quy trình xuất khẩu bằng đường biển

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮTE.I : Expeditors International Freight Forwarding Co., Ltd B/L: Bill of Lading Vận đơn HB/L : House Bill of Lading Vận đơn nhà Express Release B/L: Express Releas

- Trưởng phòng nhân sự: Chị Võ Đặng Quỳnh Nga

- Người hướng dẫn: Chị Trần Thị Thanh Mai

Cùng toàn thể các anh chị trong công ty, đã hướng dẫn và giúp đỡ tận tình trong suốt thời gian học việc và thực tập tại công ty Trong quá trình thực tập và thực hiện báo cáo này, khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và bất cẩn, rất mong anh chị hướng dẫn tại công ty góp ý chân thành nhất nhằm giúp em có thể hoàn thành bài báo cáo tốt nhất Có thể nói, quá trình thực tập tại Công ty TNHH giao nhận hàng hóa E.I đã cho em được sống và làm việc trong một môi trường rất năng động và chuyên nghiệp Với sự tin tưởng cùng những chỉ dẫn nhiệt tình của các anh chị cũng như Ban lãnh đạo công ty, ngay từ buổi đầu tiên em đã được giao trách nhiệm thực hiện các công việc như một nhân viên thực thụ, tuy có nhiều bỡ ngỡ và khó khăn nhưng em đã nhanh chóng tiếp cận được thực tế Nhờ đó sẽ giúp em phần nào đó thêm mạnh dạn và vững tin hơn cho công việc mà mình lựa chọn trong tương lai Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn nhà trường và ThS Phạm Tố Mai đã hướng dẫn và tạo điều kiện để có những trải nghiệm thực tế vô cùng quý báu

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Cơ cấu dịch vụ công ty trong những năm gần đây 8Bảng 1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của E.I trong gia đoạn 2012-2013 9

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng tại Tp.HCM 6Hình 1.2: Cơ cấu dịch vụ theo khối lượng hàng xuất nhập giai đoạn 2012 – 2014 8Hình 2.1 Quy trình chứng từ xuất khẩu của Shipper Chutex International 11

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

E.I : Expeditors International Freight Forwarding Co., Ltd

B/L: Bill of Lading (Vận đơn)

HB/L : House Bill of Lading (Vận đơn nhà)

Express Release B/L: Express Release Bill of Lading (Điện giao hàng)

MB/L: Master Bill of Lading

FCR: Forwarder’s Cargo Receipt

Shipper: Người gửi hàng

Consignee: Người nhận hàng

Exp.o: một công cụ báo cáo thông tin và theo dõi lịch trình của Expeditors ETMS: dữ liệu gom hàng và dữ liệu được truyền tự động công ty đã cho xây dựng một bộ phận mới Expeditors’s Cargo Management System (e.cms) vào năm 1993

Nếu thương mại là nhựa sống của nền kinh tế thế giới thì giao nhận vận tải được cho là mạch máu lưu thông giữa những dòng nhựa đó Trên thực tế, bản thân các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài và ngược lại do sự hạn chế về chuyên môn Chính vì vậy đối với Việt Nam, dịch vụ giao nhận có một vai trò to lớn không thể phủ nhận Những năm qua, ngành giao nhận Việt Nam đã và đang phát triển nhanh chóng, đặc biệt từ khi Việt Nam thực hiện chính sách mở cửa, thị trường hàng hải Việt Nam đang dần mở rộng theo nhịp độ chung của xu thế khu vực vào toàn cầu.

