XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Mạnh Quyền Sinh viên thực hiện : Nguyễn Văn Linh Dư Văn Nguyện Hà Nội, 2013 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Giáo viên hướng dẫn : TS. Nguyễn Mạnh Quyền Sinh viên thực hiện : Nguyễn Văn Linh Dư Văn Nguyện Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực Hà Nội, 2013 Mục lục Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực DANH MỤC HÌNH ẢNH Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực DANH MỤC CÁC BẢNG Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọi ngành, mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra. Lý do chọn đề tài: Như ta đã biết, trong nền kinh tế tri thức ngày nay, sách đóng một vai trò quan trọng trong nền giáo dục và thư viện của các trường là nơi rất bổ ích cho các sinh viên để học tập, tìm hiểu nâng cao kiển thưc. Với số lượng sách rất lớn trong thư viện cùng với việc quản lý thủ công qua giấy tờ lằng nhằng, phức tạp làm cho người quản lý quản lý rất khó khăn, sinh viên mượn sách cũng vất vả, mất thời gian và nhiều khi dẫn đến những sai sót không đáng có. Chính vì vậy phải đòi hỏi có một hệ thống quản lý ra đời nhằm giảm bớt tính phức tạp trong các khâu quản lý của thư viện, làm cho người quản lý cảm thấy nhẹ nhàng hơn, sinh viên không phải đợi lâu khi mượn sách và mô hình quản lý chuyên nghiệp hơn. Tên đề tài: “Xây dựng hệ thống Quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực” Cấu trúc của chương trình: Cấu trúc gồm có 4 chương: - Chương 1: Khảo sát, đánh giá hiện trạng và đề xuất dự án. - Chương 2: Phân tích quy trình hoạt động của hệ thống. - Chương 3: Phân tích, thiết kế chương trình. - Chương 4: Một số giao diện của chương trình. 6 6 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT DỰ ÁN 1.1. Tổng quan 1.1.1. Giới thiệu chung Phần mềm quản lý thư viện để phục vụ công tác quản lý tài liệu, người quản lý có khả năng bao quát, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê, báo cáo định kỳ và thường xuyên về tình hình hoạt động của thư viện. Các khâu chuyên trách khác của thư viện sẽ được nhân viên trong bộ phận quản lý đảm nhiệm. Thư viện ở trường là nơi rất quan trọng cho sinh viên, đó là nơi để học tập, nâng cao kiến thức cho sinh viên. Hiện nay, sau 7 năm phát triển, trường Đại học Điện Lực đã có một hệ thống thư viện rất chuyên nghiệp, rộng rãi dành cho sinh viên trao đổi kiến thức. Với nhu cầu mở rộng để tạo điều kiện cho sinh viên, số lượng sinh viên và số lượng sách đang tăng lên rất nhiều. Vì vậy việc quản lý sách và việc quản lý mượn trả ở thư viện đang diễn ra rất phức tạp. Cùng với đó là sự phát triển của CNTT, nhu cầu ứng dụng công nghệ trong quản lý ngày càng phát triển mạnh nên việc có một phần mềm quản lý thư viện là rất cần thiết. Thư viện trường Đại học Điện Lực có trên 7000 đầu sách và tài liệu, bao gồm các bộ giáo trình, các sách tham khảo, các tạp chí chuyên ngành bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Hiện nay, trường đang được Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam đầu tư một thư viện điện tử với kinh phí giai đoạn 1 là 19 tỷ đồng (thông tin từ website http://www.epu.edu.vn). Hiện nay, trường đã xây dựng được hệ thống thư viện tương đối đầy đủ để đáp ứng nhu cầu của sinh viên, gồm 2 thư viện: thư viện sách(tầng 1) và thư viện điện tử(tầng 2). Với sự phát triển theo xu hướng công nghệ thông tin, tại tầng 1 hiện nay đã được trang bị hệ thống camera để có thể theo dõi các công việc của các nhân viên trong thư viện cũng như các hoạt động trong thư viện. Được sự quan tâm và sự xuất sắc của các nhà lãnh đạo tài ba, trong tương lai nhất định thư viện trường Đại Học Điện Lực sẽ rất chuyên nghiệp và hiện đại. 1.1.2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Thư viện trường Đại học Điện Lực. 7 7 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực 1.1.3. Mục đích nghiên cứu Xây dựng được phần mềm quản lý thư viện. 1.1.4. Các vấn đề cần giải quyết đối với một chương trình quản lý thư viện Phần mềm “Quản lý thư viện” cần đạt được các mục tiêu chính sau: - Làm giảm bớt khó khăn cho người quản lý như việc quản lý mượn, trả, quản lý sách, quản lý việc xử lý vi phạm. - Cập nhật thông tin tài liệu mới và cũ vào và các bảng biểu liên quan, quản lý thông tin sách khi nhập vào, khi thanh lý. - Tìm kiếm, tra cứu thông tin tài liệu, thông tin mượn trả. Điều này giúp cho người quản lý dễ dàng tìm kiếm thông tin và kiểm tra các thông tin một cách dễ dàng hơn. - Tính số lượng sách sau khi nhập sách mới, cho mượn sách, nhận lại sách. - Báo cáo tình hình mượn trả sách, những sách đang được mượn, những người vi phạm. - Hệ thống được thiết kế đảm bảo: Thời gian xử lý nhanh, tra cứu dữ liệu được xử lý chính xác, dễ sử dụng, giao diện thân thiện. 1.1.5. Ý nghĩa của đề tài Hiều thêm về các quy trình nghiệp vụ diễn ra ở thư viện. 1.2. Tìm hiểu về một số chuẩn thư viện trên thế giới 1.2.1. Một số chuẩn thư viện Trước năm 2000, mạng lưới thư viện Việt Nam tuy phát triển khá nhanh nhưng thiếu thống nhất về tổ chức, chưa có các văn bản pháp quy cần thiết, có đủ sức mạnh đảm bảo cho sự phát triển của thư viện nói chung. Về chuyên môn nghiệp vụ, từ phân loại tới mô tả, biên mục,… càng thiếu thống nhất hơn, mỗi nơi thực hiện một kiểu, không theo một chuẩn mực thống nhất nào. Tại hội thảo quốc tế: "Hệ thống và Tiêu chuẩn cho Thư viện Việt Nam" họp tại Hà Nội từ ngày 26/9 đến 28/9/2001, việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động thông tin - thư viện của nước ta trong những năm đầu Thiên niên kỷ mới đã được đại diện lãnh đạo Bộ Khoa học – Công nghệ, Bộ Văn hóa – Thông tin, Bộ Giáo dục - Đào tạo và giám đốc các Thư viện, Trung tâm thông tin Việt Nam nhất trí tán thành. Các chuẩn đó được xác định là: Khung phân loại Dewey (DDC), Khổ mẫu trao đổi thư mục MARC21 và quy 8 8 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2. Dựa trên việc chuẩn hoá nghiệp vụ, các thư viện sẽ thực hiện tốt việc dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia và quốc tế, sử dụng các công nghệ tiên tiến trong các hoạt động thông tin-thư viện, nâng cao chất lượng dịch vụ, tiếp cận với thư viện các nước trong khu vực và thế giới.  Khổ mẫu MARC21: Là khổ mẫu nổi tiếng và được cộng đồng thông tin-thư viện sử dụng rộng rãi trên thế giới. Đến nay đã có một khối lượng khổng lồ các biểu ghi theo MARC21 hiện đang được lưu trữ trong các mục lục liên hợp của Hoa Kỳ (800 triệu biểu ghi), của mạng OCLC (50 triệu biểu ghi), của Thư viện Quốc hội Mỹ (20 triệu biểu ghi). Mặc dù đã có một số nước và thậm chí một vài hệ thống thư viện đã xây dựng cho riêng mình các phiên bản của MARC, nhưng các phiên bản đó vẫn không trở thành một tiêu chuẩn quốc tế. MARC21 đang trở thành một tiêu chuẩn quốc tế, vì đa số các nước nói tiếng Anh bây giờ đang sử dụng. Hầu hết các hệ quản trị thư viện lớn và nhỏ trên thị trường hiện nay đều sử dụng khổ mẫu MARC21 như một sự lựa chọn tối ưu nhất. Áp dụng khổ mẫu MARC21, Thư viện Việt Nam sẽ có điều kiện trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện lớn trên thế giới, nhất là các thư viện lớn của Hoa Kỳ.  Quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR2) là bộ quy tắc nổi tiếng trên thế giới. Công trình AACR2 được đánh giá là đã đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục quốc gia và quốc tế. Vì vậy, AACR2 được sử dụng rộng rãi trên thế giới. Áp dụng quy tắc biên mục AACR2, Thư viện Việt Nam dễ dàng hội nhập vào cộng đồng quốc tế, nhất là việc tiếp cận và trao đổi thông tin về thư mục trên Internet. Trên cơ sở thống nhất cả nước áp dụng AACR2, chúng ta sẽ tạo nên tiền đề quan trọng bậc nhất để đi tới việc xây dựng các mục lục liên hợp quốc gia và trong tương lai, chúng ta có thể đóng góp vào cơ sở dữ liệu thế giới. Hơn thế nữa, áp dụng AACR2, chúng ta có thể kiểm soát được thư mục toàn cầu, đáp ứng tốt nhu cầu tìm tin của bạn đọc.  Khung phân loại thập phân Dewey (DDC): Là một công trình khoa học thư viện vĩ đại của thế giới, là một bách khoa thư, phân loại và tổng hợp tri thức của nhân loại. Với những ưu điểm vượt trội so với tất cả các khung phân loại hiện nay, như: tính cập nhật liên tục trước những biến động mạnh mẽ của tình hình chính trị thế giới, những thay đổi mau lẹ đang diễn ra trên lĩnh vực tri thức; cấu trúc, ký hiệu, phân cấp rõ ràng và về sự ứng dụng rộng rãi trên thế giới, Khung phân loại DDC đang trở thành một khung tiêu chuẩn quốc tế để tổ chức tri thức nhân loại trong các thư viện. Theo thống kê, hiện nay có hơn 200.000 thư viện của 135 quốc gia đang sử dụng DDC. Khung phân loại DDC cũng là hệ thống phân loại của 60 thư mục quốc gia trong đó có 15 quốc gia tại vùng châu Á - Thái Bình Dương. Vì tính khoa học và thông dụng, đến nay DDC đã được dịch sang 30 thứ tiếng khác nhau trên 9 9 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực thế giới. Gần đây, WebDewey – sản phẩm tiên tiến nhất của DDC đã được giới thiệu rộng rãi trên mạng như một phương tiện hỗ trợ đắc lực cho công tác phân loại của các thư viện. 1.2.2. Một số thư viện sử dụng chuẩn ở Việt Nam  Thư viện quốc gia Việt Nam: Hiện nay ở thư viện quốc gia việt nam đang sử dụng một số chuẩn như MARC21 cho biên mục đọc máy, AACR2 cho mô tả tài liệu, DDC cho phân loại tài liệu… Ví dụ: VL13.12345 Trong đó: VL: V: là ngôn ngữ bằng tiếng Việt, L là khổ lớn (chia thành 3 loại khổ chính: N: nhỏ, V: Vừa, L: lớn) 13: là năm đăng ký vào thư viện (tùy theo trường hợp còn có thể hiểu là năm xuất bản của cuốn sách) 12345: chính là series liên tiếp (thứ tự) được gán số.  Rất giống với của trường Đại Học Điện Lực.  Thư viện Libol do công ty Tinh Vân phát triển: Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD, các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings, chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu.  Thư viện Tạ Quang Bửu(Đại học bách khoa Hà Nội): Sử dụng mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách (ISBN) tại Việt Nam. ISBN là chữ viết tắt của International Standard Book Number (Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách), là mã số tiêu chuẩn quốc tế để xác định một quyển sách. Mã số ISBN lúc đó có 10 chữ số, có dạng như sau: ISBN 0-306-40615-2 Các thành phần của mã số ISBN khi đó gồm : - 4chữ ISBN. - Mã quốc gia/nhóm ngôn ngữ (0). - Mã nhà xuất bản (306). - Mã xuất bản phẩm (40615). - Mã kiểm tra (2). Các mã cách nhau bởi dấu gạch ngang. 1.2.3. Chuẩn thư tịch và chuẩn kỹ thuật Về chuẩn hóa công tác thư viện, chúng ta cần lưu ý trước tiên là chuẩn thư tịch hay kiểm soát thư tịch, đó là chuẩn cơ bản về nghiệp vụ thư viện được tạo lập dựa trên quá trình nghiên cứu lâu dài hoạt động TTTV và đã được chấp nhận rộng rãi nhằm đảm bảo tính có thể chuyển đổi của dữ liệu, cho phép chia sẻ tài nguyên thông tin trên phạm vi 10 10 [...]... Thực hiện việc quản lý 2.1 .Quản lý tài liệu nhập các thông tin về các tài mới liệu mới được nhập Quản lý việc in mã 2.2 .Quản lý đánh mã sách sách và đánh mã sách vào sách Quản lý việc thanh lý sách đối với các sách bị 2.3 .Quản lý thanh lý hư hỏng hoặc không dùng đến 26 26 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực 3 Quản lý danh mục 4 Quản lý mượn trả 5 Quản lý thẻ 6 Tìm kiếm... 31 31 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực 3.4 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3.4.1 Tiến trình: Quản trị hệ thống Hình 3.4 : tiến trình quản trị hệ thống 3.4.2 Tiến trình: Quản lý tài liệu Hình 3.5 : quản lý tài liệu 32 32 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực 3.4.3 Tiến trình: Quản lý danh mục 3.4.4 Tiến trình: Quản lý mượn – trả... Quản lý mượn – trả Hình 3.6 : quản lý mượn – trả 33 33 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực 3.4.5 Tiến trình: Quản lý thẻ Hình 3.7 : quản lý mượn – trả 34 34 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực 3.4.6 Tiến trình: Tìm kiếm thông tin Hình 3.8 : quản lý thẻ 35 35 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực 3.4.7... hành - Người dùng lựa chọn tiêu chí thống kê - Hệ thống hiển thị thông tin và các bản thống kê, báo cáo cho người dùng - Người dùng có thể xuất file thống kê thành word hoặc exel để in 24 24 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực 25 25 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG Tóm tắt nội dung chương: Chương... thông tin người mượn như mã thẻ thư viện, họ tên, lớp, khoa + Tìm theo khoa: hệ thống sẽ hiển thị danh sách người mượn thuộc khoa đó 23 23 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực + + + + Tìm theo lớp: hệ thống hiển thị danh sách người mượn theo lớp chọn Tìm theo số thẻ thư viện Tìm kết hợp theo khoa, lớp, mã thẻ thư viện Nếu tìm được, hệ thống sẽ hiển thị thông tin của... thanh lý: khi thanh lý sách chỉ ghi vào sổ sách chứ chưa lưu lại thông tin trên máy - Khi mượn sách, sinh viên sử dụng 3 file trên máy trong thư viện để tìm sách, tuy nhiên 3 máy đó không cài đặt hệ thống quản lý thư viện, do đó khi cập nhật tài liệu trong thư viện thì lại phải copy lại file để lưu trên 3 máy cho sinh viên tra sách - Do hiện tại phần mềm chỉ cài đặt trên các máy ở thư viện nên muốn quản. .. Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực - Hệ thống được thiết kế đảm bảo: Thời gian xử lý nhanh, tra cứu dữ liệu được xử lý chính xác, dễ sử dụng, giao diện thân thiện - Quá trình nhập tài liệu mới về sẽ lưu lại tất cả thông tin vào hệ thống để khi cần tìm kiếm hay báo cáo sẽ nhanh hơn và an toàn hơn - Quá trình thanh lý tài liệu cũng sẽ được lưu lại tất cả thông tin vào hệ thống ể... đưa ra các chức năng của hệ thống, các quy trình nghiệp vụ của hệ thống được biểu diễn dưới dạng các biểu đồ mức khung cảnh, mức đỉnh, mức dưới đỉnh và mô hình thực thể liên kết 3.1 Các chức năng của chương trình Bảng 3.1 Bảng các chức năng của hệ thống STT Tên chức năng 1 Quản trị hệ thống 2 Quản lý tài liệu Chức năng con Mô tả Quản lý thông tin người dùng Thêm, sửa, 1.1 .Quản lý người dùng xóa, phân... thẻ ATM dùng để rút tiền Việc làm thẻ của thư viện: Mỗi khi có sinh viên vào trường(sinh viên khóa mới) thì thư viện sẽ làm cho mỗi sinh viên một thẻ Thẻ thư viện được dùng khi mượn, trả sách, khi vào thi(vì cũng là thẻ sinh viên) 16 16 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực Nếu sinh viên làm mất thẻ thì phải xuống gặp cán bộ thư viện để xin cấp lại thẻ, lệ phí cấp lại... thư viện, đây là một nơi rất quan trọng trong thư viện Các loại sách trong thư viện gồm có: - Sách dành cho các chuyên nghành như: 13 13 Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực + Công nghệ thông tin: sách lập trình, sách giáo trình, nghiên cứu, ví dụ: lập trình C, mạng máy tính, SQL, sử dụng Office, thủ thuật về máy tính, cách sửa máy tính khi gặp những lỗi cơ bản + Hệ . chuẩn quốc tế cho sách (ISBN) tại Việt Nam. ISBN là chữ viết tắt của International Standard Book Number (Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách), là mã số tiêu chuẩn quốc tế để xác định một quyển