HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Accounting Information Systems

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1

Accounting Information Systems

Nguyễn Thúy An

ntan@ctu.edu.vn

1

Tình huống

 Cho 1 hệ thống các chuỗi sự kiện như sau:

◦ Ngày 2/1 nhận yêu cầu mua hàng A từ khách hàng (KH) với số lượng 100 cái, đơn giá bán 200.000 đồng

◦ Ngày 3/1 xử lý các yêu cầu từ đơn đặt hàng của khách hàng

◦ Ngày 4/1 đồng ý bán hàng cho khách hàng

◦ Ngày 5/1 xuất hàng đi bán cho khách hàng

◦ Ngày 6/1 Phát hành hóa đơn cho khách hàng

◦ Ngày 10/1 Xem xét các khoản nợ của KH và phát hành giấy đòi tiền

◦ Ngày 15/1 Khách hàng thông báo đồng ý thanh toán khoản nợ

◦ Ngày 17/1 Nhận tiền thanh toán từ khách hàng bằng tiền mặt

◦ Biết rằng giá trị tồn kho đầu kỳ: 200 cái x 150.000 đồng và hàng xuất bán thuộc số tồn kho đầu kỳ

đề ra giải pháp ngăn chặn và phát hiện các rủi

ro đó?

3

Mục tiêu môn học

Tiếp cận kế toán dưới dạng là một chuỗi các quá trình, sự kiện thu nhận, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử

dụng

Tìm hiểu các nội dung tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán

Tìm hiểu, đánh giá và thiết lập hệ thống

kiểm soát nội bộ cho hệ thống thông tin kế toán

Kết cấu

môn

học

Chương 1 Tổng quan về HTTTKT

Chương 2 Các công cụ mô tả

Chương 5 Kiểm soát HTTTKT

Đặc điểm & Yêu cầu của môn học

Đặc điểm

tính”

môn học thông thường có nhiều phương án giải quyết trên cơ sở hợp lý…

Yêu cầu:

Tài liệu tham khảo

* Tài liệu chính: Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán 1 – GV biên soạn

* Tài liệu tham khảo:

 1 Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán,

Trường Đại học kinh tế TP.HCM, 2004 Hệ thống thông tin kế toán,

xuất bản lần 2, Nhà xuất bản Trường Đại học kinh tế TP.HCM.

 2 Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, khoa Kế toán – Kiểm toán,

Trường Đại học kinh tế TP.HCM, 2012 Hệ thống thông tin kế toán

tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông.

 3 Thiều Thị Tâm – Nguyễn Việt Hưng – Phạm Quang Huy, Hiệu đính:

Phan Đức Dũng, 2007 Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản

Thống kê.

 4 Nguyễn Thế Hưng – Khoa kế toán & Kiểm toán, Trường Đại học

Kinh tế TP.HCM, 2007 Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết, bài tập

và bài giải), Nhà xuất bản thống kê

 5 Brett Considine, Alison Parkes, Karin Olesen, Derek Speer, Michael

Lee, 2010 Accounting Information Systems, 3rd edition, Wiley

7

◦ Thi cuối kỳ: 70% tự luận + trắc nghiệm

◦ Có thể ngẫu nhiên điểm danh

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

9

MỤC TIÊU

Các khái niệm để hiểu 1 hệ thống thông tin kế

toán (HTTTKT)

Hiểu vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp

Tổng quan về các chu trình sản xuất kinh doanh

trong doanh nghiệp

Chu kì phát triển của HTTTKT

Vai trò của người học kế toán đối với HTTTKT

NỘI DUNG

I Hệ thống thông tin

1 Khái niệm hệ thống thông tin

2 Hệ thống thông tin trong DN

II Hệ thống thông tin kế toán

1 Khái niệm

2 Đặc tính

3 Chức năng

4 Phân loại

III Phát triển hệ thống thông tin kế toán

IV Tại sao SV kế toán cần học HTTT Kế toán

11

I HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Khái niệm

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin:

Là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các

dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng

Dữ liệu

đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra

Kiểm soát - phản hồi

Lưu trữ

Phân biệt dữ liệu và thông tin

13

Dữ liệu

đầu ra Kiểm soát - phản hồi

+ Lưu trữ dữ liệu / thông tin

+ Truyền thông thông tin

 Qúa trình xử lý trong HT thông

tin tạo dòng thông tin:

+ Thông tin gì luân chuyển?

+ Theo hướng nào?

 Ví dụ:

Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế toán, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp báo cáo xuất vật tư, chuyển báo cáo cho giám đốc.

Thủ kho Kế toán Giám đốc

- Thông tin gì luân chuyển?

- Dòng thông tin từ đâu tới đâu?

4 Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền

thông) thông tin

5 Con người tham gia xử lý thông tin

6 Môi trường hệ thống

15

2 Các hệ thống thông tin

a Hệ thống xử lý nghiệp vụ.

kinh doanh

tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ… có tiêu chuẩn xác định trước rõ

2 Các hệ thống thông tin

b HTTT quản lý.

- Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu

của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung

cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị DN

Lưu trữ

Hệ thống thông tin bán hàng và thị trường

Hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin tài chính Hệ thống thông Hệ thống thông

 Xử lý đơn hàng

 Xác định giá bán

 Nghiên cứu thị trường, khuyến mãi

 Sử dụng máy móc

 Sử dụng vật liệu

 Xuất nhập kho

VL

 Thu, chi

 Chính sách thanh toán cụ thể

 v.v

 Kế toán tài chính

 Lập báo cáo thuế

 v.v

Cấp độ họat động

TPS

 Quản lý bán hàng

 Phân tích bán hàng

 Kiểm sóat hàng tồn kho

 Lập kế hoạch sản xuất

 Lập ngân sách hàng năm

 Kế hoạch đầu tư vốn

 Phân tích lợi nhuận – giá cả

 Phân tích chi phí

 Phân tích sự phân bố lao động

 Phân tích chi phí hợp đồng lao động

 Dự báo ngân sách 5 năm

 Lập kế hoạch lợi nhuận

Lập kế hoạch nguồn nhân lực

ESS

Cấp điều hành (cấp cao)

ESS: Executive Support System- HT hổ trợ điều hành

DSS : Decision Support S - HT hổ trợ quyết định TPS: Transaction Processing System-HT xử lý nghiệp vụ

II Hệ thống thông tin kế toán

1 Khái niệm

Là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết

của quá trình SXKD nhằm cung cấp các thông tin kế toán,

tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài DN

Kế toán

II HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

2 Đặc tính của HTTT Kế toán

- Thu thập, phân tích, ghi chép, kiểm tra đối

chiếu, tổng hợp, lập báo cáo, truyền thông

II Hệ thống thông tin kế toán

3 Chức năng

1. Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt

động KD của DN

2. Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho

các đối tượng có liên quan

3. Kiểm soát

II Hệ thống thông tin kế toán

+ HT phải thu, phải trả + HT báo cáo tổng hợp

23

Chứng từ Phân loại, ghi

Lập báo cáo

HT thông tin kế toán tài chính

Chu trình chi phí

Chu trình kế toán

 Là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đến 1 nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh (mua, bán, sản xuất…)

 Các hoạt động trong chu trình diễn ra theo trình tự và được lặp lại

25

Chu trình doanh thu

 Hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

Chu trình chi phí

 Hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí

bao gồm:

 Các sự kiện trong chu trình chi phí:

27

II Hệ thống thông tin kế toán

- Mục tiêu: thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích

lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động

- Dữ liệu: nghiệp vụ tài chính

HT ngân sách HT báo cáo trách nhiệm

TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM

HT xử lý nghiệp vụ

Kế hoạch

III.Tổng quan phát triển Hệ thống kế

III.Tổng quan phát triển HT kế toán

 Mục tiêu: Tạo một hệ thống kế toán thành công

- Đáp ứng nhu cầu thông tin của tổ chức

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời

- Thời gian, chi phí phát triển hệ thống hợp lý

- Được sự chấp thuận của người sử dụng

III.Tổng quan phát triển HT kế toán

 Nội dung cần phát triển trong HTTT kế toán

1 Quy trình thu thập, xử lý, truyền thông

2 Các hoạt động kiểm soát

3 Nhân sự

4 Thiết bị, phần mềm xử lý kế toán

31

IV Tại sao sinh viên kế toán cần học HTTTKT

 Là người sử dụng hệ thống kế toán

 Là người tham gia việc thiết kế HT kế toán

Là người thực hiện công việc đánh giá HTTTKT

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ

Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả

bằng sơ đồ dòng dữ liệu

Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả

bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống

Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu

Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu

đồ hệ thống

Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu

 Khách hàng (KH) trả tiền cho Nhân viên bán hàng(NVBH) kèm theo thông báo trả nợ của cty NVBH nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán,

số phiếu thu vào thông báo trả nợ kèm theo NVBH chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả nợ cho kế toán Pthu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho

kế toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

 Kế toán phải thu nhận thông báo trả nợ do NVBH chuyển đến Lưu lại theo hồ

sơ khách hàng Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho

kế toán tổng hợp để ghi sổ cái

 Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền (GNT) thành 2 liên cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền và 1 liên GNT cho ngân hàng, liên còn lại lưu.

VẤN ĐỀ ĐẶT RA

Những đối tượng nào tham gia vào quá trình trên ?

Các chứng từ luân chuyển như thế nào?

I LƯU ĐỒ (Flowchart)

1 Khái niệm

Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình

xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu

trữ)

Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng

như bán, mua, nhập xuất…(người thực hiện, các

hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ)

Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm

soát của hệ thống

Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía

cạnh vật lý và luận lý của hệ thống

1 Khái niệm

Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của

chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận,

nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt động

chức năng (bán, mua, nhập xuất…)

Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính

39

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)

Phiếu thu

Phiếu thu

A

Sổ quỹ

Phiếu thu

N

Kế toán công nợ

Kế toán tiền

Ghi nhật kí

NK Thu tiền

Phiếu thu

Thủ quỹ

Quá trình thu tiền Thông báo

trả tiền

LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)

41

Đơn đặt hàng

Nhập

khi nhập Cập nhật

đơn hàng

Tập tin

KH

Tập tin HTKho

Tập tin đơn hàng Đơn đặt hàng

2 Ký hiệu của lưu đồ

2 Ký hiệu của lưu đồ

Các biểu tượng nhập xuất chuyên dùng

Thẻ đục lỗ

Lưu trữ

43

2 Ký hiệu của lưu đồ

Các biểu tượng nhập xuất chuyên dùng

Chứng từ Lưu trữ thủ công

Nhập liệu thủ công

Hiển thị trên màn hình

2 Ký hiệu của lưu đồ

Các biểu tượng xử lý chuyên dùng

Quyết định

Xử lý thủ công

Chuẩn bị trước khi xử lý

45

2 Ký hiệu của lưu đồ

3 Sử dụng các ký hiệu khi vẽ lưu đồ

Mô tả dòng lưu chuyển thông thường

47

Xem xét và xét duyệt Hóa đơn

Hóa đơn đã xét duyệt

3 Sử dụng các ký hiệu khi vẽ lưu đồ

Sử dụng các biểu tượng kết nối

3 Sử dụng các ký hiệu khi vẽ lưu đồ

Mô tả 2 tác vụ được xử lý đồng thời

49

Yêu cầu mua hàng

Lập ĐĐH và cập nhật

hồ sơ NCC Hồ sơ NCC

Đơn đặt hàng

Yêu cầu mua hàng

 Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể

không phải là hoạt động xử lý dữ liệu

 Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua

hàng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.

51

4 Vẽ lưu đồ

Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột.

hoạt động từ trái sang phải.

Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột

chuyển thông tin từ trên xuống dưới

Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị

kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.