Để có một dịch vụ giao nhận đúng thời hạn, nhanh chóng và hiệu quả thì khâu chứng

từ xuất nhập hàng là vô cùng quan trọng Vì nếu có một sự sai sót hay chậm trễ nào trong khâu chứng từ thì việc thông quan, xuất hàng đi cũng khó khăn, ảnh hưởng rất lớn đến chuỗi giao nhận Trong khâu chứng từ phải có sự liên hệ chặt chẽ và đồng bộ giữa nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu và công ty giao nhận, hãng tàu để đạt được mục tiêu chung là giao hàng đúng thời gian và tạo nên sự hài lòng cho tất cả các bên Do vậy, đứng dưới góc độ là công ty giao nhận, Expeditors International (E.I) càng phải đạt được sự chuyên nghiệp và chính xác ngay cả trong khâu chứng từ

Nhận thức được tầm quan trọng của việc thưc hiện nghiệp vụ chứng từ trong giao nhận, với những kiến thức đã học về lĩnh vực logistics cũng như những kinh nghiệm thực tế thu thập được trong quá trình học tập tại E.I, tôi đã chọn đề tài: “QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN HÀNG HÓA E.I” Đề tài này giúp hiểu rõ hơn quy trình cũng như các chứng từ, thủ tục hải quan của công ty trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

2 Mục đích nghiên cứu.

Tìm hiểu quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất tại Công

ty TNHH giao nhận hàng hóa E.I để hiểu rõ về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, nắm rõ quy trình thực hiện chứng từ của một công ty giao nhận chuyên nghiệp đồng thời cũng xin đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quy trình nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu: mảng chứng từ giao nhận hàng xuất đường biển tại Công ty TNHH giao nhận hàng hóa E.I

Phạm vi nghiên cứu: quy trình, thủ tục các bên liên quan đến nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất tại công ty

4 Phương pháp nghiên cứu.

Nghiên cứu định tính: Dựa vào những tài liệu, thông tin doanh nghiệp cung cấp, quan sát, nghiên cứu khảo sát và phỏng vấn trực tiếp các nhân viên cũng như tham khảo các tài liệu nghiên cứu trước đây liên quan đến lĩnh vực giao nhận

Nghiên cứu định lượng: phương pháp phân tích, thống kê và so sánh thông qua bảng kết quả doanh thu, lợi nhuận, và cơ cấu tỉ trọng

5 Kết cấu đề tài.

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và các danh mục có liên quan, đề tài được chia thành ba chương với những nội dung sau:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Expeditors và Expeditors chi nhánh Việt Nam

Chương 2: Phân tích chi tiết về nghiệp vụ giao nhận chứng từ hàng xuất bằng đường biển, cụ thể đối với một lô hàng đã thực hiện tại doanh nghiệp

Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất tại doanh nghiệp

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY EXPEDITORS

1.1 Tổng quan về Expeditors.

Expeditors là một trong những tập đoàn chuyên cung cấp dịch vụ Logistics trên thế giới, hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng trên toàn cầu những dịch vụ hỗ trợ cho việc vận chuyển và định vị hàng hóa như quản lí, phân phối, gom hàng, bảo hiểm hàng hóa, khai báo hải quan, quản lí đơn hàng và dịch vụ Logistics theo yêu cầu của khách hàng

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Expeditors.

Năm 1979, Expeditors International of Washington, Inc– văn phòng đầu tiên chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển qua đường biển được thành lập tại Seattle, Washington.Năm 1985, hợp tác cùng công ty Pacific Bridge một tổ chức chuyên chở hàng lẻ, mở rộng dịch vụ LCL và FCL (chuyên hàng lẻ và hàng công)

Năm 1991, xây dựng một chương trình EXCEL (Expeditors Commitment to Excellence and Leadership) và mục tiêu 100% khách hàng thỏa mãn 100%

Năm 1993, Expeditors’s Cargo Management System (ECMS) – Một chương trình gom hàng với dữ liệu truyền tự động ra đời, lập trang web www.expeditors.com

Năm 2000, văn phòng ở Phnom Penh và Hồ Chí Minh được mở

Năm 2004, đánh dấu 25 năm thành lập công ty, doanh thu đạt con số 3 tỷ USD lần đầu tiên, 221 văn phòng và 9000 nhân viên, thu nhập là 156.126.000 USD

Năm 2005, công ty được Forbes ghi nhận là Công ty vận tải quản lý tốt nhất Năm

2010, doanh thu đạt hơn 6,1 tỷ USD với hơn 13.900 nhân viên trên toàn cầu và 252 văn phòng giao dịch

Mô hình của Expeditors là sự kết hợp các dịch vụ giao thông vận tải, môi giới hải quan Ban đầu tập trung vào sự vận chuyển hàng hóa từ Mỹ vào Châu Á, Expeditors nhanh chóng trở thành một trong những công ty giao nhận lớn trên thế giới, nhắm đến

sự phát triển không ngừng và vươn cao hơn nữa trong lĩnh vực Logistics

3.1 Giới thiệu về công ty TNHH Giao nhận hàng hóa Expeditors chi nhánh Việt Nam.

3.1.1 Tổng quan về công ty.

Tên tiếng Việt: Công ty TNHH giao nhận hàng hóa E.I

Tên giao dịch: Expeditors International Freight Forwarding., Co Ltd

Trụ sở chính: Tầng 8, tòa nhà Flemington, 182 Lê Đại Hành, Phường 15, Quận 11,

TP Hồ Chí Minh

Giấy phép kinh doanh số: 4102000170 - Cấp ngày: 02/02/2000

Điện thoại: (84)88127000 – Fax: (84)8812027

Ngành nghề hoạt động: Giao nhận và dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế, nội địaCông ty TNHH Giao nhận hàng hóa E.I là một trong những chi nhánh được mở tại Việt Nam của Expeditors International, được thành lập vào ngày 01/06/2000 với văn phòng đại diện đầu tiên ở thành phố Hồ Chí Minh (SGN).Tiếp đó, công ty mở thêm văn phòng tại Hà Nội (HAN -01/03/3004) và Đà Nẵng (DAN - 01/08/2004) Hiện nay công

ty được đánh giá là một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực giao nhận hàng hóa

Người gom hàng: nhiệm vụ của E.I là gom các đơn hàng lẻ đóng thành các đơn hàng

sỉ, chất đầy container nhằm giảm cước phí vận chuyển

Người chuyên chở: trực tiếp kí hợp đồng vận tải với chủ hàng

Sắp xếp chuyển tải hoặc trực tiếp gửi hàng hóa: khi hàng hóa đang quá cảnh hoặc chuyển tải sang một nước thứ ba, E.I sẽ trực tiếp tổ chức vận chuyển hàng hóa từ phương tiện này sang phương tiện khác hoặc đến tay người nhận

Kinh doanh vận tải đa phương thức: đóng vai trò là nhà vận tải liên hợp, cung cấp các dịch vụ đi suốt “Door to Door”, chuyên chở và chịu trách nhiệm đối với hàng hóa

 Nhiệm vụ

E.I thu xếp và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết trước và sau khi nhận hàng

Phối hợp chặt chẽ với các đại lý trên toàn cầu, các cơ quan tổ chức liên quan để nâng cao hiệu quả hoạt động đồng thời tạo một ấn tượng tốt đẹp với khách hàng

Tự tạo nguồn vốn kinh doanh, trang bị và đổi mới trang thiết bị, nâng cấp mở rộng cơ

sở hạ tầng, hạch toán đầy đủ và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước

Làm tốt công tác phân công lao động, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, tay nghề cho cán

bộ công nhân viên Đảm bảo an toàn lao động, tích cực tham gia công tác xã hội

4.1 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ, chức năng các phòng ban của E.I SGN.

4.1.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức.

Hình 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng tại Tp.HCM Nguồn: Phòng nhân

sự công ty TNHH giao nhận hàng hóa

E.I.

4.2.1 Chức

năng và nhiệm vụ của các phòng ban.

