Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
Chương Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn Mục tiêu chương • • • • • Ý nghĩa việc mô tả hệ thống công cụ Khả đọc hiểu hệ thống mơ tả sơ đồ dịng liệu Khả đọc hiểu hệ thống mô tả lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống Khả mô tả hệ thống sơ đồ dịng liệu Khả mơ tả hệ thống lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống Tình huống: Q trình thu tiền bán chịu • KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ cty NVBH nhận tiền, lập phiếu thu liên ghi số tiền toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo NVBH chuyển phiếu thu tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán Pthu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền phiếu thu đóng dấu xác nhận Sau chuyển phiếu thu cho kế tốn Pthu, phiếu lại dùng để ghi vào sổ quỹ lưu theo số thứ tự • Kế tốn Pthu nhận giấy báo trả nợ NVBH chuyển đến Lưu lại theo hồ sơ khách hàng Sau nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau nhập vào chương trình quản lý phải thu Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn cịn chưa trả Nếu đúng, phần mềm cho phép ghi nhận nghiệp vụ toán làm giảm nợ phải thu khách hàng theo hóa đơn Định kì, phần mềm in bảng tổng hợp toán chuyển cho kế toán tổng hợp • Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau chuyển tiền cho ngân hàng Vấn đề đặt • • • • • Những tham gia vào trình Các chứng từ luân chuyển Phần mềm xử lý Đánh giá kiểm sốt q trình xử lý …… SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD) • DFD mơ tả hình ảnh thành phần; dòng lưu chuyển liệu thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến nơi lưu trữ liệu hệ thống thông tin • DFD có nhiều cấp • • • • DFD khái quát (cấp 0) DFD cấp DFD cấp … SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU • Các kí hiệu: – Có kí hiệu biễu diễn Hoạt động xử lý Dịng liệu Đối tượng bên ngồi Lưu trữ liệu hệ thống (điểm đầu, kết thúc) SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU • Phân cấp DFD – Các q trình xử lý DFD (hình trịn) chi tiết hóa thành nhiều cấp – Q trình xử lý cấp chi tiết đánh số theo cấp cao (1.1, 1.2, 1.3 …) – Dòng liệu vào cấp chi tiết tổng hợp lại trùng với cấp cao – Phân cấp DFD thấy hoạt động xử lý chi tiết bên hệ thống SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU • Phân cấp DFD Điểm đầu Điểm đầu A A 2.0 C 1.0 Lưu trữ Hệ thống D 3.0 B Điểm cuối B Điểm cuối Cấp Cấp SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU • Phân cấp DFD Lưu trữ D 1.2 E A I D 3.1.1 3.1 1.1 G J H F I 1.3 3.1.2 3.2 1.4 C H B D Cấp Cấp DFD cấp (khái quát) • Là sơ đồ cấp cao mô tả cách khái quát nội dung hệ thống hình trịn, biểu diễn dịng liệu vào (inflow) (outflow) hệ thống đối tượng bên hệ thống • • Đối tượng: Người vật (máy tính) thực điều khiển hoạt động Đối tượng bên hệ thống: cho nhận liệu hệ thống (ko xử lý liệu) Có vai trò điểm đầu, điểm cuối hệ thống 10 KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ y Kí hiệu xử lý Tính giá HTK y Lập phiếu thu Kí hiệuLập phiếu thu đầu Báo cáo BH Sổ, báo cáo Xử lý máy tính Xử lý thủ cơng Hiển thị hình Dữ liệu đầu vào/ra 26 KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ • Kí hiệu lưu trữ Tập tin hàng tồn kho Lưu trữ máy tính Lưu trữ Lưu trữ thủ công N: Lưu trữ theo số thứ tự N A: Lưu trữ theo Alphabet D: Lưu trữ theo ngày • Kí hiệu kết nối A Bắt đầu Điểm nối trang (A, B, Bắt đầu/kết thúc Điểm nối sang trang sau (Số trang: C…) 1,2,3…) 27 Các qui ước đọc vẽ lưu đồ • Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào xử lý ký hiệu thể kết xử lý • Lưu đồ phải đựơc trình bày trình xử lý luân chuyển liệu từ xuống dưới, từ trái qua phải trang giấy Trường hợp khơng thể trình bày lưu đồ theo chiều thơng thừơng qui định cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển lưu đồ cách rõ ràng 28 VẼ LƯU ĐỒ • • Bước 1: Xác định đối tượng bên bên hệ thống (xem lại phần DFD) Bước 2: Chia lưu đồ thành cột – Mỗi đối tượng bên cột lưu đồ – Các cột xếp cho dòng lưu chuyển hoạt động từ trái sang phải • Bước 3: Xác định thành phần cột – Đọc lại bảng mô tả hoạt động – Sắp xếp thành phần lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ xuống • Ngun tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý bị kẹp kí hiệu đầu vào đầu 29 VẼ LƯU ĐỒ • Bước 4: Hoàn thành lưu đồ: – – Nối kí hiệu thành phần dịng thơng tin Sử dụng dấu nối dịng thơng tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều đường kẻ ngang/dọc – – – Các hoạt động xử lý liên tiếp gộp chung thành hoạt động xử lý (nếu cần) Các chứng từ điểm bắt đầu điểm kết thúc Cách để có lấy liệu lưu trữ liệu thiết bị máy tính thơng qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) 30 Ý NGHĨA • Mơ tả hệ thống DFD giúp: – Nhận biết hoạt động xử lý trình tự chúng hoạt động hệ thống – Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập mức độ ý niệm (các hoạt động xử lý dự kiến) • Mơ tả hệ thống lưu đồ giúp: – Nhận biết phân tích hoạt động chức xử lý theo đối tượng, phận liên quan – Đánh giá tính kiểm sốt q trình kinh doanh 31 Sự khác lưu đồ sơ đồ dòng liệu Lưu đồ Sơ đồ dịng liệu • Nhấn mạnh khiá cạnh vật lý liệu luân • Nhấn mạnh luân chuyển logic liệu chuyển xử lý • Trình bày người tham gia q trình • Khơng trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý, luân luân chuyển xử lý liệu chuyển liệu • Được dùng nhiều mơ tả hệ thống • Thường khơng trình bày người tham gia hệ hành thống • Được dùng nhiều thiết kế hệ thống •Sử dụng nhiều ký hiệu •Sử dụng ký hiệu hơn 32 Bài tập • Cơng ty abc sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng khách hàng Lệnh bán hàng (3 liên) lập phận bán hàng chuyển sang phịng kế tóan Tại phịng kế tốn, hóa đơn (3 liên) phiếu xuất kho (4 liên) lập thủ công sở lện bán hàng Một liên lệnh bán hàng, hóa đơn phiếu xuất kho chuyển sang phận bán hàng Một liên lệnh bán hàng đính kèm với liên phiếu xuất kho sau chuyển đến phận giao hàng Một liên hóa đơn giao cho khách hàng Các chứng từ lại đính kèm với lưu phịng kế toán theo số đơn đặt hàng Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho thủ tục 33 Bài giải : Vẽ lưu đồ Bộ phận bán hàng Bộ phận kế tóan 3 Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng Lập hóa đơn , phiếu xuất kho A 3 A Hóa đơn 1 Phiếu xuất kho Khách hàng Đến phận giao hàng 34 Bài tập • Cơng ty sản xuất ABC có nhiều phân xưởng Phân xưởng lập phiếu yêu cầu nguyên vật liệu(4 liên) chuyển sang phận quản lý phân xưởng để phê duyệt Sau phê duyệt, phiếu yêu cầu nguyên vật liệu chuyển đến phận kho