Hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng tại công ty cổ phần XNK intimex đà nẵng
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương MỤC LỤC Website : www.intimexco.com .29 Hiện nay, năm Công ty XNK Intimex Đà Nẵng dành khoảng 0.6% doanh thu cho hoạt động truyền thông cổ động Tuy nhiên doanh thu có khác biệt lớn năm nên ngân sách dành cho hoạt động truyền thông cổ động có tăng vọt, giá trị năm sau cao gấp đôi năm trước.43 Bảng 2.7 Ngân sách truyền thông cổ động Công ty .43 ĐVT : 1.000 đồng .43 Ngân sách dùng cho hoạt động PR có tăng lên, chiếm khoảng 18% tổng ngân sách truyền thông cổ động Vì hoạt động ủng hộ- tài trợ công ty có tăng lên, hoạt động nội công ty phát hành ấn phẩm “30 năm đột phá phát triển” hay công ty tổ chức du lịch cho nhân viên tổng công ty tài trợ 43 Công ty xây dựng sách marketing để thu hút khách hàng, công ty cần phải hoàn thiện công tác PR nữa, phần để thu hút khách hàng, phần xây dựng mối quan hệ với công chúng qua có nhìn tốt đẹp mắt công chúng, có chỗ đứng vững lòng công chúng 52 Tổ chức thăm em trung tâm mồ côi Trung thu: với quà nhỏ chứa đựng đầy lòng yêu thương đem đến niềm vui cho em, giúp em cảm nhận quan tâm, chia sẻ cộng đồng, động viên, khích lệ em không mặc cảm số phận, phấn đấu vượt lên số phận, vượt qua khó khăn đời sống thường ngày Thông qua hoạt động này, thể tinh thần trách nhiệm công ty mà giúp nhân viên phát huy tinh thần tương thân tương với người có hoàn cảnh khó khăn 56 DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT Trang Chuyên đề tốt nghiệp STT GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương TỪ VIẾT TẮT NGHĨA CBCNV Cán công nhân viên PR Quan hệ công chúng XNK Xuất Nhập Khẩu DANH MỤC BẢNG BIỂU Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Bảng 2.1 Tình hình sở vật chất kỹ thuật…………………………………….27 Bảng 2.2 Tình hình sử dụng lao động………………………………………….28 Bảng 2.3 Cơ cấu tuổi trung bình lao động công ty……………………… 29 Bảng 2.4 Bảng cân đối kế toán công ty năm 2011-2012………………… 31 Bảng 2.5 Bảng tiêu tài chính………………………………………… 33 Bảng 2.6 Bảng kết hoạt động kinh doanh………………………………….34 Bảng 2.7 Ngân sách truyền thông cổ động công ty 2011-2012……………36 DANH MỤC SƠ ĐỒ Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Sơ đồ 2.1 Bộ máy quản lý công ty………………………………………….26 Sơ đồ 2.2 Hoạt động đào tạo công ty……………………………………….30 Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường hội nhập kinh tế giới, đem lại cho doanh nghiệp hội, thách thức Bất kì tổ chức hoạt động muốn tồn lâu dài môi trường cạnh tranh hoạt động cho tốt để đạt mục tiêu lợi nhuận công ty phải ý đến giới hữu quan bên công ty lẽ hoạt động công ty tách rời với hoạt động tổ chức bên công ty Ngày “quan hệ công chúng” (PR) trở nên quan trọng hết Nhận thức điều này, công ty XNK Intimex Đà Nẵng triển khai nhiều hoạt động PR thời gian vừa qua Song thành đạt từ quan hệ công chúng chưa thỏa đáng tồn nhiều vấn đề cần giải Trong trình thực tập tốt nghiệp Công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng, em có điều kiện tìm hiểu nghiên cứu hoạt động PR doanh nghiệp Chính em định lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng ” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp với mong muốn đóng góp vào phát triển công ty, đồng thời hiểu hoạt động quan hệ công chúng doanh nghiệp không lý thuyết mà thực tế Để sâu tìm hiểu giải vấn đề, chuyên đề kết cấu làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận PR Chương 2: Thực trạng hoạt động PR công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng Trong suốt trình thực chuyên đề tốt nghiệp mình, em nhận quan tâm giúp đỡ từ Cô Ts Nguyễn Thị Thu Hương người hướng dẫn trực tiếp trình hoàn thành đề tài Anh/Chị công ty giúp đỡ em trình thực tập tìm hiểu thực tế để viết tốt chuyên đề Mặc dù cố gắng kiến thức hạn chế, nên đề tài không tránh khỏi thiếu sót Kính Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương mong có đóng góp ý kiến thầy cô giáo để đề tài em đầy đủ hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, tháng năm 2013 Sinh viên thực CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PR Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương 1.1 Tổng quan chung PR 1.1.1 Khái niệm công chúng “Công chúng nhóm người có quyền lợi thực tế, hiển nhiên hay có tác động đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp bao gồm: dư luận xã hội, quyền, quan chức chuyên môn nhà nước, hiệp hội ngành