QUẢN lý bán HÀNG CÔNG TY CP PM VIỆT LONG

Quy trình bán hàng: Hằng ngày, khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, phòng kinh doanh sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, sau đó nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và lập hóa đ

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ - TP HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Trang 2

Lời cảm ơn

# Em chân thành cảm ơn Hiệu trưởng Trường Đại học Mở TPHCM

cũng như Trưởng Khoa Công Nghệ Thông Tin đã tạo điều kiện cho em

thực hiện một đề tài thật hữu ích và sát với thực tế, nhằm tạo cơ sở cho

công việc tương lai sau nay Cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thầy Trần

Thành Trai, nhờ sự chỉ dạy của Thầy mà em đã có cơ hội nắm bắt và hiểu

ra những chỗ thiếu sót trong quá trình phân tích, thiết kế và lập trình để

kịp thời sửa chữa và bổ sung Em cũng xin cảm ơn Giám đốc cùng toàn thể

nhân viên Công ty Cổ phần Phần mềm Việt Long đã tạo điều kiện cũng

như giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, phân tích, thiết kế và lập trình

để hoàn thành tốt đề tài Luận Văn này Thật không còn gì hơn để diễn tả

tấm lòng của quý Thầy cô, em xin biết ơn hết sức chân thành và sâu sắc,

bằng việc cố gắng áp dụng những kiến thức mà quý thầy cô đã giảng dạy

để giúp ích cho xã hội cũng như cho bản thân Tuy đã cố gắng hết sức,

nhưng em cũng gặp rất nhiều khó khăn và thử thách về khả năng của

mình, vì vậy, chương trình vẫn còn nhiều thiếu sót, mong quý thầy cô bỏ

qua và đề xuất những giải pháp tốt hơn để em có thể hiểu được và hoàn

thành tốt nhiệm vụ của mình sau này Em xin chân thành cảm ơn !

TP HCM, Ngày 18 tháng 12 năm 2007

Trần Lê Thiên Huỳnh

Trang 3

Mục lục

Lời cảm ơn 2

Nhận xét của giáo viên hướng dẫn 3

Nhận xét của giáo viên phản biện 4

Mục lục 5

Phần 1: Phân tích hiện trạng 7

Chương 1: Tìm hiểu công ty 7

I Thông tin công ty 7

II Mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của công ty 9

1 Tầm nhìn và sứ mệnh 9

2 Các định hướng kinh doanh lâu dài 10

3 Các định hướng quản lý 10

III Sơ đồ tổ chức 11

1 Số lượng nhân viên 11

2 Sơ đồ tổ chức 11

IV Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 11

Chương 2: Các quy trình nghiệp vụ 13

I Quy trình nghiệp vụ của từng phòng chức năng 13

1 Phòng lập trình 13

2 Phòng tư vấn và triển khai 13

3 Phòng tư vấn và bảo hành 13

4 Phòng kinh doanh 14

5 Phòng tổng hợp (kế toán – hành chính) 14

6 Phòng kỹ thuật 15

II Quy trình công việc tại công ty 15

1 Quy trình chung tại công ty 15

2 Giai đoạn chăm sóc và hỗ trợ khách hàng 17

3 Quy trình chung cho lĩnh vực mua bán hàng 17

III Các mẫu phiếu 19

IV Các lưu đồ hồ sơ công việc tương ứng với các quy trình của công ty 31

1 Quy trình bán hàng 31

2 Quy trình mua hàng 33

3 Quy trình trả hàng lại nhà cung cấp 35

4 Quy trình nhập hàng bán bị trả lại 36

5 Quy trình xuất điều chuyển hàng hóa giữa các kho 37

6 Quy trình thanh toán tiền hàng của khách hàng 39

7 Quy trình thanh toán tiền cho nhà cung cấp 41

V Các quy tắc quản lý 42

VI Các phiếu mô tả công việc 43

VII Từ điển dữ liệu 45

Trang 4

VIII Nhận xét, báo cáo tình hình công ty 52

Phần 2: Phân tích và thiết kế hệ thống 59

Chương 1: Phân tích mức ý niệm 59

I Mô hình ý niệm truyền thông 59

1 Các tiểu mô hình ý niệm truyền thông ứng với các quy trình 59

2 Mô hình ý niệm truyền thông tổng quát 66

II Mô hình ý niệm dữ liệu 67

1 Các tiểu mô hình ý niệm dữ liệu ứng với các quy trình 67

2 Mô hình ý niệm dữ liệu tổng quát 73

III Mô hình ý niệm xử lý 105

Chương 2: Phân tích mức logic 114

I Giới thiệu phương pháp phân tích, công cụ thiết kế, hệ quản trị CSDL cài đặt và ngôn ngữ lập trình 114

1 Phương pháp phân tích MERISE 114

2 Công cụ thiết kế hệ thống AMC & Designer 115

3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 116

4 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic Net 2005 125

II Mô hình Logic dữ liệu 126

1 Các tiểu mô hình vật lý dữ liệu ứng với các quy trình 126

2 Mô hình vật lý dữ liệu tổng quát 136

III Mô hình Tổ chức xử lý 159

Chương 3: Phân tích mức vật lý 169

I Source code sinh tạo CSDL 169

II Mô hình Tác nghiệp 197

III Mô hình chức năng phần mềm (Menu) 208

IV Một số mẫu giao diện – báo cáo khác 211

Kết Luận 215

I Kết quả đạt được 215

II Những điều chưa làm được 215

III Hướng phát triển 215

Phụ lục 216

I Phương pháp, công cụ và môi trường phân tích và hiện thực 216

II Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình 216

Tài liệu tham khảo 227

Trang 5

PHẦN I: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU CÔNG TY

1 Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Việt Long

2 Tên Tiếng Anh: VietLong Software Joint Stock Company

9 Tài khoản ngân hàng: 007.100.2287724

10 Tại: Ngân hàng Ngoại Thương - Chi nhánh Phú Thọ

11 Ngày thành lập: 01/03/2005 theo giấy phép số 4103003153 do Sở

15 Sản phẩm của công ty (theo trình tự thời gian):

Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán

Dịch vụ báo cáo thuế

Trang 6

16 Sản phẩm của công ty (theo phân loại):

¾ Phần mềm tài chính – VLS Finance: 04 phiên bản:

VLS 2005.03.01: giao diện, báo cáo, cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 7.0

VLS Finance 6.0: giao diện, báo cáo, cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 7.0

VLS Finance 6.1: giao diện, báo cáo, cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 7.0

VLS Finance 6.2: giao diện, báo cáo Microsoft Visual Foxpro 7.0; cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2000

¾ Phần mềm bán hàng:

VLS Sale 6.0: giao diện, báo cáo, cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 7.0

¾ Phần mềm Nhân sự - Tiền lương:

VLS Payroll 6.0: giao diện Microsoft Visual Basic 6.0, báo cáo Crystal Report, cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2000

VLS HRM 6.0: giao diện Microsoft Visual Studio Net, báo cáo Crystal Report, cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Serevr 2000

¾ Phần mềm thiết kế theo yêu cầu khách hàng:

Là dạng phần mềm được viết theo đơn đặt hàng, theo bất kỳ nhu cầu quản lý nào

17 Cơ sở vật chất của công ty:

Công ty trang bị mỗi nhân viên một máy tính hoạt động trong một

hệ thống mạng LAN được phân quyền cho từng phòng ban thông qua máy chủ

18 Văn hóa công ty:

Công ty xây dựng một môi trường làm việc bình đẳng và độc lập, mỗi thành viên trong công ty đều được khuyến khích phát huy các ý tưởng sáng tạo Nhân viên trong công ty có tinh thần đoàn kết, tham gia sôi nổi các phong trào thể dục thể thao

Bên cạnh công việc tạo ra lợi nhuận là nhiệm vụ chính của VLS, chúng ta còn mong muốn mang lại các giá trị mới cho cuộc sống: sản phẩm mới với chất lượng tốt sẽ hoàn thiện dần cung cách quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam, để ngày càng rút ngắn khoãng cách quản lý doanh nghiệp bằng công nghệ thông tin với các nước trên thế giới

Với kết quả và lợi nhuận mà chúng ta làm ra, VLS cũng muốn đóng góp vào sự phát triển chung về mọi mặt của đất nước mình như: công tác xóa đói giảm nghèo, thiên tai lũ lụt, nạn nhân chất độc màu da cam,… điều này cũng là một phần trách nhiệm chung của chúng ta

Trang 7

Vì vậy, với tất cả khả năng về trí lực của các nhân viên của VLS, chúng tôi tin tưởng rằng chúng ta sẽ cùng nhau hợp tác, xây dựng công ty ngày càng phát triển để đạt được sứ mệnh của công ty cũng như điều mà chúng ta cùng mong muốn

19 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình phát triển:

¾ Thuận lợi:

Là một đơn vị trẻ, toàn thể nhân viên đều có nhiều tâm huyết

và hoài bảo để xây dựng công ty

Có được nhiều nhân viên có trình độ, năng lực và có kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm

II MỤC TIÊU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY

VLS là công ty chuyên sản xuất và thương mại các loại phần mềm quản

lý doanh nghiệp và các phần mềm viết theo yêu cầu đặt hàng

Tổ chức kinh doanh mua bán các loại thiết bị, máy bộ, linh kiện máy tính, các thiết bị mạng, thiết kế hệ thống mạng LAN, WAN, Game, Internet…

Liên doanh, liên kết với các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh phần mềm

VLS sẽ trở thành một trong những công ty hàng đầu về cung cấp phần

mềm Quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp VLS sẽ chuyên nghiệp về mọi mặt sản xuất, tư vấn ,triển khai, hậu mãi nhằm phục vụ tất cả các khách hàng

b Mục tiêu của VLS từ 2006 đến 2008:

• Tăng trưởng doanh thu 100%

• Trình độ và thu nhập của nhân viên

• Xây dựng và hoàn thiện hệ thống Nhân sự - Tiền lương

• Xây dựng hoàn thành hệ thống quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp – ERP

• Thành lập các Chi nhánh và Văn phòng đại diện

c Kế hoạch đầu tư:

• Năm 2005: đầu tư 500 000 000 VNĐ: trang bị máy móc, đào tạo nhân lực

Trang 8

• Năm 2006: đầu tư 200 000 000 VNĐ: trang bị máy móc, đào tạo nhân lực, khảo sát và tiếp thị thị trường miền Tây, miền Đông nam

bộ, miền Trung,…

• Năm 2007: đầu tư 300 000 000: Mở rộng thị trường tại các tỉnh miền Tây, miền Đông nam bộ Mở rộng thị trường và thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại các tỉnh miền Tây, miền Trung

2 CÁC ĐỊNH HƯỚNG KINH DOANH LÂU DÀI

a Tạo ra sản phẩm hoàn thiện:

Tại sao các phần mếm nước ngoài giá rất cao nhưng lại bán được ở Việt Nam trong khi nuớc ta còn nghèo? Đó chính là không có một phần mềm nào chất lượng tốt về mọi mặt để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước Lý

do là các công ty phần mềm không làm đến chốn Vì vậy, VLS quyết tâm tạo

ra những sản phẩm hoàn thiện chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

b Một dây chuyền phục vụ khách hàng khép kín:

Với ý nguyện: “Hãy biến những sản phẩm vô hình thành những sản phẩm hữu hình” Chúng ta phải luôn tạo niềm tin với khách hàng về chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ Và chính điều này chúng ta sẽ thành công trên thị trường của phần mềm Việt Nam ngày nay

3 CÁC ĐỊNH HƯỚNG QUẢN LÝ

a Trả lương theo năng lực:

• Để kích thích làm việc và được nhận thù lao theo năng lực và sức lực bỏ ra, công ty sẽ trả lương theo doanh thu của từng nhân viên, và doanh thu chung của công ty

• Bên cạnh đó, đối với những trường hợp khác như: nhân viên nổi trội, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm, làm việc quên mình vì công ty thì công ty luôn có chế độ đãi ngộ và thưởng theo đánh giá kết quả

b Đào tạo và cùng nhau đổi mới:

• Công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, và chúng luôn có nguy

cơ tụt hậu Vì vậy, chúng ta phải luôn luôn trau dồi kiến thức, tạo ra những giải pháp có tính đột phá trong công việc

• Để theo kịp với tình hình chung, chúng ta phải không ngừng học tập kinh nghiệm của người đí trước, của những công ty đã thành công và tiếp thu công nghệ mới để tạo ra sản phẩm chất lượng tốt với công nghệ cao

• Công ty thường xuyên tổ chức các Seminar về giải pháp phần mềm, công nghệ sản phẩm và cùng nhau phân tích mổ sẻ vấn đề Tổ chức cho nhân viên tham gia các lớp học bồi dưỡng nâng cao kiến thức

Trang 9

III SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

1 Số lượng nhân viên:

• Năm 2005: 10 nhân viên Trong giai đoạn mới thành lập, do đó một nhân viên có thể kiêm

nhiệm nhiều công việc

• Năm 2006: 20 nhân viên Công ty mở rộng và phát triển các dịch vụ hiện có và mở rộng cơ cấu tổ chức thêm phòng nghiệp vụ kế toán, dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và báo cáo thuế…

Bên cạnh đó còn một số cộng tác viên kinh doanh hoạt động tự do bên ngoài công ty

• Năm 2007: Kế hoạch nhân sự sẽ được tăng lên 30 nhân viên

Tổ chức thực hiện chiến lược đã đặt ra

Điều hành các hoạt động của công ty: Phát triển kinh doanh, tài chính, nhân sự, kế toán

Định hướng phát triển sản phẩm

Cùng Hội đồng quản trị xác định chiến lược

Soạn thảo kế hoạch hành động từng năm tài chính

P TƯ VẤN, BẢO HÀNH

P KINH DOANH

P TỔNG HỢP (KẾ TOÁN – HÀNH CHÁNH)

P KỸ THUẬT

CHI NHÁNH – VP ĐẠI DIỆN

Trang 10

Cùng với phòng kinh doanh phân tích, tổng hợp, thiết kế các sản phẩm mới

Lập trình, chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng Sửa lỗi bảo hành

4 Phòng Tư vấn và Triển khai:

Khảo sát yêu cầu chi tiết của khách hàng

Tư vấn và đào tạo chuyển giao phần mềm

Cùng với phòng Tư vấn và Bảo hành chuyển giao, test lỗi, tiếp nhận phần mềm chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng

Cập nhật các chế độ mới của nhà nước

5 Phòng tư vấn, bảo hành:

Lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng Sửa lỗi bảo hành

6 Phòng kinh doanh:

Xây dựng các kế hoạch thực hiện hoàn thành chỉ tiêu doanh số được giao

Xây dựng chiến lược Maketing và Sales

Tìm kiếm khách hàng

Bán hàng và chăm sóc khách hàng

7 Phòng tổng hợp (kế toán – hành chánh):

Thực hiện chế độ báo cáo kế toán nhà nước

Xây dựng hệ thống thông tin tài chính nội bộ

Lập các dự toán ngân sách hỗ trợ cho Ban Giám Đốc

8 Phòng kỹ thuật:

Lên kế hoạch triển khai, khảo sát, bảo hành, bảo trì, giao hàng, lắp đặt, cài đặt các thiết bị, thiết kế hệ thống mạng của khách hàng và của công ty

Xử lý các khiếu nại của khách hàng về kỹ thuật

Nghiên cứu các ứng dụng công nghệ tin học mới, đào tạo hướng dẫn nhân viên thực hiện

Trang 11

CHƯƠNG 2: CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

1 Phòng lập trình:

¾ Trưởng phòng:

Lên kế hoạch theo dõi làm việc của phòng

Phụ trách công nghệ, kỹ thuật

¾ Nhân viên nghiệp vụ:

Nghiên cứu các chế độ, nghiệp vụ mới

Hỗ trợ nghiệp vụ cho việc lập trình

Đào tạo, chuyển giao sản phẩm mới cho phòng triển khai

Xây dựng số liệu và quy trình test lỗi

Xây dựng số liệu đào tạo

Xây dựng số liệu Demo

Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng

Các công việc khác do trưởng phòng giao

Sửa đổi chương trình cho các bộ phận khi có yêu cầu

Nghiên cứu công nghệ mới, kỹ thuật mới

Tài liệu đào tạo (nội bộ) tin học văn phòng (kèm bài kiểm tra: cài đặt các chương trình thông dụng và Setup các Options )

2 Phòng Tư vấn và Triển khai:

Lên kế hoạch triển khai hợp đồng

Tổ chức công việc tư vấn, khảo sát đào tạo của phòng

Lập kế hoạch và thực hiện thu tiền

Theo dõi và cập nhật các chế độ mới của nhà nước

Lên kế hoạch đào tạo cho các phòng ban liên quan về những thay đổi của chế độ mới

¾ Nhân viên:

Triển khai hợp đồng được giao

Báo cáo tình hình công việc cho trưởng phòng

Các công việc khác do trưởng phòng giao

3 Phòng Tư vấn và Bảo hành:

Lên kế hoạch theo dõi tiến độ công việc của phòng

Nhận yêu cầu từ phòng Tư vấn và triển khai tổ chức công việc cho các nhân viên của phòng

Trang 12

Tổ chức thu thập, phân tích, tổng hợp các yêu cầu để phục vụ cho phòng lập trình

¾ Nhân viên:

Lập trình theo công việc được giao

Tạo file Update và chuyển giao cho phòng Tư vấn và triển khai

Bảo hành lỗi chương trình

4 Phòng kinh doanh:

Phân tích thị trường và khả năng nguồn lực của công ty để xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng giai đoạn, từng kỳ (năm, quý, tháng)

Lên kế hoạch chi tiết thực hiện doanh số

Xây dựng chiến lược Maketing

Hỗ trợ, đôn đốc nhằm thúc đẩy đạt chỉ tiêu doanh số và kế hoạch sản xuất kinh doanh

¾ Nhân viên:

Thực hiện công tác Maketing, kinh doanh và chăm sóc khách hàng

Đề xuất, đàm phán và tham mưu cho trưởng phòng trong việc ký kết, thực hiện và theo dõi hợp đồng

Nghiên cứu sản phẩm và cách thức kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh để biết được ưu điểm và nhược điểm của họ, qua đó để chúng

ta có thể học hỏi và có chiến lược cạnh tranh thích hợp

Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng, của đối tác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

