Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương công ty TNHH một thành viên Thăng Long

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương công ty TNHH một thành viên Thăng Long

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Bài tập số 17: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền

lương công ty TNHH một thành viên Thăng Long

Nhóm: 10

Giảng viên hướng dẫn: Lê Trí Thành

Trưởng nhóm: Đỗ Đức Hùng Thành viên: Chu Đức Nghĩa Thành viên: Quyết Quang Qúy

Lớp: CNT50ĐH1

Hải Phòng, ngày 28/08/2011

tình của các thầy cô giáo cùng với sự cố gắng của nhóm, chúng em đã học hỏi được nhiều bài học và kinh nghiệm quý báu, giúp nhóm em hiểu sâu hơn về công tác quản lý nhân viên và tính lương Trong thời gian tìm hiểu Công ty TNHH một thành viên Thăng Long, nhóm em đã được hướng dẫn tìm hiểu về công tác quản lý nhân viên và quá trình tính lương Nhóm em đã hiểu thêm công tác kế toán tại công ty thông qua quá trình khảo sát Sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo cũng như của các anh chị trong phòng Kế toán, hành chính tại Công ty đã tạo điều kiện tốt nhất cho nhóm em hoàn thành bài tập lớn này Do trình độ và thời gian có hạn nên chắc chắn không thể không tránh khỏi những thiếu sót Nhóm em rất mong được sự hướng dẫn của các thầy cô, của những người làm nghiên cứu và những người làm công tác kế toán để bài tập lớn này của nhóm em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Nhóm trưởng

Đỗ Đức Hùng

Chu Đức Nghĩa: Thiết kế hệ thống, cơ sở dữ liệu Quyết Quang Quý: Thiết kế giao diện vào và ra hệ thống

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT:

DN: Doanh nghiệp BHXH: .Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế TNHH: Tư nhân hữu hạn

xã hội Những năm gần đây cùng với sự hội nhập của đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã thực hiện các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch nhằm tạo điều kiện cần thiết đáng tin cậy Hệ thống chính sách ưu đãi, hệ thống Luật DN chính xác, chặt chẽ nghiêm minh, kế hoạch điều tiết vĩ mô phù hợp với sự vận động và phát triển của đất nước khuyến khích các DN yên tâm sản xuất kinh doanh, chủ động đầu tư vốn tự do kinh doanh trong khuôn khổ

pháp luật

Con người luôn là nguồn lực quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành bại của mỗi tổ chức DN có thể có một dự án, một kế hoạch kinh doanh tốt đến đâu, công nghệ hiện đại đến đâu nhưng nếu không có một nguồn nhân lực

đủ về số lượng và chất lượng để triển khai thì cũng khó có thể thành công Yếu tố nhân lực lại càng trở nên quan trọng đối với các DN hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và mang tính Quốc tế sâu sắc như hiện nay Trong bối cảnh hòa nhập kinh tế thị trường thì việc thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực được xem là một trong những nhiệm vụ sống còn, có ý nghĩa quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN

Để có được đội ngũ người lao động có chất lượng cao – tài sản vô giá của mỗi DN lại là vấn đề không hề đơn giản, bởi vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố tiền lương Đây vừa là yếu tố duy trì, vừa là

công cụ hữu hiệu để các nhà quản trị, quản lý tố đội ngũ người lao động trong

DN

Tiền lương là một vấn đề không hề đơn giản, bởi trong quan hệ giữa

DN và người lao động tồn tại mâu thuẫn thông qua vấn đề tiền lương Đứng dưới góc độ DN thì tiền lương được coi là một khoản chi phí, còn đối với người lao động thì tiền lương lại chính là khoản thu nhập giúp họ tái sản xuất sức lao động Vì thế giải quyết tốt mâu thuẫn cố hữu này đã và đang trở thành bài toán đặt ra đối với mỗi DN, tổ chức

Từ những phân tích trên ta thấy cần thiết phải có một cách nào đó để quản lý tốt vấn đề con người hay nhân lực của công ty và vấn đề tiền lương để

DN vừa có một đội ngũ mạnh về chuyên môn, tốt về phẩm chất và giỏi về trí tuệ, lại vừa giải quyết tốt vấn đề an sinh của nhân viên Hơn thế nữa, ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi

cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp tin học trong công tác quản lý Trong đó công tác quản lý nhân sự, quản lý tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp Vì vậy

nhóm em đã lựa chọn đề tài “Quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty

TNHH một thành viên Thăng Long” là bài tập lớn của mình

Bài tập của nhóm em gồm 3 chương:

Chương 1: Phần mở đầu

Chương 2: Khảo sát nghiệp vụ hệ thống

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống

Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển của Khoa học & công nghệ thông tin, việc ứng dụng tin học để xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp ngày càng được thực hiện rộng rãi và điều đó cũng được áp dụng ngay tại công ty TNHH một thành viên Thăng Long Với một công ty quy mô lớn, đội ngũ nhân viên ngày càng đông đảo để dễ dàng hơn cho việc quản lý và giữ chân nhân viên lâu dài, tạo ra các cơ hội cho nhân viên thăng tiến trong công việc, Công ty đã xây dựng Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương Đưa tin học vào quản lý nhân sự và tiền lương thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp thông tin về nhân sự và tính lương một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo trở nên nhanh hơn Đó là những nguyên nhân cần thiết để xây dựng hệ thống thông

tin quản lý tại Công ty TNHH Thăng Long

1.2 Giới thiệu bài toán

1.2.1 Giới thiệu tổng quát về công ty TNHH một thành viên Thăng Long

Công ty TNHH một thành viên Thăng Long được thành lập vào năm

2005, với mục đích kinh doanh (bán và cho thuê) các hàng cơ khí, máy công nghiệp, vật tư… phục vụ cho các công trình, đơn vị thi công đường, nhà ở

Gần đây nhất công ty đã thay đổi cơ cấu nhân sự, theo đó công ty đã

mở thêm công ty con cùng tên với công ty mẹ, công ty TNHH Thăng Long, chuyên cung cấp các phần mềm và dịch vụ mạng

1.2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty con

PHÒNG KỸ THUẬT

PHÒNG HÀNH CHÍNH

PHÒNG MARKETING

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty con

Theo sơ đồ trên, bộ máy quản lý hiện nay của công ty con là quản lý hai cấp theo cơ cấu trực tuyến

Giám đốc Công ty: là người có quyền hạn cao nhất, chịu trách nhiệm

trước cơ quan chủ quản, trước nhà nước, trước tập thể công nhân viên.Dưới giám đốc là 2 Phó Giám đốc, hệ thống các Phòng ban giúp việc cho Giám đốc

và Phó Giám đốc

Phó Giám đốc Kinh doanh: là người giúp việc cho Giám đốc trong

lĩnh vực hoạt động kinh doanh, giới thiệu sản phẩm và công việc hành chính

Phó Giám đốc Sản xuất Kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm về công

tác đào tạo kỹ năng lập trình cho nhân viên, bố trí nhân lực, phân công công

việc cho nhân viên thực hiện, báo cáo tình hình công việc thường xuyên cho giám đốc

Phòng thiết kế đồ họa và website: Chuyên tư vấn, thiết kế các website

tin tức, giới thiệu sản phẩm, bán hàng trực tuyến, diễn dàn giao lưu, trang rao vặt… đăng quảng cáo trên website, thiết kế biển quảng cáo lớn cho khách hàng

Phòng thiết kế phần mềm ứng dụng: Chuyên thiết kế các phần mềm

ứng dụng trên nền winform cho khách hàng, công ty chủ yếu thiết kế các phần mềm quản lý nhân sự, bán hàng hóa, quản lý kho, quản lý container

Phòng kỹ thuật: Chuyên tư vấn công nghệ, giải pháp, phần cứng cho

khách hàng đồng thời đảm bảo hệ thống mạng và máy móc trong công ty hoạt động ổn định, kíp thời sửa chữa nếu có lỗi xảy ra

Phòng Marketing: Chuyên giới thiệu các phần mềm, dịch vụ của công

ty tới khách hàng và chăm sóc khách hàng, tìm thị trường cho công ty

Phòng hành chính: Cung cấp thiết bị văn phòng trong công ty, chăm

lo đến đời sống tinh thần của nhân viên

CHƯƠNG 2 KHÁO SÁT NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG

II KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

2.1 Hoạt động của hệ thống hiện tại

Do công ty chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý nên mọi thông tin nhân viên và việc chấm công, tính lương đều thực hiện trên giấy tờ Khi nhân viên vào làm chính thức trong công ty thì hồ sơ nhân viên

sẽ được lưu lại để quản lý, đó là các thông tin về lý lịch cá nhân, quá trình công tác trước khi vào công ty, các mối quan hệ….Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể nghỉ việc, chuyển phòng hay được thay đổi chức vụ, khi đó công ty cần tới các cuốn sổ dày để ghi các các cuộc chuyển phòng, mỗi lần chuyển phòng cần lưu các thông tin về phòng ban, chức vụ của nhân viên trước và sau sau khi đổi kèm theo ngày mà những thông tin đó được thay đổi Mỗi ngày nhân viên đi làm đều được đánh dấu vào một tờ thẻ công trong ngày và tổng hợp thành một bảng công theo từng tháng, từ đó công ty lập ra bảng lương và tính lương thủ công bằng tay

Một số biểu mẫu:

Hình 2.1 Đơn xin việc của nhân viên

HỢP ĐỒNG LÀM VIỆC Điều 1: Ông, bà: làm việc theo loại hợp đồng

Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm

Thử việc từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm

Tại địa điểm:

Chức vụ và công việc phải làm:

Điều 2: Chế độ làm việc: Thời gian làm việc :

- Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm:

- Điều kiện an toàn và vệ sinh lđộng tại nơi làm việc theo quy định hiện hành của Nhà nước Điều 3: Nghĩa vụ, quyền hạn và các quyền lợi người lao động được hưởng như sau: 1 Nghĩa vụ: Trong công việc, chịu sự điều hành trực tiếp của ông, bà: Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động Chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế của đơn vị, kỷ luật lao động, an toàn lao động và các quy định trong thoả ước lao động tập thể 2 Quyền hạn: Có quyền đề xuất, khiếu nại, thay đổi, chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của Pháp luật lao động hiện hành 3 Quyền lợi: - Phương tiện đi lại làm việc :………

- Mức lương chính hoặc tiền công: ……được trả lần vào các ngày … và ngày ……hàng tháng - Phụ cấp:………

- Được trang bị bảo hộ lao động gồm: ………

Số ngày nghỉ hàng năm được hưởng lương (nghỉ lễ, phép, việc riêng):………

- Bảo hiểm xã hội: ……… Được hưởng các phúc lợi: ……… Được các khoản thưởng, nâng lương, bồi dưỡng nghiệp vụ, thực hiện nhiệm vụ hợp tác khoa học, công nghệ với các đơn vị ở trong hoặc ngoài nước:

- Được hưởng các chế độ ngừng việc, trợ cấp thôi việc, bồi thường theo quy định của pháp luật lao động

Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động:

1 Nghĩa vụ: Thực hiện đầy đủ những điều kiện cần thiết đã cam kết trong

hợp đồng lao động để người lao động làm việc đạt hiệu quả Bảo đảm việc làm cho người lao động theo hợp đồng đã ký

2 Quyền hạn: Có quyền điều chuyển tạm thời người lao động, tạm ngừng

việc, thay đổi, chấm dứt hợp đồng lao động và áp dụng các biện pháp kỷ luật theo quy định của pháp luật lao động

Điều 5: Điều khoản chung:

1 Những thỏa thuận khác:

2 Hợp đồng lao động có hiệu quả từ ngày tháng năm đến

ngày tháng năm……

Điều 6: Hợp đồng lao động này làm thành (02) bản:

- 01 bản do người lao động giữ

- 01 bản do người sử dụng lao động giữ

Thêm giờ

Nghỉ hưởng 100% lương

Nghỉ không lương

Ký hiệu chấm công:

2.2 Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại

Như vậy tất cả công việc trong công ty đều xử lý thủ công trên giấy tờ, việc này có những ưu điểm, đó là việc quản lý nhân viên và chấm công dễ dàng, không yêu cầu người thực hiện cần có những trình độ nhất định cũng thực hiện được Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm Thứ nhất, lãng phí về tiền của vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, khiến công ty lại có thêm một số chi phí phát sinh.Thứ hai, tất cả thông tin trong quá trình quản lý được lưu trên giấy tờ nên khó tránh khỏi mất mát, và khiến cho quá trình tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn.Thứ 3, mất thời gian và sai sót bởi việc chấm công, tính lương có thể gặp nhiều lỗi phát sinh, khi thực hiện tính toán thủ công có thể tính lương sai, chấm công thiếu Thứ tư, theo hạn định tiền lương phải đến tay nhân viên nên quá trình chấm công và tính lương phải trong một khoảng thời gian nhất định, cho nên để nhân viên được lĩnh tiền lương nhanh chóng thì người tính lương rất vất vả để đưa ra được một bảng lương chính xác và cụ thể…v.v v

Từ những điều đã phân tích như trên, để khắc phục những nhược điểm này, công ty sẽ áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý

2.3 Giải pháp khắc phục vấn đề

Như đã nói trên, công ty sẽ cần đến một chương trình quản lý nhân sự

và tiền lương, cụ thể chương trình đó sẽ gồm các chức năng sau:

2.3.1 Chức năng quản lý:

Quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch như mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề… Quản lý chi tiết thông tin

về quan hệ thân nhân, về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, chi tiết quá trình công tác của người lao động trước khi vào công ty cho đến thời gian

2.3.3 Thông tin điều chuyển nhân sự

Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty, theo dõi được tại thời điểm bất kỳ nhân viên đang ở phòng ban nào

2.3.4 Thông tin quản lý chính sách của người lao động

Theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

2.3.5 Quản lý lương cho lao động gián tiếp

Tính lương cho các nhân viên theo giờ làm việc, cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số hưởng lương doanh thu của từng nhân viên

Quản lý các khoản thưởng đột xuất, Tết, Lễ, phần trích nộp thuế thu nhập cá nhân, phần trích nộp bảo hiểm xã hội

Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm: cập nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản phẩm hoàn thành đã thực hiện được, cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từng nhân viên

* Cách tính lương:

Công ty căn cứ vào bảng lương chế độ và bảng tổng hợp quỹ tiền lương đạt theo sản phẩm để tính trả lương cho người lao động Công ty áp dụng hai hình thức trả lương, đó là:

Hình thức trả lương theo sản phẩm xác định số tiền lương trả cho người lao động dựa vào sản phẩm làm ra và đơn giá tiền cho sản phẩm, lương sản phẩm chỉ được tính khi sản phẩm đó đã hoàn thành Một sản phẩm có thể có nhiều người tham gia và một người có thể tham gia vào thực hiện nhiều sản phẩm

Lsp = Ni * ĐGi * Ki Trong đó: Lsp là tiền lương tính theo sản phẩm; Ni là số sản phẩm thứ i thực

tế; ĐGi là đơn giá sản phẩm i, Ki là phần trăm người lao động được hưởng cho sản phẩm đó

Hình thức trả lương theo thời gian được tính như sau:

Lt/g = (Số ngày công * Mức lương cơ bản * Bậc lương)/26

Trong đó: Lt/g là tiền lương tính theo thời gian

Các chế độ khác khi tính lương: các khoản phụ cấp: gồm có phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chế độ, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm đêm, các loại thưởng: gồm có thưởng do phát huy sáng kiến, thưởng do thi đua, thưởng do tăng năng suất lao động và các khoản thưởng khác, quỹ bảo hiểm xã hội (công ty trích vào chi phí 15% tiền lương cơ bản của người lao động và người lao động đóng góp 5% tiền lương cơ bản của mình), quỹ bảo hiểm y tế (công

ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản của mình) quỹ kinh phí Công đoàn (công ty trích 2% tiền lương thực chi của toàn công ty)

Tiền lương của từng công nhân viên trong công ty được tính theo công

thức: Lương thực lĩnh = Lương sản phẩm + Lương thời gian + Lương

khác + Thưởng + Các khoản phụ cấp – Các khoản khấu trừ

Trong đó:

Lương sản phẩm, Lương thời gian được tính như trên đã nêu

Lương khác = Lương phép + lương thêm giờ + lương nghỉ hưởng 100% lương

Thưởng: do công ty trích ra từ quỹ thưởng để động viên kịp thời những công nhân viên có thành tích tốt, Thưởng sẽ do người quản lý nhập hàng tháng cho từng nhân viên

Các khoản phụ cấp = Phụ cấp chức vụ + phụ cấp phát sinh

Phụ cấp chức vụ = Mức lương cơ bản * hệ số phụ cấp chức vụ Phụ cấp phát sinh do người quản lý nhập như các khoản công tác phí, tiền xăng, thuê thiết bị ngoài…

Các khoản khấu trừ = BHXH + BHYT + các khoản khấu trừ khác

BHXH = (Mức lương cơ bản * bậc lương)* 5%

BHYT = (Mức lương cơ bản * bậc lương)* 1%

Các khoản khấu trừ khác gồm có: phạt, bồi thường vật chất do lỗi của nhân viên Các khỏan này do người quản lý nhập hàng tháng

Mỗi khi có sự thay đổi trong chính sách tiền lương thì phải có cơ chế thay đổi các định mức như: mức lương cơ bản, mức bảo hiểm xã hội và bảo

hiểm y tế

2.3.6 Báo cáo

Báo cáo quản lý nhân sự: Gồm sơ yếu lý lịch, hồ sơ của người lao

động, danh sách trích ngang nhân viên hiện tại, nhân viên hiện chưa có sổ bảo hiểm, nhân viên tạm hoãn hợp đồng, nhân viên nghỉ việc, nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên đến tuổi nghỉ hưu, nhân viên được khen thưởng hay bị

kỷ luật Báo cáo chi tiết diễn biến lương của từng nhân viên, thống kê nhân viên theo độ tuổi, chức danh, trình độ nhân viên

Báo cáo quản lý tiền lương: Gồm bảng thanh toán tiền lương, bảng các

khoản phụ cấp, phiếu thu nhập của từng nhân viên, bảng trích nộp thuế thu nhập cá nhân, trích nộp bảo hiểm xã hội, báo cáo nguồn thanh toán lương cho các bộ phận, báo cáo tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty…

2.4 Các vấn đề và yêu cầu đặt ra đối với hệ thống cần xây dựng

Hệ thống cần xây dựng phải đảm bảo dễ dàng quản lý nhân viên và tính lương, xử lý nhanh công việc quản lý, cập nhật các thông tin kịp thời, dễ dàng tìm kiếm thông tin và tính lương chính xác, nhanh chóng

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG III PHÂN TÍCH

3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG

QUẢN LÝ NHÂN SỰ QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG BÁO CÁO THỐNG KÊ

Cập nhật hồ sơ nhân sự

Nghỉ việc

cấp Khai báo các khoản khấu trừ Lập bảng lương

Tính lương

Xuất danh sách nhân sự

Báo cáo danh sách nhân viên nghỉ việc, hết hợp

Báo cáo tiền lương

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Cập nhật dự án

Tạo nhóm làm việc

Lập bảng công

Quản lý nhân sự: quản lý thông tin nhân viên gồm sơ yếu lý lịch, trình

độ, quá trình công tác trước khi vào công ty, quan hệ gia đình, … Quản lý thời hạn hợp đồng làm việc của nhân viên, theo dõi chuyển phòng, khen thưởng kỷ luật, quá trình lên lương, bậc lương, hệ số lương…., quản lý nhân

viên nghỉ tạm thời, nghỉ hẳn,về hưu

Quản lý dự án: quản lý thông tin dự án như đơn giá, số lượng, đơn giá,

phần trăm được hưởng, tạo nhóm nhân viên làm dự án

Quản lý Tính lương: thực hiện chấm công theo thời gian và theo sản

phẩm của dự án, ập bảng công theo tháng để tính lương, khai báo các khoản phụ cấp,khấu trừ như trong cách tính lương của công ty, dựa vào bảng công

để lập bảng lương

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG

Tuy nhiên sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống trên chỉ là tổng quát Khi các vấn đề phát sinh ra thì sơ đồ trên chưa vạch ra chi tiết của vấn đề Để cụ thể vấn đề ta cần phân tích trong sơ đồ dữ liệu mức đỉnh

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

1

Sau khi xin việc vào công ty trở thành nhân viên chính thức, thông tin

cá nhân của nhân viên sẽ được gửi cho bộ phận quản lý nhân sự và các thông tin này được lưu vào kho “Nhân sự” Đồng thời bộ phận nhân sự sẽ điều động nhân viên đó vào trong phòng ban thích hợp để làm và gửi thông tin nhân viên cho bộ phận quản lý dự án và quản lý tiền lương để phục vụ việc phân nhóm làm dự án, chấm công và tính lương cho nhân viên

Nhân viên sẽ được phân vào các nhóm thích hợp (nếu cần) hoặc chỉ mình nhân viên đó nhận làm dự án Thông tin các nhóm và sản phẩm hoàn thành trong dự án được lưu vào kho “Dự án”, dữ liệu kho này cung cấp tiền lương theo sản phẩm cho bộ phận quản lý lương

Nhân viên sẽ được chấm công theo 2 cách, theo sản phẩm (dựa vào đơn giá và số lượng sản phẩm) đã hoàn thành và theo thời gian làm việc Bảng công được lập để tiện cho việc tính lương.Việc tính lương được thực hiện bởi

bộ phận quản lý tiền lương dựa trên các bảng công theo tháng Khi có nhân viên đạt tiêu chuẩn để khen thưởng hoặc nhân viên cần được khiển trách thì 1 bảng công sẽ được gửi từ bộ phận này tới bộ phận quản lý nhân sự để tiến

hành khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên đó Sau khi tính lương xong thì bộ phận này sẽ gửi bảng lương chi tiết cho các phòng ban, đồng thời lưu trữ bảng lương của từng tháng hay theo kỳ hạn nào đó vào một kho bảng lương

Biểu đồ mức đỉnh đã nói chi tiết hơn phần nào về dữ liệu vào và ra, cũng như việc lưu trữ các thông tin cần thiết Để hiểu chi tiết hơn về cách vận hành các bộ phận ra sao thì cần có sơ đồ mức dưới đỉnh của từng bộ phận

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

3.2.3.1 Chức năng Quản lý nhân sự:

Cập nhật hồ sơ nhân sự

Nhân viên

Nghỉ việc

Chuyển phòng

Khen thưởng,

kỷ luật Chức vụ

Quá trình lương, bậc lương

1

1

1 Thông tin nhân viên 2 Thông tin chức vụ 3 Thông tin phòng ban

4 Yêu cầu thông tin nhân viên 5 Thông tin nghỉ việc 6 Quá trình công tác

1

2

1 1

Phòng ban

3

Chuyển phòng

Quá trình công tác

6

Nhân viên phải cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân, quá trình công tác trước đây, quan hệ gia đình… Và những thông tin này sẽ được lưu vào kho dữ liệu “Nhân viên” Kho dữ liệu này sẽ cung cấp thông tin nhân viên cho việc chuyển phòng và nghỉ việc Nếu nhân viên chuyển phòng, thông tin phòng ban và nhân viên đó sẽ được lưu vào kho “Chuyển phòng” Kho “Nghỉ việc” lưu trữ thông tin quá trình nghỉ việc của nhân viên Để quản lý nhân viên chặt chẽ hơn thì ngoài ra cần có các kho khác như “Quá trình công tác” – Nhân viên đó đã làm gì trước khi đến công ty, “Quá trình lương, bậc lương” – Theo dõi diễn biến lương của nhân viên và lên kế hoạch lên lương hợp lý…

3.2.3.2 Chức năng quản lý dự án

Cập nhật dự án 1 Dự án Tạo nhóm làm việc

1 Thông tin dự án 2 Thông tin nhân viên

Thông tin dự án được lưu vào kho “Dự án” để tiện tra cứu Nhân viên

sẽ được chia vào các nhóm để hoàn thành dự án, thông tin các nhân viên này

được lưu cùng với thông tin dự án trong kho “Chi tiết dự án”

3.2.3.3 Chức năng quản lý tiền lương

KHAI BÁO CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ

LẬP BẢNG LƯƠNG

LẬP BẢNG CÔNG

Các phòng ban thực hiện chấm công theo ngày, sau mỗi ngày phòng ban đó sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống, hệ thống sẽ lưu các bảng chấm công theo ngày để tổng hợp và lưu thành bàng công theo tháng Hệ thống cũng dựa vào bảng công theo ngày từ các phòng ban gửi để tổng hợp danh sách các sản phẩm hoàn thành và lưu lại danh sách đó

Muốn tính lương cần có đầy đủ các thông tin cần thiết, như các khoản

cơ chế phúc lợi, hệ số lương, cấp bậc, chức vụ Những thông tin ấy được cung cấp từ các kho tương ứng: kho cơ chế phúc lợi (gồm BHYT, BHXH, con thương binh, hưởng thai sản…), hệ số lương (Theo quy định nhà nước hoặc theo chức vụ) Khi tính lương cần quan tâm đến hình thức trả là theo ngày, theo tuần hay theo tháng để làm bảng lương gửi cho các phòng ban và cho nhân viên

IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG

4.1 Xác định kiểu thực thể

Giữa nhân viên và Chức vụ hình thành mối liên kết một – nhiều vì một chức vụ có thể có một hoặc nhiều nhân viên, nhưng một nhân viên chỉ mang một chức vụ

Nhân viên

Có Chức vụ

Trong một phòng ban có nhiều nhân viên, và một nhân viên chỉ có thể làm việc trong một phòng ban nên liên kết phòng ban – nhân viên là liên kết một – nhiều

Nhân viên

Mối quan hệ thân nhân ở mỗi nhân viên là khác nhau, và mỗi nhân viên

có ít nhất một mối quan hệ thân nhân nên liên kết thân nhân – nhân viên là liên kết nhiều – một

Nhân viên

Có Thân nhân

Trong quá trình làm việc, nhân viên được lên hoặc hạ lương nhiều lần,

do vậy có ít nhất một lần thay đổi lương, và lần thay đổi đó chỉ áp dụng cho một nhân viên tương ứng nên mối liên kết quá trình lương – nhân viên là mối liên kết nhiều – một

Nhân viên

Có Quá trình lương

Một nhân viên trong suốt quá trình làm tại công ty có thể không có (hoặc có nhiều) thành tích nào hoặc cũng có thể không có (hoặc có nhiều) sai phạm nên không (hoặc có nhiều lần) được khen thưởng hay kỷ luật Do vậy mối liên kết Khen thưởng, kỷ luật – nhân viên là mối liên hệ không hoặc nhiều – một

Nhân viên

Có Khen thưởng, kỷ luật

Nhân viên có thể nghỉ việc nhiều lần, có thể đó là nghỉ hưởng lương, nghỉ không hưởng lương, nghỉ phép, nghỉ do ốm đau,… Như vậy một nhân viên có nhiều hình thức nghỉ, và một hình thức nghỉ cũng có thể áp dụng cho nhiều nhân viên, cho nên mối liên kết nghỉ việc – nhân viên là mối liên kết nhiều –nhiều Ta sử dụng một thực thể liên kết chi tiết nghỉ việc để khử mối liên kết nhiều – nhiều này

Nhân viên Chi tiết nghỉ việc Có

Có Nghỉ việc

Một nhân viên có thể làm nhiều dự án và một dự án có thể có nhiều nhân viên, do vậy mối liên kết dự án – nhân viên là mối liên kết nhiều – nhiều Để khử mối liên kết này ta thêm một thực thể liên kết chi tiết dự án

Nhân viên

Một nhân viên có nhiều trình độ và nhiều chuyên môn và trình độ, nhiều nhân viên có thể chung một trình độ (hay chuyên môn) nên mối liên kết nhân viên – chuyên môn và nhân viên – trình độ là mối quan hệ nhiều – nhiều Để khử các mối liên kết này ta sử dụng thực thể liên kết trình độ chuyên môn

Chuyên môn

Trình độ Có

Trình độ Chuyên môn Có

Bất cứ nhân viên nào cũng có ít nhất một quá trình công tác và quá trình công tác ấy chỉ tương ứng với một nhân viên Do vậy mối liên kết nhân viên – quá trình công tác là mối lien kết một – nhiều

Nhân viên có thể chuyển phòng nhiều lần, mỗi lần chuyển luôn liên quan đến hai phòng ban, do vậy mối liên kết nhân viên – chuyển phòng là mối liên kết một – nhiều và mối liên kết chuyển phòng – phòng ban là mối liên kết một – hai (có thể coi là một – nhiều)

Mỗi nhân viên có nhiều bảng công và 1 bảng công được chấm cho 1 phòng ban, nhưng 1 phòng ban có nhiều bảng công theo các tháng khác nhau Trong 1 bảng công được chấm cho nhiều nhân viên, do vậy mối liên kết nhân viên – bảng công là mối liên kết nhiều – nhiều, còn mối liên kết bảng công – phòng ban là mối liên kết nhiều – một

là mối liên kết nhiều – một

4.2 Biểu đồ quan hệ thực thể E – R

Nhân viên

Có Chức vụ

Có Khen thưởng, kỷ luật

Có Quá trình lương

Chi tiết nghỉ việc

Dự án Chi tiết dự án

Có

Phòng ban Bảng lương

Có

Chi tiết bảng công

Có Thân nhân

Trình độ Chuyên môn Có

4.3 Thiết kế cấu trúc các bảng cơ sở dữ liệu

Bảng 4.1 Bảng nhân viên (tblNhanVien)