nghề, tổ chức xã hội, đoàn thể, công chúng nội doanh nghiệp công chúng tích cực” (Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại) Hoặc công chúng nhóm người có quan tâm hay ảnh hưởng thực tế hay tiềm ẩn đến khả công ty đạt mục tiêu mình-Quản trị Marketing ( Philip Kotler) Công chúng tạo thuận lợi gây trở ngại khả công ty đạt mục tiêu Hoạt động kinh doanh doanh nghiệp phát triển với giúp đỡ quyền, quan chức năng, quan tâm dư luận xã hội Ngược lại không tranh thủ quan tâm quyền, dư luận xã hội mà trước hết phương tiện truyền thông như: phát thanh, truyền hình, báo chí, báo điện tử doanh nghiệp dần vị thế, uy tín hoạt động kinh doanh, dần khách hàng Trong kinh tế có cạnh tranh cao cần tác động bất lợi dẫn tới hậu xấu chí phá sản Vì doanh nghiệp cần có biện pháp cụ thể để giải quan hệ với công chúng chủ yếu 1.1.2 Các quan niệm PR Hiện có đến 500 định nghĩa khác PR Dưới số định nghĩa: + Từ điển Bách khoa toàn thư Thế giới : (The World Book Encyclopedia) “PR hoạt động nhằm mục đích tăng cường khả giao tiếp hiểu biết lẫn tổ chức cá nhân với nhiều nhóm công chúng” + Định nghĩa học giả Frank Jefkins : “PR bao gồm tất hình thức giao tiếp lên kế hoạch, bên bên tổ chức, tổ chức công chúng nó, nhằm đạt mục tiêu cụ thể liên quan đến hiểu biết lẫn nhau” + Viện Quan hệ công chúng (IPR) Anh quốc : Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương “PR nỗ lực hoạch định thực bền bỉ nhằm mục tiêu hình thành trì mối quan hệ thiện cảm thông hiểu lẫn tổ chức công chúng nó” + Tuyên bố Mexico, 1978: “PR nghệ thuật khoa học xã hội, phân tích xu hướng, dự đoán kết quả, tư vấn cho nhà lãnh đạo tổ chức thực chương trình hành động lập kế hoạch nhằm phục vụ lợi ích cho tổ chức lẫn công chúng” 1.1.3 Chức nhiệm vụ PR 1.1.3.1 Chức PR Viết : Một kỹ quan hệ cộng đồng, bao gồm : tin, báo chí, diễn văn, brochure nội dung quảng cáo Quan hệ truyền thông : Quan hệ với báo giới nhiệm vụ hàng đầu quan hệ cộng đồng Lập kế hoạch : Lập kế hoạch cho kiện đặc biệt, họp báo, buổi tiếp tân ban lãnh đạo doanh nghiệp Cố vấn : Cố vấn ban lãnh đạo doanh nghiệp tiếp xúc với cộng đồng quan trọng Nghiên cứu : Nghiên cứu thái độ suy nghĩ có ảnh hưởng đến niềm tin hành vi Phổ biến cộng đồng : Tạo nhận biết với phẩm chất tích cực cho doanh nghiệp, tổ chức Quan hệ cộng đồng doanh nghiệp, tổ chức : Đề cao hình ảnh thông điệp doanh nghiệp phạm vi cộng đồng Quan hệ với người tiêu dùng : Đối thoại với người tiêu dùng thông qua viết phát biểu Quan hệ với nhân viên : Truyền thông với tất cộng đồng quan trọng nội doanh nghiệp, tổ chức, người đứng đầu phận nhân viên công ty Quan hệ vớ nhà đầu tư : Đối với công ty niêm yết thị trường chứng khoán, truyền thông với cổ đông người tư vấn cho họ Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Quan hệ với cộng đồng đặc biệt : Ứng xử với cộng đồng đặc biệt quan trọng doanh nghiệp, tổ chức, từ người thiểu số phụ nữ, trẻ em v.v Quản trị cố vụ cộng đồng : Ứng xử với luật lệ, qui định cộng đồng ảnh hưởng hoạt động doanh nghiệp, tổ chức xác định giải cố có liên quan đến doanh nghiệp, tổ chức Quản trị kênh thông tin : Quản trị kênh thông tin doanh nghiệp, tổ chức xử lý thông tin có liên quan đến doanh nghiệp, tổ chức trang web, báo, đặc san doanh nghiệp, tổ chức 1.1.3.2 Nhiệm vụ PR Truyền thông: đề xuất trao đổi ý tưởng, ý kiến thông điệp qua phương tiện khác hình ảnh, văn nói Công bố báo chí: phân phát/truyền tải thông điệp lập kế hoạch với mục đích rõ ràng qua phương tiện thông tin đại chúng có lựa chọn (không trả tiền) nhằm nâng cao lợi ích cho tổ chức Quảng bá: hoạt động thiết kế nhằm tạo kích thích quan tâm vào cá nhân vấn đề Tạo thông tin báo: tạo câu chuyện tin phản ánh phong cách sống, thể loại thông tin “mềm”, thường liên quan đến thông tin giải trí Tham gia với marketing: PR chung mục đích với hoạt động marketing quảng cáo để phục vụ lợi ích cho tổ chức Quản lý vấn đề: nhận dạng theo dõi tiến hành sách liên quan tới công chúng lợi ích tổ chức 1.1.4 Bản chất đặc điểm PR 1.1.4.1 Bản chất PR Theo Fraser P Seitel, chuyên gia PR người Mỹ, quan hệ cộng đồng qui trình nhằm tạo ảnh hưởng đến suy nghĩ, nhận thức cộng đồng, thông qua phẩm chất tích cực trình bày theo phong cách thích hợp, dựa trình truyền thông thỏa mãn hai chiều Người ta tin suy nghĩ, nhận thức cộng đồng doanh nghiệp, tổ chức có tầm ảnh hưởng quan trọng đến hiệu hoạt động doanh nghiệp, tổ chức Về mặt hiệu kinh doanh, nghiên cứu cho thấy đứng trước chọn lựa, người