Xây dựng hệ thống quản lý thư viện sử dụng công nghệ RFID và dịch vụ thông tin di động

Trên thế giới việc áp dụng RFID vào trong quản lý thư viện đã được nghiên cứu và ứng dụng thực tế. Ví dụ như tại thư viện Vatican, thư viện trường Đại học quốc gia Califonia, Mỹ. Nhờ khả năng đầu đọc RFID đọc thẻ ở bất kể vị trí hoặc hướng nào, cộng với đọc được với số lượng lớn,… đã làm tăng tính khả thi của chúng khi sử dụng lâu dài. giải pháp để quản lý việc mượn trả sách hiệu quả, thông báo linh hoạt và không cần tốn nhiều công sức cho cán bộ thư viện đó là việc tích hợp dịch vụ thông tin di động SMS. Ngoài ra, còn có dịch vụ Email tự động cũng được đưa vào hệ thống.

LỜI MỞ ĐẦU Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một công nghệ mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc

áp dụng vào các hoạt động xã hội như : Quản lý hệ thống thư viện trường học, kinh

tế, thông tin, kinh doanh, và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu

Hiện nay đã có rất nhiều thư viện sử dụng các phần mềm khác nhau Tuy nhiên , đó chưa đủ để làm nên một hệ thống quản lý hiệu quả Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, phần mềm đi cùng với phần cứng đã đem lại hiệu quả vượt trội Các công nghệ được nhắc đến ở đây là công nghệ Barcode, công nghệ RFID Trên thế giới việc áp dụng RFID vào trong quản lý thư viện đã được nghiên cứu và ứng dụng thực tế Ví dụ như tại thư viện Vatican, thư viện trường Đại học quốc gia Califonia, Mỹ Nhờ khả năng đầu đọc RFID đọc thẻ ở bất kể vị trí hoặc hướng nào, cộng với đọc được với số lượng lớn,… đã làm tăng tính khả thi của chúng khi sử dụng lâu dài

Bên cạnh đó, giải pháp để quản lý việc mượn trả sách hiệu quả, thông báo linh hoạt và không cần tốn nhiều công sức cho cán bộ thư viện đó là việc tích hợp dịch vụ thông tin di động SMS Ngoài ra, còn có dịch vụ Email tự động cũng được đưa vào hệ thống

Những hiệu quả mà RFID đem lại khi áp dụng vào hệ thống thư viện là rất

lớn Trên tinh thần đó, chúng em đã tập trung nghiên cứu và phát triển đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý thư viện sử dụng công nghệ RFID và dịch vụ thông tin

di động ”

Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới:

 Thầy Nguyễn Xuân Dũng

 Viện Điện Tử - Viễn Thông, trường ĐH Bách Khoa Hà Nội Cùng toàn thể gia đình và bạn bè đã hỗ trợ chúng em trong quá trình nghiên cứu Nhóm nghiên cứu :

Do đó, trong khuôn khổ đồ án này, chúng em xây dụng hệ thống quản lý thư viện có tích hợp công nghệ RFID và các dịch vụ thông tin di động SMS

Therefore, within this thesis, we focused on building a library management system that integrates RFID technology and mobile communication services (SMS)

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

TÓM TẮT ĐỒ ÁN 2

ABSTRACT 3

MỤC LỤC 4

DANH SÁCH HÌNH VẼ 9

DANH MỤC BẢNG BIỂU 11

THUẬT NGỮ VIẾT TẮT 12

CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 14

1.1 Giới thiệu về quản lý thư viện 14

1.2 Khảo sát thư viện trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 15

1.2.1 Giới thiệu chung về tổ chức và cơ sở vật chất 15

1.2.2 Cơ cấu tổ chức hệ thống thư viện 17

1.2.3 Quy trình nghiệp vụ thư viện 19

1.2.3.1 Quy trình nhập tài liệu 21

1.2.3.2 Quy trình mượn tài liệu 22

1.2.3.3 Quy trình trả tài liệu 23

1.2.3.4 Xử lý độc giả vi phạm 24

1.2.3.5 Quy trình xử lý tài liệu 25

1.2.3.6 Quy trình tìm kiếm thông tin 26

1.2.3.7 Quy trình làm thẻ thư viện 26

1.2.3.8 Quy trình hủy thẻ thư viện 28

1.2.3.9 Thống kê, báo cáo và in ấn 29

CHƯƠNG 2.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀ THUẬT TOÁN VÀO HỆ THỐNG THƯ VIỆN 30

2.1.1 Giới thiệu về công nghệ RFID 30

2.1.2 Các đặc điểm chính của công nghệ RFID 32

2.1.2.1 Tần số hoạt động 32

2.1.2.2 Phạm vi ghi đọc 33

2.1.2.3 Phương pháp kết nối vật lý 33

2.1.3 Cấu trúc một hệ thống RFID 34

2.1.3.1 Thẻ RFID 35

2.1.3.2 Thẻ tích cực (Active tag) 35

2.1.3.3 Thẻ thụ động (Active tag) 36

2.1.3.4 Thẻ bán tích cực ( Semi-active tag) 37

2.1.3.5 Phương thức lưu trữ dữ liệu trên thẻ RFID 38

2.1.3.6 Trường CRC 38

2.1.3.7 Trường EPC 39

2.1.3.8 Thí dụ chuyển mã UPC sang EPC 40

2.1.3.9 Đầu đọc thẻ RFID 44

2.1.4 Ứng dụng công nghệ RFID 45

2.1.5 Ưu nhược điểm của hệ thống RFID so với mã vạch truyền thống trong quản lý thư viện 47

2.1.5.1 Ưu điểm 47

2.1.5.2 Nhược điểm 48

2.2 Thuật toán dự báo 48

2.2.1 Giới thiệu thuật toán dự báo 48

2.2.2 Phân tích áp dụng thuật toán trong hệ thống thư viện 49

2.2.3 Thuật toán hồi quy 50

2.2.3.1 Hồi quy tuyến tính 51

2.2.3.2 Hồi quy logarit 52

2.2.3.3 Hồi quy mũ 52

2.2.3.4 Hồi quy đa thức 52

2.2.4 Thuật toán san bằng mũ 53

2.2.5 Quy trình áp dụng các thuật toán để đưa ra kết quả dự báo 54

2.2.5.1 Chỉ số mùa vụ 54

2.2.5.2 Dự báo bằng mô hình hồi quy 54

2.2.5.3 Dự báo bằng thuật san bằng mũ 56

2.3 Dịch vụ thông tin di động 57

2.3.1 Mục đích xây dựng 57

2.3.2 Tổng quan về Windows Service 58

2.3.2.1 Định nghĩa 58

2.3.2.2 Làm việc với Windows Service 58

2.3.2.3 Tinh chỉnh dịch vụ (Tweaking Service) 59

2.3.3 Dịch vụ SMS Service 60

2.3.3.1 Cơ bản SMS 60

2.3.3.2 Các loại SMS 60

2.3.3.3 Các yếu tố cơ sở của mạng SMS 61

2.3.3.4 Basic SMS call flow 62

2.3.3.5 Báo cáo gửi SMS 63

2.3.4 Dịch vụ Mail Service 63

2.3.4.1 Nguyên lý vận hành 63

2.3.4.2 Cấu trúc một địa chỉ Email 64

2.3.4.3 Cấu trúc một Email 64

2.4 Mô hình Client/Server 65

2.4.1 Khái niệm mô hình Client/Server 65

2.4.2 Đặc điểm của mô hình kiến trúc Client / Server 65

CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 70

3.1 Xác định yêu cầu hệ thống 70

3.1.1 Yêu cầu chức năng 70

3.1.2 Yêu cầu phi chức năng 71

3.3 Thiết kế hệ thống 76

3.3.1 Kiến trúc hệ thống quản lý thư viện 76

3.3.2 Sơ đồ chức năng 76

3.3.3 Sơ đồ thực thể liên kết 79

3.3.4 Mô tả chi tiết cơ sở dữ liệu 81

3.4 Xây dựng phần mềm 87

3.4.1 Phần mềm phía máy chủ (Server) 87

3.4.2 Phần mềm phía Client 88

3.4.2.1 Nhập sách 89

3.4.2.2 Đăng kí cá biệt 89

3.4.2.3 Ghi thẻ RFID sách 90

3.4.2.4 Mượn trả sách 92

3.4.2.5 Đăng kí thẻ RFID cho độc giả 92

3.4.2.6 Dự báo 93

3.4.2.7 Service mail và SMS 95

CHƯƠNG 4.THỬ NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ 98

4.1 Chuẩn bị thí nghiệm 98

4.1.1 Trang thiết bị phần cứng 98

4.1.2 Cài đặt phần mềm 99

4.2 Tiến hành thí nghiệm 99

4.2.1 Thí nghiệm 1: Đăng ký sách 99

4.2.1.1 Mục đích thí nghiệm 99

4.2.1.2 Tiến hành thí nghiệm 99

4.2.2 Thí nghiệm 2: Đăng kí cá biệt 100

4.2.2.1 Mục đích thí nghiệm 100

4.2.2.2 Tiến hành thí nghiệm 100

4.2.3 Thí nghiệm 3: Tạo và in mã vạch (Barcode) cho sách 101

4.2.3.1 Mục đích thí nghiệm 101

4.2.3.2 Tiến hành thí nghiệm 101

4.2.4 Thí nghiệm 4: Ghi mã sách RFID 102

4.2.4.1 Mục đích thí nghiệm 102

4.2.4.2 Tiến hành thí nghiệm 103

4.2.5 Thí nghiệm 5: Nghiệp vụ mượn sách của bạn đọc 104

4.2.5.1 Mục đích thí nghiệm 104

4.2.5.2 Tiến hành thí nghiệm 104

4.2.6 Thí nghiệm 6: Nghiệp vụ trả sách 106

4.2.6.1 Mục đích thí nghiệm 106

4.2.6.2 Tiến hành thí nghiệm 106

4.2.7 Thí nghiệm 7: Nghiệp vụ kiểm kê sách trong thư viện 106

4.2.7.1 Mục đích thí nghiệm 106

4.2.7.2 Tiến hành thí nghiệm 107

4.2.8 Thí nghiệm 8: Dự báo 108

4.2.8.1 Mục đích thí nghiệm 108

4.2.8.2 Tiến hành thí nghiệm 108

4.2.9 Thí nghiệm 9: Dịch vụ thông tin di động 111

4.2.9.1 Mục đích thí nghiệm 111

4.2.9.2 Tiến hành thí nghiệm : 112

4.2.10 Thí nghiệm 10: Quản lý bạn đọc 114

4.2.10.1 Mục đích thí nghiệm 114

4.2.10.2 Tiến hành thí nghiệm 114

KẾT LUẬN 117

TÀI LIỆU THAM KHẢO 118

DANH SÁCH HÌNH VẼ

Hình 1.1 Mô tả phiếu mượn sách 23

Hình 1.2 Ảnh thẻ thư viện 27

Hình 2.1 Công nghệ RFID 32

Hình 2.2 Cấu trúc hệ thống RFID 34

Hình 2.3 Thẻ RFID tích cực 36

Hình 2.4 Thẻ RFID thụ động 37

Hình 2.5 Thẻ RFID bán tích cực 38

Hình 2.6 Layout trên thẻ RFID 38

Hình 2.7 Mã hóa nhận dạng pure 40

Hình 2.8 Mã vạch UPC 40

Hình 2.9 Chuyển đổi GTIM sang SGTIN 41

Hình 2.10 Mã hóa của một SGTIN-96 với giá trị chia là 4 44

Hình 2.11 Các thành phần của một RFID reader 45

Hình 2.12 Sơ đồ thuật toán hồi quy tuyến tính 55

Hình 2.13 Sơ đồ thuật toán san bằng mũ 57

Hình 2.14 Chạy services.msc trong windows 59

Hình 2.15 Lưu đồ SMS end to end 62

Hình 2.16 Mô hình Client-Server 65

Hình 2.17 Mô hình phần mềm client/server 67

Hình 3.1 Sơ đồ hoạt động quản lý nhập sách 73

Hình 3.2 Sơ đồ hoạt động mượn sách 74

Hình 3.3 Sơ đồ hoạt động quản lý nhân viên 75

Hình 3.4 Sơ đồ A liên kết các bảng trong cơ sở dữ liệu 79

Hình 3.5 Sơ đồ B liên kết các bảng trong cơ sở dữ liệu 80

Hình 3.6 Sơ đồ liên kết cơ sở dữ liệu A và B 81

Hình 3.7 Giao diện phần mềm phía máy chủ 88

Hình 3.8 Giao diện chương trình chính phía máy khách 88

Hình 3.9 Giao diện chức năng đăng kí sách 89

Hình 3.10 Giao diện đăng kí cá biệt 90

Hình 3.11 Giao diện ghi thẻ RFID cho sách 91

Hình 3.12 Phần mềm kết nối với phần cứng RFID và LFID 91

Hình 3.13 Giao diện mượn trả sách 92

Hình 3.14 Đăng kí thẻ RFID cho độc giả 93

Hình 3.15 Giao diện chính của dự báo số lượng sách mượn 93

Hình 3.16 Lịch sử dự báo 95

Hình 3.17 sơ đồ thiết kế service Email và SMS 95

Hình 3.18 sơ đồ thuật toán gửi Service tin nhắn SMS và Email 96

Hình 3.19 Giao diện cấu hình service 98

Hình 4.1 Thí nghiệm đăng kí sách 100

Hình 4.2 Đăng kí cá biệt cho sách 101

Hình 4.3 Cài đặt in mã vạch 102

Hình 4.4 Thí nghiệm tạo và in mã vạch 102

Hình 4.5 Danh mục những mã sách cần ghi thẻ RFID 103

Hình 4.6 Thao tác ghi thẻ RFID cho sách 103

Hình 4.7 Cấu hình cổng COM cho RFID/LFID 104

Hình 4.8 Cấu hình máy chủ 105

Hình 4.9 Lập phiếu mượn sách 105

Hình 4.10 Thông tin sách mượn của bạn đọc 106

Hình 4.11 Form thống kê sách trong kho 107

Hình 4.12 Kết quả kiểm kê 108

Hình 4.13 Đồ thị dự báo số lượng sách mượn 109

Hình 4.14 Đồ thị dự báo dạng cột 109

Hình 4.15 Đồ thị dự báo 3D 110

Hình 4.16 Ảnh kết quả dự báo 110

Hình 4.17 In kết quả dự báo 111

Hình 4.18 cấu hình gửi email và tin nhắn 112

Hình 4.21 Kết quả gửi tin nhắn 113

Hình 4.22 Nhật kí service trong file log 114

Hình 4.23 Đăng ký độc giả vào hệ thống 115

Hình 4.24 Danh sách độc giả được đăng ký với hệ thống 116

DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2-1 Bảng giá trị header của SGTIN 41