4 Vẽ lưu đồ

Bước 6: Hoàn thành lưu đồ:

để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc

hoạt động xử lý (nếu cần)

bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật)

53

I SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(Data Flow Diagram - DFD )

1 Khái niệm.

DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi

đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ

II SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(Data Flow Diagram - DFD )

Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản:

Lưu trữ dữ

liệu

DFD c ấp 0 ( khái quát)

Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội

dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng

dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ

thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống.

Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện

hoặc điều khiển các hoạt động

Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận

dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu)  Có vai trò

là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống

57

Hệ thống thu tiền bán chịu

Kế toán Tổng hợp Tổng hợp

thanh toán

DFD c ấp 1

Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt động xử

lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó

Cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá

trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu

Chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện

59

Khách

hàng

Đối chiếu với tiền thực nhận

2.0

Ghi nhận

thanh toán 3.0

Ngân hàng

Lập giấy chuyển ngân hàng

Phiếu thu

đã xác nhận

Sổ quỹ

Tiền, giấy đòi nợ

Kế toán

tổng

3 Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Bước 1,2,3: giống trình tự khi vẽ lưu đồ

Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống

Bước 5:

◦ Vẽ các hình vuông biểu diễn các đối tượng bên ngoài

◦ Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành

◦ Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên ngoài hệ thống

◦ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ

hành động nhận và gửi dữ liệu

61

Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm

 Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi

nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn

 Thực hiện các bước 8,9,10

63

III Ý NGHĨA, SỰ KHÁC NHAU GiỮA LƯU ĐỒ

VÀ DFD

1 Ý nghĩa

Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:

trong hoạt động của hệ thống

(các hoạt động xử lý dự kiến)

Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:

xử lý theo các đối tượng, bộ phận liên quan

2 Sự khác nhau giữa Lưu đồ và DFD

 LƯU ĐỒ

◦ Nhấn mạnh khía cạnh vật lý của

dữ liệu luân chuyển cũng như xử

lý

◦ Trình bày người tham gia trong

quá trình luân chuyển và xử lý dữ

◦ Không trình bày phương tiện lưu trữ,

xử lý, luân chuyển dữ liệu, thường không trình bày người tham gia trong

CHƯƠNG 3

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

Mục tiêu của chương

So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử

lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy

tính

Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS máy tính

Các phương pháp mã hóa dữ liệu đầu vào

Lưu trữ dữ liệu và các mối quan hệ giữa

các tập tin

Các phương thức xử lý dữ liệu

67

1 AIS thủ công và AIS trên nền máy tính

a AIS thủ công

Chứng từ

Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính

Ghi sổ nhật

ký, sổ chi tiết

Sổ nhật ký/sổ chi tiết

Chuyển

sổ cái

Sổ cái

Lập báo cáo

1 AIS thủ công và AIS trên nền máy tính

b AIS trên nền máy tính

dữ liệu

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Thông tin theo yêu cầu

Truy xuất thông tin theo yêu cầu

69

2 Các hoạt động thu thập, ghi

100,000,000 0302657481

258 Lê Lợi, Q.01

Công Ty Thành Công

KHTN-05

0 0302984527

58 Nguyễn Du, Q.01

Công Ty Quang Minh

KHTN-04

(234,000,000) 437821270-001

142 Điện Biên Phủ, Q.03

Anh Tuấn

KHTN-03

150,000,000 430011144-001

17 Lê Duẩn, Quận 01

UOB Viet Nam

KHTN-02

300,090,000 430421210-001

115 Nguyễn Huệ

KPMG Việt Nam

KHTN-01

574,565,000 430121280-001

29 Lê Duẩn, Q.01

Chase Mahattan

KHNN-01

Số dư

Mã số thuế Địa chỉ

Tên khách hàng

71

Tập tin chính (Master File)

trong, và ngoài hệ thống VD: Khách hàng, Hàng hóa…

chiếu hay dữ liệu tổng hợp

TOSHIBA DESKPRO

TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 1502.3 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu