Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

Chương 4

Các công cụ mô tả hệ thống

thông tin kế toán

Mục tiêu của chương

• Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ

• Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu

• Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống

• Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu

• Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống

Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu

• KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ của cty NVBH nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo NVBH chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán Pthu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra

số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

• Kế toán Pthu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến Lưu lại theo hồ

sơ khách hàng Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm

nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp

• Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng.

Vấn đề đặt ra

• Những ai tham gia vào quá trình trên

• Các chứng từ luân chuyển như thế nào

• Phần mềm xử lý ra sao

• Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên

• ……

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(Data Flow Diagram - DFD)

• DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin

Đối tượng bên ngoài

hệ thống (điểm đầu, kết thúc)

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

• Phân cấp DFD

– Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ

được chi tiết hóa thành nhiều cấp

– Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số

theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)

– Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi

tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn

– Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động

xử lý chi tiết bên trong của hệ thống

DFD cấp 0 (khái quát)

• Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội

dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn

dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa

hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống.

• Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện

hoặc điều khiển các hoạt động

• Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc

nhận dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu)  Có vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống

Hệ thống thu tiền bán chịu

Kế toán tổng hợp

Tổng hợp thanh toán

DFD cấp 1

• Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt

động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó

• Cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm

đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu

• Chú trọng đến các chức năng mà hệ thống

thực hiện

DFD cấp 1

Nhận thanh toán 1.0

Khách

hàng

Đối chiếu với tiền thực nhận

Phiếu thu

đã xác nhận

Sổ quỹ

Tiền, giấy đòi nợ

Kế toán

tổng hợp

VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0

• Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các

đoạn văn mô tả

• Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến các đối tượng đó

Đối tượng Hoạt động

phiếu thu vào giấy đòi tiền

VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0

• Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu

trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2

• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất,

chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…

• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các

đối tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu

• Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng,

mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ

liệu

VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0

• Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống

– Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống

• Bước 5:

– Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài

– Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử

• Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7

hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp

• Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi

nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm

VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1

• Bước 9: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các

hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý

• Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý

Phân cấp DFD

• Bước 11:

• Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn

• Thực hiện các bước 8,9,10

LƯU ĐỒ (Flowchart)

trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu

ra, lưu trữ)

năng như bán, mua, nhập xuất…(người thực

hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ)

kiểm soát của hệ thống

cạnh vật lý và luận lý của hệ thống

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG

• Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập,

người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…

trong các hoạt động chức năng (bán, mua,

nhập xuất…)

• Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu,

cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt

động xử lý của máy tính

• Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống

trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt

động hữu hình và vô hình trong hệ thống

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)

Phiếu thu

Phiếu thu A

A

Sổ quỹ

Phiếu thu

N

Kế toán công nợ

Kế toán tiền

Ghi nhật kí

NK Thu tiền

Phiếu thu

Thủ quỹ

Quá trình thu tiền

LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)

Đơn đặt hàng

Nhập

khi nhập Cập nhật

Đơn đặt hàng

Nhập đơn đặt hàng của khách hàng

Các công cụ kỹ thuật

Bắt đầu, kết thúc

Chứng từ báo cáo

Công việc xử lý thủ công

Chứng từ báo cáo

có nhiều liên

Dữ liệu được đưa vào hệ thống hay thông tin kết quả của xử lý

Điểm nối trên cùng một lưu đồ

Điểm nối đến lưu đồ khác, hệ thống khác

Lưu trữ thủ công chứng từ , tài liệu

Đường luân

Các công cụ kỹ thuật

Nhập thủ công

dữ liệu vào hệ thống

Cônng việc xử lý bởi máy tính

Thủ tục , hàm,

CT con được viết sẵn

Dữ liệu lưu trữ về mặt luận lý (file)

Thiết bị kết xuất thông tin như màn hình, bảng điện

Dữ liệu lưu trữ về mặt luận lý (file)

Nhập thủ công

dữ liệu vào hệ thống

Cônng việc xử lý bởi máy tính

Quyết định

KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ

• Kí hiệu đầu vào

Phiếu thu

Hóa đơn BH

Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) bằng giấy

Nhập liệu

Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay)