Bảng 2-2 Bảng giá trị SGTIN-96 partition 42

Bảng 2-3 Bảng giá trị filter SGTIN 43

Bảng 2-4 Cấu trúc một Email 64

Bảng 3-1 Các trường dữ liệu trong trường DocGia 81

Bảng 3-2 Các trường dữ liệu trong trường KhoSach 82

Bảng 3-3 Các trường dữ liệu trong trường KhoSachInfo 82

Bảng 3-4 Các trường dữ liệu trong trường NhanVienInfo 83

Bảng 3-5 Các trường dữ liệu trong trường NhatKyDangNhap 84

Bảng 3-6 Các trường dữ liệu trong trường DangKySach 84

Bảng 3-7 Các trường dữ liệu trong trường PhieuMuon 85

Bảng 3-8 Các trường dữ liệu trong trường NhaXuatBanInfo 86

Bảng 3-9 Các trường dữ liệu trong trường NhomSach 86

Bảng 3-10 Các trường dữ liệu trong trường SachHuy 87

THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

Bảng 1-1 Các thuật ngữ viết tắt

STT Thuật ngữ viết tắt Thuật ngữ tiếng anh Thuật ngữ tiếng việt

Identification

Công nghệ xác nhận đối tượng bằng sóng

vô tuyến

trường Serialized

PHẦN MỞ ĐẦU

Các trường đại học và cao đẳng hiện nay đều có cho riêng mình một thư viện, với số lượng tài liệu các loại (sách, báo,tạp chí, băng hình,…) rất lớn Nhưng việc quản lý hiệu quả được nó hay không lại còn phụ thuộc vào mỗi trường, mỗi cán bộ quản lý Để giúp ích cho thư viện trong hoạt động của nó, cần phải xây dựng một hệ thống hoàn thiện với sự kết hợp của yếu tố khoa học và kĩ thuật

- Phân tích dự báo : Áp dụng thuật toán hồi quy, san bằng mũ vào việc thực hiện tính toán đưa ra kết quả dự báo số lượng sách sẽ được mượn trong tương lại cho đối tượng sách

- Tìm kiếm : tài liệu, bạn đọc

Hệ thống được xây dựng dựa trên mô hình Client-Server Phần mềm máy chủ thực hiện việc truy xuất cơ sở dữ liệu và gửi trả kết quả khi máy khách (cài đặt phần mềm thư viện) gửi yêu cầu tới

Phân chia công việc:

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

THƯ VIỆN 1.1 Giới thiệu về quản lý thư viện

Trong những năm gần đây, việc tin học hóa nhà trường đã trở thành khá phổ biến ở các nước trên thế giới, việt nam cũng mới bắt đầu thực hiện được một vài năm gần đây Và vì thế, việc nâng cao Quản Lý Thư Viện bằng Máy Tính là một điều cần thiết

Thư viện trường là nơi không thể thiếu được cho mỗi sinh viên của trường, ở

đó tập trung một lượng lớn học sinh, sinh viên ra vào thư viện để đọc, mượn và trả sách

Nhu cầu học tập ngày càng cao đặc biệt là để đảm bảo kiến thức có tính logic

và chính xác thì việc tìm đến với sách là rất cần thiết, để đáp ứng nhu cầu đó thì thư viện trưòng đã tăng số lượng sách đáng kể rất phong phú về loại sách cũng như số lượng

Vì thế mà người thủ thư khi nhập sách về thư viện với số lượng lớn thì việc ghi chép thông tin mỗi quyển sách để lưu trữ trong các sổ đăng ký sách và sổ đăng

ký cá biệt tốn rất nhiều công sức và thời gian Thêm vào đó trong một ngày phải liên tục lặp đí lặp lại công việc tìm sách, cho độc giả mượn trả sách sắp xếp sách đúng theo vị trí quy định đã khó khăn lại càng khó khăn hơn

Và với sự phát triển của nhà trường thì thư viện càng được phát triển hơn nữa và khi đó công việc của người thủ thư càng nhiều hơn

Còn một công việc cũng không thể thiếu vừa giúp ích cho bạn đọc vừa giúp quản lý tốt thư viện đó là việc thông báo mượn trả sách quá hạn tới người mượn Nếu thực hiện bằng tay thì thực sự là một điều khó khăn vì việc lưu trữ thời gian mượn và hạn trả trên giấy tờ đã hạn chế công việc rất quan trọng này

Từ đó vấn đề quản lý sách được coi là rất cần thiết Quản lý tốt cung cấp đầy

đủ, nhanh chóng và chính xác về các loại sách cho sinh viên và thống kê báo cáo với ban quản lý là thực sự cần thiết

Một hệ thống quản lý thư viện hoạt động trơn tru và hiệu quả sẽ giúp ích cho không chỉ là các bộ nhân viên thư viện mà tác động trực tiếp tới những bạn đọc là học sinh, sinh viên và người có nhu cầu mượn sách

1.2 Khảo sát thư viện trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2.1 Giới thiệu chung về tổ chức và cơ sở vật chất

Lịch sử phát triển của Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội (ĐHNVHN) luôn gắn liền với quá trình xây dựng và phát triển của trường ĐHNVHN hơn 40 năm qua Thư viện đã đóng góp một phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo ra đội ngũ giáo viên có chất lượng cao ở tất cả các cấp học

Với chức năng chính là nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý, thông báo nhằm cung cấp thông tin tư liệu về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, Thư viện đã góp phần tích cực vào công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường Với tư cách là “Giảng đường thứ hai”, Thư viện đã đáp ứng được nhu cầu thông tin tư liệu, giáo trình, sách tham khảo cho các chuyên ngành đào tạo cũng như các lĩnh vực tri thức khác

Trong những năm gần đây, cùng với chủ trương đa dạng hoá các loại hình đào tạo là sự thay đổi phương thức phục vụ của Thư viện trường ĐHNV Hà Nội Chính vì vậy, lượng bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông, kéo theo số tài liệu được sử dụng cũng tăng lên, vòng quay của sách ngày càng lớn Hiệu suất sử dụng tài liệu tiếng Việt lên tới 80-90% và tiếng nước ngoài là 20-30%

Vốn tài liệu

Thư viện có vốn tài liệu phong phú và đa dạng: Sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, băng hình, băng tiếng, đĩa CD ROM, cụ thể:

 Tạp chí: 12.000 cuốn

 Tài liệu tra cứu: 1.500 cuốn

 Luận án, luận văn: 4.242 cuốn

 Tài liệu dạng sách: 215.847 cuốn

o Sách tiếng Việt: 153.119 cuốn

o Sách tiếng Anh: 12.728 cuốn

o Sách tiếng Nga: 2.000 cuốn

o Sách các ngôn ngữ khác: 1.000 cuốn

 Tài liệu điện tử:

o Băng Video: 45 băng

o Băng catssette: 70 băng

o Đĩa CD-ROM: 202 đĩa

 Cơ sở dữ liệu: Tổng số 20.396 biểu ghi, trong đó:

o CSDL sách: 12.793 biểu ghi

o Tạp chí: 419 biểu ghi

o Bài trích tạp chí: 5.921 biểu ghi

o Luận án, luận văn: 2.734 biểu ghi

o Đề tài NCKH: 430 biểu ghi

Đối tượng độc giả:

Ngoài đối tượng phục vụ chính là sinh viên, nghiên cứu sinh và cán bộ giáo viên, Thư viện còn phục vụ đối tượng là sinh viên trường lân cận hoặc học sinh có nhu cầu đọc sách tham khảo

