Quản lý công văn đến
LỜI GIỚI THIỆU Ngày nay, song song với q trình phát triển cơng nghệ khoa học và kỹ thuật thì nghành khoa học tính tốn đã đóng vai trò quan trọng. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, cơng nghệ thơng tin đã trở thành một nghành cơng nghệ mũi nhọn, nó là một nghành khoa học kỹ thuật khơng thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như quản lý, điều hành, kinh tế…. Một trong những ứng dụng của cơng nghệ thơng tin đó là áp dụng vào quản lý các hoạt động xã hội. Thơng tin, dữ liệu được lưu trữ và biểu diễn dưới dạng số hố và các thuật tốn. Các chương trình được xây dựng trên những cơng nghệ mới của cơ sở dữ liệu đã làm tăng thêm đáng kể các cơng việc có liên quan đến cơng tác quản lý như: quản lý sinh viên, quản lý bán hàng, quản lý thư viện…. Với mong muốn áp dụng Visual Basic vào cơng tác quản lý, em xin thực hiện đề tài: Quản lý cơng văn đến trong báo cáo này. Cơng việc quản lý cơng văn bằng thủ cơng là rất phức tạp và dễ gây nhầm lẫn vì các thao tác thủ cơng nhàm chán, đồng thời việc tìm kiếm cơng văn sẽ rất lâu và khó, vì vậy có một phần mềm hỗ trợ việc sử dụng máy tính để quản lý các cơng văn sẽ giúp người quản lý dễ dàng hơn. Hệ thống quản lý tài liệu cơng văn đến sẽ được xây dựng trên hệ quản trị dữ liệu Microsoft Access, và sử dụng ngơn ngữ lập trình Visual Basic 6.0. Báo cáo này gồm 5 phần: Phần I: Giới thiệu về cơ sở thực tập. Phần II: Phân tích hệ thống. Phần III: Thiết kế hệ thống. Phần IV: Mơ tả giao diện và hướng dẫn sử dụng. Phần V: Kết luận và hướng phát triển. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phần I: Giới thiệu về cơ sở thực tập I. Giới thiệu chung 1. Một vài nét về cơng ty Tên cơng ty: Cơng ty TNHH đầu tư phát triển cơng nghệ Đại Việt Địa chỉ: 141 Chùa Bộc - Đống Đa – Hà Nội Tel: 84.4.5635678 / 5636818 Fax: 84.4.5635748 Email: toandqvn@yahoo.com Web: http:// www.daiviet.com.vn Giám đốc: Trần Quang Toản Số lượng nhân viên: 40 người 2. Các hoạt động chính của cơng ty +Cơng ty Đại Việt ln quan tâm đến chất lượng phục vụ khách hàng, ln mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. +Cung cấp và bảo hành theo tiêu chuẩn của chính hãng sản xuất các sản phẩm, thiết bị tin học, máy văn phòng do các hãng hàng đầu thế giới sản xuất như: IBM, COMPAQ, INTEL … +Phân phối các loại linh kiện, phụ kiện máy tính của nhiều nhà phân phối với chất lượng cao và giá thành hợp lý. +Cung cấp các thiết bị ngoại vi, hệ thống mạng và giảI pháp tổng thể về mạng, cơ sở dữ liệu … +Cung cấp các linh kiện, phụ kiện, vật dụng văn phòng chính hãng cho các loại máy tính, máy in, máy photocopy. +Dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng thường kỳ, dàI hạn hệ thống máy tính, máy văn phòng khác … với nhiều hình thức phong phú. +Tư vấn, cài đặt phần mềm ứng dụng, nâng cấp máy tính theo u cầu của khách hàng. 3. Sơ đồ tổ chức cơng ty THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Với diện tích và quy mơ khơng lớn, tổ chức của cơng ty khá đơn giản gồm có các phòng chính là: + Phòng kinh doanh +Phòng kỹ thuật +Phòng kho +Phòng bảo hành +Phòng kế tốn Ngồi ra còn có một số bộ phận khác như tạp dịch, văn thư … Sơ đồ tổ chức cơng ty II. Đơn vị được bố trí thực tập 1. Tên đơn vị: Phòng kỹ thuật của cơng ty. 2. Nhiệm vụ chức năng của đơn vị: Giám đốc P.giám đốc Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng kho Trưởng phòng kế tốn Trưởng phòng kinh doanh Nhân viên Trưởng phòng bảo hành Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Lắp ráp, cài đặt, sửa chữa máy vi tính theo u cầu của khách hàng, hướng dẫn cách sử dụng cho khách hàng … III. Cơ sở vật chất 1.Các máy tính +1 server, 3 tiền trạm +1 moderm ngồi +1 máy in +1 máy photocopy *Cấu hình Máy server Chip: Intel Pentium 4 –1.4GHz SK 478/Bus 400 / 256 Kb Main: Gigabyte titan SK 478 INTEL 845 2.4G,SDRam Ram: SDRam 256 Kb Hyunix Bus133 HDD: Maxtor – Seagate 20Gb 5400 RPM Fax moderm internal 56Kb – V90 Motorola Keyboard + mouse: Mitsumi – Malaysia VGA: 32 Mb TNT 2 VâNT CD Rom: Samsung 52 X Monitor: Samsung551V 15’’ Printer: Laser Cannon LBP 1120 A4/14 ppm/512 Kb *Các máy khác: Chip: Intel celeron 1.13GHz SK 370 – 256 Kb/Bus 133 Main: Giga 6.0_XT – chipset Intel 815 EP BUS 133 Upto 1.3 Ghz On sound (Tuatalin) Ram: SD Ram 128 Mb Hynuix Bus 133 HDD: Seagate 20 Gh…. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phần II: Phân tích hệ thống I. KháI niệm và mục tiêu của hệ thống thơng tin 1.Khái niệm về hệ thống thơng tin. Một hệ thống thơng tin bao giờ cũng có chức năng chính sau: 1.1Hệ thống thơng tin đưa vào Dữ liệu gốc thường được ghi lại một sự kiện hay một vấn đề. Dạng câu hỏi thường là một u cầu về thơng tin. Dạng trả lời cho lời nhắc có hoặc khơng. Dạng lệnh ở dưới dạng ghi tệp hoặc bản ghi. 1.2Hệ thống thơng tin xử lý Sắp xếp dữ liệu hay bản ghi theo một trật tự nào đó. Thâm nhập, ghi, sửa đổi thơng tin dữ liệu trong hệ thống. Tìm kiếm, tra cứu thơng tin trong hệ thống. Lựa chọn các thơng tin theo tiêu chuẩn. Thao tác xử lý nhanh và chính xác. 1.3 Hệ thống thơng tin lưu trữ Cho phép lưu trữ thơng tin theo dạng văn bản, hình ảnh, tiếng nói, thơng tin số hố, hoặc các thơng tin đã được mã hố. Tính bảo mật của dữ liệu được lưu trữ. 1.4 Hệ thống thơng tin ra Thơng tin được in ra dưới dạng file, dưới dạng tàI liệu, dưới dạng báo cáo hoặc ra màn hình… Đầu ra của hệ thống này có thể là luồng đIều khiển, đầu vào của hệ thống khác. 2.Mục tiêu của hệ thống thơng tin. Phải đáp ứng được những u cầu cho người sử dụng, hệ thống phảI dễ sử dụng và có tính phổ biến cao, làm việc ổn định. Các chức năng của hệ thống phải xử lý nhanh và chính xác. II. Các chức năng theo nhóm của hệ thống quản lý cơng văn đến. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 1. Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý. 1.1Chức năng quản lý cơng văn đến. Nhập tài liệu mới ( bổ xung tài liệu). Sửa đổi thơng tin về các tài liệu ( hiệu đính ). Huỷ tài liệu. 1.2 Chức năng tìm kiếm Tìm kiếm theo tên tài liệu. Tìm kiếm theo thể loại cơng văn. Tìm kiếm theo ngày. Tra cứu theo nội dung cơng văn. 1.3 Chức năng thống kê Thống kê theo tên cơng văn. Thống kê theo loại cơng văn. Thống kê theo ngày. 1.4 Chức năng trợ giúp Thay đổi mật khẩu. 2. Khái qt sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý cơng văn đến. Các chức năng chính của hệ thống quản lý cơng văn đến, bao gồm các chức năng chính là: Quản lý cơng văn đến. Tra cứu. Thống kê. Trợ giúp. 2.1 Quản lý cơng văn đến: Chức năng quản lý cơng văn đến, chức năng hủy cơng văn, chức năng sửa cơng văn 2.2 Tra cứu: chức năng tra cứu cơng văn. 2.3 Thống kê: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Chức năng thống kê cơng văn đến. 2.4 Trợ giúp: Trợ giúp thay đổi mật khẩu truy nhập. 3.Giải thích chi tiết các chức năng trong hệ thống quản lý cơng văn đến. 3.1 Chức năng quản lý cơng văn đến Cơng văn sau khi nhận được sẽ được chuyển cho văn thư của cơng ty, nhân viên văn thư sẽ tiến hành phân loại cơng văn, đánh mã số cho cơng văn để phù hợp với cơng tác quản lý. Sau đó chức năng cập nhật cơng văn sẽ nhập thơng tin nội dung liên quan đến cơng văn vào cơ sở dữ liệu. Nhiệm vụ quan trọng nhất của cơng tác cập nhật, bổ xung là cung cấp một cách kịp thời, hợp lý nguồn tin mà người dùng tin và cơ quan thơng tin đang cần. Trong một số trương hợp cần phải có sự điều chỉnh một số thơng tin của cơng văn do khi cập nhật có sai sót hoặc bổ xung thêm thơng tin, cán bộ của cơng ty chỉ cần cung cấp mã cơng văn đó để tìm thơng tin về cơng văn, sửa đổi và cập nhật lại. Trong q trình kiểm kê và sắp sếp lại cơng văn, một số cơng văn khơng còn cơng dụng hay khơng có nhu cầu thực tế sẽ được gom lại và quyết định hủy bỏ. Khâu cuối cùng và quan trọng nhất là lên danh sách cơng văn và in ra phích tra cứu, cơng việc này làm hồn tồn bằng máy nên độ tin cậy cho các phích rất cao, các phích này có thể được thay đổi theo quyết định. 3.2 Chức năng tra cứu. Chức năng chủ yếu dành cho người dùng tin. Ta có thể tìm được thơng tin cơ bản của tài liệu, tên cơng văn hay nội dung cơ bản của cơng văn. Chức năng tra cứu cơng văn tạo đIều kiện thuận lợi hỗ trợ các nhân viên trong việc tìm kiếm cơng văn, trả lời các câu hỏi của người hỏi. 3.3 Chức năng thống kê. Thực chất của chức năng này là nhận các báo cáo của các chức năng trên để nghiên cứu và đưa ra những biện pháp và phương hướng phát triển của hệ thống. Chức năng này đưa ra các thơng tin về số lượng cơng văn trong cơng ty. 3.4 Chức năng trợ giúp. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Chức năng này nhằm giúp người sử dụng có thể đưa ra những thay đổi khi cần đối với chương trình như thay đổi mật khẩu, xố đi các thơng tin khơng cần thiết. III. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý cơng văn đến. 1.Sơ đồ mức khung cảnh. Mục đích xây dựng biểu đồ mức khung cảnh là để vạch ra danh giới của hệ thống và xem xét một cách tổng thể tồn bộ hệ thống. Biểu đồ này chỉ ra các quan hệ chính giữa các tác nhân ngồi là nơi cung cấp tin và nhận thơng tin đầu ra của hệ thống và một bên là chức năng chính của hệ thống. Biểu đồ này chỉ ra được các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thơng tin giữa các chức năng. Trong biểu đồ chức năng chính là chức năng Hệ thống quản lý, tác nhân ngồi là Văn thư. Cơng văn cập nhật u cầu thống kê Báo cáo thống kê u cầu bổ xung, huỷ tài liệu Biểu đồ mức khung cảnh. 2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( Mức vật lý ) Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực hiện cơng việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào, các luồng dữ liệu biểu thị cho các tài liệu liên qua trong lưu chuyển thơng tin của hệ thống, các chức năng của hệ thống là những bộ phận hoạt động, đIều hành. Các kho dữ liệu là các tệp tin lưu trữ thơng tin lâu dài, các tác nhân ngồi trao đổi thơng tin với các bộ phận khác trong hệ thống. Hệ thống quản lý Văn thư THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN u cầu cập nhật TT tra cứu TT thống kê TT phản hồi Tài liệu Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(Mức vật lý) 3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (biểu đồ logic). Biểu đồ này xây dựng để phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn nhằm giảm rủi ro khi hệ thống đưa vào hoạt động. Biểu đồ này chỉ ra hệ thống làm cái gì, cố gắng hồn chỉnh các chức năng của hệ thống dựa trên biểu đồ vật lý. Các luồng dữ liệu dữ liệu trong biểu đồ này chỉ ra các thơng tin u cầu đối với từng chức năng, mơ tả q trình trao đổi thơng tin qua lại giữa các chức năng trong hệ thống. Các kho dữ liệu là các kho thơng tin dữ liệu logic. Các tác nhân ngồi cung cấp thơng tin dữ liệu cho hệ thống và nhận thơng tin trả lời từ hệ thống. Văn thư Bộ phận cập nhật Bộ phận tra cứu Bộ phận thống kê THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN u cầu cập nhật Y/C thống kê Y/C Tra cứu Báo cáo thống kê Số liệu Tài liệu Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(Mức logic) 4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Trong phần xây dựng biểu đồ mức dưới đỉnh, các chức năng được đánh số ở biểu đồ trên sẽ được phân rã chi tiết hơn, đầy đủ hơn và có giải thích cụ thể đối với từng chức năng được phân rã. Biểu đồ mức đỉnh trên sẽ được vẽ lại thành 3 biểu đồ chi tiết hơn mơ tả cụ thể từng chức năng. 4.1 Biểu đồ chức năng quản lý cơng văn đến. Tài liệu u cầu Văn thư Hệ thống quản lý Thống kê Tra cứu PL cơng văn 1.2 Huỷ cơng văn 1.4 Nhận thơng tin 1.1 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... TUYẾN *Khối quản lý cơng văn đến Khối cơng văn Nhận thơng tin Xử lý Kế hoạch Mã/TT cơng văn Sửa/Huỷ cơng văn Nhập cơng văn Mã/TT cơng văn Nhập thơng tin Gán mã TT cơng văn TT cơng văn Mã Khối quản lý cơng văn đến Đặc tả: Nừu thực hiện chức năng quản lý tài liệu ta lựa chọn 1 trong 2 cơng việc: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN +Nhập tài liệu mới: Đầu vào là các thơng tin về cơng văn đã được xử lý cơ bản,... dữ liệu của hệ thống quản lý cơng văn đến Mơ hình tổng thể của hệ thống quản lý cơng văn đến THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phần III: thiết kế hệ thống I.Tổng quan về thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong cơng tác quản lý cơng văn đến Hệ tin học ứng dụng trong cơng tác quản lý cơng văn đến là một thực thể phức tạp vì vậy việc xây dựng một hệ tin học ứng dụng trong cơng tác quản lý phải tn theo một quy... tin học ứng dụng trong trong cơng tác quản lý cơng văn có thể được xác định như sau: +Tập hợp các nhu cầu thơng tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong cơng tác quản lý cơng văn đến +Tích nhập các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng Mục tiêu phải đạt tới của q trình thiết kế hệ thống quản lý cơng văn đến tin học hố đó là: + Việc cập nhật,lưu trữ các cơng văn đến phải đơn giản,dễ ràng,tránh được... đầu vào cho hệ thống quản lý cơng văn đến được lấy từ các báo cáo của văn thư Thơng tin đầu vào xử lý còn lấy được từ các u cầu bổ xung, lấy từ các thơng tin của người cần tìm về u cầu cơng văn Các thơng tin liên hệ với các phân việc khác của văn thư được lấy từ các cơng văn được chuyển đến Thơng tin đầu vào cho cơng tác cập nhật cơng văn: các thơng tin về cơng văn như tên cơng văn, người ký, thể loại,... TRỰC TUYẾN Văn thư Sửa đổi thơng tin Báo cáo 1.5 1.3 Biểu đồ chức năng quản lý cơng văn( 1) Giải thích: Chức năng quản lý cơng văn được phân rã thành các chức năng con, chức năng nhận kế hoạch từ người quản lý sẽ quyết định để gửi thơng tin đến cho chức năng sửa đổi thơng tin, chức năng huỷ tài liệu hay chức năng cập nhật cơng văn Chức năng sửa đổi thơng tin sẽ lấy ra thơng tin về cơng văn từ văn thư qua... theo từng u cầu cụ thể của văn thư Thống kê có thể là thống kê theo loại cơng văn, tên cơng văn, theo mức khẩn, độ mật của cơng văn … Khối chương trình chính THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Module chương trình Số liệu TT tàI liệu Số liệu TT tài Quản lý cơng văn đến liệu Thống kê TK Tra cứu In ấn TK **Tồn bộ cấp bậc phân chia các thành phần bộ phận của hệ thống quản lý cơng văn đến được biểu diễn như sau:... trình và đặc tả các khối Đặc tả tồn bộ cấp bậc hệ thống, chi tiết việc thiết kế các khối Hệ quản lý cơng văn đến được chia thành 3 phân lớp chính ; +Phân lớp 1 là phân lớp bao trùm, tổng thể của tồn bộ hệ thống quản lý cơng văn đến +Phân lớp 2 là phân lớp của các chức năng chính của hệ thống bao gồm: Quản lý cơng văn đến THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Thống kê Tra cứu Trợ giúp +Phân lớp 3 là phân tích các... V Kết luận và hướng phát triển của chương trình i.kết luận Sau một thưòi gian tìm hiểu và phân tích một số hệ thống quản lý cơng văn đến cũng như các phần mềm phục vụ cơng tác quản lý cơng văn đến Bài báo cáo này đã phần nào giải quyết được bài tốn tin học hố cơng tác quản lý cơng văn đến của một cơng ty cỡ vừa và nhỏ Khi đưa vào ứng dụng, phần thao tác của người sử dụng rất đơn giản Hệ thống sẽ tự... Đặc tả các thành phần khối của hệ thống *Chức năng quản lý cơng văn đến Chức năng này giảI quyết các vấn đề như phân loại cơng văn, đánh số cơng văn, cập nhật, sửa đổi hay huỷ bỏ Khi cơng văn mới đến sẽ được phân loại, đánh mã hồn tồn dựa vào kinh nghiệm quản lý lâu năm của nghành Trong một số trường hợp cần xố bỏ hay sửa đổi thơng tin của các cơng văn, chức năng huỷ, sửa đổi sẽ tìm tới tồn bộ thơng... sửa chữa hoặc huỷ bỏ cơng văn Nhập vào một số thơng tin có liên quan đến tài liệu định sửa hoặc huỷ bỏ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN *Khối thống kê Thống kê TT cơng văn TT số liệu Thống kê cơng văn cần bổ xung Thống kê tuỳ chọn Module thống kê cơng văn Đặc tả: Thống kê tài liệu đưa ra tình hình tàI liệu cơng văn với các lựa chọn:loại cơng văn, tên cơng văn … *Khối tra cứu TTcơng văn tên CV Tra cứu Loại