Thẻ lưu trữ

Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ

Hóa đơn BH

KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ

Xử lý bằng máy tính

Xử lý thủ công

Tính giá HTK

Lập phiếu thu

Báo cáo BH

Tính giá HTK

Lập phiếu thu

Tính giá HTK

Lập phiếu thu

Báo cáo BH

Tính giá HTK

Lập phiếu thu

Báo cáo BH

Tính giá HTK

Lập phiếu thu

KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ

A: Lưu trữ theo Alphabet

D: Lưu trữ theo ngày

Lưu trữ

Các qui ước khi đọc và vẽ lưu đồ

• Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của

xử lý và ký hiệu thể hiện kết quả của xử lý

• Lưu đồ phải đựơc trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dưới, từ trái

qua phải của trang giấy Trường hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thừơng qui định thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân

chuyển lưu đồ một cách rõ ràng

VẼ LƯU ĐỒ

• Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và

bên ngoài của hệ thống (xem lại phần DFD)

• Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột

– Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ

– Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của

các hoạt động từ trái sang phải

• Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột

– Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động

– Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di

chuyển thông tin từ trên xuống dưới

• Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều

bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.

VẼ LƯU ĐỒ

• Bước 4: Hoàn thành lưu đồ:

– Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

– Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc

– Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung

thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

– Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết

thúc

– Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu

trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật)

Ý NGHĨA

• Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:

– Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của chúng trong hoạt động của hệ thống

– Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức

độ ý niệm (các hoạt động xử lý dự kiến)

• Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:

– Nhận biết và phân tích được các hoạt động

chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ

phận liên quan

– Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh doanh

Sự khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu

 Lưu đồ

• Nhấn mạnh khiá cạnh vật

lý của dữ liệu luân chuyển

cũng như xử lý

• Trình bày người tham gia

trong quá trình luân

• Không trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý, luân

chuyển dữ liệu

• Thường không trình bày người tham gia trong hệ thống

• Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ thống mới

•Sử dụng ít ký hiệu hơn

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên

Bài giải : Vẽ lưu đồ

Lập hóa đơn , phiếu xuất kho

A

A

Đến bộ phận giao hàng

cầu nguyên vật liệu được chuyển đến quản lý phân xưởng Liên thứ 4 được chuyển đến bộ phận kế tóan chi phí Liên thứ 3 được

sử dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất dùng vào các thẻ kho, sau đó chúng được lưu lại tại kho theo số thứ tự

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên

Bài giải : Vẽ lưu đồ

Duyệt phiếu yêu cầu NVL

Phân xưởng sản xuất Kho

Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt + ký

4

1

2 Phiếu yêu cầu

Phiếu yêu cầu

4

1 2

3

Ký phiếu yêu cầu NVL, xuất NVL,ghi thẻ kho

Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm

N

Thẻ kho

Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt+ký

Bài tập về sơ đồ dòng dữ liệu

• Công ty X sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt

hàng của khách hàng Lệnh bán hàng(3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang bộ phận tín dụng

đẻ xét duyệt Lệnh bán hàng sau khi xét duyệt được

chuyển cho phòng kế tóan để lập hóa đơn(3 liên) và

phiếu xuất kho(4 liên) Một liên của lệnh bán hàng được gởi cho khách hàng để hồi báo Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi tiết cho khách hàng Bộ phận ghi

sổ cái cập nhật số tổng hợp trên các sổ nhật ký lên sổ tổng hợp

Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) cho hệ thống

trên

Sơ đồ dòng dữ liệu(DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – mức 0

mua

Xét duyệt

Ghi sổ cái

Ghi nhật ký

Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng Chi tiết kháchhàngLệnh bán

Lệnh bán hàng Hồi báo

Nghiệp vụ thu tiền khách hàng ở công ty HFone được xử lý như sau:

Nhận viên nhận thư thanh toán mở bì thư, đối chiếu và tách riêng các séc thanh toán và giấy báo trả tiền, rồi lập bảng kê tổng

hợp tiền thu (2 liên) từ các khoản chuyển trả của khách hàng Các chứng từ này được gởi đến phòng quỹ Tại đây thủ quỹ căn cứ vào các tờ séc lập giấy nộp tiền gồm 2 liên Liên thứ 1 của giấy nộp tiền và các séc thanh toán được chuyển nộp vào ngân hàng Liên thứ 2 của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên thứ 1 của bảng kê tổng hợp tiền thu rồi kèm với nhau và được lưu tại phòng thủ quỹ, sắp xếp theo ngày nộp tiền Liên thứ 2 của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến bộ phận kế

toán tổng hợp để ghi sổ cái và được lưu theo số bảng kê Giấy báo trả tiền được chuyển đến bộ phận kế toán phải thu để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng Các giấy báo trả tiền được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã số khách hàng.