5 Phòng tổng hợp (Kế toán – hành chánh):

Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán; quản lý việc thu chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh; phản ánh thông tin hạch toán, kế toán cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo chế độ kế toán Nhà nước; lập và gửi báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của Nhà nước

Tham mưu cho Ban Giám Đốc và Hội đồng quản trị trong công tác tài chính

Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm soát công tác tài chính kế toán tại cấp dưới

Cung cấp các số liệu, tài liệu trong công tác phối hợp với các phòng ban

¾ Nhân viên:

Phản ánh thông tin hạch toán kế toán cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo chế độ kế toán Nhà nước; lập và gửi báo cáo thuế và báo cáo thống kê theo quy định hiện hành của Nhà nước

Theo dõi và báo cáo tình hình công nợ và hàng tồn kho của công ty cho trưởng phòng

Theo dõi và thống kê các hợp đồng đã ký của côn ty

Trang 13

hiểm y tế, Công đòan

Thực hiện và theo dõi các công việc hành chính văn thư

6 Phòng kỹ thuật:

Lên kế hoạch triển khai, khảo sát, bảo hành, bảo trì, giao hàng, lắp đặt, cài đặt các thiết bị, thiết kế hệ thống mạng của khách hàng và trong công ty

Xử lý các khiếu nại của khách hàng về kỹ thuật

Hỗ trợ và phân công, đôn đốc nhân viên trong phòng

Nghiên cứu các ứng dụng công nghệ tin học mới, đào tạo, hướng dẫn nhân viên thực hiện

¾ Nhân viên:

Thực hiện các kế hoạch triển khai, khảo sát, bảo hành, bảo trì, giao hàng, lắp đặt, cài đặt các thiết bị, thiết kế hệ thống mạng của khách hàng và trong công ty

Nghiên cứu các ứng dụng công nghệ tin học mới, tham mưu cho trưởng phòng trong công tác giao dịch và kế hoạch triển khai các dự

án, hệ thống

Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng, của đối tác có liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật, hệ thống

1 Quy trình chung tại công ty:

Đối với lĩnh vực kinh doanh phần mềm:

Giai đoạn tiếp xúc khách hàng, bộ phận kinh doanh 1 (Tele) tiếp xúc

và hẹn gặp khách hàng giới thiệu sản phẩm Sau đó phải chuyển thông tin và chuẩn bị đầy đủ thông tin cho bộ phận kinh doanh 2 (Sales) tiếp xúc trực tiếp khách hàng và giới thiệu sản phẩm nhằm tạo hiệu quả cao nhất trong buổi tiếp xúc khách hàng

Bộ phận Sales sau khi giới thiệu sản phẩm có trách nhiệm ghi nhận lại những thông tin chung về khách hàng đồng thời khảo sát sơ bộ nhu cầu của khách hàng để lên bảng báo giá Đối với khách hàng có đặc thù quản lý so với sản phẩm chính thì bộ phận Sale kết hợp với

bộ phận lập trình để đưa ra bảng báo giá chính xác

Giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng sẽ do bộ phận Sale tiếp tục theo dõi và thực hiện để có một hợp đồng chính thức Bộ phận Sale làm phiếu “Thông tin khách hàng” chuyển toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng cho bộ phận triển khai, đồng thời cập nhật thông tin khách hàng vào phần mềm “Teamwork” Quản lý khách hàng

Giai đoạn triển khai hợp đồng: Bộ phận triển khai sẽ chuẩn bị “Lịch triển khai” gửi cho khách hàng và lên kế hoạch đào tạo khách hàng

sử dụng phần mềm Lịch triển khai phải nêu rõ thời gian đào tạo

Trang 14

triển khai bản chuẩn và thời gian dự kiến triển khai phần đặc thù (nếu có) Giai đoạn này, nhân viên triển khai phụ trách hợp đồng nào sẽ theo dõi chăm sóc và liên hệ khách hàng đó

Đối với khách hàng có đặc thù, bộ phận Sale phải chuyển thông tin cho Bộ phận khảo sát để tiến hành lên lịch khảo sát nhu cầu chi tiết của khách hàng Sau khi khảo sát, bộ phận khảo sát sẽ chuyển phiếu khảo sát cho phòng lập trình và phòng triển khai

Nhân viên triển khai phụ trách hợp đồng có trách nhiệm tìm hiểu và nắm đầy đủ thông tin trên hai phiếu “Phiếu thông tin khách hàng” và

“Phiếu khảo sát”, đồng thời rà soát và kiểm tra toàn bộ các vấn đề nhằm hiểu rõ và điều chỉnh lại cho phù hợp và theo dõi tiến trình cài đặt triển khai phần mềm nhằm phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện đúng tiến độ đã nêu trên hợp đồng

Giai đoạn lập trình, chỉnh sửa phần mềm: Phòng lập trình nhận được phiếu khảo sát thì tiến hành lập trình chỉnh sửa theo đúng nhu cầu khách hàng trên phiếu khảo sát

Giai đoạn Test và Update chương trình: sau khi lập trình chỉnh sửa hoàn tất, bộ phận lập trình sẽ chuyển cho bộ phận Test để test lỗi

Bộ phận Test lỗi sau khi kiểm tra sẽ chuyển cho phòng triển khai Test và Update cho khách hàng

Giai đoạn triển khai và hỗ trợ sử dụng: Nhân viên phụ trách triển khai hợp đồng có trách nhiệm tuân thủ những quy định về thủ tục và văn bản liên quan do công ty đề ra Khi nhận được thông tin khách hàng hoặc yêu cầu của khách hàng bằng điện thoại hoặc văn bản, người nhận có thể là nhân viên triển khai hoặc bất kỳ nhân viên nào phải cập nhật thông tin vào phần mềm Quản lý khách hàng

“Customer Care” phòng triển khai xem và lên kế hoạch hỗ trợ sử dụng hoặc chuyển “phiếu yêu cầu kỹ thuật” cho bộ phận lập trình chỉnh sửa Sau khi bộ phận lập trình chỉnh sửa thì lại tiếp tục quy trình Test và Update cho khách hàng

Đối với lĩnh vực kinh doanh hệ thống (thiết bị máy tính và hệ thống mạng):

