Tài liệu tham khảo Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty
Mục lục Lời giới thiệu 1 I. Quá trình hình thành và phát triển 2 Lời kết .22 Lời giới thiệu Sau Đại hội Đảng VI nớc ta đã chuyển từ quản lý nền kinh tế tập trung, bao cấp sang quản lý nền kinh tế theo cơ chế thị trờng. Theo đó các đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh cũng phải hoạt động theo cơ chế đó. Một cơ chế đòi hỏi các đơn vị phải không ngừng nâng cấp trình độ công nghệ sản xuất, nâng cao nghiệp vụ kinh doanh, hoàn thiện bộ máy tổ chức, quản lý doanh nghiệp phát huy tối đa mọi tiềm lực, tận dụng các cơ hội kinh doanh. Có nh vậy các đơn vị sản xuất kinh doanh mới có thể tồn tại và phát triển trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt- vốn là đặc trng của nền kinh tế thị trờng. Công ty Xuất Nhập Khẩu Nam Đô là doanh nghiệp t nhân hoạt động trong lĩnh vực thiết bị y tế, đợc thành lập trong bối cảnh ra đời rất nhiều các doanh nghiệp mới theo luật Doanh nghiệp, đã tạo ra sự cạnh tranh gay gắt tạo động lực vô cùng to lớn cho nền kinh tế đi lên. Đợc sự giúp đỡ của Giám đốc và phòng kế toán của Công ty cùng với nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành xong báo cáo thực tập tổng quan giới thiệu sơ lợc về Công ty Xuất Nhập Khẩu Nam Đô. Tôi rất mong nhận đợc sự chỉ bảo của giáo viên hớng dẫn và sự góp ý của các bạn. Tôi xin chân thành cám ơn! 1 Phần I. khát quát về công ty I. Quá trình hình thành và phát triển Trong bối cảnh chung của một nền kinh tế đã mở cửa, thị trờng thiết bị y tế cũng có những biến đổi không ngừng. Nhu cầu về khám, chuẩn đoán, điều trị chăm sóc của nhân dân rất cao.Trong khi đó điều kiện sản xuất trong nớc còn hạn chế. Vì vậy việc nhập khẩu thiết bị y tế trở thành một việc hết sức cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng trong nớc, nâng cao chất lợng khám chữa bệnh cho mọi ngời. Công ty Xuất Nhập Khẩu Nam Đô tiền thân là công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dợc phẩm Hàng Châu có trụ sở tại số nhà 17 Ngõ 18 Đờng Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội đợc thành lập theo giấy phép thành lập số 2412/ GP-UB do ủy Ban Nhân Dân thành phố Hà Nội cấp ngày 20/04/1996 và giấy phép kinh doanh số 054045 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp ngày 26/04/1996, là đơn vị thứ hai trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị y tế đợc Sở Y tế cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thiết bị y tế ngày 15/08/2001. Công ty thành lập với số vốn điều lệ 500.000.000 VNĐ với ngành nghề kinh doanh chính là chuyên phân phối, xuất nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ thiết bị, máy móc, dụng cụ y tế các loại, thuốc chữa bệnh thông thờng. Công ty Xuất Nhập Khẩu Nam Đô có giám đốc là ông Nguyễn Ngọc Riệc, là kỹ s có kinh nghiệm gần 15 năm trong Viện Trang Thiết Bị Hà Nội. Công ty có một cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại số 2 Phơng Mai Hà Nội Năm 2000 để mở rộng và phát triển thị trờng, công ty đã thành lập một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh để giao dịch với khách hàng miền Nam. 2 Sau 06 năm hoạt động do nhu cầu thực tế công ty Xuất Nhập Khẩu Nam Đô dựa trên những cơ sở kinh doanh ban đầu đợc tách ra thành lập với ngành nghề kinh doanh mở rộng hơn. Không chỉ dừng ở việc nhập khẩu và cung cấp các loại thiết bị y tế mà công ty Xuất Nhập Khẩu Nam Đô còn nhập khẩu thêm các thiết bị công nghiệp dân dụng, thiết bị khoa học công nghệ. Ngoài ra công ty còn sản xuất và mua bán hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế. Công ty đợc thành lập theo giấy phép thành lập và giấy phép kinh doanh số 0102006082 do Sở Kế hoạch và Đầu t thành phố Hà Nội cấp ngày 08/ 09/ 2002, số vốn điều lệ là 1.000.000.000 VNĐ. Sau 03 năm hoạt động và phát triển không ngừng công ty đã xin đợc thay đổi giấy phép kinh doanh lần 2 ngày 12/ 04/ 2005 với vốn điều lệ 3.000.000.000 VNĐ mở rộng lĩnh vực hoạt động. Đó là đầu t kinh doanh đờng giao thông, cầu phà, đờng thuỷ, đờng thuỷ, đờng sắt. Cũng tháng 5/2005 công ty mở thêm 1 văn phòng đại diện tại Đà Nẵng. II. Đặc điểm hoạt động kinh doanh. 1. Thị trờng hoạt động và đối thủ cạnh tranh. Với lĩnh vực hoạt động chủ yếu là nhập khẩu các loại trang thiết bị y tế của các nớc trên thế giới đáp ứng nhu cầu trên toàn quốc. Vì vậy mà thị trờng hoạt động của công ty rất rộng, trải khắp các tỉnh thành, huyện, xã trong cả ba miền. Tuy lĩnh vực thiết bị y tế là một thị trờng tơng đối tiềm năng, nhu cầu lớn nhng cũng không tránh đợc sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty nhập khẩu trong cùng lĩnh vực. Đó là cha kể đến các đơn vị sản xuất trang thiết bị y tế trong nớc, các văn phòng đại diện của các hãng sản xuất trên thế giới trực tiếp vào cung cấp thiết bị cho thị trờng Việt Nam. 3 2. Tình hình hoạt động kinh doanh. Bảng1.1: Kết quả kinh doanh năm 2003, năm 2004, năm 2005 và năm 2006. Đơn vị: VNĐ TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Doanh thu thuần 1,830,310,618 13,462,982,328 18,696,882,492 24,305,947,240 2 Giá vốn hàng bán 1,449,939,118 11,646,368,367 16,395,755,622 21,264,823,090 3 Tổng lợi nhuận trớc thuế 76,949,607 109,005,752 187,659,152 304,112,415 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 24,623,874 34,881,841 52,544,563 85,151,477 5 Lợi nhuận sau thuế 52,325,733 74,123,991 135,114,589 218,960,938 Qua bảng kết quả kinh doanh trên có thể thấy đợc tình hình hoạt động của công Xuất Nhập Khẩu Nam Đô trong vòng 4 năm qua kế từ ngày thành lập. Doanh thu thuần năm sau tăng hơn năm trớc từ 1.830.310.618 VNĐ năm 2003 tăng lên 21.264.823.090 VNĐ tăng gấp gần 20 lần. Tổng lợi nhuận trớc thuế tăng từ 76.949.607 VNĐ năm 2003 lên 304.112.415 VNĐ năm 2006 làm tăng thuế thu nhập doanh nghiệp nộp cho nhà nớc tăng hơn 4 lần. Công ty đạt lợi nhuận sau thuế cũng gấp gần 4 lần so với năm đầu thành lập. III. Cơ cấu tổ chức 1. Tổ chức bộ máy quản lý Để điều hành và hoàn thành công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức rất chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo công ty có thể nắm bắt thông tin kịp thời và đa ra các quyết định kinh doanh một cách chính xác, đúng đắn. Với hơn 30 nhân viên, tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm: Giám đốc và các phòng chức năng. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty. 4 2. Chức năng của Giám đốc và các phòng chức năng Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là tổng hợp các bộ phận lao động quản lý khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có quyền hạn, trách nhiệm nhất định đợc bố trí làm việc ở các khâu khác nhau nhằm đảm bảo chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung của Công ty. - Giám đốc: Phụ trách chung, là ngời đại diện pháp nhân của công ty, ngời đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty sao cho hiệu quả. - Phòng kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng qui định của nhà nớc. Hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong Công ty trong việc hoàn tất chứng từ kế toán, phân tích các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Kịp thời báo cáo Giám đốc, Phòng kinh doanh để hoạt động chung của công ty đợc hiệu quả hơn. - Phòng Kinh doanh: giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm với tất cả những công việc liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, quản lý cửa hàng giới thiệu sản phẩm và văn phòng đại diện của công ty. 5 Giám đốc P.Kỹ thuật P.MaketingP.Kế toánP.Kinh doanh P.Xuất nhập khẩu P.Dự án CácVPĐD Cửa hàng GTSP + Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phòng kinh doanh của công ty, thực hiện việc kinh doanh có hiệu quả, là nơi cung cấp cho phòng kinh doanh những diễn biến của thị trờng để phòng có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp. + Văn phòng đại diện: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng kinh doanh của công ty, là nơi cung cấp hàng hoá theo vùng địa lý. - Phòng Xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá. - Phòng Kỹ thuật: Đảm bảo chất lợng hàng hoá, theo dõi việc sửa chữa hàng hoá, tiến hành bảo hành, bảo trì, lắp đặt, chạy thử, hớng dẫn sử dụng máy cho khách hàng. - Phòng Dự án: chịu trách nhiệm các công việc thực hiện dự án cung cấp thiết bị cho các địa phơng. - Phòng Marketing: nghiên cứu phát triển thị trờng, xây dựng và thực hiện các chiến lợc quảng cáo, tổ chức tham gia các đợt triển lãm giới thiệu sản phẩm. IV. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Do đặc thù kinh doanh của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên công tác nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty.Yêu cầu của khách hàng từ Phòng Kinh doanh sẽ đợc chuyển đến phòng xuất nhập khẩu. Phòng Nhập khẩu tiến hành giao dịch với các đối tác nớc ngoài về mặt hàng, giá cả, phơng thức vận chuyển, phơng thức thanh toán để hoàn thành các nghiệp vụ xuất nhập hàng. Sau khi hàng đã đợc nhập về phòng Kinh doanh, Kế toán và Kỹ thuật phối hợp để giao hàng cho khách. Khi công việc bàn giao hàng hóa kết thúc thì Phòng Kế toán sẽ tiến hành theo dõi công nợ khách hàng. Phần II: Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty. I. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán cung cấp cho Giám đốc các thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế của công ty. 6 Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Toàn công ty chỉ có một Phòng Kế toán duy nhất để tập trung thực hiện toàn bộ công tác kế toán. Còn ở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, văn phòng đại diện trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập và kiểm tra chứng từ ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Phòng kế toán của công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các đơn vị, bộ phận công ty. Cuối năm Kế toán trởng tiến hành lập báo cáo tài chính toàn công ty. Để thực hiện đầy đủ, toàn diện các nhiệm vụ đồng thời để đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung của kế toán trởng cũng nh sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán, căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công ty mà bộ máy kế toán của công ty gồm có 4 ngời đều có trình độ đại học và đ- ợc phân công công việc nh sau: - Kế toán trởng: là ngời điều hành Phòng Kế toán với chức năng là phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng thực thi theo đứng qui định, chính sách của nhà nớc. Kế toán trởng còn giúp Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế để đề ra các quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Nhà nớc về mặt quản lý tài chính. - Thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu, chi, lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, qui định và chịu trách nhiệm trớc Kế toán trởng về công việc của mình, giao dịch với ngân hàng. - Kế toán tổng hợp theo dõi việc xuất nhập hàng hoá, cuối tháng tập hợp các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính. Cuối mỗi quí lập bảng cân đối kế toán. - Kế toán thanh toán kiêm kế toán lơng và BHXH: theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, trích lập và sử dụng quĩ lơng, thởng, phụ cấp và các khoản trích theo lơng nh BHXH, BHYT theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng. 7 Sơ đồ2.2: Sơ đồ Bộ máy kế toán tại công ty II. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting với phiên bản Fast 2000 hoạt động trong môi trờng Microsoft Visual Fox 6.0. Sổ sách của công ty đợc tổ chức theo hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Toàn bộ công việc kế toán đợc chia làm 3 bớc chính: - Lập và luân chuyển chứng từ - Cập nhật số liệu vào máy, thực hiện các bút toán kết chuyển. - Số liệu sẽ đợc đa vào các sổ tơng ứng. Máy sẽ thực hiện các bút toán tổng hợp và đa vào các sổ kế toán. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán,lương Thủ quỹ kế toán ngân hàng 8 Sơ đồ1.3: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty III. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở công ty 1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Tổ chức hợp lý chứng từ kế toán giúp đơn vị quản lý chặt chẽ hợp pháp, hợp lý tài sản, tiền vốn của đơn vị, tạo cơ sở cho việc tổ chức ghi sổ các nghiệp 9 Chứng từ gốc (bảng TH chứng từ gốc) Sổ quỹ Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Bảng TH chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu vụ kinh tế và lập các chỉ tiêu báo cáo kế toán trên hệ thống các biểu mẫu kế toán Nội dung tổ chức chứng từ kế toán: - Xây dựng chủng loại và số lợng bản chứng từ. - Tổ chức lập chứng từ và tiếp nhận chứng từ. - Tổ chức kiểm tra luân chuyển và sử dụng chứng từ. - Tổ chức lu trữ, bảo quản chứng từ. 2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng tài chính đã sửa đổi và bổ sung. Do đặc thù kinh doanh của công ty nên công ty đã áp dụng tất cả các tài khoản trong hệ thống tài khoản trừ các tài khoản sau TK 121/221 Đầu t tài chính ngắn hạn/ dài hạn TK 128 Đầu t tài chính ngắn hạn khác TK 136 Phải thu nội bộ TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 161 Chi sự nghiệp TK 213 Tài sản cố định vô hình TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang TK 228 Đầu t bất động sản TK 315 Đầu t tài chính TK 414 Quỹ đầu t phát triển TK 441 Nguồn vốn XDCB TK 515 Doanh thu tài chính TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp TK 627 Chi phí sản xuất chung Ngoài ra công ty còn mở các TK chi tiết để thuận tiện cho việc ghi sổ: - TK 112Tiền gửi ngân hàng đợc chi tiết thành các tiểu khoản cấp 2 và cấp 3 nh sau: 10 [...]... hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, có sự sáng tạo trong công tác kế toán Bộ máy quản lý: Công ty đã xây dựng và đào tạo bộ máy quản lý rất khoa học và chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có nghiệp vụ vững vàng và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Bộ máy kế toán: Về cơ bản đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán, phản ánh đựoc tình hình tài chính của công ty về... hạch toán lu chuyển hàng hóa và kết quả tiêu thụ tại công ty XNK Nam Đô Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác tiêu thụ và kết quả tiêu thụ ở công ty, tôi xin đa ra một số ý kiến đề xuất để phần nào khắc phục hạn chế của công tác này A .Tổ chức bộ máy kế toán Nên bố trí lại nhân sự trong phòng kế toán cho hợp lý Kế toán ngân hàng là ngời hay phải ra ngoài đi liên hệ công tác nên không phù hợp với công. .. doanh thu bán hàng Kế toán tổng hợp định kỳ tổng hợp số liệu để vào chứng từ ghi sổ Từ đó số liệu sẽ chạy vào cái sổ cái TK 511, TK 632, TK 131, TK 531, TK 521, TK 111, TK 112, TK 333, TK 33311 16 Phần 3: Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại công ty 1 u điểm Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tại công ty đã thực hiện nghiêm chỉnh các qui định của điều lệ tổ chức kế toán của nhà nớc ban... đợc kế toán tiêu thụ hàng hoá không tránh khỏi những mặt hạn chế còn tồn tại A Tổ chức bộ máy kế toán Công tác bố trí nhân sự trong phòng kế toán cha hợp lý: thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng Khi thủ quỹ có việc đi giao dịch với ngân hàng thì việc thu chi tại công ty gặp khó khăn B Nghiệp vụ hạch toán kế toán 1 Phân bổ chi phí nhập hàng Công ty nhập lô hàng hoá để thực hiện hợp đồng kinh tế ký kết với công. .. chấm công đợc chuyển về phòng kế toán + Bảng thanh toán tiền lơng, thởng, BHXH: là căn cứ thanh toán lơng, phụ cấp cho ngời lao động và là căn cứ để thống kê về lao động và tiền lơng của công ty Bảng thanh toán lơng, thởng, BHXH phải đợc kế toán trởng duyệt và làm căn cứ chi tiền lơng và đuợc lu tại phòng kế toán b Trình tự hạch toán Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng chấm công lập bảng thanh toán. .. bảng thanh toán tiền lơng, thởng, Bảo hiểm xã hội, Kế toán tổng hợp nhập số liệu vào máy Số liệu sau đó sẽ chạy vào các sổ cái TK 334, 338, 111 và kết chuyển vào chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6426 2 Tổ chức hạch toán thanh toán với ngời bán: 2.1 Hạch toán chi tiết a Chứng từ sử dụng - Phiếu nhập - Phiếu chi - Lệnh chuyển tiền - Hợp đồng kinh tế b Trình tự hạch toán Kế toán thanh toán nhập vào máy phiếu... khớp với thẻ kho Kế toán tổng hợp: theo dõi sổ tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn Hàng ngày kế toán tổng hợp số liệu từ những chứng từ ghi sổ Sau đó từ chứng từ ghi sổ sẽ vào sổ cái TK 156 Hàng hoá Công ty tính giá nhập theo giá CIF và tính giá xuất theo giá bình quân gia quyền - Phơng pháp hạch toán TSCĐ Công ty chọn phơng pháp đờng thẳng để tính khấu hao TSCĐ của công ty nh sau: + Kế toán căn cứ vào qui định trong... cho tài sản cố định theo công thức dới đây: Mức trích khấu hao TB hàng năm của TSCĐ= Nguyên giá TSCĐ /Thời gian sử dụng IV Tổ chức công tác kế toán cho một số phần hạch toán chủ yếu 1 Tổ chức hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng .Hạch toán chi tiết a Chứng từ kế toán: + Bảng chấm công: theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, là căn cứ tính và trả lơng, trả BHXH cho... Tổ chức theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng, xác định chính xác lợi nhuận đảm bảo phản ánh trung thực hiệu quả việc bán hàng tại công ty Trong những năm qua công tác kế toán phần nào đã đáp ứng đợc nhu cầu đặt ra - Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phơng pháp tính giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng nh nội dung khác của công tác này 17 - Số liệu kế toán đợc phản ánh rõ ràng, trung... tế phát sinh phòng Kế toán đều lập chứng từ: trình tự lập, luân chuyển, bảo quản chứng từ theo đứng qui định Tổ chức ghi sổ kế toán theo đứng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng tài chính đã sửa đổi và bổ sung Phòng Kế toán đã phản ánh đầy đủ chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công tác kế toán giữa các bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ,