Bài tập lớn phân tích thiết kế hệ thống quản lý hoạt động bán hàng của một công ty

Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng - Tên biểu mẫu: Thông tin khách hàng - Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống - Thời gian thực hiện: Khi có một khách hàng mới đế

ĐỀ 10: Hoạt động bán hàng của công ty Tomato

Quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xoá bỏ thông tin về khách hàng Các thông tin về khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các đặc điểm khác Tất cả các thông tin về khách hàng đều được lưu trữ lại.

Quản lý thông tin hàng: thêm mới hàng khi hàng được đưa về, sửa các thông tin về hàng khi cần thiết và xoá thông tin về hàng khi không còn kinh doanh nữa Các thông tin về hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có Những thông tin về hàng được nhân viên quản lý kho hàng cung cấp khi hàng được chuyển đến kho

Việc bán hàng của công ty được thực hiện như sau: Khi khách hàng muốn mua hàng, họ gửi cho công ty một phiếu đặt hàng Trên phiếu đặt hàng có các thông tin về các mặt hàng mà họ muốn mua cũng như các thông tin về chính họ Khi nhận được phiếu đặt hàng của khách thì công ty thực hiện kiểm tra các mặt hàng mà khách yêu cầu Nếu mặt hàng mà khách yêu cầu không có bán tại công ty hoặc đã hết hàng thì đưa ra một thông báo từ chối bán hàng Nếu các yêu cầu của khách được đáp ứng thì viết hoá đơn gửi cho khách hàng để họ thanh toán và lưu lại bản sao của hoá đơn Khi khách hàng đã thanh toán xong thì xác nhận đã thanh toán vào hoá đơn và chuyển hoá đơn này cho bộ phận xuất và chuyển hàng Bộ phận này xuất hàng theo hoá đơn đã nhận được Nếu khách nhận hàng trực tiếp tại công ty thì hàng được giao ngay cho khách Nếu cần phải chuyển hàng tới địa chỉ của khách, bộ phận này lập một phiếu chuyển hàng gửi cho nhân viên chuyển hàng Nhân viên chuyển hàng thực hiện chuyển hàng cho khách theo phiếu chuyển nhận được Khi chuyển hàng xong thì báo cáo lại cho công ty biết đã chuyển thành công Phiếu chuyển hàng được lưu trữ lại.

Các thông tin trên hoá đơn gồm: số hoá đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ khách, điện thoại liên hệ, ngày lập hoá đơn, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần thanh toán, đã

thanh toán hay chưa, ghi chú và các thông tin chi tiết về hàng bán bao gồm { mã hàng, tên hàng,

mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá}

Các thông tin trên phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số hoá đơn, số hiệu người chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển Mỗi hoá đơn có một và chỉ một phiếu chuyển hàng Mỗi phiếu chuyển hàng do một nhân viên chuyển hàng phụ trách Một nhân viên có thể phụ trách nhiều phiếu chuyển hàng

Để theo dõi và quản lý nhân viên chuyển hàng công ty có một danh sách các nhân viên chuyển hàng Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải Các thông tin về nhân viên chuyển hàng gồm: số hiệu người chuyển hàng, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác

Ngoài ra, để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán ra, hàng tồn kho để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh.

Dựa theo mô tả trên, anh(chị) hãy thực hiện các yêu cầu sau:

- Vẽ mô hình phân cấp chức năng

- Vẽ mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh và mức đỉnh

- Xây dựng mô hình thực thể liên kết

- Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic.

- Thiết kế CSDL vật lý.

- Thiết kế giao diện của hệ thống

PHỤ LỤC

(Đáp án đề 10)

1 Mô hình phân cấp chức năng của hệ thống

2 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

3 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

2 Xây dựng mô hình thực thể liên kết:4.1 Xác định các thực thể, định danh tương ứng:

4.2 Xác định liên kết giữa các thực thể

4.3 Xác định các thuộc tính:

4.4 Tách liên kết n-n giữa HÓA ĐƠN và HÀNG

4.5 Mô hình liên kết thực thể của hệ thống

5 Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic:

Khách hàng(Số hiệu KH, Họ tên, ĐCKH, ĐTKH)Hóa đơn(Số HĐ, ngày lập, Số hiệu KH, Mã NV)

Hàng(Mã hàng, Tên hàng, mô tả, Thời gian BH, SL có, Nhà SX)

Hàng xuất(Mã hàng, Số HĐ, số lượng bán, giá bán )

Phiếu chuyển(Số PC, ngày chuyển, Mã NV, Số HĐ)

Nhân viên(Mã NV, Họ tên NV, ĐCNV, ĐTNV)

6.1.3 Bảng HD

STT Tên thuộc tính Kiểu(Độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa

phụ (PK/FK)

Mô tả

4 manv Text(10) not null FK Mã nhân viên

6.1.4 Bảng Nhanvien

STT Tên thuộc tính Kiểu(Độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa

phụ (PK/FK)

Mô tả

6.1.5 Bảng Phieu

STT Tên thuộc tính Kiểu(Độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa

phụ (PK/FK)

Mô tả

6.1.6 Bảng Hangban

STT Tên thuộc tính Kiểu(Độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa

phụ (PK/FK)

Mô tả

6.2 Mô hình dữ liệu vật lý

7 Thiết kế giao diện

7.1 Các biểu mẫu điền dùng cho nhập dữ liệu

7.1.1 Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng

- Tên biểu mẫu: Thông tin khách hàng

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi có một khách hàng mới đến mua hàng

- CSDL liên quan: bảng khach/qlbh.mdb

- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin khách hàng Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã khách hàng, họ tên, địa chỉ Đối với ô điện thoại

có thể bỏ qua Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kich vào nút “Lưu trữ” Nút Sửa được sử dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập sai hoặc khi có thay đổi Muốn tìm kiếm thông tin khách hàng thì người dùng chọn nút ”Tìm kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin khách hàng” được kích hoạt Khi khách hàng không còn mua hàng của công ty trong vòng 1 năm thì thông tin của họ sẽ

bị xóa bỏ với thao tác “Xóa” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát

ra khỏi chức năng cập nhật thông tin khách hàng

7.1.2.Biểu mẫu nhập thông tin hàng

- Tên biểu mẫu: Thông tin hàng

- Người thực hiện: nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi có mặt hàng mới được kinh doanh trong công ty

- CSDL liên quan: bảng hang/qlbh.mdb

- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã, tên hàng, số lượng có Đối với các ô còn lại có thể bỏ qua Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kich vào nút “Lưu trữ” Nút Sửa được sử dụng khi sửa thông tin hàng do nhập sai hoặc khi có thay đổi Muốn tìm kiếm thông tin hàng thì người dùng chọn nút ”Tìm kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin hàng” được kích hoạt Khi hàng không được bán ở công ty trong vòng 1 năm thì thông tin hàng sẽ bị xóa bỏ với thao tác “Xóa” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin hàng.

7.1.3 Biểu mẫu nhập thông tin nhân viên

- Tên biểu mẫu: Thông tin nhân viên

- Người thực hiện: Cán bộ phụ trách nhân sự của công ty, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi có nhân viên mới được nhận vào công ty

- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlbh.mdb

- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin nhân viên Khi nhập

phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, họ tên, địa chỉ Đối với ô điện thoại có thể bỏ qua Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kich vào nút “Lưu trữ” Nút Sửa được sử dụng khi sửa thông tin nhân viên do nhập sai hoặc khi có thay đổi Muốn tìm kiếm thông tin nhân viên thì người dùng chọn nút ”Tìm kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin nhân viên” được kích hoạt Khi nhân viên bị sa thải thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “Xóa” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin nhân viên.

7.1.4 Biểu mẫu nhập thông tin Hóa đơn

- Tên biểu mẫu: Thông tin hóa đơn

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng đến mua hàng thông tin của họ được lưu trữ và kiểm tra lượng hàng đủ đáp ứng yêu cầu của khách

- CSDL liên quan: bảng hd/qlbh.mdb, hangban/qlbh.mdb, hang/qlbh.mdb, khach/qlbh.mdb, Nhanvien/qlnh.mdb

- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào nút “Thêm mới” thì Số hóa đơn tự động đánh số mới,

ngày lập là ngày hệ thống tự động được điền vào, người dùng có thể chọn tên

nhân viên bán hàng để lập hóa đơn Mã khách hàng được nhân viên bán chọ lựa

từ danh sách đã nhập khi đó tên của họ được hiện trong ô Họ tên khách hàng Trong ô Tổng tiền thanh toán được hiển thị kết quả tự động tính tổng tiền khi khách chọn các mặt hàng Với các ô trong mục thông tin hàng bán người dùng có

thể chọn nhiều lần cho nhiều mặt hàng, nếu muốn bỏ bớt mặt hàng đã chọ thì kích vào nút “Hủy”, nút “Thoát” được chọ khi không muốn chọn thêm mặt hàng nào nữa Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kich vào nút “Lưu trữ” Nút Sửa được sử dụng khi thay đổi thông tin hóa đơn Muốn tìm kiếm thông tin hóa đơn thì người dùng chọn nút ”Tìm kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin hóa đơn” được kích hoạt Khi khách hàng muốn xem hóa đơn trước khi in hoặc muốn in hóa đơn chọn nút “Xem” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng lập hóa đơn

7.1.5.Biểu mẫu nhập thông tin Phiếu chuyển

- Tên biểu mẫu: Thông tin phiếu chuyển

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng muốn chuyển hàng đến tận nhà

- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlbh.mdb, hd/qlbh.mdb, hangban/qlbh.mdb, khach/qlbh.mdb

- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào nút “Nhập mới” thì Số phiếu tự động đánh số mới, ngày

chuyển là do nhân viên bán điền vào phải kiểm tra ngày chuyển >= ngày hiện tại thì mới thỏa mãn, ngược lại thông báo lỗi để nhân viên nhập lại Người dùng có

thể chọn tên nhân viên chuyển hàng Số hóa đơn được nhân viên bán chọn lựa từ danh sách đã có và được hiện trong ô Số hóa đơn Trong ô Họ tên khách hàng

được nhập vào từ bàn phím Thông tin hàng chuyển được hiển thị từ CSDL của bảng HD/qlbh.mdn với số hóa đơn đã chọn ở trên Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “Lưu trữ” Nút “Sửa” được sử dụng khi thay đổi thông tin phiếu chuyển Muốn tìm kiếm thông tin phiếu chuyển thì người dùng chọn nút ”Tìm kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin phiếu chuyển” được kích hoạt Khi khách hàng muốn xem phiếu chuyển trước khi in hoặc muốn in phiếu chuyển chọn nút “Xem” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng lập phiếu chuyển

7.2 Các biểu mẫu xử lý

2.4.1 Biểu mẫu tìm kiếm khách hàng

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm khách hàng

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn xem thông tin khách hoặc nhân viên

“In” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng Tìm kiếm.

1.2.2 Biểu mẫu Tìm kiếm nhân viên

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm khách hàng

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn xem thông tin khách hoặc nhân viên

“In” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng Tìm kiếm.

1.2.3 Biểu mẫu Tìm kiếm hóa đơn

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm hóa đơn

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn xem thông tin khách hoặc nhân viên

chức năng Tìm kiếm.

7.3 Biểu mẫu Tìm kiếm thông tin hàng

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thông tin hàng

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn xem thông tin hàng hoặc nhân viên

có nhu cầu

- CSDL liên quan: hang/qlbh.mdb

- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào một trong ba lựa chọn là tìm theo mã hàng hoặc tên hàng hoặc Nhà sản xuất Sau khi nhập xong ấn vào nút “Tìm” kết quả sẽ được trả lại trong bảng thông tin hàng Nếu muốn in kết quả tìm kiếm thì kích chuột trái vào nút “In” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng Tìm kiếm.

- Tương tự các biểu mẫu tìm kiếm, thống kê khác…

7.3 Thiết kế tài liệu xuất

7.3 1 Hóa đơn

Công ty TomaTo

102, Nguyễn Thị Minh Khai, Q1 TP

Hồ Chí Minh

HÓA ĐƠN

Số: ……….……….

Ngày:………

Mã khách hàng:……….Họ tên:………

Điện thoại liên hệ:……… Địa chỉ:………

Mã hàng Tên hàng Mô tả Số lượng Nhà sản xuất Đơn giá Thành tiền 01 Bút bi Bút bi nước 200 Thiên Long 5000 100000 … … … …

Tổng số tiền cần thanh toán: ………Đã thanh toán: ……….

Ghi chú………

Khách hàng kí tên Người lập hoá đơn + 7.3 2 Phiếu chuyển 7.3.3 Báo cáo danh sách hàng tồn Công ty TomaTo 102, Nguyễn Thị Minh Khai, Q1 TP Hồ Chí Minh PHIẾU CHUYỂN HÀNG Số: ……….……….

Ngày:………

Số hóa đơn: Mã nhân viên chuyển:……….Họ tên………

Mã khách hàng:……….Họ tên:………

Điện thoại liên hệ:……… Địa chỉ:………

Mã hàng Tên hàng Mô tả Số lượng Nhà sản xuất Đơn giá Thành tiền … … … …

Tổng số tiền cần thanh toán: ………Đã thanh toán: ……….

Ghi chú………

Khách hàng kí tên Người lập hoá đơn

(Họ tên và chữ ký)

7.4 Thiết kế kiểm soát cho hệ thống

Để kiểm soát hệ thống khi sử dụng nên phân quyền người dùng theo các chức năng nhất định Mức cao nhất là 1 cho người quản trị hệ thống, được sử dụng tất cả các chức năng trong hệ thống Mức 2 dành cho các lãnh đạo để thực hiện các chức năng báo cáo thống kê, tìm kiếm, Trợ giúp Mức 3 là dành cho nhân viên bán hàng, thực hiện được các chức năng: Cập nhật dữ liệu(trừ chức năng “Cập nhật thông tin nhân viên”), bán hàng, tìm kiếm, Trợ giúp

CSDL phân quyền sử dụng chương trình:

Bảng NSD

STT Tên thuộc tính Kiểu(Độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa

phụ (PK/FK)

Mô tả

Ta thiết kế thêm các biểu mẫu điền: Đăng nhập hệ thống, Cập nhật người sử dụng, Thay đổi mật khẩu

Lập hóa đơn Lập phiếu chuyển

Tìm kiếm hàng Tìm nhân viên Tìm khách hàng Tìm hóa đơn

Thống kê hàng tồn Thống kê nhân viên Thống kê doanh thu Thống kê khách

Thông tin tác giả

Hướng dẫn sử dụng