Giai đoạn tiếp thị và báo giá khách hàng: Phòng kinh doanh sẽ thực hiện việc giao dịch, báo giá, đàm phán với khách hàng

Giai đoạn khách hàng xác nhận: Khi khách hàng đồng ý mua hàng, yêu cầu khách hàng xác nhận Đặc biệt đối với các dịch vụ về thiết

kế hệ thống mạng, phòng kinh doanh phải chuyển yêu cầu sang bộ phận kỹ thuật để khảo sát hệ thống và các yêu cầu của khách hàng

về hệ thống để lên sơ đồ thiết kế đồng thời yêu cầu khách hàng xác nhận khi đã đồng ý với hồ sơ khảo sát

Giai đoạn giao hàng thực hiện hợp đồng: Phòng kỹ thuật sau khi nhận được thông tin khách hàng, đơn đặt hàng, thời gian giao hàng

từ bộ phận kinh doanh thì kết hợp với phiếu khảo sát (nếu có) để tiến hàng test thiết bị, lắp ráp, cài đặt thiết bị… theo đúng yêu cầu, đồng thời giao hàng và thực hiện đúng các quy định trên đơn đặt hàng và hợp đồng (nếu có)

Trang 15

tiếp tục thực hiện, theo dõi công tác bảo hành và chăm sóc khách hàng đến khi hết thời gian bảo hành

Trong quá trình giao tiếp khách hàng, bộ phận kỹ thuật phải thực hiện đầy đủ các thủ tục và văn bản do công ty đề ra như lập “Phiếu công tác” trong khi làm dịch vụ với khách hàng

2 Giai đoạn chăm sóc và hỗ trợ khách hàng:

Sau thời gian đào tạo, bộ phận triển khai tiếp tục hỗ trợ khách hàng nhằm tư vấn cho khách hàng có thể sử lý các nghiệp vụ trực tiếp từ phần mềm

Hỗ trợ khách hàng kết xuất các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính theo quy định

3 Quy trình chung cho lĩnh vực quản lý mua bán hàng hóa:

a Quy trình mua hàng:

Hằng ngày, bộ phận kinh doanh sẽ tìm hiểu thị trường, kết hợp với các báo cáo tồn kho của quản lý kho để đưa ra kế hoạch là có nên nhập mua một mặt hàng hóa nào đó hay không

Sau đó gửi lên Ban Giám đốc xét duyệt và ký nhận Sau khi đã xem xét

và ký nhận, Ban Giám đốc sẽ đưa ra quyết định nhập hàng hay không cho Phòng kinh doanh Nếu được, phòng kinh doanh sẽ lập một danh sách các mặt hàng cần mua sau đó chịu trách nhiệm đi đặt hàng

Hàng hóa sau khi nhập về bộ phận Kho sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa có đúng theo yêu cầu hay không, sau đó lập phiếu nhập kho và nhập hàng vào kho

Đồng thời, phòng kế toán phải cập nhật thông tin chi tiết về phiếu nhập hàng khi nhập hàng và phiếu chi tiền mặt khi chi trả tiền cho nhà cung cấp Kết thúc quy trình mua hàng

b Quy trình bán hàng:

Hằng ngày, khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, phòng kinh doanh sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, sau đó nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và lập hóa đơn bán hàng chuyển xuống bộ phận kho

Bộ phận kho sau khi tiếp nhận sẽ kiểm tra, sau đó lập phiếu xuất kho và xuất hàng cho khách hàng

Đồng thời bộ phận kế toán sẽ cập nhật chi tiết về hóa đơn và phiếu thu tiền mặt nhận từ khách hàng Kết thúc quy trình bán hàng

c Quy trình xuất hàng trả lại nhà cung cấp:

Bộ phận kho sau khi tiếp nhận hàng cung ứng từ nhà cung cấp sẽ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa có đúng với yêu cầu hay không Nếu không đúng, sẽ lập phiếu xuất kho và xuất trả hàng lại nhà cung cấp

Đồng thời phòng kế toán sẽ cập nhật lại chi tiết hàng hóa xuất trả lại nhà cung cấp Và cập nhật chi tiết về phiếu thu tiền mặt về khoản tiền mà nhà

cung cấp trả lại Kết thúc quy trình trả hàng

Trang 16

Đồng thời phòng kế toán sẽ cập nhật lại chi tiết hàng hóa đã nhập do khách hàng trả lại Và cập nhật chi tiết về phiếu chi tiền mặt về khoản tiền đã chi trả cho khách hàng Kết thúc quy trình nhận hàng

e Quy trình xuất điều chuyển hàng hóa giữa các kho:

Khi có yêu cầu cần xuất điều chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác cho phù hợp với vị trí địa lý để kinh doanh, cũng như tình hình bảo quản hàng hóa, quản lý kho sẽ đưa đề xuất lên Ban Giám đốc

Sau khi yêu cầu được ký duyệt, quản lý kho nơi xuất sẽ làm phiếu xuất kho và xuất hàng đến kho mới

Quản lý kho tại nơi tiếp nhận sẽ kiểm tra hàng hóa, đồng thời làm phiếu nhập kho và nhập hàng vào kho Kết thúc quy trình chuyển hàng

f Quy trình thanh toán tiền mua hàng của khách hàng:

Sau khi cung ứng hàng cho khách hàng, phòng kế toán sẽ lập phiếu thu tiền mặt yêu cầu khách hàng chi trả tiền hàng

Nếu khách hàng có nhu cầu thanh toán tiền bằng chuyển khoản, phòng

kế toán sẽ nhận phiếu thu tiền mặt từ ngân hàng của khách hàng, đồng thời kiểm tra lại tài khoản ngân hàng

Nếu khách hàng có nhu cầu chi trả tiền hàng sau (công nợ) Phòng kế toán phải cập nhật thông tin chi tiết về công nợ của khách hàng để quản lý Kết thúc quy trình thanh toán tiền mua hàng của khách hàng

g Quy trình chi trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp:

Khi nhận được yêu cầu thanh toán tiền từ nhà cung cấp, phòng kế toán

sẽ lập phiếu chi tiền mặt để chi trả tiền cho nhà cung cấp

Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, phòng kế toán sẽ nhận phiếu chi tiền mặt từ ngân hàng, đồng thời kiểm tra lại tài khoản ngân hàng

Nếu công ty có nhu cầu thanh toán sau và được phép sự đồng ý của nhà cung cấp, phòng kế toán phải cập nhật thông tin chi tiết về công nợ với nhà cung cấp để quản lý Kết thúc quy trình chi trả tiền mua hàng

Trang 17

III CÁC MẪU PHIẾU

1 Hóa đơn bán hàng:

Cty cổ phần phần mềm Việt Long Ký hiệu: (Số sêri)

451/24/43 Tô Hiến Thành P14, Q10 Số: (Số chứng từ)

ĐT: (84.8) 2650684 – Fax: (84.8) 2650685

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG (D3)

Ngày … tháng … năm …

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị:

Địa chỉ:

Điện thoại: Fax:………

Nội dung:

ĐVT: USD

STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Cộng: 638.00

Tổng cộng: 669.90

Tỷ giá (NH Ngoại Thương) 16,095.00 Thanh toán (VNĐ) 10,782,040.00

Bằng chữ: Mười triệu, bảy trăm tám mươi hai nghìn, bốn mươi đồng chẵn

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tên hồ sơ: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Bộ phận thực hiện: Phòng kinh doanh

Chức năng: Chứng từ kiểm kê xuất hàng, đồng thời là chứng từ thu tiền của khách

hàng

Trang 18

2 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại:

Cty cổ phần phần mềm Việt Long Số: (Số chứng từ)

451/24/43 Tô Hiến Thành P14, Q10

ĐT: (84.8) 2650684 – Fax: (84.8) 2650685

PHIẾU NHẬP HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI (D11)

Họ tên người giao hàng:

Đơn vị:

Địa chỉ:

Số hóa đơn: Số Sêri: ………Ngày: (Ngày chứng từ) Nội dung:

ĐVT: USD STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Máy sách tay IBM Cái 1 630.00 630.00 2 Mouse optial Cái 1 7.00 3 Headphone Genius Cái 1 8.00 8.00 - Tổng cộng: 638.00 Tỷ giá (NH Ngoại Thương) 16,095.00 Thanh toán (VNĐ) 10,268,610.00 Bằng chữ: Mười triệu, hai trăm sáu mươi tám ngàn, sáu trăm mười đồng chẵn Nhập ngày …tháng … năm …

Tên hồ sơ: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

Bộ phận thực hiện: Bộ phận kho

Chức năng: Chứng từ kiểm kê nhập hàng

Trang 19

3 Đơn đặt hàng bán

451/24/43 Tô Hiến Thành P14, Q10

ĐT: (84.8) 2650684 – Fax: (84.8) 2650685

ĐƠN ĐẶT HÀNG (D1)

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị:

Địa chỉ:

Nội dung:

ĐVT: USD

Tổng cộng: 638.00

Bằng chữ: Mười triệu, hai trăm sáu mươi tám ngàn, sáu trăm mười đồng chẵn

Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Tên hồ sơ: Đơn đặt hàng bán

Bộ phận thực hiện: Phòng kinh doanh

Chức năng: Chứng từ kiểm kê tình hình đặt hàng của khách hàng

Trang 20

4 Phiếu nhập mua hàng

451/24/43 Tô Hiến Thành P14, Q10

ĐT: (84.8) 2650684 – Fax: (84.8) 2650685

PHIẾU NHẬP MUA HÀNG (D7)

Họ tên người giao hàng:

Đơn vị:

Địa chỉ:

Số hóa đơn: Số Sêri: ………Ngày: (Ngày chứng từ)… Nội dung:

ĐVT: USD STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Máy sách tay IBM Cái 1 630.00 630.00 2 Mouse optial Cái 1 7.00 3 Headphone Genius Cái 1 8.00 8.00 - Cộng: 638.00 Thuế VAT: 5% 31.90 Tổng cộng: 669.90 Tỷ giá (NH Ngoại Thương) 16,095.00 Thanh toán (VNĐ) 10,782,040.00 Bằng chữ: Mười triệu, bảy trăm tám mươi hai nghìn, bốn mươi đồng chẵn Nhập ngày …tháng … năm …

Tên hồ sơ: Phiếu nhập mua hàng

Chức năng: Chứng từ kiểm kê nhập hàng

Trang 21

5 Phiếu xuất hàng trả lại nhà cung cấp

Cty cổ phần phần mềm Việt Long Ký hiệu: (Số sêri)

451/24/43 Tô Hiến Thành P14, Q10 Số: (Số chứng từ)

ĐT: (84.8) 2650684 – Fax: (84.8) 2650685

PHIẾU XUẤT HÀNG TRẢ LẠI NHÀ CUNG CẤP (D10)

Họ tên người nhân hàng:

Đơn vị:

Địa chỉ:

Nội dung:

ĐVT: USD STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Máy sách tay IBM Cái 1 630.00 630.00 2 Mouse optial Cái 1 7.00 3 Headphone Genius Cái 1 8.00 8.00 - Cộng: 638.00 Thuế VAT: 5% 31.90 Tổng cộng: 669.90 Tỷ giá (NH Ngoại Thương) 16,095.00 Thanh toán (VNĐ) 10,782,040.00 Bằng chữ: Mười triệu, bảy trăm tám mươi hai nghìn, bốn mươi đồng chẵn Nhập ngày …tháng … năm …

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tên hồ sơ: Phiếu xuất hàng trả lại nhà cung cấp

Chức năng: Chứng từ kiểm kê xuất hàng

Trang 22

Cộng: 638.00

Nhập ngày …tháng … năm …

Tên hồ sơ: Đơn đặt hàng mua

Chức năng: Chứng từ kiểm kê tình hình đặt hàng của công ty với các nhà cung cấp

Trang 23

7 Phiếu thu tiền mặt

Trang 24

8 Phiếu chi tiền mặt

Thủ trưởng đơnvị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán

Trang 25

Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Người giao hàng Phụ trách nhập hàng Người nhận hàng Thủ kho

Tên hồ sơ: Phiếu nhập kho

Chức năng: Chứng từ kiểm kê nhập kho

Trang 26

10 Phiếu xuất kho

Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Người nhận hàng Phụ trách bộ phận sử dụng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị

Tên hồ sơ: Phiếu xuất kho

Chức năng: Chứng từ kiểm kê xuất kho

Trang 27

11 Phiếu xuất điều chuyển

Cộng: 638.00

Xuất ngày …tháng … năm … Nhập ngày …tháng … năm …

Người giao hàng Thủ kho Người nhận hàng Thủ kho

Tên hồ sơ: Phiếu xuất điều chuyển

Chức năng: Chứng từ kiểm kê xuất nhập kho

Trang 28

12 Phiếu vật tư (thẻ kho):

Cty cổ phần phần mềm Việt Long

Trang 29

IV CÁC LƯU ĐỒ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TƯƠNG ỨNG VỚI CÁC QUY TRÌNH CỦA CÔNG TY

1 Lưu đồ hồ sơ công việc mô tả quy trình bán hàng:

Cty CP phần mềm

Việt Long

Đề tài: Quản lý bán hàng

Loại: Lưu đồ hồ sơ

Phòng kinh doanh Bộ phận Kho Phòng tổng hợp (kế toán)

Kiểm tra và xuất hàng T2

Nhật tu (Hóa đơn

và các chứng từ) T3

Phiếu thu tiền mặt D5

Khách hàng

Phiếu xuất kho D4

Trang 30

Mô tả hồ sơ:

D1 Đơn đặt hàng (của KH): Là mẫu hồ sơ chứa thông tin về những

mặt hàng mà khách hàng đặt mua với công ty Đồng thời là

chứng từ kiểm kê tình hình đặt hàng của khách hàng

T1

D2 Phiếu vật tư (thẻ kho): Ghi lại các phát sinh của mặt hàng được

D3 Hóa đơn bán hàng (kiêm phiếu xuất): Chứng từ ghi nhận hàng

hóa xuất kho, đồng thời là chứng từ thu tiền của khách hàng T1, T3 D4 Phiếu xuất kho (nội bộ): Chứng từ ghi nhận hàng hóa xuất kho

trong nội bộ công ty

Hồ sơ nhập

Hồ sơ xuất T1 Khi có đơn đặt hàng của khách hàng Tiếp

nhận và xem xét để giao cho Bộ phận Kho

kiểm tra hàng và xuất cho khách hàng

Phòng kinh doanh

D1 D3

T2 Kết hợp với Hóa đơn bán hàng, Bộ phận

kho sẽ kiểm tra số lượng và tình trạng của

hàng hóa để xuất cho khách hàng

Bộ phận

T3 Cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng và

các chứng từ liên quan đến việc bán hàng

cho khách hàng

Phòng kế toán

Phụ thuộc vào tần suất đặt hàng của

KH

Trang 31

Cty CP PMVL Đề tài: Quản lý bán hàng

Phiếu vật tư (thẻ kho) D2

Tiếp nhận

và kiểm tra T7

Nhật tu (các chứng từ) T8

Phiếu chi tiền mặt D9

Nhà cung cấp

Báo cáo tồn kho T5

Phiếu nhập kho D8

Phiếu yêu

cầu đặt

hàng D13

Tiếp nhận, xem xét và phê duyệt T6

Trang 32

D6 Đơn đặt hàng (mua): Là mẫu hồ sơ chứa thông tin về những

mặt hàng mà công ty đặt mua với nhà cung cấp Đồng thời là

chứng từ kiểm kê tình hình mua hàng của công ty

T4,T6,T8

D2 Phiếu vật tư (thẻ kho): Ghi lại các phát sinh của mặt hàng được

D7 Phiếu nhập hàng (mua): Chứng từ ghi nhận hàng hóa nhập

D8 Phiếu nhập kho (nội bộ): Chứng từ ghi nhận hàng hóa nhập

kho trong nội bộ công ty

T7, T8

D9 Phiếu chi tiền mặt: Chứng từ kiểm kê tình hình chi tiền cho nhà

D13 Phiếu yêu cầu đặt hàng: Mô tả các mặt hàng cần mua T4, T5, T6

Mô tả công việc:

Hồ sơ nhập

Hồ sơ xuất T4 Tìm hiểu thị trường để đưa ra kế hoạch

kinh doanh Xem xét có nên đặt mua một

mặt hàng nào đó hay không

Phòng kinh doanh

Mỗi ngày

D2 D13

T6 Tiếp nhận, xem xét và phê duyệt danh

T7 Tiếp nhận hàng hóa cung ứng từ nhà cung

cấp Đồng thời kiểm tra tình trạng và số

lượng hàng đã tiếp nhận để xử lý

Bộ phận kho

Phụ thuộc ĐĐH

D7 D8

T8 Cập nhật thông tin về các chứng từ liên

quan đến việc nhập hàng hóa mua từ nhà

cung cấp

Bộ phận

kế toán

Phụ thuộc ĐĐH

D6, D7,

Trang 33

Cty CP phần mềm Việt Long Đề tài: Quản lý bán hàng

Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quy trình trà hàng lại nhà

cung cấp

Vị trí ngoại

D10 Phiếu xuất hàng trả lại nhà cung cấp: Chứng từ kiểm kê hàng

hóa xuất kho để trả lại nhà cung cấp khi kiểm tra và phát hiện

hàng nhập không đúng theo yêu cầu

T9, T8

D5 Phiếu thu tiền mặt: Chứng từ kiểm kê tình hình thu tiền của

nhà cung cấp khi trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp

T8 D4 Phiếu xuất kho (nội bộ): Chứng từ ghi nhận hàng hóa xuất kho

trong nội bộ công ty

lượng hàng hóa nhập về từ nhà cung cấp

có đúng và đủ theo yêu cầu hay không

Bộ phận kho

D10 D4

T8 Cập nhật thông tin về các chứng từ liên

quan đến việc xuất trả lại hàng hóa mua từ

nhà cung cấp

Phòng

kế toán

Phụ thuộc ĐĐH

& chất lượng

Nhà cung cấp

Phiếu xuất

kho D4

Trang 34

4 Lưu đồ hồ sơ công việc mô tả quy trình nhập hàng bán bị trả lại:

Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quy trình nhập hàng bán bị trả lại

D14 Phiếu yêu cầu trả hàng: Mẫu phiếu đề nghị bởi khách hàng,

yêu cầu trả lại hàng đã bán

T10

D11 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại: Chứng từ kiểm kê hàng hóa

kho trong nội bộ công ty

T10, T8 D9 Phiếu chi tiền mặt: Chứng từ kiểm kê tình hình chi tiền cho

Trang 35

Stt công

việc Mô tả công việc Vị trí làm việc suất Tần Hồ sơ nhập Hồ sơ xuất T10 Khi khách hàng có yêu cầu trả lại hàng

hóa, bộ phận kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra

lại tình trạng hàng đã xuất cho khách hàng

Bộ phận kho

D14 D8

D11 T8 Cập nhật thông tin về các chứng từ liên

quan đến việc nhập hàng hóa trả lại từ

khách hàng

Phòng

kế toán

Phụ thuộc ĐĐH

& chất lượng

HH

D8 D11

D9

5 Lưu đồ hồ sơ công việc mô tả quy trình xuất điều chuyển hàng giữa các kho:

Cty CP phần mềm

Loại: Lưu đồ hồ sơ

D12 Phiếu xuất điều chuyển: Mẫu lưu thông tin những hàng hóa

xuất điều chuyển từ kho này sang kho khác

T11, T12, T8,T13 D15 Phiếu đề nghị xuất điều chuyển: Mẫu phiếu yêu cầu Ban Giám

đốc xem xét, ký duyệt việc chuyển hàng hóa qua lại giữa các kho

T11, T12

Tiếp nhận và kiểm tra T13

Phiếu xuất điều chuyển

D12

Phiếu nhập kho D8

Nhật tu (các chứng từ) T8 Phiếu xuất

kho D4

Trang 36

D4 Phiếu xuất kho (nội bộ): Chứng từ ghi nhận hàng hóa xuất kho

trong nội bộ công ty

T11, T8

Hàng ngày

D4,D12

D15 T12 Giám Đốc tiếp nhận yêu cầu xuất điều

chuyển và xem xét có nên điều chuyển

hay không, sau đó ký duỵêt

Ban Giám Đốc

Tùy thuộc T11

D15 D4,

D12 T13 Tiếp nhận hàng hóa chuyển đến và kiểm

tra số lượng, chất lượng để nhập kho

Bộ phận Kho

Tùy thuộc T12

D4, D8, D12

Trang 37

Cty CP PM VL Đề tài: Quản lý bán hàng

Khách hàng

Thanh toán T15

Hóa đơn thanh toán D16

Nhật tu phiếu thu

T14

Nhật tu các chứng

từ bán hàng cho khách hàng T8

Khách hàng

Phiếu yêu cầu chuyển khoản D17

Khách hàng

Nhật tu phiếu thu T14

Kiểm tra tài khoản

T16

Nhật tu các chứng từ bán hàng cho khách hàng T8

Trang 38

D5 Phiếu thu tiền mặt: Chứng từ kiểm kê tình hình thu tiền của

T17 D16 Hóa đơn thanh toán: Mẫu phiếu thanh toán tiền mua hàng của

D17 Phiếu yêu cầu chuyển khoản: Mẫu phiếu khách hàng yêu cầu

D18 Phiếu yêu cầu ghi nợ: Mẫu phiếu khách hàng yêu cầu công ty

cho phép ghi nợ tiền thanh toán đến một thời hạn mới

Hồ sơ nhập

Hồ sơ xuất T8 Nhật tu các chứng từ xuất hàng hóa

T14 Nhật tu thông tin chi tiết về việc thu

tiền mặt của khách hàng

T15 Thanh toán tiền mặt với khách hàng

T16 Kiểm tra tài khoản ngân hàng khi

khách hàng có nhu cầu thanh toán

Trang 39

Cty CP PM VL Đề tài: Quản lý bán hàng

Nhật tu phiếu chi T18

Nhật tu các chứng

từ mua hàng của nhà cung cấp T8

Nhà C cấp

Phiếu yêu cầu chuyển khoản D17

Nhà C cấp

Phiếu yêu cầu

Cập nhật công nợ T17

Trang 40

D9 Phiếu chi tiền mặt: Chứng từ kiểm kê tình hình chi tiền của nhà

cung cấp khi mua thanh toán tiền mua hàng hóa

T8,T15,T16 T17, T18 D16 Hóa đơn thanh toán: Mẫu phiếu thanh toán tiền mua hàng với

nhà cung cấp

T15, T18

D17 Phiếu yêu cầu chuyển khoản: Mẫu phiếu công ty yêu cầu nhà

D18 Phiếu yêu cầu ghi nợ: Mẫu phiếu công ty yêu cầu nhà cung cấp

cho phép thanh toán vào một thời hạn khác

T15 Thanh toán tiền mặt với nhà cung cấp

khi công ty chi trả tiền mua hàng

T16 Kiểm tra tài khoản ngân hàng khi

công ty thanh toán tiền mua hàng

bằng chuyển khoản

T17 Cập nhật chi tiết về thông tin công nợ

nhà cung cấp khi công ty hẹn thanh

toán lần sau

T18 Nhật tu chi tiết về thông tin phiếu chi

tiền mặt khi công ty thanh toán tiền

mua hàng với nhà cung cấp bằng tiền

mặt

Phòng

Kế Toán

- Bộ phận kinh doanh phải liên tục thực hiện hằng ngày việc tìm hiểu trị trường, tìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp

- Quản lý kho phải thường xuyên thống kê tồn kho theo định kỳ hoặc bất kỳ khi

có yêu cầu cần thiết

- Khi cần mua hàng, bộ phận kinh doanh phải kết hợp với bộ phận kho để đưa danh sách hàng cần đặt mua sau đó trình Giám đốc xem xét và ký duyệt

- Giám đốc sau khi ký duyệt sẽ chuyển xuống cho phòng kinh doanh, và phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm đi đặt hàng với nhà cung cấp

- Hàng hóa sau khi nhập về, bộ phận kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra xem có đúng quy cách hay không, sau đó nhập vào kho

- Nếu hàng hóa nhập không đúng quy cách, bộ phận kho sẽ báo với nhà cung cấp yêu cầu trả hàng, sau đó xuất hàng trả lại nhà cung cấp

- Khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận và xem xét, sau đó chuyển xuống cho bộ phận kho

Định dạng
Số trang	225
Dung lượng	4 MB