Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công ty cp khách sạn du lịch ngôi sao

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công ty cp khách sạn du lịch ngôi sao

BÀI TẬP LỚN MƠN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN KHÁCH SẠN DU LỊCH NGƠI SAO (Số Đường Thiên Lơi ,Ngơ Quyền, Hi Phũng) Giáo viên hớng dẫn: Vũ Anh Hùng Sinh viên: Nguyễn Đức Luân Phm Vn Ho Hong c Vit Lê Phương Thuỳ Nguyên Thị Vân Líp: ct702 CHƯƠNG 1: MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ GIẢI PHÁP Chương giới thiệu đôi nét công ty CP KS DL TM NGỐI SAO ,tình hình hoạt động diễn hàng ngày khách sạn từ đề xuất phương thức quản lý tự động máy tính I-GIỚI THIỆU KHÁI QT: Cơng ty CP KS DL TM NGƠI SAO thành lập sỏ cổ phần hóa khách sạn Ngơi Hải Phịng trực thuộc cơng ty du lich Hải Phòng Theo định số 228/200 QDTCL ngày 19/6/2003 tổng cục trưởng CTDLVN Với vị trí nằm phía nam thành phố Hải Phịng số 460 Lạch Tray, khn viên n tĩnh, rộng 23.000m2,thống mát,sạch sẽ, tù lâu khách sạn Ngơi Sao Hải Phịng nơi ăn nghỉ lý tưởng cho du khách nước quốc tế Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu khách sạn :Kinh doanh lưu trú, ăn uống, giặt là, bể bơi, sân tennis, fax, dịch vụ điện thoại, xe ôtô loại, lữ hành, kinh doanh mỹ nghệ Tuy nhiên số dịch vụ khách sạn chưa triển khai đầy đủ tương lai bắt đầu khách sạn phải tập trung vào khai thác, phát huy mạnh tạo đổi thực chất lượng đáp ứng yêu cầu ngày cao khách, giành uy tín thị trường thành cơng tương lai *Tai Khách sạn Ngơi Sao có -60 phịng ngủ với trang thiết bị tiện nghi đại đạt tiêu chuẩn quốc tế - biệt thự cao cấp khép kín phù hợp với đối tượng khách nghỉ dài hạn - Khu lễ tân: Quầy lễ thiết kế tầng gần cửa vào thuận tiện chko khách vào làm thủ tục, khu sảnh đặt có đặt salon cho khách nghỉ ngơi ngồi dợi *Khu vực nhà hàng; -Nhà hàng hương cảng; Phục vụ ăn Âu-Á đặc sản Việt Nam Có thể phục vụ lúc 500 khách với đối tượng - Nhà hàng Nauy: Là nhà hàng mang phong cách đại ,sang trọng đáp ứng số lượng 1000 khách Có bãi đỗ xe thuận tiện - phục vụ hội nghị hội thảo quốc tế , tiệc cưới , sinh nhật tiệc dã ngoại… Trung tâm thị trường -Lữ hành ; Nhận làm tour du lịch nước quốc tế, làm thủ tục hộ chiếu vi za , đặt vé máy bay *Các dịch vụ khác : Sân quần vợt- Bể bơi trời –Bãi đỗ xe -Giặt cao cấp … Địa : số Đường Thiên Lôi – Ngô Quyền - Hải Phịng Nhân viên cơng ty ; 63 người Trong ®ã: Giám Đốc: Phó giam đốc: 1Kế toán trưởng: Tổ trưởng lễ tân II_CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG Trong khách sạn bao gồm phận:Ban giám đốc,bộ phận kế toán,bộ phận kinh doanh,lễ tân, quầy bar, buồng bàn,nhà bếp mô tả sau: HĐ QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT KiĨm so¸t GIÁM ĐỐC KiĨm so¸t PGĐ TÀI CHÍNH PGĐ KẾ HOẠCH PGĐ THỊ TRƯỜNG KiĨm so¸t TỔ KẾ TỐN TỔ DỊCH VỤ TỔ BUỒNG TỔ LỄ TÂN TỔ NHÀ HÀNG TỔ BẢO VỆ TỔ SỬA CHỮA TỔ LỮ HÀNH Trong đó: Hội đồng quản trị : Là tập thể lãnh đạo, trực tiếp điều hành khách sạn, có quyền định