TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ Giảng viên hướng dẫn : TS Trịnh Đức Hưng Sinh viên thực tập : Phạm Thị Ngọc Diệp Lớp : KH9-HCH1 Niên khóa : 2008-2012 Đơn vị thực tập : Cục Sở hữu trí tuệ Thời gian thực tập : 26/03 – 25/05 HÀ NỘI , 2012 LỊCH THỰC TẬP TẠI VĂN PHỊNG CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ ( Từ ngày 25/04/2012 đến ngày 25/05/2012 ) Tuần Nội dung cơng việc - Gặp gỡ đồn thực tập Tuần ( từ 26/3 – 1/4 ) Tuần ( từ 2/4 – 8/4 ) Tuần - Gặp gỡ cán Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ - Nghe quy chế tìm hiểu chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Cục Sở hữu trí tuệ - Nghe tìm hiểu tài liệu Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ - Được phân cơng Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ - Tìm hiểu tài liệu đề tài báo cáo - Nghiên cứu tài liệu Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ ( từ 9/4 – 15/4 ) Tuần - Thu thập thông tin mạng qua sách báo - Viết đề cương báo cáo chi tiết ( từ 16/4 – 22/4 ) Tuần - Sửa đề cương Tiếp tục nghiên cứu thu thập tài liệu cơng tác văn phịng ( từ 23/4 – 29/4 ) Tuần Cục Sở hữu trí tuệ ( từ 30/4 – 6/5 ) Tuần ( từ 7/5 – 13/5 ) Tuần ( từ 14/5 – 25/5 ) Viết báo cáo Sửa báo cáo Hoàn thiện nộp báo cáo MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 CHƯƠNG I : KHÁI QT VỀ CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ VÀ CƠNG TÁC VĂN PHÒNG .3 1.1 Khái quát Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam 1.1.1 Quá trình hình thánh phát triển Cục Sở hữu trí tuệ 1.1.1.1 Trước năm 1982 .3 1.1.1.2 Sau năm 1982 , thành lập Cục Sáng chế 1.1.1.3 Năm 1993 , đổi tên Cục Sáng chế thành Cục Sở hữu công nghiệp 1.1.1.4 Năm 2003 , đổi tên Cục Sở hữu cơng nghiệp thành Cục Sở hữu trí tuệ 1.1.2 Chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Cục sở hữu trí tuệ 1.1.2.1 Vị trí ,chức .4 1.1.2.2 Nhiệm vụ , quyền hạn 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.1.3 Chức , nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ 1.1.3.1.Chức Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ 1.1.3.2.Nhiệm vụ , quyền hạn Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ 1.1.3.3.Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ 1.2 Khái qt chung cơng tác Văn phịng 1.2.1 Vai trò , cần thiết Văn phòng 1.2.2 Chức , nhiệm vụ Văn phòng .10 1.2.3 Các hoạt động Văn phòng 11 1.2.3.1.Công tác thông tin , báo cáo 11 1.2.3.2.Xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho quan , tổ chức 11 1.2.3.3 Triển khai thực chương trình , kế hoạch , sách theo dõi , đơn đốc thực chương trình , kế hoạch sách .12 1.2.3.4 Cơng tác tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý , kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành 12 1.2.3.5.Công tác văn thư – lưu trữ 12 1.2.3.6.Công tác hậu cần .12 1.2.3.7.Cơng tác quản lý tài .13 1.2.3.8.Công tác lễ tân công tác đối ngoại .13 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ 14 2.1 Các hoạt động Văn phòng Cục sở hữu trí tuệ 14 2.1.1.Công tác thông tin , báo cáo .14 2.1.2.Xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho quan , tổ chức 16 2.1.3 Triển khai thực chương trình , kế hoạch , sách theo dõi , đơn đốc việc thực chương trình , kế hoạch , sách 17 2.1.4 Công tác tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý , kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành 18 2.1.5.Công tác văn thư – lưu trữ 18 1.2.6.Công tác hậu cần 21 2.1.7.Công tác quản lý tài 21 2.1.8.Công tác lễ tân công tác đối ngoại 22 2.2 Đánh giá .22 2.2.1 Ưu điểm .22 2.2.2 Hạn chế .25 2.3 Nguyên nhân 28 2.4.Các vấn đề đặt 28 CHƯƠNG III : MỘT SỐ ĐỀ XUẤT , KIẾN NGHỊ 30 3.1.Về người 30 3.2.Về cấu tổ chức 30 3.3.Về tài , sở vật chất 31 3.4.Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động văn phịng 31 KẾT LUẬN 33 Danh mục tài liệu tham khảo Nhận xét , đánh giá đơn vị thức tập Nhận xét , đánh giá thầy giáo Học viện hành tập Báo cáo thực LỜI NÓI ĐẦU Sau năm học , sinh viên Học viện Hành học nhiều kiến thức từ sách thầy cô trường truyền thụ Tuy nhiên để trở thành công chức tốt , điều quan trọng bám vào sách mà phải biết thực hành áp dụng vào thực tiễn hướng dẫn Và trình thực tập giai đoạn quan trọng việc củng cố kiến thức kinh nghiệm làm việc thực tế cho người học Nó có vai trị quan trọng việc cung cấp kiến thức thực tế tổ chức , hoạt động máy nhà nước thể chế hành nhà nước , chức , nhiệm vụ quan nhà nước , nhiệm vụ , quyền hạn cán công chức quan , tổ chức nhà nước cho sinh viên Đồng thời , tạo điều kiện để sinh viên ứng dụng kiến thức truyền thụ trình học tập Học viện vào thực tế Trong thời gian thực tập Cục sở hữu trí tuệ , thời gian khơng dài giúp em phần hiểu chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Cục Sở hữu trí tuệ kiến thức hoạt động Văn phòng quan hành nhà nước Đây thu hoạch quan trọng em , kiến thức quan trọng tạo tiền đề vững cho em tham gia vào máy hành nhà nước , góp phần nhỏ cơng cải cách hành nhà nước Có thể thấy , Văn phịng có vai trị quan trọng việc trì hồn thiện hoạt động quan hành nhà nước góp phần quan trọng cơng cải cách hành nhà nước Trước xu hội nhập mạnh mẽ kinh tế với chủ trương cải cách mạnh mẽ hành nước nhà bên cạnh việc tổ chức hồn thiện chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức quan nhà nước việc nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng đặt nhu cầu cấp bách quan hành Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 Học viện hành Báo cáo thực tập nhà nước Do , em chọn đề tài : “Tìm hiểu hoạt động Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ ” để nghiên cứu tiếp cận thực tế chức , nhiệm vụ cách thức hoạt động văn phòng quan hành nhà nước Em xin chân thành cảm ơn quan tâm , bảo tận tình thầy cô giáo , đặc biệt thầy Trịnh Đức Hưng – giảng viên Khoa Quản lý nhà nước xã hội , lãnh đạo Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ cán cơng chức tận tình bảo thời gian em thực tập Văn phịng Cục sở hữu trí tuệ Do thời gian thực tập ngắn kiến thức kinh nghiệm thực tế nhiều hạn chế nên báo cáo em cịn thiếu sót khơng thể tránh khỏi.Do em mong nhận góp ý thầy cô cán Văn phịng Cục sở hữu trí tuệ để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 Học viện hành Báo cáo thực tập CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1.Khái quát Cục sở hữu trí tuệ : 1.1.1.Q trình hình thành phát triển Cục Sở hữu trí tuệ : 1.1.1.1 Trước năm 1982: Từng bước hình thành phát triển hoạt động sáng kiến Năm 1973 , thành lập Phòng Sáng chế phát minh, tổ chức tiền thân Cục Sở hữu trí tuệ ngày 1.1.1.2 Sau năm 1982 , thành lập Cục Sáng chế : Ngày 29/7/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 125/HĐBT việc sửa đổi tổ chức máy Ủy ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước có Cục Sáng chế đơn vị trực thuộc Và, Ngày 29/7 thức trở thành ngày thành lập Cục Sáng chế, sau Cục Sở hữu cơng nghiệp Cục Sở hữu trí tuệ ngày 1.1.1.3 Năm 1993 , đổi tên Cục Sáng chế thành Cục Sở hữu cơng nghiệp: Ngày 22/5/1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 22-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường Theo đó, Cục Sáng chế đổi tên thành Cục Sở hữu công nghiệp Về cấu tổ chức, Cục có phịng, 01 trung tâm, 02 phận chuyên môn, nghiệp vụ 01 văn phòng quản lý dự án 1.1.1.4 Năm 2003 , đổi tên Cục Sở hữu công nghiệp thành Cục Sở hữu trí tuệ: Ngày 19/5/2003, Chính phủ ban hành Nghị định số 54/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Khoa học Cơng nghệ Theo đó, Cục Sở hữu công nghiệp đổi tên thành Cục Sở hữu trí tuệ Ngày 25/6/2004, Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ ký Quyết định số 14/2004/QĐ-BKHCN ban hành Điều lệ Tổ chức Hoạt động Cục Sở hữu trí Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 Học viện hành Báo cáo thực tập 1.1.2.Chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Cục sở hữu trí tuệ: 1.1.2.1 Vị trí , chức : Cục Sở hữu trí tuệ Cơ quan trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực chức quản lý nhà nước đảm bảo hoạt động nghiệp sở hữu trí tuệ quy định Điều khoản Điều Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19 tháng năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ, sửa đổi, bổ sung Điều khoản Nghị định số 28/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2004 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 54/2003/NĐ-CP Cục Sở hữu trí tuệ có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản Kho bạc Nhà nước Ngân hàng để hoạt động giao dịch theo quy định pháp luật Trong giao dịch quốc tế, Cục Sở hữu trí tuệ có tên tiếng Anh "National Office of Intellectual Property of Vietnam", viết tắt "NOIP" Cục Sở hữu trí tuệ có trụ sở đặt Hà Nội có Văn phòng đại diện số địa phương 1.1.2.2.Nhiệm vụ , quyền hạn : Theo quy định Điều Điều lệ tổ chức hoạt động Cục sở hữu trí tuệ ( Ban hành kèm Quyết định số 14/2004/QĐ-BKHCN ngày 25/06/2004 Bộ trưởng Bộ Khoa học Cơng nghệ ) Cục Sở hữu trí tuệ có 19 nhiệm vụ , quyền hạn Nhưng khái quát thành nhiệm vụ trọng tâm sau:  Chủ trì, phối hợp với quan có liên quan xây dựng hồn thiện hệ thống văn pháp luật SHTT; xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, biện pháp đẩy mạnh hoạt động phát triển hệ thống SHTT phạm vi nước; Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 Học viện hành Báo cáo thực tập  Thực chức quản lý nhà nước việc xác lập bảo vệ quyền SHTT Việt Nam cho tổ chức, cá nhân;  Thực hoạt động hợp tác quốc tế SHTT;  Hướng dẫn, đạo nghiệp vụ chuyên môn SHTT cho quan quản lý SHTT thuộc Bộ, ngành địa phương nước;  Thực chức bảo đảm hoạt động nghiệp chuyên ngành: tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật SHTT; đào tạo, bồi dương chuyên môn, nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học SHTT; hỗ trợ tư vấn thủ tục xác lập, quản lý, sử dụng chuyển giao, chuyển nhượng giá trị quyền SHTT; xây dựng, quản lý tổ chức khai thác sở liệu thông tin sở hữu công nghiệp 1.1.2.3.Cơ cấu tổ chức Cục sở hữu trí tuệ : a Lãnh đạo Cục : Lãnh đạo Cục gồm có : Cục trưởng điều hành hoạt động Cục theo chế độ thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng pháp luật toàn tổ chức hoạt động Cục Các Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng pháp luật việc thực nhiệm vụ phân công b Bộ máy quản lý Cục : Bộ máy quản lý Cục gồm đơn vị, phận thực chức quản lý nhà nước đảm bảo hoạt động nghiệp sở hữu trí tuệ - Các đơn vị, phận quản lý nhà nước sở hữu trí tuệ gồm có:  Văn phịng;  Phòng Tổ chức cán bộ;  Phòng Đăng ký;  Phịng Pháp chế Chính sách; Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 Học viện hành Báo cáo thực tập dự toán , toán chi hội nghị Cục Văn phịng chủ trì tổ chức , kế toán toán tiền lương  Theo dõi kinh phí Kho bạc nhà nước , lập chuyển sec theo quy định  Theo dõi chi tốn kinh phí sửa chữa phương tiện giao thơng , xăng dầu , báo chí , văn phịng phẩm , xuất nhập kho , kế toán tài sản , theo dõi toán tiền điện thoại , điện nước , thủ kho , thủ quỹ 2.1.8.Công tác lễ tân công tác đối ngoại: Xuất phát từ đặc thù hoạt động Cục hoạt động bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp , phải tiếp xúc nhiều với cơng dân nên lãnh đạo Văn phịng Cục nói riêng lãnh đạo Cục nói chung có quan tâm định công tác lễ tân công tác đối ngoại Hoạt động đối ngoại , tổ chức giao tiếp với quan , tổ chức , cá nhân khác trọng thực Cục phân cơng Phó Chánh Văn phịng phụ trách công tác tiếp công dân ( kiêm nhiệm ) Trong năm , Văn phòng giúp Cục tiếp trung bình 3259 lượt cán , nhân dân ; tiếp nhận xử lý 25468 đơn thư , tham gia cán phịng chun mơn thẩm định vụ việc quan trọng Hệ thống phòng ốc đầy đủ sở vật chất đảm bảo nên công tác lễ tân thực tốt Hiện , Cục đầu tư xây dựng phòng chờ cho cơng dân tới thực việc đăng kí bảo hộ quyền sở hữu cơng nghiệp Phịng khách khang trang , đầu tư trang thiết bị đầy đủ bàn ghế , máy chiếu phục vụ hiệu cho cơng tác tiếp đồn khách nước 2.2 Đánh giá: 2.2.1 Ưu điểm : 2.2.1.1.Về công tác thông tin – báo cáo : Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 22 Học viện hành  Báo cáo thực tập Trong hoạt động thực tiễn Văn phịng , thơng tin Cục quan tâm , đảm bảo xác nội dung Chất lượng thông tin văn nâng lên rõ rệt  Nội dung thông tin Báo cáo tổ chức , xếp khoa học theo mặt hoạt động , dễ theo dõi phản ánh cách trung thực hoạt động quan Các số liệu tổng hợp khoa học không vụn vặt , chi tiết Các thông tin tập trung phản ánh mặt hoạt động Văn phịng mặt hoạt động chuyên môn phận quan  Các thông tin chuyển lên quan cấp quan cấp đảm bảo thời gian quy định Các thông tin báo cáo chuẩn bị kĩ trước phát hành  Công tác thông tin Cục hỗ trợ đắc lực công nghệ thông tin nên thơng tin tổng hợp nhanh chóng , khoa học hiệu 2.2.1.2 .Xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho quan , tổ chức: Văn phịng Cục tập trung xây dựng chương trình , kế hoạch thực chủ trương , sách Bộ Khoa học Công nghệ lãnh đạo Cục với mục tiêu , nhiệm vụ cụ thể , có tính khả thi cao 2.2.1.3 Cơng tác tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý , kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành  Văn phòng Cục chủ trì phối hợp chặt chẽ với quan có liên quan soạn thảo nhiều văn kiện quan trọng , phục vụ kịp thời cho công tác đạo , điều hành lãnh đạo , chất lượng soạn thảo có nhiều chuyển biến tiến , nội dung chặt chẽ , xác cao  Cơng tác rà sốt , thẩm tra văn trình lãnh đạo Cục năm gần không ngừng nâng lên vào nề nếp Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 23 Học viện hành  Báo cáo thực tập Văn phịng Cục làm tốt cơng tác tiếp nhận , thẩm định , rà soát , hệ thống hóa, kiểm tra việc chỉnh sửa , hồn chỉnh văn  Các văn Văn phòng bám sát chủ trương , đường lối Đảng nhà nước , đạo lãnh đạo Cục 2.2.1.4.Công tác văn thư – lưu trữ  Nhìn chung Văn phịng Cục phát huy tốt vai trò tham mưu , đề xuất cho lãnh đạo Cục triển khai đạo công tác văn thư – lưu trữ Cục  Thực tốt quy chế công tác văn thư – lưu trữ , ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư – lưu trữ  Nghiệp vụ văn thư thực theo trình tự , khoa học mang tính chun nghiệp Các văn chuyển giao nhanh chóng , đối tượng Các loại sổ sách đăng kí công văn thực theo mẫu Nhà nước ban hành  Tăng cường công tác kiểm tra , hướng dẫn ,chỉ đạo nghiệp vụ , chấn chỉnh công tác bảo mật quản lý tài liệu lưu trữ Cục Đầu tư sở vật chất , trang thiết bị cho kho lưu trữ 2.2.1.5.Công tác hậu cần: Cơ sở vật chất , trụ sở làm việc quan đầu tư xây dựng sửa chữa cho phù hợp với điều kiện làm việc Việc quản lý tài sản , kỹ thuật , phương tiện làm việc quan thực theo quy định Nhà nước quy chế quan Các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác cán công chức quan đầu tư mua sắm đầy đủ 2.2.1.7.Công tác quản lý tài chính: Nhìn chung Văn phịng quan tâm kịp thời đến việc đảm bảo kinh phí cho chi tiêu quan Ban hành quy định , chế độ chặt chẽ để đảm bảo việc chi Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 24 Học viện hành Báo cáo thực tập tiêu hợp lý , tránh lãng phí khơng cần thiết Việc quản lý ngân sách Cục tn theo chế độ tài 2.2.1.8.Cơng tác lễ tân cơng tác đối ngoại: Nhìn chung năm gần , lãnh đạo Văn phòng có quan tâm sâu sát tới cơng tác lễ tân công tác đối ngoại Cục Trang thiết bị , phòng ốc tiếp dân đầu tư bước hoàn thiện theo hướng đại hóa , đảm bảo cho cơng tác lễ tân đối ngoại Cục diễn thuận lợi , đảm bảo nghi thức giao tiếp 2.2.2 Hạn chế: Bên cạnh thành tựu đạt , hoạt động Văn phịng Cục sở hữu trí tuệ hạn chế , tồn sau : 2.2.2.1.Về công tác thông tin – báo cáo :  Việc báo cáo không thời gian quy định Đặc biệt, số nội dung, vụ đột xuất phát sinh quan chưa thông tin báo cáo xin ý kiến đạo kịp thời làm ảnh hưởng đến hiệu xử lý, giải vấn đề  Công tác thu thập , xử lý thông tin cịn nhiều khó khăn , nội dung tổng hợp chưa đầy đủ, thiếu xác, mức độ khái quát thấp, chưa phản ánh chất vấn đề  Sự phối hợp, trao đổi thơng tin phịng ban , phận cịn mang tính hình thức, thiếu thống nhất; phương thức gửi nhận báo cáo phụ thuộc nhiều vào giấy tờ hành 2.2.2.2 .Xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho quan , tổ chức:  Nhiều phòng ban chậm trễ việc xây dựng chương trình , kế hoạch phịng  Chương trình kế hoạch lập nhiều cịn sơ sài , chung chung , khơng chi tiết cụ thể Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 25 Học viện hành  Báo cáo thực tập Một số trường hợp cán làm chương trình kế hoạch chủ yếu chép nội dung từ năm trước sau thay đổi vài liệu nên thân chương trình kế hoạch khơng có đổi , sáng tạo để phù hợp với tình hình hoạt động thực tế quan 2.2.2.3 Triển khai thực chương trình , kế hoạch , sách theo dõi , đơn đốc thực chương trình , kế hoạch sách  Hầu hết phịng ban chun mơn giao nhiệm vụ theo định , thị Cục triển khai thực giai đoạn đầu thiếu giải pháp , thiếu kiểm soát , kiểm tra đội ngũ cán công chức trực tiệp thực  Các báo cáo tình hình tiến độ thực hay kiến nghị làm trình có yêu cầu lãnh đạo Cục mà chưa chủ động báo cáo theo định kì hay đề xuất giải pháp khó khăn  Các biện pháp chế tài chưa áp dụng đơn vị không thực thực khơng đầy đủ chương trình , kế hoạch đặt 2.2.2.4 Công tác tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý , kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành  Nhiều văn chưa đảm bảo tiêu chuẩn quy định thể thức văn , thẩm quyền ban hành , tên loại văn nhà nước  Các văn soạn thảo thiếu thống số phương diện Chẳng hạn , chưa thống tên loại văn chức thực tế chúng quản lý 2.2.2.5.Công tác văn thư – lưu trữ  Cách bố trí trang thiết bị , bố trí người , giao việc cho văn thư chưa khoa học , thiếu tập trung thống , phân tán Trang thiết bị thiếu chưa đầu tư thích đáng Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 26 Học viện hành  Báo cáo thực tập Quá trình xử lý văn nhiều bất cập , chưa vào nề nếp định ( chưa chấp hành nguyên tắc , thủ tục , quy trình soạn thảo ban hành văn ) nên ảnh hưởng nhiều đến hiệu công tác lãnh đạo  Việc đạo nghiệp vụ văn thư chưa tiến hành thường xuyên chặt chẽ  Việc chỉnh lý tài liệu chưa thực triệt để Việc xác định giá trị tài liệu chưa thực dẫn tới tình trạng lẫn lộn tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài với tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng 2.2.2.6.Cơng tác hậu cần:  Việc thực hành tiết kiệm , chống lãng phí cịn ý thức tiết kiệm , chống lãng phí sử dụng tài sản cơng phận cán thấp  Các trang thiết bị máy móc kỹ thuật chưa thực đáp ứng nhu cầu chất lượng số lượng 2.2.2.7.Cơng tác quản lý tài chính:  Tồn lớn cơng tác quản lý Tài – Kế tốn Văn phịng Cục xem nhẹ khơng tiến hành việc kiểm tra tài nội cho kiểm tra quan quản lý cấp đủ  Một vấn đề khác quản lý thu chi Văn phòng thiếu quy định định mức cụ thể , bên cạnh định mức cũ khơng thay đổi kịp thời , ví dụ quy định chi văn phịng phẩm cho công chức đến 30000đ/người/tháng Chi phí thấp so với nhu cầu thực tế  Trong q trình lập dự tốn , kế toán chưa lường hết biến động nên cuối năm thường xảy tình trạng xin chuyển đổi khoản , mục Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 27 Học viện hành Báo cáo thực tập chi tiêu  Tình trạng tốn chậm dồn chi vào cuối năm xảy 2.3.Nguyên nhân : Những hạn chế thiếu sót xuất phát từ nguyên nhân sau :  Do khối lượng công việc ngày nhiều , tính chất cơng việc đa dạng , phức tạp ln địi hỏi đơn vị triển khai nhanh , kịp thời quỹ thời gian thực ngắn , nguồn nhân lực , tài đảm bảo hoạt động hạn hẹp , thủ tục tốn kinh phí tốn nhiều thời gian  Các chế , sách chưa đầy đủ , tồn diện , hợp lý  Việc theo dõi , đôn đốc , kiểm tra lãnh đạo đơn vị chưa sâu sát , thường xuyên  Tinh thần , trách nhiệm lực cán chưa đồng , phận chưa thật nhiệt tình với công việc tự thỏa mãn , thiếu động sáng tạo  Cơ sở vật chất kỹ thuật hạn chế , kinh phí hạn hẹp 2.4 Các vấn đề đặt ra: Cơ cấu tổ chức nhân Văn phịng cịn nhiều thiếu sót việc phân cơng lãnh đạo văn phịng chồng chéo chức nhiệm vụ , mơ hình tổ chức văn phịng chưa hợp lý , cơng tác tuyển dụng , bố trí cán công chức chưa thực khoa học Trong hoạt động công tác kiểm tra đôn đốc nhắc nhở chưa Văn phòng thực thường xuyên liên tục , chế độ thông tin báo cáo không thường xuyên , vi phạm chưa xử lý nghiêm , kế hoạch , chương trình ban hành khơng đảm bảo chất lượng , công tác tham mưu ban hành văn chưa đảm bảo tính chất nhanh chóng , hiệu , công tác theo dõi việc thực đin hj cấp không thường xuyên liên tục , công tác văn thư lưu trữ chưa hiệu , cịn lãng phí sử dụng tài sản công Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 28 Học viện hành Báo cáo thực tập Chưa thường xuyên đánh giá tổ chức hoạt động Văn phòng tất lĩnh vực Văn phòng chưa có quy chế hoạt động riêng cho phận phòng văn thư , phòng lưu trữ , phòng bảo vệ , phịng tài vụ , chưa có bảng mô tả công việc cho chức danh quy định cụ thể nhiệm vụ quyền hạn , chế tài , mối quan hệ Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 29 Học viện hành Báo cáo thực tập CHƯƠNG III : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ , ĐỀ XUẤT Trong bối cảnh tiếp tục thực giai đoạn II (2006-2010) Đề án tiếp tục đổi phương thức điều hành đại hố cơng sở hành chính, việc đổi lề lối làm việc hành văn phịng cơng tác trọng tâm nhiều quan, tổ chức Và Văn phịng Cục sở hữu trí tuệ khơng nằm ngồi yêu cầu Do , để nâng cao chất lượng hoạt động Văn phịng Cục em xin có số đề xuất , kiến nghị sau : 3.1.Về người : Cần tăng cường đào tạo đội ngũ cán cơng chức có trình độ chun mơn phù hợp với u cầu cơng việc , có phẩm chất đạo đức tốt , xứng đáng công bộc tận tụy nhân dân Cụ thể :  Phải đào tạo đội ngũ lao động có tay nghề chun mơn cao , có kiến thức khoa học kỹ thuật đại , có số kỹ : kỹ quản lý , kỹ xử lý thông tin , kỹ giao tiếp , kỹ soạn thảo văn , tổ chức công việc  Cần xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán công chức  Xây dựng , bổ sung hoàn thiện văn pháp quy làm sở cho hoạt động đào tạo  Tăng cường kiểm tra , kiểm soát hoạt động đào tạo bồi dưỡng cán văn phòng  Xây dựng tiêu chuẩn đạo đức cán công chức phù hợp với Luật cán cơng chức năm 2008  Hồn thiện chế quản lý cán cơng chức , : Quy định rõ hành vi không làm , có chế tài xử phạt hành vi vi phạm Chức , nhiệm vụ cán cơng chức Văn phịng cần làm rõ có phân cơng cụ thể 3.2.Về cấu tổ chức: Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 30 Học viện hành Báo cáo thực tập Tổ chức máy văn phòng gọn nhẹ , chất lượng , hợp lý “ không thiếu không thừa “ phát huy hiệu tối đa hoạt động văn phòng Tổ chức máy phù hợp với mục tiêu hoạt động đặt Tổ chức máy văn phòng tức xác định mối quan hệ , nhiệm vụ , quyền hạn trách nhiệm phận văn phịng Phải đảm bảo khơng có chơng chéo , trùng lặp chức , nhiệm vụ , giảm đầu mối khâu trung gian không cần thiết , đồng thời khơng bỏ sót cơng việc 3.3.Về tài , sở vật chất:  Thực lập toán thu chi ngân sách theo quy định Bộ Tài quy định quan  Phải dự trù kinh phí hoạt động  Cần tăng cường kiểm tra , hướng dẫn , giám sát thu – chi , kinh phí hội nghị , cơng tác phí khoản chi khác theo hướng dẫn Bộ Tài  Quản lý an tồn quỹ tiền mặt  Thực hành tiết kiệm , chống lãng phí  Quản lý sử dụng có hiệu tài sản , trang thiết bị quan Khơng ngừng kiểm tra , đánh giá có kế hoạch bổ sung tài sản , trang thiết bị cho quan, đảm bảo phục vụ kịp thời , nhanh chóng cho nhu cầu quan 3.4.Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động văn phịng :  Tiến hành đồng hệ thống trang thiết bị máy móc người thực , quản lý hệ thống Tránh tình trạng trang thiết bị máy móc đại cán cơng chức khơng sử dụng khai thác khơng hết tính máy  Chú ý lựa chọn phần mềm ứng dụng cho phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ , phù hợp với kết cấu thiết bị Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 31 Học viện hành Báo cáo thực tập  Cần đào tạo , bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học cho cán công chức  Tranh thủ khai thác triệt để thành tựu khoa học công nghệ vào quản lý hoạt động quan quy trình nhận gửi văn mạng ( Email )  Đầu tư thích đáng cho cơng nghệ  Coi trọng việc xây dựng, cập nhật sở liệu , khuyến khích dần tới bắt buộc cá nhân , phận sử dụng hệ thống thông tin tin học hóa để nâng cao suất hiệu cơng việc Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 32 Học viện hành Báo cáo thực tập KẾT LUẬN Với vị trí chức Cục Sở hữu trí tuệ có vai trị quan trọng q trình phát triển đất nước , nơi triển khai chủ trương , sách Đảng Nhà nước bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ đời sống Muốn hoàn thành tốt chức , nhiệm vụ Cục phải tăng cường mạnh mẽ để đáp ứng yêu cầu , nhiệm vụ đặt Trong Văn phịng Cục với chức giúp Cục điều hòa , phối hợp hoạt động chung phòng ban chức tham mưu giúp Cục nên có vị trí quan trọng Qua phân tích thực trạng Văn phịng Cục sở hữu trí tuệ , báo cáo thực tập cố gắng khái quát thực tiễn hoạt động Văn phòng Cục đưa số kiến nghị , đề xuất để hồn thiện hoạt động Văn phịng theo hướng tinh gọn , hợp lý khoa học , đảm bảo tính hiệu , đáp ứng yêu cầu tham mưu , đề xuất cho lãnh đạo Cục Báo cáo thực tập nghiên cứu thời gian ngắn nên không tránh khỏi hạn chế định , tiếp tục phải xem xét để làm sáng tỏ lý luận thực tiến Vì , em mong nhận quan tâm góp ý thầy để báo cáo em hồn thiện Em xin trân thành cảm ơn Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 14/2004/QĐ-BKHCN ngày 25 tháng 06 năm 2004 việc ban hành Điều lệ Tổ chức Hoạt động Cục Sở hữu trí tuệ Quyết định số 861/QĐ-SHTT ngày 31 tháng 12 năm 2004 việc ban hành quy định Tổ chức hoạt động Văn phịng Cục sở hữu trí tuệ Báo cáo thường niên hoạt động Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ Giáo trình mơn Hành văn phịng – Học viện Hành Trang web : - wikipedia.com -www.noip.gov.vn BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Họ tên : Phạm Thị Ngọc Diệp Lớp : KH9 – HCH1 Đoàn thực tập số : 39 Đơn vị thực tập : Cục Sở hữu trí tuệ Trưởng đồn : TS.Trịnh Đức Hưng NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ Hà Nội , ngày tháng năm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội , ngày tháng năm BẢN NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Họ tên : Phạm Thị Ngọc Diệp Lớp : KH9 – HCH1 Đoàn thực tập số : 39 Đơn vị thực tập : Cục Sở hữu trí tuệ Với tư cách giảng viên hướng dẫn thực tập tốt nghiệp , tơi xin có vài nhận xét sau : GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TRỊNH ĐỨC HƯNG ... TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ Xuất phát từ sở lý luận cơng tác Văn phịng , em tìm hiểu thực trạng hoạt động Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ , xem xét mặt hoạt động Văn phòng Cục. .. Cục Sở hữu trí tuệ - Nghe quy chế tìm hiểu chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Cục Sở hữu trí tuệ - Nghe tìm hiểu tài liệu Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ - Được phân cơng Văn phịng Cục Sở hữu. .. Sở hữu trí tuệ 1.1.3.1.Chức Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ 1.1.3.2.Nhiệm vụ , quyền hạn Văn phịng Cục Sở hữu trí tuệ 1.1.3.3.Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