 Ban giám đốc (Director): Điều hành công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về các hoạt động của công ty Giám sát trực tiếp văn phòng vệ tinh tại Đà Nẵng

 Bộ phận hành chính nhân sự (Human Resource): Sắp xếp tổ chức bộ máy tổ chức phù hợp với chức năng nhiệm vụ để công ty đạt hiệu quả cao nhất Tổ chức quản lý hồ sơ nhân viên, xây dựng hệ thống lương thưởng phù hợp

 Bộ phận kế toán (Accounting): Xây dựng thu chi tài chính thống nhất với kế hoạch kinh doanh của công ty Thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ thống kê, kế toán của nhà nước Phân tích các chi tiêu tài chính để phản ánh tình hình tài chính của công ty

 Bộ phận bán hàng (Sales): Tìm kiếm khách hàng, xây dựng và tổ chức các chương trình xúc tiến bán hàng, định hướng thị trường, hoạch định chiến lược kinh doanh.

 Bộ phận chăm sóc khách hàng (Accounting Management): Thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng, phát triển mối quan hệ của công ty với khách hàng, tiếp nhận và

xử lý các vấn đề trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng

 Bộ phận kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng mới, giao dịch với khách hàng, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng bao gồm 5 bộ phận:

Phòng OE (Ocean Export): Phụ trách đơn hàng xuất bằng đường biển

Phòng OM (Order Management): Quản lý đơn hàng, kiểm tra chi tiết hàng hóa và chứng từ, sắp xếp lịch tàu chạy, tránh ứ đọng hàng hóa và chi phí kho bãi

Phòng OI (Ocean Import): Phụ trách hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Phòng AE (Air Export): Phụ trách hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

Phòng AI (Air Import): Phụ trách hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không

Phòng Customer Brokerage: Thực hiện các chứng từ, thủ tục hải quan liên quan đến hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu

 Bộ phận phân phối (Distribution Service): Chuyên về dịch vụ kho bãi, lưu trữ để phân phối hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng

 Bộ phận quản lí hệ thống thông tin (Information Service): Quản lí hệ thống máy tính được nối mạng toàn cầu, hệ thống edoc và xử lí các vấn đề trục trặc về công nghệ khác

o Giới thiệu sơ lược về bộ phận thực tập:

Bộ phận quản lý đơn hàng (OM) là một bộ phận chuyên xử lí và sắp xếp các đơn hàng, chứng từ của khách hàng từ bộ phận Ocean Export Nhiệm vụ của bộ phận OM là cung cấp thông tin liên tục cho khách hàng như về số liệu lượng hàng tồn kho, kiểm tra chi tiết giữa chứng từ và hàng hóa, thông tin về thanh toán và các khoản thanh toán, quản lí chặt chẽ các đơn hàng tránh tình trạng chuyển giao hàng chậm trễ, quản lý tàu chạy cho hàng hóa, tránh ứ đọng hàng

và cho phí kho bãi Đây là một bộ phận giữ vai trò vô cùng thiết yếu và là nơi trực tiếp mang lại doanh thu cho công ty Quy trình hoạt động của bộ phận OM

được diễn ra vô cùng khép kín và mang lại hiệu quả cao trong quá trình đặt hàng của khách Đo hiệu suất cung cấp dịch vụ, tối ưu hóa vận tải và các vấn đề sản phẩm là một trong những vấn đề rất quan trọng và luôn được công ty cải thiệ liên tục để có chuỗi cung ứng tốt nhất Vào cuối ngày, toàn bộ quá trình sẽ đảm bảo rằng số lượng của sản phẩm đến đúng nơi và đúng thời điểm với chi phí thấp nhất cho khách hàng Và điều này chỉ có thể nếu các dữ liệu có sẵn kịp thời, chính xác được thông qua quy trình xuất nhập dơn hàng của OM.

5.1 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.