vấn đề chiến lược kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, ngành nghề kinh doanh khách sạn, định phân cấp cho cấp ban Ban giám đốc : Cũng tập thể lãnh đạo trực tiếp điều hành khách sạn, giám đốc người có thẩm quyền cao nhất, người chịu trách nhiệm trước khách sạn kết kinh doanh khách sạn trước pháp luật Ban giám đốc có trách nhiệm quản lý, đạo đơn đốc phận khách sạn Giám đốc : Là người đạo, quản lý toàn hoạt động kinh doanh cuả khách sạn , thay mặt khách sạn tiến hành giao dịch, giải công việc với quan hữu quan UBND Thành Phố ,Sở tài chính.Bên cạnh giám đốc cịn trực tiếp lãnh đạo phó giám đốc điều hành phận khác Phó giám đốc tài chính: Là người giúp đỡ giám đốc trực tiếp quản lý phận kế toán, phận lễ tân , tổ buồng , nhà hàng tổ dịch vụ Phó giám đốc kế hoạch: Là người trực tiếp phụ trách tổ sửa chữa, tổ bảo vệ Phó giám đốc thị trường : Là người trực tiếp phụ trách phịng lữ hành Phịng kế tốn: Tổ chức đạo hạch toán tới tổ, hạch toán tổng hợp tồn khách sạn, có kế hoạch động viên nguồn vốn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh khách sạn toán, kiểm tra, giám sát chứng từ, sổ sách phận toàn khách sạn theo quy định pháp lệnh kế toán thống kê đáp ứng yêu cầu quản lý tài khách sạn ghi chép phân tích nghiệp vụ phát sinh, cân đối thu chi, thực báo cáo quy định, tổ chức thực kiểm kê tài sản theo định kỳ đột xuất.Tính tốn lập định mức vật tư, ngun vật liệu, đơn giá tiền lương quỹ lương theo kế hoạch khách sạn Tổ lễ tân: Đảm nhiệm việc đón tiếp khách làm thủ tục cho khách,bố trí cho khách khách sạn Nếu khách có yêu cầu vê dịch vụ phận lễ tân kết hợp với phận khác để phục vụ khách.Giữ đồ khách gửi, toán tiền phòng với khách, tiễn khách, với phận phòng giám sát, kiểm tra trang thiết bị, mức độ an tồn phịng ngủ trước khách đến khách Có kế hoạch nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ hãng du lịch khách khác tới khách sạn thời gian để có biện pháp xếp, bố trí theo yêu cầu khách Mở sổ sách theo dõi khách đến ăn nghỉ khách sạn hàng ngày, đăng ký nghỉ với quan chức năng, nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán quy định Tổ buồng : Thực chức dọn dẹp, làm vệ sinh buồng phòng đáp ứng yêu cầu chuẩn bị buồng phòng chu đáo, kiểm tra trang thiết bị phòng thường xuyên, sẵn sàng phục vụ khách Cung cấp dịch vụ khách yêu cầu giặt , ăn phòng, uống phịng thơng qua việc phối hợp với phận khác Nhà hàng : Phục vụ nhu cầu ăn uống, giải khát tiến hành thu tiền khách Phục vụ mở tiệc đứng, tiệc cưới hội nghị có nhu cầu ăn uống, mở sổ sách, chứng từ theo dõi tình hình ăn uống nhà hàng.Tiếp thị để đưa khách ăn uống khách sạn Tổ dịch vụ : Phục vụ đồ giải khát cho khách bán vé bể bơi, sân tennis, tổ chức quản lý, theo dõi, phục vụ tốt yêu cầu khách tới tham gia dich vụ bơi , tennis Tổ sửa chữa : Thực chế độ kiêm tra, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên đột suất sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật toàn khách sạn.Bảo đảm cho hoạt động khách sạn không bị ảnh hưởng hỏng hóc hay trục trặc khâu sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điện, nước Tổ Bảo vệ : Hướng dẫn cho khách bảo đảm an ninh, an tồn xã hội giữ gìn trật tự an toàn khách sạn bảo vệ tồn tính mạng tài sản khách sạn khách tới ăn, nghỉ tham gia dịch vụ khách sạn Phòng lữ hành : Làm nhiệm vụ in ấn tài liệu, ấn phẩm quảng cáo kinh doanh khách sạn, mở rộng công tác tiếp thị , thị trường nước để kéo khách ăn nghỉ khách sạn Ký hợp đồng với hãng lữ hành tổ chức kinh tế, xã hội, tư nhân việc đưa đón khách tham quan du lịch ngồi nước tổ chức tham gia hội chợ du lịch, quan hệ, giao dịch với tổ chức thành phần kinh tế, xã hội nước để quảng cáo hoạt động kinh doanh khách sạn CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NGƠI SAO I-MƠ TẢ HOẠT ĐỘNG Mơ tả chi tiết hoạt động dịch vụ : 1.Hoạt động Th phịng Đối với khách hàng có nhu cầu ăn, ngủ, nghỉ khách sạn trước vào khách sạn phải liên hệ thơng qua phịng bảo vệ có báo trước lễ tân.Khi vào khác sạn khách hàng phải mang theo chứng minh thư giấy tờ tùy thân.khác hàng đăng kí trực tiếp với tổ lễ tân gián tiếp qua điện thoại Khách hàng đăng kí dịch vụ trước sau theo cá nhân theo đoàn Sau nhận đầy đủ thông tin Khách hàng Lễ Tân kiểm tra số lượng phòng trống , đảm nhiệm việc đón tiếp khách, lập phiếu báo ngủ sau giao phịng cho Khách bố trí cho khách khách sạn Trong qua trình ăn, ngủ, nghỉ khách sạn gặp cố khách hàng báo cho lễ tân sau lễ tân liên hệ với phận khác.Nếu khách muốn đăng kí thêm dịch vụ ăn uống báo cho phận buồng bàn, sau phận cử người liên hệ với phận nhà hàng Khách đến thuê phòng có nhu cầu du lịch theo tua liên hệ với phận lữ hành.Trước trả phòng Khách báo trước cho Lễ tân ,Lễ tân cử người nhận phịng trả kiểm tra cố sau u cầu tổ kế tốn lập hóa đơn tốn cho khách Nếu có cố giải đưa hố đơn tốn cho khách Đăng kí sử dụng Dịch Vụ Khách hàng có nhu cầu ăn uống, sử dụng tất dịch vụ khách sạn đăng ký với phận lễ tân, sau phận lễ tân lập phiếu đăng ký dịch vụ phận báo cho phận liên quan để đáp ứng yêu cầu khách Nếu có cố xảy báo cho phận Lễ tân Khi toán Lễ tân có nhiệm vụ lập phiếu biên nhận đưa phiếu thu cho khách II CÁC PHIẾU & HỒ SƠ 1.BẢNG GIÁ PHỊNG LOẠI PHỊNG phong tiêu chuẩn phịng tốt phòng cao cấp Phòng Đơn 100.000 VNĐ 160.000 VNĐ 350.000 VNĐ 2.PHIẾU BÁO NGỦ 3.PHIẾU BIÊN NHẬN 4.HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG III.BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH A-Sơ đồ GIÁ PHỊNG Phịng đơi 100.000 VNĐ 160.000 VNĐ 350.000 VNĐ Phịng ba 120.000 VNĐ 220.000 VNĐ 400.000 VNĐ GIÁ PHÒNG THUÊ GIỜ 60.000 VNĐ 80.000 VNĐ 200.000 VNĐ Đăng ký thuê phòng Y/C báo cáo thống kê Giao phòng KHÁCH Kh¸ch Đăng ký dịch vụ Đáp ứng Yêu cầu tốn Hệ thống quản lý th phịng khách sạn LÃNH ĐẠO KHÁCH SẠN Đáp ứng Ngôi Sao Lập hóa đơn toananh to¸n u cầu tốn tốn NGÂN HÀNG Hình 1:Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý khách sạn B-MÔ TẢ TƯƠNG TÁC KHÁCH:Khi có nhu cầu th phịng phải đăng ký với hệ thống(khai báo loại thông tin cần thiết), hệ thống kiểm tra đối chiếu để phân phòng cho khách - Trong khách co nhu cầu sử dụng dich vụ phải đăng kí sử dụng dich vụ với hệ thống để đáp ứng - Sau kết thúc khách sạn,khi rời khách sạn khách phải tốn hóa đơn,Hệ thống cập nhật toán cho khách, lập phiếu tốn gửi cho khách LÃNH ĐẠO KHÁCH SẠN:Nếu có nhu cầu cần báo cáo tình hình hoạt động, doanh thu khách sạn,hoặc tìm kiếm thơng tin thi đáp ứng NGÂN HÀNG: Là tác nhân bên ngồi hệ thống có nhiệm vụ gián tiếp thực việc toán tiền cho khách khác sạn IV.SƠ ĐỒ PHÂN Rà CHỨC NĂNG GỘP Các chức quản lý khách sạn mơ tả sơ đồ hinh 2: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG Ở KS NGƠI SAO Th phịng YC th phịng kiểm tra phong trống Lập phiếu báo ngủ Giao phòng Trả phòng Yêu cầu trả phòng Dich vu Sư cố Yêu cầu dịch vụ kiểm tra cố Kiểm tra Phòng tiếp nhận phòng ghi vào sổ khách Lâp Phiếu biên nhận giải sụ cố lập phiếu sụ cố Đáp ứng DV Ghi sổ khách vào Thanh toan cập nhạt Tỷ giá ngoại tệ lập hóa đơn TT lập phiếu thu Báo cáo Doanh thu thuê phòng Doanh thu dv cố Danh sach phong thuê & trống HInh Sơ đồ phân tích chức gộp hệ thống 4.3 lập hoá đơn TT: Lễ tân dựa vào hai phiếu báo ngủ phiếu biên nhận để tổng hợp toán thành tiền 4.3 lập phiếu thu: Khi toán với khách 4.3 DỊCH VỤ A-SƠ ĐỒ: 3.D ỊCH V Ụ 3.1 Yc d ịch v ụ 3.2 lập phiếu biên nhận 3.3 đáp ứng DV B- Mô tả chi tiết chức 3.1 yêu cầu dịch vụ: Ngồi việc đăng ký nghỉ phịng đăng ký, khách sử dụng loại dịch vụ mà khách sạn đáp ứng(ăn uống,điện thoại,hát karaok,bơi, tenní )Khách đăng ký trực tiếp với lễ tân hoạc tổ dịch vụ 3.2lập phiếu biên nhận : Lễ Tân dựa vào phiếu biên nhận để toán tiền sử dụng dịch vụ khách sạn 3.3 đáp ứng DV: sau khách đăng kí & lập phiếu biên nhận khách 4.4 SỰ CỐ A)SƠ ĐỒ 4.SỰ CỐ 4.1.Kiểm tra cố 4.2giải cố phận dịch vụ đáp ứng nhu cầu 4.3.lập phiếu cố B) MÔ TẢ: 4.1 Kiểm tra cố: 4.2 giải cố 4.3 lập phiếu cố: 4.5 THANH TOÁN A )SƠ ĐỒ THANH TOÁN 5.1 cập nhật tỉ giá ngoại tệ 5.2 lập hóa đơn TT 5.3 lập phiếu thu B) MÔ TẢ: 5.1 cập nhật tỉ giá ngoại tệ: 5.2 lập hóa đơn TT: 5.3 lập phiếu thu: 4.6.BÁO CÁO A)SƠ ĐỒ Báo cáo Doanh thu thuê phòng Doanh thu dv cố sach phong thuê & trống Danh B) MƠ TẢ 6.1 Doanh thu th phịng: Khi có u cầu báo cáo lãnh đạo theo thời gian doanh thu thuê phòng 6.2 doanh thu dịch vụ: Khi có yêu cầu báo cáo lãnh đạo theo thời gian doanh thu d ịch v ụ 6.3 Sự cố: Khi có yêu cầu báo cáo lãnh đạo cố xảy sử dụng dịch vụ & thuê phòng 6.4 danh sách phịng th & cịn trống; Khi có u cầu báo cáo lãnh đạo theo thời gian danh sách phòng đ ã cho thuê trống III SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC D2 KHÁCH Hồ sơ khách D3 Thông tin khách D7 Bảng giá phịng Hóa đơn tt D8 Phiêus thu Hết phịng 1.0 THUÊ PHÒNG D1 D10 5.0 2.0 DỊCH VỤ Danh mục phong THANH TOÁN D5 D4 Dach mục dịch vụ D6 Sổ khách Phiếu biên nhận Phiếu báo ngủ D9 Phiếu cố Y/cầu báo cáo LÃNH ĐẠO CÔNG TY 6.0 3.0 4.0 BÁO CÁO TRẢ PHÒNG SỰ CỐ Báo cáo Yêu cầu trả phòng TT cố 3.2.Các biểu đồ luồng liệu mức 1: a)Biểu đồ luồng liệu “1.0.Thuê phòng” D1 Hết phòng Y/c thuê 1.1 Kiểm tra Y/c thuê phòng Danh mục phòn 1.2 Kiểm tra phòng chống Còn chỗ D4 KHÁCH Giao phòng Phiếu báo ngủ D2 Hồ sơ khách 1.3 Lập phiếu báo ngủ D10 Gao phong 1.4 1.5 Giao phòng Ghi sổ khách vào b) Biểu đồ luồng liệu “2.0.Dịch vụ ” Sổ khách D5 Hết dich vụ Yêu cầu Dach mục dịch vụ 2.1 2.2 Y/cDich vụ Lập phiêu bien nhận D6 KHÁCH Phieu biên nhan D2 Đáp ứng 2.3 đáp ứng dịch vụ c) Biểu đồ luồng liệu “3.0.trả phịng” Hồ sơ khách u cầu đáp ứng Có cố Yêu cầu 3.1 3.2 Có cố Yêu cầu kiểm tra phòng Y/ctrả phòng kiểm tra phòng KHÁCH Y/ctrả phòng KHÁCH D1 Danh mục phòng Tếp nhận 3.4 ghi sổ khách d) ) Biểu đồ luồng liệu “4.0.sự cố” 3.3 Ghi sổ tiếp nhận phòng 4.2 4.1 Kiểm tra Gải kiểm tra cố gải sụ cố KHÁCH D8 4.3 lập phiếu cố Phiếu cố Lập phiếu D5 Hết dich vụ Yêu cầu Dach mục dịch vụ 2.1 2.2 Y/ctrả phòng kiểm tra phòng D6 KHÁCH Phieu biên nhan D2 Yêu cầu đáp ứng 2.3 Đáp ứng Hồ sơ khách đáp ứng dịch vụ D5 Hết dich vụ Yêu cầu Dach mục dịch vụ 2.1 2.2 Y/ctrả phòng kiểm tra phòng D6 KHÁCH Phieu biên nhan D2 Đáp ứng 2.3 đáp ứng dịch vụ Hồ sơ khách Yêu cầu đáp ứng e ) Biểu đồ luồng liệu “5.0.thanh toán” D7 Lập 5.1 Hóa donTT 5.2 Thanh toan lập hóa đơnTT cập nhật tỷ giá ngọi tện Cap nhật D3 KHÁCH Yeu cau NGÂN HÀNG D5 Phiếu báo ngủ Phiếu biên nhận Thanh toán D5 5.3 lập phiếu thu f ) Biểu đồ luồng liệu “6.0.thanh toán” Phiếu thu Yeu cau D3 D5 Phiếu báo ngủ 6.1 6.2 doanh thu thue phong Doanh thu dich vụ Yeu cau LANH ĐẠO Yeu cau D1 Yeu cau Phiếu biên nhân D5 6.3 cố Phiếu cố 6.4 kiểm tra phòng Danh mục phòng V-MƠ HÌNH THƯC THỂ ER 1-CÁC THỰC THỂ KHÁCH(Makhach, HtenK,Diachi,Quoctich); PHỊNG(số phịng,Tel,Tinhtrang,Tiênnghi,) LOẠIPHONG(loaiphong,giaphong) DỊCHVỤ( madichvu,têndichvụ,dongia,soluong) NHANVIÊN(Manhanvien,chucvu,Hoten) 2-MƠ HÌNH Makhach Dia chi Hten K Khach m Quoc tich Tel n Thu ee n n Tinh trang Gio tra Ngay tra Tien nghi Dang ky soluon g Dia chi Phong Gio thue phiéu báo ngủ phiéu biên nhân So phong Ngay Thue su cô n Thuộ c Dongi a Dich vu Phuc vu Loai phong n Gia phong Ma dich vu Ten dich vu Dap ung m Loaiphon g Nhan vien Cong viec Chuc vu Manv VI – MƠ HÌNH QUAN HỆ CÁC THỰC THỂ VÀ THUỘC TÍNH Ho ten ... quan du lịch nước tổ chức tham gia hội chợ du lịch, quan hệ, giao dịch với tổ chức thành phần kinh tế, xã hội nước để quảng cáo hoạt động kinh doanh khách sạn CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG... cảnh hệ thống quản lý khách sạn B-MƠ TẢ TƯƠNG TÁC KHÁCH:Khi có nhu cầu th phịng phải đăng ký với hệ thống( khai báo loại thông tin cần thiết) , hệ thống kiểm tra đối chiếu để phân phòng cho khách. .. THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NGÔI SAO I-MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG Mô tả chi tiết hoạt động dịch vụ : 1.Hoạt động Thuê phòng Đối với khách hàng có nhu cầu ăn, ngủ, nghỉ khách sạn trước vào khách sạn phải liên hệ