I.Màn hình hệ thống
Màn hình này bao gồm các menu:
+Hệ thống: Mở cơ sở dữ liệu, cập nhật cơng văn, in cơng văn, nhập mới cơng văn, xem tồn bộ cơng văn, kết thúc chương trình.
+Tra cứu.
+Thống kê tuỳ chọn. +Trợ giúp.
II.Form 2: ( Chương trình chính ): Từ Form mở đầu của chương trình nếu bạn
chọn mục “ Mở chương trình” thì form chính sẽ mở ra,ở chương trình này cho
phép người sử dụng làm các cơng việc với cơng văn đến như gọi chương trình cập nhật, xố hoặc sửa các cơng văn,sau đĩ ghi lại, gọi các form khác để
III.FORM Cập nhật: khi người sử dụng bấm chuột vào nút Cập nhật trên Form chính thì form cập nhật sẽ mở ra,Form này để người sử dụng cập nhật các
thơng tin về cơng văn đến,form cĩ chức năng sử lý một số lỗi thường gặp khi
cập nhật như vào nhầm ngày tháng,chương trình sẽ thơng báo lỗi và báo cho
IV.FORM XEM: chương trình cho phép người sử dụng xem toàn bộ các thơng tin về các cơng văn đã cập nhật vào.Form này cho phép chúng ta cĩ thể xem, thêm,sửa,xố các cơng văn trực tiếp trên cơ sở dữ liệu của mình.Đồng thời gọi form in để in các cơng văn.
V.FORM tìm kiếm: Form này giúp cho người sử dụng tìm kiếm các cơng văn
thoả mãn điều kiện của một trường nào đĩ.Người sử dụng cĩ thể xố, sửa các cơng văn đĩ trên bảng tìm kiếm cơng văn.
VI.FORM IN: Form này để người sử dụng in các cơng văn ra giấy qua máy in
VII.Thống kê tuỳ chọn: Form này cho phép ta cĩ thể thống kê tuỳ chọn theo
Phần V
Kết luận và hướng phát triển của chương trình
i.kết luận
Sau một thưịi gian tìm hiểu và phân tích một số hệ thống quản lý cơng văn đến cũng như các phần mềm phục vụ cơng tác quản lý cơng văn đến. Bài báo
cáo này đã phần nào giải quyết được bài tốn tin học hố cơng tác quản lý cơng
văn đến của một cơng ty cỡ vừa và nhỏ. Khi đưa vào ứng dụng, phần thao tác
của người sử dụng rất đơn giản. Hệ thống sẽ tự động tính tốn tổng hợp, phân tích các thơng tin theo yêu cầu và thuật tốn cĩ sẵn. Kết quả thu được kết xuất ra
màn hình hay máy in trong thời gian ngắn.Trong đĩ chương trình đã thực hiện
một số cơng việc mới mẻ như:
+Hệ thống đáp ứng, hỗ trợ được phần nào cơng việc của văn thư, giảm bớt các
chức năng hoạt động thủ cơng bằng phương pháp tự động hố.Tuy chưa thật
hồn thiện nhưng cũng gĩp phần đáng kể vào việc quản lý cơng văn đến. Những
cơng việc cĩ thể dùng máy tính như tra cứu, thống kê, tính tốn đã được áp dụng
hồn tồn vào trong quản lý tự động, vừa tăng tính hiệu quả nhanh chĩng và
đem lại các thơng tin ít sai lệch.
+Hệ thống cho phép cập nhật các thơng tin mới, cho phép tự động phân loại. Quá trình sửa, xố thơng tin sẽ được kiểm tra và đưa ra quyết định đúng đắn.
+Hệ thống thiết kế với độ logic cao nên khi cĩ một sự thay đổi trong hệ thống, tồn bộ các chức năng liên quan sẽ tự động đIều chỉnh phù hợp để duy trì tính liên tục của hệ thống.
+Các luồng thơng tin lưu chuyển trong hệ thống được kiểm sốt chặt chẽ bởi
các cơng cụ kiểm tra và tìm kiếm.
+Dữ liệu được thiết kế trong hệ thống đã được chuẩn hố nên khơng gian lưu
trữ tin trong máy tính được tối ưu mà cĩ thể truy xuất dữ liệu được đầy đủ và thuận tiện.