báo cáo xây dựng hệ thống đại lý bán hàng

Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm LỜI CẢM ƠN Trước tiên, chúng em gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Điện Lực đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em học lớp Công nghệ thông tin, khóa D4. Chúng em gửi lời cảm ơn chân thành đến quí thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin đã nhiệt tình giảng dạy và hướng dẫn chúng em trong suốt quá trình thời gian vừa qua, qua đó chúng em đã có được những kiến thức bổ ích để làm đề tài thực tập dự án phát triển phần mềm này. Chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Lê Mạnh Hùng người đã trực tiếp hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài. Chúng em cảm ơn tới tất cả những người bạn trong lớp Công nghệ thông tin, khóa D4. Những người luôn chia sẻ và cổ vũ chúng em trong những lúc khó khăn và chúng em luôn ghi nhớ điều đó. Cuối cùng, chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn vô hạn đối với cha mẹ và gia đình đã luôn ủng hộ, giúp đỡ chúng em. Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng báo cáo thực tập của chúng em còn có rất nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp của thầy (cô) giáo và các bạn. Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn ! Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Linh Hồ Văn Khương 1 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm MỤC LỤC 2 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PHẦN TỬ MÔ HÌNH KÝ HIỆU Ý NGHĨA Biểu đồ USE CASE Tác nhân (Actor) Một người / nhóm người hoặc một thiết bị hoặc hệ thống tác động hoặc thao tác đến chương trình. Use-case (“Ca” sử dụng) Biểu diễn một chức năng xác định của hệ thống Mối quan hệ giữa các use case Use case này sử dụng lại chức năng của use case kia Use case này mở rộng từ use case kia bằng cách thêm chức năng cụ thể Use case này kế thừa các chức năng từ use case kia Biểu đồ LỚP Lớp (Class) Biểu diễn tên lớp, thuộc tính, và phương thức của lớp đó Quan hệ kiểu kết hợp Biểu diễn quan hệ giữa hai lớp độc lập, có liên quan đến nhau Quan hệ hợp thành Biểu diễn quan hệ bộ phận – tổng thể Quan hệ phụ thuộc Các lớp phụ thuộc lẫn nhau trong hoạt động của hệ thống Biểu đồ TRẠNG THÁI Trạng thái Biểu diễn trạng thái của đối tượng trong vòng đời của đối tượng đó Trạng thái khởi đầu Khởi đầu vòng đời của đối tượng đó Trạng thái kết thúc Kết thúc vòng đời của đối tượng Chuyển tiếp (transition) Chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác Biểu đồ TUẦN TỰ 3 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm Procedure (Phương thức) Là một phương thức của B mà đối tượng A gọi thực hiện. Message (Thông điệp) Là một thông báo mà B gởi cho A. Biểu đồ HOẠT ĐỘNG Hoạt động Mô tả hoạt động gồm tên hoạt động và đặc tả của nó Trạng thái khởi đầu Trạng thái kết thúc Thanh đồng bộ ngang Mô tả thanh đồng bộ ngang Chuyển tiếp Quyết định Mô tả một lựa chọn điều kiện Các luồng Phân tách các lớp đối tượng khác nhau trong biểu đồ hoạt động Phân cách nhau bởi một đường kẻ dọc từ trên xuống dưới biểu đồ Biểu đồ THÀNH PHẦN Thành phần Mô tả một thành phần của biểu đồ, mỗi thành phần có thể chứa nhiều lớp hoặc nhiều chương trình con Mối quan hệ phụ thuộc giữa các thành phần Mỗi quan hệ giữa các thành phần(nếu có) Biểu đồ TRIỂN KHAI Các node (các thiết bị) Biểu diễn các thành phần không có bộ vi xử lý Các bộ xử lý Biểu diễn các thành phần có bộ vi xử lý Liên kết truyền thông TCP/IP Giao thức truyền thông TCP/IP thông qua kết nói mạng LAN 4 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm DANH MỤC CÁC HÌNH DANH MỤC CÁC BẢNG 5 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm PHẦN MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động. Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đồi mới, bước đầu đã hòa nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới. Đặc biệt, với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hóa, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hóa và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo… Lý do chọn đề tài Trong quá trình kinh doanh phát triển của các cửa hàng, tổ chức, doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (trao đổi, mua bán) các loại hàng hóa giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lý và theo dõi hằng ngày. Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp. Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lý dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lý, khai thác và xử lý những thông tin trên. Để đạt mục tiêu đó, việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến. Với một phần mềm quản lý cơ bản, nguồn nhân lực được giảm thiểu tối đa, tiết kiệm về kinh tế, bên cạnh đó tính chính xác cũng được đảm bảo hơn, dễ dàng trong việc quản lý. Tổng đại lý Minh Anh( 176 Định Công- Hoàng Mai- Hà Nội), trực thuộc Cty TNHH Minh Anh, là đại lý chuyên cung cấp, phân phối sản phẩm văn phòng phẩm cho các đại lý, cửa hàng vừa và nhỏ trên khắp tỉnh thành Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hải Dương, Hải Phòng. Hiện tại Minh Anh đang có 2 đại lý cơ sở nằm ở 2 tỉnh là Hải Dương (Tân Trường- Cẩm Giàng- Hải Dương) và Hải Phòng (Số 275 Lạch Tray - Ngô Quyền - Hải Phòng - quangminh@vanphongpham24.com). Đại lý Minh Anh là một đại lý vừa , và hiện đang có gần 33 nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau làm việc tại đây. Là hệ thống chuyên phân phối và buôn bán sản phẩm văn phòng phầm và các sản phẩm liên quan đến văn phòng, do đó lượt khách hàng tới để xem sản phẩm và đặt hàng tương đối lớn, có thể lên tới 50 lượt /ngày. Vì vậy, việc quản lý mua bán này cần phải theo một mô hình định sẵn. Để đáp ứng yêu cầu này, và thay thế hệ thống cũ, “Xây dựng hệ thống quản lý đại lý buôn bán và phân phối văn phòng phẩm” được xây dựng lên với mục đích thay thế hệ thống cũ trước đây. Hệ thống này sẽ giúp giảm bớt công việc quản lý mỗi ngày cho nhân 6 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm viên, thay vì làm việc trên giấy tờ nhiều trước đây, giờ nhân viên có thể quản lý trên máy tính, nhằm tăng hiệu quả công việc quản lý hệ thống đại lý lên mức cao nhất có thể. Tên đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý đại lý buôn bán và phân phối văn phòng phẩm”. Mục tiêu đề tài Thay thế hệ thống quản lý cũ của Tổng đại lý Minh Anh bằng hệ thống mới hoàn thiện, đầy đủ và chính xác hơn, giảm thiểu tối đa công việc quản lý bằng sổ sách, giấy tờ. Hệ thống sẽ có sự thống nhất dữ liệu giữa các phòng ban chuyên môn, thuận tiện hơn cho việc giám sát hoạt động, thống kê báo cáo của phòng ban. Tránh sai sót và giảm thiểu thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc quản lý. Phạm vi đề tài: Đề tài được khảo sát thực tế tại Tổng đại lý Minh Anh(176- Định Công- Hoàng Mai- Hà Nội. 7 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ĐẠI LÝ MINH ANH Trong chương 1, bài báo cáo sẽ trình bày tổng quan về bài toán quản lý Đại lý Minh Anh, tình trạng thực tế của bài toán và các khó khăn cũng như biện pháp giải quyết cho bài toán được đặt ra. 1.1. Cơ sở lý thuyết và khảo sát thực trạng 1.1.1. Mục đích khảo sát Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu của người sử dụng. Việc khảo sát nhằm để: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần nghiên cứu khắc phục. 1.1.2. Nội dung khảo sát, đánh giá hiện trạng Tìm hiểu môi trường kinh doanh, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủ quản của cửa hàng. - Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong cửa hàng, và sự phân cấp quyền hạn. - Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong cửa hàng - Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng. - Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai. - Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết. - Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. 1.2. Tổng quan về hệ thống đại lý Minh Anh 1.2.1. Giới thiệu tổng quan Tổng đại lý Minh Anh có địa chỉ 176- Định Công- Hoàng Mai- Hà Nội là một đại lý tương đối lớn với 33 nhân viên làm việc. Là đại lý chuyên phân phối sản phẩm văn phòng phẩm( bút, giấy, kẹp, gim giấy, các loại máy văn phòng như máy in, máy Scan, …) và các sản phẩm liên quan. Đây là cửa hàng uy tín về giá cả và chất lượng sản phẩm. 8 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm 1.2.2. Sơ đồ tổ chức Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức  Sơ lược về các bộ phận trong sơ đồ tổ chức. Giám đốc điều hành: Là bộ phận chỉ đạo các hoạt động của đại lý. Bộ phận quản lý: là bộ phận quản lý tất cả các vấn đề kinh doanh, buôn bán của đại lý để lập báo cáo gửi lên giám đốc điều hành. Bộ phận kế toán: đây là bộ phận quản lý các vấn đề liên quan đến thu chi, hóa đơn mua bán và công nợ của đại lý. Bộ phận này sẽ lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng khi họ có nhu cầu mua hàng từ đại lý hoặc là lập hóa đơn thanh toán tiền cho nhà cung ứng khi họ nhập hàng vào kho hàng của đại lý. Bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm quản lý công nợ của khách hàng, bao gồm nợ tiền từ nhà cung cấp hay là khoản tiền nợ khách như nợ Ngân hàng, chủ nợ,…. Và đên định kỳ lập báo cáo thu chi, doanh thu lại gửi lên cấp trên. Bộ phận bán hàng: là bộ phận chuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, giúp khách hàng tìm kiếm sản phẩm và lập phiếu mua hàng khi họ có nhu cầu mua hàng để gửi tới bộ phận kế toán. Bộ phận kho: đây là bộ phận làm việc tại kho hàng, chịu trách nhiệm quản lý hàng nhập xuất vào kho và lập phiếu thống kê. Đến định kỳ lại lập báo cáo gửi lên cấp trên để giám sát tình hình trong kho.Bộ phận này còn chịu trách nhiệm kiểm kê hàng và quản lý hàng tồn kho. 9 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm 1.2.3. Mô tả hoạt động chính  Hoạt động bán hàng Khi khách hàng tới và có nhu cầu mua hàng, nhân viên thuộc bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhập yêu cầu của khách hàng, sau đó sẽ tìm kiếm hàng và thông tin hàng mà khách hàng yêu cầu rồi lập phiếu mua hàng với các sản phẩm khách hàng cần mua. Rồi yêu cầu khách hàng ra bộ phận kế toán thanh toán tiền để nhận hàng. Tại đây, nhân viên của bộ phận kế toán sẽ kiểm tra phiếu mua hàng, lập hóa đơn và thanh toán cho khách hàng, lưu dữ liệu khách hàng vào trong dữ liệu để tiện cho việc quản lý khách hàng thường xuyên tới đặt hàng. Sau đó, khách hàng sẽ ra kho hàng và giao cho nhân viên trong kho hàng bao gồm hóa đơn thanh toán và phiếu mua hàng. Nhân viên kho sẽ giao hàng cho khách hàng và lập phiếu xuất hàng lưu vào trong dũ liệu để tiện cho việc quản lý hàng và tính toán.  Hoạt động xuất hàng (Xuất hàng ra các đại lý phân phối) Người từ đại lý phân phối sẽ tới kho hàng, yêu cầu sản phẩm và số lượng cần lấy. Nhân viên tại đây sẽ lập phiếu xuất hàng ra và lập phiếu xuất lưu vào dữ liệu thống kê.  Hoạt động nhập hàng Khi có yêu cầu từ ban quản lý đại lý gửi yêu cầu đến nhà cung ứng, nhà cung ứng sẽ mang sản phẩm tới và bàn giao cho bộ phận kho để nhập hàng vào kho.Nhân viên kho sẽ kiểm tra chất lượng và thông tin sản phẩm đúng yêu cầu hay không, sau đó lập phiếu nhập hàng và bộ phận kế toán sẽ lập hóa đơn thanh toán tiền cho nhà cung ứng. 1.2.4. Phân tích dữ liệu - Hóa đơn thanh toán - Phiếu mua hàng - Phiếu nhập hàng - Phiếu xuất hàng - Báo cáo, thống kê kho hàng - Báo cáo thu chi, công nợ 1.2.5. Đánh giá hiện trạng 1.2.5.1. Những khó khăn chính Theo khảo sát của nhóm, hiện trạng của tổng đại lý Minh Anh còn nhiều bất cập như sau: - Phần lớn việc quản lý vẫn phụ thuộc vào giấy tờ, hóa đơn, sổ sách. 10 [...]... của đại lý Bộ phận kho: bộ phận này làm việc trong kho hàng, chịu trách nhiệm kiểm kê hàng ,quản lý nhập xuất hàng, thống kê báo cáo các hoạt động liên quan đến nhập xuất hàng của đại lý Bộ phận quản lý: đây là bộ phận chủ chốt, là bộ phân quản lý các bộ phận khác và quản lý đại lý thay cho giám đốc điều hành Bộ phận quản lý sẽ quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, nhà cung cấp, và lập kế hoạc xuất hàng( ... của hệ thống 1 Yêu cầu lập báo cáo xuất kho 2 Hiện thị giao diện lập báo cáo 3 Chọn chức năng lập báo cáo xuất 4 Hiển thị danh sách các phiếu xuất kho kho 2.4.17 Use case lâp báo cáo nhập hàng - Tên ca sử dụng: Tác nhân: Lập báo cáo nhập kho Nhân viên quản lý kho hàng 34 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm - Mục đích: Mô tả khái quát: Lập báo cáo số liệu về hàng đã nhập vào kho Nhân viên quản lý. .. nhân viên quản lý kho xuất hàng ra cho khách hoặc các đại lý cơ sở rồi lập phiếu lưu vào cơ sở dữ liệu Use case lập báo cáo xuất hàng: chức năng này cho phép bộ phận kho lập báo cáo về hoạt động xuất hàng của đại lý Use kiểm kê kho hàng: cho phép nhân viên kho sẽ kiểm kê số lượng hàng hóa, thông tin về hàng hóa rồi lập báo cáo lại 20 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm Use case quản lý tồn kho:... vay Bảng 1.13 Bang lớp hóa đơn nợ khác 1.3.1.14 Lớp đại lý Thông tin Mô tả MaDaiLy Mã số của đại lý TenDaiLy Tên nhà đại lý DiaChi Địa chỉ của đại lý SDT Số điện thoại của đại lý Bảng 1.14 Bảng lớp đại lý 16 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm 1.3.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các lớp nghiệp vụ Hình 1.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các lớp nghiệp vụ 17 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm 1.4 Kết luận... lệ: Hệ thống sẽ kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu và thông báo kết quả 2.4.9 Use case lập phiếu mua hàng - Tên ca sử dụng: Tác nhân: Mục đích: Mô tả khái quát: Lập phiếu mua hàng Nhân viên bán hàng Lập phiếu mua hàng giao cho khách hàng Nhân viên bán hàng đăng nhập vào hệ thống, lựa Tiền điều kiện: chọn chức năng lập phiếu mua hàng Tài khoản người dùng đăng nhập hệ thống là tài khoản nhân viên bán hàng. .. của dữ liệu và thông báo kết quả 2.4.16 Use case lập báo cáo xuất hàng - Tên ca sử dụng: Tác nhân: Mục đích: Mô tả khái quát: Lập báo cáo xuất kho Nhân viên quản lý kho hàng Lập báo cáo số liệu về hàng đã xuất kho Nhân viên quản lý kho nhập chọn chức năng lập Tiền điều kiện: báo cáo xuất kho Tài khoản người dùng đăng nhập hệ thống là tài Mô tả diễn biến: khoản nhân viên quản lý kho hàng Hành động của... định các lớp nghiệp vụ 1.3.1.1 Lớp khách hàng Đây là lớp lưu trữ thông tin khách hàng khi tới đặt mua hàng với số lượng lớn tại đại lý Minh Anh Thuộc tính MaKH TenKH DiaChi SDT Mô tả Mã khách hàng Họ và tên của khách hàng Địa chỉ của khách hàng hoặc đại lý mua hàng Số điện thoại liên lạc của khách hàng hoặc đại lý mua hàng Bảng 1.1 Bảng lớp khách hàng 11 Báo cáo thực tập dự án phát triển phần mềm 1.3.1.2... diện quản lý tồn kho 3 Lựa chọn chức năng báo cáo hàng 4 Ghi nhận và lấy các số liệu liên quan tồn kho đến quản lý tồn kho để lập báo cáo tồn kho của đại lý Hiển thị danh sách các hàng hóa còn tồn đọng trong kho về số lượng và các thông tin liên quan 2.4.19 Use case thống kê, kiểm kê kho hàng - Tên ca sử dụng: - Tác nhân: - Mục đích: Thống kê, kiểm kê kho hàng Nhân viên quản lý kho Thống kê, báo cáo số... thông báo kết quả 2.4.4 Use case quản lý khách hàng - Tên ca sử dụng: Tác nhân: Mục đích: Quản lý khách hàng Nhân viên quản lý Cập nhật thông tin khách hàng mua hàng của đại Mô tả khái quát: lý Nhân viên quản lý đăng nhập vào hệ thống, lựa chọn chức năng cập nhật thông tin khách hàng - Tiền điều kiện: - Mô tả diễn biến: Hành động của tác nhân trong dữ liệu khách hàng Tài khoản người dùng đăng nhập hệ thống. .. viên kế toán lưu trữ và quản lý báo cáo lên.Nhân viên kế toán sẽ dựa vào chức năng này để quản lý thu chi của đại lý để làm cơ sở báo cáo lên cấp trên Use case lập phiếu mua hàng: chức năng này cho phép bộ phận bán hàng sẽ lập ra danh sách các mặt hàng khách hàng yêu cầu rồi giao cho khách hàng Use case tìm kiếm sản phẩm: Use case này là chức năng cho phép nhân viên bán hàng tìm kiếm thông tin sản phẩm . đơn nợ MaNV Mã nhân viên lập phiếu nợ MaNhaCC Mã nhà cung cấp đại lý nợ NgayVayNo Ngày vay nợ HanTra Hạn trả nợ TongTienNo Tổng tiền nợ nhà cung cấp ThanhToan Tình trạng thanh toán (đã thanh toán/. đơn nợ MaNV Mã nhân viên lập phiếu nợ NgayVayNo Ngày vay nợ HanTra Hạn trả nợ TongTienNo Tổng tiền nợ LaiSuat Lãi suất vay vốn ThanhToan Tình trạng thanh toán (đã thanh toán/ chưa thanh toán) TenChuNo. và phương thức của lớp đó Quan hệ kiểu kết hợp Biểu diễn quan hệ giữa hai lớp độc lập, có liên quan đến nhau Quan hệ hợp thành Biểu diễn quan hệ bộ phận – tổng thể Quan hệ phụ thuộc Các lớp phụ