Tỷ trọng

Số tuyệt đối

Tỷ trọng Tăng/ Giảm

Số tuyệt đối

Tỷ trọng Tăng/ Giảm

Nhìn chung sản lượng hàng nhập tăng nhanh và đều qua mỗi năm Tăng 27.8% từ năm

2012 đến 2013 và 66.7% từ 2013 đến 2014 Trong khi đó hàng xuất do chịu tác động của sự khủng hoảng kinh tế ở các nước nhập khẩu làm cho sản lượng giảm 5.8% vào

năm 2013, dẫn đến tổng sản lượng giảm nhẹ 2.8% Để khắc phục tình trạng này, công

ty đã nỗ lực cải tiến hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ và chú trọng tìm kiếm khách hàng để nâng cao doanh số Đến cuối năm 2014 sản lượng đạt mức 1,944,000,000 tấn, tăng 72% so với năm 2013, điều này cho thấy sự cải tiến mang lại hiệu quả cao

Đồng thời hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng rất lớn, từ 87% đến 91% trong tổng sản lượng của công ty Nguyên nhân là công ty chuyên làm hàng chỉ định, với thuận lợi là đại lý của E.I quốc tế, một trong 20 nhà giao nhận toàn cầu hàng đầu thế giới theo lượng TEU, được công ty hỗ trợ việc tìm kiếm khách hàng ngoài nướcnên lượng hàng theo chiều xuất khá cao Những khách hàng này được các chi nhánh của Expeditors tìm nên mỗi một lô hàng thông thường ta đều phải chia 50% phí đại lý cho chi nhánh đó (tùy theo thỏa thuận với chi nhánh nhập) Mặt khác, công ty có hàng xuất cao hơn là do mặt hàng xuất chủ yếu là những mặt hàng chủ lực của nước ta

5.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của 3 năm gần đây.

Lợi nhuận sau thuế 13.582.237.290 13.288.325.595 14.256.242.919

Bảng 1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của E.I trong gia đoạn 2012-2013

Nguồn: Bộ phận kế toán công ty E.I cung cấp

Nhìn chung tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Giao nhận hàng hóa E.I giai đoạn 2012 – 2014 có bước chuyển biến tốt Cụ thể,doanh thu từ hoạt động kinh doanh

từ năm 2012 (215.680.750.000 VNĐ) tăng lên đến năm 2014 (295.418.682.500 VNĐ) Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của công ty từ năm 2012 (13.582.237.290 VNĐ) giảm 293.911.695 VNĐ so với năm 2013 Nguyên nhân là do năm 2012, tình hình kinh tế thế giới đầy bất ổn do các cuộc khủng hoảng kinh tế, tài chính và nợ công ở các nước Châu Âu, Mỹ dẫn đến tình hình kinh tế trong nước cũng giảm sút đáng kể Lạm phát tăng, tình hình kinh doanh không thuận lợi, cộng với với hệ quả của các biện pháp giảm tổng cầu (chính sách tiền tệ và tài khóa thắt chặt theo Nghị quyết 11 của Chính phủ) đã tác động kìm hãm sức mua của thị trường và tốc độ tăng trưởng kinh tế dẫn đến khó khăn dồn vào năm 2013

Sang đến năm 2014, tình hình kinh doanh có nhiều khởi sắc hơn do kinh tế ổn định hơn Doanh thu năm 2014 của công ty tăng 46.468.068.000 VNĐ so với năm 2013 Kéo theo đó lợi nhuận tăng tăng 967.917.324 VNĐ (tương ứng tăng 7,28%)

Qua bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh trên đây có thể thấy, năm 2013 tình hình hoạt động của E.I có phần giảm sút, nguyên nhân là do khủng hoảng kinh tế năm

2012 đã tác động dồn vào năm 2013, cộng thêm vào đó là sự nổi lên của các công ty xuất nhập khẩu nên làm cho công ty phát triển không mạnh như những năm trước đó

CHƯƠNG II TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT ĐƯỜNG BIỂN TẠI E.I

Hình 2.1 Quy trình chứng từ xuất khẩu của Shipper Chutex International

Bước 1: Nhà máy (CHUTEX) gửi Order manager booking qua email cho EI

Bước 2: E.I gửi Booking Request cho hãng tàu SITC

Bước 3: Hãng tàu phản hồi lại Booking Confirmation cho E.I

Bước 4: E.I gửi Shipping Order cho Shipper

Bước 5 + 6: Nhà máy tiến hành tập kết hàng ra kho Sagawa, kiểm tra hàng hóa rồi gửi Daily Cargo Receiving Report cho E.I

Bước 7: Cùng thời điểm khi giao hàng ra kho, Shipper gửi cho E.I FCR Instruction/Details để E.I làm FCR

Bước 8: E.I gửi FCR Draft (FCR bản nháp) để Shipper check lại và confirm cho E.I Bước 9: E.I lập Bill Of Loading Instruction gửi cho hãng tàu

Bước 10: Hãng tàu dựa trên Bill Of Loading Instruction để lập Master Bill of Loading cấp cho E.I

Bước 11: Kho giao hàng ra CY để bốc hàng lên tàu

NHÀ MÁY

6E.I

2

3

11SAGAWA

W

SITC

9 7

100

SITC

NHÀ MÁY

1.2 Tiếp nhận thông tin về lô hàng từ người gửi hàng (shipper).

Sau khi kí hợp đồng xuất khẩu với CHUTEX thì Nhà nhập khẩu GAP Commercial yêu cầu E.I chi nhánh Việt Nam đứng ra là công ty giao nhận hàng cho GAP, chọn hãng tàu

để đưa hàng tới Thượng Hải và đại lý của E.I ở Thượng Hải

Phòng xuất nhập khẩu của CHUTEX sẽ gửi email cho nhân viên bộ phận chứng từ của E.I về thông tin chi tiết lô hàng, E.I sẽ gửi mail xin xác nhận của bên nhập khẩu (GAP)

2.2 Đặt chỗ với hãng tàu và xác nhận với khách hàng.

E.I kiểm tra các phương án ở hãng tàu và gửi cho CHUTEX về việc đặt chỗ ở hãng tàu ngay khi có chỗ, thông báo rằng hàng hóa đã sẵn sàng CHUTEX gửi các thông tin: Shipper, Consignee, Port of loading, Port of discharge, Goods, Quantity, Volume,… E.I nhận giấy xác nhận (Booking Confirmation) từ SITC và gửi cho CHUTEX để sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho lô hàng Sau đó kiểm tra nội dung trên giấy xác nhận đặt chỗ, liên hệ nhân viên của SITC để nhận container rỗng.Gửi thông tin chi tiết về lô hàng cho bộ phận chứng từ của SITC để làm vận đơn chủ.Shipper gởi email cho nhân viên Document phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) và chi tiết BL (Details for Bill) dưới dạng file mềm để làm chứng từ Khi đã nhận báo cáo kho, nhân viên nhập thông tin về lô hàng vào hệ thống ETMS:

 Nhập phần đầu FCR (FCR Header)

• Vào Desktop  Export, xuất hiện màn hình [BLSORD], mở hai màn hình FCRHDR của số R3Z mẫu và số R3Z cần tạo header

• Nhập số R3Z cần tạo header vào ô FCR Number → F2

• Copy toàn bộ dữ liệu của Shipper, Consignee, Notify, Also Notify (nếu có) vào

số R3Z cần tạo header

• Nhấn F1 để lưu lại dữ liệu vừa mới nhập vào màn hình (Phụ lục 1)

 Nhập nội dung FCR

• Mở file excel chứa nội dung tương ứng

• Nhập BLDMRK → F8 ở cả hai màn hình số mẫu và số cần tạo

• Kiểm tra xem số Pcs, Wgt, Vol có khớp với trong dữ liệu Excel hay không, sau

đó nhập phần “MARKS AND NUMBERS” từ số R3Z mẫu qua, bấm F1 để lưu

• Nhập các dữ liệu:[Tên mặt hàng vận chuyển][PO#], [STYLE#], [INV#], [Q’TY], [PCS], CNTS, KGS, M3, [ON BOARD DATE]: nhập ngày tàu chạy

• F1 để lưu, F2 kiểm tra thông tin trên Excel và trên BLMRK có khớp hay không.Nếu lô hàng có nhiều khách hàng thì tiếp tục nhập các mặt hàng theo mẫu, riêng đối với FCR của chị Hiền, sau dòng ON BOARD DATE còn có thêm FINAL DESTINATION thể hiện điểm đến, cần chú ý nhập cho chính xác (Phụ lục 2).

