Quản trị hành chính

QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH Hành chánh văn phòng gì? Thế quản trò hành chánh văn phòng? Nhiệm vụ hành chánh văn phòng Ai người quản trò hành chánh văn phòng? Nội dung Phần Phần Phần Phần 1234- Công tác văn thư Quản lý lưu trữ hồ sơ Hoạch đònh, xếp chuyến công tác Kỹ sử dụng điện thoại Phần 1- Công tác văn thư Công tác văn thư I II III Tổ chức quản lý công tác văn thư Quản lý văn đến Quản lý văn Tổ chức quản lý công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư Nội dung công tác văn thư Yêu cầu công tác văn thư Phân công trách nhiệm việc thực nhiệm vụ công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư Hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, gồm: Xây dựng văn cho tổ chức Tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động tổ chức Nội dung công tác văn thư a b Xây dựng văn Tổ chức quản lý giải văn Yêu cầu công tác văn thư Nhanh chóng Chính xác Bí mật Hiện đại Phân công trách nhiệm việc thực công tác văn thư a o o o Trách nhiệm Giám Đốc, Trưởng Phòng: Giải kòp thời xác văn đến phận, phòng/ ban Soạn thảo văn phạm vi trách nhiệm Ký văn theo qui đònh công ty 10 Giao tiếp điện thọai  Ngôn ngữ, lời nói, giọng nói rõ ràng, ngắn gọn  Tự giới thiệu tên/phòng ban/ công ty  Trình bày lý gọi  Thể nhiệt tình  Sẵn sàng trao đổi 50 Cách yêu cầu chờ điện thọai/ chuyển điện thọai  Biết rõ tên người gọi  Tên người cần nghe  Lý gọi 51 Kiểm sóat gọi  Lắng nghe  Trả lời  Đặt câu hỏi  Kiểm sóat chủ đề thời gian 52 Ghi chép chuyển tin nhắn  Ghi chép tin nhắn thông tin xác  Nội dung  Thời gian  Đòa điểm  Chuyển tin nhắn người, thời điểm 53 Tránh tạp âm điện thọai  Âm ăn uống  Nói chuyện với người khác điện thọai  Thở dài  Các lại âm khác 54 Tạo tập trung cho người nghe  Lý gọi  Lợi ích gọi 55 Không ngắt quãng điện thọai  Không ngưng gọi để nói chuyện khác  Không để người đối thọai chờ lâu 56 Tạo tín hiệu phản hồi Tỏ thái độ tập trung lắng nghe tốt:  Vâng  Đúng  Tôi hiểu  Anh/ chò lặp lại 57 10 Để lại ấn tượng tốt vào cuối điện thọai  Cảm ơn  Sẽ liên lạc lại  Cuộc trao đổi có ích/rất vui  Tạm biệt/ hẹn gặp lại 58 Thực hành 59 Gọi Điện Thọai bước để gọi điện thọai Chuẩn bò: Giấy, viết, nội dung… Tự giới thiệu: Tên/ phòng ban/công ty Ví dụ: Chào anh Nam/ Tèo phòng nhân ạ! Tèo nói chuyện với anh phút không ạ? Nói rõ lý gọi Ví dụ: Tèo gọi để xin số liệu báo cáo tháng 10 Tóm lại ý vừa nói Chào tạm biệt/ cảm ơn 60 Tiếp nhận điện thoại  Nhấc điện thoại vòng hồi chuông  Tự giới thiệu/ Chào người gọi Ví dụ: Công ty ABC nghe ạ! Trực - phòng bán hàng nghe ạ!  Xử lý gọi Ví dụ: Em/ giúp không ạ! Anh/chò vui lòng chờ máy ạ! Anh/chò cần gặp ạ?  Kết thúc gọi Ví dụ: Cảm ơn anh/chò 61 Nhận tin nhắn Trong trường hợp người cần liên hệ vắng, bạn yêu cầu người gọi vui lòng gởi lại tin nhắn  Tin nhắn gởi người  Nội dung ngắn gọn, rõ ràng  Ghi rõ thời gian, đòa điểm hẹn (nếu có) Ví dụ: Anh chò có nhắn không ạ, em chuyển đến anh/chò Tám - Xin lỗi, anh Quang vắng/đang bận điện thoại Em giúp cho Anh? - Anh/chò cho biết tên công ty để nhắn lại anh Quang ạ! 62 Chuyển Cuộc Gọi Ví dụ: - Anh chò vui lòng chờ máy - Chò Dung, thuộc phận mua hàng người phụ trách vấn đề Anh nói chuyện với chò Dung không? - Anh vui lòng giữ máy, em chuyển máy cho chò Dung, số máy nhánh 123 63 Cảm ơn 64 [...]... sắp xếp theo thứ tự mỗi loại Phân theo thời gian 25 Quản trò hồ sơ I II III IV Hồ sơ & Quản trò hồ sơ là gì? Tiến trình quản trò hồ sơ Các công cụ lưu trữ Hệ thống lưu trữ hồ sơ 26 Hồ sơ & quản trò hồ sơ a Hồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết công việc b Quản trò hồ sơ là việc hoạch đònh, tổ chức, sắp xếp,... Để xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư Biết được văn bản đến ngày nào, là văn bản thứ bao nhiêu 16 Trình Trưởng Phòng Hành Chánh a b Khi văn bản đến không ghi rõ tên người nhận Trưởng Phòng Hành Chánh quyết đònh chuyển cho bộ phận liên quan 17 Đăng ký văn bản đến a b c d Để quản tra tìm Văn bản Văn bản Văn bản riêng lý, thống kế văn bản đến để tiện phải được chuyển trong ngày khẩn phải được chuyển... thực hiện công tác văn thư (tt) b o o o Trách nhiệm của Phòng Hành Chánh: Nhận, xem xét, phân phối công văn đến Kiểm tra, đăng ký công văn đi Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Ban giám đốc 11 Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện công tác văn thư (tt) c o o o o o Trách nhiệm của Nhân viên nói chung: Nhận công văn do Phòng Hành Chánh phân phối Thảo các văn bản trong phạm vi trách nhiệm... đạo giải quyết các văn bản đến Giải quyết những văn bản giao dòch ít quan trọng Chuyển văn thư đến các phòng ban liên quan 20 Xây dựng & Quản lý văn bản đi Công việc của thư ký: 1 Giúp lãnh đạo thảo văn bản 2 Trình ký và làm thủ tục gủi văn bản đi 3 Sắp xếp và bảo quản bản lưu 21 Giúp lãnh đạo thảo văn bản a b c d e f Khi lãnh đạo thảo văn bản bằng phương pháp viết tay Khi lãnh đạo đọc cho thư ký đánh... mừng, lời phát biểu, chia buồn… 22 Trình ký và làm thủ tục gửi văn bản a b c Nếu phát hiện văn bản chưa chính xác, thư ký giúp điều chỉnh Giúp lãnh đạo phát hiện văn bản giả mạo Trình lãnh đạo ký và chuyển bộ phận văn thư gửi đi 23 Trình ký và làm thủ tục gửi văn bản (tt) Cách gấp thư 24 Sắp xếp và bảo quản bản lưu a Mỗi văn bản phải có 2 bản lưu: 1 ở phòng mình và một ở văn thư cơ quan Bản lưu được phân... hiện nghiêm túc mọi qui đònh cụ thể chế độ văn thư của công ty 12 Quản lý văn bản đến 1 2 3 4 5 6 Nguyên tắc chung Nhận văn bản đến Đóng dấu đến Đăng ký văn bản đến Chuyển giao văn bản đến Theo dõi việc giải quyết văn bản 7 Trách nhiệm của thư ký 13 Nguyên tắc chung a Bộ phận văn thư tiếp nhận b Văn thư phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật c Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển... theo A, B, C 34 Bài tập thực hành Anh chò vui lòng cho trình bày cách anh chò lưu trữ: 1 Các qui trình đã kiểm soát từ các phòng ban khác 2 Các thông báo nội bộ từ các phòng ban khác Vật tư: 2 File còng 7 cm; 2 phân trang 21 tờ Thời gian chuẩn bò: 5 phút Thời gian trình bày: 3 phút 35 Hoạch đònh các chuyến công tác 1 2 3 4 5 6 Phác thảo chuyến đi Lập hồ sơ chuyến đi Đối chiếu chính sách cơ quan Đăng ký... nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết công việc b Quản trò hồ sơ là việc hoạch đònh, tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi đúng lúc 27 Tiến trình quản trò hồ sơ Phân loại hồ sơ cần lưu trữ Lên lòch lưu trữ Lưu chuyển hồ sơ Hủy bỏ hồ sơ 28 Phân loại hồ sơ cần lưu trữ a b c d Hồ sơ thiết Hồ sơ Hồ sơ dụng Hồ sơ thiết tối cần quan trọng thường sử không ...QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH Hành chánh văn phòng gì? Thế quản trò hành chánh văn phòng? Nhiệm vụ hành chánh văn phòng Ai người quản trò hành chánh văn phòng? Nội dung Phần... văn thư Quản lý lưu trữ hồ sơ Hoạch đònh, xếp chuyến công tác Kỹ sử dụng điện thoại Phần 1- Công tác văn thư Công tác văn thư I II III Tổ chức quản lý công tác văn thư Quản lý văn đến Quản lý... cho tổ chức Tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động tổ chức Nội dung công tác văn thư a b Xây dựng văn Tổ chức quản lý giải văn Yêu cầu công tác văn thư Nhanh chóng Chính xác Bí mật Hiện