Hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận

Hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp. HCM BÁO CÁO CHUN ĐỀ: HỆ THƠNG THƠNG TIN TẠI AGRIBANK PHÚ NḤN Giáo viên hướng dẫn: TS Hờ Tiến Dũng Sinh viên thực hiện: Ngũn Minh T́n Lớp Quản trị đêm 3 – Khóa 17 2 MỤC LỤC Phần 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin Trang I./ TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1./ Khái niệm hệ thống thông tin 4 2./ Vai trò hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp 5 3./ Yêu cầu đối với thông tin 8 4./ Phân lọai thông tin 9 II. CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1./ Qui trình xây dựng hệ thống thông tin 11 2./ Tổ chức bộ máy thông tin Doanh nghiệp. 12 Phần 2: Hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận I. TỒNG QUAN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA AGRIBANK PHÚ NHUẬN 1./ Mô hình họat động 14 2./ Chức năng và nhiệm vụ chung của Agribank Phú nhuận 15 3./ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 23 4./ Hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận 31 5./ Kết quả thực hiện 38 II. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 51 SỰ CẦN THIẾT CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 3 TRONG HỌAT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP: Ngày nay, thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội nói chung và các họat động kinh tế nói riêng, có thể nói rằng thông gắn liền với sự sống còn, thành công hay thất bại của mỗi con người, mỗi tổ chức hay một dân tộc.Mặc dù hệ thống thông tin đã và đang được ứng dụng và phục vụ trong mọi lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Song tuỳ theo quan điểm mà có thể phân loại các hệ thống tin theo các tiêu chí khác nhau. Xét về mặt ứng dụng trong họat động quản trị doanh nghiệp, hệ thống thông tin có thể được phân chia thành một số dạng như sau: Hệ thống thông tin quản lý: Bao gồm các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ và quản lý của các doanh nghiệp, các tổ chức. Ví dụ các hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng, hệ thống quảnlý thư viện, hệ thống đào tạo trực tuyến . Quản trị thực hiện công việc là quá trình trao đổi liên tục dựa trên mối quan hệ qua lại giữa người quản lý và nhân viên. Quá trình này bao gồm việc xây dựng các yêu cầu/ mục tiêu rõ ràng và sự nhận thức về các vấn đề dưới đây: ♦ Các nhiệm vụ, chức năng cơ bản của nhân viên ♦ Nhiệm vụ, mục tiêu đạt được của từng vị trí có đóng góp như thế nào cho mục tiêu chung của bộ phận, Công ty. ♦ Trả lời câu hỏi “công việc cần được làm tốt” như thế nào ♦ Người quản lý và nhân viên sẽ hợp tác như thế nào để duy trì, cải thiện hay phát triển khả năng thực hiện công việc của nhân viên. ♦ Kết quả thực hiện công việc được nhân viên và người quản lý đo lường và đánh giá như thế nào. ♦ Những khó khăn trong thực hiện công việc sẽ được xác định và khắc phục như thế nào. Mục đích quan trọng nhất của hệ thống quản trị thực hiện công việc là nhằm liên tục cải thiện kết quả thực hiện công việc của nhân viên và bộ phận. Quá trình này gồm: ♦ Lập kế hoạch thực hiện công việc 4 ♦ Liên tục giám sát, hướng dẫn và truyền đạt, trao đổi thông tin ♦ Lập các báo cáo, tài liệu biểu mẫu về quá trình giám sát, những cải thiện và kết quả thực hiện công việc theo kế hoạch thực hiện công việc 5 Phần I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Khái niệm về thông tin Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ viết, băng từ, cử chỉ, … được gọi chung là dữ liệu. Quy trình thông tin như sau: - Người gửi thông tin. Thông tin bắt đầu bằng người gửi, người gửi có một suy nghĩ hay một ý tưởng mà sau đó nó được mã hóa theo một cách mà cả người gửi lẫn người nhận đều có thể hiểu được. - Truyền đạt thông tin. Thông tin được chuyển từ người gủi tới người nhận. Hình thức thông tin có thể là lời nói, cử chỉ hay văn bản và nó có thể được chuyển qua một email, máy tính, điện thoại, điện tín hay vô tuyến truyền hình. + Lời nói: là phương pháp thông dụng nhất để diễn đạt thông tin. Đây là hình thức thông tin nhanh và có phản hồi nhưng dễ bị nhiễu vì qua nhiều trung gian. Ý tưởng Mã hóa Truyền đạt thông tin Tiếp nhận Giải mã Nhận thức Phản hồi Nhiễu Người gửi Người nhận 6 + Chữ viết: hình thức này rõ ràng, ít sai lệch và có thể kiểm soát được những sai lầm khi truyền đạt thông tin. Cả hai bên gửi và nhận đều có văn bản để tham khảo. Nó có thể tồn tại lâu dài và có thể sử dụng cho những thông tin dài phức tạp. Những thông tin này thường mất nhiều thì giờ so với lời nói, sự phản hồi của văn bản thường bị chậm trễ hơn so với lời nói và có thể bị thất lạc. + Những hình thức khác như cử chỉ, thái độ, nét mặt, cho ta biết được tình cảm của người truyền tin. + Những hình thức thông tin bằng phương tiện điện tử như truyền hình, máy tính, điện thoại, fax, internet được dùng để truyền đạt thông tin nhanh chóng hơn và người truyền tin không cần phải rời khỏi vị trí của họ. - Người nhận thông tin. Người tiếp nhận thông tin và giải mã thành nhận thức. Nếu người nhận không hiểu được thông tin thì sự liên lạc thông tin coi như chưa được hoàn tất. Sự hiểu biết nằm ở trong tư duy của cả người gửi và người nhận . - Nhiễu và sự phản hồi trong thông tin. Thông tin bị ảnh hưởng bởi “nhiễu”. Thông tin nhiễu là những thông tin là những thông tin lệch lạc có thể do ý đồ của người gửi, do việc truyền đạt thiếu chính xác hay sự hiểu lầm của người nhận. Sự phản hồi là yếu tố cơ bản để kiểm tra tính chính xác và hiệu quả của thông tin. Chúng ta chưa chắc chắn là một thông tin đã được mã hóa, truyền đi, giải mã và được hiểu một cách hữu hiệu nếu nó chưa được khẳng định bằng sự phản hồi. Sự phản hồi cho ta biết sự thay đổi về tổ chức hay cá nhân có xảy ra như kết quả thông tin hay không. 2. Vai trò của hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp 2.1. Thông tin là phương tiện để thống nhất hoạt động của một tổ chức Thông tin là các phương tiện để thống nhất mọi hoạt động có tổ chức. Thông tin cung cấp các đầu vào cho các hệ thống xã hội nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Bên cạnh đó, thông tin cũng đóng vai trò làm thay đổi phương thức tổ chức để 7 đạt được các mục tiêu và là phương tiện để mọi hoạt động trong tổ chức có thể liên hệ được với nhau nhàm đạt mục tiêu chung. 2.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là mắt xích của hệ thống thông tin kinh tế - xã hội: Khi một tổ chức phát triển lớn mạnh, mạng lưới thông tin của tổ chức đó trở nên phức tạp hơn, do dòng thông tin nhiều hơn dễ dẫn đến hiện tượng nhiễu thông tin. Người nhận thông tin có thể đáp lại bằng nhiều cách. + Thứ nhất: họ có thể không để ý đến một số thông tin nào đó. + Thứ hai: do bị tiếp nhận quá nhiều thông tin, người nhận thông thông tin sẽ dễ bị mắc lỗi khi sử dụng nó do không chọn lọc hết được những thông tin chính xác và cần thiết cho nhu cầu của mình. + Thứ ba: người nhận thông tin có thể bị chậm trễ trong việc xử lý thông tin một cách thường xuyên. + Thứ tư: đôi khi người nhận thông tin có thói quen xử lý các thông tin đơn giản trước, trong khi các thông tin khó nhưng thiết yếu thì bị bỏ qua. + Cuối cùng, người ta đáp trả lại sự quá tải thông tin bằng cách lẩn tránh khỏi nhiệm vụ thông tin. 2. 3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là đối tượng lao động của cán bộ quản lý và là cơ sở để ra quyết định. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý. Để hành động có kết quả, người quản lý cần đến các thông tin cần thiết để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý. Thông tin quản lý có những đặc điểm sau: + Thông tin tồn tại ngoài vật chất: tài liệu, sách báo, internet, … + Thông ti trong quản lý có số lượng lớn và có nhiều mối quan hệ. + Thông tin phản ánh trật tự và phẩm cấp quản lý. + Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu lộ thông tin, các mạng thông tin lớn của các nước, tập đoàn, cơ quan, … 8 Việc hiểu được ngay thông tin và phản hồi lại nhanh trở nên cực kỳ khó khăn trong một số cơ sở lớn có hàng ngàn người hay hơn thế làm việc. Do vậy thông tin là cơ sở để các doanh nghiệp: + Xây dựng các mục tiêu doanh nghiệp + Lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu. + Tổ chức nguồn nhân lực một cách có hiệu quả nhất. + Lựa chọn, phát triển và đánh giá các thành viên của tổ chức. + Lãnh đạo, hướng dẫn, thúc đẩy và tạo ra một môi trường mà trong đó mọi người muốn đóng góp, kiểm tra việc thức hiện nhiệm vụ. + Hạch toán kế toán và thống kê khối lượng công việc đã hoàn thành, nó là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh … Quá trình thông tin quản lý được biểu diễn qua sơ đồ sau: Quá trình quản lý Lập kế hoạch Tổ chức Biên chế Lãnh đạo Kiểm tra THÔNG TIN Môi trường bên ngoài Nhà cung cấp Khách hàng Đối thủ cạnh tranh Nhà nước, chính trị, luật pháp Kinh tế - xã hội 9 2.4. Thông tin là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý: Thông tin là các phương tiện để thống nhất một hoạt động có tổ chức, có thể coi như là các phương tiên cung cấp các đầu vào của xã hội cho các hệ thống xã hội. Nó là phương tiện để người ta liên hệ với nhau trong một tổ chức để đạt được mục đích chung. Thực vậy, không thể có hoạt động theo nhóm mà không có thông tin bởi vì sẽ không thể thực hiện được sự điều phối mọi nguồn lực sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, không phải cấp nào cũng đòi hỏi một lượng thông tin như nhau, cấp càng thấp thì mức độ thông tin quản lý càng ít hơn. Các nhà lãnh đạo, về tổ chức có trách nhiệm chính để đặt ra quy định cho sự thông tin hiệu quả và mỗi người trong một tổ chức cũng chia sẻ trách nhiệm này. Cấp trên phải thông tin liên lạc với cấp dưới và ngược lại. Thông tin là một quá trình hai chiều trong đó mỗi người vừa là người phát vừa là người thu thông tin. 3. Yêu cầu đối với thông tin: Để các nhà quản trị hoàn thành chức năng của họ trong hệ thống tổ chức, thông tin cung cấp cho họ phải đáp ứng các yêu cầu sau: 3.1 Tính chính xác: Thông tin cần được đo lượng chính xác và phair được chi tiết hóa đến mức độ cần thiết, đồng thời cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để trở thành kim chỉ nam cho quản lý. 3.2 Tính kịp thời: Thời gian làm cho thông tin lỗi thời, vô ích. Để thu thập đầy đủ và xử lý kịp thời thông tin cần phải sử dụng công nghệ thông tin vào công việc nhằm cung cấp đầy đủ lượng thông tin cần thiết và kịp thời. 3.3 Tính hệ thống, tính tổng hợp, tính đầy đủ: Đặc điểm này biểu hiện ở chổ phải kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự hợp lý. Nó là cơ sở để chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó. Tránh tình trạng thiếu thông tin cần và quá thừa thông tin. 10 3.4 Tính cô đọng và logic: Thông tin phải có tính nhất quán, có luận cứ, tránh hiểu thông tin khác nhau. 3.5 Tính kinh tế Tổ chức hệ thống thông tin phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. 3.6 Tính bảo mật Yêu cầu này đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người, phù hợp với chức năng của họ. Một số thông tin trong doanh ngiệp cần được bảo mật để bảo vệ tiềm năng kinh tế và tăng sức mạnh của doanh nghiệp. 4. PHÂN LOẠI THÔNG TIN 4.1 Theo mối quan hệ đối với một tổ chức Cách phân loại này người ta chia ra thông tin bên trong và thông tin bên ngoải. - Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ bên ngoài của một tổ chức hay là các thông tin từ cơ quan cấp trên đưa đến. - Thông tin bên trong: là thông tin xuất hiện bên trong cảu tổ chức, nó tạo khả năng xác định tình hình nội bộ của tổ chức, tình hình thực hiện nhiệm vụ đề ra. 4.2 Theo chức năng thể hiện Theo chức năng thể hiện thông tin được chia ra thông tin chỉ đạo và thông tin thực hiện. 4.3 Theo cách truyền tin Theo các phân loại này được chia thành hai loại: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ thống. 4.4 Theo phương thức thu nhận và quản lý Bao gồm thông tin khoa học kỹ thuật và thông tin thu nhận trực tiếp trong quá trình sản xuất kinh doanh. 4.5 Theo hướng chuyển động: Thông tin chiều ngang; Thông tin chiều dọc; thông tin lên; Thông tin xuống. [...]... viên cấp cao nhất 15 Phần II : HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI AGRIBANK PHÚ NHUẬN I./ TỒNG QUAN HỆ THỐNG TIN TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHÚ NHUẬN (AGRIBANK PHÚ NHUẬN) 1./ Sự hình thành, Mô hình tổ chức và chức năng họat động của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Phú nhuận (Agribank Phú Nhuận) Agribank Phú nhuận được hình thành trên... nhận: Thông tin được chia ra thông tin chính thức và thông tin khong chính thức: - Thông tin chính thức: là thông tin thu nhận theo ngành dọc do tổ chức quy định - Thông tin không chính thức là các thông tin không được nhận qua kênh chính thức mà phải qua đợt kiểm tra 4.7 Theo số lần gia công: Thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp 4.8 Theo ý định của đối thủ: Thông tin giả; Thông tin thật và Thông tin. .. lý: Thông tin được chia ra làm nhiều lĩnh vực sau: - Thông tin về chiến lược kinh doanh - Thông tin về tình hình sản xuất - Thông tin về chất lượng và công nghệ - Thông tin về nhân sự và tiền lương - Thông tin về Marketing và tình hình tiêu thụ sản phẩm - Thông tin về giá thành và chi phí sản xuất - Thông tin về tình hình tài chính 12 II CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 1 Quy trình thông tin. .. Thực hiện nhiệm vụ khác do giám đốc giao 32 4. /Hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận: Mô hình tiếp nhận và xử lý thông tin tại Agribank Phú nhuận (mảng nghiệp vụ trực tiếp): 4.1./ Xử lý thông tin với bên ngòai: Phản hồi (giải quyết, từ chối ) Phòng Kế tóan Nhu cầu của Khách hàng Chính sách Nhà nước Nhân viên tại quầy Tổ tiếp thị Phòng Kinh doanh Tổ... trình thông tin quản trị: Qui trình thông tin quản trị là cơ sở để tổ chức hệ thống thông tin Qui trình này qua 6 bước như sau: Thông tin vào Thu thập Chọn lọc Xử lý Phân loại Bảo quản Truyền đạt thông tin Thông tin ra (1) Khâu thu thập thông tin Thông tin phải thu thập đầy đủ về số lượng và chất lượng Ở môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có rất nhiều thông tin liên quan đến việc ra quyết định,... dụng thông tin, qua đó, số lượng thông tin sẽ giảm và chất lượng thông tin quản trị sẽ tăng lên (4) Phân loại thông tin: Nhiệm vụ của khâu này là hệ thống hóa và phân loại thông tin theo nhiều tiêu thức như: chủ đề, nội dung, thời gian thu thập, nguồn gốc, phương thức truyền tin, cấp quản lý, … Đây là khâu quan trọng nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý thông tin dễ dàng (5) Khâu bảo quản Thông tin. .. phải cập nhật thông tin và hướng dẫn cho người có nhu cầu dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết (6) Khâu truyền đạt thông tin: Khâu này cần đáp ứng những yêu cầu: đúng loại thông tin, mức độ tin cậy cao, đúng thời hạn Do vậy cần cho sự nghiên cứu nhu cầu tiếp nhận và xử lý thông tin của từng quản trị gia theo từng chu kỳ thông tin khác nhau Tóm lại, để thiết kế tốt hệ thống thông tin quản trị, chúng... thuộc Agribank Sài gòn (Chi nhánh cấp I) chuyển thành Chi nhánh cấp I (trực thuộc NHNo& PTNT Việt Nam) Agribank chính thức đi vào họat động từ tháng 2/2005 Agribank Phú nhuận đóng tại địa chỉ số 135A Phan Đăng Lưu – phường 2 Quận Phú nhuậnTP Hồ Chí Minh, hiện nay Agribank Phú nhuận có 4 điểm giao dịch đặt tại: - 135A Phan Đăng Lưu – phường 2 - Quận Phú nhuận. .. thập thông tin đúng theo nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp (2) Khâu chọn lọc Khâu này có tác dụng làm cho thông tin thu thập được có độ tin cậy cao Qua việc chọn lọc, chúng ta sẽ loại trừ những thông tin nhiễu và lọc những thông tin cần thiết để giúp nhà quản trị ra những quyết định nhanh chóng và chính xác (3) Khâu xử lý: Khâu này thực hiện các công việc: mã hóa thông tin để... Chính sách Nhà nước Nhân viên tại quầy Tổ tiếp thị Phòng Kinh doanh Tổ thẻ Diễn biến thị trường Tổ Tiếp thị Cung cấp, bổ sung Hồ sơ, thông tin thị trường và xu hướng 33 • Nguồn thông tin xử lý: a./ Thông tin sơ cấp: - Hệ thống pháp luật, Chủ trương, chính sách của Nhà nước, Chính phủ về các lĩnh vực liên quan đến họat động của Ngân hàng và khách hàng