tiêu dùng thường có xu hướng chọn mua sản phẩm mà họ có thiện cảm với thương hiệu sản phẩm mà họ có ác cảm Trang Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Chính lý trên, doanh nghiệp ngày không ngại đầu tư khoảng tiền không nhỏ vào công tác quan hệ cộng đồng nhằm tạo thiện cảm xây dựng quan hệ tốt với cộng đồng nơi mà doanh nghiệp hoạt động 1.1.4.2 Đặc điểm PR PR mang tính khách quan cao: PR thường dùng phương tiện trung gian (như viết báo chí, phóng truyền hình, truyền thanh, chương trình tài trợ, hoạt động từ thiện…), thông điệp đến với nhóm đối tượng tiêu dùng dễ chấp nhận hơn, thể tính thương mại Người tiêu dùng tiếp nhận thông tin hàng hoá, dịch vụ thường cảm thấy thoải mái dễ tin hơn, bị cảm giác “hội chứng quảng cáo”, người viết bài, người tham luận nhà khoa học, yếu nhân Điều mang đến hội tốt để tạo dựng ấn tượng, tin tưởng người tiêu dùng với hàng hoá mang thương hiệu tuyên truyền Hoạt động PR thường mang đến lợi ích cụ thể cho đối tượng: Các doanh nghiệp mang lại cho người tiêu dùng lợi ích đích thực (như chương trình biểu diễn nghệ thuật, khoản đóng góp từ thiện) qua gắn bó với người tiêu dùng tạo cho người tiêu dùng gần gũi, thân thiện nhiều doanh nghiệp sản phẩm doanh nghiệp PR thường có chi phí thấp so với quảng cáo: Trong chi phí cho quảng cáo nói khổng lồ ngược lại chi phí cho hoạt động PR thấp loại hình khuyến khác Khi so sánh chi phí cho chiến dịch tiếp thị trực tiếp đăng mẫu quảng cáo với chi phí cho thông cáo báo chí; đương nhiên mẫu thông cáo báo chí có lượng công chúng rộng rãi Bên cạnh đó, hoạt động PR chuyển tải lượng thông tin nhiều so với phương tiện tuyên truyền, quảng bá khác: Người tiêu dùng có hội nhận lượng thông tin nhiều kỹ hoạt động thân doanh nghiệp sản phẩm doanh nghiệp Qua người tiêu dùng hình dung hướng phát triển quan điểm doanh nghiệp việc quan tâm đến quyền lợi người tiêu dùng, ưu sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp PR khó kiểm soát: Nội dung thông điệp truyền tải qua góc nhìn bên thứ ba (nhà báo, nhân vật quan trọng, chuyên gia ) nên khó kiểm soát Trang 10 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Nhằm xây dựng tình đoàn kết bên trong, công ty có hoạt động nhằm khích lệ tinh thần cho toàn thể cán công nhân viên tổ chức hoạt động để gắn kết nhân viên lại với 2.3.2 Hạn chế Công ty phận phòng ban chuyên phụ trách cho hoạt động PR, kinh phí dành cho hoạt động không nhiều nên hoạt động PR công ty có quy mô nhỏ Những chương trình tài trợ, quan hệ với quyền địa phương đơn vị tổ chức tự đến liên hệ với công ty công ty không chủ động việc chiếm lĩnh chương trình, công ty chưa tổ chức chương trình có ý nghĩa cho cộng đồng Trong trính kinh doanh, doanh nghiệp mối quan hệ với nhóm người mà có mối quan hệ với nhiều nhóm người khác mà sức ảnh hưởng họ tới hình ảnh doanh nghiệp kết kinh doanh lớn Những nhóm người khác như: nhà phân phối, đối tác, quan quản lý nhà nước kinh tế, quan thuế, ngân hàng, lại chưa công ty quan tâm xây dựng mối quan hệ Thiếu ủng hộ nhóm công chúng hạn chế nhiều lợi cạnh tranh công ty thương trường Đối với hoạt động bên công ty: nay, ấn phẩm hay tài liệu nội để giúp cán công nhân viên hiểu rõ phát triển trình hoạt động, phát triển công ty không in ấn thường xuyên Công ty không tổ chức tuyên dương nhân viên có thành tích làm việc xuất sắc để khích lệ tinh thần phấn đấu họ Biểu việc chưa gắn kết, thống hoạt động việc xác định nguồn tài trợ cho hoạt động chưa xác định rõ ràng, gây nhiều khó khăn việc triển khai, nắm bắt hội Vì thiếu kinh phí kinh phí không kịp thời mà cường độ hoạt động PR không đủ không tác động đủ mạnh để tạo ghi nhớ nơi công chúng, mức độ ảnh hưởng đến công chúng với hạn chế Trang 48 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG PR CHO CÔNG TY CỔ PHẦN XNK INTIMEX ĐÀ NẴNG 3.1 Các hoàn thiện 3.1.1 Đánh giá tình hình chung Với lợi quận trung tâm thành phố Đà Nẵng nên hoạt động thương mạidịch vụ địa bàn phát triển nhanh, với tham gia nhiều thành phần kinh tế làm cho thị trường thêm đa dạng, phong phú Hơn nữa, công ty có đội ngũ cán với trình độ chuyên môn cao, đội ngũ nhân viên bán hàng nhanh nhẹn, lịch nắm bắt nhu cầu thị trường cách nhanh chóng Vị trí quận Hải Châu Ban Thường vụ thành ủy Đà Nẵng xác định quận Hải Châu có vai trò trung tâm trị - hành - kinh tế -văn hoá địa bàn trọng điểm an ninh, quốc phòng thành phố Đà Nẵng nên thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Ban Giám đốc công ty quan niệm rằng: Kinh doanh thành công tự có mà đóng góp nhiều người, nhiều mối quan hệ khác Vì công ty phải tích cực có mối quan hệ tốt với giới công chúng có liên quan Uy tín công ty thị trường tốt Công ty XNK Intimex Đà Nẵng đơn vị có thành tích hoạt động xuất nhập doanh nghiệp ngành thương mại có tiếng khu vực Tuy nhiên, thực tế cho thấy Công ty vẫn chưa xây dựng hình ảnh rõ nét tâm trí giới công chúng công ty Cũng đơn vị kinh tế khác, công ty chịu tác động tình hình kinh tế bất ổn định giới nước, lạm phát tăng cao, giá vật tư, nhiên liệu, nhân công biến động, tăng với nhịp độ cao Bên cạnh việc giải ngân, vay vốn ngân hàng gặp nhiều khó khăn, lãi suất vay ngân hàng tăng, nguyên nhân ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh công ty Đặc biệt công ty phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn vay, gây ảnh hưởng đến doanh thu công ty Công ty nên thực nhiều hoạt động PR nhằm trì mối quan hệ với khách hàng tại, đồng thời có nhìn tốt đẹp với đối tượng khác 3.1.2 Xác định mục tiêu Trang 49 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương - Tăng trưởng doanh thu cho công ty: công ty XNK Intimex chi nhánh Đà Nẵng đề mục tiêu làm để gia tăng doanh số bán khu vực thị trường Đà Nẵng - Phát huy vai trò nòng cốt tham gia phát triển kinh tế củng cố an ninh quốc phòng địa bàn nơi công ty hoạt động phải làm tốt việc xây dựng mối quan hệ với quyền địa phương: công ty phải tham gia nhiều hoạt động địa phương tổ chức - Tạo uy tín, tên tuổi công ty thị trường, cải thiện theo hướng tốt thái độ, niềm tin công chúng dành cho công ty: Gia tăng số người biết hiểu thương hiệu Intimex, tin tưởng vào sản phẩm công ty, coi công ty địa đáng tin cậy 3.2 Hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng 3.2.1 Thiết lập mục tiêu chương trình PR Qua thực trạng hoạt động PR phân tích chương 2, với phương hướng kinh doanh công ty mục tiêu hoạt động PR công ty xác định cần: - Phù hợp với mục tiêu tổ chức Các chương trình chiến dịch PR phải hỗ trợ mục tiêu tổ chức, không bạn lãng phí nỗ lực vào công việc mang tính thú vị thực chất lại không quan trọng mang tính chiến thuật + Là công ty làm nhiệm vụ XNK, Công ty XNK Intimex Đà Nẵng thực hoạt động PR, làm cho công chúng biết nhiều công ty, qua góp phần làm thay đổi cách suy nghĩ công ty hình ảnh công ty Intimex chưa rõ nét công chúng Đó hạn chế lớn cho công ty việc mở rộng thị phần chinh phục khách hàng + Cải thiện, nâng cao hình ảnh công ty lòng công chúng Đà Nẵng nói riêng Việt Nam nói chung cách cải thiện hoạt động PR, giúp công ty có ủng hộ công chúng Bên cạnh đó, giúp cho công ty tiết kiệm chi phí mà vẫn quảng bá hình ảnh Trang 50 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương - Tôn trọng phạm vi ngân sách Hoạt động phạm vi ngân sách điều không cần phải bàn Thật chẳng hay chút nghĩ thật sáng tạo không quan tâm đến tiền bạc Một người hoạch định quản lý giỏi người biết xác công việc tốn kém bao nhiêu, có chương trình theo dõi ngân sách chặt chẽ 3.2.2 Xác định nhóm công chúng mục tiêu Có nhiều loại công chúng PR tiếp cận hết tất cả, PR nên xác định công chúng quan trọng doanh nghiệp tức nhóm công chúng mục tiêu PR giao tiếp nhiều cách khác để tiếp cận thị trường mục tiêu Với lựa chọn khác bạn phải có cách thiết lập thông điệp, cách truyền thông điệp phương tiện PR sử dụng - Ngoài nhân viên quyền địa phương đối tượng trước công ty XNK Intimex Đà Nẵng hướng tới cần phải xác định thêm nhóm công chúng quan trọng khác giới báo chí truyền thông, nhà phân phối đối tác Vậy, cần xác định rõ công chúng mục tiêu công ty nỗ lực quan trọng công tác quan hệ công chúng Sau xác định thông điệp nhóm công chúng mục tiêu, phân tích nhóm công ty cần hướng tới bước phải cho thông điệp gởi đến nhóm công chúng nhắm tới Tránh việc gởi thông điệp mà người nghe cảm nhận sai thông điệp tránh việc gởi không nhóm công chúng mục tiêu định trước Một điều cần ý tới với đối tượng công phải xác định cách thức tiếp cận hiệu Mỗi đối tượng lại có lợi ích khác nhau, cách thức thoả mãn lợi ích khác nhau, để dung hoà lợi ích nhóm người công chúng lợi ích doanh nghiệp Điều đòi hỏi nhân viên PR phải có tầm nhìn xa cách thức giải sáng tạo, thoả đáng 3.2.3 Quản lý sử dụng phương tiện truyền thông hiệu Khi xác định rõ mục tiêu đối tượng hướng tới chiến dịch PR công việc vô quan trọng xây dựng, lựa chọn thông điệp phương tiện PR Trang 51 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương - Thông điệp mà công ty XNK Intimex Đà Nẵng muốn hướng tới công chúng là: “Uy tín hàng đầu”, công ty có hoạt động xã hội mạnh, đầy uy tín Công ty tự tin tiếp tục phấn đấu để đạt bước phát triển thành công mới, tốt đẹp nữa, để đóng góp vào phát triển ổn định phồn vinh kinh tế Việt Nam Để truyền tải thông điệp công ty xác định phương tiện PR sử dụng là: + Quan hệ với báo chí, phương tiện truyền thông ( họp báo, viết bài, phóng ) + Hoạt động từ thiện - tài trợ cộng đồng ( trách nhiệm xã hội công ty) + Quan hệ với nhân viên nội doanh nghiệp + Các công cụ internet ( blog, RSS, báo điện tử, online forum ) Đây bốn công cụ quan trọng chúng sử dụng phối hợp với nhằm tạo hiệu cao nhất, giúp công ty nâng cao lực cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh khác thị trường Tùy vào đối tượng mà công ty muốn nhắm đến định việc lựa chọn kênh thông tin thích hợp đem lại hiệu cao Nếu công ty chọn sai kênh truyền thông gây thiệt hại lớn lãng phí nguồn tài không đạt mục tiêu truyền thông….Xác định lúc với đủ liều lượng tần suất thông điệp đăng tải tối đa hiệu PR - Công ty XNK Intimex Đà Nẵng với nhóm công chúng mục tiêu quyền địa phương, công ty chọn phương tiện từ thiện - tài trợ cộng đồng làm phương tiện truyền thông trực tiếp để mang lại hiệu cao Phải xác định rõ thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền thông đến gì? Sau tổ chức chương trình lên kế hoạch để truyền tải thông điệp Muốn truyền thông hiệu phải biết cách truyền thông điệp đến người nghe qua kênh truyền thông mà doanh nghiệp lựa chọn Mỗi doanh nghiệp có thông điệp muốn truyền tải khác điều quan trọng cách phải truyền thông hiệu 3.2.4 Biện pháp cho hoạt động PR Công ty xây dựng sách marketing để thu hút khách hàng, công ty cần phải hoàn thiện công tác PR nữa, phần để thu hút khách hàng, phần Trang 52 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương xây dựng mối quan hệ với công chúng qua có nhìn tốt đẹp mắt công chúng, có chỗ đứng vững lòng công chúng 3.2.4.1 Hoạt động PR nội Ấn phẩm nội Công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng cần có ấn phẩm riêng Về hình thức ấn phẩm này, công ty dựa thiết kế chuẩn “30 năm hình thành phát triển” xuất điều chỉnh lại cho phù hợp cần xuất định kỳ vào dịp thành lập công ty Vì nội dung ấn phẩm trước bao gồm giới thiệu tổng quan tất công ty Công ty cổ phần XNK Intimex Việt Nam nên trọng cho công ty XNK Intimex Đà Nẵng Và ấn phẩm cần có nội dung như: - Quá trình hình thành phát triển từ thành lập đến - Chức nhiệm vụ công ty - Sứ mệnh mục tiêu dài hạn ngắn hạn mà công ty đặt - Cơ cấu nhân - Những thành tích tiêu biểu đạt suốt thời gian qua - Những hoạt động tiêu biểu công ty - Kết hoạt động kinh doanh năm vừa qua Các ấn phẩm giúp tăng thêm hiểu biết nhân viên nhà lãnh đạo, cố tình đoàn kết công ty Cung cấp ấn phẩm đến với khách hàng giúp khách hàng có nhìn tổng quan công ty, tổ chức phát triển vững mạnh đoàn kết giúp khách hàng tin tưởng Bên cạnh công ty cần sử dụng ấn phẩm tư liệu cung cấp cho giới báo chí truyền thông làm tư liệu để viết công ty Nếu tài liệu xây dựng hoàn chỉnh có tính đặc sắc mẻ tài liệu vô hữu dụng Hoạt động quan hệ với nhân viên Yếu tố quan trọng để đem lại thành công trình đàm phán giao tiếp kỹ trình độ nhân viên Vì thế, Công ty XNK Intimex Đà Nẵng cần có nhiều khóa đào tạo kỹ kiến thức chuyên môn cho nhân viên Cho nhân viên có hội tham gia buổi hội thảo chuyên đề hoạt động PR, Trang 53 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương để học hỏi kinh nghiệm từ nhà làm quan hệ công chúng nhiều kinh nghiệm thành đạt Bên cạnh công ty cần thường xuyên kiểm tra nhân viên để có sách thưởng, đãi ngộ cho nhân viên họ có thành tích làm việc xuất sắc tuyên dương trước toàn công ty, tạp chí nội công ty, tăng lương…giúp xây dựng hình ảnh công ty với cộng đồng xã hội chỉnh đốn kịp thời hành vi tiêu cực Tạo hội cho nhân viên mở rộng mối quan hệ xã hội cần thiết, công ty cần tổ chức buổi lễ, liên hoan nhiều để nhân viên PR có hội tiếp xúc nhiều với đông đảo công chúng quan tâm tới công ty Công ty cần tổ chức thi để kiểm tra trình độ nhân viên Đây tiêu để tăng bậc cho nhân viên Ngoài ra, công ty cần tổ chức câu lạc giải trí cho nhân viên: tổ chức câu lạc đá banh, cho nhân viên công ty tham gia, việc làm tăng đoàn kết cho nhân viên, giúp cho nhân viên gần gũi hơn, gắn bó với công ty 3.2.4.2 Hoạt động PR bên công ty Quan hệ với khách hàng Công ty có tổ chức hội nghị khách hàng không thường xuyên Do đó, với hội nghị công ty cần tổ chức cách thường xuyên dịp tạo dựng mối quan hệ với khách hàng tốt hiệu hơn, biết đóng góp khách hàng công ty đáp ứng mong muốn khách hàng Vào đầu năm, công ty cần tổ chức thi tìm hiểu công ty có thưởng để khách hàng hiểu công ty Quan hệ với giới truyền thông Hiện tại, công ty làm quen tạo lập mối quan hệ với số báo, đài như: đài phát truyền hình Đà Nẵng (DRT), báo Công an, báo Đà Nẵng, thời báo kinh tế Việt Nam công ty lại không thường xuyên trì quan hệ này, liên lạc với họ cần thiết Do vậy, để gia tăng tần suất xuất phương tiện truyền thông báo chí, truyền thanh, truyền hình công ty cần phải xây dựng mối quan hệ với quan này, đồng thời nên chủ động gửi viết hoạt động công ty để thông qua báo chí, đài truyền hình thông tin đến công chúng hoạt động xã hội, từ thiện, kiện… Trang 54 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Ngoài ra, công ty cần gửi thư mời tham gia kiện đến quan báo, đài Gửi thư cảm ơn nhận tham gia hay quan tâm họ đến kiện công ty Nhân dịp ngày lễ, tết gửi thiệp chúc mừng đến quan Những hoạt động giúp quan ngôn luận nhớ đến công ty, theo sát tình hình công ty để viết liên quan Bên cạnh đó, năm lần, công ty mời nhân viên báo chí ăn để mối quan hệ trở nên thân thiết Hoạt động với giới quyền nhà cung cấp Xây dựng trì mối quan hệ với giới quyền nhà cung cấp quan trọng họ hỗ trợ nhiều cho việc kinh doanh công ty Vào lúc công ty tổ chức hoạt động lớn cần mời họ đến tham dự để gắn bó với họ hơn, giúp họ hiểu công ty nhiều điều thể thiện chí dành cho họ Tạo dựng quan hệ tốt với quyền địa phương, tránh điều tiếng xấu, thêu dệt, lời đồn đại không tốt công ty Công ty cần tránh thái độ công kích, phản bác họ công ty tổ chức hoạt động, kiện quan trọng Đặc biệt nhà cung cấp, công ty có sách hỗ trợ lại cho nhà cung cấp lớn để đáp lại hỗ trợ họ cho chương trình mà công ty thực Công ty cần tạo tín nhiệm nhà cung cấp thông qua việc toán đầy đủ, công để nâng cao hiệu kinh doanh Công ty cần hợp tác với họ hoạt động đào tạo nhân công,…để họ đáp ứng yêu cầu công ty Các hoạt động cộng đồng Hoạt động tài trợ từ thiện công cụ quan trọng mang lại hiệu cao cho doanh nghiệp việc nâng cao hình ảnh vị lòng công chúng Các hoạt động cộng đồng đánh giá mang lại lợi ích cao hẳn xét lâu dài Họat động tài trợ, công tác từ thiện trước hết phải xuất phát từ mục đích mang lại lợi ích cho cộng đồng, thông qua quảng bá, giới thiệu hình ảnh công ty Trong năm qua hoạt động cộng đồng công ty thực nhiều đem lại nhiều lợi ích cho xã hội Tuy nhiên, ngân sách công ty eo hẹp nên quy mô chương trình từ thiện hay tài trợ nhỏ Công ty cần tăng thêm kinh phí cho hoạt động Trang 55 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Hằng năm, thay ủng hộ trực tiếp cho quận, năm công ty cần đến trường học để trao học bổng cho em học sinh có hoàn cảnh khó khăn mà đạt thành tích cao, công ty cần tăng mức học bổng để khuyến khích tinh thần học tập Tổ chức thăm em trung tâm mồ côi Trung thu: với quà nhỏ chứa đựng đầy lòng yêu thương đem đến niềm vui cho em, giúp em cảm nhận quan tâm, chia sẻ cộng đồng, động viên, khích lệ em không mặc cảm số phận, phấn đấu vượt lên số phận, vượt qua khó khăn đời sống thường ngày Thông qua hoạt động này, thể tinh thần trách nhiệm công ty mà giúp nhân viên phát huy tinh thần tương thân tương với người có hoàn cảnh khó khăn Công ty cần tận dụng mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp để vận động họ hỗ trợ chiết khấu số mặt hàng công ty thực hoạt động cứu trợ cho vùng gặp khó khăn gặp thiên tai lớn Hoạt động tổ chức kiện Mục đích kiện để tạo môi trường hội giao lưu, tương tác công ty với công chúng Tất kiện tổ chức có tin nhân viên PR công ty soạn thảo sau cung cấp cho báo, phương tiện truyền thông cách rộng rãi mời giới truyền thông trực tiếp tham gia đưa tin công ty Các kiện tổ chức nhằm tác động tới nhóm công chúng phải tìm cách để đưa tin đến với công chúng phải hoàn thiện để cải thiện hình ảnh công ty Intimex Đà Nẵng tâm trí đông đảo công chúng quan tâm - Công ty tổ chức buổi lễ kỷ niệm Nếu kế hoạch dịp tốt để công ty làm quan hệ công chúng, khẳng định lớn mạnh công ty kinh doanh ngày phát triển mạnh mẽ Ngay từ nhân viên PR phải lên kế hoạch cho buổi lễ thật chu đáo mang ý nghĩa sâu sắc thật đặc sắc - Tổ chức buổi quyên góp làm từ thiện: Truyền thống công ty cần trì nâng lên tầm cao mang tính truyền thông rộng rãi Công ty cần tổ chức quyên góp nội từ quyên góp cán công nhân viên, từ việc trích tiền thu từ hoạt động bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ công ty Trang 56 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Công ty tổ chức thành đợt kéo dài sau đợt có buổi tổng kết thông tin rộng rãi phương tiện truyền thông Chắc chắn hoạt động thu hút ý đông đảo công chúng quan tâm góp phần cải thiện hình ảnh công ty suy nghĩ họ Công ty cần tổ chức kiện từ thiện kết hợp với tổ chức địa phương hiệu tốt 3.2.5 Hoạch định ngân sách cho hoạt động PR Thời gian cho chiến dịch PR thường lớn năm Kết hoạt động PR chí khó đánh giá quảng cáo nên việc đề xuất ngân sách thời gian cần thiết khó đánh giá, phụ thuộc nhiều vào việc có đề ý tưởng hay cho PR hay không Song khẳng định PR có khả ảnh hưởng đến mức độ biết đến công chúng lớn gấp nhiều lần so với quảng cáo Công ty trả tiền mua dung lượng phương tiện truyền thông, công ty tiền cho đội ngũ nhân viên để biên soạn phát hành tài liệu xử lý tình xảy Công ty XNK Intimex Đà Nẵng nên học tập theo hướng mà PR công cụ marketing quan trọng công ty, đưa số dự kiến chi phí cho hoạt động chiếm khoảng 20% ngân sách truyền thông cổ động Và số phù hợp với khả tài công ty Khi công tác PR thực cách có hiệu cách nhìn nhận công chúng công ty thay đổi, điều làm cho doanh thu tăng lên ngân sách dành cho PR không chiếm nhiều ngân sách hoạt động truyền thông 3.2.6 Đánh giá hoạt động PR Sau thực tất công việc cho lập kế hoạch triển khai thực hện công việc cuối đánh giá rút học nhằm hoàn thiện mối quan hệ với công chúng Việc kiểm tra đánh giá cần thiết vừa cho biết kết hoạt động PR ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh công ty, tới mở rộng biết đến tín nhiệm công chúng dành cho Công ty XNK Intimex Đà Nẵng Mặt khác, qua công tác đánh giá giúp công ty nhận chỗ chưa tốt trình lên kế hoạch trình triển khai tìm biện pháp khắc phục tượng Trang 57 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Nhờ mà lần sau chắn quan hệ công chúng công ty tốt lên công việc dễ dàng KẾT LUẬN Trang 58 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Hoạt động quan hệ công chúng công cụ cạnh tranh hữu hiệu doanh nghiệp Hoạt động quan hệ công chúng Việt Nam vẫn mẻ Không doanh nghiệp vẫn đánh đồng với quảng cáo hay tiếp thị Quan hệ công chúng có mục đích phần giống quảng cáo quảng cáo Đặc biệt thời kỳ kinh doanh khốc liệt nay, nhận xét chuyên gia marketing cho “quảng cáo thoái vị, PR lên ngôi”, công ty hoạt động PR hiệu lợi ích mà hoạt động đem lại phép màu cho doanh nghiệp Đứng trước thách thức Công ty XNK Intimex Đà Nẵng cố gắng hoàn thiện hoạt động tạo thống toàn thể công ty, đặc biệt với quan hệ công chúng mũi nhọn marketing công ty, nhằm tạo lợi cạnh tranh cho việc hoàn thiện hoạt động quan trọng Thông qua hoạt động quan hệ công chúng, công ty xây dựng cho mối quan hệ với nhóm công chúng mục tiêu, họ người ủng hộ, hỗ trợ công ty suốt trình kinh doanh Xây dựng tín nhiệm từ đông đảo công chúng Intimex Đà Nẵng có lợi lớn so với doanh nghiệp nước doanh nghiệp nước Phải có thống việc xây dựng tín nhiệm công chúng với công tác hoàn thiện hoạt động công ty, với khả thực tế hoạt động công ty Cuối em xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo hướng dẫn T.s Nguyễn Thị Thu Hương anh chị công ty nhiệt tình quan tâm giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp Đà Nẵng, tháng năm 2013 Sinh viên thực TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang 59 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương (1) Phan Trọng An & Văn Ngọc Đàn (2011), Bài giảng “Quản trị xúc tiến thương mại”, ĐHKT Đà Nẵng (2) Trần Ngọc Châu, Bài giảng “Nhập môn PR” (3) Đinh Thị Thúy Hằng, “PR lý luận ứng dụng”, NXB lao động xã hội (4) Lưu Văn Nghiêm (2011), Quản trị quan hệ công chúng, NXB Đại học kinh tế quốc dân (5) TS Lê Sĩ Trí, Giáo trình PR NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Trang 60 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN Trang 61 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Trang 62 [...]... vi của công chúng CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PR CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX ĐÀ NẴNG 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần xuất nhập khẩu Intimex Đà Nẵng 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng Thành phố Đà Nẵng là trung tâm kinh tế - thương mại, là đầu mối XNK của khu vực miền Trung và Tây Nguyên Công ty XNK Intimex tại Đà Nẵng (CN Intimex Đà Nẵng) ... Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng Theo quy chế hoạt động của Công ty Intimex Đà Nẵng đã được Tổng giám đốc Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex phê duyệt theo công văn số 1310/IN/TCCB ngày 14/09/2000 Bộ máy quản lý, điều hành của công ty Intimex Đà Nẵng được tổ chức như sau: Trang 31 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương Sơ đồ 2.1 Bộ máy quản lý của công ty GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM... CHỨC INTIMEX DOANH 1 DOANH 2 TOÁN HÀNH CHÍNH Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Hiện tại cơ cấu tổ chức của công ty đang áp dụng là cơ cấu trực tuyến-chức năng Với cơ cấu như trên, giữa ban giám đốc và các bộ phận trong công ty có mối quan hệ khá khăng khít với nhau Điều này đã tạo ra một sự linh hoạt nhất định trong hoạt động của công ty 2.1.5 Các nguồn lực chủ yếu của công ty cổ phần XNK Intimex. .. của Công ty Ở công ty hiện nay có hai hình thức đào tạo: Đào tạo tại chỗ: Do công ty thường liên hệ với các trung tâm dạy nghề mở lớp đào tạo tại công ty, thường đào tạo cho nhân viên học việc Công ty gọi đây là đào tạo ban đầu, quá trình đào tạo này thường kéo dài 2-3 tháng Sau đó công ty sẽ tiến hành thi tuyển để chọn những ai có tay nghề vững vàng vào làm nhân viên chính thức Ngoài ra, trong đào... để cung cấp cho báo chí; • Giải thích thông điệp mà công ty muốn đưa tới công chúng 1.3.3 PR cộng đồng Hoạt động cộng đồng là một phần trong sứ mệnh của hầu hết các công ty Nó đã vượt ra ý nghĩa là công cụ của quan hệ công chúng mà còn là cam kết của các công ty trong quá trình hình thành và phát triển của mình Để xây dựng quan hệ với cộng đồng, công ty phải xác định được cộng đồng hoặc một tập hợp cộng... trung tâm tham quan Ngày hội mở cửa giới thiệu đến công chúng về đặc thù sản phẩm của công ty - Bảo vệ môi trường xung quanh Các cuộc thảo luận cộng đồng Quan hệ với các phương tiện truyền thông đại chúng - Các công tác tài trợ - Văn nghệ sinh viên học sinh Khi bàn về vấn đề tạo ra mối quan hệ thuận lợi với cộng đồng cho hoạt động của tổ chức hay công ty các chuyên gia PR đã đưa ra 3 mức quan hệ: - Mức... trao học bổng / tài trợ - Để các chính trị gia biết rõ hơn về các hoạt động của công ty, bởi vì một số luật sắp ban hành có thể ảnh hưởng không tốt đến công ty - Để công chúng biết đến hoạt động nghiên cứu của công ty 1.4.3 Xác định nhóm công chúng Những ai mà tổ chức cần phải giao tiếp, xây dựng mối quan hệ và tại sao? Chọn ra nhóm công chúng phù hợp để: -Tập trung giao tiếp khi thực hiện chương trình... hàng, đó là siêu thị Intimex Pasteur, siêu thị Intimex Nguyễn Hữu Thọ 2.1.2.2 Định hướng phát triển của công ty Hiện nay, công ty đang tìm mọi cách hoàn thiện chất lượng sản phẩm để có thể xuất khẩu sang những thị trường khó tính, bên cạnh hoạt động đó là sự mở rộng nghiên cứu thị trường, tìm những khách hàng mới 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng 2.1.3.1 Chức... phí công sức - Để nâng cao số lượng và chất lượng người dự tuyển vào công ty - Để công bố những thành tích của công ty mà ít người được biết và để đạt được sự vẻ vang cũng như thu phục lòng tin từ công chúng - Để mọi người biết đến công ty và hiểu về hoạt động của công ty trong các thị trường xuất khẩu mới Trang 21 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương - Để cải thiện mối quan hệ với công. .. nghiệp vụ, trình độ của cán bộ, thủ trưởng đơn vị… Sơ đồ 2.2: Hoạt động đào tạo của công ty như sau: Nhu cầu đào tạo được xét tuyển Lập kế hoạch đào tạo Chuẩn bị đào tạo Đào tạo tại chỗ Đào tạo tập trung Đào tạo nội bộ Đào tạo bên ngoài Đào tạo liên kết Gửi đi đào tạo tại trường, trung tâm Trang 35 Lập danh sách Lập danh sách Đưa đi đào tạo Đưa đi đào tạo Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ts Nguyễn Thị Thu Hương ... nghiệp Công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng, em có điều kiện tìm hiểu nghiên cứu hoạt động PR doanh nghiệp Chính em định lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng công ty cổ phần XNK. .. luận PR Chương 2: Thực trạng hoạt động PR công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR công ty cổ phần XNK Intimex Đà Nẵng Trong suốt trình thực chuyên... bên công ty Ngày quan hệ công chúng (PR) trở nên quan trọng hết Nhận thức điều này, công ty XNK Intimex Đà Nẵng triển khai nhiều hoạt động PR thời gian vừa qua Song thành đạt từ quan hệ công chúng