Bài giảng quản lý dự án

Những vấn đề chung:• Hoạch định tiến độ dự án là lập kế hoạch để tiến hành các công việc của dự án nhằm đạt mục tiêu đã đề ra với chất lượng mong muốn và trong các điều kiện ràng buộc v

Tài liệu tham khảo:

CHƯƠNG I:

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ

DỰ ÁN

1.ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN

- Dự án: là một tập hợp có tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác lập trước

- Một dự án là thực hiện một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả đặc biệt.”

- Mục tiêu của dự án: cụ thể, dễ hiểu,đo lường được.

- Các điều kiện ràng buộc:

+ Chất lượng của các sản phẩm đầu ra.

+ Thời gian + Chi phí (nguồn lực).

- Các yếu tố rủi ro

2.2 Các yếu tố xác định một dự án

2.3 Giới hạn quy mô dự án:

Quy mô dự án được giới hạn căn cứ trên việc xác định các công việc chỉ thuộc về một

dự án Quy mô của dự án càng nhỏ, khả năng thành công của dự án càng cao

Chương 2 :

LỰA CHỌN DỰ ÁN

1 Phân biệt dự án, chương trình và danh mục đầu tư.

Danh mục đầu tư : lợi ích lớn nhất, rủi ro

thấp nhất (chiến lược đầu tư).

Chương trình : đạt được các mục tiêu

với hiệu quả cao nhất.

không có được nếu thực hiện riêng lẻ.

• Mối quan hệ Danh mục Đầu tư

Quản trị Danh mục dự án.

Danh mục Dự án – Vấn đề nổi bật hiện nay

• Quá nhiều dự án

• Dự án sai

• Dự án không liên quan tới mục tiêu chiến lược

• Danh mục không cân bằng

• Quá nhiều bên cung mà không chú ý đến bên cầu

• Triển khai quá nhiều, nghiên cứu chưa đủ

• Quá nhiều dự án ngắn hạn và không đủ dự án dài

hạn

‘‘Nhiều hơn không có nghĩa là Tốt hơn

Ít hơn đôi khi là Tốt hơn”

Ưu tiên Danh mục Dự án

Dự án tiến triển như thế nào?

Ý tưởng Giới hạn phạm Thu hẹp

vi dự án phạm vi

Lựa chọn dự án

Quản lý Thực hiện Ưu tiên

Danh mục dự án dự án

• Cách tiếp cận và trình bày không nhất quán

• Kéo dài sự chấp thuận dự án vì nhầm lẫn và

Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự

Yêu cầu của Ưu tiên Dự án:

• Không mang tính chính trị.

• Không bị sai lệch chức năng

• Quy trình được chuẩn hoá.

• Không mang tính chủ quan.

• Không ý nghĩa Thắng/ Thua.

• Không mất thời gian.

Quản trị dự án & Quản trị chương trình

• Quản trị Danh mục

• Phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp

• Hiện thực hoá lợi ích

• Giám sát hiệu quả & Phối hợp

• Tiếp nhận Thay đổi

Qu n tr Ch ả ị ươ ng trình

•Ho ch đ nh Ch ạ ị ươ ng trình

• Ki m soát Qu n tr ể ả ị

• Đi u ph i ngu n tài nguyên ề ố ồ

• Qu n lý & Báo cáo ả

• H p tác v i các bên liên quan khác ợ ớ

Qu n tr D án ả ị ự

• Tri n khai (Xác đ nh ph m vi) ể ị ạ

• Ho ch đ nh (trình t th i gian, ngu n l c, và ngân sách) ạ ị ự ờ ồ ự

• Th c hi n (R i ro & Chuy n giao) ự ệ ủ ể

Chiến lược

Phạm vi

Chiến thuật

Lựa chọn dự án

và các tiêu chuẩn chọn lựa

2.2.Các tiêu chuẩn chọn lựa mô hình lựa chọn

3.Các loại mô hình lựa chọn dự án

3.1.Các mô hình định tính:

– Con bò linh thiêng, td: Các dự án về cơ sở

hạ tầng

– Sự cần thiết cho hoạt động của tổ chức

– Đối diện với cạnh tranh

– Hoàn thiện dây chuyền sản xuất

Các loại mô hình lựa chọn dự án

Nguyên tắc lựa chọn

• Trường hợp dự án độc lập:

* Chọn tất cả các dự án có hiệu quả.

* Xếp các dự án theo thứ tự ưu tiên tùy theo

yếu tố giới hạn: ngân sách, tài nguyên, nguồn lực, …

* Chọn thực hiện nhóm các dự án theo nguyên

Nguyên tắc lựa chọn

• Trường hợp dự án loại trừ nhau:

Chọn lựa dự án tốt nhất bằng cách so sánh các dự án theo các chỉ tiêu : NPV, IRR, T (PP), B/C.

Trong đó phổ biến nhất là dùng chỉ tiêu

NPV.

Nguyên tắc lựa chọn

• Trường hợp các dự án ưu tiên:

* là các dự án có mục tiêu tối cần (td: con bò linh thiêng)

* để hạn chế các rủi ro, cần lượng hóa các

quyết định bằng cách so sánh các phương án

Nguyên tắc lựa chọn

(dự án ưu tiên)

(dự án ưu tiên)

• Sử dụng p/p đánh giá gia số vốn đầu tư (∆):

* Xếp các phương án theo thứ tự vốn đầu tư tăng dần Td: phương án có vốn đầu tư nhỏ là phương án (1), phương án có vốn lớn hơn là phương án (2)

* So sánh (1) và (2) bằng cách đánh giá (∆):

(∆) = (2) – (1)

Nguyên tắc lựa chọn

(dự án ưu tiên)

(dự án ưu tiên)

• (∆) có hiệu quả thì (2) > (1): chọn (2).(∆) không hiệu quả thì (2) < (1): chọn (1)

Lưu ý:

• Quan điểm chọn lựa là Quan điểm Ngân quỹ .

• Chỉ tiêu thường sử dụng là B/C , với:

B (∆)

B/C (∆) =

CP hđ (∆) + CP đt (∆)

• C (∆) bao gồm Chi phí của dự án hay chi phí

và tổn thất phải chịu khi thực hiện dự án

CHƯƠNG 3:

TỔ CHỨC QUẢN LÝ

DỰ ÁN

về chi phí, thời gian và chất lượng của dự án.

2 ĐẶC ĐIỂM 2.1 Các thành phần liên quan

Dự án phải đạt được mục tiêu trong các giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng

và sự thỏa mãn của các thành phần liên

quan, gồm:

- Các nhà tài trợ.

- Dân chúng tại địa phương thực hiện dự án

2.2 ­ SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ

DỰ ÁN

Là do dựa vào tính chất duy nhất và do

ảnh hưởng rộng lớn của dự án

Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt

của từng giai đoạn → Đó là nguyên tắc chính của quản lý dự án

2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

• Không có một dự án quan trọng nào được làm đúng thời gian, trong mức ngân sách và với

cùng một đội ngũ mà đã bắt đầu nó Dự án của bạn cũng không phải là cái đầu tiên

• Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì ở mức hoàn thành 90% mãi mãi

• Một lợi thế của những mục tiêu dự án không

rõ ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng trong việc ước lượng các chi phí tương ứng

• Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai Khi mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn,

NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

• Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến bộ của dự án.

• Không có một hệ thống nào là hoàn toàn

không có lỗi Sự cố gắng khắc phục lỗi của

hệ thống sẽ không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới mà nó rất khó tìm thấy

NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

• Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả sẽ làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ vọng Một dự án được hoạch định một cách cẩn thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai

2.4 TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG

Chất lượng của kết quả dự án

Sự thỏa mãn của những người liên quan đến dự án.

Chi phí Thời gian

2.5.2 Dự án công ích:

• Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án.

• Hoạch định dự án không rõ ràng, chính xác, thiếu đồng bộ.

Dự án

Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên môn Thí dụ phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân sự, Các bộ phận chuyên môn

cùng tham gia theo dõi dự án.

Ưu điểm :

- Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình thường của đơn vị.

- Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các dự án.

- Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi và quản lý dự án khi được yêu cầu.

- Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án).

- Các bộ phận chức năng không tập trung cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án

bị coi nhẹ

- Không khuyến khích được sự đóng góp tích cực của các thành viên tham gia (vì dự

3.2 Hình thức tổ chức theo dự án:

Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ

nhiệm (hay giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại

có các bộ phận chuyên môn như trong các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small business units)

Ban lãnh đạo

Dự án B

Dự án A Dự án C

- Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ nhiệm dự án Giúp chủ nhiệm dự án có

điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án

- Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích thích tính tích cực của các thành viên dự án

3.3 Hình thức tổ chức hỗn hợp (Mix):

Là hình thức dự án được thực hiện đan xen

với các bộ phận chức năng của tổ chức

Ban lãnh đạo

- Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức theo chức năng và theo dự án.

- Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một

số vài dự án với qui mô không lớn

(Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ

chức chức năng)

3.4 Hình thức tổ chức tham mưu:

Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của đơn vị.

Sơ đồ:

Ban lãnh đạo

Dự án

Kế hoạch Tài chánh Nhân sự

3.5 Hình thức tổ chức theo ma trận:

Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực hiện nhiều dự án khác nhau

Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án và sự tham gia của các

chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn

bộ phận.

- Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ

CHƯƠNG 4:

HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

• Hoạch định dự án nhằm giải quyết các vấn đề: Sắp xếp các công việc, lập thời gian biểu cho công việc và phân phối nguồn lực để thực hiện dự án.

• Hoạch định là cơ sở để kiểm soát và

đánh giá quá trình thực hiện dự án.

Các bước hoạch định dự án:

Xác định

mục tiêu

Mô tả công việc

Tổ chức

Hoạch định nguồn lực

Lập tiến độ

Hoạch định việc

Trình bày chi tiết thiết kế dự án

1 Những vấn đề chung:

• Hoạch định tiến độ dự án là lập kế hoạch để tiến hành các công việc của

dự án nhằm đạt mục tiêu đã đề ra với chất lượng mong muốn và trong các điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí.

• Theo nguyên tắc quản trị, việc tổ chức

thực hiện và giám sát các công việc càng

dễ dàng khi công việc có quy mô càng

nhỏ, kết cấu càng đơn giản.

1.2 Yêu cầu:

• Dự án chia ra thành các công việc cơ bản(công việc nhỏ nhất)

• Mỗi công việc cơ bản phải xác định được:

- Mục tiêu (với yêu cầu cụ thể về chất

lượng; thời gian hoàn thành; chi phí và các nguồn lực cần huy động; người chịu trách nhiệm)

Các công việc cơ bản được tập hợp lại thành từng nhóm gọi là các công

việc sơ cấp

Số lượng các công việc sơ cấp đặt dưới sự theo dõi của một nhà quản lý không nên quá nhiều, trung bình là

khoảng 50-100 CV cho mỗi cấp quản lý.

1.3 P/p Phân chia công việc:

Có 2 p/p :

người ta chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và tiếp tục cho đến không còn có thể phân chia được nữa Ta được các công việc cơ bản

Tùy số lượng công việc mà ta xác định mục tiêu nào là công việc sơ cấp

- Từ dưới lên: Đầu tiên ta liệt kê các công việc

cơ bản cần hoàn thành để đạt mục tiêu của dự

án Sau đó, tập hợp các công việc cơ bản

thành từng nhóm công việc theo tiêu chí: xác định được mục tiêu chung, thời gian hoàn

thành và chi phí Tùy số lượng công việc của

dự án mà ta xác định nhóm nào sẽ là các

công việc sơ cấp cần theo dõi

N1.2.1 N1.2.2

việc cơ bản

2 Tiêu chuẩn thành công và lý do hoạch

định dự án (HĐDA) thất bại:

2.1 Tiêu chuẩn HĐDA thành công:

• Nội dung (content):

+ HĐDA nên đầy đủ chi tiết cần thiết, nhưng

không phức tạp.

+ Nội dung hoạch định phải rõ ràng.

• Có thể hiểu được (Understandability).

• Có thể thay đổi được (Changeability): Một HĐDA

hiệu quả là nó dễ dàng cập nhật và sửa đổi.

• Có thể sử dụng được (Usability): HĐDA phải tạo

điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát tiến trình

2.2 Tại sao hoạch định dự án bị thất bại:

• HĐDA dựa trên thông tin không đầy đủ.

• Mục tiêu và các đặc điểm của dự án không được hiểu ở các cấp

• HĐDA do một người làm, còn việc thực

hiện lại do một người khác

• HĐDA thiếu phần giám sát, kiểm soát và điều chỉnh

•

3 Dùng phương pháp sơ đồ mạng kiểm

tra quá trình thực hiện dự án:

Các dự án lớn thường bao gồm nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau mà việc tiến hành chậm trễ có thể gây ách tắc toàn bộ dự

án Do đó, cần phải xác định những công

tiến trình thực hiện toàn bộ dự án, và sắp

xếp để có thể hoàn tất dự án đồng thời thỏa mãn được các hạn chế về kỹ thuật, về thời gian, cũng như trình tự tiến hành các công việc

Vấn đề đặt ra là trả được lời được các câu hỏi:

• Làm thế nào đảm bảo được thời hạn đã ấn

định, hoặc nhanh nhất có thể?

• Những công việc nào (công việc sơ cấp) là

gây trở ngại nhất (công việc găng) cần tập

trung theo dõi và tăng cường các phương tiện

hỗ trợ?

• Nếu cần rút ngắn thời gian hoàn thành dự án thì chi phí là bao nhiêu?

• Để giải đáp các vấn đề trên người ta đề xuất phương pháp PERT (Program

Evaluation and Research Task) hay còn gọi là Phương pháp sơ đồ mạng.

3.1 Điều kiện áp dụng:

• Dự án được chia thành các công việc sơ cấp với thời gian thực hiện xác định (chính xác hoặc trong một khoảng nào đó, từ sớm nhất đến muộn nhất)

• Tất cả hạn chế về trình tự thực hiện các công việc phải được xác định rõ ràng

3.2 Đặc điểm:

• Mỗi công việc được biểu diễn bằng một

cung (đường mũi tên) Tên công việc ghi

bằng chữ có kèm thời gian cần thiết để hoàn thành công việc ghi trong ngoặc

• Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc

được gọi là sự kiện (nút), ký hiệu O

• Công việc giả được biểu diễn bằng một đoạn không liên tục, và có thời gian thực hiện bằng 0 (CV giả thêm vào khi có CV phải thực hiện sau 2 hay nhiều công việc cùng bắt đầu từ một sự kiện).

Thí dụ:

• Công việc a: thời gian thực hiện 6 ngày

• Công việc b: thời gian thực hiện 2 ngày

• Công việc c: thời gian thực hiện 5 ngày

• Công việc d: thời gian thực hiện 8 ngày

* Điều kiện:

a và b bắt đầu đồng thời

d bắt đầu sau khi hoàn thành b

c bắt đầu sau khi hoàn thành a và d

3.3 Xác định đường găng:

Các công việc căng thẳng của dự án (tức thời gian thực hiện chúng quyết định thời

gian hòan thành dự án) được gọi là công

được gọi là Đường găng Độ dài đường

găng chính là thời gian hoàn thành toàn bộ

dự án

Để xác định đường găng, ta cần xác định

thi : độ dài cung (hi) (thời gian hoàn thành công việc hi).

- t’ i : thời gian muộn nhất

• là thời gian chậm nhất phải đạt đến sự kiện i nếu không muốn kéo dài thời gian hoàn

Theo định nghĩa, đường găng là đường nối các công việc và sự kiện găng, tức các sự kiện

mà thời gian sớm nhất bằng thời gian muộn nhất (ti=t’i), vì chúng không có thời gian nhàn rỗi

Điều kiện Ghi chú

e

f

g

102015

Sau sự kiện 4Sau sự kiện 5Sau e và f

t4 = 35

t5 = 20t’7 = 70

Thí dụ: Để tiến hành khai thác một mỏ quặng mới,

người ta cần làm các công việc sau:

Đền bù giải tỏa Khoan và làm giếng Đưa thiết bị xuống giếng Xây dựng nhà ở cho CNV

Bố trí giếng mỏ Xây nhà máy rửa quặng

Gọi 1 là sự kiện bắt đầu, 12 là sự kiện kết thúc dự án Ta có sơ

đồ mạng (Sơ đồ Pert):

5

59 68

4

57 68

3

56 56

2

32 32

d(3)

c(1) e(8)

f(28)

j(20) h(20)

k(44)

l(28)

3.4 Các khoảng dư của sự kiện và công việc:

Các khoảng dư là những khoảng thời gian còn thừa của các sự kiện và công việc Các

công việc găng và sự kiện găng sẽ không có các khoảng dư này

• Khoảng dư thả nổi của sự kiện i (t’ i ­t i ) : là

khoảng thời gian có thể dịch chuyển sự kiện i

mà không làm thay đổi thời gian hoàn thành

dự án (hay thời gian của các công việc) Sự kiện găng có khoảng dư thả nổi bằng 0

• Khoảng dư tự do của công việc ij:

là khoảng thời gian có thể kéo dài việc thực hiện công việc ij mà không làm ảnh

hưởng đến sự kiện j phía sau Công việc găng cũng có khoảng dư tự do bằng 0

K td (ij) = min {t j – t i – t ij }

j ∈ S(i)

• Khoảng dư toàn phần của công việc ij:

là khoảng thời gian tối đa có thể kéo dài việc thực hiện công việc ij mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự

án Trong trường hợp trì hoãn tối đa công việc ij bằng khoảng dư toàn phần thì thời điểm bắt đầu sự kiện j sẽ bị đẩy lùi một

khoảng thời gian bằng đúng (t’j – tj) và trở thành sự kiện găng

K tp (ij) = min {t’ j – t i – t ij }

• Khoảng dư chắc chắn của công việc ij:

Là khoảng thời gian còn thừa của bản thân công việc ij (không tính đến khoảng dư của sự kiện i phía trước nó) Việc trì hoãn

công việc ij bằng khoảng dư này cũng

không làm ảnh hưởng đến sự kiện j phía

sau:

K (ij) = min {t – t’ ­ t } = K ­ (t’ – t )