Quy trình xử lý văn văn đến

Quy trình xử lý văn văn đến Kinh nghiệm Quy trình xử lý văn văn đến Phần I: Đặt vấn đề Đất nớc ta bớc vào năm đầu kỷ 21, sau chặng đờng dài thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập wto Chúng ta đạt đợc nhiều thành tựu nghiệp phát triển kinh tế- trị- văn hóa xã hội- an ninh quốc phòng Trong lĩnh vực hoạt động xã hội Đặc biệt vấn đề giáo dục nớc ta vấn đề cấp bách Trong năm học2007-2008 dấy lên phong trào Hai không với nội dung: - Nói không với tiêu cực thi cử bệnh thành tích giáo dục - Không để học sinh ngồi nhầm lớp không vi phạm đạo đức nhà giáo Để làm tốt phong trào cấp ngành từ trung ơng đến tận giáo viên,học sinh phụ huynh phải thực tốt nhiệm vụ mình, thay đổi từ cách nghĩ, cách làm, nơi, lúc Đặc biệt trờng học bớc đa trờng phát triển mặt, phải nâng thêm tầm nhận thức cho giáo viên học sinh Vai trò ngời cán văn phòng công tác văn th, văn phòng Vì văn th hoạt động máy quản lý, công tác văn th làm tốt hay không ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng hiệu quản lý nhà nớc Công tác văn th đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn nhà nớc quan Làm tốt công tác văn th để góp phần giải tốt công việc quan, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả, chế độ quy định, hạn chế đợc bệnh quan liêu giấy tờ, ngăn chặn việc lợi dụng văn nhà nớc để làm trái pháp luật Làm tốt công tác văn th đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng văn để chứng minh văn có hợp pháp hay không hợp pháp Làm tốt công Quy trình xử lý văn văn đến tác văn th tạo điều kiện làm tốt công tác lu trữ quan Giữ gìn đợc bí mật quan, Đảng Nhà nớc Đợc giúp đỡ thầy hiệu trởng với cộng tác tập thể nhà trờng, mà thân tìm giải pháp công tác văn th, văn phòng trờng học Đó lý chọn đề tài kinh nghiệm: Quy trình sử lý văn trờng học Phần II: Thực trạng đổi công tác văn th trờng học 1.Tình hình thực tế trờng Tiểu học Trờng Tiểu học nằm cạnh quốc lộ Nhng đặc thù trờng có điểm trờng, nên khó khăn cho việc lại, giao lu học hỏi Do việc quan tâm đến nghiệp nói chung, công tác văn phòng nói riêng nhiều hạn chế Nhận thức lãnh đạo, giáo viên, công nhân viên cán văn phòng Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, từ nhu cầu xã hội Trong việc đạo quan tâm lãnh đạo cha thực sâu sát, cách nhìn nhận cán bộ, giáo viên hạn chế Cán làm công tác văn th, văn phòng nhiều thiếu sót Dẫn đến hiệu hoạt động công tác văn th, lu trữ cha chuẩn xác Thực trạng công tác văn th, văn phòng trờng Trờng Tiểu học thành lập vào năm 1993 Từ đến 15 năm, 15 năm phát triển trởng thành mặt từ vật chất, đến chất lợng giáo viên học sinh Đến trờng lớp khang trang đà xây dựng trờng, trở thành trờng đạt trờng chuẩn quốc gia giai đoạn giữ vững đơn vị trờng văn hóa cấp huyện Tuy nhiều vấn đề nan giải nh xã hội hóa th viện trờng học hay đổi công tác văn th, văn phòng Thực trạng cần đợc đổi mới, đặc biệt thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nớc Phần III : Một số giải pháp Sau năm đợc ủng hộ nhà trờng với tìm tòi học hỏi thân, tìm giải pháp nhằm thực tốt công tác văn th, lu trữ A Về nhận thức: Quy trình xử lý văn văn đến Cần nhận thức cho ngời trờng hiểu đợc phần văn công tác quản lý văn Vì văn quản lý Nhà nớc văn ngành GD& ĐT chứa đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền hiệu lực pháp lý cụ thể Văn quản lý Nhà nớc văn ngành GD& ĐT ta thực theo nguyên tắc Đảng lãnh đạo, Nhà nớc quản lý, nhân dân làm chủ, văn xuất phát từ lợi ích đáng nhân dân Phải làm cho ngời trờng nhận thức đợc tầm quan trọng việc đổi công tác văn th, lu trử công tác văn phòng cần thiết Từ xây dựng trờng Tiểu học ngày vững hơn, tạo điều kiện giúp đỡ nhân viên văn th, văn phòng B Biện pháp tổ chức thực hiện: Do nhiều yếu tố tồn trờng Tiểu học mạng lới đổi phơng pháp làm việc đổi công tác văn th, văn phòng nhiều hạn chế Nay thực chủ trơng xã hội hóa công tác văn th, văn phòng mà thân muốn đề cập đến kinh nghiệm Trong nội dung công tác văn th phải giải quản lý văn Đó văn văn đến I Quy trình xử lý văn đến: 1.Tiếp nhận văn đến - Tất văn đến tập trung phận văn phòng, nơi tiếp nhận văn đến quan Khi tiếp nhận văn đến phải kiểm tra tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong ( có ) Các văn có ghi mức độ khẩn tiếp nhận phải để riêng để u tiên giải trớc - Nếu văn có kèm theo phiếu gửi phải ghi đầy đủ thông tin có phiếu gửi, yêu cầu phiếu gửi chuyển lại cho bu điện Nếu văn không qua đờng bu điện mà qua tay, cán văn th cần phải tiến hành bớc nh qua đờng bu điện - Ngoài văn quan, tổ chức gửi đến có văn tổ chức tập thể, cá nhân gửi đến cho quan mình, loại văn xử lý nh văn đến Quy trình xử lý văn văn đến Kiểm tra văn đến: Việc kiểm tra văn đến văn th trực tiếp đảm nhận Trong kiểm tra văn bản, cán văn th phải biết điều sau: + Nếu văn gửi sai địa phải gửi trả lại cho bu điện + Nếu văn quan nhng đối tợng nhận văn sai lệch phải tìm cách giải phải báo cáo cho thủ trởng quan + Nếu sai tên tên thật, trờng hợp có tên văn tiến hành lập biên để bóc bì, sau bóc bì ngời nhận phải ký để xác minh việc + Trờng hợp văn đến không ghi tên thật mà ghi bí danh, bút danh phải viết thông báo cho quan biết Nếu bì đựng tài liệu bị rách nát có dấu hiệu bị lộ thông tin phải hỏi nhân viên bu điện ngời chuyển văn bản, đồng thời phải báo cáo cho cấp để có hớng giải Phân loại văn bản: Sau tiếp nhận văn ngời văn th có nhiệm vụ phân loại tất văn thành nhiều loại khác để dễ theo dõi xử lý Văn đến quan, th riêng gửi cá nhân phải chuyển thẳng đến cá nhân đó, văn th không đợc phép bóc bì Các văn lại đợc chia làm hai loại : Văn gửi chung cho quan văn gửi cho đoàn thể Trong văn gửi cho đoàn thể văn th chuyển tới đoàn thể để họ bóc bì Còn văn gửi cho quan có hai loại Đó loại gửi chung cho quan loại gửi chức danh cho lãnh đạo Loại văn gửi cho lãnh đạo ghi vào sổ yếu tố bì chuyển cho lãnh đạo Loại văn gửi cho quan, văn th bóc bì đóng dấu đến vào sổ công văn đến 4.Bóc bì văn bản: Việc bóc bì văn cán văn th ghi vào sổ, sau chuyển đến cho thủ trởng quan Sau bóc bì mà gặp trờng hợp mức độ khẩn dừng lại trình lên cấp 5.