Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học PHỤ LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài 2 Mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu NỘI DUNG ĐỀ TÀI I Cơ sở lý luận……………………………………………………………….3 II Thực trạng vấn đề…………………………………………………………4 III Khái quát đặc điểm tình hình chung Những thuận lợi Những khó khăn II Phân tích tập hợp số liệu Phân tích số liệu đề tài .5 Tổng hợp dẫn số liệu III Những biện pháp thực hiên Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin .6 Công tác báo cáo đánh giá KẾT LUẬN Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài Công tác văn phòng nhà trường phổ thông, phận công việc mang tính tổng hợp, thường xuyên liên tục suốt năm học Đòi hỏi người phụ trách công tác văn phòng phải theo dõi, nắm bắt, điều tra phân tích, thống kê, tổng hợp cách logic khoa học, công tác văn phòng đòi hỏi tính xác, kịp thời, gắn liền với thực tiễn đơn vị Mặt khác phải hoàn chỉnh thủ tục văn bản, số liệu, câu chữ phải rõ ràng, dễ tiếp nhận, bên cạnh cần đảm bảo thể thức trình bày văn báo cáo lưu trữ dài hạn Công tác văn phòng có ý nghĩa góp phần thành bại vào việc thực nhiệm vụ giáo dục đơn vị, bên cạnh người làm công tác văn phòng cần phải biết tổ chức, quản lý tham mưu cho cấp lãnh đạo hoạt động Quản lý cách bao quát từ hoạt động giáo viên học sinh, theo dõi tập hợp thông tin báo cáo cho cấp lãnh đạo quan quản lý cấp Công tác văn phòng nhằm cụ thể hoá trình hoạt động đơn vị văn có số liệu cụ thể lưu trữ lâu dài làm tư liệu cho việc lập kế hoạch phát triển quy mô trường lớp phát triển giáo dục địa bàn đơn vị quản lý II Mục đích nghiên cứu Nhằm nghiên cứu công tác văn phòng nhà trường phổ thông để đúc rút kinh nghiệm mang tính khoa học khả thi cao nhằm bước hoàn thiện công tác lưu trữ hồ sơ, cập nhật số liệu liên quan công tác văn phòng nhà trường phổ thông,để nâng cao hiệu công tác quản lý làm tư liệu tham khảo III Đối tượng nghiên cứu Đối tượng đề tài nghiên cứu phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa học công tác văn phòng trường phổ thông địa bàn huyện Hướng Hoá Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học Đối tượng công việc cụ thể thuộc phạm vi văn phòng nhà trường thực áp dụng rộng rãi IV Phạm vi nghiên cứu Nội dung đề tài đề cập đến công việc nảy sinh thực Trường tiểu học xã Hướng Phùng huyện Hướng Hoá tỉnh Quảng Trị Phạm vi nghiên cứu dừng lại phần công việc thuộc văn phòng trường V Phương pháp nghiên cứu Căn tình hình thực tiễn đơn vị Trên sở công việc thực hiện, từ phân tích, tổng hợp số liệu dùng phương pháp luận để diễn giải NỘI DUNG ĐỀ TÀI I Cơ sở lí luận Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Công tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính mật Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học II Thực trạng vấn đề Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn lắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học cấp lãnh đạo cấp quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư…nên công tác văn thư củng cải thiện III Khái quát đặc điểm tình hình chung Những thuận lợi Hướng Phùng trường Tiểu học vùng sâu biên giới, song quy mô trường lớp lớn Điều kiện trị, kinh tế văn hoá xã hội địa phương phát triển mạnh, tầm nhận thức quần chúng nhân dân cải thiện Công tác xã hội hoá giáo dục bước cấp uỷ Đảng, quyền, đoàn thể quần chúng nhân dân địa phương quan tâm Đội ngũ cán giáo viên nhân viên trẻ, khoẻ đủ số lượng mạnh chất lượng Tập thể sư phạm có tinh thần đoàn kết, thống nhất, nhiệt huyết với nghề nghiệp Ban giám hiệu nhà trường, tổ chức Công đoàn, Chi đoàn, Đội, Sao phối hợp chặt chẽ trình thực nhiệm vụ giáo dục Tỷ lệ học sinh đến trường ngày đông,thông qua công tác giáo dục ngày đội ngũ cán bộ, giáo viên tạo cho em ham thích học tập rèn luyện, có lối sống lành mạnh, phẩm chất đạo đức sáng hồn nhiên Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học Những khó khăn Một phận nhân dân sinh sống địa bàn đời sống thấp, điều kiện giao thông lại khó khăn, nhận thức nhiều hạn chế, thông tin thiếu, phong tục tập quán số người dân mang nặng, chưa có đổi thay nhiều sống Trường đóng xa trung tâm huyện lỵ điều kiện sở vật chất, trang thiết bị thiếu, đời sống ngày điểm trường cán giáo viên gặp khó khăn sinh hoạt Một số học sinh học chưa chuyên cần ý thức rèn luyện, tu dưỡngvề phẩm chất đạo đức học sinh hạn chế số lĩnh vực II Phân tích tập hợp số liệu Phân tích số liệu đề tài Trường tiểu học Hướng Phùng thành lập từ tháng năm 2006 sở Trường PTCS Hướng Phùng Tính tới thời điểm toàn trường có: -Tổng số: 32 lớp -Tổng số học sinh toàn trường: 637 em -Tổng số người Vân kiều chiếm 85% -Toàn trường có 19 phòng học đó: - Phòng kiên cố : 05 - Phòng cấp :13 - Phòng tạm thời : 01 + Phòng giáo viên có: 04 phòng ; đó: cấp : 04 *Đội ngũ cán GV-NV: Tổng số CB-GV-NV: 43 đ/c; nữ: 27;Dân tộc: 05; Đảng viên: 20 Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học Trong đó: Tổng số CB-GV-NV biên chế: 43 đ/c; nữ: 27; Dân tộc: 05 Trình độ chuyên môn : Đại học 19, cao đẳng: 20, TC: 04 Tổng hợp dẫn số liệu Qua phân tích số liệu cho thấy Trường tiểu học Hướng Phùng trường có quy mô lớn đạt tiêu chuẩn trường hạng I Về quy mô trường lớp: Số lớp nhiều, số học sinh lớn song không tập trung Công tác theo dõi quản lý khó khăn Vấn đề tổ chức xây dựng mặt chất lượng không đồng Việc trì xây dựng nề nếp khó khăn Công tác sinh hoạt tập thể trở ngại Do học ca nên việc tổ chức hoạt động chuyên môn vướng mắc Về CSVC: Phòng học tạm bợ, xuống cấp Về đội ngũ: Hội đồng sư phạm đủ số lượng, mạnh chất lượng Đa phần cán giáo viên nhân viên trẻ, khoẻ nhiệt huyết với nghề nghiệp an tâm công tác, có ý thức vươn lên sống III Những biện pháp thực Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết việc lưu trữ hồ sơ máy vi tính Văn phòng phải am hiểu sâu sát cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý ổ đĩa, biết sáng tạo không ngừng học tập để nâng cao tay nghề * Các bước thực lưu trữ quản lý - Cài đặt riêng ổ đĩa, sau tạo New folder theo năm học để thuận tiện việc quản lý tra cứu thông tin - Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng thông tin máy tính Luôn truy cập Internet để nắm bắt thông tin, tự nghiên cứu chưa rõ Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học - Cách trình bày văn áp dụng theo Thông tư liên tịch 01/2011/TT-BNV; phải biết sáng tạo Ví dụ: văn mà nội dung không cân đối khổ giấy A phải dùng Format Pargraph Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn hoàn mỉ Ngoài để công tác văn phòng thực có hiệu năm học cần thiết phải đảm bảo vấn đề sau: Ngay từ đầu năm học văn phòng cần nắm rõ chặt chẽ công tác tuyển sinh trẻ có xã hội vào trường nhập học, rà soát số lượng trẻ khu vực thôn nhằm huy động tối đa số lượng trẻ có xã hội đảm bảo phổ cập độ tuổi đạt tỷ lệ cao Số liệu điều tra phân tích theo dõi vào hồ sơ liên quan, nhằm lưu trữ để đối chiếu làm so sánh kết thực kế hoạch nhiệm vụ năm học - Căn vào kế hoạch, thiết lập hồ sơ quản lý thực kế hoạch cụ thể - Thường xuyên đôn đốc theo dõi, ghi chép tổng hợp để tiến hành đánh giá kịp thời tổ chức cá nhân thực kế hoạch - Qua trình thực cần rút kinh nghiệm tiến hành đánh giá để bổ sung kế hoạch cho sát thực tế Thường xuyên tham mưu cho cấp lãnh đạo để tìm phương hướng giải công việc tồn động - Tiến hành trực báo, hội ý báo cáo để rút kinh nghiệm đánh giá hiệu công việc Đồng thời thông tin hai chiều để kịp thời thực kế hoạch đồng có hiệu -Trong trình thực phải tiến hành ghi chép cụ thể rõ ràng thông tin, số liệu nảy sinh, tập hợp có hệ thống vào hồ sơ sổ sách, chuyên môn để đánh giá làm báo cáo lên cấp quản lý Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học -Hồ sơ phải phân loại theo yêu cầu chuyên môn Trình bày đẹp, khoa học, rõ ràng dễ hiểu Số liệu phải tin cậy phải để sử dụng lâu dài - Bảo quản hồ sơ phải cẩn thận, xếp khoa học, phân loại, xếp ngăn nắp để tiện cho việc tra cứu để lục việc sử dụng hồ sơ - Phải thường xuyên bổ sung kế hoạch chi tiết để thực công việc có hiệu Công việc văn phòng phải tiến hành thường xuyên liên tục Công tác báo cáo đánh giá Báo cáo kết công việc phải xác với thực tế Các nội dung báo cáo phải ngắn gọn, dễ hiểu logic Thời gian nộp kịp thời tiến độ, thủ tục văn phải quy định chuyên môn Báo cáo xác minh kết công việc với cấp việc kiểm tra đánh giá thành tích nhà trường Nên lập báo cáo phải vào hồ sơ lưu trữ, số liệu, thông tin phải khớp đúng, xác KẾT LUẬN Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học công việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản có nhiều loại khác Mặc dù công tác văn phòng phức tạp khó khăn Song xác định mục tiêu yêu cầu cụ thể việc tiến hành thuận lợi có hiệu Điều cho thấy vấn đề tổ chức, thực hiện, đánh giá phải tiến hành có kế hoạch, quy mô, thường xuyên khoa học trình thực dễ dàng nhiều Với sáng kiến kinh nghiệm mình, không hoàn hảo lắm, giúp cho hoàn thành tốt công việc giao Rất mong đóng góp đồng nghiệp để công việc ngày hoàn thiện Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến xã hội Tôi xin chân thành cảm ơn! Hướng Phùng, ngày 10 tháng năm 2015 Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Tôi xin cam đoan SKKN không chép Người thực Đinh Thị Oanh Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 10 ... dẫn chứng khoa học công tác văn phòng trường phổ thông địa bàn huy n Hướng Hoá Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học Đối tượng công... hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học II Thực trạng vấn đề Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn.. .Phát huy kĩ nghiệp vụ văn phòng trường học PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài Công tác văn phòng nhà trường phổ thông, phận công việc mang tính tổng hợp, thường xuyên liên tục suốt năm học Đòi