XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Chính vì vậy phải đòi hỏi có một hệ thống quản lý ra đời nhằm giảm bớt tính phức tạp trong các khâu quản lý của thư viện, làm cho người quản lý cảm thấy nhẹ nhàng hơn, sinh viên không ph

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Quyền Sinh viên thực hiện : Nguyễn Văn Linh

Dư Văn Nguyện

Hà Nội, 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Giáo viên hướng dẫn : TS Nguyễn Mạnh Quyền Sinh viên thực hiện : Nguyễn Văn Linh

Dư Văn Nguyện

Hà Nội, 2013

Mục lục

DANH MỤC HÌNH ẢNH

DANH MỤC CÁC BẢNG

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọi ngành, mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra

Lý do chọn đề tài:

Như ta đã biết, trong nền kinh tế tri thức ngày nay, sách đóng một vai trò quan trọng trong nền giáo dục và thư viện của các trường là nơi rất bổ ích cho các sinh viên để học tập, tìm hiểu nâng cao kiển thưc Với số lượng sách rất lớn trong thư viện cùng với việc quản lý thủ công qua giấy tờ lằng nhằng, phức tạp làm cho người quản lý quản lý rất khó khăn, sinh viên mượn sách cũng vất vả, mất thời gian và nhiều khi dẫn đến những sai sót không đáng có Chính vì vậy phải đòi hỏi có một hệ thống quản lý ra đời nhằm giảm bớt tính phức tạp trong các khâu quản lý của thư viện, làm cho người quản lý cảm thấy nhẹ nhàng hơn, sinh viên không phải đợi lâu khi mượn sách và mô hình quản lý chuyên nghiệp hơn

Tên đề tài: “Xây dựng hệ thống Quản lý thư viện trường Đại Học Điện Lực”

Cấu trúc của chương trình:

Cấu trúc gồm có 4 chương:

- Chương 1: Khảo sát, đánh giá hiện trạng và đề xuất dự án

- Chương 2: Phân tích quy trình hoạt động của hệ thống

- Chương 3: Phân tích, thiết kế chương trình

- Chương 4: Một số giao diện của chương trình

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT DỰ ÁN1.1 Tổng quan

1.1.1 Giới thiệu chung

Phần mềm quản lý thư viện để phục vụ công tác quản lý tài liệu, người quản lý có khả năng bao quát, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê, báo cáo định kỳ và thường xuyên về tình hình hoạt động của thư viện Các khâu chuyên trách khác của thư viện sẽ được nhân viên trong bộ phận quản lý đảm nhiệm

Thư viện ở trường là nơi rất quan trọng cho sinh viên, đó là nơi để học tập, nâng cao kiến thức cho sinh viên Hiện nay, sau 7 năm phát triển, trường Đại học Điện Lực đã có một hệ thống thư viện rất chuyên nghiệp, rộng rãi dành cho sinh viên trao đổi kiến thức Với nhu cầu mở rộng để tạo điều kiện cho sinh viên, số lượng sinh viên và số lượng sách đang tăng lên rất nhiều Vì vậy việc quản lý sách và việc quản lý mượn trả ở thư viện đang diễn ra rất phức tạp Cùng với đó là sự phát triển của CNTT, nhu cầu ứng dụng công nghệ trong quản lý ngày càng phát triển mạnh nên việc có một phần mềm quản lý thư viện là rất cần thiết

Thư viện trường Đại học Điện Lực có trên 7000 đầu sách và tài liệu, bao gồm các bộ giáo trình, các sách tham khảo, các tạp chí chuyên ngành bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài Hiện nay, trường đang được Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam đầu tư một thư viện điện tử với kinh phí giai đoạn 1 là 19 tỷ đồng (thông tin từ website http://www.epu.edu.vn)

Hiện nay, trường đã xây dựng được hệ thống thư viện tương đối đầy đủ để đáp ứng nhu cầu của sinh viên, gồm 2 thư viện: thư viện sách(tầng 1) và thư viện điện tử(tầng 2) Với sự phát triển theo xu hướng công nghệ thông tin, tại tầng 1 hiện nay đã được trang bị

hệ thống camera để có thể theo dõi các công việc của các nhân viên trong thư viện cũng như các hoạt động trong thư viện Được sự quan tâm và sự xuất sắc của các nhà lãnh đạo tài ba, trong tương lai nhất định thư viện trường Đại Học Điện Lực sẽ rất chuyên nghiệp

và hiện đại

1.1.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Thư viện trường Đại học Điện Lực

1.1.3 Mục đích nghiên cứu

Xây dựng được phần mềm quản lý thư viện

1.1.4 Các vấn đề cần giải quyết đối với một chương trình quản lý thư viện

Phần mềm “Quản lý thư viện” cần đạt được các mục tiêu chính sau:

- Làm giảm bớt khó khăn cho người quản lý như việc quản lý mượn, trả, quản

- Tính số lượng sách sau khi nhập sách mới, cho mượn sách, nhận lại sách

- Báo cáo tình hình mượn trả sách, những sách đang được mượn, những người

vi phạm

- Hệ thống được thiết kế đảm bảo: Thời gian xử lý nhanh, tra cứu dữ liệu được

xử lý chính xác, dễ sử dụng, giao diện thân thiện

1.1.5 Ý nghĩa của đề tài

Hiều thêm về các quy trình nghiệp vụ diễn ra ở thư viện

1.2 Tìm hiểu về một số chuẩn thư viện trên thế giới

1.2.1 Một số chuẩn thư viện

Trước năm 2000, mạng lưới thư viện Việt Nam tuy phát triển khá nhanh nhưng thiếu thống nhất về tổ chức, chưa có các văn bản pháp quy cần thiết, có đủ sức mạnh đảm bảo cho sự phát triển của thư viện nói chung Về chuyên môn nghiệp vụ, từ phân loại tới

mô tả, biên mục,… càng thiếu thống nhất hơn, mỗi nơi thực hiện một kiểu, không theo một chuẩn mực thống nhất nào

Tại hội thảo quốc tế: "Hệ thống và Tiêu chuẩn cho Thư viện Việt Nam" họp tại Hà Nội từ ngày 26/9 đến 28/9/2001, việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động thông tin - thư viện của nước ta trong những năm đầu Thiên niên kỷ mới đã được đại diện lãnh đạo Bộ Khoa học – Công nghệ, Bộ Văn hóa – Thông tin, Bộ Giáo dục - Đào tạo và giám đốc các Thư viện, Trung tâm thông tin Việt Nam nhất trí tán thành Các chuẩn đó được

xác định là: Khung phân loại Dewey (DDC), Khổ mẫu trao đổi thư mục MARC21 và quy

tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2 Dựa trên việc chuẩn hoá nghiệp vụ, các thư viện sẽ thực

hiện tốt việc dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia và quốc tế, sử dụng các công nghệ tiên tiến trong các hoạt động thông tin-thư viện, nâng cao chất lượng dịch vụ, tiếp cận với thư viện các nước trong khu vực và thế giới

 Khổ mẫu MARC21: Là khổ mẫu nổi tiếng và được cộng đồng thông tin-thư viện

sử dụng rộng rãi trên thế giới Đến nay đã có một khối lượng khổng lồ các biểu ghi theo MARC21 hiện đang được lưu trữ trong các mục lục liên hợp của Hoa Kỳ (800 triệu biểu ghi), của mạng OCLC (50 triệu biểu ghi), của Thư viện Quốc hội Mỹ (20 triệu biểu ghi) Mặc dù đã có một số nước và thậm chí một vài hệ thống thư viện

đã xây dựng cho riêng mình các phiên bản của MARC, nhưng các phiên bản đó vẫn không trở thành một tiêu chuẩn quốc tế MARC21 đang trở thành một tiêu chuẩn quốc tế, vì đa số các nước nói tiếng Anh bây giờ đang sử dụng Hầu hết các

hệ quản trị thư viện lớn và nhỏ trên thị trường hiện nay đều sử dụng khổ mẫu MARC21 như một sự lựa chọn tối ưu nhất Áp dụng khổ mẫu MARC21, Thư viện Việt Nam sẽ có điều kiện trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện lớn trên thế giới, nhất là các thư viện lớn của Hoa Kỳ

 Quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR2) là bộ quy tắc nổi tiếng trên thế giới Công

trình AACR2 được đánh giá là đã đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục quốc gia

và quốc tế Vì vậy, AACR2 được sử dụng rộng rãi trên thế giới Áp dụng quy tắc biên mục AACR2, Thư viện Việt Nam dễ dàng hội nhập vào cộng đồng quốc tế, nhất là việc tiếp cận và trao đổi thông tin về thư mục trên Internet Trên cơ sở thống nhất cả nước áp dụng AACR2, chúng ta sẽ tạo nên tiền đề quan trọng bậc nhất để đi tới việc xây dựng các mục lục liên hợp quốc gia và trong tương lai, chúng ta có thể đóng góp vào cơ sở dữ liệu thế giới Hơn thế nữa, áp dụng AACR2, chúng ta có thể kiểm soát được thư mục toàn cầu, đáp ứng tốt nhu cầu tìm tin của bạn đọc

 Khung phân loại thập phân Dewey (DDC): Là một công trình khoa học thư viện

vĩ đại của thế giới, là một bách khoa thư, phân loại và tổng hợp tri thức của nhân loại Với những ưu điểm vượt trội so với tất cả các khung phân loại hiện nay, như: tính cập nhật liên tục trước những biến động mạnh mẽ của tình hình chính trị thế giới, những thay đổi mau lẹ đang diễn ra trên lĩnh vực tri thức; cấu trúc, ký hiệu, phân cấp rõ ràng và về sự ứng dụng rộng rãi trên thế giới, Khung phân loại DDC đang trở thành một khung tiêu chuẩn quốc tế để tổ chức tri thức nhân loại trong các thư viện Theo thống kê, hiện nay có hơn 200.000 thư viện của 135 quốc gia đang

sử dụng DDC Khung phân loại DDC cũng là hệ thống phân loại của 60 thư mục quốc gia trong đó có 15 quốc gia tại vùng châu Á - Thái Bình Dương Vì tính khoa học và thông dụng, đến nay DDC đã được dịch sang 30 thứ tiếng khác nhau trên

thế giới Gần đây, WebDewey – sản phẩm tiên tiến nhất của DDC đã được giới thiệu rộng rãi trên mạng như một phương tiện hỗ trợ đắc lực cho công tác phân loại của các thư viện.

1.2.2 Một số thư viện sử dụng chuẩn ở Việt Nam

 Thư viện quốc gia Việt Nam:

Hiện nay ở thư viện quốc gia việt nam đang sử dụng một số chuẩn như MARC21 cho biên mục đọc máy, AACR2 cho mô tả tài liệu, DDC cho phân loại tài liệu…

12345: chính là series liên tiếp (thứ tự) được gán số

 Rất giống với của trường Đại Học Điện Lực.

 Thư viện Libol do công ty Tinh Vân phát triển:

Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD, các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings, chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu

 Thư viện Tạ Quang Bửu(Đại học bách khoa Hà Nội):

Sử dụng mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách (ISBN) tại Việt Nam ISBN là chữ viết tắt của International Standard Book Number (Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách), là mã số tiêu chuẩn quốc tế để xác định một quyển sách

Mã số ISBN lúc đó có 10 chữ số, có dạng như sau:

Các mã cách nhau bởi dấu gạch ngang

1.2.3 Chuẩn thư tịch và chuẩn kỹ thuật

Về chuẩn hóa công tác thư viện, chúng ta cần lưu ý trước tiên là chuẩn thư tịch

hay kiểm soát thư tịch, đó là chuẩn cơ bản về nghiệp vụ thư viện được tạo lập dựa trên quá trình nghiên cứu lâu dài hoạt động TTTV và đã được chấp nhận rộng rãi nhằm đảm bảo tính có thể chuyển đổi của dữ liệu, cho phép chia sẻ tài nguyên thông tin trên phạm vi

toàn cầu Trong khi chuẩn thư tịch đảm bảo tính nhất quán trong việc xử lý nghiệp vụ

TTTV thì chuẩn kỹ thuật phục vụ công nghệ giao tiếp và truy hồi thông tin trong liên

thông thư viện

1.2.3.1 Chuẩn kỹ thuật

Những chuẩn kỹ thuật của CNTT được áp dụng trong việc truy cập, truy hồi, chuyển tải, lưu trữ, trao đổi, trình bày, và phổ biến thông tin được áp dụng một cách có chọn lọc trong công tác thư viện và hoạt động thông tin trong một cơ quan thông tin hay

hệ thống thư viện Một số chuẩn cơ bản như:

- TCP/IP: Bao gồm TCP – Transmission Control Protocol và IP – Internet Protocol,

thường được kết hợp là TCP/IP TCP phân chia và tích hợp các gói thông tin; IP bảo đảm các gói thông tin được đến đúng địa chỉ Internet dùng TCP/IP cho nên được gọi là “mạng chuyển gói”

- Z39.50: Giao thức khách-chủ(client-server) trao đổi dữ liệu giữa các thư viện qua

mạng Internet

- HTTP: HyperText Transfer Protocol là giao thức truyền thông thông tin trên web.

- HTML: HyperText Markup Language là ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản được

dùng để tạo lập văn bản trên web

- Ngoài ra còn nhiều chuẩn trình bày thông tin và lưu trữ mở trên mạng Internet cũng như tiêu chuẩn chọn lựa phần mềm nguồn mở cho việc xây dựng thư viện số

- MARC21: MAchine Readable Cataloging là biên mục máy đọc được, cơ sở cho

việc trình bày và trao đổi dữ liệu thư tịch đồng nhất

- DDCvà LCC: Dewey Decimal Classification là Phân loại thập phân Dewey dùng

để phân loại tài liệu trong thư viện vừa và nhỏ; còn Library of Congress Classification là Phân loại Quốc hội Hoa Kỳ dùng cho thư viện lớn (trên một triệu

ấn bản sách)

- LCSH: Library of Congress Subject Headings là Khung tiêu đề đề mục (TĐĐM)

của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ được sử dụng hoặc dựa vào để biên soạn Khung TĐĐM quốc gia Dùng trong việc ấn định tiêu đề đề mục để tạo lập hệ thống Mục lục đề mục phục vụ truy cập theo chủ đề

- OPAC: Online Public Access Catalog là hệ thống mục lục trực tuyến tuân thủ đầy

đủ những chuẩn thư tịch và chuẩn kỹ thuật nêu ở trên

Ngày nay chuẩn thư tịch được cập nhật những tiêu chuẩn mới trong môi trường điện

tử như:

- Dublin Core: Chuẩn biên mục gồm 15 thành phần được dùng chủ yếu cho việc

biên mục tài nguyên điện tử

- Siêu dữ liệu thư tịch – Bibliographic Metadata: Do cán bộ biên mục tạo lập là dữ

liệu có cấu trúc trình bày lý lịch của tài liệu (nhan đề, tác giả, năm xuất bản, vv…) được xem như là phiếu mục lục trong môi trường điện tử

1.3 Khảo sát hiện trạng

1.3.1 Địa điểm khảo sát

Thư viện sách tầng 1 tại trường Đại Học Điện Lực

- Phòng thư viện điện tử: phòng này nằm ở tầng 2, đây là phòng diễn ra việc tra cứu thông tin và để phục vụ việc thi trắc nghiệm trên máy Phòng có nhiều máy để hỗ trợ việc thi trắc nghiệm và tra cứu thông tin

- Phòng đọc tại chỗ: phòng này ở tầng 2, dùng để cho người đọc đến để đọc tài liệu Hiện tại, do chưa sắp xếp được cho khoa Hệ thống điện nên phòng đang là khoa

hệ thống điện

1.3.3 Quy trình nhập tài liệu

Quá trình nhập tài liệu thường diễn ra một năm một lần, nhập tài liệu nhằm cung cấp đầy đủ các loại sách để cung cấp cho sinh viên và giáo viên Những tài liệu được nhập thêm là những tài liệu do sinh viên đang mượn bỏ học, sinh viên làm mất hoặc tài liệu quá cũ không thể sử dụng được nữa

Quy trình nhập sách diễn ra như sau:

- Cán bộ thư viện kiểm tra trong kho sách xem cần bổ sung tài liệu gì

- Bộ phận bổ sung sách sẽ tiến hành đi đến các đại lý, nhà sách để mua tài liệu

đó về

- Khi mua về sẽ ghi lại các thông tin như: mua loại sách gì, số lượng bao nhiêu,

… vào sổ tổng quát để tổng kết vào cuối năm cho tài vụ.

khác như VL(khổ lớn), VN(khổ nhỏ), VD(khổ đại – rất lớn), VH(văn học), LV(luận văn),…

Mã số của sách được in ngoài bìa và bìa lót bên trong có dạng như sau:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰCTRUNG TÂM HỌC LIỆU

Các loại sách trong thư viện gồm có:

- Sách dành cho các chuyên nghành như:

+ Công nghệ thông tin: sách lập trình, sách giáo trình, nghiên cứu, ví dụ: lập trình C, mạng máy tính, SQL, sử dụng Office, thủ thuật về máy tính, cách sửa máy tính khi gặp những lỗi cơ bản.

+ Hệ thống điện: giáo trình, bài tập, tài liệu, ví dụ: nhà máy điện, lưới điện, hệ thống điện, điện tử công suất, lý thuyết mạch…

+ Cơ khí: tài liệu, giáo trình, bài tập, ví dụ: autocad, lò hơi, công nghệ CNC,…+ Cơ bản: giáo trình, bài tập, ví dụ: toán cao cấp, vật lý, hóa học, vẽ kỹ thuật, xác suất thống kê, …

+ Kế toán: giáo trình, bài tập, ví dụ: nguyên lý kế toán, kinh tế học, lý thuyết kế toán,…

+ Công nghệ tự động: bài tập, giáo trình, tài liệu, ví dụ: tự động hóa, …

+ Quản lý năng lượng:giáo trình, bài tập, tài liệu, ví du: kỹ thuật nhiệt, quản trị doanh nghiệp, quản lý năng lượng

Kho sách trong thư viện được sắp xếp theo khổ giấy và lĩnh vực, ví dụ như những sách vật lý đại cương có khổ nhỏ(VN) được sắp xếp vào cùng một giá sách ở một chỗ

để khi tìm kiếm được thuận tiện

Kho sách được bố trí thành các giá sách được đặt trải dài bên trong thư viện, chỉ có những người quản lý thư viện mới có quyền được đụng vào Trong kho hiện tài được

bố trí thành 5 giá sách trải dài, trên mỗi giá sách lại được chia thành các ngăn, trên mỗi ngăn là các sách thuộc cùng thể loại

Hiện tại trong kho sách có khoảng 30.000 đầu sách thuộc rất nhiều lĩnh vực như: công nghệ thông tin, kinh tế, hệ thống điện, kỹ thuật,…

1.3.6 Quy trình mượn tài liệu

Đối với sinh viên, sách là một thứ không thể thiếu để hỗ trợ cho việc học tập, tuy nhiên không phải ai cũng có điều kiện để mua được tất cả các loại sách học vì có những chuyên nghành có những loại sách rất dày, đắt Vả lại có những quyển sách chỉ

sử dụng trong một kỳ, các kỳ sau không dùng đến nữa, dó đó việc mượn sách ở thư viện vừa tiết kiệm được chi phí, vừa tiết kiệm được thời gian.Việc mượn sách ở thư viện diễn ra như sau:

- Để mượn được sách thì sinh viên phải có phiếu mượn, phiếu mượn được bán trực tiếp trong thư viện với giá 1000 được 4 tờ

- Phiếu mượn có dạng như sau:

- Sau khi có phiếu mượn, sinh viên cầm phiếu ra ngoài bàn trong thư viện, nơi có đặt 3 máy tính để tra cứu sách Sinh viên tìm kiếm sách cần mượn và ghi thông tin theo phiếu mượn Sau khi ghi xong sinh viên cầm phiếu mượn + thẻ thư viện ra bàn gặp người quản lý mượn trả(Chị Hạnh – tùy vào ca trực).

- Người quản lý sẽ kiểm tra thẻ(bằng tay hoặc bằng máy quét) để kiểm tra thông tin mượn trả của sinh viên(xem có mượn quá số sách quy định – 3 quyển, hay không, kiểm tra ảnh trong thẻ có giống người mượn không) Nếu sinh viên đã mượn 3 quyển thì sẽ thông báo cho sinh viên không mượn thêm được nữa

- Người quản lý sẽ dựa vào mã sách để vào kho lấy sách cho sinh viên Sau khi lấy được sách, người quản lý sẽ ghi thông tin vào phiếu mượn ngày trả và ký tên

- Đưa sách cho sinh viên, lưu thông tin mượn vào máy và cất giữ phiếu mượn

1.3.7 Quy trình trả tài liệu

Việc trả tài liệu diễn ra khi sinh viên đến hạn trả sách hoặc khi gần tết thư viện cần thống kê lại sách nên các sinh viên đang mượn phải đến trả, qua tết sẽ đến mượn lại Việc trả diễn ra như sau:

- Sinh viên trình thẻ thư viện và sách cho người quản lý

- Người quản lý kiểm tra thông tin thẻ và xác nhận người trả có đúng như trong thẻ không(nhìn ảnh)

- Người quản lý đối chiểu thông tin trong phiếu mượn và sách trả xem có sai sách, quá hạn hay sách bị hư hòng gì không Nếu quá hạn hoặc hư hỏng sẽ bị xử lý theo quy định

- Người quản lý nhận sách và cất vào kho, trả thẻ cho sinh viên

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

đó đông người ồn ào nên hay xuống thư viện học.

- Ngoài bàn, ghế, ở tầng 1 còn được trang bị 2 camera theo dõi những hoạt động trong thư viện

- Một màn hình theo dõi camera được đặt ngày sát của ra vào để tiện theo dõi

- 3 điều hòa lớn được đặt trong thư viện để làm mát vào mùa hè

- Ngoài ra tầng 1 được trang bị những thiết bị ánh sáng, cửa kính, giúp lấy ánh sáng tự nhiên từ bên ngoài và cách âm rất tốt, phục vụ tốt cho sinh viên học

- Được trang bị nhiều máy tính để phục vụ cho việc tra cứu thông tin trên máy

và tổ chức các môn thi trắc nghiệm

- Gồm khoảng 22 máy, được kết nối mạng truy cập internet tốc độ cao phục vụ tối đa nhu cầu khai thác thông tin

1.3.10 Thẻ thư viện

Thẻ thư viện được dùng để thực hiện những việc liên quan đến thư viện như mượn, trả sách Từ khóa D4 trở đi, thẻ thư viện, thẻ sinh viên và thẻ rút tiền được tích hợp trong một thẻ nhằm tối ưu hóa thẻ Thẻ có mặt trước là thông tin sinh viên, mặt sau giống như thẻ ATM dùng để rút tiền

Việc làm thẻ của thư viện:

Mỗi khi có sinh viên vào trường(sinh viên khóa mới) thì thư viện sẽ làm cho mỗi sinh viên một thẻ Thẻ thư viện được dùng khi mượn, trả sách, khi vào thi(vì cũng là thẻ sinh viên)

Nếu sinh viên làm mất thẻ thì phải xuống gặp cán bộ thư viện để xin cấp lại thẻ, lệ phí cấp lại thẻ là 50.000.

1.4 Đánh giá hiện trạng

1.4.1 Ưu điểm

- Cơ sở vật chất tốt

- Thư viện rộng rãi, nhiều sách, đủ đáp ứng nhu cầu sinh viên hiện tại

- Cán bộ thư viện nhiệt tình giúp đỡ sinh viên khi gặp khó khăn

- Quá trình nhập tài liệu mới: khi nhập tài liệu về vẫn ghi vào sổ tổng quát – tức là

vẫn lưu trên giấy tờ, như vậy nếu mất hoặc cần báo cáo sẽ khó khăn hơn lưu trên máy

- Quá trình thanh lý: khi thanh lý sách chỉ ghi vào sổ sách chứ chưa lưu lại thông tin trên máy

- Khi mượn sách, sinh viên sử dụng 3 file trên máy trong thư viện để tìm sách, tuy nhiên 3 máy đó không cài đặt hệ thống quản lý thư viện, do đó khi cập nhật tài liệu trong thư viện thì lại phải copy lại file để lưu trên 3 máy cho sinh viên tra sách

- Do hiện tại phần mềm chỉ cài đặt trên các máy ở thư viện nên muốn quản lý người quản lý phải đến thư viện, như vậy không được thuận tiện

- Để mượn được sách sinh viên phải đến tận trường để mua phiếu mượn và tra cứu tài liệu

1.5 Đề xuất cho hệ thống mới

Hệ thống mới sẽ phải đảm bảo được những yêu cầu sau:

- Làm giảm bớt khó khăn cho người quản lý

- Cập nhật thông tin tài liệu mới và cũ vào và các bảng biểu liên quan

- Tìm kiếm, tra cứu thông tin tài liệu, thông tin mượn trả

- Tính số lượng sách sau khi nhập sách mới, cho mượn sách, nhận lại sách

- Báo cáo tình hình mượn trả sách, những sách đang được mượn

- Liệt kê sinh viên vi phạm, chưa trả tài liệu

- Hệ thống được thiết kế đảm bảo: Thời gian xử lý nhanh, tra cứu dữ liệu được

xử lý chính xác, dễ sử dụng, giao diện thân thiện

- Quá trình nhập tài liệu mới về sẽ lưu lại tất cả thông tin vào hệ thống để khi cần tìm kiếm hay báo cáo sẽ nhanh hơn và an toàn hơn

- Quá trình thanh lý tài liệu cũng sẽ được lưu lại tất cả thông tin vào hệ thốngđể khi cần tìm kiếm hay báo cáo sẽ nhanh hơn và an toàn hơn

- Đưa hệ thống chạy trên nền web để phục vụ việc quản lý dễ dàng hơn, sinh viên tìm kiếm để mượn sách dễ dàng hơn

- Tuy đưa lên web nhưng vẫn sẽ sử dụng máy ở thư viện dành cho những sinh viên không có máy – tức là vẫn sử dụng hình thức mượn trực tiếp

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG

Tóm tắt nôi dung chương 2: chương 2 trình bày nội dung về các quy trình hoạt động của hệ thống.

2.1 Quy trình nhập tài liệu

 Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về

Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tài liệu điện tử, giáo trình , đĩa CD, DVD nhưng sách là tài liệu chính

 Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu

Bộ phận bổ xung

 Vai trò của quá trình nhập tài liệu

- Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của người mượn

- Nguồn tài liệu phong phú

 Các bước tiến hành

Sau khi tài liệu được nhập về sẽ tiến hành các bước như sau:

- Phân loại tài liệu Ban kỹ thuật phân loại tài liệu thành các loại như:

+ Sách

+ Báo

+ Tài liệu tham khảo…

Trong đó, mỗi loại tài liệu được phân loại theo lĩnh vực(kinh tế, cơ bản, tin học) và theo khổ giấy(VN – nhỏ, VL – lớn,…)

- Đánh mã tài liệu: ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài liệu bao gồm

cả mã số và mã chữ

Ví dụ như: VV – 1102576 Có nghĩa là tài liệu thuộc loại việt vừa(VV), nhập năm 2011(11), mã sách là 02576

Mã sách được sinh ra tự động và in ra cho bộ phận bổ xung dán vào sách

Mã được sinh ra phải đảm bảo không bị trùng lặp

- Sắp xếp tài liệu: Sau khi đánh mã cho từng loại tài liệu xong, bộ phận mượn, trả sắp xếp tài liệu vào các tủ tài liệu, vào các ngăn tương ứng(tủ để sách, tủ để báo, tủ để tài liệu tham khảo…) Bộ phận mượn trả phân tài liệu thành các tầng, giá, kệ để sắp xếp tài liệu theo đúng từng nghành Việc xếp sách dựa vào

loại sách và khổ của sách, ví dụ những quyển sách vật lý đại cương có khổ nhỏ thì được đặt vào cùng một chỗ.

2.2 Quy trình mượn tài liệu

 Thời gian: xảy ra mỗi khi có người mượn mượn tài liệu(trong giờ hành chính)

 Mượn tài liệu:Số lượng tài liệu được mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện

- Người mượn là sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình Thời gian mượn tùy thuộc vào số lượng sách đó có trong thư viện(thường là 2 tháng)

- Người mượn là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình

 Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu

Bộ phần mượn – trả, người mượn(học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường)

 Vai trò của quá trình mượn tài liệu

Đáp ứng nhu cầu của bạn đọc

 Các bước tiến hành:

- Người mượn muốn mượn sách thì phải có mã sách cần mượn, việc tìm kiếm

mã sách có thể thực hiện qua hệ thống web của thư viện hoặc có thể đến trực tiếp thư viện để tra

- Sau khi có được mã sách, người mượn tiến hành việc mượn Việc mượn có thể diễn ra theo 2 cách:

+ Nếu mượn qua hệ thống mạng: người mượn phải đăng nhập vào hệ thống trước, tiến hành tìm kiểm tài liệu cần mượn rồi ghi đầy đủ các thông tin cần mượn theo hướng dẫn trên hệ thống như: Mã sách, tên sách Sau đó bấm nút mượn để mượn

Khi đó thông tin của người mượn sẽ được gửi tới bộ phận mượn, trả Bộ phận này sẽ kiểm tra thông tin sách của người mượn xem còn không rồi thông báo lại cho họ ngày đến lấy (nếu còn)

+ Nếu mượn trực tiếp tại thư viện: Người mượn phải mua phiếu mượn, tìm thông tin tài liệu cần mượn rồi ghi vào phiếu đó

- Các bước khi mượn:

 Trình thẻ thư viện để kiểm tra

 Bộ phận mượn – trả kiểm tra sách trong thư viện xem còn không(đối với trường hợp mượn trực tiếp) Nếu hết thì thông báo hết.

 Vào kho tìm và lấy sách

 Lưu lại thông tin mượn vào hệ thống, in phiếu mượn rồi cho người mượn ký vào(đối với trường hợp mượn qua web)

 Đưa sách cho người mượn

 Trả thẻ thư viện, cất phiếu mượn

- Trường hợp mượn đọc tại chỗ tiến hành như mượn về

Hình 2.1 Phiếu mượn

2.3 Quy trình trả tài liệu

 Thời gian: xảy ra mỗi khi có người mượn trả tài liệu

Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu

Bộ phận mượn – trả, người mượn

 Các bước tiến hành

mượn – trả

thông tin trong phiếu mượn với thông tin tài liệu

đúng với phiếu mượn thì thủ thư nhận tài liệu, hủy phiếu mượn, cập nhật thông tin trong hệ thống và trả thẻ cho người mượn

không đúng hạn sẽ bị xử phạt theo quy đinh

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

Sau khi nhận tài liệu người mượn trả, bộ phận mượn – trả phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí lưu trữ của nó.

2.4 Xử lý người mượn vi phạm

 Thời gian: xảy ra khi có người mượn vi phạm mượn trả tài liệu

 Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm

Bộ phận mượn – trả, người mượn

 Vai trò của việc xử lý vi phạm

- Giảm tỷ lệ vi phạm của người mượn

- Nâng cao tính kỷ luật của thư viện

- Có kinh phí để mua tài liệu

 Các bước tiến hành:

- Người mượn trả tài liệu và bị vi phạm

- Bộ phận mượn – trả xử phạt người mượn theo quy định của thư viện:

+ Trường hợp người mượn trả tài liệu không đúng thời hạn quy đinh Đối với những người mượn trả tài liệu quá hạn sẽ bị phạt tiền theo số ngày quá hạn

+ Trường hợp người mượn đánh rách nát tài liệu, tùy vào tình trạng của tài liệu mà thủ thư phạt

+ Trường hợp đánh mất tài liệu thì phải mua đền trả thư viện tài liệu đó hoặc 100% giá bìa của tài liệu đó

 Vai trò của việc xử lý tài liệu

Giảm bớt tài liệu không còn sử dụng được cho thư viện, có thêm không gian để sách

 Các bước tiến hành

Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu cũ, rách nát, lạc hậu, những cuốn nào không sử dụng được nữa Những cuốn tài liệu này sẽ được thanh lý Sau khi

bỏ các cuốn tài liệu cũ, ban kỹ thuật phân loại và sắp xếp lại tài liệu sao cho phù hợp và thuận tiện cho việc tìm kiếm mượn trả.

2.6 Quy trình tìm kiếm thông tin

 Thời gian: xảy ra bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu

 Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm

Admin, bộ phận mượn – trả, sinh viên

 Vai trò của việc tìm kiếm

+ Biết được đầy đủ thông tin về tiêu chí cần tìm

+ Tìm kiếm nhanh, chính xác

+ Nâng cao hiệu quả làm việc

 Các bước thực hiện

Người dùng lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm:

+ Tìm kiếm theo mã tài liệu, tên tài liệu: người dùng sử dụng hệ thống để tra cứu tài liệu theo mục đích cần tìm Hệ thông sẽ đưa ra các tiêu chí tìm kiếm cho người dùng lựa chọn và điền các thông tin vào

+ Tìm theo dạng tài liệu: sách giáo trình, bài tập, … Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tài liệu theo từng dạng tài liệu mà người dùng lựa chọn

+ Tìm tài liệu theo nghành: hệ thống hiển thị danh sách tài liệu theo từng nghành, theo từng chuyên nghành

+ Người dùng tìm theo tên, tác giả, nhà xuất bản…Hệ thống sẽ hiển thì tài liệu

có thông tin đó

+ Người dùng cũng có thể kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: tìm theo loại tài liệu, theo nghành, theo tên… Hệ thống sẽ trả ra kết quả theo các tiêu chí nếu tồn tại tài liệu đó trong thư viện

 Nếu tài liệu theo tiêu chí tìm kiếm không có thì hệ thống sẽ thông báo “Không còn tài liệu này”

Quá trình tìm kiếm cho biết được đầy đủ thông tin của tài liệu đó như: Tên, mã, nhà xuất bản, nghành, số lượng còn lại, vị trí tài liệu

+ Tìm kiếm thông tin người mượn: người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm người mượn Kết quả sẽ hiển thị thông tin người mượn như mã thẻ thư viện,

họ tên, lớp, khoa

+ Tìm theo khoa: hệ thống sẽ hiển thị danh sách người mượn thuộc khoa đó

+ Tìm theo lớp: hệ thống hiển thị danh sách người mượn theo lớp chọn.

+ Tìm theo số thẻ thư viện

+ Tìm kết hợp theo khoa, lớp, mã thẻ thư viện

+ Nếu tìm được, hệ thống sẽ hiển thị thông tin của người mượn, nếu không tìm được hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Không tồn tại sinh viên này”

+ Tìm kiếm mượn trả: xảy ra khi người mượn mượn tài liệu, thủ thư phải tìm kiếm thông tin về người mượn để xem có vi phạm quy định không(quy định

là chỉ được mượn 3 quyển, không bị phạt) để cho mượn hoặc khi muốn biết thông tìn về người mượn nào đó đang mượn sách Quá trình tìm kiếm sẽ cho biết là người mượn có mượn tài liệu hay không, mượn số lượng bao nhiêu, hạn trả khi nào

2.7 Thống kê, báo cáo và in ấn

 Thời gian

- Thống kê tình trạng mượn tài liệu: tài liệu nào đang mượn, người mượn đang mượn

- Thống kê tài liệu khi nhập mới: tài liệu khi mới được nhập về

- Thống kê tài liệu thanh lý: tài liệu khi được thanh lý

- Thống kê người mượn vi phạm

- Thống kê tài liệu còn trong thư viện

 Tác nhân tham gia vào quá trình thống kê

Người quản lý, bộ phận mượn-trả

 Vai trò của quá trình thống kê

- Kiểm soát được tần xuất mượn trả tài liệu trong thư viện

- Kiểm soát số lượng tài liệu, người mượn trong thư viện

- Dựa trên kết quả thống kê tài liệu được yêu cầu, tài liệu được mượn nhiều

để điều chỉnh thêm tài liệu được mượn nhiều hoặc giảm số lượng sách ít được mượn

- Kiểm tra tình hình làm việc của những người quản lý thông qua tần xuất mượn trả mà thủ thư đó đảm nhiệm

 Các bước tiến hành

- Người dùng lựa chọn tiêu chí thống kê

- Hệ thống hiển thị thông tin và các bản thống kê, báo cáo cho người dùng

- Người dùng có thể xuất file thống kê thành word hoặc exel để in