Đóng dấu đến : Quy trình xử lý văn văn đến Quy trình đóng dấu đến nh sau: Chọn vị trí vào khoảng giấy trắng rõ ràng, ngắn phía góc trái phần lề văn dới số ký hiệu văn Hoặc đóng vào khoảng phần trích yếu nội dung phần nội dung văn Mục đích việc đóng dấu đến để xác minh văn qua phận văn th, qua dấu đến dễ dàng biết đợc văn đến lúc tiếp nhận 6.Đăng ký văn đến: Đăng ký văn đến nhằm mục đích quản lý chặt chẽ loại văn bản, giấy tờ chuyển đến quan Việc đăng ký văn đến đợc thực nguyên tắc mà nhà nớc quy định Đối với văn mà văn th không đợc bóc bì nh văn mật, văn gửi đích danh, văn gửi cho đơn vị đăng ký vào sổ chuyển giao yêu cầu ngời nhận ký vào sổ 7.Tổ chức giải theo dõi đôn đốc văn đến: Văn đến gồm có phần: + Văn quy phạm pháp luật ( Văn mật ) + Văn hành thông thờng + Th công Văn thờng: Các đơn vị cán chuyên môn nghien cứu văn đến phải có ý kiến đề xuất với cán đơn vị cán lãnh đạo, vào nội dung văn để đề xuất hớng giải thích hợp Văn mật: Căn vào mức độ để thực việc phổ biến nội dung văn theo phạm vi đối tợng, văn mang tính chất mật phải giữ bí mật Ngời biết nội dung văn mật không đợc tiết lộ cho ngời khác biết không đa tài liệu mật khỏi quan cha có ý kiến thủ trởng Việc theo dõi giải văn đến công việc cuối trình theo dõi giải văn đến Trong việc thực chức quản lý quan, việc theo dõi văn đến trách nhiệm hiệu trởng cán văn th II.Quy trình tổ chức giải văn đi: Văn toàn công văn giấy tờ quan gửi bên phát sinh từ yêu cầu hoạt động quản lý thông tin Quy trình xử lý văn văn đến Phân loại văn đi: Sau trình nhận văn từ vào có trình trả lời thông báo phát tin bên văn bản, văn đợc gửi địa sau: + Văn gửi lên cấp trên, gửi cho quan quản lý Nhà nớc là: Các báo cáo, tờ trình + Văn gửi cho quan cấp dới đơn vị trực thuộc là: Các thị, định, công văn, loại kế hoạch + Văn gửi cho quan đơn vị bạn nh giấy mời, thông báo, đề nghị + Các trả lời đơn th khiếu nại, tố cáo công dân Tổ chức quản lý văn đi: Một văn quan bên cần phải có đầy đủ tính pháp lý tính hiệu lực, nhằm đảm bảo phát huy hiệu lực tác dụng cao công tác thông tin quản lý Các văn quan thông tin đợc giao cho chuyên viên am hiểu lĩnh vực chuyên môn để soạn thảo văn bản, soạn thảo văn xong đợc in ấn trình ngời đợc thủ trởng ủy quyền Đối với văn thông thờng nội dung không phức tạp cần trình văn cho ngời có thẩm quyền ký Đối với nội dung có văn quan trọng nh đề cơng, đề án văn dới luật, trình cho hiệu trởng duyệt phải kèm theo văn có liên quan nh nháp, vẽ, thiết kế, gọi hồ sơ trình ký để ngời ký kiểm tra lại Đánh máy in ấn văn bản: Để tạo điều kiện giải công việc nhanh chóng, kịp thời đảm bảo tính thống nhất, tính xác Trớc đa vào in ấn phải kiểm tra thảo có bị tẩy xóa nhiều hay không, dễ đọc dễ nhìn hay