Phần mềm quản lý nhân sự và lương Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão.

MỤC LỤC 3.Bảo hành và hỗ trợ sử dụng 41 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của của công tác tin học hoá quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty bánh kẹo Hải Châu Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão. Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ đã tác động không nhỏ đến quyết định của các tổ chức. Việc ứng dụng tin học vào hoạt động chung của các tổ chức hay hoạt động quản lý của tổ chức đã đem lại nhiều lợi ích khác nhau. Có rất nhiều nguyên nhân bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin. Những nguyên nhân đầu tiên có thể do sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, do những vấn đề về quản lý và xảy ra thâm hụt ngân sách. Nhưng ngoài ra, còn có một số những nguyên nhần khác như yêu cầu của nhà quản lý, hay sự thay đổi chính sách chính trị. Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu đã chuyển đổi hình thức kinh doanh, từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần vào cuối năm 2004. Hệ thống thông tin trong công ty nói chung và hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương còn hoạt động một cách thủ công. Việc tính toán và lên báo cáo hàng tháng được hoàn toàn thực hiện trên phần mềm Excel, không có phần mềm chuyên biệt hỗ trợ hệ thống. Việc truyền thông tin giữa các bộ phận trong công ty chủ yếu là qua điện thoại và các văn bản trên giấy, công ty chưa có hệ thống mạng LAN kết nối toàn công ty. Với những lí do trên, em và nhóm đã chọn đề tài: “Phần mềm quản lý nhân sự và lương Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu”. Em xin chân thành cảm ơn Ths.Trịnh Hoài Sơn đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm đề tài này. Tôi cũng xin cám ơn Ban điều hành Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Châu đã tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp dữ liệu, thông tin để tôi hoàn thành để tài với chất lượng tốt nhất. 2. Mục đích Đề tài được nghiên cứu với 3 mục đính chính: * Nghiên cứu tổng quan về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu và tình hình kinh doanh * Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu * Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Quy trình quản lý nhân sự, quản lý lương, các đầu mối thông tin và các luồng thông tin lưu chuyển nội bộ các đầu vào đầu ra trong công tác quản lý nhân sự và lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý nhân sự, quản lý lương, chấm công. Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý. - Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp, chúng tôi xây dựng nên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu khác như so sánh – đối chiếu: chúng tôi tiến hành so sánh, đối chiếu các thông tin về các doanh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh doanh với nhau cũng được sử dụng để rút ra những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu 5. Cấu trúc của đề tài Phần mở đầu: Nêu lí do chọn đề tài, mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu Phần 2: Cơ sở lý thuyết Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Công ty Bánh kẹo Hải Châu Phần 4: Kết luận PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty được thành lập khởi đầu bằng sự kiện ngày 16/11/1964, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ ra quyết định số 305/QĐBT tách ban kiến thiết ra khỏi nhà máy miến Hoàng Mai, thành lập ban Kiến thiết và chuẩn bị sản xuất cho nhà máy Hải Châu. Ngày 2/9/1965, Bộ công nghiệp nhẹ thay mặt nhà nước cắt băng khánh thành Nhà máy Hải Châu. Theo Quyết định số: 1355 NN-TCCB/QĐ ngày 29/9/1994 của Bộ trưởng Bộ NN & CNTP, nhà máy Hải Châu được bổ sung ngành nghề kinh doanh và đổi tên thành Công ty Bánh kẹo Hải Châu. Căn cứ quyết định số 3656/QĐ/BNN-TCCB ngày 22/10/2004 của Bộ trưởng Bộ NN & PTNH về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần. Ngày 30/12/2004 Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã tổ chức Đại hội đồng cổ đông sáng lập thống nhất đổi tên Công ty Bánh kẹo Hải Châu thành Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu. 1, Trụ sở chính Công ty: 15 phố Mạc Thị Bưởi – Q.Hai Bà Trưng – Hà Nội 2, Ngành nghề kinh doanh chủ yếu - Sản xuất bánh kẹo, sôcôla, gia vị, mỳ ăn liền, và chế biết các loại thực phẩm khác; sản xuất nước uống có cồn, không cồn. - Sản xuất in ấn các loại bao bì thực phẩm; kinh doanh các loại nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của Công ty. - Dịch vụ thương mại tổng hợp; cho thuê văn phòng nhà xưởng. 3, Các sản phẩm chủ yếu Hiện nay, công ty có các sản phẩm chủ yếu sau: bánh quy, bánh kem xốp, kẹo, bột canh, bánh mềm, sôcôla. 4, Doanh thu hàng năm - Năm 2000: 127,6 tỷ đồng - Năm 2001: 148,7 tỷ đồng - Năm 2002: 178,8 tỷ đồng - Năm 2003: 178 tỷ đồng - Năm 2004: 194,4 tỷ đồng - Năm 2005: 181,8 tỷ đồng Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu kế thừa từ công ty bánh kẹo Hải Châu. Từ khi thành lập đến nay, công ty không ngừng phát triển, liên tục đổi mới trong sản xuất kinh doanh, đầu tư công nghệ thiết bị. Với công nghệ tiên tiến, thiết bị hiện đại của CHDL Đức, Hà Lan, Đài Loan, Trung Quốc cùng với một đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và quản lý kinh tế (chiếm 10% lực lượng lao động) và công nhân kỹ thuật lành nghê đã đưa quy mô sản xuất kinh doanh của công ty tăng trưởng bình quân hàng năm với tốc độ 15 – 20%. Hiện nay số vốn pháp định của Công ty là 30 tỷ đồng, tổng sản lượng các loại sản phẩm đạt trên 20.000 tấn, doanh thu trên 180 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người đạt 1.400.000đ/tháng. II. Cơ cấu tổ chức và tình hình ứng dụng CNTT Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu được thực hiện theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu (căn cứ điều 69 Luật doanh nghiệp) bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát, các đơn vị thành viên gồm 7 phòng, 7 chi nhánh và 4 xí nghiệp. Hiện nay, công ty có 804 cán bộ công nhân viên. Trong đó, số cán bộ quản lý là 123 người, cán bộ kĩ thuật là 74 người, công nhân kỹ thuật là 89 người, và số công nhân trực tiếp sản xuất là 518 người Phần mềm mà hiện tại công ty đang sử dụng để quản lý nhân sụ và lương là phần mềm Microsoft Excel của hãng Microsoft. Phần mềm Excel có giao diện thân thiện với người sử dụng và có chức năng sự dụng đơn giản dễ sử dụng. Ngoài ra, Excel còn cung cấp nhiều hàm để hỗ trợ cho người sử dụng. Có thể vẽ đồ thị qua Excel dựa trên các số liệu của người sử dụng thông qua chức năng tự động vẽ đồ thị. Tuy nhiên, mặc dù là một công cụ hỗ trợ tính toán rất mạnh nhưng không phải dễ sử dụng, không chuyên biệt về tính lương hay quản lý lương. Công ty hiện chưa có hệ thống mạng LAN kết nối toàn công ty, việc truyền thông tin giữa các phòng ban chủ yếu qua điện thoại. Vì vậy nhu cầu của công ty là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương trên cơ sở liên kết dữ liệu về nhân sự và dữ liệu lương của CBCNV trong công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị (5 thành viên do ĐH đồng cổ đông bầu ra) Ban kiểm soát Ban điều hành (Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc) Phòng ban quản lý Xí nghiệp sản xuất Chi nhánh XN Quy – Kem xốp XN Gia vị thực phẩm XN Kẹo XN Bánh cao cấp Hà Nội Nghệ An Hà Nam TP Hồ Chí Minh Hải Dương Việt Trì Hưng Yên Phòng tổ chức – Lao động - Tiền lương Phòng Hành chính - Bảo vệ Phòng Kĩ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Đầu tư và xây dựng cơ bản Phòng Kinh doanh thị trường I. Đặc trưng của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương 1.Đặc trưng của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương HTTT quản lý nhân sự và tính lương ngoài những đặc tính của một HTTT thông thường nó còn có những đặc tính riêng có Mục tiêu: Cung cấp giải pháp hỗ trợ đắc lực những cán bộ làm công tác quản lý nhân sự và tính lương trong các công ty. Hệ thống giúp tạo lập một môi trường làm việc tích hợp, phục vụ hiệu quả các nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu, báo cáo, tổng hợp, thống kê các thông tin quản lý nhân sự và tính lương của mọi đối tượng trong công ty. Môi trường hệ thống: Số lượng người dùng khá lớn (bao gồm cả ban lãnh đạo, quản lý nhân sự và tính lương của công ty), người dùng chủ yếu là truy vấn dữ liệu trực tiếp từ kho dữ liệu tổng hợp, đòi hỏi khả năng bảo mật cao, không cho phép thông tin bị thay đổi từ bên ngoài,… Giao diện người dùng: Chủ yếu đối tượng sử dụng hệ thống có trình độ tin học khá, nhưng số lần truy xuất hạn chế do vậy hệ thống cần phải thiết kế giao diện dễ hiệu, tuân thủ. Yêu cầu về chức năng: Quản lý nhân sự, chấm công chính xác, tính lương cho cán bộ công nhân viên, tính phúc lợi xã hội cho nhân viên, dữ liệu của phần mềm có thể xuất ra Excel, Word. Các đặc tính của ứng dụng: Dữ liệu đầu vào được nhập từ bàn phím(Gồm các dữ liệu về hồ sơ CBCNV và phòng ban liên quan và các dữ liệu liên quan đến việc tính lương của nhân viên trong công ty). Công việc này thường được giao cho một số cán bộ chuyên trách đảm nhận. Dữ liệu đầu ra chủ yếu dưới dạng báo cáo( Báo cáo lương, báo cáo nhân sự), màn hình hiển thị khi truy vấn thông tin qua mạng. Các thuật toán xử lý dữ liệu khá đơn giản. Kiểu ứng dụng: Với mục tiêu mở rộng trong tương lai trở thành một phần mềm chuyên nghiệp về tính lương và quản lý nhân sự. Các yêu cầu khác: Hệ thống đáng tin cậy, đưa ra các thông tin báo cáo chính xác kịp thời và được thiết kế mở giúp nâng cấp chương trình trong tương lai để có thể đáp ứng sự thay đổi của hoạt động quản lý nhân sự và tính lương của công ty. II.Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu 1.Các yêu cầu chức năng 1.1.Phân tích nghiệp vụ quản lý nhân sự Quản lý về hồ sơ nhân sự: gồm các thông tin liên quan như Mã CB, Họ tên,Ngày sinh, Phòng ban, Chức vụ, Đảng viên, Hôn nhân, Quê quán… Quản lý chức vụ công tác của cán bộ công nhân viên: quản lý việc thay đổi chức vụ của CBNV và quản lý việc đảm nhận chức vụ của CBNV vì 1 cán bộ có thể kiêm nhiều chức vụ trong một lúc. Quản lý tốt điều này sẻ giúp các cán bộ phòng lao động tiền lương, kế toán, tài vụ tính lương dễ dàng hơn. Quản lý phòng ban: gồm quản lý các thông tin liên quan: Mã PB, Tên phòng ban, số lượng cán bộ trong phòng…việc quản lý phòng ban giúp quản lý tốt hơn thong tin về cán bộ trong công ty vì một cán bộ có thể làm tại nhiều phòng ban. Quản lý hợp đồng: QLHĐ của công nhân thử việc và công nhân chuyển từ công nhân hợp đồng sang biên chế chính thức. Quản lý chấm công: Quản lý chấm công theo ca với những công nhân trực tiếp sản xuất. Ca sáng từ 6h-14h Ca chiều từ 14h -22h Ca đêm từ 22h-6h Việc quản lý chấm công có thể giao cho tổ trưởng quản lý sản xuất [...]... diện phải đồng bộ  Khả năng tương tác giữa người sử dụng và chương trình dễ dàng trong khâu nhập dữ liệu III Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và tính lương công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu 1.Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý nhân sự và tính lương Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương gồm các chức năng sau: 1.1 .Quản lý nhân sự  Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên  Quản. .. nhân viên  Quản lý phòng ban  Quản lý chấm công cán bộ công nhân viên 1.2 .Quản lý tính lương:  Quản lý lương cứng là khoản lương chính của nhân viên trong công ty và tính theo hệ số lương  Quản lý lương mềm là quản lý các khoản làm tăng thêm thu nhập của nhân viên thông qua thơi gian làm thêm hoặc số sản phẩm làm vượt định mức 1.3.Các khoản chi trả khác:  Các khoản phụ cấp: phụ cấp công tác phí,... xử lý bởi hai hệ thống trên sẽ được gửi tới ban giám đốc và các phòng ban liên quan nếu có yêu cầu thông qua các báo cáo PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ LƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU I Thiết kế kiến trúc 1.Vấn đề tồn tại của hệ thống Trên cơ sở tìm hiểu hệ thống cũ về các mặt quản lý nhân sự và tính lương nhóm phân tích đã rút ra một số mặt còn tồn tại của... tiện cho việc quản lý lương - Hệ thống tính lương vẫn thực hiện bán tự động, sử dụng trên công cụ excel không liên kết với việc quản lý nhân sự - Việc quản lý hồ sơ nhân sự hoàn toàn thủ công thông qua giấy tờ - Không quản lý mẫu hợp đồng tuyển dụng Từ các vấn đề trên nhóm nghiên cứu đã quyết định xây dưng một hệ thông thông tin mới: Hệ thống thông tin theo chức năng quản lý nhân sự và tính lương trên... bộ quản lý theo ca 1.2.Phân tích nghiệp vụ quản lý lương Từ đầu tháng, các nhân viên kinh tế của từng phòng ban và xí nghiệp chấm công cho từng cán bộ công nhân viên theo quy định của nhà nước và công ty Cuối mỗi tháng, các nhân viên kinh tế sẽ kiểm tra và tổng hợp các bảng chấm công để chuẩn bị tính lương Dựa vào bảng chấm công, nhân viên kinh tế từng xí nghiệp hay phòng kế toán sẽ tính các khoản phải... chức năng: Quản lý hệ thống + Quản lý tài khoản truy cập: Tên tài khoản, mật khẩu + Quản lý bộ phận: Các phòng ban: tính lương theo số giờ làm việc định mức Các phân xưởng: tính lương theo số sản phẩm định mức + Quản lý chức vụ: + Quản lý dữ liệu lương: Lương cứng Lương mềm Các khoản phụ cấp hàng tháng Các khoản phải thu hàng tháng • Nhóm chức năng Quản lý lương + Cập nhập thông tin tính lương từng... nào đó Xử lý không phản rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ đỉển hệ thống Chức năng tính lương và quản lý nhân sự được thể hiện chi tiết qua sơ đồ DFD mức ngữ cảnh Theo sơ đồ trên dữ liệu về nhân viên sẽ được gửi tới hai hệ thống con là hệ thống quản lý nhân sự và hệ thống tính lương Dữ liệu về nhân viên sau khi được được xử lý bởi hai... phải nộp khác Sau khi tính lương, bộ phận tính lương sẽ lập phiếu lương cho từng cán bộ công nhân viên và lên bảng lương Phiếu lương sẽ được chuyển về cho nhân viên kinh tế các bộ phần để thanh toán tiền lương cho các bộ công nhân viên và được phòng Tổ chức tổng hợp để lên báo cáo tiền lương chi tiết hang tháng Dựa vào bảng lương, phòng kế toán sẽ lên Báo cáo tiền lương và Báo cáo Tài chính tổng hợp... bộ nhân viên Chi tiết chức năng Báo cáo tổng hợp Chi tiết chức năng Quản lý hệ thống Chi tiết chức năng Quản lý nhân sự • Nhóm chức năng Quản lý nhân sự + Quản lý hồ sơ nhân viên + Điều chuyển, phân bổ nhân viên + Thông tin hệ số lương nhân viên + Tìm kiếm, quản lý theo nhóm nhân viên 2.Chuẩn hóa dữ liệu Để xây dựng CSDL cần phải thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu Thông qua bước chuẩn hóa, dữ liệu dư... tích yêu cầu của người sử dụng Trên cơ sở tìm hiểu phân tích các nghiệp vụ quản lí của công ty và lấy ý kiến của khác hàng Phần mềm sau khi hoàn thành phải đáp ứng được các yêu cầu sau:  Đáp ứng đủ các chức năng về quản lý nhân sự và tính lương  Việc tính lương cho nhân viên thay thế được việc sư dựng phần mềm Excel để tính lương trước đây trên cơ sở đơn giản dễ sử dụng hơn trước  Có khả năng xuất