời

Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn < 1là tài sản ngắn hạn không đủ

bù đắp cho nợ ngắn hạn (vốn hoạt động thuần)

Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn = 1 thể hiện tài sản ngắn hạn vừa

đủ bù đắp các khoản nợ ngắn hạn cho doanh nghiệp và doanh nghiệp có khảnăng thanh toán nợ ngắn hạn, tuy nhiên trong thực tế, nếu chỉ tiêu này ở mức

1 thì khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp cũng vẫn rất mongmanh

Hệ số khả năng thanh toán nhanh được hiểu là khả năng doanh nghiệpdùng tiền hoặc tài sản có thể chuyển đổi nhanh thành tiền để trả nợ ngay khiđến hạn và quá hạn Tiền ở đây có thể là tiền gửi, tiền mặt, tiền đang chuyển;tài sản có thể chuyển đổi thành tiền là các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn (cổphiếu, trái phiếu) Nợ đến hạn và quá hạn phải trả bao gồm nợ ngắn hạn, nợdài hạn đến hạn phải trả, nợ khác kể cả những khoản trong thời hạn cam kếtdoanh nghiệp còn được nợ Khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệpđược tính theo công thức:

Tỷ số thanh khoản nhanh =Giá trị tài sản lưu động - Giá trị hàng tồn kho

Giá trị nợ ngắn hạn

Tỷ số thanh toán nhanh cho biết liệu công ty có đủ các tài sản ngắn hạn

để trả cho các khoản nợ ngắn hạn mà không cần phải bán hàng tồn kho haykhông Tỷ số này phản ánh chính xác hơn tỷ số thanh toán hiện hành Mộtdoanh nghiệp có tỷ số thanh toán nhanh nhỏ hơn 1 sẽ khó có khả năng hoàntrả các khoản nợ ngắn hạn nên ta cần lưu ý điều này

Nếu tỷ số này nhỏ hơn hẳn so với tỷ số thanh toán hiện hành thì điều đó

có nghĩa là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào hàngtồn kho

Khả năng sinh lời của hàng tồn kho

Khả năng sinh lời của hàng tồn kho = lợinhuận tr ướ c thuế (sauthuế )

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị hàng tồn kho của công ty

- Các nhân tố khách quan.

- Môi trường kinh tế

Trong môi trường kinh tế, công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệpchịu tác động của các yếu tố như: tổng sản phẩm quốc nội (GDP), yếu tố lạm phát

Tổng sản phẩm quốc nội (GDP): GDP tác động đến nhu cầu của gia đình,

doanh nghiệp, Nhà nước, tức là GDP đã tác chi phối và làm thay đổi quyết định

tiêu dùng trong từng thời kỳ nhất định Vì vậy, doanh nghiệp cần dựa theo GDP

và tình hình thực tế để đưa ra các giải pháp, các chính sách về mức dự trữ hàngtồn kho trong từng thời kỳ nhất định để tránh ứ đọng hàng hóa hay tích trữ quánhiều, và tránh tình trạng thiếu hàng hóa

Yếu tố lạm phát: lạm phát ảnh hưởng đến tâm lý và hành vi của người tiêu

dùng Khi lạm phát xảy ra thì giá cả là vấn đề được nhiều người tiêu dùng quantâm nhất Thông thường khi lạm phát tăng sẽ kéo theo sự tăng giá, mà đối với mặthàng là ô tô thì lạm phát có ảnh hưởng rất lớn, nó làm tăng giá, mà giá trị của tiềnlại giảm, làm cho người tiêu dùng hoang mang, và họ không dám bỏ một số tiềnlớn để mua hàng Vì vậy, để quản trị tốt hàng tồn kho thì các nhà quản trị cần phải

có chính sách ổn định giá cả, phải kết nối giữa nhà cung cấp, phân phối một cáchhợp lý Để tránh tồn đọng hàng hóa quá nhiều làm tăng các chi phí tồn kho

- Môi trường chính sách – pháp luật

Chính sách pháp luật có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, cũng nhưcông tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp Cơ quan nhà nước ở trungương và địa phương đều có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh và dự trữ củadoanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có cơ quan Nhà nước và chính quyêntheo dõi, kiểm tra giám sát mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.Một nhà quản trị giỏi cần phải thông qua các cơ quan nhà nước để biết đượccác chính sách mới của chính phủ đối với lĩnh vực mình đang hoạt động hoặctận dụng các mối quan hệ quen biết của họ, giúp doanh nghiệp có thể tìmkiếm những nguồn hàng tốt, đảm bảo được mục tiêu của mình

Các cơ quan nhà nước cũng là người đề ra các chính sách, quy định vềhàng tồn kho trong doanh nghiệp Các nhà quản trị cần phải tuân thủ cácnguyên tắc này trong hoạt động tác nghiệp của mình

- Môi trường văn hóa – xã hội

Môi trường văn hóa – xã hội bao gồm các yếu tố tác động đến hoạt độngquản trị hàng tồn kho như: văn hóa, tôn giáo Văn hóa, tôn giáo bao gồm cácphong tục, tập quán, lối sống… ảnh hưởng tới hành vi tiêu dùng của mọi người.

Nó chi phối những nhu cầu về chủng loại chất lượng và kiểu dáng hàng hóa Vìvậy, doanh nghiệp phải nghiên cứu thị trường về nhu cầu, phong tục, lối sống củakhách hàng để tiến hành nhập hàng, phân phối hàng hóa đúng nơi

Văn hóa xã hội cũng ảnh hưởng đến nhu cầu thị trường Mục đích tồnkho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng bìnhthường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất Do vậy, nhu cầu của sản xuất thịtrường có ảnh hưởng lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn kho Cụ thể:

- Vào các ngày lễ tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể, vì thế sốlượng, chủng loại hàng tồn kho cũng tăng lên

- Nhu cầu thị trường xe ô tô, xe chuyên dụng ở nơi có giao thông vận tảitốt khác nơi có nhiều đồi núi, hiểm trở

- Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp

Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuấtcủa doanh nghiệp Nhà quản trị phải theo dõi giá cả của các mặt hàng mà nhàcung ứng cung cấp, để điều chỉnh giá cả hợp lý, và có thể chọn ra nhà cungứng tốt nhất cho mình Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, nhà cungcấp có khả năng cung ứng đều đặn, kịp thời theo điều kiện kinh doanh củadanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại

- Khách hàng

Khách hàng ảnh hưởng đến mọi hoạt động quản trị của doanh nghiệp.Khách hàng luôn bị thu hút bởi những hứa hẹn sẽ được hưởng khi mua hàng;nhu cầu của khách hàng thì luôn thay đổi, lòng trung thành của khách hàng thìluôn bị lung lay trước nhiều hàng hóa đa dạng Vì vậy, các nhà quản trị cầnphải nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của khách hàng để đưa ra được những

chiến lược hợp lý Trong quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị cũng phải phântích các nhân tố về khách hàng, để đưa ra chiến lược nhập hàng hợp lý về sốlượng cũng như chất lượng, mẫu mã; các mức tồn kho sao cho hợp lý để tránhthiếu hàng hóa khi nhu cầu của khách hàng tăng cao, cũng như khi thị trườngbão hòa thì phải có mức tồn kho hợp lý để tránh tồn đọng nhiều, gia tăng cácchi phí tồn kho.

- Các nhân tố chủ quan

- Hệ thống và chu kỳ vận chuyển của hàng tồn kho trong công ty

Đây là một nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vậtliệu Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vậnchuyển khó khan hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào

đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên nhưcác doanh nghiệp khác được Nếu không doanh nghiệp sẽ bị động trong hoạtđộng kinh doanh của mình Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giaothông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiệnnhay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác vận chuyển hàng hóa từ nơisản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng … giảm bớt trởngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng hóa, góp phầnđảm bảo chất lượng hàng hóa lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanhnghiệp

- Quy mô kinh doanh

Quy mô của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hayhẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn nhiều hay hạnchế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục cụ cho công tácbảo quản tốt hay không… tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho Ví dụ nhưmột doanh nghiệp, với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiềuhàng hóa trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chon vốn của

mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng hàng hóa sẽ khó khan hơn so vớivốn dưới dạng tiền tệ Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữhàng hóa không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình bảoquản sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn bị hư hỏng…

- Vốn

Vốn là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp đặc biệt là trong dự trữ hàng hóa Đây là nhân tố quan trọng ảnhhưởng đến công tác dự trữ và đầu tư các thiết bị máy móc phục vụ cho quản

lý hàng tồn kho Khi có vôn đầy đủ thì mọi hoặt động mua hàng được tiếnhành nhanh chóng và thuận lới, tránh tình trạng kéo dài thời gian mua hàng vàgiảm được chi phí trong khâu thu mua Mặt khác đảm bảo tiền vốn cho doanhnghiệp, giúp doanh nghiệp chớp được các thời cơ kinh doanh Nhà quản trịluôn phải cân nhắc quy mô hàng hóa dự trữ sao cho phù hợp tình hình vốncủa doanh nghiệp

- Cơ sở vật chất kỹ thuật

Nó phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kỹ thuật tốt,hiện đại tạo điều kiện tốt trong dự trữ hàng hóa, bởi doanh nghiệp có cơ sởvật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ quản lý thông tin về các mặt hàng nhanhchóng, chính xác hơn, bảo quản hang hóa tốt hơn… làm tang sức cạnh tranhcủa doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhưng nếu cơ sở vật chấtthấp kém sẽ làm giảm chất lượng hàng hóa, tang chi phí dự trữ, hiệu quả hoạtđộng của doanh nghiệp không cao và hạn chế trong vấn đề nhập hàng, nếutình trạng này kéo dài sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp