Quản trị quy trình giao hàng cáp quang xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan của công ty Volex

Trong quá trình thực tập và làm việc tại công ty TNHH Volex, với mong muốn là góp phần vào sự phát triển của công ty, em đã chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng cáp quang xuất khẩu

TÓM LƯỢC

Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hiện nay, vận tải quốc tế đang ngày càngthể hiện rõ vai trò là tiền đề, là điều kiện tiên quyết trong sự ra đời và phát triển củathương mại quốc tế Với ưu thế là một trong số ít các quốc gia có tới 3260 km bờbiển thuận tiện cho hoạt động vận tải quốc tế bằng đường biển, Việt Nam đã đang

và ngày càng chú trọng phát triển các hoạt động này

Trong quá trình thực tập và làm việc tại công ty TNHH Volex, với mong

muốn là góp phần vào sự phát triển của công ty, em đã chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng cáp quang xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan của công ty Volex” Để làm rõ các vấn đề và có hướng giải pháp cho công ty, em

xin trình bày chuyên đề với kết cấu 3 chương như sau:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUYTRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU

Trong chương này em sẽ trình bày tính cấp thiết của đề tài, đối tượng nghiêncứu, mục tiêu nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAOHÀNG CÁP QUANG XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG THÁI LAN BẰNGĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VOLEX

Chương này em xin trình bày phương pháp nghiên cứu, thu thập dữ liệu vàtổng quan tình hình cũng như những ảnh hưởng tới quá trình giao hàng của công ty

CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁPHOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG CÁP QUANG XUẤTKHẨU SANG THỊ TRƯỜNG THÁI LAN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG

TY TNHH VOLEX

Nhận định về những thành công, bất cập, định hướng và mục tiêu hoàn thiệncủa doanh nghiệp Đưa ra những kiến nghị và giải pháp cho công ty để thực hiệntốt hơn quy trình giao hàng Cùng với đó là kiến nghị với cơ quan chức năng đểhoàn thiện quy trình giao hàng để các doanh nghiệp thuận lợi hơn và không cònbăn khoăn về vấn đề này

Xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ Công ty Trách nhiệm hữu hạn Volex

đã cho em cơ hội được thực tập tại quý công ty

Xin gửi lời cảm ơn đặc biệt tới các anh chị phòng Xuất nhập khẩu công tytrách nhiệm hữu hạn Volex trong thời gian qua đã hướng dẫn và giúp đỡ em trongquá trình thực tập và hoàn thành báo cáo chuyên đề tốt nghiệp

Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp đã hoàn thành, nhưng do khả năng, thời gian,

và kiến thức còn nhiều hạn chế nên báo cáo không thể tránh khỏi những sai sót vàkhuyết điểm Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp, bổ sung của các thầy côgiáo để báo cáo được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2011 Sinh viên thực hiện

Lê Nhật Thành

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Volex……….17Bảng 2.2: Kim ngạch xuất khẩu của công ty từ năm 2007 đến năm 2010…… 19Bảng 2.3 : Quy trình thuê tàu chuyên chở tại công ty……… 22Bảng: 2.4 Trình tự thủ tục hải quan điện tử của công ty Volex……….23

Liên đoàn các Hiệp hội Giaonhận kho vận Quốc tế

4 FCL Full Container Load Gửi hàng nguyên container

load

Gửi hàng lẻ

Kiểm tra chất lượng đầu ra

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY

1.1Tình cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Kinh tế thế giới đang phát triển trong những điều kiện và bối cảnh mới, vớihai xu hướng bao trùm là toàn cầu hóa và kinh tế tri thức Theo hai xu hướng đó,nền kinh tế thế giới đang biến đổi một cách sâu sắc và toàn diện, cả về trình độ vàcông nghệ, cơ cấu sản phẩm lẫn thể chế kinh tế Đây là điều kiện thuận lợi cơ bảncho sự phát triển kinh tế của các quốc gia trên thế giới trong giai đoạn tới Quátrình toàn cầu hóa biến mỗi quốc gia trở thành một mắt xích trong một chuỗi cungứng liên tục toàn cầu Các quốc gia không còn phát triển một cách riêng biệt nữa

