Xây dựng hệ thống quản lý thư viện đại học công nghiệp hà nội

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHÊ THÔNG TIN HITECH Báo cáo thực tập chuyên ngành : Phân tích Thiết kế hệ thống thơng tin Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý thư viện Đại học Công Nghiệp Hà Nội MỤC LỤC Nhiệm vụ thư viện Quá trình mượn trả sách Quá trình SV đến đọc sách .6 Quá trình cập nhật sách 6 Quá trình quản lý thông tin sách: Quá trình quản lý thông tin độc giả: .6 II Ưu điểm nhược điểm hệ thống .7 1.Ưu điểm 2.Nhược điểm .7 CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG .8 I Phân tích chức Vẽ mơ hình phân rã chức .8 Mô tả chức mơ hình phân rã 2.1 Chức quản lý thông tin sách .9 2.3 Chức quản lý mượn trả sách .9 2.4 Chức quản lý tìm kiếm thơng tin 11 2.5 Chức báo cáo thống kê 11 II Phân tích liệu 12 Mơ hình luồng liệu 12 1.1 Mơ hình luồng liệu mức khung cảnh 12 1.2 Mơ hình luồng liệu mức đỉnh .13 1.3 Mơ hình luồng liệu mức đỉnh .14 16 Xây dựng mơ hình thực thể liên kết .16 2.1 Xác định thực thể định danh tương ứng 16 2.2 Mơ hình thực thể liên kết thuộc tính 17 CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG .17 I Tạo bảng sở liệu .17 Bảng Sách(SACH) 17 Bảng Nhà Xuất Bản(NXB) 18 Bảng Độc Giả(DOCGIA) .18 Bảng Quản Lý Thẻ(QUANLYTHE) .18 Bảng Phiếu Mượn Trả(PHIEUMUONTRA) 18 II Bảng liệu .19 Mối quan hệ bảng 19 19 Cơ sở liệu cho bảng 20 2.1 Bảng Độc giả(DOCGIA) 20 2.2 Bảng Nhà Xuất Bản(NXB) 20 2.3 Bảng Quản lý thẻ(QUANLYTHE) 21 2.4 Bảng Sách(SACH) .21 2.5 Bảng Phiếu mượn trả(PHIEUMUONTRA) 22 III Thiết kế giao diện 22 Thiết kế số hính 22 1.1 Màn hình quản lý hệ thống thư viện 22 1.2 Màn hình quản lý thông tin sách .23 1.3 Màn hình quản lý thông tin độc giả 23 1.4 Màn hình quản lý thông tin phiếu mượn 24 1.5 Màn hình quản lý thông tin chi tiết phiếu mượn .24 Phiếu yêu cầu 25 3.1 Thống kê danh sách phiếu mượn .26 3.2 Thống kê danh mục sách 27 3.3 Thống kê danh sách độc giả mượn sách tháng 12 .28 Chương IV Tổng kết 29 LỜI NĨI ĐẦU Nhu cầu cơng nghệ ngày phát triển, đặc biệt với phát triển công nghệ thông tin làm cho việc quản lý hệ thống thơng tin trở nên tiện lợi, an tồn, có tính tự động hố cao Trong số phải kể đến hệ thống quản lý thư viện với kho sách đồ sộ Đó cơng việc phức tạp có lượng thơng tin cần quản lý lớn Tồn hoạt động cơng việc quản lý cho mượn sách hay trả sách đọc sách chỗ tốn nhiều thời gian nhân viên việc tìm sách Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung thư viện trường Đại học Cơng Nghiệp Hà Nội, nhóm chúng em nhận thấy việc quản lý thư viện nói chung chưa đáp ứng yêu cầu nhân viên thư viện sinh viên, giáo viên trường Việc sinh viên, giáo viên phải tự đến máy tính điện tử để tìm tên sách mà họ muốn tìm, xong họ phải đến gặp nhân viên thư viện tốn nhiều thời gian Công việc báo cáo thông kê công tác quản lý thư viện gặp vơ vàn khó khăn Chỉ với việc thơng kê số lượng sách cho mượn, sách trả nhiều thời gian, nhiều xảy sai sót số lượng sách q nhiều Vì cần phải có cải tiến tích cực quy trình nghiệp vụ với việc áp dụng công nghệ thông tin đại, cần xây dựng mơ hình quản lý thư viện phù hợp, tiện lợi cho việc quản lý thư viện vấn đề cấp thiết hết Từ người nhân viên quản lý dễ dàng thực cơng việc Xuất phát từ nhu cầu thực tế qua trình học tập mơn phân tích thiết kế hệ thống với hướng dẫn giáo viên giáo viên cho đề tài phân tích thiết kế hệ thống “Quản lý thư viện trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội” nhóm chúng em tìm hiểu để khảo sát phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện cho trường làm báo cáo tập lớn Trong q trình khảo sát, phân tích đề tài nhóm chúng em có cố gắng tìm hiểu điều kiện thời gian có hạn, khả chúng em hạn chế nên mong nhận giúp đỡ từ phía giáo viên hướng dẫn Đặc biệt chúng em xin chân thành cảm ơn giáo viên giúp đỡ chúng em trình làm đề tài Thuật ngữ : - ĐHCN HN : Đại học Công Nghiệp Hà Nội - SV,GV: Sinh viên, Giáo viên CHƯƠNG I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI I Khảo sát nghiệp vụ Cơ cấu tổ chức thư viện Thư viện trường ĐHCN HN có nhân viên nhiệm vụ nhau, đảm nhiệm tất công việc thư viện Thư viện trường phân làm tầng, tầng có nhân viên chịu trách nhiệm quản lí tầng Trong : + Tầng 1: nơi SV, GV mượn, trả hay đọc sách báo chỗ + Tầng 2: nơi SV, GV học nhóm, mượn, trả hay đọc sách chỗ + Tầng 3: nơi SV, GV tra cứu với máy tính điện tử Trường Đại học Cơng Nghiệp Hà Nội có thư viện: Khu A – Minh Khai – Từ Liêm – Hà Nội, hai khu B – Tây Tựu – Từ Liêm – Hà Nội tổng diện tích 760m2 Nhiệm vụ thư viện Phục vụ đáp ứng nhu cầu mượn đọc sách, tài liệu giáo viên, sinh viên trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Nhằm để hỗ trợ nhu cầu học tập nghiên cứu giáo viên sinh viên trường Thư viện trường có tổng khoảng 60.000 đầu sách Quá trình mượn trả sách _ Quá trình mượn sách: Khi sinh viên có nhu cầu mượn sách, sinh viên phải đến khu vực tra cứu sách, tìm tài liệu mà muốn mượn sổ ghi lại danh sách loại tài liệu( mã sách) mượn( thư viện khơng cho sinh viên vào tìm chọn tài liệu) Sau tìm tài liệu mà muốn mượn sinh viên tiếp tục yêu cầu nhân viên thư viện tìm xem tài liệu có kho khơng hay hết đề nghị cho mượn tài liệu Nếu sách khơng sinh viên khơng mượn Nếu sách thì, sinh viên phải làm số thủ tục là: điền đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách thư viện yêu cầu Sau điền đầy đủ thơng tin sinh viên phải trình thẻ thư viện đưa thẻ thư viện cho nhân viên kiểm tra Sau kiểm tra đầy đủ thông tin tính xác nhân viên thư viện cho sinh viên mượn sách giữ lại phiếu mượn trả kèm với thẻ thư viện Thẻ phiều nhân viên thư viện phân loại theo đơn vị lớp cất giữ để sinh viên trả sách tìm nhanh Và sinh viên phải nộp phí 20.000 đ tiền đặt cọc _ Quá trình trả sách: Khi sinh viên đến trả sách nhân viên yêu cầu đọc tên lớp để nhân viên tìm phiếu mượn thẻ thư viện sinh viên Sau sinh viên đưa tài liệu cho nhân viên kiểm tra: thông tin theo phiếu mượn tính xác tài liệu, nguyên vẹn tài liệu khơng có vấn đề tài liệu trả Trường hợp sách không lý coi sinh viên làm sách phải đền(phạt) theo quy định thư viện Trường hợp tài liệu hỏng tùy theo mức độ sinh viên bị phạt hay đền hoàn toàn Đồng thời nhân viên kiểm tra ngày mượn sinh viên: vượt quy định bị phạt tùy theo mức độ: khóa thẻ thư viện thời gian, phạt tiền nặng gửi lên khoa để cảnh cáo Số tiền đặt cọc hoàn trả lại cho sinh viên Trường hợp sách thư viện hư hỏng bị trừ tiền tùy theo thiệt hại giá trị sách mà sinh viên mượn Tương tự q trình mượn trả tài liệu: có điều mượn tạp chí mượn nhiều hơn: tạp chí mượn đề tài mượn vào ngày thứ hàng tuần Quá trình SV đến đọc sách Sinh viên có nhu cầu đến thư viện để đọc tài liệu: trước tiên sinh viên tìm tài liệu theo danh sách Sau sinh viên phải làm thủ tục giống mượn tài liệu khác chỗ phiếu mượn sinh viên không cần ghi ngày mượn ngày trả,không phải nộp tiền đặt cọc Thẻ thư viện nhân viên giữ tới sinh đọc xong trả tài liệu theo quy định Mượn tài liệu xong sinh viên sang phòng đọc chọn nơi thích hợp để đọc Khi đọc nghiên cứu phải thực theo quy định thư viện: giữ vệ sinh, nghiêm túc sau đọc xong sinh viên trả tài liệu theo quy định Quá trình cập nhật sách Khi có nhu cầu nhập sách nhân viên liên hệ đặt hàng với nhà cung cấp sách Việc nhập sách dựa vào nhu cầu thư viện nhân viên quản lý lập đơn hàng gửi cho nhà cung cấp sách Thông tin đơn hàng bao gồm: mã đơn hàng, ngày đặt hàng, mã nhà cung cấp,tên nhà cung cấp, điện thoại, địa thông tin sách bao gồm: mã sách, tên sách, loại sách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký người đặt hàng Sau nhận mặt hàng mà nhà cung cấp gửi đến phận tiến hành kiểm tra, hàng hóa đảm bảo đơn đặt hàng tiến hành tốn tiền hàng cho nhà cung cấp Nếu mặt hàng không đơn đặt hàng thống báo từ chối nhập Một nhà cung cấp cung cấp nhỉều đơn hàng đơn hàng nhà cung cấp Quá trình quản lý thơng tin sách: Thêm sách sách đưa về, sửa thông tin sách cần thiết xóa thơng tin sách khơng thư viện Thơng tin sách bao gồm: mã sách, tên sách, số lượng, mã nhà cung cấp ghi Những thông tin sách nhân viên quản lý cung cấp sách chuyển đến Q trình quản lý thơng tin độc giả: Việc quản lý độc giả mượn hay trả sách thực sau: dựa vào thẻ độc giả mà nhân viên thư viện có thơng tin: mã thẻ, họ tên, giới tính, điện thoại, địa Mỗi độc giả có định danh mã độc giả II Ưu điểm nhược điểm hệ thống Ưu điểm Thư viện trường ĐHCN HN có sở vật chất vững mạnh phần đáp ứng nhu cầu bạn đọc Đồng thời đảm bảo yêu cầu an toàn đề bạn đọc như: nhiệt độ, ánh sáng, vệ sinh Hệ thống quản lý trường ĐHCN HN hệ thống tổ chức từ lên có chức thu nhập tổng hợp thơng tin giúp nhà quản lý quản lý tốt lượng lớn thông tin sử dụng hiệu sở vật chất đơn vị cách dễ dàng mà không nhiều thời gian, công sức Việc tổ chức hoạt động thư viện trường ĐHCN HN thống Mọi thông tin tổng hợp từ lên chuyển từ xuống Đảm bảo thống luồng thông tin đầu vào, thông tin đầu luồng thông tin nội Nhược điểm Qua việc khảo sát thực tế cho thấy quản lý thư viện trường ĐHCN HN sử dụng quy trình quản lý thủ cơng chủ yếu Trong cơng tác quản lý thư viện thông tin luôn phải cập nhật, bổ sung chỉnh sửa như: thông tin độc giả, thông tin sách, thông tin mượn trả… Từ đó, thơng tin kết xuất để lập bảng biểu, báo cáo cần thiết Nếu sử dụng kiểu quản lý thủ cơng có nhiều cơng đoạn chồng chéo gây lãng phí thời gian, công sức Chẳng hạn việc lập báo cáo, báo cáo phải tổng hợp nhiều sổ sách để phụ vụ cho nhiều mục đích khác Do dẫn đến sai xót nhiều công đoạn việc dư thừa thiếu thông tin Tóm lại, nhược điểm lớn quy trình quản lý thủ cơng gây lãng phí thới gian, công sức mà hiệu lại không cao Vì việc xây dựng hệ thống có ứng dụng công nghệ thông tin nhằm khắc phục nhược điểm hệ thống cũ vô cần thiết CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I Phân tích chức Vẽ mơ hình phân rã chức 2 Mơ tả chức mơ hình phân rã 2.1 Chức quản lý thông tin sách Nhập thông tin sách nhận sách từ nhà cung cấp Thơng tin sách chỉnh sửa có thay đổi thông tin nhà cung cấp Nếu sách khơng đáp ứng nhu cầu độc giả xóa bỏ khỏi hệ thống Thơng tin sách bao gồm : mã sách, tên sách, tác giả, năm xuất bản, mã nhà cung cấp, ngày nhập 2.2 Chức quản lý thông tin độc giả Độc giả SV,GV có nhu cầu mượn sách để tham khảo thông tin mà SV,GV cung cấp cho thủ thư thẻ SV,GV để thủ thư lưu trữ vào hệ thống Thông tin độc giả gồm: mã độc giả, tên độc giả, điện thoại, giới tính, mơ tả khác Trong năm thủ thư kiểm tra lại độc giả hết thời gian học tập xóa độc giã chức xóa thông tin độc giả 2.3 Chức quản lý mượn trả sách * Mượn sách: a/ Mượn đọc chỗ: Mỗi bạn đọc phép mượn 02 lần/01 buổi (sáng, chiều, tối), lần mượn tối đa 02 đơn vị tài liệu b/ Mượn tài liệu mang nhà: - Đối với cán bộ, giáo viên: Được mượn tài liệu tham khảo lần không 05 đơn vị tài liệu giữ sổ mượn không 10 đơn vị tài liệu Thời gian mượn tối đa 01 tháng Với tài liệu dùng làm giáo trình giảng dạy mượn suốt trình giảng dạy mơn học đó; - Đối với học sinh – sinh viên: Được mượn lần 02 đơn vị tài liệu giữ sổ mượn không 06 đơn vị tài liệu, thời gian giữ không tuần làm việc Đối với tài liệu giáo trình mơn học mượn suốt thời gian học mơn học đó, kết thúc mơn học phải trả tài liệu mơn học cho Thư viện (thi xong lần 1) Trả hết tài liệu học phần mơn học kết thúc mượn cho học phần môn học sau (Cần xem kỹ hướng dẫn cơng việc Phòng mượn nhà) - Đối với tài liệu dùng làm công cụ tra cứu: Từ điển, Bách khoa toàn thư, kỷ yếu hội thảo khoa học, luận văn, luận án.v.v… mượn đọc chỗ *Trả sách : Độc giả mang phiếu mượn thẻ độc giả(thẻ SV SV) đến thủ thư để thực công việc trả sách Nếu có việc xảy tài liệu, sách thực sử phạt *Gia hạn sách: Độc giả thực việc gia hạn sách sách tham khảo báo chí, sách giáo trình khơng thể *Xử lý vi phạm: a/ Mượn hạn: - Từ 01 đến 05 ngày phạt 2.000 VNĐ/01 đơn vị tài liệu; - Từ 06 ngày trở phạt thêm 500 VNĐ/1ngày/1 đơn vị tài liệu; b/ Tự ý mang khỏi Thư viện: - Đối với tài liệu đọc chỗ bạn đọc tự ý mang khỏi Thư viện phải trả lại cho Thư viện nộp phạt 10.000 VNĐ/01 đơn vị tài liệu; - Nếu bạn đọc giữ tài liệu 05 ngày Trung tâm Thông tin Thư viện đề nghị xử lý thi đua nộp phạt 20.000 VNĐ/01 đơn vị tài liệu c/ Mất tài liệu: - Đối với tài liệu dễ mua: Bạn đọc tự mua trả tài liệu chủng loại đồng thời nộp phạt thêm 5.000 VNĐ/ 01 đơn vị tài liệu (xử lý nghiệp vụ Thư viện) Trường hợp khơng tự mua phải bồi hồn 02 lần giá bìa - Đối với tài liệu có dán tem từ chống trộm: Bạn đọc phải bồi hoàn thêm 15.000 VNĐ/01 đơn vị tài liệu (mua tem từ); - Đối với tài liệu quý hiếm: Bạn đọc bồi hồn gấp từ 03 lần đến 05 lần giá bìa không tự mua tài liệu chủng loại - Đối với loại tài liệu là: Báo, tạp chí bồi hồn gấp 05 lần trị giá báo, tạp chí d/ Rách nát, hư hỏng, cắt, xé, trang….vv : Tùy thuộc vào mức độ tính chất hư hại mà bạn đọc phải bồi hoàn thủ thư lập biên xác nhận trạng tài liệu e/ Viết, vẽ, làm bẩn lên bàn ghế, vệ sinh nơi công cộng.v.v… tuỳ thuộc vào mức độ vi phạm mà bị xử lý theo hình thức sau: - Phạt lao động Trung tâm Thông tin Thư viện từ 01 đến 10 ngày; - Đề nghị hạ 01 bậc hạnh kiểm trình học tập trường; - Tước quyền sử dụng Trung tâm Thông tin Thư viện; - Đề nghị buộc học, truy cứu trách nhiệm theo Pháp luật  Mơ hình luồng liệu chức quản lý mượn trả  Mơ hình luồng liệu chức tìm kiếm  Mơ hình luồng liệu chức báo cáo - thống kê Xây dựng mô hình thực thể liên kết 2.1 Xác định thực thể định danh tương ứng  Sách: mã sách  Độc giả: mã độc giả  Nhà xuất bản: mã nhà xuất  Quản lý thẻ: mã thẻ  Phiếu mượn trả: mã phiếu 2.2 Mơ hình thực thể liên kết thuộc tính CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG I Tạo bảng sở liệu Phần thiết kế sở liệu nhóm sử dụng Access 2013 để thiết kế Bảng Sách(SACH) Tên thuộc STT tính Kiểu liệu (Độ dài) Ràng Khóa buộc Masach Short Text(11) Yes Tensach Long Text (50) Yes MaNXB Short Text (11) Yes SoLuong Number Yes Số lượng Giatien Currency Yes Giá tiền NamXB Short Text (11) Yes Năm xuất Khóa Mổ tả thuộc tính Mã sách Tên sách Khóa phụ Mã nhà xuất Bảng Nhà Xuất Bản(NXB) STT Tên thuộc tính Kiểu liệu (Độ dài) Ràng buộc Khóa MaNXB Short Text (11) Yes Khóa Mã nhà xuất TenNXB Long Text (50) Yes Tên nhà xuất Diachi Long Text(50) No Địa Mổ tả thuộc tính Bảng Độc Giả(DOCGIA) STT Tên thuộc tính Kiểu liệu (Độ dài) Ràng buộc Khóa Madg Short Text (11) Yes Khóa Mã độc giả Tendg Short Text (50) Yes Tên độc giả Ngaysinh Date/time Yes Ngày sinh Dienthoai Short Text (13) Yes Điện thoại Mổ tả thuộc tính Bảng Quản Lý Thẻ(QUANLYTHE) STT Tên thuộc tính Kiểu liệu (Độ dài) Ràng buộc Khóa Mathe Short Text (11) Yes Khóa Mã thẻ Madg Short Text (11) Yes Khóa phụ Ngaycap Date/time Yes Ngày cấp thẻ Ngayhethan Date/time Yes Ngày hết hạn thẻ Sosachduocmuon Number Yes Số sách mượn Mổ tả thuộc tính Mã độc giả Bảng Phiếu Mượn Trả(PHIEUMUONTRA) STT Tên thuộc tính Kiểu liệu (Độ dài) Ràng buộc Khóa Maphieu Short Text (11) Yes Khóa Mã phiếu Mathe Short Text (11) Yes Khóa phụ Mã thẻ Masach Short Text (11) Yes Khóa phụ Mã sách Mổ tả thuộc tính Ngaymuon Date/time Yes Ngày mượn Ngaytra Date/time Yes Ngày trả Tinhtrangsach Short Text (20) Yes Tình trạng sách Xuly Long Text (100) Yes Xử lý II Bảng liệu Mối quan hệ bảng 2 Cơ sở liệu cho bảng 2.1 Bảng Độc giả(DOCGIA) 2.2 Bảng Nhà Xuất Bản(NXB) 2.3 Bảng Quản lý thẻ(QUANLYTHE) 2.4 Bảng Sách(SACH) 2.5 Bảng Phiếu mượn trả(PHIEUMUONTRA) III Thiết kế giao diện Thiết kế số hính 1.1 Màn hình quản lý hệ thống thư viện 1.2 Màn hình quản lý thơng tin sách 1.3 Màn hình quản lý thơng tin độc giả 1.4 Màn hình quản lý thơng tin phiếu mượn 1.5 Màn hình quản lý thơng tin chi tiết phiếu mượn 2 Phiếu yêu cầu Báo cáo thống kê 3.1 Thống kê danh sách phiếu mượn 3.2 Thống kê danh mục sách 3.3 Thống kê danh sách độc giả mượn sách tháng 12 Chương IV Tổng kết Sau thời gian nhóm em bắt tay vào nghiên cứu giúp đỡ giáo Bùi Thanh Loan nhóm chúng em hồn thành đề tài “ Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng siêu thị MeTro Thăng Long” Qua thân em thành viên nhóm học hỏi nhiều điều công việc, cách thức tiến hành điều tra, khảo sát, phân tích vấn đề Đặc biệt giúp cho chúng em có khả làm việc theo nhóm tốt Tuy nhiên q trình phân tích, thiết kế xây dựng hệ thống thời gian có hạn kinh nghiệm thân hạn chế nên chắn báo cáo không tránh khỏi thiếu sót chỗ xử lý vấn đề chưa tối ưu Chúng em mong nhận nhận xét, đánh giá từ phía giáo, đặc biệt giáo giảng dạy mơn phân tích thiết kế hệ thống cô Bùi Thanh Loan giúp đỡ chúng em nhiều Tài liệu tham khảo Website thư viện trường ĐHCN HN : lib.hui.edu.vn Thiết kế phân tích hệ thống thơng tin – Nguyễn Văn Ba Thư viện trực tuyến VIOLET : violet.vn ... trình nghiệp vụ với việc áp dụng công nghệ thông tin đại, cần xây dựng mơ hình quản lý thư viện phù hợp, tiện lợi cho việc quản lý thư viện vấn đề cấp thiết hết Từ người nhân viên quản lý dễ... hính 1.1 Màn hình quản lý hệ thống thư viện 1.2 Màn hình quản lý thơng tin sách 1.3 Màn hình quản lý thơng tin độc giả 1.4 Màn hình quản lý thơng tin phiếu mượn 1.5 Màn hình quản lý thông tin chi... qua khảo sát tình hình chung thư viện trường Đại học Cơng Nghiệp Hà Nội, nhóm chúng em nhận thấy việc quản lý thư viện nói chung chưa đáp ứng yêu cầu nhân viên thư viện sinh viên, giáo viên trường