không Nếu không đảm bảo độ xác yêu cầu ngời soạn văn phải soạn thảo lại cho rõ ràng, Ngời đánh máy phải tuyệt đối giữ bí mật đánh máy đánh máy xong Ký văn bản: Quy trình xử lý văn văn đến Các văn sau đánh máy xong phải trình cho ngời có trách nhiệm lãnh đạo ký Chữ ký lãnh đạo thành phần thiết yếu văn Vì biểu thị hiệu lực thi hành văn Tùy theo quy định quan mà việc trình ký có khác nhau, nhng để đảm bảo tính thống bớt phiền hà cho lãnh đạo tất văn đánh máy xong tập trung văn phòng để trình hiệu trởng ký + Những quy định việc ký văn bản: Sau tập hợp đầy đủ văn văn th phân loại để trình ký Để thuận lợi cho việc trình ký nên xếp văn nh sau: - Tất văn Mật đợc xếp vào cặp có bìa màu đỏ - Tất văn Khẩn đợc sếp vào cặp có bìa màu vàng - Các văn thông thờng đợc xếp vào cặp có bìa màu xanh Có văn quan trọng, phức tạp văn th đa kèm hồ sơ văn liên quan khác lấy lu trữ để phục vụ cho thủ trởng xem xét ký duyệt Đóng dấu văn đi: Các quan đợc sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân Dấu quan đợc phếp đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tức chữ ký thủ trởng ngời đợc thủ trởng ủy quyền Tuyệt đối không đợc đóng vào giấy trắng Đăng ký văn đi: Đăng ký văn để ghi chép số điều cần thiết văn vào phơng tiện nh sổ, thẻ, máy tính nhằm mục đích quản lý chặt chẽ văn quan phục vụ việc tra tìm văn đợc nhanh chóng Khi đăng ký văn phải ghi đầy đủ thông tin văn theo quy định Đối với văn có mức độ mật phải đăng ký vào sổ riêng để dễ theo dõi bảo quản an toàn Chuyển giao văn đi: Văn sau đợc ngời có thẩm quyền ký, đóng dấu, ký hiệu phải gửi cho đối tợng liên quan, gửi trực tiếp gửi qua đờng bu điện Quy trình xử lý văn văn đến Sắp xếp lu, bảo quản phục vụ sử dụng: Tất văn phải lu văn ( gốc) để sau có chứng vào việc sử dụng Bản lu văn th phải đợc xếp theo loại, năm khác để tiện cho việc tra tìm, sử dụng sau Tất văn lu phải phận văn th thuộc văn phòng thuộc phòng hành quan quản lý chặt chẽ thống Mọi yêu cầu tra cứu lãnh đạo cán công chức quan công việc chung nên phải đợc phục vụ kịp thời nhanh chóng Tất cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải có trách nhiệm quản lý giữ gìn văn bản, hồ sơ tài liệu phải đợc cất giữ vào tủ có khóa, đợt nghỉ dài hạn phải đợc niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu Phần IV Kết thực Tất ngời quan toàn tâm, toàn ý chăm lo cho nghiệp nói chung Trong việc đổi công tác văn th, văn phòng Nhờ có xã hội hóa công tác văn th, văn phòng mà đến nhà trờng dần đợc nâng lên mặt Và nhờ mà chất lợng giáo dục vững vàng tiến kịp với trờng toàn huyện Đến công tác văn th lu trữ trờng vào ổn định, đợc xếp bố trí gọn gàng, theo quy định Nhà nớc Cụ thể năm học trớc đoàn tra phòng kiểm tra toàn diện Trong có công tác văn th, đoàn làm việc đánh giá đạt mức độ Nhng năm học 2007-2008 nhờ phấn đấu tập thể cán bộ, giáo viên, cônh nhân viên tâm huyết với nghề nghiệp đa trờng lên Đợc đoàn tra kiểm tra kết luận trờng