mà giờ đây cùng phát triển, cùng hợp tác, chuyên môn hóa lao động để có thể khaithác được lợi thế cạnh tranh của quốc gia mình một cách hiệu quả nhất Trước xuthế vận động và phát triển đó, Việt Nam là một quốc gia không muốn đứng ngoàicuộc và sẵn sàng để trở thành một mắt xích quan trọng trong quá trình toàn cầuhóa Với việc trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức Thương Mại thế giới WTOvào cuối năm 2006 sau hơn 10 năm đàm phán gia nhập, Việt Nam khẳng địnhquyết tâm của mình khi muốn tham gia một cách bình đẳng vào sân chơi kinh tếtoàn cầu

Với chủ trương đẩy mạnh và khuyến khích xuất khẩu, lấy xuất khẩu lànguồn thu ngoại tệ chính phát triển đất nước, tuy nhiên trong những năm vừa quaViệt Nam vẫn là quốc gia có tỷ lệ xuất khẩu thấp hơn nhập khẩu Có rất nhiềunguyên nhân dẫn tới tình trạng này như giá trị sản phẩm xuất khẩu thấp, nguyên vậtliệu không tự sản xuất được, người tiêu dùng ưa chuộng các sản phẩm ngoạinhập…Đó là các nguyên nhân khách quan, còn một nguyên nhân chủ quan đến từcác doanh nghiệp đó là công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu do thiếunhững hiểu biết và kinh nghiệm, yếu kém trong công tác quản lý từ đó giảm lợi íchkinh tế thu được

Được may mắn khi có cơ hội thực tập tại công ty TNHH Volex Việt Nam,thuộc Tập đoàn Volex, đây là công ty đa quốc gia hàng đầu về thiết kế, sản xuất vàcung cấp các thiết bị truyền dẫn cho các thiết bị điện, điện tử và cáp, em được tiếpxúc với các anh chị nhân viên giàu kinh nghiệm của công ty trong hoạt động xuấtnhập khẩu,với mong muốn tìm hiểu và tìm ra giải pháp giúp hoàn thiện quy trìnhgiao hàng xuất khẩu, cùng với thực tiễn khi tham gia thực tập tại công ty, trong

phạm vi nghiên cứu chuyên đề tốt nghiệp em xin chọn đề tài nghiên cứu: “Quản trị quy trình giao hàng cáp quang xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan của công ty TNHH Volex”.

1.2 Xác lập và tuyên bố trong đề tài

Với khung kết cấu quy định của một chuyên đề tốt nghiệp, trong đề tàinghiên cứu này sẽ chỉ tập trung vào tìm hiểu quy trình giao hàng cáp quang xuấtkhẩu bằng đường biển:

- Chuẩn bị hàng hóa

- Tổ chức chuyên chở và ký hợp đồng vận tải

- Làm thủ tục Hải Quan và các chứng từ xuất khẩu

- Đóng gói hàng hóa

- Giao nhận hàng hóa với hàng tàu và lấy B/L

- Thông báo cho người mua về kết quả giao hàng

- Thanh toán cước phí và chi phí khác

- Giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất nếu có(khiếu nại)

- Hoàn thành bộ chứng từ thanh toán

Đề tài sẽ tập trung vào quá trình quản trị quy trình giao hàng cáp quang xuấtkhẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan của công ty TNHH Volex

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Với mục tiêu hướng tới là hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng cáp quangxuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan của công ty TNHH Volex,nên những mục tiêu nghiên cứu đề ra sau đây vừa mang tính chất là nhân tố nềntảng :

- Hệ thống hóa về mặt lý luận về hoạt động quản trị quy trình giao hàng cápquang xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan của công ty TNHHVolex Mục tiêu này nhằm cung cấp các thông tin liên quan tới nội dung nghiêncứu, đồng thời giúp cho quá trình nghiên cứu được tiến hành mạch lạc, thông suốt

và có cơ sở nghiên cứu vững chắc

- Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng cáp quang xuất khẩu bằngđường biển sang thị trường Thái Lan của công ty TNHH Volex Mục tiêu này nhằmlàm rõ những tồn tại trong hoạt động quản trị quy trình giao hàng cáp quang xuấtkhẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan và những nguyên nhân dẫn tớinhững tồn tại này