Các phương thức phục vụ

Bạn đọc hiện nay đến Thư viện được đọc, mượn tài liệu với các hình thức tra cứu khác nhau: Trên mục lục truyền thống, qua thư mục thông báo sách mới Hình thức phục vụ cũng được mở rộng như hệ thống kho đóng (thủ thư tự đi lấy tài liệu cho bạn đọc), kho mở (bạn đọc tự tìm tài liệu trên giá) giúp bạn đọc có thể tự lựa chọn tài liệu mình cần và nhiều khi trong quá trình lựa chọn tài liệu giúp bạn đọc nảy sinh những nhu cầu mới

Đội ngũ cán bộ

Thư viện hiện nay gồm có 9 cán bộ công nhân viên

Cơ sở vật chất, trang thiết bị

 Mặt bằng diện tích

Thư viện là một ngôi nhà gồm 4 tầng với tổng diện tích sử dụng gần

diện tích nói trên được ưu tiên dành cho các phòng phục vụ Hệ thống các phòng được bố trí như sau:

o Tầng 1: Phòng Giám đốc, phòng Nghiệp vụ, phòng Làm thẻ, phòng

Mượn sách giáo trình, phòng Bảo vệ và các phòng dịch vụ khác

o Tầng 2: Phòng Mượn sách tham khảo, phòng Đọc báo Tạp chí mở,

o Hệ thống máy vi tính: Toàn bộ hệ thống máy tính phục vụ các chức

năng cơ bản như quản lý Cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu hoặc dùng phục vụ

bạn đọc tra cứu thông tin trên mạng internet

Về cơ bản, các trang thiết bị của Trung tâm Thông tin Thư viện hiện nay đã có

đủ điều kiện để vận hành được theo mô hình của Thư viện hiện đại

1.2.2 Cơ cấu tổ chức hệ thống thư viện

Ban Giám đốc: Có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Thư viện và

chịu trách nhiệm trước trường ĐHNVHN về đơn vị của mình

Hệ thống các phòng ban chức năng: Gồm các phòng: Nghiệp vụ, phòng Đọc,

phòng Mượn và phòng Tin học

a) Phòng Nghiệp vụ: Đảm trách những nhiệm vụ cơ bản sau

 Nghiên cứu, thu thập, chọn lựa, bổ sung và xử lý tài liệu, xây dựng các hệ

thống tìm tin truyền thống và hiện đại

 Là địa điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn đọc khi đến với Thư viện Tại đây sẽ

tiến hành hoàn tất các thủ tục cần thiết cho việc đọc hoặc mượn của bạn đọc thông qua việc cấp thẻ đọc, mượn hoặc các thủ tục khác

 Là điểm cuối cùng của bạn đọc để tiến hành các thủ tục ra trường bằng việc

cấp giấy xác nhận để bạn đọc nhận bằng tốt nghiệp sau khi trả hết tài liệu cho Thư viện

 Thực hiện chương trình giảng dạy sử dụng Thư viện cho bạn đọc là sinh

viên năm thứ nhất sau khi nhập học tại trường ĐHNVHN

 Phát hành thường kỳ thông báo sách mới với định kỳ 1 tháng 1 số

b) Hệ thống phòng Đọc: Bố trí ở tầng 2, 3, 4 với các phòng như: đọc sách,

đọc báo, tạp chí, tra cứu theo các hình thức đóng và mở Chức năng chính của phòng Đọc là tổ chức, bảo quản tài liệu và cung cấp cho bạn đọc những tài liệu cần thiết để đọc tại chỗ

 Phòng đọc sách đóng : Gồm sách giáo trình và sách tham khảo

 Phòng đọc sách mở : Gồm các tài liệu chỉ đạo, từ điển, bách khoa thư, sổ

tay…

 Phòng đọc báo, tạp chí đóng : Cung cấp tất cả các loại báo, tạp chí định kỳ,

không định kỳ, luận án, luận văn từ cấp Thạc sĩ trở lên

 Phòng đọc báo, tạp chí mở : Cung cấp báo, tạp chí mới nhất, được lưu giữ

theo thời gian quy định theo từng khối chuyên ngành

c) Hệ thống phòng Mượn: Gồm có phòng mượn Giáo trình và phòng mượn

Tham khảo

 Phòng mượn giáo trình : Chức năng chính là tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài

liệu và phục vụ mượn tài liệu và giáo trình về nhà

 Phòng mượn tham khảo : Tại đây phục vụ bạn đọc chủ yếu là cán bộ, giáo

viên, cao học, nghiên cứu sinh có quỹ lương tại trường Đối với bạn đọc không có quỹ lương tại trường và những sinh viên trong và ngoài trường khi mượn làm thủ tục đặt tiền ký cược theo giá trị của tài liệu

d) Phòng Máy Tính: Gồm các máy tính được nối mạng

 Phục vụ bạn đọc truy cập mạng Internet khi có giấy chứng nhận của Thư

viện

1.2.3 Quy trình nghiệp vụ thư viện

Sau khi sách mới về, sách sẽ được phân cho các kho chức năng (kho đọc, kho mượn…), các kho này sẽ: phân chia ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp…), chia khổ sách (khổ lớn, khổ vừa, khổ nhỏ) Tiếp đó là xử lý hình thức tài liệu: Đóng dấu trang sách chính (trang 17); đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt, rồi xử lý phiếu trên máy: Các yếu tố mô tả, định ký hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt… nhập

dữ liệu vào máy rồi in ra nhãn sách và nhãn mã số, mã vạch rồi dán vào sách; tiếp

đó là kiểm tra cuối cùng là đưa lên giá tại các kho

Về công tác phân loại - biên mục, phòng Nghiệp vụ đã triển khai nghiên cứu, xây dựng và hoàn chỉnh, từng bước đưa vào áp dụng chuẩn nghiệp vụ quốc tế tiên tiến như chuẩn biên mục MARC21, quy tắc mô tả Anh - Mỹ AACR2, bảng phân loại UDC cho việc xử lý tài liệu Bảng UDC có 17 môn loại: kí hiệu một số mục chia chính là ký hiệu hỗn hợp chữ số Ả rập và chữ cái, chữ cái nằm trong kí hiệu hỗn hợp thường là chữ cái đầu chỉ môn loại khoa học và kỹ thuật Các phần chia tiếp theo ở từng mục cơ bản chủ yếu dùng số thập phân Hiện tại phòng Nghiệp

vụ của thư viện trường ĐHSP Hà Nội đang phân loại theo cuốn “phân loại UDC” xuất bản năm 1991 của phòng phân loại và biên mục thư viện Quốc Gia Việt Nam Ngoài việc phân loại theo UDC phòng đọc mở của thư viện đã phân loại theo bảng

ký hiệu Dewey

Tuỳ theo chức năng của từng phòng mà các sách có các ký hiệu khác nhau, việc đánh dấu ký hiệu theo kí hiệu phân loại hay kí hiệu sách.Ví dụ:

 Phòng đọc: VV-D2/3397-98 Hà Nội của tôi Tiểu thuyết/ Hoàng Tiến

 Phòng mượn giáo trình: 510/G119 Bài tập Giải Tích Tập 2/ Triệu Khuê Việc sắp xếp các cuốn sách lên các giá sách trong kho cũng có sự khác nhau tuỳ theo từng phòng.Ví dụ:

 Phòng đọc: các cuốn sách được xếp theo số hiệu đăng ký cá biệt theo số tự nhiên

 Phòng mượn giáo trình và phòng đọc mở các cuốn sách được xếp lên các giá sách theo ký hiệu phân loại theo các ngành khoa học tạo điều kiện gom

những tài liệu có cùng một chuyên ngành khoa học ở gần nhau, tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu của bạn đọc được dễ dàng, nhanh chóng

Thư viện có một cuốn sổ tổng hợp để ghi lại thông tin của tất cả các cuốn sách như: tên, ký hiệu cá biệt…theo từng mốc thời gian(theo tháng, năm)

Phòng nghiệp vụ có một mẫu phiếu nhập để nhập các thông tin về một cuốn sách vào máy Các thông tin trên phiếu nhập được xác định căn cứ vào nguyên tắc miêu tả ISBD (miêu tả chuẩn quốc tế); nguyên tắc miêu tả MARC 21, AACR 2 (biên mục Anh_Mỹ) được cấu tạo cứng trong phần mềm Libol

Các thông tin: Tên tác giả, tên sách, nơi, năm xuất bản, số lượng trang, các yếu tố khác (tên sách khác, tập, đề phụ trên…) kí hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt…

Việc tìm kiếm thủ công dựa trên hộp phích: Có hai kệ đựng các hộp phích:

kệ Mục lục phân loại và kệ MLCC tên sách Tiếng Việt

Trên kệ mục lục phân loại có các hộp phích, thứ tự các hộp phích có tên sắp xếp theo bảng phân loại UDC Ví dụ: Phích 0: Tổng loại; Phích 1: Triết học_Tâm lý học_Lôgic học; Phích 2: Chủ nghĩa vô thần_Tôn giáo…

Trong mỗi hộp phích cũng có sự phân chia, sắp xếp kí hiệu để bạn đọc dễ tìm kiếm Ví dụ: Kệ Mục lục phân loại_ hộp phích 30 có sắp xếp:

 V24_Ký, truyện ký xếp các tác phẩm theo chữ cái:A_I, K_S, T_Z

 V25_Tiểu luận, tạp văn Việt Nam sau CMT8/1945

 V26_Thư tín Việt Nam sau CMT8/1945

1.2.3.1 Quy trình nhập tài liệu

 Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về

Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn,

đồ án, giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD Trong đó, sách là tài liệu chính

 Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu

Ban kỹ thuật

 Vai trò của quá trình nhập tài liệu

 Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của độc giả

 Nguồn tài liệu phong phú

Các bước tiến hành

 Phân loại tài liệu:

Sau khi sách mới về, sách sẽ được phân cho các kho chức năng (kho đọc, kho mượn…), các kho này sẽ: phân chia ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp…), chia khổ sách (khổ lớn, khổ vừa, khổ nhỏ) Tiếp đó là xử lý hình thức tài liệu: Đóng dấu trang sách chính (trang 17); đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt, rồi xử lý phiếu trên máy: Các yếu tố mô tả, định ký hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt… nhập

dữ liệu vào máy rồi in ra nhãn sách và nhãn mã số, mã vạch rồi dán vào sách; tiếp

đó là kiểm tra cuối cùng là đưa lên giá tại các kho

Về công tác phân loại - biên mục, phòng Nghiệp vụ đã triển khai nghiên cứu, xây dựng và hoàn chỉnh, từng bước đưa vào áp dụng chuẩn nghiệp vụ quốc tế tiên tiến như chuẩn biên mục MARC21, quy tắc mô tả Anh - Mỹ AACR2, bảng phân loại UDC cho việc xử lý tài liệu Bảng UDC có 17 môn loại: kí hiệu một số mục chia chính là ký hiệu hỗn hợp chữ số Ả rập và chữ cái, chữ cái nằm trong kí hiệu hỗn hợp thường là chữ cái đầu chỉ môn loại khoa học và kỹ thuật Các phần chia tiếp theo ở từng mục cơ bản chủ yếu dùng số thập phân Hiện tại phòng Nghiệp vụ của thư viện trường ĐHSP Hà Nội đang phân loại theo cuốn “phân loại UDC” xuất bản năm 1991 của phòng phân loại và biên mục thư viện Quốc Gia Việt Nam Ngoài việc phân loại theo UDC phòng đọc mở của thư viện đã phân loại theo bảng

ký hiệu Dewey

 Đánh mã tài liệu: Ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài liệu bao gồm cả mã số và mã chữ

Mã được đánh theo quy định: Theo loại tài liệu, theo ngành sau đó là mã tài liệu

Loại tài liệu được đánh mã vạch gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo Tuỳ theo chức năng của từng phòng mà các sách có các ký hiệu khác nhau, việc đánh dấu ký hiệu theo kí hiệu phân loại hay kí hiệu sách.Ví dụ:

 Phòng đọc: VV-D2/3397-98 Hà Nội của tôi Tiểu thuyết/ Hoàng Tiến

 Phòng mượn giáo trình: 510/G119 Bài tập Giải Tích Tập 2/ Triệu Khuê

1.2.3.2 Quy trình mượn tài liệu

 Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả đến mượn tài liệu (trong giờ hành chính)

Mượn tài liệu gồm có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ Số lượng tài liệu được mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện

 Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình, luận văn, đề cương

 Độc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm: sách, giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD

 Tài liệu không được mượn về, chỉ mượn đọc tại chỗ là báo, tạp chí

Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường)

 Vai trò của quá trình mượn tài liệu

Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc

 Các bước tiến hành:

 Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn

 Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống

 Trường hợp tài liệu đó còn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả đưa thẻ thư viện Thủ thư lưu lại mã sách và mã cá biệt của tài liệu Lấy thông tin về độc giả

Sau đó thủ thư tạo phiếu mượn Mẫu phiếu mượn tài liệu:

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Hình 1.1 Mô tả phiếu mượn sách

Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu Đối với độc giả mượn đọc tại chỗ thì phiếu mượn không có hạn trả

Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ thư viện cho độc giả

1.2.3.3 Quy trình trả tài liệu

 Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả trả tài liệu

Trả tài liệu mượn đọc tại chỗ, trả tài liệu mượn về

 Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu

Ban thủ thư, độc giả

 Các bước tiến hành:

Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn đọc tại chỗ

 Độc giả đưa tài liệu đã mượn và thẻ thư viện cho thủ thư

 Thủ thư nhận tài liệu và thẻ thư viện ,kiểm tra thông tin sách và so sánh thông tin với phiếu mượn

 Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm thì thủ thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả

 Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: Trả tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì bị xử phạt

Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn về

 Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư

 Thủ thư kiểm tra thông tin tài liệu và độc giả

 Trường hợp độc giả trả tài liệu đúng thời hạn và thông tin tài liệu và độc giả giống phiếu mượn thì thủ thư đánh dấu đã xử lý vào phiếu mượn và trả thẻ thư viện cho độc giả

 Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: trả tài liệu, tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì sẽ bị xử phạt

Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí lưu trữ nó

1.2.3.4 Xử lý độc giả vi phạm

 Thời gian: Xảy ra khi có độc giả vi phạm mượn trả tài liệu

 Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm

Ban thủ thư, độc giả

 Vai trò của việc xử lý vi phạm

 Giảm tỉ lệ vi phạm của độc giả

 Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện

 Các bước tiến hành:

 Độc giả trả tài liệu và bị vi phạm

 Thủ thư xử phạt độc giả theo quy định của thư viện

 Trường hợp độc giả trả tài liệu không đúng thời hạn quy định Đối với những độc giả trả tài liệu quá hạn thì sẽ bị khóa thẻ theo đúng quy định của thư

 Trường hợp độc giả đánh mất tài liệu bị phạt 100% giá bìa của tài liệu

1.2.3.5 Quy trình xử lý tài liệu

 Thời gian: Xảy ra khi mỗi khi nhập tài liệu về, tiến hành thanh lý vào mỗi năm

Tài liệu cần xử lý gồm cả tài liệu mới và cũ

 Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý tài liệu

Ban kỹ thuật

 Vai trò của việc xử lý tài liệu

 Đối với tài liệu mới: Giúp cho thủ thư dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu

 Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu không còn sử dụng được cho thư viện

 Các bước tiến hành

 Đối với tài liệu mới: Thực hiện như quá trình nhập tài liệu

 Đối với tài liệu cũ: Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu cũ, rách nát, lạc hậu, những cuốn không sử dụng được nữa Những cuốn tài liệu này sẽ được bỏ vào kho hoặc thanh lý Sau khi bỏ các cuốn tài liệu cũ, ban kỹ thuật phân loại và sắp xếp lại tài liệu vào mỗi tủ, mỗi giá sao cho thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và mượn trả

1.2.3.6 Quy trình tìm kiếm thông tin

 Thời gian: Xảy ra vào bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu

 Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm

Ban quản trị , ban kỹ thuật, ban lập kế hoạch, ban thủ thư

 Vai trò của việc tìm kiếm

 Biết được đầy đủ thông tin về tiêu chí cần tìm

 Tìm kiếm nhanh, chính xác

 Nâng cao hiệu quả làm việc

 Các bước thực hiện:

Việc tìm kiếm thủ công dựa trên hộp phích: Có hai kệ đựng các hộp phích:

kệ Mục lục phân loại và kệ MLCC tên sách Tiếng Việt

Trên kệ mục lục phân loại có các hộp phích, thứ tự các hộp phích có tên sắp xếp theo bảng phân loại UDC Ví dụ: Phích 0: Tổng loại; Phích 1: Triết học Tâm lý học Lôgic học; Phích 2: Chủ nghĩa vô thần Tôn giáo…

Trong mỗi hộp phích cũng có sự phân chia, sắp xếp kí hiệu để bạn đọc dễ tìm kiếm Ví dụ: Kệ Mục lục phân loại hộp phích có sắp xếp:

 V24 Ký, truyện ký xếp các tác phẩm theo chữ cái

 V25 Tiểu luận, tạp văn Việt Nam sau CMT8/1945

 V26 Thư tín Việt Nam sau CMT8/1945

 V29 Các thể văn khác

1.2.3.7 Quy trình làm thẻ thư viện

 Thời gian: Công việc làm thẻ thường được tiến hành vào đầu các học kỳ với những đăng kí tập thể của từng đơn vị hoặc tiến hành làm thẻ khi có cá nhân đăng kí trực tiếp

 Mẫu thẻ thư viện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

THẺ THƯ VIỆN

Họ và tên:……… ………

Số hiệu sinh viên:……… Ngày sinh:……… Chức danh:.……… Đơn vị:……….

Ngày cấp:……… HSD:……….

BAN THƯ VIỆN Ảnh thẻ

Hình 1.2 Ảnh thẻ thư viện

 Tác nhân tham gia vào quá trình làm thẻ thư viện

 Đối tượng được làm thẻ thư viện là tất cả các học sinh, sinh viên, các giáo viên, giảng viên, các cán bộ nhân viên của trường

 Nơi phát hành thẻ thư viện là ban kỹ thuật của thư viện trường Các nhân viên của ban kỹ thuật đều có nhiệm vụ đăng kí, in và phát hành thẻ cho các đối tượng muốn làm thẻ thư viện

 Vai trò của công tác làm thẻ

 Tăng lượng độc giả, mở rộng quy mô của thư viện

 Kiểm soát được số lượng độc giả, số sách và tài liệu khác cho mượn theo từng độc giả của thư viện (chỉ cho phép các đối tượng có thẻ thư viện mới được mượn sách, báo, tạp chí và các tài liệu khác trong thư viện)

 Các bước tiến hành

 Các đối tượng muốn làm thẻ thư viện phải đăng kí làm thẻ với nhân viên ban kỹ thuật Thông tin đăng kí bao gồm các thông tin cá nhân: Họ và tên, ngày sinh, chức danh(sinh viên, học sinh, giáo viên, giảng viên, nhân viên), đơn vị (lớp, khoa, phòng ban) và ảnh thẻ 3x4

 Nhân viên ban kỹ thuật kiểm tra thông tin đúng, người đăng kí chưa làm thẻ hoặc thẻ đã làm không còn được sử dụng thì ghi nhận thông tin và đưa vào danh sách đăng kí làm thẻ, nếu độc giả đã làm thẻ và thẻ vẫn còn hoạt động thì không cho độc giả đăng kí làm tiếp nữa

 Người đăng kí làm thẻ đóng lệ phí, nhân viên ban kỹ thuật thông báo cho độc giả thời gian nhận thẻ

 Nhân viên phòng kỹ thuật của thư viên quét ảnh độc giả và in thẻ thư viện cho các độc giả đã đăng kí

 Phân loại thẻ thư viện theo các chức danh và đơn vị đăng kí của độc giả

 Ban kỹ thuật phát hành thẻ cho các độc giả và đơn vị đã đăng kí

1.2.3.8 Quy trình hủy thẻ thư viện

 Các trường hợp hủy thẻ thư viện: Tại thời điểm hủy thẻ, độc giả không mượn sách của thư viện hoặc đã trả hết tất cả sách mượn của thư viện và thẻ thuộc một trong các trường hợp sau:

 Thẻ thư viện (đã hết hạn) của các đối tượng là học sinh, sinh viên ra trường, cán bộ giáo viên, giảng viên, nhân viên của trường chuyển cơ quan khác

 Thẻ bị hư hỏng, rách nát không sử dụng được

 Tác nhân tham gia vào quá trình hủy thẻ

 Tất cả các độc giả thông báo mất thẻ, độc giả có thẻ rách nát, hư hỏng, độc giả có thẻ hết hạn sử dụng

 Nơi tiến hành hủy thẻ của độc giả là ban kỹ thuật của thư viện Tất cả các nhân viên của ban kỹ thuật đều có nhiệm vụ tiếp nhận các thẻ cần hủy và xử lý hủy thẻ cho các độc giả

 Vai trò của việc hủy thẻ

 Kiểm soát lượng độc giả của thư viện tại các thời điểm khác nhau

 Đảm bảo phân phối sách mượn cho đúng các độc giả của thư viện

 Các bước tiến hành:

Hủy thẻ hết hạn: (thường được tiến hành vào cuối năm học)

 Nhân viên phòng kỹ thuật thống kê tất cả các thẻ thư viện đã hết hạn dùng

 Nhân viên phòng kỹ thuật kiểm tra tình trạng của thẻ: Nếu độc giả có thẻ hết hạn hiện đang mượn tài liệu của thư viện thì thư viện đưa thông báo yêu cầu độc giả đó trả hết tài liệu đang mượn của thư viện

 Độc giả trả tài liệu đã mượn của thư viện, ban kỹ thuật tiến hành hủy thẻ của độc giả

Hủy thẻ do thẻ bị hư hại, bị mất: (tiến hành bất kỳ thời điểm nào trong

 Độc giả trả hết sách, tài liệu đã mượn của thư viện, nhân viên ban kỹ thuật tiến hành hủy thẻ của độc giả

1.2.3.9 Thống kê, báo cáo và in ấn

 Thời gian

 Thống kê theo định kỳ

 Thống kê, báo cáo tài liệu nhập mới

 Thống kê, báo cáo tình trạng mượn tài liệu

 Thống kê, báo cáo tài liệu thanh lý

 Thống kê, báo cáo độc giả đang mượn tài liệu

 Thống kê, báo cáo độc giả vi phạm

 Thống kê, báo cáo tài liệu thủ thư cho mượn

 Thống kê, báo cáo đột xuất:

 Thống kê, báo cáo tài liệu đang được mượn

 Thống kê, báo cáo tài liệu còn trong thư viện

 thống kê, báo cáo độc giả đang mượn tài liệu

 Tác nhân tham gia vào quá trình thống kê

Ban quản lý, ban thủ thư, ban lập kế hoạch

 Vai trò của quá trình thống kê trong hoạt động quản lý thư viện

 Kiểm soát được tần xuất mượn trả tài liệu trong thư viện

 Kiểm soát số lượng tài liệu, độc giả trong thư viện

 Dựa trên kết quả thống kê tài liệu được yêu cầu, tài liệu được mựơn nhiều ban kế hoạch có thể lập kế hoạch bổ sung thêm những loại tài liệu cần thiết hoặc nhập ít hơn hoặc ngừng mua những tài liệu ít được sử dụng, tài liệu đã lạc hậu

dựa trên thống kê tài liệu thanh lý và tài liệu mượn ít

 Kiểm tra tình hình làm việc của các thủ thư thông qua tần xuất mượn

trả mà thủ thư đó đảm nhiệm

 Các bước tiến hành

 Người dùng (nhân viên thư viện) lựa chọn các tiêu chí thống kê khác nhau Với mỗi kiểu thống kê trên nhân viên thư viện đều có thể lựa chọn thống kê

theo đơn vị là khoa khác nhau

 Hệ thống hiển thị thông tin và các bảng thống kê, báo cáo cho người

dùng

 Người dùng có thể in bảng thống kê báo cáo vừa lựa chọn trên máy in

CHƯƠNG 2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀ THUẬT TOÁN

VÀO HỆ THỐNG THƯ VIỆN 2.1 Công nghệ RFID

2.1.1 Giới thiệu về công nghệ RFID

RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến Công nghệ này cho phép nhận biết các đối tượng thông qua hệ thống thu phát sóng radio, từ đó có thể giám sát, quản lý hoặc lưu vết từng đối tượng Công nghệ RFID là một công nghệ khá mới, đặc biệt là ở Việt Nam Tuy nhiên, có thể khẳng định rằng: những ứng dụng của nó mang lại giúp ích rất nhiều trong đời sống và cho sự phát triển của khoa học kỹ thuật

Công nghệ RFID được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, nhất là trong quản lý và tồn trữ hàng hoá Ví dụ, dùng những thẻ RFID theo dõi nhiệt độ gắn liền trên hàng hoá có thể giúp nhà sản xuất theo dõi nhiệt độ trong kho lạnh Những thẻ này sẽ truyền dữ liệu qua đầu đọc, đầu đọc liên tục truyền dữ liệu thu được từ các thẻ để truyền về máy tính trung tâm và lưu lại dữ liệu thu được Từ đó, nhà sản xuất

có truy cập vào internet từ bất cứ nơi nào cũng có thể theo dõi được dữ liệu bảo quản hàng hoá của mình trong kho Ngoài ra còn có thể sử dụng RFID cấy vào vật nuôi để nhận dạng nguồn gốc và theo dõi vật nuôi tránh thất lạc và bị đánh cắp Trong thư viện, các thẻ RFID được gắn với các cuốn sách giúp giảm thời gian tìm, kiếm và kiểm kê, tránh được tình trạng ăn trộm sách Một số lĩnh vực có khả năng

sử dụng một số lượng lớn các thẻ RFID như thẻ thông minh, chứng minh nhân dân,

hộ chiếu điện tử, hàng hoá trong siêu thị, quản lý hành lý trong hàng không, hệ thống giao thông công cộng, các ngành may mặc, giày dép…

SERVER trung tâm

u đ c RFID

Kho ch

RFID

c m n/ ch

n d li

u v s erv er

Các hệ thống RFID có thể được phân biệt dựa trên ba đặc điểm chính sau:

2.1.2.2 Phạm vi ghi đọc

Phạm vi ghi đọc được xác định bằng khoảng cách giữa đầu đọc ghi thẻ và thẻ RFID Dựa trên khoảng cách đó chúng ta có thể chia một hệ thống RFID theo ba kiểu như sau:

- Trực tiếp: Đó là các hệ thống có khoảng cách ghi đọc nhỏ hơn 1 cm Một vài

hệ thống RFID dùng tần số LF (Low Frequency) và HF (High Frequency) thuộc về nhóm này

- Tầm gần: Đó là các hệ thống có khoảng cách ghi đọc khoảng từ 1cm đến 100

cm Đa số các hệ thống sử dụng tần số LF và HF thuộc nhóm này

- Tầm xa: Đó là các hệ thống có khoảng cách ghi đọc lớn hơn 100 cm Các hệ thống RFID hoạt động trong dải tần UHF ( Ultra High Frequency) và dài tần viba đều thuộc nhóm này

2.1.2.3 Phương pháp kết nối vật lý

Phương pháp kết nối vật lý mà chúng ta đề cập đến ở đây là phương pháp để ghép nối giữa thẻ RFID và Anten Đó là cơ chế để năng lượng, thông tin từ thẻ được dịch chuyển đến Anten Theo tiêu chí này có ba hệ thống RFID cơ bản như sau

- Từ trường: Đó là các hệ thống ghép nối kiểu điện kháng Một số hệ thống RFID dùng dải tần số LF và HF thuộc về nhóm này

- Điện trường: Đó là các hệ thống ghép nối như kiểu điện dung Nhóm này cũng bao gồm một số hệ thống dùng dải tần LF và HF

- Điện từ trường: Các hệ thống dùng dải tần số UHF và viba chủ yếu thuộc về nhóm này

2.1.3 Cấu trúc một hệ thống RFID

Một hệ thống RFID hoàn chỉnh là tập hợp nhiều các thành phần nhằm thực

hiện một giải pháp nhận dạng thông qua sóng vô tuyến RFID Về cơ bản một hệ

thống RFID bao gồm các thành phần sau

- Đầu ghi đọc thẻ: Đây là một thành phần bắt buộc mà bất cứ hệ thống RFID

nào cũng phải có

- Anten của thiết bị ghi đọc thẻ: Ngày nay thành phần này đã được tích hợp

trên một số đầu đọc ghi RFID

- Máy chủ và hệ thống phần mềm trung gian: Về lý thuyết, hệ thống RFID có

thể hoạt động mà không cần tới thành phần máy chủ và hệ thống phần mềm trung

gian nay Tuy nhiên, xét về mặt phục vụ và ứng dụng thực tế đây cũng là một thành

phần không thể thiếu

- Cơ sở hạ tầng truyền thông: Thành phần này là một tập hợp bao gồm cả

mạng có dây, không dây và cơ sở hạ tầng kết nối nối tiếp để có thể kết nối các thành

phần trên lại với nhau

- Dưới đây là hình vẽ minh hoạ sơ đồ kiến trúc một hệ thống RFID

Hình 2.2 Cấu trúc hệ thống RFID

2.1.3.1 Thẻ RFID

Thẻ RFID là thiết bị có thể lưu trữ thông tin, dữ liệu và truyền được thông tin, dữ liệu đó đến đầu đọc thông qua sóng vô tuyến Các thẻ RFID có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau Dưới đây là cách phân loại theo tiêu chí thẻ đó

có chưa nguồn năng lượng ngay trên bản mạch của thẻ hay không? Dựa trên tiêu chí này người ta phân chia thẻ RFID ra làm 3 loại là:

- Thẻ tích cực ( Active tag)

- Thẻ thụ động ( Passive tag)

- Thẻ bán tích cực ( semi-active tag)

2.1.3.2 Thẻ tích cực (Active tag)

Các thẻ tích cực có sẵn một nguồn năng lượng trên bản mạch thẻ và bộ phận điện tử để thực hiện các chức năng đặc biệt Một thẻ tích cực sử dụng nguồn năng lượng trên chính bảng mạch của nó để truyền dữ liệu của nó tới reader Nó không cần nguồn năng lượng phát ra từ reader để truyền dữ liệu Trong giao tiếp truyền thông giữa thẻ và reader thì thẻ luôn phải thực hiện liên lạc trước tiên, sau đó mới đến phiên của reader Sự xuất hiện của reader không cần thiết cho sự truyền đi của

dữ liệu Một thẻ tích cực có thể phát đi dữ liệu lưu trữ trên nó ra môi trường xung quanh ngay cả khi không có đầu đọc Vì vậy, thẻ tích cực có thể được coi như một

Hình 2.3 Thẻ RFID tích cực

2.1.3.3 Thẻ thụ động (Active tag)

Thẻ RFID thụ động là thẻ không có nguồn nuôi tích hợp trên bảng mạch thẻ, thay vì thế nó sử dụng ngồn năng lượng phát ra từ đầu đọc (reader) làm nguồn năng lượng cho nó hoạt động và thực hiện việc truyền tải dữ liệu lưu trữ trên nó tới đầu đọc

Đối với thẻ loại này thì ban đầu, đầu đọc sẽ gửi tín hiệu để liên lạc với các thẻ trong có phạm vi đọc của nó trước Khi các thẻ nhận được tín hiệu của đầu đọc

nó sẽ gửi lại thông tin phản hồi là các dữ liệu lưu trữ trên nó đến đầu đọc

Do đó, để có thể truyền được thông tin đi thì bắt buộc phải có sự hiện diện của đầu đọc

Thông thường một thẻ thụ động ( passive card) thường có kích thước nhỏ hơn thẻ chủ động ( active card) và bán chủ động ( semi-active card) Một thẻ thụ động bao gồm các thành phần chính như sau:

 Thành phần vi chíp

 Thành phần anten Dưới đây là hình ảnh về các thẻ RFID thụ động trong thực tế

Hình 2.4 Thẻ RFID thụ động

2.1.3.4 Thẻ bán tích cực ( Semi-active tag)

Các thẻ bán tích cực hay còn gọi là bán thụ động cũng có một nguồn năng lượng nằm trên nó và có kèm theo các thành phần điện tử để thực hiện các chức năng đặc biệt Nguồn năng lượng nằm trên thẻ sẽ cung cấp cho các hoạt động của thẻ Tuy nhiên, để truyền tải dữ liệu đi, các thẻ bán tích cực phải dùng nguồn năng lượng phát ra từ đầu đọc (reader)

Trong việc giao tiếp truyền thông tin liên lạc giữa thẻ và đầu đọc, thì đầu đọc cũng phải phát tín hiệu liên lạc trước tiên, sau đó mới đến thẻ Các thẻ bán tích cực không sử dụng tín hiệu của đầu đọc để kích thích bản thân nó hoạt động như cá thẻ thủ động Nó có thể tự kích thích bản thân nó hoạt động Do đó, đối tượng gắn thẻ

có di chuyển với tốc độ cao thì dữ liệu trên thẻ vẫn có thể đọc được nếu ta sử dụng thẻ bán tích cực Thẻ tích cực có khoảng cách đọc xa hơn nhiều so với thẻ thủ động Dưới đây là một số thẻ bán tích cực trong thực tế

Ngoài cách phân loại trên, chúng ta có thể phân loại thẻ RFID dựa trên cơ sở

về việc hỗ trợ ghi lại dữ liệu Theo tiêu chí này, thẻ RFID được phân chia làm 3 loại như sau:

 Chỉ đọc (RO)

 Ghi đọc nhiều lần (RW)

 Ghi một lần, đọc nhiều lần (WORM)

Các thẻ thụ động, tích cực hay bán tích cực đều có thể là thẻ RO, RW hay WORM

Hình 2.5 Thẻ RFID bán tích cực

2.1.3.5 Phương thức lưu trữ dữ liệu trên thẻ RFID

Dữ liệu lưu trên thẻ RFID có cấu trúc logic như sau:

Hình 2.6 Layout trên thẻ RFID

Trong đó:

- CRC (Cyclic Redundancy Check): checksum – là một phương pháp xác minh khối dữ liệu không thích hợp do đã bị sửa đổi

- EPC (Electronic Product Code): là ID của thẻ RFID

- Password: là một “mã chết” làm mất khả năng hoạt động của Tag

2.1.3.6 Trường CRC

Các giao thức EPC sử dụng đa thức:

Để tính CRC, lấy đa thức chuỗi dữ liệu chia cho đa thức CCITT này, số dư là CRC

} return crc;

Lớp nhận dạng pure: là một cái tên hoặc một con số trừu tượng để nhận

dạng một cái gì đó Nhận dạng này vẫn không quan tâm đến công nghệ để gắn nó vào một Item Nhận dạng pure có thể được biểu diễn theo dạng mã hóa mã vạch, mã hóa thẻ RFID hoặc một EPC URI (Uniform Resource Identifier) được in ra một tờ giấy

cú pháp, như giá trị lọc hoặc checksum, sau đó biểu diễn thông tin này theo dạng có

cú pháp

Physical realization of an encoding: là một phép biến đổi riêng của mã hóa

đó cho phép lưu trữ nó ở dạng mã vạch, ghi vào bộ nhớ của thẻ hoặc được thực hiện qua một vài công nghệ khác

2.1.3.8 Thí dụ chuyển mã UPC sang EPC

Để chuyển một mã vạch UPC thành EPC và lưu nó vào thẻ RFID, ta phải chuyển nó về GTIN

Hình 2.7 Mã hóa nhận dạng pure

Hình 2.8 Mã vạch UPC

Mã vạch như Hình 1-8 này có một số Indicator Digit (0), một Company Prefix (12345), một Check Digit (7) Để chuyển nó về GTIN ta lấy toàn bộ mã thành chuỗi và thêm vào 2 số 0 vào đầu thành chuỗi GTIN 00012345543227 Lưu ý

là Company Prefix trở thành 00012345, là một octet Sau đó chuyển GTIN thành SGTIN cho phép ta theo dõi từng item bằng cách cộng vào một số Serial Number (4208)

Để trình bày một nhận dạng pure, EPC sử dụng URI được biểu diễn thành ký hiệu URN Đối với SGTIN, ký hiệu này là:

urn:epc:id:sgtin:CompanyPrefix.ItemReference.SerialNumber

Kí hiệu này chỉ có thông tin để phân biệt với item khác chứ không có GTIN check digit hoặc giá trị lọc Ở đây, Item Reference thực sự là Indicator Digit cùng