đạt loại tốt mặt Đó điều đáng ghi nhận trờng PHần V: Kết luận: Quy trình xử lý văn văn đến Bản kinh nghiệm viết từ thực tế trờng Tiểu học vào năm học 2007-2008 Bản kinh nghiệm đợc áp dụng với trờng bạn quan cấp xã, phờng Do điều kiện thời gian có hạn, lực hạn chế, nhiều thiếu sót Rất mong đợc đóng góp ý kiến, giúp đỡ đồng chí, đồng nghiệp để đợc hoàn thiện công việc Nhằm phục vụ lâu dài có ích, có hiệu Tôi chân thành cảm ơn Phòng GD&ĐT Anh sơn Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Trờng TH Long sơn Độc lập Tự Hạnh phúc Quy trình xử lý văn văn đến Biên duyệt sáng kiến kinh nghiệm Năm học : 2007-2008 Thời gian: 14 ngày 20 tháng năm 2008 Địa điểm : Tại văn phòng Trờng Tiểu học Long sơn Thành phần: Các đồng chí hội đồng khoa học nhà trờng Chủ trì : Ông: Trơng Công Châu Chủ tịch hội đồng khoa học Th ký : Bà : Nguyễn Thị Thất Nội dung I Đ/c Chủ tịch hội đồng khoa học thông qua tiêu chuẩn cách đánh giá SKKN để thành viên hội đồng khoa học nắm đợc cách đánh giá II Hội đồng khoa học tiến hành xét duyệt SKKN đồng chí cán bộ, giáo viên, công nhân viên trờng Về số lợng: Có 14 cán bộ, giáo viên, công nhân viên tham gia, gồm 14 SKKN Về hình thức: 100% kinh nghiệm đợc đồng chí trình bày đẹp, thể nghiêm túc ý thức tham gia vào việc nghiên cứu đề tài khoa học Về nội dung : Nhìn chung đồng chí nắm đợc cách làm SKKN, cấu trúc bố cục rõ ràng Nội dung SKKN sát thực tế dạy học, diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu Nhiều SKKN có tính khoa học sức thuyết phục cao Kết : Dựa vào tiêu chuẩn cách đánh giá SKKN, sau ngày làm việc, hội đồng khoa học phân tích, xét duyệt tổng hợp kết nh sau: Trong 14 SKKN xét duyệt, có 12 sáng kiến kinh nghiệm đạt bậc SKKN đạt bậc Hội đồng khoa học trờng thống 11 SKKN đạt bậc Đề nghị hội đồng khoa học cấp xết nâng bậc Cụ thể : Về số lợng, nội dung đề tài ( có danh sách kèm theo ) Biên đợc thông qua hội đồng khoa học nhà trờng 100% thành viên hội đồng trí Kết thúc vào hồi 16 30 phút ngày 22 tháng năm 2008 10 Quy trình xử lý văn văn đến Long sơn, ngày 22 tháng năm 2008 Th ký Chủ tịch hội đồng khoa học Nguyễn Thị Thất Trơng Công Châu 11 [...].. .Quy trình xử lý các văn bản đi và văn bản đến Long sơn, ngày 22 tháng 3 năm 2008 Th ký Chủ tịch hội đồng khoa học Nguyễn Thị Thất Trơng Công Châu 11 ... trúc bố cục rõ ràng Nội dung SKKN sát thực tế dạy học, diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu Nhiều SKKN có tính khoa học sức thuyết phục cao Kết : Dựa vào tiêu chuẩn cách đánh giá SKKN, sau ngày làm việc, hội... tích, xét duyệt tổng hợp kết nh sau: Trong 14 SKKN xét duyệt, có 12 sáng kiến kinh nghiệm đạt bậc SKKN đạt bậc Hội đồng khoa học trờng thống 11 SKKN đạt bậc Đề nghị hội đồng khoa học cấp xết... gồm 14 SKKN Về hình thức: 100% kinh nghiệm đợc đồng chí trình bày đẹp, thể nghiêm túc ý thức tham gia vào việc nghiên cứu đề tài khoa học Về nội dung : Nhìn chung đồng chí nắm đợc cách làm SKKN,