Xây dựng chương trình quản lý hộ khẩu, nhân khẩu

Xây dựng chương trình quản lý hộ khẩu, nhân khẩu

1

Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin

1.1 Mẫu kế hoạch phỏng vấn

Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Trung tá- Phạm văn thanh Người phỏng vấn : Nguyễn Xuân Hưng

Địa chỉ : Phù Lưu Tế-Mỹ Đức-Hà Tây Thời gian hẹn :Ngày 1/4/06

Thời gian bắt đầu :14h 30 phútThời điểm kết thúc :15h 15 phút

Đối tượng : Trung tá- Phạm Văn Thanh Người

được phỏng vấn là người làm các công việc quản lý

nhân khẩu ở Phù Lưu Tế-Mỹ Đức-Hà Tây

Mục đích của công việc phỏng vấn là hiểu được

công việc của phòng quản lý nhân khẩu

Trình độ của người được hỏi:

Là cán bộ làm trong nghành công an ,có nhiều năm kinh nghiệm công tác trong việc quản lý hộ khẩu của địa phương

Câu hỏi và trả lời 1.

Câu hỏi và trả lời 2

Dự án : Quản lý hộ khẩu Tiểu dự án :Quản lý hộ khẩu

Người được hỏi :Trung tá- Phạm văn thanh Ngày : 21/04/06

Người hỏi : Nguyễn Xuân Hưng

Câu1 : Bác hãy cho biết công việc quản lý

nhân khẩu của địa phương ta gồm những

công việc nào?

Câu2 : Bác có thể cho chúng cháu biết từng

công việc cụ thể được không ?

Trả lời 1 : Công việc quản lý hộ khẩu gồm các công việc sau:

Quản lý hộ gia đình Cấp giấy tạm vắng Cấp tạm trú

chung của nhà nước

2 - Cấp giấy tạm vắng: Khi người dân đến xin tạm vắng chúng tôi yêu cầu họ điền đầy đủ thông tin của họ vào trong phiếu khai báo tạm vắng

3 - Cấp tạm trú: khi có người đến xin tạm trúthì chúng tôi cần phải yêu cầu họ xuất trìnhCMTND hoặc giấy tạm vắng của địa phươngmình cư trú (Trong trường hợp tạm trú dài ngày ).Trong trường hợp nếu chỉ qua một vài ngày thìchỉ phải trình giấy tờ tuỳ thân ( CMTND, ThẻSinh viên … )

4 - Làm chuyển khẩu : Khi một người dân đếnxin chuyển khẩu thì phải có phiếu khai báo tạmvắng, giấy chứng nhận chuyển đi của địa phươngnơi người đó đang cư trú, sổ hộ khẩu và điền đầy

đủ thông tin vào trong các giấy tờ sau :

- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

- Bản khai nhân khẩu

Đánh giá chung :

- Người được hỏi hình như không bận lắm ,phòng làm việc ngăn nắp và rất cẩn thận

- Có thể kết luận được vấn đề, thu thập được một số mẫu giấy tờ : Giấy tạm vắng, bản sao sổ hộkhẩu,

1.3 Lưu đồ công việc khi phỏng vấn

1.5 Bảng mô tả chi tiết tài liệu

Loại : phân tích

Ngày: 23/04/06

(D3) Bản khai nhân khẩu

(D2) Phiếu khai báo tạm vắng

Người dân

Làm chuyển khẩu (T1)

Tiếp nhận

Khẩu (T 3) Nhận khẩu, kiểm tra

khẩu (T2)

(D5) Giấy tạm trú

(D6) Chứng minh thư

nhân dân

(D8) Báo cáo

(D4)

Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

( D1 )

Sổ hộ khẩu

(D7) Giấy chứng nhận chuyển đi

Tên dữ liệu : Họ tên khai sinh

Định nghĩa : Là tên của công dân sống và làm việc trên đât nước việt nam, cho

phép xác định tên mổi công dân việt nam

Cấu trúc : Kiếu ký tự, gồm 30-40 ký tự , viết hoa

Khuôn dạng :

Loại hình:

Số Lượng:

Ví dụ : NGUYỄN NGỌC HẢI

Lời bình :Tên mỗi công dân thường có tên đầy đủ và viết hoa( kèm theo bí danh nếu có )

1.6 Bảng mô tả chi tiêt công việc

Loại : Phân tích

Ngày: 23/04/06

Công việc : làm giấy tạm trú

Điều kiện bắt đầu :

- Người dân xin tạm trú

- Có giấy khai báo tạm vắng

Thông tin đầu vào: CMTND, Giấy khai báo tạm vắng của địa phương nơi cư trú

Kết quả đầu ra :Giấy tạm trú được cấp

Nơi sử dụng :Trong Phường /Xã

Tầm xuất :Tuỳ thuộc vào các ngày trong tuần , hay vào từng thời điểm

T1 Làm phiếu khai báo tạm vắng : Xuất

phát từ yêu cầu từ yêu cầu thực tế theo

quy định của nhà nước, để quản lý công

dân theo hiến pháp và pháp luật ,khi di

chuyển từ nơi cư trú tới một địa phương

khác công dân phải làm giấy tạm vắng

theo mẫu của nhà nước và được trương

công an nơi cư trú xác nhận , đóng dấu

ký tên

Quản lý

hộ khẩu

8-10 giấy một ngày

T2 Làm chuyển khẩu: Khi gia đình có người

nào đó chuyển đến nơi ở mới hoặc tách

ra hộ khẩu mới thì làm thủ tục chuyển

khẩu theo mẫu quy định của nhà nước

quy định

Quản lý

hộ khẩu

8-10 giấy một ngày

T3 Tiếp nhận Khẩu : Là nơi lưu trữ, tiếp

nhận hộ khẩu của công dân

Quản lý

hộ khẩu

1-2 giấy một ngày

1.6 Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu

D1 Sổ hộ khẩu: Ghi thông tin về nhân khẩu trong hộ gia đình T1 ,T2

D2 Phiếu khai báo tạm vắng: Xác nhận của công an địa phương

về nơi cư trú và muốn tạm trú ở nơi khác

T1

D4 Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu: Các thông tin của

người báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

T1 , T2

D5 Giấy tạm trú: Do công an xã / phường nơi cư trú tạm thời

cấp

T1,T2

D6 Chứng minh thư nhân dân: Là giấy tờ cá nhân, ghi thông tin

của mỗi công dân Việt Nam

T1, T2

D7 Giấy chứng nhận chuyển đi: chứng nhận là công dân đó đã

tách khẩu khỏi khẩu cũ

tt Tên gọi ý nghĩa Kiểu cỡ Khuôn dạng Lĩnh vực Quy tắc rằng buộc

2 Mô hình nghiệp vụ

2.1 Mô tả bài toán :

1 Bộ phận quản lý hộ khẩu sẽ quản lý các hộ gia đình thông qua sổ hộ khẩu theo mẫu quy định của nhà nước.

2 Khi gia đình có ai đó đi xa dài ngày thì phải đến cơ quan địa phương, nơi công dân ấy đang cư trú để làm thủ tục xin cấp giấy tạm vắng có thời hạn (cụ thể là tối đa 6 tháng) Nếu công dân là đối tượng đang bị quản thúc tại địa phương có thời gian bị quản thúc thì không được phép xin giấy tạm vắng trong thời gian

đó Người cần cấp giấy tạm vắng sẽ trình sổ hộ khẩu và cung cấp thông tin cho người có thẩm quyền để được cấp giấy tạm vắng.

3 Khi gia đình có người nào đó chuyển đến nơi ở mới hoặc tách ra hộ khẩu mới thì làm thủ tục chuyển khẩu theo quy định của nhà nước Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày chuyển đến nơi ở mới thì người đó phải đến trụ sở công an xã/phường/thị trấn nơi chuyển đến để làm thủ tục đăng ký Thủ tục gồm:

Phiếu khai báo tạm vắng, giấy chứng nhận chuyển đi của địa phương nơi người đó đã cư trú(hoặc giấy tờ khác thay thế theo qui định), sổ hộ khẩu gia đình và điền đầy đủ thông tin vào trong các giấy tờ sau :

- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu.

- Bản khai nhân khẩu.

Bản khai nhân khẩu nếu thuộc một trong các điều kiện sau:

+ Người từ tỉnh, thành phố trực thuộc TW khác chuyển đến.

+ Người ở nước ngoài về nước.

cơ quan công an nơi cấp giấy để xin gia hạn hoặc xin cấp lại (thời hạn mỗi lần gia hạn cũng không quá 12 tháng).

Trong thời hạn không quá 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan công an phải trả kết quả cho công dân.

Thủ tục gồm: CMTND hoặc giấy tạm vắng của địa phương mình cư trú (Trong trường hợp tạm trú dài ngày ) Trong trường hợp nếu chỉ qua một vài ngày thì chỉ phải trình giấy tờ tuỳ thân ( CMTND, Thẻ Sinh viên … )

5 Ban quản lý họ khẩu sẽ có những báo cáo thường kỳ về số nhân khẩu của địa

phương và những sự thay đổi về Hộ Khẩu cho lãnh đạo.

2.1 Bảng phân tích chức năng và hồ sơ dữ liệu.

D2 Phiếu khai báo tạm vắng.

D3 Bản khai nhân khẩu.

D4 Phiếu thay đổi hộ khẩu nhân khẩu.

D5 Giấy tạm trú.

D6 Chứng minh thư nhân dân.

D7 Giấy chứng nhận chuyển đi

D8 Báo cáo.

D9 Sổ quản lý hộ khẩu

NK3aNK8NK1NK5NK3d

-Bộ phận quản lý-Bàn khai nhân khẩu-Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

-Giấy chứng nhận chuyển đi-Chứng minh thư nhân dân-Giấy tạm trú

-Báo cáo-Lãnh đạo-Sổ quản lý hộ khẩu

Hồ sơ DL

=

Hồ sơ DLTác nhân Tác nhân

Hồ sơ DL

2.3 Biểu đồ ngữ cảnh

Thông báo

Thông báo

2.4 Biểu đồ phân rã chức năng

Thực hiện chuyển khẩu Xin cấp giấy tạm vắng

Cấp giấy tạm vắng

Xin chuyển khẩu

HỆ THỐNG QUẢN LÝ

HỘ KHẨU, NHÂN KHẨU

Người

dân

Cấp giấy tạm trú Xin cấp giấy tạm trú

Lãnh đạo

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

Quản Lý Hộ khẩu, Nhân khẩu

3.1.Kiểmtra GiấyTạmVắng

2.1.Kiểm tra sổ hộ khẩu

5.1 Lập báo cáo

2.5 Mô tả chi tiêt chức năng lá

1.1 Lập sổ hộ khẩu :

Là làm việc ghi danh sách các thành viên trong gia đình, với một người là chủ hộ Khi có một thành viện mới trong gia đình thì điền thêm thông tin của thành viên đó vào trong sổ hộ khẩu

2.1 Kiểm tra Sổ Hộ Khẩu :

Khi muốn thay đổi Hộ Khẩu, chuyển Hộ Khẩu, làm Giấy Tạm Vắng thì phải trình Sổ Hộ Khẩu cũ cho cơ quan chức năng kiểm tra để xác minh, đồng thời thay đổi thông tin cần thiết

2.2 Làm giấy tạm vắng:

Khi kiểm tra sổ hộ khẩu của công dân thì ban quản lý hộ khẩu sẽ cấp giấy tạm vắng theo nguyện vong của công dân

3.1 Kiểm tra giấy tạm vắng:

Khi có yêu cầu làm chuyển khẩu của công dân thì ban quản lý hộ khẩu trước tiên sẽ kiểm tra giấy tạm vắng của công dân đó để xác minh

3.2 Kiểm tra giấy chứng nhận chuyển đi:

4.2 Làm giấy Tạm Trú

3.3.Kiểm tra Sổ HộKhẩu

3.4.Ghiphiếu báothay đổi

hộ khẩuNhânKhẩu3.5.Ghibản khainhânkhẩu

2.2.Làm giấy tạm vắng

3.2 Kiểm tra giấy chứng nhận chuyển đi

Sau khi kiểm tra giấy tạm vắng, thì ban quản lý sẽ yêu cầu xuất trình giấy chứng nhận chuyển khẩu

để chứng tỏ rằng công dân đó đã làm thủ tục tách khẩu khỏi khẩu cũ để chuyển khẩu mới

3.3 Kiểm tra sổ hộ khẩu:

Ban quản lý hộ khẩu sẽ kiểm tra sổ hộ khẩu cũ trước khi làm thủ tục chuyển khẩu cho công dân

3.4.Ghi phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu:

Khi muốn thay đổi Hộ Khẩu thì phải trình Sổ Hộ Khẩu cũ cho cơ quan chức năng kiểm tra để xác

minh, đồng thời thay đổi thông tin cần thiết

3.5 Ghi bản khai nhân khẩu :

Khi muốn thay đổi Hộ Khẩu ,chuyển Hộ Khẩu thì phải đến cơ quan chức năng khai báo thông tin

nhân khẩu gia đình để làm lai Sổ Hộ Khẩu

4.1 Kiển tra CMTND :

Xem các thông tin của công dân - người xin tạm trú rồi cấp giấy tạm trú

4.2 Làm giấy Tạm Trú :

Khi một công dân tạm thời chuyển nơi cư trú từ địa phương có hộ khẩu đến nơi khác thì phải làm

giấy Tạm Trú tại nơi địa phương công dân đến

5.1 Lập báo cáo :

Ban quản lý họ khẩu sẽ có những báo cáo thường kỳ về số nhân khẩu của địa phương và những sự

thay đổi về Hộ khẩu cho lãnh đạo

2.6 Ma trận thực thể chức năng

Các Thực Thể D1 Sổ hộ khẩu

D2 Phiếu khai báo tạm vắng

D3 Bản khai nhân khẩu

D4 Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

D5 Giấy tạm trú

D6 Chứng minh thư nhân dân

D7 Giấy chứng nhận chuyển đi

D8 Báo cáo

D9 Sổ quản lý hộ khẩu

1 Quản lý hộ gia đình U

2.0

Cấp giấy tạm vắng

Xin cấp giấy tạm vắng

Thông báo Cấp giấy tạm vắng

Xin chuyển khẩu

Phiếu khai báo tạm vắng

Sổ Hộ khẩu Bản khai nhân khẩu.

Phiếu báo thay đổi hộ khẩu.,nhân khẩu.

Giấy tạm trú

2.8 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

2.8.1.Biểu đồ của tiến trình “ 1.0 Quản lý hộ gia đình ”.

3.0

Làm chuyển khẩu

4.0

Cấp giấy tạm trú

5.0

Lập Báo cáo

Thực hiện chuyển khẩu

Chứng minh thư nhân dân

Giấy tạm trú.

1.1.1

Lập Sổ hộ khẩu Người dân

Thông tin của công dân

2.8.2.Biểu đồ của tiến trình “ 2.0 Cấp giấy tạm vắng ”.

2.8.3.Biểu đồ của tiến trình “ 3.0 Làm chuyển khẩu ”

Phiếu khai báo tạm vắng

3.2.1

Kiểm tra giấy chứng nhận chuyển khẩu

2.8.4 Biểu đồ của tiến trình “ 4.0 Cấp giấy tạm trú ”.

3.3.1

Kiểm tra

Sổ Hộ khẩu

3.4.1

Ghi phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

3.5.1

Ghi bản khai nhân khẩu

Chứng minh thư nhân dân

2.8.5.Biểu đồ của tiến trình “5.0 Lập báo cáo”.

2.9 Các mẫu hồ sơ tài liệu

Sổ hộ khẩu “ mẫu NK3a”

5.1.1

Lập báo cáo

Lãnh đạo

Yêu cầu báo cáo

D9 Sổ quản lý hộ khẩu

Phiếu khai báo tạm vắng “mấu NK8”

Giấy chứng nhận chuyển đi “mẫu NK7”

Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu “mẫu NK5”

Chứng minh thư nhân dân.