Tại kho, phiếu yêu cầu nguyên vật liệu ký thủ kho Nhân viên gởi liên thứ phiếu yêu cầu nguyên vật liệu với nguyên vật liệu đến phân xưởng Liên thứ phiếu yêu cầu nguyên vật liệu chuyển đến quản lý phân xưởng Liên thứ chuyển đến phận kế tóan chi phí Liên thứ sử dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất dùng vào thẻ kho, sau chúng lưu lại kho theo số thứ tự Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho thủ tục 35 Bài giải : Vẽ lưu đồ Phân xưởng sản xuất Quản lý phân xưởng Lập phiếu yêu Ký phiếu yêu Duyệt phiếu yêu cầu NVL Kho cầu NVL cầu NVL, xuất 4 3 Phiếu yêu cầu nguyên Thẻ kho Thẻ kho NVL,ghi thẻ kho 1 2 Phiếu yêu cầu nguyên liệu duyệt+ký Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt liệu Phiếu yêu cầu NVL duyệt + ký KTCP N N Phiếu yêu cầu NVL duyệt+ký Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm 36 Bài tập sơ đồ dòng liệu • Cơng ty X sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng khách hàng Lệnh bán hàng(3 liên) lập phận bán hàng chuyển sang phận tín dụng đẻ xét duyệt Lệnh bán hàng sau xét duyệt chuyển cho phịng kế tóan để lập hóa đơn(3 liên) phiếu xuất kho(4 liên) Một liên lệnh bán hàng gởi cho khách hàng để hồi báo Kế toán ghi nhận doanh thu số phải thu chi tiết cho khách hàng Bộ phận ghi sổ cập nhật số tổng hợp sổ nhật ký lên sổ tổng hợp Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng liệu (DFD) cho hệ thống 37 Sơ đồ dòng liệu(DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – mức Khách hàng Xử lý yêu cầu mua 38 ĐĐH Tổng số Ghi nhận, Khách hàng Ghi sổ lập LBH Lệnh bán Sổ tổng hợp hàng Sổ tổng hợp Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng Hồi báo Lệnh bán hàng Sổ chi tiết Chi tiết kháchhàng Xét duyệt Lệnh bán Ghi nhật ký Sổ chi tiết Sơ đồ dòng liệu(DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – mức 39 Nghiệp vụ thu tiền khách hàng công ty HFone xử lý sau: Nhận viên nhận thư tốn mở bì thư, đối chiếu tách riêng séc toán giấy báo trả tiền, lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ khoản chuyển trả khách hàng Các chứng từ gởi đến phòng quỹ Tại thủ quỹ vào tờ séc lập giấy nộp tiền gồm liên Liên thứ giấy nộp tiền séc toán chuyển nộp vào ngân hàng Liên thứ giấy nộp tiền đối chiếu với liên thứ bảng kê tổng hợp tiền thu kèm với lưu phòng thủ quỹ, xếp theo ngày nộp tiền Liên thứ bảng kê tổng hợp tiền thu chuyển đến phận kế toán tổng hợp để ghi sổ lưu theo số bảng kê Giấy báo trả tiền chuyển đến phận kế toán phải thu để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng Các giấy báo trả tiền lưu phận kế toán phải thu theo mã số khách hàng 40 ...Mục tiêu chương • • • • • Ý nghĩa việc mô tả hệ thống công cụ Khả đọc hiểu hệ thống mơ tả sơ đồ dịng liệu Khả đọc hiểu hệ thống mô tả lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống Khả mơ tả hệ thống sơ đồ... đồ hệ thống mơ tả trình tự xử lý liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ hoạt động xử lý máy tính • Kết hợp lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống mô tả hệ thống thấy hoạt động hữu hình vơ hình hệ thống. .. đưa vào hệ thống hay thông tin kết xử lý Lưu trữ thủ công chứng từ , tài liệu Điểm nối lưu đồ Điểm nối đến lưu đồ khác, hệ thống khác Đường luân chuyển 23 Các công cụ kỹ thuật Nhập thủ công liệu