 Việc nhập nội dung FCR cần sự tỉ mỉ và chính xác nên khi thực hiện cần lưu ý:

Một số tên mặt hàng rất dài nên phải ngắt ra để copy từng phần, tránh nhảy chữ trên hệ thống Số INV có khi rất dài, phải sắp xếp sao cho các số nằm thẳng hàng và đẹp

Khi nhập nội dung của FCR cần phải cẩn thận, dò từng số PO nhập đúng với số đó, không được nhập nhầm nội dung số Style sang số INV, hay nhập ngày OBD phải đúng Tuyệt đối không nhập thiếu hay sửa các chữ số, vì một khi nhập sai một nội dung sẽ sai

cả lô hàng dẫn đến sai một FCR sẽ gây thiệt hại cho cả công ty lẫn khách hàng Vì qui định của công ty mỗi FCR chỉ được quyền in một lần, nên nếu sai sẽ phải xóa toàn bộ làm lại

Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin cho FCR, in FCR nháp (Phụ lục 3) gửi cho Shipper kiểm tra và chờ email xác nhận từ Shipper

3.2 Lập vận đơn nhà (House Bill of Lading).

Sau khi nhận được email xác nhận của Shipper về FCR thì nhân viên Document tạo số HBL trên [BLHDR] để nhập các thông tin: Shipper, Consignee, Notify (phụ lục 4)

Từ màn hình BLDMRK của số FCR vừa tạo Dùng lệnh HBL để chuyển sang màn hình BLDMRK của số HBL tương ứng số FCR đó

Copy nội dung của số FCR qua số HBL -> F1 để lưu, riêng đối với số FCR của chị Điệp, cần nhập số Pcs, Wgt và Cbm trước khi nhập description, thực hiện như sau:

Từ màn hình BLDMRK, nhập FCRLNK  F8, lấy số Cbm, dùng hàm SUM trong Excel tính tổng số Wgt và Cbm của lô hàng điền vào số bill tương ứng để hoàn chỉnh nội dung FCR

Kiểm tra số Pcs, Wgt, Cbm của hai màn hình (số R3Z và số 63Z) có khớp hay không, sau đó tiếp tục copy nội dung số FCR sang số HBL như trên -> F1 (phụ lục 4)

4.2 Gửi chi tiết lập vận đơn (Master Bill of Lading, MB/L) cho hãng tàu.

Vận đơn chủ (Master Bill of Lading) do SITC phát hành sẽ được gửi cho đại lý của E.I bên Thượng Hải là Beijing Kang Jie Kong International để nhận hàng ở cảng E.I cung cấp cho SITC những thông tin như người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), cảng xếp hàng (Port of loading), quá cảnh (Port of Discharge), cảng đến (Port of Delivery), số lượng container, mô tả hàng hóa, trọng lượng thực xuất… Khi E.I giao hàng cho SITC thì E.I sẽ nhận được Vận đơn chủ

Shipper lên E.I nộp các chứng từ gồm: Commercial Invoice, Packing list, DPO, Certification of Orginal, Export Statement, Document Checklist Sau khi đã kiểm tra và scan xong, mở màn hình edoc Capture Index (phụ lục 5) để lưu dữ liệu vào hệ thống:

• Key: Nhập số HBL của bộ chứng từ

• Document Type: Chọn Commercial Invoice/ Packing List/ Document Checklist/

… ứng với chứng từ tương ứng

• Label: Nhập số PO của chứng từ đó vào

Sau khi nhập dữ liệu xong quay lại edoc Viewer để kiểm tra bằng số HBL

 Kiểm tra chứng từ qua mail: việc kiểm chứng từ sẽ bớt đi một phần công đoạn scan

Mở file pdf mà Shipper đã gửi trong ổ đĩa (F:), dùng tổ hợp phím Ctrl+P (phụ lục 5)

• Printer: chọn Print2edoc -> Print

• Máy sẽ tự động in toàn bộ chứng từ từ file pdf vào hệ thống Sau đó hiện lên bảng Output Source để chắc chắn là in vào edoc hay không, chọn OK, sau đó nhập số PO, HBL tương ứng với cách kiểm chứng từ giấy ở trên

Kinh nghiệm rút ra: khi nhập dữ liệu phải cẩn thận, kiểm tra số PO đó có khớp với số

kí, số khối hay không, số PO có đúng hay không, sau đó mới index vào hệ thống Phải vào edoc Viewer để kiểm tra lại là chứng từ đã nhập vào hệ thống hay chưa

Shipper tiếp tục lên thanh toán các chi phí làm Bill, phí CFS và THC cho nhân viên E.I Nhân viên Document sẽ lên hệ thống cập nhật các loại phí rồi in hóa đơn cho Shipper Đồng thời giao FCR ORIGINAL có mộc của công ty để thực xuất

5.2 Nhận, kiểm tra và xác nhận vận đơn với hãng tàu.

Vận đơn chủ dùng để đảm bảo quyền sở hữu hàng hóa của người gửi hàng, chứng nhận rằng SITC đã nhận lô hàng này từ E.I Việt Nam Tuy nhiên, để tiết kiệm chi phí và thời gian thông quan hàng ở cảng đến thì E.I chỉ yêu cầu SITC phát hành giấy gửi hàng (Seaway bill) để đại lý của E.I tại Thượng Hải có thể nhận và giao hàng nhanh chóng

6.2 Phát hành vận đơn cho khách và gửi Pre – alert cho đại lý nước ngoài.

Trong thực tiễn vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, sau khi công ty giao nhận nhận hàng từ người gửi hàng thì họ sẽ xuất cho chủ hàng một HB/L để chứng nhận rằng công ty giao nhận đã nhận hàng của bên người gửi Vận đơn này tùy theo yêu cầu của người gửi hàng có thể là vận đơn đích danh (Straight B/L) hay vận đơn theo lệnh (To Order B/L) Nguyên tắc chung là dù vận đơn đích danh hay theo lệnh, khi hàng đến cảng đích, người nhận hàng đều phải nộp vận đơn gốc thì mới được dỡ hàng

Thực tế, có nhiều trường hợp hàng đã đến cảng nhưng vận đơn lại chưa đến Để khắc phục tình trạng vận đơn đến chậm và để tiết kiệm chi phí gửi vận đơn gốc, người ta dùng Điện giao hàng hay nhận hàng không cần vận đơn gốc (Express release bill of Lading/ Surrendered bill of Lading) Loại vận đơn này không có giá trị giao dịch hoặc chuyển nhượng, đồng thời báo cho đại lý tại cảng đến để đại lý giao hàng cho người nhận mà không cần xuất trình B/L gốc Bên cạnh các công việc chuyên môn, đôi khi tôi cũng được giao các công việc hỗ trợ như in Express Release, in bill gốc, in pecan xuất invoice (Receipt), hoặc in FCR để giao cho shipper

 In FCR: Vào màn hình FCRPRT  F8 Nhập số R3Z

• Non-negotiable copies: 3, Show charge: N, Containers: Y → F1

• Góc trái màn hình sẽ hiện dòng chữ: “Selected Documents have been print” tức FCR đã được in thành công (phụ lục 6)

Sau đó in bản “Forwarder’s Cargo Receipt Terms and Conditions” vào mặt sau tờ gốc Đóng mộc sống của công ty vào bản gốc và 1 bản copy, đem cho chị Trưởng phòng kí

 In pecan: Vào màn hình Pecan trên hệ thống (Phụ lục 7)

• Control num: Nhập số R3Z hoặc 63Z, Any Status: N  F7

• Để dấu nhấp nháy vào chữ “INVOICES EXPORT” → F7

• Nhập vào khung Ldev LP1 (máy in LP1)→ F6