Tình hình tổ chức bộ máy quản lý trong công ty bánh kẹo Hải Hà

Tài liệu tham khảo Tình hình tổ chức bộ máy quản lý trong công ty bánh kẹo Hải Hà

I Giới thiệu chung về công ty :

Công ty bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc bộ côngnghiệp Công ty chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng bánh kẹo chế biếnthực phẩm phục vụ nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của mọi tầng lớp nhân dântrong nớc và quốc tế do nhà nớc đầu t vốn và quản lý với t cách là chủ sở hữu Công ty có trụ sở chính tại 25 Trơng Định - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội

Tên giao dịch : Haiha - Confectionary Company

có tên là xởng thực nghiệm, sau này chuyển sang Cục thực phẩm - Bộ côngnghiệp nhẹ làm nhiệm vụ xây dựng vừa nghiên cứu vừa thực nghiệm Từ giữanhững năm 1954 đến tháng 4 năm 1960 anh chị em bắt tay vào việc nghiên cứuthử nghiệm sản xuất mặt hàng miến từ nguyên liệu đậu xanh để cung cấp miếncho nhu cầu tiêu dùng của nhân dân Ngày 25/12/1960 xởng miến Hoàng Mai

ra đời đi vào hoạt động với máy móc thiết bị thô sơ Vì vậy, sản phẩm chủ yếucủa công ty là miến, nớc chấm, mạch nha

Giai đoạn 1961 -1969 :

đến năm 1962, xí nghiệp miến Hoàng Mai trực thuộc bộ công nghiệp nhẹ quản

lý Thời kì này, xí nghiệp đã thí nghiệm thành công và đa vào sản xuất nhữngmặt hàng nh dầu và tinh bột ngô cung cấp cho nhà máy pin Văn Điển, viên

đạm, nớc mắm lên men Năm 1966 Viện thực vật đã lấy đây làm cơ sở vừasản xuất vừa thực nghiệm các đề tài thực phẩm để từ đó phổ biến cho các địaphơng sản xuất nhằm giải quyết hậu cần tại chỗ tránh đợc những ảnh hởng của

cuộc chiến tranh gây ra Từ đó nhà máy đổi tên thành nhà máy thực nghiệmthực phẩm Hải Hà

Giai đoạn 1970 -1980 :

Nhà máy luôn mở rộng sản xuất nâng cao chất lợng và số lợng sản phẩm.Tháng 6 / 1970 nhà máy tiếp nhận một phân xởng kẹo Hải Châu bàn giao sangvới công suất 900 tấn / năm Nhà máy mang tên mới nhà máy thực phẩm Hải

Hà với tổng số cán bộ công nhân viên là 550 ngời

Năm 1971, xí nghiệp nhận thêm một dây chuyền sản xuất nha của Trung Quốc.Năm 1972, xí nghiệp nhận thêm một dây chuyền sản xuất tinh bột

Năm 1973, xí nghiệp lắp thêm một nồi hoà đờng

Giai đoạn 1992 - nay :

Tháng 1/ 1992 nhà máy chuyển về trực thuộc bộ công nghiệp nhẹ quản lý Tháng 7/ 1992 nhà máy đổi tên thành Công ty bánh kẹo Hải Hà với tên giaodịch là Haihaco, hoạt động theo luật Doanh nghiệp nhà nớc Công ty có 4 xínghiệp trực thuộc : xí nghiệp kẹo, xí nghiệp bánh, xí nghiệp phụ trợ, nhà máythực phẩm Việt Trì, nhà máy bột dinh dỡng Nam Định Năm 1993 công ty liêndoanh với công ty Kotobuki để sản xuất bánh kẹo Năm 1994 công ty còn liêndoanh với công ty Miwon của Hàn Quốc để sản xuất mì chính tại Việt Trì

Đến năm 1996, xí nghiệp Việt Trì trở thành xí nghiệp thành viên của công ty Chức năng, nhiệm vụ của công ty :

Công ty có chức năng :

sản xuất và kinh doanh các loại bánh kẹo để cung cấp cho thị trờng

xuất khẩu các sản phẩm của công ty và công ty liên doanh, nhập khẩu trang bị

và nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất của công ty và thị trờng

ngoài sản xuất bánh kẹo là chính, công ty còn kinh doanh các mặt hàng khác đểkhông ngừng nâng cao chất lợng đời sống và thúc đẩy sự phát triển của công tyngày càng lớn mạnh

nghĩa vụ :

trong quản lý vốn, tài sản nhà nớc giao :

có nghĩa vụ sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn đầu t vào công táckhác ( nếu có ) nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên đất đai và các nguồnlực khác do nhà nớc giao cho công ty

có nghĩa vụ công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm để cung cấp cácthông tin đánh giá chính xác, khách quan về hoạt động của công ty

trong quản lý kinh doanh :

phải đăng kí kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí, chịu tráchnhiệm trớc nhà nớc về kết quả hoạt động kinh doanh

II Tình hình tổ chức bộ máy quản lý trong công ty :

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty :

2 Chức năng, vị trí các bộ phận :

Tổng giám đốc là ngời toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty vàchịu trách nhiệm trớc nhà nớc, tập thể ngời lao động về kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty

Phó tổng giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ đạophòng kinh doanh Phòng kinh doanh bao gồm cửa hàng giới thiệu sản phẩm,văn phong, kho, đội lái xe có chức năng chủ yếu là xây dựng các kế hoạch sảnxuất kinh doanh; tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trờng; cung ứng, dự trữ

và tiêu thụ sản phẩm

Phó tổng giám đốc tài chính có trách nhiệm quản lý và chỉ đạo phòng tài chính

kế toán Phòng tài chính kế toán có chức năng hoạch định chiến lợc tài chínhcủa công ty, đảm bảo đủ nguồn tài chính cho doanh nghiệp Huy động vốn vớilãi suất thấp nhất Sử dụng tiết kiệm có hiệu quả các nguồn vốn kinh doanh.Tiến hành phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm phát hiện những

điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, tổ chức hoạt động hoạch toán kinh tế,thực hiện nghiệp vụ giao dịch và phân phối lợi nhuận

Phòng kĩ thuật đứng đầu là trởng phòng chịu trách nhiệm trớc giám đốc về chỉ

đạo điều hành sản xuất ở các xí nghiệp thành viên và trực tiếp quản lý phòng kĩthuật Phòng kĩ thuật có bộ phận chịu trách nhiệm đầu t phát triển và bộ phậnkiểm tra chất lợng sản phẩm Phòng kĩ thuật có chức năng kiểm tra, theo dõithực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lợng sản phẩm, xác định mứctiêu dùng nguyên vật liệu, nghiên cứu cải tiến chất lợng sản phẩm và phát triểnsản phẩm mới

Phòng tổ chức hành chính : có chức năng tham mu cho tổng giám đốc về tổchức nhân sự, quản lý cán bộ công nhân viên, tổ chức thực hiện các công táctuyển dụng bố trí, sắp xếp lao động, công tác văn phòng

Các xí nghiệp sản xuất bánh kẹo có nhiệm vụ sản xuất các loại bánh kẹo, đứng

đầu các xí nghiệp là các giám đốc, có toàn quyền quyết định các vấn đề thuộc

xí nghiệp mình và chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc về các hoạt động sảnxuất do mình phụ trách

3 Nguồn nhân lực của công ty :

Công ty bánh kẹo Hải Hà có một đội ngũ cán bộ công nhân viên mạnh cả về sốlợng và chất lợng, đủ sức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của công ty

Về mặt số lợng lao động của công ty không ngừng tăng lên để đáp ứng nhu cầu

mở rộng sản xuất từ một xí nghiệp chỉ có gần 1000 công nhân viên tính đếnthời điểm hiện nay, số lao động của công ty đã lên đến 1963 ngời Trong đó, do

đặc điểm sản xuất, nên nữ lao động là chủ yếu chiếm 80 % tổng số lao động củatoàn công ty và đợc tập trung trong các khâu bao gói, đóng hộp Lao động nữ

có đặc điểm là cần cù, khéo léo, chịu khó rất thích hợp trong các khâu gói kẹo,

đóng gói Tuy nhiên, lao động nữ cũng có những hạn chế đó là thờng hay ốm

đau, thai sản dẫn đến hoạt động bị ảnh hởng có khi làm gián đoạn sản xuất

Đặc biệt khi vào các dịp lễ tết hay lúc nhu cầu tiêu thụ sản phẩm cao sẽ ảnh ởng đến kết quả sản xuất của công ty Lực lợng lao động nam của công ty chủyếu làm việc ở các khâu bốc xếp kẹo, xuất nhập kho, ở tổ cơ khí, nấu kẹo đây

h-là những công việc nặng nhọc đòi hỏi phải có sức khoẻ tốt

Chất lợng lao động : tất cả các cán bộ quản lý, cán bộ kĩ thuật của công ty đều

có trình độ đại học hay cao đẳng, trung cấp Hầu hết các công nhân có trình độtay nghề cao, bậc thợ trung bình là 4/ 7 Công ty không ngừng nâng cao kiếnthức chuyên môn cho công nhân, thờng xuyên mở lớp đào tạo tại doanh nghiệp

và gửi đi học về quản lý kinh tế, an toàn lao động ở bên ngoài

Bảng cơ cấu lao động của công ty

III Tình hình quản lý các yếu tố sản xuất kinh doanh

1 Đặc điểm sản phẩm và công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh của công

ty :

Thành phần chủ yếu của bánh kẹo bao gồm : đờng, mạch nha, bột mỳ, sữa,

h-ơng liệu với tỷ lệ nhất định cho mỗi loại sản phẩm Bánh kẹo là những sảnphẩm thuộc đồ ăn ngọt phục vụ chủ yếu cho các dịp lễ tết Do đó tình hình sảnxuất của công ty mang tính thời vụ Thành phần chủ yếu là các nguyên liệu hữucơ, dễ bị vi sinh phá huỷ nên thời hạn bảo hành ngắn thờng là 60 ngày ( riêngkẹo cà phê là 180 ngày ), tỉ lệ hao hụt tơng đối lớn và yêu cầu vệ sinh cao.Khác với sản phẩm thông thờng, quá trình để hoàn thành sản phẩm bánh kẹongắn chỉ trong 3 giờ Vì vậy, không có sản phẩm dở dang

kẹo cứng là mặt hàng truyền thống của công ty, bao gồm : kẹo caramel béo, kẹohoa quả, kẹo Wandisney, kẹo tây du ký Mỗi loại kẹo cứng có hơng vị khácnhau : dứa, sôcôla, ô mai, dừa, cốm, me

Kẹo mềm và kẹo dẻo chiếm u thế hơn hẳn về số lợng và chất lợng vì kẹo dẻo vàkẹo mềm đợc nhiều ngời yêu thích hơn Kẹo dẻo của công ty bao gồm : Jellychip chip, kẹo gôm, kẹo mè xửng, jelly đổ khuôn Kẹo mềm của công ty baogồm : kẹo bắp, kẹo me, kẹo sữa, kẹo dừa, kẹo cốm

Về sản phẩm bánh, công ty đã kịp thời nắm bắt nhu cầu thị hiếu của ngời tiêudùng, đổi mới thiết bị công nghệ hiện đại tiên tiến của Italia, Đan Mạch đểcho ra xởng các loại bánh Biscuit, Cracker, kem xốp

Hiện nay công ty có 124 chủng loại sản phẩm bánh kẹo với những nhãn hiệu códanh tiếng Tuy nhiên sản phẩm cao cấp còn quá ít và công ty cha có nhiều sảnphẩm chủ đạo, nổi trội của riêng mình trên thị trờng Sản phẩm của công ty chủyếu đóng gói bằng túi nhựa, loại đóng gói bằng hộp giấy và hộp sắt cha nhiều.Công ty cũng cha có trang bị kĩ thuật hiện đại để sản xuất các loại bánh cao cấp

nh bánh phủ socola, bánh coookies, chocopie

Sản phẩm của công ty đợc chia thành các loại chính nh sau :

Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản phẩm ở công ty bánh kẹo Hải

Hà :

Mặc dù là một công ty lớn trong nghành nhng hiện nay công ty mới chỉ dừng lại

ở quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh Công tác này do ban kếhoạch thuộc phòng kinh doanh thực hiện Ban kế hoạch gồm có : giám đốckinh doanh - trởng ban, phó phòng kinh doanh - phó ban và hai thành viên khác

Để có thông tin làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch, công ty lập ra một bộphận thu thập xử lý thông tin bao gồm 14 ngời thuộc phòng kinh doanh Mỗinhân viên đợc phân công theo dõi từng khu vực thị trờng Hàng tuần các thôngtin về thị trờng, các đơn đặt hàng đợc gửi về phòng kinh doanh Thông tinsau khi đợc tổng hợp và sử lý sẽ đợc chuyển cho ban kế hoạch Công ty xâydựng kế hoạch chủ yếu dựa vào các căn cứ sau :

nghiên cứu thị trờng đối với sản phẩm bánh kẹo nói chung và của công ty nóiriêng Công ty thờng xuyên cử các nhân viên marketing đi thăm dò, kiểm soáttừng khu vực, thông qua hệ thống các đại lý nắm bắt tình hình tiêu thụ và nhậnnhững thông tin phản hồi từ khách hàng

Căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm cùng kỳnăm trớc

Căn cứ vào nguồn lực có thể khai thác của công ty nh : vốn, nhân lực, máy mócthiết bị các nguồn này đợc kiểm kê đánh giá theo định kì

Căn cứ vào hệ thống định mức kiểm tra kĩ thuật của công ty Hệ thống này đợcxây dựng kiểm tra ở phòng thí nghiệm và thực tế sản xuất ở các phân xởng đồngthời có sự so sánh với hệ thống tiêu chuẩn của ngành

Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã đợc kí kết từ đó ban kế hoạch lập dự thảo

kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm rồitrình lên giám đốc thông qua hay sửa đổi Sau khi thông qua hay sửa đổi, bản

kế hoạch sẽ đợc đa tới các phòng ban liên quan nh phòng kĩ thuật, phòng tài vụ,phòng kinh doanh để phân bổ năng lực sản xuất, tính toán chi phí, giá thành,giá bán, doanh thu, lợi nhuận

2 Yếu tố máy móc và dây chuyền công nghệ :

Thiết bị máy móc đợc công ty chủ yếu nhập từ nớc ngoài nh Ba Lan, Đức,Italia Khi nhập thiết bị công ty đồng thời mua cả công nghệ Phòng kĩ thuật

và đầu ty phát triển có nhiệm vụ nghiên cứu công nghệ sản xuất bánh hay kẹocho phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng và điều kiện khí hậu ở nớc ta Sau

đó, phòng kĩ thuật sẽ chuyển giao công nghệ cho các xí nghiệp thành viên.Trong quá trình sản xuất phòng kĩ thuật có trách nhiệm theo dõi hoạt động sảnxuất sản phẩm trên dây chuyền, phòng KCS có trách nhiệm kiểm tra nguyênliệu đầu vào và thành phẩm

Hiện nay, công ty có các dây chuyền sản xuất sau :

Xí nghiệp bánh có bốn dây chuyền sản xuất : dây chuyền sản xuất bánh kemxốp, dây chuyền sản xuất bánh biscuit, dây chuyền sản xuất bánh mặn, dâychuyền sản xuất bánh cracker

Xí nghiệp kẹo có ba dây chuyền sản xuất : dây chuyền sản xuất kẹo cứng vàdây chuyền sản xuất kẹo mềm và dây chuyền sản xuất kẹo chew

Xí nghiệp thực phẩm Việt Trì có dây chuyền sản xuất kẹo mềm, dây chuyền sảnxuất kẹo Jelly khuôn và dây chuyền sản xuất kẹo Jelly cốc

Cho đến nay, công ty đã đầu t hai nồi nấu kẹo chân không liên tục và một sốmáy gói kẹo tự động thay thế gói thủ công, vừa tăng năng suất vừa đảm bảo vệsinh công nghiệp và tiết kiệm chi phí nguyên liệu Công ty đã nhập các dâychuyền công nghệ sản xuất bánh kẹo hiện đại của Đức, Italia, Đan Mạch,Indonexia

Công suất thiết kế hiện nay của công ty khoảng 20000 tấn bánh kẹo / năm Thống kê năng lực sản xuất của công ty bánh kẹo Hải Hà

Tên dây chuyền Công suất ( tấn / năm ) Trình độ trang bị

Dây chuyền sản xuất

bánh biscuit (đan mạch)

1600 Thiết bị mới, cơ giới

hoá + tự động hoá Dây chuyền sản xuất

Dây chuyền sản xuất

glucoz cho sản xuất kẹo

Do đặc điểm của nghành sản xuất bánh kẹo nớc ta mang tính thời vụ nên vài vụ

hè các dây chuyền sản xuất bánh kẹo của công ty chỉ đạt 55% - 60% công suấtthiết kế Trong thời gian này, công ty thực hiện tốt công tác bảo dỡng sửa chữachuẩn bị cho chiến dịch sản xuất những tháng cuối năm

3 Yếu tố nguyên vật liệu :

Công ty bánh kẹo Hải Hà là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩmnên nguyên liệu đa vào sản xuất thờng khó bảo quản, dễ h hỏng, kém phẩmchất Để sản xuất, nguyên liệu chính là :

Chất ngọt : chiếm trong sản phẩm từ 70% - 80% trong kẹo, còn trong bánh thì ợng chất ngọt sẽ ít hơn Chất ngọt chủ yếu là các loại đờng kính ( làm từ míanếu mua trong nớc, làm từ củ cải đờng nếu nhập từ nớc ngoài )

l-Chất béo : chủ yếu là các loại bơ nhập từ nớc ngoài

Sữa : gồm các loại sữa đặc, sữa bột béo, sữa bột gầy ( bột của loại sữa đã đợctách bơ ra ), váng sữa

Bột mì : đợc nhập theo yêu cầu của mỗi dây chuyền sản xuất và cũng đợc nhập

từ nớc ngoài

Các loại hạt, quả : vừng, lạc, cà phê, ca cao

Ngoài ra còn có một số chất khác cần cho sản xuất bánh kẹo nh :

Các chất tạo hơng : tinh dầu da, táo, dâu chủ yếu là nhập ngoại

Các chất tạo màu chủ yếu nhập từ Thụy Sĩ

Các chất tạo vị nh : vị chua ( đó là các axit hữu cơ ), vị cay (bạc hà ) cũng phảinhập khẩu Chỉ riêng vị mặn là có trong nớc

Mặc dù các nguyên liệu công ty sử dụng chủ yếu là nhập khẩu nhng công tyluôn bảo đảm kịp thời liên tục cho sản xuất không bị gián đoạn

4 Yếu tố quy trình công nghệ :

Quy trình sản xuất kẹo mềm :

Các nguyên liệu Hoà tan

Lọc Nấu

đánh trộn Làm nguội Quật Thành hình Bao gói

đóng thành phẩm

Khối phụ liệu

đánh trộn đều Các phụ liệu

Quy tr×nh s¶n xuÊt kÑo cøng

kÑo ®Çu ®u«i

Nguyªn liÖu lµm nh©n

Hoµ ®­êng Läc

NÊu Phèi trén phô liÖuLµm l¹nh

Quy tr×nh s¶n xuÊt b¸nh cracker

Quy trình sản xuất bánh kem xốp

ổn định bánh Cắt bánh

đóng thành phẩm

Quy tr×nh s¶n xuÊt kÑo chew

Nguyªn liÖu

Nåi chøa trung gian NÊu

B¬m chuyÓn s¶n phÈm KhuÊy trén

từ 600 - 700 triệu đồng

Trong năm tới đây, đợc sự chỉ đạo của bộ công nghiệp công ty bánh kẹo Hải Hàtiến hành cổ phần hoá để đổi mới quản lý và dễ dàng hơn trong việc huy độngvốn cho tăng tốc đổi mới

Ngoài thuận lợi về vấn đề huy động vốn, khi chuyển đổi thành công ty cổ phầncông ty sẽ đợc hởng nhiều điều kiện u đãi nh : u đãi về thuế suất thuế thu nhập,

u đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp, u đãi về thuế nhập khẩu nguyên vật liệumáy móc thiết bị, u đãi về tiền thuê đất, tiền sử dụng đất và thuế sử dụng đất, u

đãi về hỗ trợ đầu t theo pháp luật về đầu t phát triển Nếu tận dụng đợc những

u đãi này thì công ty sẽ rất có lợi trong việc mở rộng sản xuất, tăng khả năngcạnh tranh