Về kiến thức - Các ứng dụng của phần mềm MS Excel vào các công tác quản lý của nhà trường đặc biệt trong công tác quản lý, xử lý kết quả kiểm tra đánh giá học sinh - Các kiến thức về
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
VỤ GIÁO DỤC DÂN TỘC
****
ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ KẾT QUẢ KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ
VÀ HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG TỰ HỌC CỦA HS TRƯỜNG PTDTNT
PGS.TS Ngô Quang Sơn
Vụ Giáo dục Dân tộc
Hà Nội, 12/2010
Trang 2
ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ KẾT QUẢ KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ
VÀ HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG TỰ HỌC CỦA HS TRƯỜNG PTDTNT
A MỤC TIÊU CHUYÊN ĐỀ
Chuyên đề nhằm cung cấp cho các cán bộ quản lý trường PTDTNT:
a Về kiến thức
- Các ứng dụng của phần mềm MS Excel vào các công tác quản lý của nhà
trường đặc biệt trong công tác quản lý, xử lý kết quả kiểm tra đánh giá học
sinh
- Các kiến thức về Internet và thư điện tử
b Về kỹ năng
- Sử dụng được tương đối thành thạo phần mềm MS Excel trong công tác quản
lý kết quả kiểm tra đánh giá, xếp loại học sinh
- Sử dụng được các kỹ thuật từ cơ bản đến nâng cao để xử lý số liệu, xây dựng
biểu đồ và vẽ đồ thị trong MS Excel
- Sử dụng thành thạo Internet để tra cứu các nội dung phục vụ học sinh
PTDTNT trong công tác tự học
- Thiết lập được Hộp thư điện tử với dung lượng lớn để tư liệu trên mạng
Internet và thường xuyên trao đổi các nội dung học tập qua thư điện tử
c Về thái độ
- Có ý thức ứng dụng CNTT trong quản lý kết quả kiểm tra đánh giá, xếp loại
học sinh và hỗ trợ học sinh PTDTNT trong quá trình tự học, tự nghiên cứu ở
trên lớp và ở khu nội trú
- Khuyến khích các đồng nghiệp và các em học sinh PTDTNT tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của nhà trường và hỗ trợ tự học
B NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ
I SỬ DỤNG PHẦN MỀM MS EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾT
QUẢ KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI HỌC SINH
1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ EXCEL
Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng dùng để thiết lập bảng tính điện tử như các bảng thống kê, quyết toán, hay còn là một phần mềm xử lý bảng tính, …
Mỗi bảng tính Excel bao gồm nhiều bảng tính (256 bảng tính)
Khởi động Microsoft Excel: Kích đôi biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình desktop Windows nếu có hoặc vào Menu Start → chọn Programs → chọn Microsoft Excel
Giới thiệu về màn hình Excel: (hình dưới)
Trang 3•Ngoài các thanh tiêu đề, thanh menu, thanh công cụ, thanh trạng thái được bố trí hoàn toàn giống như của Microsoft Word Còn có một số thành phần khác như:
•Thanh công thức (Formular Bar) hiển thị nội dung dữ liệu của ô hiện hành
•Thanh điạ chỉ của bảng tính (Sheet) Muốn mở bảng tính nào ra màn hình ta phải kích chuột vào tên bảng tính đó
•Vùng làm việc của Excel dùng để thiết lập bảng tính Thực chất đây là một tập hợp các ô hình chữ nhật (gọi là Cell) nằm xếp cạnh nhau, mỗi ô có một địa chỉ riêng của nó đó chính là điểm giao nhau giữa địa chỉ cột và địa chỉ dòng
•Khi lưu trữ cần đặt tên cho WorkBook, Excel sẽ tự động gán phần mở rộng của WorkBook là XLS và khi lưu trữ Excel sẽ lưu trữ toàn bộ các bảng tính trên WorkBook
2 NHẬP DỮ LIỆU
2.1 Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu vào một ô trong bảng tính: kích chuột vào ô đó và nhập dữ liệu Kết thúc nhập liệu: bấm Enter hoặc dùng các phím mũi tên, phím Tab hoặc kích chuột đi nơi khác
Nhập dữ liệu tăng dần đều: (Cho loại số hoặc ngày) nhập giá trị vào hai ô đầu tiên (ô thứ nhất là giá trị bắt đầu, ô thứ hai là bước nhảy), chọn 2 ô đã nhập giá trị, trỏ chuột vào góc dưới bên phải ô thứ hai khi xuất hiện dấu cộng (+) rê chuột đến ô cuối cùng rồi thả chuột
Chỉnh sửa lại dữ liệu đã nhập: chọn ô cần chỉnh sửa rồi bấm phím F2 hoặc kích đôi chuột vào ô hoặc kích chuột lên thanh công thức Sau đó ta tiến hành chỉnh sửa
Xoá dữ liệu: Chọn các ô có chứa dữ liệu cần xoá và ấn phím Delete
Thanh công thức
D10VD: đây là địa chỉ
của ô D10
Thực đơn Menu bar
(Vùng làm việc)
Trang 42.2 Chọn dữ liệu và chỉnh sửa
Chọn các ô liên tiếp nhau: rê chuột từ ô góc trên cùng đến ô góc dưới cùng hoặc ngược lại Chọn các ô rời nhau: Chọn khối thứ nhất sau đó ấn và giữ phím Ctrl rồi tiếp tục dùng chuột kích chọn các khối ô khác nhau cho đến khi nào hết
2.3 Chỉnh sửa bảng tính
Thay đổi độ rộng cột: trỏ chuột lên vị trí vạch
biên trên thanh tiêu đề cột cho đến khi hình dạng
chuột trở thành mũi tên hai chiều (←|→), sau đó
rê chuột đến vị trí cần thay đổi rồi thả chuột ra
Thay đổi độ cao dòng: tương tự như cột, thay vì
trỏ tiêu đề cột ta trỏ lên tiêu đề dòng
Chèn thêm cột: chọn vị trí cần chèn, vào menu
Insert → chọn Columns hoặc kích phải chuột
Trang 5Xoá dòng: chọn dòng cần xoá, vào menu
(Scientific), tiền tệ (Currency),
ngày tháng năm (Date),
Trang 6Thẻ Alignment:
Gồm các lựa chọn về kiểu hiển
thị chuỗi văn bản:
Horizontal: Vị trí hiển thị trên ô
theo chiền ngang
Vertical : Vị trí hiển thị trên ô
theo chiều đứng
Wrap text: Tự động tách dữ liệu
xuống thành nhiều hàng (vẫn
trong cùng một ô) trong trường
hợp chiều dài chuỗi dữ liệu
vượt quá độ rộng ô
Orientation: chọn lựa kiểu hiển
thị trên ô: ngang, dọc, đứng,
khung như: nét khung, màu
khung (trái, phải, trên, dưới,
bao quanh,…)
Trang 7Thẻ Patterns:
Gồm các chọn lựa về nền như:
màu nền, kiểu nền,…
Trang 84 CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ PHÉP TOÁN
Dữ liệu là tất cả những gì ta có thể nhập vào trong ô để cho Excel xử lý và tính toán Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau:
4.1 Kiểu chuỗi: (Text).
Được qui định bắt đầu bởi các ký tự từ (a…z, A…Z)
Trong công thức tính toán dữ liệu loại chuỗi phải được đặt trong cặp nháy kép “”
Các phép toán quan hệ và nối chuỗi:
Toán tử so sánh: = (dấu bằng), < (nhỏ hơn), >(lớn hơn), <=(nhỏ hơn hoặc bằng), >=(lớn
hơn hoặc bằng), <>(khác nhau)
Toán tử nối chuỗi: &.
Ví dụ: = “Trung tâm” & “ Tin Học” kết qủa là: “Trung Tâm Tin Học”
= (“Ba” <= “Bốn”) kết quả là TRUE
Toán tử số học: +, -, *, /, ^ (luỹ thừa)
Toán tử logic: Not, And, Or
Toán tử so sánh: =, <, >, <=, >=, <>
4.4 Dữ liệu kiểu ngày tháng năm: (Date/Time)
Được qui định nhập theo dạng
thức mm/dd/yy (trong đó: mm:
tháng, dd: ngày, yy: năm)
Hoặc nếu ta chỉ nhập mm/dd thì
Excel tự động lấy năm là năm
hiện hành của hệ thống Hoặc
có thể nhập theo dạng thức
5-Aug (ngày 5 tháng 8)
5 CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ TRONG EXCEL
Khi đứng trong công thức tính toán của Excel, đại chỉ ô được chia ra làm các loại sau:
5.1 Địa chỉ tương đối
Trang 9Là loại địa chỉ mà khi sao chép hay di chuyển công thức đi nơi khác nó vẫn không bao giờ thay đổi địa chỉ.
5.3 Địa chỉ hỗn hợp
Có hai loại sau:
Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng: có dạng: $CỘTDÒNG
(Ví dụ: $A5, $B8, $D15)
Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng: có dạng: CỘT$DÒNG
(Ví dụ: A$5, B$8, D$15)
Cách nhập vào địa chỉ tuyệt đối, hỗn hợp trong công thức tính toán:
Nhập trực tiếp vào dấu $ trước các địa chỉ ô nhưng như vậy mất rất nhiều thời gian, ta có thể thực hiện như sau: vẫn nhập vào loại địa chỉ tương đối, sau đó ấn phím F4 sẽ chuyển giữa các loại địa chỉ
6 HÀM (FUNCTION) VÀ CÁCH SỬ DỤNG
6.1 Khái niệm hàm
Hàm là những công thức định sẵn của Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó, hoặc để thực hiện các thao tác trên bảng tính, hoặc giúp đỡ việc ra một quyết định dựa trên những thông tin cung cấp Ta có thể sử dụng các hàm có sẵn của Excel hoặc có thể viết ra những hàm mới cho riêng mình
Cú pháp chung của hàm như sau:
= TÊNHÀM(Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n)
Trong đó:
Dấu “=”: Bắt buộc phải có trước hàm, nếu kông có dấu “=” thì Excel không tính toán gì cả
mà sẽ hiển thị công thức đó lên ô như một chuỗi văn bản
6.2 Các hàm thông dụng trong EXCEL:
Hàm Ngày/Tháng/Năm:
a) Hàm Lấy Ngày: (Day)
Cú pháp: =Day(chuỗi tháng ngày năm)
Công dụng: Hàm trả về giá trị ngày của chuỗi tháng ngày năm
Ex: =day(“12/24/2003”) → 24
b) Hàm Lấy Tháng: (Month):
Cú pháp: =Month(chuỗi tháng ngày năm)
Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm
Ex: =month(“12/24/2003”) → 12
c) Hàm Lấy Năm: (Year)
Cú pháp: =Year(chuỗi tháng ngày năm)
Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm
Ex: =year(“12/24/2003”) → 2003
d) Hàm Lấy ngày tháng năm: (Date):
Cú pháp: =Date(năm, tháng, ngày)
Công dụng: Hàm trả về kiểu ngày tháng năm
Ex: =date(2003,12,24) → 24/12/2003 hoặc 12/24/2003
e) Hàm Lấy ngày giờ hiện tại: (Now)
Trang 10Công dụng: Hàm MOD cho kết quả là số dư của m chia cho n Nếu n=0, MOD returns the
#DIV/0! error value
b) Hàm làm tròn số: (ROUND)
Cú pháp: =ROUND(n,m)
Công dụng: Hàm ROUND làm tròn số n đến m số
Nếu m>0 hàm làm tròn với m số lẻ
Ví dụ: =ROUND(3.1416,2) sẽ cho kết quả là: 3.14
Nếu m<0 hàm sẽ làm tròn qua phần nguyên
Ví dụ: =ROUND(1234567, -2)sẽ cho kết quả là: 1234600
c) Hàm lấy cực đại: (MAX)
Cú pháp: =MAX(n1,n2,…,nm)
Công dụng: Hàm MAX cho kết quả là số nguyên lớn nhất trong m số
Ví dụ: =MAX(A5:B8,C9:G11,G13)
=MAX(12,4,3,27,14) sẽ cho kết quả là: 27
d) Hàm lấy cực tiểu: (MIN)
=SUM(12,4,3,27,14) sẽ cho kết quả là: 60
f) Hàm tính tổng có điều kiện: (SUMIF)
Cú pháp: =Sumif(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Công dụng: Hàm tính tổng vùng tính tổng mà thỏa điều kiện
Ví dụ: =Sumif(B1:B5,”Nam”,C1:C5) : Tính Tổng tiền từ C1 đến C5 của Vùng từ B1 đến B5 có những ô tương ứng là Nam
Nhóm hàm Logic:
Hàm Logic là loại hàm chỉ trả về kết quả là một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE
a) Hàm và: (AND)
Cú pháp: =AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2,…, Điều kiện n)
Công dụng: Hàm AND chỉ cho giá trị TRUE khi và chỉ khi tất cả các điều kiện từ 1 đến n cùng thoả tức là đều TRUE Ngược lại một trong các điều kiện không thoả hoặc tất cả các điều kiện đều không thoả, hàm AND cho ra giá trị FALSE
Ví dụ: =AND(5>3, 9<10) cho ra kết quả TRUE
=AND(5>3, 9>10) cho ra kết quả FALSE
b) Hàm hoặc: (OR)
Cú pháp: =OR(Điều kiện 1, Điều kiện 2,…, Điều kiện n)
Công dụng: Hàm OR chỉ cho giá trị FALSE khi và chỉ khi tất cả các điều kiện từ 1 đến n cùng không thoả Ngược lại một trong các điều kiện thoả hoặc tất cả các điều kiện đều thoả, hàm OR cho ra giá trị TRUE
Ví dụ: =OR(5>3, 9<10) cho ra kết quả TRUE
=OR(5<3, 9>10) cho ra kết quả FALSE
c) Hàm Phủ định: (NOT)
Trang 11Cú pháp: =NOT(Biểu thức Logic)
Công dụng: Hàm NOT cho kết quả TRUE khi biểu thức Logic cho kết quả là FALSE, và cho kết quả FALSE khi biểu thức Logic cho kết quả là TRUE
Ví dụ: =NOT(5>2) kết quả là: FALSE
=NOT(9>10) kết quả là: TRUE
d) Hàm điều kiện: (IF)
Cú pháp: =IF(điều kiện logic, biểu thức 1, biểu thức 2)
Công dụng: Hàm IF sẽ thực hiện biểu thức 1 nếu điều kiện logic là đúng Ngược lại nếu điều kiện logic là sai thì hàm IF sẽ thực hiện biểu thức 2
Ví dụ: =IF(5>2, “sai”, ”dung”) cho kết quả là “sai”
Lưu ý: Hàm IF chỉ được phép và chỉ có 3 đối số
Ví dụ: Dựa vào điểm xếp hạng biết rằng:
Nếu điểm thi >= 8.5 thì xếp hạng giỏi
Nếu 5 <= điểm thi < 8.5 thì xếp hạng đạt
Nếu điểm thi < 5 thì xếp hạng hỏng
(Giả sử cột điểm thi ở ô E2)
= IF(E2 >= 8.5, “gioi”, IF(E2 >= 5, “dat”, “hong”))
Ta thấy trong công thức trên có hai hàm IF lồng vào nhau, hàm IF bên trong chính là biểu thức sai của hàm IF bên ngoài
Ví dụ: = Left(“Da Lat”, 5) sẽ cho kết quả là: “Da La”
b) Hàm lấy ký tự bên phải: (RIGHT)
Cú pháp: =Right(chuỗi, n)
Công dụng: Hàm Right trích ra n ký tự kể từ vị trí bên phải của “Chuỗi” Chuỗi có thể là địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi
Ví dụ: =Right(“Da Lat”, 3) se cho kết qủa là: “Lat”
c) Hàm lấy ký tự từ giữa: (MID)
Cú pháp: =Mid(chuỗi, m, n)
Công dụng: Hàm Mid trích ra n ký tự kể từ vị trí m của “Chuỗi”, nếu m lớn hơn độ dài chuỗi thì hàm Mid cho kết quả là một chuỗi rỗng Chuỗi có thể là một địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi
Ví dụ: = Mid(“Da Lat Buon”, 4, 3) sẽ cho kết quả là: “Lat”
d) Hàm đỗi chuỗi thành chuỗi ký tự hoa: (UPPER)
Cú pháp: =Upper(chuỗi)
Công dụng: Hàm Upper cho kế quả là chuyển chuỗi thành hoàn toàn chữ hoa
Ví dụ: =Upper(“Trung Tam Tin Hoc”) kết quả là: “TRUNG TAM TIN HOC.”
e) Hàm đỗi chuỗi thành chuỗi chữ thường: (LOWER)
Cú pháp: =Lower(chuỗi)
Công dụng: Hàm Lower cho kết quả là chuyển chuỗi thành toàn chữ thường
Ví dụ: =Lower(“TrunG TaM TiN HoC” )kết quả là: “trung tam tin hoc”
Nhóm hàm tìm kiếm:
a) Hàm dò tìm theo cột: (VLOOKUP)
Cú pháp: =VLOOKUP(trị dò, Bảng dò, cột tham chiếu, cách dò)
Trang 12Công dụng: Hàm VLOOKUP dò tìm Trị dò trong cột đầu tiên (cột chỉ mục) của Bảng dò, sau khi tìm thấy sẽ trả về giá trị tương ứng trên cột tham chiếu.
types Khi đó phía dưới Chart Type ta chọn
một loại đồ thị biểu diễn rồi kích Next để
tiếp tục bước sau:
Hiện hộp thoại chọn các tham số sau: Sau khi chọn xong ta kích Next để tiếp tục bước sau:Trong đó:
Data Range: Lựa phạm vi bảng tính cần vẽ đồ thị(nếu ở bước trên ta lựa thì nó sẽ tự động hiển thị trong vùng này)
Series in:
Row: số liệu theo dòng
Column: số liệu theo cột
Hiện hộp thoại lúc này ta chỉ cần chọn Title (tiêu đề) rồi chọn các tham số sau:
Chart title: Nhập tiêu đề chính cho đồ thị
Category (X) axis: Nhập tiêu đề cho trục X
Category (Y) axis: Nhập tiêu đề cho trục Y
Sau đó ta chọn Next để tiếp tục bước sau:
Sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép ta chọn các tham số sau:
As new sheet: Đưa đồ thị vào một bảng tính mới
As object in: Đưa đồ thị vào bảng tính hiện hành
Trang 13Các tuỳ chọn Name, Number of Copies,
Print to File: Giống như trong Word
Print What: Chọn vùng in trên bảng tính
All: In toàn bộ các trang
Pages(s): From … To … in từ trang (From)
đến trang (To)
Preview: Xem trước khi in
9 Học viên thực hiện các Bài tập thực hành
II INTERNET HỖ TRỢ VIỆC TỰ HỌC CỦA HỌC SINH Ở TRƯỜNG PHỔ
THÔNG DÂN TỘC NỘI TRÚ
1 TỔNG QUAN VỀ INTERNET
Qua máy tính bạn có tìm kiếm bất cứ loại thông tin nào, có thể liên lạc với bất kỳ ai ở mọi nơi trên thế giới Bạn có thể tổ chức một hội nghị từ xa, khai thác tài nguyên thông tin phong phú, xem các phim video, nghe nhạc…bằng cách khai thác một mạng máy tính rộng lớn nhất - đó là Internet
Internet không phải là một mạng máy tính đơn lẻ mà là một mạng lưới máy tính rất rộng lớn của các mạng máy tính khác nhau nằm trải rộng khắp toàn cầu Không một cá nhân, nhóm hay một tổ chức nào đứng ra vận hành Internet Các mạng liên kết với nhau dựa trên
bộ giao thức (ngôn ngữ giao tiếp) gọi là TCP/IP (Transmission Control Protocol - Internet Protocol)
Năm 1969, cơ quan các dự án nghiên cứu cao cấp (Advanced Research Projects Agency) viết tắt là ARPA của Bộ quốc phòng Mỹ thiết lập mạng máy tính ARPANET Mạng máy tính này có những đặc trưng sau:
có thể tiếp tục hoạt động ngay khi có nhiều nối kết bị hư hỏng
phải đảm bảo là các máy tính với các cấu hình phần cứng khác nhau đều có thể sử dụng mạng
có khả năng tự động điều chỉnh hướng truyền thông tin để bỏ qua những phần bị hư hỏng
có đặc tính là mạng của các mạng máy tính, nghĩa là có khả năng mở rộng liên kết dễ dàng
ARPANET được mở rộng cho các hoạt động phi quân sự khi mà các công ty và các trường đại học có liên quan đến các đề án phòng thủ được quyền sử dụng mạng này
Những năm sau 1970, ARPANET đã phát triển vượt quá tiêu chuẩn ban đầu bắt buộc các nhà nghiên cứu phát triển những giao thức mạng mới
Năm 1983 tất cả các máy tính trên ARPANET chuyển sang sử dụng bộ giao thức mới gọi là Transmission Control Protocol/Internet Protocol - viết tắt là TCP/IP Có thể hiểu đơn giản TCP/IP như là phương thức chuyển mạch gói tin, không có kết nối đơn lẻ, ngắt quãng