- Từ việc phân tích thực trạng của hoạt động quản trị quy trình giao hàng cáp

Volex đưa ra giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị quy trìnhgiao hàng cáp quang xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan của công

ty TNHH Volex

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Đề tài chỉ giới hạn nghiên cứu hoạt động quản trị quy

trình giao hàng cáp quang xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan củacông ty TNHH Volex

- Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng hoạt động quản trị quy

trình giao hàng cáp quang xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Thái Lan củacông ty TNHH Volex Đề tài thu thập và tổng hợp số liệu của công ty trong khoảngthời gian năm 2008 đến năm 1010

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu của đề tài

1.5.1 Khái niệm và những đặc điểm cơ bản, phân loại của giao nhận trong hoạt động ngoại thương

1.5.1.1 Khái niệm về giao nhận trong hoạt động ngoại thương

Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằmthực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gởi tới nơi nhận hàng Giao nhận bao gồmviệc thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến quá trình chuyên chở như: bao

bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu,chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho ngườinhận…Như vậy giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyếtcác thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở đó

Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding service), theo qui tắc mẫu củaFIATA (Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu - PGS.TS HoàngVăn Châu) về dịch vụ giao nhận: “là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vậnchuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn

có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề liên quan đến Hải quan, tàichính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập các chứng từ có liên quan đến hànghóa”

Theo điều 163 của Luật Thương Mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997thì: “giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại theo đó người làm dịch vụ giaonhận hàng hoá từ người gởi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy

tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận cho người nhận theo sự uỷ tháccủa chủ hàng, của người vận tải hay người giao nhận khác”.

1.5.1.2 Những đặc điểm cơ bản của hoạt động giao nhận

- Điểm đầu và điểm cuối quá trình giao nhận nằm ở những quốc gia khácnhau Hàng hoá thông qua quá trình giao nhận sẽ được chuyển từ tay người bánsang tay người mua bằng các phương tiện vận tải.Vậy giao nhận không tạo ra sảnphẩm vật chất chỉ tác động làm cho đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian chứkhông thay đổi đối tượng đó

- Hoạt động giao nhận luôn đi đôi với hoạt động vận tải Chính vì người bán

ở những quốc gia khác nhau, do đó phương tiện vận tải là công cụ không thể thiếutrong quá trình di chuyển hàng hoá từ nơi gởi đến nơi nhận hàng

- Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, khách quancũng như chủ quan Phụ thuộc vào cơ sở vật chất và trình độ của người giao nhận.Nên hoạt đông giao nhận mang tính thời vụ phụ thuộc vào hoạt động xuất nhậpkhẩu Mà hoạt động xuất nhập khẩu mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhậnmang tính thời vụ

- Mang tính thụ động: Do phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quyđịnh của người vận chuyển, các ràng buộc về pháp luật, tập quán của nước ngườixuất khẩu, nhập khẩu, nước thứ ba

1.5.1.3 Phân loại hoạt động giao nhận

Căn cứ vào phạm vi hoạt động:

- Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chởhàng hoá quốc tế

- Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoátrong phạm vi quốc gia

Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:

- Giao nhận thuần tuý: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần tuý việcgởi hàng đi hoặc nhận hàng đến

- Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài giao nhận thuần tuý cònbao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hoá, vận chuyển đường ngắn, hoạt động khotàng

- Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường biển

- Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sông

- Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt

- Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không

- Giao nhận hàng chuyên chở bằng ô tô

- Giao nhận hàng chuyên chở kết hợp bằng nhiều phương thức vận tải khácnhau

Căn cứ vào tính chất giao nhận:

- Giao nhận riêng: là hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự tổchức không sử dụng dịch vụ của người giao nhận

- Giao nhận chuyên nghiệp: là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công tychuyên kinh doanh giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng

1.5.2 Nội dung nghiên cứu quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu

1.5.2.1 Quy trình giao hàng bằng đường biển đối với hàng xuất khẩu trong các container

1.5.2.1.1 Nếu gửi hàng nguyên ( FCL- Full Container Load)

FCL là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịutrách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container Khi người gửi hàng có khốilượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container, người tathuê một hoặc nhiều container để gửi hàng Các bước gửi hàng nguyên như sau:

- Chủ hàng hoặc người gửi được chủ hàng ủy thác điền vào booking note vàđưa cho đại diện của hãng tàu để xin kí cùng với bảng danh mục hàng hóa xuấtkhẩu

- Sau khi kí booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao container rỗng cho chủhàng mượn

- Chủ hàng lấy container rỗng về kho riêng của mình, đóng hàng vào, kiểmnghiệm, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan và niêm phong cặp chì

-Giao cho tàu tại bãi container (Container yard), trước khi hết thời hạn quiđịnh của từng chuyến tàu và lấy Mate’ Receipt

- Sau khi hàng đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn

1.5.2.1.2 Nếu gửi hàng lẻ (LCL- Less than container load)

LCL là những lô hàng đóng chung trong một container mà người gomhàng( người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và

dỡ hàng vào – ra container Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên mộtcontainer, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ Các bước gửi hàng

-Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

1.5.2.2 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi của cảng

Đối với loại hàng này việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoạithương giao hàng cho cảng sau đó cảng mới tiến hành giao cho tàu

1.5.2.2.1 Giao hàng xuất khẩu cho Cảng

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác kí kết hợp đồng lưu kho, bảoquản hàng hóa với cảng

- Trước khi giao hàng cho cảng phải giao cho cảng các giấy tờ như:

+ Danh mục hàng hóa

+ Giấy phép xuất khẩu (nếu có)

+ Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp

+ Chỉ dẫn xếp hàng

- Giao hàng vào kho, bãi cảng

1.5.2.2.2 Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu

- Trước khi giao hàng cho tàu thì chủ hàng phải:

+ Làm các kiểm nghiệm kiểm dịch (nếu có), hải quan

+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận NOR

+ Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng

- Tổ chức xếp và giao hàng lên tàu như sau:

+ Trước khi xếp hàng lên tàu, chủ hàng phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho

ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số màng xếp hàng, bố trí xe, công nhân vàngười áp tải nếu cần

+ Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhâncảng làm Hàng sẽ được giao dịch cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan.Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm hàng của càng phải ghi số lượnghàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xongmột tàu thì ghi vào Final Report Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm hàng và ghikết quả vào Tally Sheet Việc kiểm đếm hàng cũng có thuê nhân viên kiểm kiện.

+ Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu thì cảng phải lấy biên lai thuyềnphó để trên cơ sở đó lập vận đơn đường biển

- Lập bộ chứng từ thanh toán

Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấycác chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ để xuất trình cho ngân hàng thanhtoán tiền hàng Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợpmột cách máy móc với L/C và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hànghóa nếu cần

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vậnchuyển, bảo quản, lưu kho

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có)

1.5.2.3 Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho bãi

Đây là các hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ cácnơi trong nước để xuất khẩu, họ có thể để hàng tại kho riêng của mình chứ khôngcần qua kho của cảng Từ kho riêng của chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủythác có thể giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng được diễn ra tương tựnhư đối với hàng lưu kho bãi của cảng

1.5.2.4 Các chứng từ liên quan đến xuất khẩu giao hàng chuyên chở bằng đường biển

hàng hóa đến cửa khẩu,tờ khai hải quan phải được đính kèm Giấy phép xuất nhậpkhẩu, bảng kê chi tiết và vận đơn.

- Giấy phép xuất nhập khẩu: Là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phépchủ hàng được phép xuất hay nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định cócùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thờigian nhất định

- Giấy chứng nhận xuất xứ: Là chứng từ do phòng thương mại của nước xuấtkhẩu cấp cho chủ hàng, theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơisản xuất hoặc nguồn gốc của hàng Từ đó giúp hải quan nước nhâp khẩu căn cứtính thuế dựa trên áp dụng biểu thuế quan ưu đãi của các nước với nhau

- Hóa đơn lãnh sự:Là hóa đơn trên đó lãnh sự của các nước nhập khẩu đangcông tác tại nước xuất khẩu chứng thực về giá cả và tổng giá trị lô hàng Một sốnước qui định rằng lãnh sự có thể kí trực tiếp trên hóa đơn thương mại, một sốnước khác lại qui định rằng hóa đơn lãnh sự phải được lập trên những Giấy in sẵn

và phải được lãnh sự kiểm tra về thị thực

- Các Giấy chứng nhận kiểm dịch và Giấy chứng nhận vệ sinh:Là chứng từ

do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đãđược an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc Gồm có giấy chứng nhận kiểmdịch động vật, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận vệ sinh

1.5.2.4.2 Chứng nhận vận tải

Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng đãchở.Bao gồm : vận đơn đường biển, biên lai thuyền phó, sơ đồ xếp hàng

- Vận đơn đường biển:Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanhtoán.Vận đơn đường biển có 3 chức năng:

+ Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng đã chở

+ Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng biển

hoá được bốc lên tàu.Biên lai thuyền phó không phải là bằng chứng cho việc sởhữu hàng hóa mà chỉ là chứng từ để đổi lấy vận đơn đường biển

- Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng hay nhân viên chuyên trách dưới tàu hoặc

có khi do đại lí vận tải biển lập để sử dụng một cách khoa học các khoang, các hầmchứa trên tàu, giữ thăng bằng tàu khi tàu di chuyển, giữ độ chênh dọc hợp lí

Người gởi hàng, người nhận hàng cũng cần biết sơ đồ xếp hàng để biết rõ vịtrí lô hàng, từ đó có kế hoạch hữu hiệu trong việc bốc dỡ hàng và dự kiến mọi tổnthất nếu có do vị trí đặt hàng trên tàu

1.5.2.4.3 Chứng từ hàng hóa

Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán, nó là yêu cầu của ngườibán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn Hóa đơn ghi rõ đặcđểm của hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng,phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng hóa.Bao gồm : phiếuđóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất

- Phiếu đóng gói: Là chứng từ liệt kê chi tiết của nhiều loại kiện hàng khácnhau được vận chuyển trong một chuyến tàu, nhằm tạo điều kiên thuận lợi cho việckiểm đếm trong mỗi kiện và có ích đặc biêt khi hàng gồm nhiều đặc tính khác nhau

và cung cấp nhiều dữ kiện hơn hóa đơn trong kiểm tra để biết qui cách ,đặc điểmcủa đơn hàng có được tôn trọng hay không Phiếu đóng gói do người sản xuất hànglập khi đóng hàng

- Giấy chứng nhận phẩm chất: Là chứng từ xác nhận chất lượng của hànghóa thực giao và chứng minh phẩm cấp hàng phù hợp với các điều khoản của hợpđồng Nếu hợp đồng không có qui định gì khác,Giấy chứng nhận phẩm chất có thể

do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hóa cấp hoặc cũng có thể do cơ quan kiểmnghiểm, giám định hàng xuất khẩu cấp

- Giấy chứng nhận số lượng:Là giấy chứng nhận số lượng mà người bán giaocho người mua ,có thể do công ty giám định cấp ,hoặc do xí nghiệp sản xuất hànglập và được công ty giám định hay hải quan xác nhận ,được dùng trong mua bánbách hóa ,hoặc loại hàng cần biết số lượng hơn trọng lượng như : bút máy ,thuốc láđiếu , bàn ghế …Nếu hàng gồm nhiều chi tiết phức tạp như phụ tùng máymóc ,dụng cụ cắt gọt ,thường dùng bảng kê chi tiết trong bộ chứng từ thanh toán,nhưng khi hàng thanh toán là loại động nhất, sẽ dụng Giấy chứng nhận số lượng

- Giấy chứng nhận trọng lượng: Là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng ,dohải quan hoặc công ty giám định hàng cấp ,tùy theo qui định của hợp đồng Nếuhàng có khối lượng lớn như than ,ngũ cốc… đây sẽ là một căn cứ để người mua đốichiếu giữa hàng người bán đã gởi với hàng thực nhận của từng mặt hàng cụ thể

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG CÁP QUANG XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG THÁI LAN

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.1 Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm

- Mục đích:

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phiếu điều tra trắc nghiệmnhằm khảo sát thực trạng tại công ty TNHH Volex dựa trên câu trả lời của các nhânviên trong công ty

- Phương pháp phân tích dữ liệu:

Phương pháp phân tích dữ liệu gồm phương pháp phân tích, thống kê vàtổng hợp

- Trần Đăng Lưu : Trưởng phòng kinh doanh

- Nguyễn Kim Phương : Trưởng phòng xuất nhập khẩu

2.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

- Tài liệu tham khảo tại thư viện:

- Nguồn dữ liệu trên internet:

Website của Hiệp hội giao nhận – kho vận Việt Nam:

www.vla.info.vn

Website của Tạp chí Vietnam Logistics Review: www.vlr.vn

Website Văn hóa doanh nhân Việt Nam: www.vhdn.vn

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến vấn đề nghiên cứu

2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH Volex

2.2.1.1 Giới thiệu về công ty

Tên Công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VOLEX VIỆT NAM

Tên viết tắt: Volex

Tên Tiếng Anh: VOLEX CABLE ASSEMBLY(VIET NAM) CO.,TLD

Biểu tượng của Công ty :

Người đại diện: Vũ Đình Đông

Giấy phép đầu tư số: 24/GP-KCN-HN cấp ngày 09 tháng 08 năm 2001

2.2.1.2 Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn

2.2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu

- Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm truyền dẫn sử dụng cho các thiết bị điện

tử, công nghệ truyền dẫn cáp quang, công nghệ truyền phát sóng VIBA Một số sảnphẩm cáp quang của công ty như: cáp sợi quang treo hình số 8, cáp quang chôntrực tiếp, cáp sợi quang ADSS, thiết bị quang và phụ kiện quang

- Là một công ty hoạt động sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu Nằm trongkhu công nghiệp, công ty cam kết lượng hàng hóa sản xuất ra chủ yếu phục vụ choxuất khẩu (80%), một phần đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong nước

2.2.2 Môi trường bên trong

2.2.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức:

Bảng 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Volex

(Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty Volex)

Phòng

kế hoạch

Phòng quản

lý chất lượng

Phòng xuất nhập khẩu

Phòng kinh doanh

Phòng tài chính

kế toán

Bộ phận kho hàng

Bộ phận giao nhận

Việc phân công nhiệm vụ, công việc được tiến hành tới ,từng bộ phận và cánhân trong công ty Các bộ phận, cá nhân được phối hợp nhịp nhàng để cùng hoạtđộng hướng tới mục tiêu chung Hàng tuần, từng phòng ban phải báo cáo kết quảhoạt động lên ban giám đốc, để các ban giám đốc có thể nắm bắt được tiến độ côngviệc, những sai sót, vướng mắc xuất hiện nhằm đưa ra các quyết định điều chỉnhkịp thời

2.2.2.2 Nguồn nhân lực của công ty:

Công ty có tổng số 425 cán bộ công nhân viên được chia thành các phòngban:

- Giám Đốc: 01 người

- Phòng Tài Chính Kế Toán: 03 người

- Phòng Hành Chính Nhân Sự: 04 người

- Phòng Kinh Doanh : 05 người

- Phòng Quản Lý Chất Lượng : 05 người

- Phòng Xuất Nhập Khẩu : 11 người

- Phòng Kế Hoạch: 03 người

- Phòng sản xuất: 394 người

2.2.2.3 Văn hóa doanh nghiệp

Mọi nhân viên trong công ty cùng nhau xây dựng một nền văn hóa chung,đậm đà bản sắc giúp cho các nhân viên trong công ty cảm thấy tự hào, hết mìnhcống hiến vì mục tiêu chung của toàn công ty, tạo ra sự khác biệt so với các công tykhác trên thị trường

Công ty lấy yếu tố con người làm trung tâm thể hiện qua kỹ năng giao tiếpvới khách hang, giỏi nghiệp vụ, có trách nhiệm trong công việc và tinh thần xâydựng doanh nghiệp Toàn thể CBCNV Volex luôn ý thức rằng VHDN được xâydựng trên tình thần hội nhập vào khu vực và thế giới bởi VHDN vừa là mục tiêu,vừa là động lực và chính là yếu tố vàng của thành công

2.2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh xuất khẩu

Năm tài chính của công ty được tính theo năm tài chính của Anh, bắt đầu từmùng 1 tháng 4 năm trước đến 31 tháng 3 năm sau, còn ở Việt Nam năm tài chính

trùng vào năm dương lịch do đó cách hiểu sẽ như sau: ví dụ số liệu năm 2007 sẽtính từ 1 tháng 4 năm 2007 đến 31 tháng 3 năm 2008.

Bảng 2.2: Kim ngạch xuất khẩu của công ty từ năm 2007 đến năm 2010

(Nguồn Phòng Kế Toán- công ty TNHH Volex)

Giá trị (USD)

Tốc độ tăng (%)

2007 so với năm 2006 chỉ tăng lên 13,43%, đến năm 2008 sản lượng giảm nhẹ 2.72

% Nguyên nhân của hiện tượng này là do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tàichính kinh tế Mỹ lên thị trường toàn cầu Không chỉ tạo nên những suy giảm trênthị trường tài chính mà cuộc khủng hoảng này còn tác động lớn lên các hoạt độngsản xuất Trong các sản phẩm của công ty như thiết bị truyền dẫn, sản phẩm cápquang thì sản phẩm cáp quang chiếm khoảng 45% tổng giá trị sản lượng xuất khẩu

2.2.3 Môi trường bên ngoài công ty:

2.2.3.1 Môi trường pháp luật trong nước và quốc tế

Trước trào lưu hội nhập, một số doanh nghiệp muốn đứng vững trên thịtrường quốc tế phải đối mặt với vô số những yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát củamình Một trong những yếu tố nan giải nhất là pháp luật Hiện nay ở Việt Nam, quytrình thủ tục hải quan quy định việc XNK nói chung và XK sản phẩm cáp quangnói riêng, đã qua rất nhiều sửa đổi, điều chỉnh sao cho đơn giản, gọn nhẹ và chínhxác nhất, tạo điều kiện thoáng cho các công ty kinh doanh quốc tế trong đó có công

ty TNHH Volex

2.2.3.2 Môi trường thương mại quốc tế

Suy thoái kinh tế toàn cầu như một bóng ma bao phủ toàn bộ thế giới, dẫnđến nền kinh tế toàn cầu sẽ rơi vào tình trạng suy thoái, tốc độ tăng trưởng giảmsút Điều này dẫn đến hệ lụy là khiến cho các mặt hàng xuất khẩu của Việt Nam sẽgiảm Do đó khiến cho lượng hàng công ty xuất khẩu sang thị trường Thái Lan có

sự giảm sút

2.2.3.3 Yếu tố tỷ giá

Tỷ giá là một trong những vấn đề rất được quan tâm trong một nềnkinh tế nói chung và hoạt động xuất khẩu của công ty nói riêng đòi hòi phải có sựtính toán so sánh về giá cả, tiền tế đối với các công ty đối tác.Sự biến động của tỷgiá kéo theo sự thay đổi về giá cả hàng hóa, chi phí logistics

2.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm và tổng hợp đánh giá của chuyên gia đối với hoạt động quản trị quy trình giao hàng cáp quang xuất khẩu sang thị trường Thái Lan bằng đường biển của công ty TNHH Volex

Theo kết quả điều tra thực tế tại công ty TNHH Volex, tôi thấy rằng vấn đềquản trị quy trình giao hàng cáp quang xuất khẩu sang thị trường Thái Lan tại công

ty rất được ban lãnh đạo công ty quan tâm

Sau khi phát 10 phiếu điều tra cùng phỏng vấn chuyên gia, tôi có những kếtluận như sau :

2.3.1 Thực trạng quy trình giao hàng cáp quang xuất khẩu sang thị trường Thái Lan bằng đường biển của công ty

2.3.1.1 Chuẩn bị hàng hóa

Khi có đơn đặt hàng từ đối tác bên Thái Lan, phòng kế hoạch sẽ lên kếhoạch sản xuất.Khi có kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch sẽ báo với phòng xuấtnhập khẩu ngày hàng đi, để phòng xuất nhập khẩu chuẩn bị thủ tục hải quan Sảnphẩm cáp quang được sản xuất sẽ được kiểm soát chất lượng chặt chẽ, trong quátrình sản xuất sẽ được kiểm soát chất lượng bởi IPQA (In Process QualityAssurance) Và khi sản phẩm hoàn thành đóng vào thùng carton, sẽ được OQA( Outgoing Quality Assurance) kiểm soát lần nữa trước khi chuyển qua kho

Theo kết quả đánh giá của các chuyên gia thi không chuyên gia nào cho rằngkhâu này đã làm thực sự tốt 0/10, có 5/10 cho rằng tốt, 4/10 cho rằng đạt yêu cầu,còn 1/10 cho rằng vẫn còn những thiếu sót

Một vài thiếu sót tồn tại trong khâu chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu là: đôi khixẩy ra sai sót trong khâu xác định kế hoạch sản xuất với tình trạng sản xuất thực tếđôi khi không trùng với nhau, dẫn đến việc sản xuất chậm không cung cấp đủ hànghóa Cũng có thể do việc nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất đôi khikhông đúng kế hoạch, dẫn đến không có đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất

2.3.1.2 Tổ chức chuyên chở và ký hợp đồng vận tải

Công ty Volex thuê công ty TNHH Kho vận Danko làm Forwarder Thôngthường đối với hàng lẻ, công ty thường thuê hãng tàu NIPPON EXPRESS (ViệtNam), công ty sẽ báo với công ty Danko về ngày giờ qua lấy hàng vận chuyểnhàng lên kho Quang Minh khu Công Nghiệp Quang Minh Từ đó công ty có thể sắpxếp thời gian vận chuyển phù hợp với tình trạng của kho, như sản xuất Đối vớihàng nguyên, công ty thường thuê hãng tàu NYK Line (Việt Nam) Công ty liên hệvới hãng tàu sắp xếp thời gian phù hợp để mượn vỏ Container về kho đóng hàng.Khi sắp xếp được thời gian hợp lý, công ty báo với công ty Danko ngày, giờ mượn

vỏ container rỗng về kho của công ty để đóng hàng

Với 10 phiếu điều tra có 5 phiếu cho là thực sự tốt , có 3/10 cho rằng tốt,1/10 cho rằng đạt yêu cầu, còn 1/10 cho rằng vẫn còn những thiếu sót Ở khâu này,theo bà Nguyễn Kim Phượng, công ty tiến hành giao hàng theo điều kiện CFR giúpcông ty có thể thuận lợi trong việc liên lạc với hãng tàu để giải quyết các vấn đềnảy sinh một cách nhanh chóng.Tuy nhiên thì việc liên lạc ngày, giờ mượn vỏcontainer lên đóng hàng thông qua Forwarder, lên còn dẫn đến tình trạng, vỏcontainer đến quá sớm hàng hóa chưa chuẩn bị xong, và muộn dẫn đến bị nhỡ tàu

Ở đây công ty còn có hạn chế là chưa linh hoạt trong so sánh cước, uy tín của cáchãng tàu,

2.3.1.2.1 Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty

Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là CRFthì quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty Để thực hiện công tác này một cáchthuận lợi và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ thông qua 2hãng tàu là NYK Line (Việt Nam) và NIPPON EXPRESS (Việt Nam) Phương